Załącznik do Zarządzenia Nr 9.2018 Dyrektora Miejsko Gminnego Zespołu Oświaty w Drezdenku z dnia 18 września 2018 roku PROCEDURA windykacji należności za korzystanie z wychowania przedszkolnego i z wyżywienia w Miejsko Gminnym Zespole Oświaty w Drezdenku oraz w jednostkach obsługiwanych przez Miejsko-Gminny Zespół Oświaty w Drezdenku Podstawa prawna: 1) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2017r., poz. 2077 ze zm.); 2) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2018r., poz. 1025 ze zm.); 3) ustawa z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r., poz. 1530 ze zm.); 4) uchwała Nr LXV/565/2018 Rady Miejskiej w Drezdenku z dnia 5 września 2018 r. w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania należności Gminy Drezdenko i jej jednostek organizacyjnych z tytułu należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny oraz udzielania innych ulg w spłacie należności, warunków dopuszczalności pomocy publicznej, a także organów do tego uprawnionych. Dział I Postanowienia ogólne 1. 1. Procedura windykacji należności za korzystanie z wychowania przedszkolnego i z wyżywienia w Miejsko - Gminnym Zespole Oświaty w Drezdenku oraz w jednostkach obsługiwanych przez Miejsko - Gminny Zespół Oświaty w Drezdenku zwana dalej procedurą określa zasady oraz przebieg postępowania w zakresie monitoringu i windykacji należności pieniężnych od osób trzecich (dłużników). 2. Opisane w niniejszej procedurze zasady mają na celu usprawnienie procesu dochodzenia należności oraz niedopuszczenie do ich przedawnienia. 3. Ilekroć w procedurze jest mowa o: 1) jednostce obsługującej należy przez to rozumieć Miejsko - Gminny Zespół Oświaty Drezdenko 2) jednostce obsługiwanej należy przez to rozumieć szkoły podstawowe oraz przedszkole, obsługiwane przez Miejsko-Gminny Zespół Oświaty w Drezdenku; 3) dyrektorze jednostki obsługującej rozumie się przez to dyrektora Miejsko- Gminnego Zespołu Oświaty w Drezdenku, 4) dyrektorze jednostki obsługiwanej należy przez to rozumieć dyrektorów jednostek obsługiwanych;
5) procedurze należy przez to rozumieć procedurę windykacji należności za korzystanie z wychowania przedszkolnego i z wyżywienia w Miejsko - Gminnym Zespole Oświaty w Drezdenku oraz w jednostkach obsługiwanych przez Miejsko-Gminny Zespół Oświaty w Drezdenku; 6) wierzycielu rozumie się przez to jednostkę obsługiwaną; 7) dłużniku rozumie się przez to osobę fizyczną rodzica, osobę prawną lub pracownika, posiadających zaległości wobec wierzyciela; 8) rodzic rozumie się przez to rodzica lub prawnego opiekuna dziecka uczęszczającego do szkoły podstawowej lub przedszkola; 9) należności rozumie się przez to łącznie należność główną oraz należności uboczne tj. odsetki lub kary umowne, przypadające jednostce obsługiwanej; 10) windykacji rozumie się przez to ogół czynności faktycznych i prawnych zmierzających do odzyskania wymagalnych należności; 11) egzekucji komorniczej rozumie się przez to ogół czynności faktycznych i prawnych zmierzających do odzyskania wymagalnych należności, stwierdzonych prawomocnym tytułem wykonawczym; 12) prowadzący windykację - rozumie się przez to pracownika jednostki obsługującej, uprawnionego przez dyrektora jednostki obsługującej do prowadzenia spraw windykacyjnych, którego zadaniem jest monitorowanie należności, prowadzenie czynności wstępnych, wszczynanie procedury windykacji. 2.1. Podczas zgłoszenia ucznia do korzystania z wychowania przedszkolnego lub/i z wyżywienia w jednostce obsługiwanej, rodzic winien zapoznać się z procedurą windykacji należności. 2. Należności pieniężne za dany miesiąc należy przekazać do 10 dnia następnego miesiąca przelewem na konto bankowe wskazane przez jednostkę obsługiwaną. Dział II Zasady prowadzenia postepowania windykacyjnego Rozdział 1 Analiza zadłużenia 3.1. Pracownik jednostki obsługującej prowadzi ewidencję należności na bieżąco na podstawie wyciągów bankowych. 2. W przypadku braku wpłaty do 10 dnia każdego miesiąca jednostka obsługiwana jest powiadamiana w ciągu 5 dni wiadomością mailową lub pisemnie o zaległościach. 3. Kontrola terminowej realizacji należności dokonywana jest poprzez analizę wpłat po 10 dniu każdego miesiąca, po zarejestrowaniu wszystkich wpłat, zwrotów, przypisów i odpisów. 4. Należności stają się wymagalne w dniu następnym po upływie terminu płatności, o ile nie jest to niedziela lub inny dzień ustawowo wolny od pracy. Wówczas terminem wymagalności jest dzień powszedni przypadający bezpośrednio po dniu ustawowo wolnym od pracy. 5. W przypadku nieterminowego regulowania należności naliczane są odsetki z tytułu zwłoki w jej zapłacie.
