Nr ew. FK... UMOWA Nr...2017 Zawarta dnia...w Bielsku-Białej pomiędzy Miastem Bielsko-Biała Urzędem Miejskim w Bielsku-Białej, z siedzibą w Bielsku-Białej, Plac Ratuszowy 1 REGON: 000515664, NIP: 547-10 - 06-080 reprezentowanym przez:...zwanym dalej Zamawiającym a... z siedzibą w... NIP... REGON... reprezentowanym przez:............ Działających na podstawie pełnomocnictw udzielonych dnia... zwanym dalej Wykonawcą. Umowa niniejsza zostaje zawarta z Wykonawcą wybranym w wyniku postępowania przeprowadzonego na podstawie art. 138o Ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2015r. poz. 2164 z późn.zm.) CPV 64,11,00,00-0 Usługi pocztowe 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest zapewnienie obsługi pocztowej Urzędu Miejskiego w Bielsku- Białej polegające na świadczeniu przez Wykonawcę usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz dostarczania zwrotów przesyłek niedostarczonych do adresata. 2. Ilości przesyłek wskazane przez Zamawiającego w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia są wielkościami orientacyjnymi. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o realizację usługi w wielkościach podanych przez Zamawiającego. 3. Usługi będące przedmiotem umowy będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 r Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2016 r. poz. 1113 z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, a także z przepisami Kodeksu Postępowania Administracyjnego, Ordynacji Podatkowej i Kodeksu Postępowania Cywilnego. 4. Postanowienia niniejszej umowy, oferta Wykonawcy, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stosuje się przed postanowieniami regulaminu świadczeń usług pocztowych Wykonawcy. Regulamin świadczenia usług pocztowych nie może nakładać na Zamawiającego więcej obowiązków, opłat lub odpowiedzialności niż wynika to z treści umowy. O zmianach treści regulaminu Wykonawca zobowiązany jest poinformować Zamawiającego. W przypadku rozbieżności postanowień świadczeń usług pocztowych z postanowieniami umowy, rozstrzygające będą postanowienia umowy. 5. Usługi pocztowe będące przedmiotem zmówienia oraz wymagania dotyczące sposobu realizacji zamówienia przez Wykonawcę, zostały określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, który wraz z ofertą Wykonawcy, stanowi INTEGRALNĄ część umowy. 2 Termin obowiązywania umowy Umowa obowiązuje od dnia 01 stycznia 2017 roku do dnia 31 grudnia 2018 roku lub do wyczerpania maksymalnego wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy zgodnie ze złożoną ofertą. 1
W przypadku wygaśnięcia umowy lub jej rozwiązania, Strony zobowiązują się do dokonania w terminie 2 miesięcy od zakończenia obowiązywania umowy, rozliczenia liczby nadanych i zwróconych przesyłek oraz zastosowanych opłat, a także do zwrotu nienależnych kwot wynikających z rozliczenia na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur korygujących. 3 Wynagrodzenie Wykonawcy i sposób płatności 1. Zamawiający będzie uiszczał opłaty za świadczone usługi określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia w formie opłaty z dołu - w tym za przesyłki rejestrowane zwracane do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy. 2. Przez opłatę z dołu należy rozumieć opłatę w całości wniesioną przez Zamawiającego, bezgotówkowo, z uwzględnieniem zasad rozliczania i regulowania należności, o których mowa w ust.4, poprzez polecenie przelewu w terminie późniejszym niż: a) nadanie przesyłek, b) odbiór przesyłek rejestrowanych zwracanych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy. 3. Warunkiem zastosowania formy opłaty z dołu jest wykonanie przez Zamawiającego czynności polegających na: a) nadawaniu przesyłek wymienionych w 1 w wyznaczonej placówce, wskazanej przez Wykonawcę, b) odbieraniu przesyłek rejestrowanych zwracanych do Zamawiającego o wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, c) adresowaniu, oznakowaniu i opakowaniu przesyłek listowych (z wyłączeniem przesyłek listowych z zadeklarowaną wartością) zgodnie z wymogami określonymi przez Wykonawcę, d) wypełnieniu przeznaczonych dla Zamawiającego części w formularzach adresowych, e) umieszczeniu oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści i w miejscu wskazanym przez Wykonawcę. 