Zał. nr 4 Opis zasad (polityki) rachunkowości

Transkrypt

1 Zał. nr 4 Opis zasad (polityki) rachunkowości Ewidencja księgowa operacji gospodarczych dla jednostek oświatowych wymienionych w załączniku do ZPK prowadzona jest w siedzibie Miejskiego Zarządu Oświaty w Bielsku-Białej przy ulicy Akademii Umiejętności 1a. Do prowadzenia ksiąg rachunkowych Miejski Zarząd Oświaty korzysta z udokumentowanego informatycznego programu finansowo-księgowego systemu Wizja. ERP, autorstwa firmy WizjaNet s.c. Program został wprowadzony do użytkowania w wersji 3,0 z dniem 2 stycznia 2009 roku. Aktualną wersję 4,0 wprowadzono do użytkowania z dniem 31 grudnia 2010 roku. Wprowadzanie kolejnych ulepszonych wersji programu księgowego Wizja. ERP będzie następowało na podstawie pisemnej decyzji dyrektora Zarządu. Posiadana przez Miejski Zarząd Oświaty dokumentacja użytkownika programu jest zgodna z wymogami ustawy o rachunkowości i zawiera m.in: - procedury wraz z opisem algorytmów i parametrów, - opis programowych zasad ochrony danych, w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych na trwałych nośnikach informacji, nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesie przetwarzania danych. W załączniku Dokumentacja systemu - Wizjanet zawarto: - główne funkcje programu księgowego Wizja.ERP - opis algorytmów i parametrów programu Wizja.ERP - programowe zasady ochrony danych w jednostce, a w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania w programie księgowym Wizja.ERP. Fizyczne zabezpieczenie zewnętrzne zapewnia ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych do następujących elementów systemu rachunkowości i dokumentacji: - sprzętu komputerowego wspomagającego księgowość, - księgowego systemu informatycznego, - kopii zapasowych zapisów księgowych, - zasad rachunkowości, - ksiąg rachunkowych, - dowodów księgowych, - dokumentacji inwentaryzacyjnej, - sprawozdań finansowych. Do ochrony ksiąg rachunkowych stosowane są: - nośniki danych odporne na zagrożenia - systematycznie tworzone rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych i przechowywanych poza siedzibą MZO( w Urzędzie Miasta Bielska-Białej)

2 - program komputerowy i dane informatyczne systemu rachunkowości chronione przed dostępem osób nieupoważnionych i zniszczeniem. ( Załącznik Dokumentacja użytkowania programu księgowego Wizja.ERP.) Komputerowe nośniki danych zapewniają trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy niż 5 lat. Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje do 30 kwietnia roku następnego. W skład roku obrotowego wchodzą śródroczne okresy sprawozdawcze, którymi są kolejne miesiące kalendarzowe. Sprawozdania sporządzane są zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej( Dz.U. z poz. 119) oraz w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010r. w sprawie sprawozdawczości sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych( Dz.U. z 2014r poz. 1773). Do okresu sprawozdawczego ujmuje się dokumenty księgowe, które wpłynęły do księgowości Zarządu najpóźniej w ostatnim dniu tego okresu. Wyjątkiem są dokumenty dotyczące przypisów należnych dochodów oraz opłat i rozliczenia wpłat za przedszkole oraz rozliczenia zaliczek i dokumentów dotyczących operacji rozliczeniowych magazynów, dla których przyjmuje się termin wpływu do trzeciego dnia roboczego następnego miesiąca. Przy zamykaniu roku obrotowego w księgach rachunkowych ujmuje się dokumenty dotyczące tego roku, a które wpłynęły do księgowości Zarządu do 31 stycznia następnego roku, przyjmując dodatkowo następujące uproszczenia: - księguje się w całości w księgach nowego roku budżetowego dokumenty dotyczące dochodów i wydatków, które wpłynęły do jednostki w styczniu a dotyczą w części roku za który sporządzany jest bilans oraz częściowo roku następnego. - księguje się w księgach starego roku dokumenty dotyczące dochodów i wydatków, które wpłynęły do jednostki w styczniu lecz w całości dotyczą roku za który sporządzany jest bilans. Uproszczenia te nie mają istotnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki: Potwierdzenie sald lub weryfikacja z tytułu zobowiązań może odbywać się do dnia sporządzenia bilansu. Dopuszcza się zmianę formy inwentaryzacji z potwierdzenia sald na weryfikację z tytułu należności jeżeli kwota nie przekracza 10,00 zł. Księgi rachunkowe obejmują: a) dziennik, b) księgę główną (ewidencja syntetyczna), c) księgi pomocnicze (ewidencja analityczna "ana1" oraz "ana2"), d)zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Dziennik prowadzony jest w sposób następujący:

3 -zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie, -zapisy są kolejno numerowane w okresie roku/miesiąca, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, -sumy zapisów(obroty) liczone są w sposób ciągły, Jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady: -podwójnego zapisu, -systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, -powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku. Księgi pomocnicze(konta analityczne) stanowią zapisy uszczegółowiające dla wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Ich forma dostosowywana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego. Konta pozabilansowe pełnią funkcję informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowanie nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca. Zawiera ono: -symbole i nazwy kont, -salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, -sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Zakładowy plan kont zawiera konta o jednolitych symbolach kont na poziomie syntetyki oraz analityki "1" dla wszystkich rodzajów działalności. Zakładowy plan kont na poziomie analityki "2" tworzony jest oddzielnie dla każdego rodzaju działalności. Księgowania dowodów w księgach rachunkowych dokonuje się ponadto zgodnie z podziałkami klasyfikacji budżetowej. Podstawą naliczenia odsetek od przeterminowanych należności jest: - data wpłaty do kasy w przypadku zapłaty należności gotówką, - data uznania rachunku bankowego placówki w przypadku zapłaty należności przelewem. Przypisu należnych odsetek należy dokonywać w dniu zapłaty i nie później niż na koniec każdego kwartału. Odsetki księguje się na koncie 221 Należności z tyt dochodów budżetowych i 750 Przychody finansowe. Ewidencja księgowa prowadzona jest w taki sposób, aby możliwe było ustalenie:

4 a) wartości majątku każdej z obsługiwanych placówek ewidencja na kontach zespołu 0, b) dochodów i wydatków każdej z obsługiwanych placówek ewidencja na kontach: 101, 130, i 135, c) środków pieniężnych w drodze między kasą a bankiem ewidencja na koncie 141 d) stanu należności i zobowiązań dla każdej z obsługiwanych placówek ewidencja na kontach: 201, 221, 225, 229, 234,240. e) przychodów i kosztów każdej z obsługiwanych placówek ewidencja na kontach zespołu 7 i zespołu 4, f) dotacji przekazywanych do każdej z placówek niepublicznych oraz publicznych prowadzonych przez osoby inne niż samorząd na koncie 810, g) funduszu, wyniku finansowego oraz wysokości środków każdej z obsługiwanych placówek na koniec każdego roku obrotowego ewidencja na kontach (800,860,222,223). Dopuszcza się księgowanie zbiorcze na podstawie dokumentu, na którym wymienione są źródłowe dowody, których zbiorcze księgowanie dotyczy. Przeniesienia na konto 800 Fundusz jednostki zrealizowanych dochodów i wydatków budżetowych (konta 222 i 223) w roku budżetowym dokonuje się na podstawie rocznych sprawozdań budżetowych. Ewidencja księgowa dokumentowana jest dowodami księgowymi obcymi i własnymi. Stosuje się następujące oznaczenia dowodów księgowych: - B - dowody stanowiące załączniki do wyciągu bankowego - K - dowody stanowiące załączniki do raportu kasowego - P - dowody stanowiące rozksięgowanie zbiorczych wypłat wynagrodzeń - R - dowody dotyczące rozliczenia pobranych zaliczek - T - dowody dotyczące odrębnego księgowania zaangażowania - U dowody dotyczące rozksięgowania umów zleceń, umów o dzieło. - Z - pozostałe dowody dokumentujące operacje księgowe, np.: polecenia księgowania, protokoły zużycia, itp. - C dokumenty dotyczące ewidencjonowania wartości planu finansowego wydatków. - ZB zobowiązania i należności do bilansu Zakupy materiałów uznaje się za zużyte w momencie wydania pracownikom. Przy ewidencji zakupionych środków trwałych stosuje się następujące zasady: - ewidencja ilościowa - przy wartości środka trwałego i wartości niematerialnych i prawnych nie przekraczających kwoty określonej w Zarządzeniu Dyrektora. - ewidencja ilościowo-wartościowa na koncie 013 przy wartości środka trwałego o cenie jednostkowej wyższej od kwoty, o której mowa wyżej do kwoty zł, a w przypadku pomocy dydaktycznych również o wartości przekraczającej zł. Zapisy na koncie 013 prowadzone są techniką komputerową.