6. 1. Naliczenia odsetek z tytułu zwłoki w zapłacie należności dokonuje pracownik jednostki obsługującej. 2. Zestawienie przypisanych odsetek z tytułu zwłoki w zapłacie należności sporządzane jest przez pracownika jednostki obsługującej i przekazywane jest do jednostki obsługiwanej ostatniego dnia każdego miesiąca. Zestawienie przekazywane będzie wiadomością mailową lub pisemnie. Rozdział 2 Wezwania do zapłaty 7. W jednostce obsługiwanej prowadzi się na bieżąco działania prewencyjne, w szczególności polegające na kontaktach bezpośrednich, informacjach telefonicznych z dłużnikami mające na celu zapobieganiu narastaniu zadłużenia i opóźnień w płatnościach. 8. 1. W razie braku wpłaty w terminie (w uzasadnionych przypadkach po zgłoszeniu i akceptacji dyrekcji jest możliwość przedłużenia terminu wpłaty) i braku zgłoszenia tego faktu 1 dnia po upływie terminu wpłaty wdrażane jest postępowanie windykacyjne. 2. Postępowanie windykacyjne prowadzane jest przez pracownika jednostki obsługującej. 9. W przypadku występowania opóźnień w płatnościach informuje się dłużnika o: 1) wysokości zadłużenia; 2) naliczaniu odsetek; 3) dacie do której należy uregulować zaległość; 4) możliwość skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. 10. Windykacja obejmuje także osobiste spotkania z dłużnikiem, mające na celu w szczególności przekazanie informacji, o których mowa w 9 oraz: 1) ustalenie przyczyn zadłużenia; 2) uzyskanie od dłużnika dokumentu uznania długu i zobowiązania do jego spłaty. 11. W comiesięcznej informacji o należności za korzystanie z wychowania przedszkolnego lub/i za korzystanie z wyżywienia, przekazywanej rodzicom lub prawnym opiekunom w 1 dniu roboczym każdego miesiąca zawiera się informację o płatnościach bieżących oraz o naliczonych odsetkach z tytułu zwłoki w zapłacie należności zaległych. 12. 1. Do dłużników, którzy nie dotrzymują terminów zapłaty należności jednostka obsługująca wysyła następujące pisma: 1) wezwanie do zapłaty określa nie dłuższy niż 10 dniowy termin spłaty należności. Doręczane jest dłużnikowi za potwierdzeniem lub listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, Wzór wezwania stanowi - załącznik nr 1. W przypadku nieskuteczności pierwszego wezwania - brak wpływu pieniędzy na konto w wyznaczonym terminie. 2) przedsądowe wezwanie do zapłaty określa nie dłuższy niż 7 dniowy termin do zapłaty należności z informacją, iż w przypadku braku wpłaty sprawa bez ponownego wezwania zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego. Wezwanie wysyłane jest do dłużnika listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, z zastrzeżeniem, iż w