4. Strony ustalają następujące zasady rozliczania i regulowania należności dla przesyłek opłaconych z dołu: a) za okres rozliczeniowy przyjmuje się miesiąc kalendarzowy, b) podstawą rozliczeń finansowych jest ustalona na podstawie obowiązujących cen, suma opłat za nadane przesyłki pocztowe wymienione w 1 stwierdzona na podstawie dokumentów nadawczych oraz zwracane przesyłki rejestrowane od nadawcy na podstawie dokumentów oddawczych, c) Wykonawca będzie wystawiać faktury VAT z tytułu należności wynikających z realizacji niniejszej umowy w terminie 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego d) należności wynikające z faktur VAT Zamawiający będzie regulować przelewem na konto, wskazane przez Wykonawcę na fakturze w terminie 14 dni od daty jej wystawienia, pod warunkiem, że doręczenie faktury do siedziby Zamawiającego nastąpi w ciągu 4 dni roboczych od dnia jej wystawienia, w przeciwnym wypadku termin płatności faktury będzie wynosić 10 dni kalendarzowych licząc od dnia doręczenia faktury do siedziby Zamawiającego. Za dochowanie terminu zapłaty uważa się dzień złożenia polecenia zapłaty w banku Zamawiającego, e) Zamawiający zobowiązuje się do określenia tytułu przelewu wpłata za fakturę VAT nr..., umowa nr... f) w przypadku zalegania przez Zamawiającego z płatnościami, przez okres dłuższy niż 21 dni od wskazanego w pkt 4 lit.d terminu zapłaty, usługi będą realizowane z zastosowaniem formy opłaty z góry na ogólnie obowiązujących zasadach, począwszy od następnego okresu rozliczeniowego, g) powrót do formy opłaty z dołu nastąpi po uregulowaniu zaległych należności wraz z ustawowymi odsetkami, począwszy od następnego okresu rozliczeniowego. 5. Strony ustalają, że faktury VAT będą wystawiane i dostarczane na adres Zamawiającego wskazany w preambule tej umowy, przy czym Zamawiający ze względu na wejście 2
w życie z dniem 1 stycznia 2017r. obowiązkowej centralizacji VAT dla jednostek samorządu terytorialnego, określi sposób wystawiania faktur w aneksie do niniejszej umowy. 6. Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy nie może być wyższe niż zł. brutto, w tym należny podatek VAT ( słownie :..). 7. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 6 zawiera wszystkie koszty realizacji przedmiotu umowy, w tym podatek VAT jeśli jest należny, ewentualne upusty i rabaty. 8. Całkowite wynagrodzenie Wykonawcy wynikać będzie z rzeczywistej ilości nadanych i zwróconych przesyłek, pomnożonej przez ceny jednostkowe brutto, określone w formularzu cenowym a także zakresu świadczonej usługi odbioru przesyłek od Zamawiającego. 9. W przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, Wykonawca zastosuje obowiązujący podatek VAT. 4 Zobowiązania Wykonawcy 1. Postanowienia wewnętrznych uregulowań Wykonawcy sprzeczne z niniejszą umową a nie wynikające z powyższych aktów prawnych, nie wiążą Zamawiającego. 2. Wykonawca zachowa w tajemnicy wszelkie informacje uzyskane w związku z przygotowaniem lub wykonaniem umowy (dotyczące Zamawiającego) i wykorzysta je wyłącznie w celu realizacji niniejszej umowy oraz nie ujawni stronie trzeciej bez wcześniejszej zgody Zamawiającego. 3. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji mających wpływ na stan bezpieczeństwa Zamawiającego. 4. Wykonawca zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. 5. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne skutki działania niezgodnego z przepisami o których mowa w ust. 4, Zamawiający realizuje obowiązki Administratora Danych Osobowych określone w wyżej przywołanej ustawie. 6. Wykonawca oświadcza, że systemy wykorzystywane w procesie przetwarzania danych osobowych spełniają wymogi zawarte w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, (jeżeli dane osobowe będą przetwarzane w systemach informatycznych). 7. Wykonawca zapewnia, że przetwarzane dane osobowe będą wykorzystane wyłącznie w celu wykonania umowy. 8. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do natychmiastowego powiadomienia Administratora Danych Osobowych o stwierdzeniu próby lub faktu naruszenia poufności danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji niniejszej umowy. 9. Wykonawca na pisemne żądanie Administratora Danych Osobowych umożliwia Zamawiającemu przeprowadzenie kontroli procesu przetwarzania i ochrony danych osobowych w sytuacjach odnotowania incydentu, o którym mowa w ust.8. 10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozwiązania niniejszej umowy w przypadku stwierdzenia nie stosowania warunków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych przez Wykonawcę. W takim przypadku Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną stanowiącą 10% wynagrodzenia umownego brutto określonego w 3 ust. 6. 11. Ceny zaoferowane przez Wykonawcę w ofercie nie ulegną podwyższeniu przez cały okres obowiązywania umowy. 5 Odpowiedzialność Wykonawcy za osoby wykonujące czynność. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez osoby, którym powierzył obowiązki wynikające z niniejszej umowy. 3