5 Ewidencja ilościowo-wartościowa prowadzona jest na koncie 011 przy wartości środka trwałego przekraczającej zł. Zapisy na koncie 011 prowadzone są w MZO techniką komputerową. Ewidencja analityczna do konta Środki trwałe oraz do konta Umorzenie środków trwałych prowadzona jest zgodnie z klasyfikacją rodzajową środków trwałych. Ewidencja ilościowo wartościowa prowadzona jest na koncie 020 przy cenie zakupu wartości niematerialnych i prawnych przekraczającej kwotę z Zarządzenia Dyrektora. Ewidencja wszystkich środków oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest w jednostce w programie komputerowym autorstwa firmy WizjaNet s.c. Pozostałe środki trwałe (wyposażenie- 013 ) oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych (3.500,00 zł), są odpisywane w 100% w koszty i umarzane jednorazowo w momencie oddania ich do używania. Środki trwałe ujęte w ewidencji na koncie 011 oraz wartości niematerialne i prawne, których cena zakupu przekracza zł umarza się i amortyzuje jednorazowo za okres całego roku, stosując stawki określone w Ustawie z dnia 15 lutego 1992 r o podatku dochodowym od osób prawnych (Tekst jednolity Dz.U. z 2014r poz. 851 z późn. zmianami). Amortyzacji dokonuje się metodą liniową. Wartości niematerialne i prawne, których jednostkowa wartość początkowa przekracza kwotę ustaloną w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych umarza się stopniowo zgodnie z przepisami określonymi w ustawie. Nie są umarzane grunty. Rachunek kosztów Grupowanie kosztów odbywa się według rodzajów na kontach zespołu 4- Koszty według rodzajów i ich rozliczenie Ewidencja i rozliczenie kosztów w zespole 4 polega na ujmowaniu kosztów na podstawie dowodów źródłowych ze szczegółowością zapewniającą co najmniej sporządzenie rachunku zysku i strat. Rezygnuje się z rozliczeń międzyokresowych kosztów, nieistotnych co do wielkości wyniku lub kosztów występujących z tego samego tytułu i przechodzących z roku na rok w zbliżonej wysokości. Próg istotności określa się jako 1 % kosztów ponoszonych przez jednostkę. Rozliczenie kosztów w zespole 4 następuje poprzez ich bezpośrednie przeniesienie na wynik finansowy. W jednostce rozliczenia międzyokresowe mają nieistotną wartość dlatego nie są rozliczane w czasie, lecz od razu zwiększają bieżące koszty działalności. Rozliczenie kosztów w zespole 4 następuje poprzez ich bezpośrednie przeniesienie na wynik finansowy. Przy rozliczaniu zaliczki udzielonej w walucie obcej stosuje się metodę uproszczoną (ustawa o rachunkowości art.4 ust.4 ) nie powodującą powstawania różnic kursowych. Zrealizowane koszty podróży rozlicza się po kursie, po jakim wyceniono zaliczkę wypłaconą w walucie obcej a nie po kursie z dnia