przypadku dłużników, którzy otrzymali na osobistym spotkaniu informację na piśmie określoną w 10 nie wysyła się już pierwszego wezwania do zapłaty. Wzór wezwania stanowi - załącznik nr 2. 2. Dalsze prowadzenie korespondencji z dłużnikiem nie może trwać dłużej niż 2 miesiące od daty wysłania pierwszego wezwania do zapłaty. 13. W przypadku zagrożenia przedawnieniem, należy niezwłocznie wysłać tylko jedno wezwanie do zapłaty z oznaczeniem krótszego niż 10-dniowy termin zapłaty. W wyniku braku wpłaty w terminie określonym w wezwaniu należy skierować do dłużnika od razu ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty, a następnie skierować sprawę na drogę postępowania sądowego. 14.1.Wezwania do zapłaty wystawiane są przez jednostkę obsługującą w dwóch egzemplarzach: 1) oryginał otrzymuje zobowiązany; 2) kopia pozostaje w aktach jednostki obsługującej. 2. Wezwania do zapłaty numerowane są narastająco w danym roku kalendarzowym i ewidencjonowane w teczce aktowej Egzekucja i windykacja prowadzonej przez pracownika jednostki obsługującej. 3. Wezwania do zapłaty podpisuje dyrektor jednostki obsługującej, główny księgowy lub inna osoba upoważniona przez dyrektora jednostki obsługującej. 4. Otrzymane potwierdzenie odbioru wezwania do zapłaty podłącza się do kopii wezwania i przechowuje się w w/w teczce aktowej wraz z całą dokumentacją dłużnika. 15. Powiadomienia i wezwania powinny mieć formę zapewniającą poufność, co do treści. Rozdział 3 Kierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego 16. Decyzję o skierowaniu dochodzenia należności w postępowaniu sądowym podejmuje dyrektor jednostki obsługującej. Dalsza procedura prowadzona jest przez jednostkę obsługującą na podstawie kompletu posiadanych dokumentów. 17. W przypadku, w którym dłużnik nie wykonuje prawomocnego orzeczenia sądowego, sprawę kieruje się do postępowania egzekucyjnego. 18. Zasady i tryb umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat należności regulują odrębne przepisy.
Załącznik nr 1 do procedury windykacji należności Drezdenko, dnia.... r. Pani/Pan (imię i nazwisko) (adres) WEZWANIE DO ZAPŁATY Wzywa się Panią/Pana w trybie natychmiastowym do uregulowania należności z tytułu korzystania z:. przez ucznia....... w miesiącu.. Zaległość w kwocie... (słownie:.) na dzień należy wpłacić w terminie 10 dni od daty otrzymania niniejszego wezwania na następujący rachunek bankowy: W przypadku braku wpłaty we wskazanym terminie, zostanie przekazane przedsądowe wezwanie do zapłaty w celu ściągnięcia tej należności. Na dzień zapłaty wyżej wymienionej należności zostaną naliczone odsetki z tytułu zwłoki w jej zapłacie. (Główny Księgowy) (Dyrektor) Otrzymują: - Adresat - a/a
Załącznik nr 2 do procedury windykacji należności Drezdenko, dnia.... r. Pani/Pan (imię i nazwisko) (adres) PRZEDSĄDOWE WEZWANIE DO ZAPŁATY Wzywa się Panią/Pana w trybie natychmiastowym do uregulowania należności z tytułu korzystania z:. przez ucznia....... w miesiącu.. Zaległość w kwocie... (słownie:..) na dzień należy wpłacić w terminie 10 dni od daty otrzymania niniejszego wezwania na następujący rachunek bankowy: W przypadku braku wpłaty we wskazanym terminie, zostanie wszczęte postępowanie sądowe w celu ściągnięcia tej należności. Na dzień zapłaty wyżej wymienionej należności zostaną naliczone odsetki z tytułu zwłoki w jej zapłacie. (Główny Księgowy) (Dyrektor) Otrzymują: - Adresat - a/a