6 Zobowiązania Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek pocztowych zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia - pkt 6,7,8,9,10. 7 Skutki niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, Kary umowne oraz odstępstwa od umowy 1. Umowa może być rozwiązana przez Zamawiającego lub Wykonawcę w formie pisemnej, z obowiązkiem dokonania rozliczenia należności za czynności wynikające z wykonania umowy będące w toku: a) w terminie natychmiastowym, w przypadku nienależytego wykonania niniejszej umowy lub w przypadku zmiany przepisów prawa regulujących działalność pocztową, jeżeli wejście w życie tych przepisów uniemożliwi realizację umowy, b) z zachowaniem 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, bez podania przyczyny. 2. Strony postanawiają, że Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w razie: a) odstąpienia od umowy przez Wykonawcę lub Zamawiającego wskutek okoliczności, za które odpowiada Wykonawca w wysokości 10% wartości zamówienia, wskazanego w 3 ust.6, b) niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, (w tym warunków zawartych w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia) za każdy przypadek: - niedostarczenie przesyłki w danym dniu 100 zł - opóźnienia do jednej pełnej godziny 10 zł. 3. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, w tym utraty, ubytku lub uszkodzenia przesyłki, Zamawiającemu przysługuje odszkodowania oraz inne roszczenia na zasadach i wysokości określonych w Ustawie Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2016r., poz. 1113). 4. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy, w całości lub w części, w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o zaistnieniu poniższych okoliczności: a) niewykonania przedmiotu umowy powyżej 5 dni w stosunku do ustalonych terminów; b) wykonywania przez Wykonawcę przedmiotu wadliwie i zaniechania zmiany sposobu jego wykonania mimo upływu wyznaczonego przez Zamawiającego terminu do zaprzestania naruszeń. 5. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić pod rygorem nieważności na piśmie i zawierać uzasadnienie. W każdym przypadku, jeśli odstąpienie przez Zamawiającego od umowy następuje z winy Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kary umownej w wysokości 10% kwoty o której mowa w 3 ust. 6 niniejszej umowy. 6. Kara umowna o której mowa w ust.5 niniejszego paragrafu może być potrącona z wynagrodzenie należnego Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża bezwarunkową i nieodwołalną zgodę lub płatna w terminie 14 dni od otrzymania noty. 7. Zapłata kary umownej nie wyłącza prawa do dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych za poniesioną szkodę. 8. W przypadku korzystania przez Wykonawcę przy wykonaniu przedmiotu niniejszej umowy z usług podwykonawców, Wykonawca odpowiedzialny jest wobec Zamawiającego za ich działania i zaniechania jak za działania własne. 4
8 Zobowiązania Stron 1. Strony zobowiązują się do niezwłocznego, wzajemnego, pisemnego powiadamiania się o zmianach dotyczących określonych w umowie nazw, adresów, bez konieczności sporządzania aneksu do niniejszej umowy. 2. Korespondencję dostarczoną na adresy do korespondencji wskazane poniżej, każda ze Stron uzna za prawidłowo doręczoną w przypadku nie powiadomienia drugiej Strony o zmianie swego adresu, a każda ze Stron przyjmuje na siebie odpowiedzialność za wszelkie negatywne skutki wynikłe z powodu nie wskazania drugiej Stronie aktualnych danych adresowych. 3. Strony ustalają, że ich aktualne adresy do korespondencji są następujące: Nadawca: Pl. Ratuszowy 1 43-300 Bielsko-Biała Wykonawca: 4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego i Prawa Pocztowego wraz z przepisami wykonawczymi oraz Prawa zamówień publicznych. 9 Zmiany umowy. 1. Zamawiający przewiduje zmiany postanowień umownych: a) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do niniejszego zamówienia, b) w przypadku zmiany urzędowej stawki podatku VAT, c) w przypadku wystąpienia siły wyższej, np.: wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć z pewnością ani jemu zapobiec, w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniu szkody w znacznych rozmiarach, d) w przypadku udzieleniu Zamawiającemu przez Wykonawcę upustów cen w zamian za spełnienia przez Zamawiającego określonych warunków. 2. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej aneksu do umowy pod rygorem nieważności. 10 Rozwiązywanie sporów 1. Strony zgodnie oświadczają, że będą dążyć do polubownego rozwiązywania wszelkich sporów mogących powstać w związku z wykonywaniem niniejszej umowy. 2. Spory, których nie będzie można rozwiązać polubownie rozstrzygane będą przez sąd powszechny, właściwy miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego. 11 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: 5