6 poprzedzającego zwrot. Taki sposób rozliczania wyżej wymienionych zaliczek nie wywiera istotnie ujemnego wpływu na jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki. W zakresie wyceny aktywów i pasywów stosowane są założenia zawarte w ustawie rachunkowości w rozdziale 4 Wycena aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego. Aktywa i pasywa wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w sposób następujący: Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne - według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. W przypadku gdy koszty zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych są nieznaczne wówczas do ewidencji przyjmujemy wartości wynikające z wyceny tych składników. Środki trwałe w budowie - w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Rzeczowe składniki aktywów obrotowych - według cen nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy. Należności i udzielone pożyczki - w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem ostrożności. Raz w roku na dzień bilansowy prowadzi się w oparciu o przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010r. aktualizację wyceny należności. Odpisów aktualizujących dokonuje się w odniesieniu do: 1) należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości do wysokości należności nie objętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym, 2) należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszeniu upadłości jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego w pełnej wysokości należności, 3) należności kwestionowane przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, 4) należności stanowiące równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania, 5) należności przeterminowane lub nieprzeterminowane o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców.

7 Od należności przeterminowanych od, których terminu płatności upłynęło więcej niż 12 miesięcy dokonuje się odpisu w wysokości 100% należności. Odpisów aktualizujących dokonuje się na dzień 31 grudnia na wniosek dyrektora placówki. W przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu aktualizującego należności, zmniejsza się utworzony odpis w uzasadnionej wysokości i jednocześnie zwiększa odpowiednio przychody albo właściwy fundusz. Zobowiązania - w kwocie wymagającej zapłaty, przy czym zobowiązania finansowe, których uregulowanie zgodnie z umową następuje drogą wydania aktywów finansowych innych niż środki pieniężne lub wymiany na instrumenty finansowe -według wartości godziwej. Kapitały (fundusze) własne oraz pozostałe aktywa i pasywa - w wartości nominalnej. Cena nabycia, o której mowa powyżej, to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny - jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. Za cenę (wartość) sprzedaży netto składnika aktywów przyjmuje się możliwą do uzyskania na dzień bilansowy cenę jego sprzedaży, bez podatku od towarów i usług i podatku akcyzowego, pomniejszoną o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia oraz koszty związane z przystosowaniem składnika aktywów do sprzedaży i dokonaniem tej sprzedaży, a powiększoną o należną dotację przedmiotową. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny sprzedaży netto danego składnika aktywów, należy w inny sposób określić jego wartość godziwą na dzień bilansowy. Za wartość godziwą przyjmuje się kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami. Wartość godziwą instrumentów finansowych znajdujących się w obrocie na aktywnym rynku stanowi cena rynkowa pomniejszona o koszty związane z przeprowadzeniem transakcji, gdyby ich wysokość była znacząca. Cenę rynkową aktywów finansowych posiadanych przez jednostkę oraz zobowiązań finansowych, które jednostka zamierza zaciągnąć, stanowi zgłoszona na rynku bieżąca oferta kupna, natomiast cenę

8 rynkową aktywów finansowych, które jednostka zamierza nabyć, oraz zaciągniętych zobowiązań finansowych stanowi zgłoszona na rynek bieżąca oferta sprzedaży. Trwała utrata wartości zachodzi wtedy, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że kontrolowany przez jednostkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości w znaczącej części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Uzasadnia to dokonanie odpisu aktualizującego doprowadzającego wartość składnika aktywów wynikającą z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaży netto, a w przypadku jej braku - do ustalonej w inny sposób wartości godziwej. Cena nabycia lub koszt wytworzenia środków trwałych w budowie, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również: 1) nie podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, 2) koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu. Składniki majątkowe wyrażone w walutach obcych wycenia się zgodnie z art.30 ustawy o rachunkowości. Na dzień nabycia lub powstania ujmuje się w księgach rachunkowych nabyte lub powstałe: 1) zapasy rzeczowych składników aktywów obrotowych - według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, 2) należności i zobowiązania, w tym również z tytułu pożyczek - według wartości nominalnej.