ZGIERZ: 10/01/2012 ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczy: zapytanie w zakresie realizacji systemu automatyzacji procesów biznesowych W związku z realizacją przez firmę JASZPOL sp. z o.o.. projektu unijnego w ramach programu PO IG działanie 8.2 Wdrożenie systemu B2B w Jaszpol Sp. z o.o. i jego integracja z systemami Partnerów celem automatyzacji wymiany informacji i danych biznesowych zwracamy się do Państwa z zapytaniem ofertowym dotyczącym realizacji odpowiednich, niezbędnych w powyższym zakresie prac pogrupowanych na poniższe obszary: SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA ZAWARTE SĄ W ZAŁĄCZONYM SIWZ. Obszary zapytania ofertowego W ramach realizacji wyznacza się następujące obszary wykonawcze: OBSZAR 1. ANALIZY PRZEDWDROŻENIOWE - ANALIZY OBSZAR 2. REALIZACJA SYSTEMU B2B OPROGRAMOWANIE OBSZAR 3. SZKOLENIA Z ZAKRESU UŻYTKOWANIA SYSTEMU - SZKOLENIA OBSZAR 4. RAPORT POWDROŻENIOWY RAPORT S t r o n a 1
OBSZAR 1. Analizy Celem jest: Przeprowadzenie analizy przygotowawczej mającej na celu precyzyjnie zidentyfikować i odwzorować procesy biznesowe w systemie B2B. Analiza procedur i obiegu dokumentów Analiza procedur i obiegu dokumentów ma służyć celowi jakim jest, aby nowopowstałe oprogramowanie w znaczącym stopniu przyczyniło się do poprawy efektywności realizowanych procesów biznesowych, dzięki ich automatyzacji. Konieczne jest zatem rozpoznanie i szczegółowe przeanalizowanie istniejących procedur oraz systemu obiegu dokumentów, aby możliwe było zaplanowanie i wdrożenie systemu. Analiza wymagań na oprogramowanie Analiza wymagań na oprogramowanie jest konieczna do tego, aby właściwie przygotowana została specyfikacja wymagań, a następnie na podstawie tych dokumentów opracowane zostało oprogramowanie. W ramach tej analizy ma zostać wykonany audyt oprogramowania i sprzętu posiadanego przez firmę. Pozwoli to na określenie szczegółowych potrzeb w zakresie modernizacji sprzętu umożliwiającej z jednej strony właściwe wykorzystanie planowanego do zakupu oprogramowania, a z drugiej strony maksymalne wykorzystanie posiadanego sprzętu. Wykonanie tej analizy umożliwi także właściwie dobrać technologie informatyczne do rodzaju, poziomu bezpieczeństwa, wydajności i funkcjonalności planowanego do zakupu oprogramowania. OBSZAR 2. Oprogramowanie W ramach obszaru nr 2 wykonane zostanie oprogramowanie tworzące kompleksowy system B2B, które przyczyni się do zwiększenia efektywności realizowanych przez firmę i partnerów procesów, takich jak: Procesy związane ze sprzedażą samochodów Sprawdzanie stanów magazynowych samochodów w firmach partnerskich Sprawdzenie cen Zamawianie samochodów w firmie partnerskiej Wsparcie obiegu dokumentów związanych ze sprzedażą samochodów Procesy związane ze sprzedażą części samochodowych Sprawdzanie stanów magazynowych części w firmach partnerskich Automatyzacja stanów magazynowych Zamawianie części samochodowych w firmie partnerskiej Wsparcie obiegu dokumentów związanych ze sprzedażą części samochodowych Procesy związane ze sprzedażą i świadczeniem usług serwisowych Wycena zleceń serwisowych Obsługa zleceń serwisowych Procesy związane z marketingiem i obsługą klienta Kompleksowa obsługa klienta Działania promocyjne S t r o n a 2
Założenia dotyczące technologii Rozwiązanie informatyczne powinno być tak dobrane, aby cechowała je: - możliwość jednoczesnej pracy wielu użytkowników, - duża odporność na błędy, - możliwość pracy online, - szybkość działania, - wysoki poziom bezpieczeństwa, - brak ograniczeń, w zakresie wynikającym z potrzeb firmy, odnośnie integracji innych systemów firmy oraz z systemami przedsiębiorców współpracujących. Założenia dotyczące skutków wdrożenia Zwiększenie efektywności Zastosowane rozwiązanie prowadzić będzie do znacznego zwiększenia efektywności realizowanych procesów. Innowacyjność Oprogramowanie stanowić będzie rozwiązanie innowacyjne w skali przedsiębiorstwa. Innowacja będzie miała charakter produktowy i procesowy. Automatyzacja procesów Zastosowane rozwiązanie prowadzić będzie do znacznego zwiększenia efektywności realizowanych procesów. OBSZAR 3. Szkolenia W tym obszarze planuje się szkolenia dla pracowników z zakresu funkcjonalności i obsługi zakupionego, dedykowanego oprogramowania. Przewiduje się, że szkolenie trwać będzie minimalnie 10 dni i realizowane będzie w siedzibie firmy w Zgierzu i Łodzi. Zakres szkoleń stanowić będą osobne sesje poświęcone innej tematyce: Sprzedaż, Części, Serwis, Marketing i administracja systemem. OBSZAR 4. Raport W ramach tego obszaru firma zleca przeprowadzenie analizy powdrożeniowej i przygotowanie raportu powdrożeniowego. Przeprowadzony zostanie m.in. audyt bezpieczeństwa. Jest to szczególnie istotne ze względu na charakter przekazywanych w ramach integracji systemu danych. S t r o n a 3
Miejsca wdrożenia: JASZPOL sp. z o.o. ul. Łódzka 28 95-100 Zgierz Warunki realizacji Termin złożenia oferty: 25 styczeń 2012. Data rozpoczęcia realizacji: 05 marca 2012. Data zakończenia realizacji systemu: do 26 listopad 2012. Kryteria oceny: Cena - 70%, Czas trwania gwarancji i serwis pogwarancyjny 15% Doświadczenie i odpowiedni personel - 15%, Prosimy o złożenie oferty cenowej i krótkiego opisu pozostałych kryteriów wg załączonego wzoru zał. nr 1 W przypadku pytań prosimy o kontakt poprzez adres e-mail: Jacek Szpruch <Jacek.szpruch@jaszpol.com.pl> Z poważaniem; Potwierdzam odbiór zapytania: Data, podpis, pieczęć S t r o n a 4
ZAŁĄCZNIK nr 1 Wzór tabelki cenowej: Lp. Wyszczególnienie działań w ramach etapu 1 Analiza procedur i obiegu dokumentów 2 Analiza wymagań na oprogramowanie ETAP I ETAP II Wymagania odnośnie terminu realizacji od 05.03.2012. do 04.06.2012. Razem etap I Oferta cenowa [netto w pln] 1 zakup i wdrożenie poszczególnych modułów i aplikacji tworzących kompleksowy system B2B od 05.06.2012. do 15.09.2012. 2 Szkolenie zamknięte dotyczące zakupionego systemu B2B od 05.06.2012. do 15.09.2012. ETAP III Razem etap II 1 Raport powdrożeniowy, analiza powdrożeniowa od 16.09.2012. do 26.11.2012. Razem etap III RAZEM Informacja o Gwarancji: Czas trwania Co podlega gwarancji Serwis pogwarancyjny: Sposób zgłoszenia Czas reakcji na zgłoszenie Cena rhb w okresie pogwarancyjnym Informacje o personelu (imię nazwisko, krótka prezentacja): Project manager Analityk Biznesowy S t r o n a 5