INFORMACJA O WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

Warszawa, dnia 14 września 2015 r. MINISTERSTWO OBRONY NARODOWEJ BIURO DYREKTORA GENERALNEGO Al. Niepodległości 218 00-911 Warszawa INFORMACJA O WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na usługi hotelowe i gastronomiczne dla uczestników Dorocznej Konferencji Psychologicznej, na podstawie art. 92 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013, poz. 907 ze zm.), zwanej dalej ustawą Uprzejmie informuję, iż Zamawiający dokonał : na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2) ustawy, odrzucił ofertę nr 1 złożoną przez Wykonawcę: Dorota Smolnicka prowadząca działalność pod nazwą: Kancelaria Consultingowa Espai Dorota Smolnicka, ul. Słone 108, 57-350 Kudowa Zdrój Uzasadnienie: Zamawiający określił w ust. 5 pkt 1 Rozdział V Wykaz dokumentów i oświadczeń, jakie mają dostarczyć Wykonawcy Specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zwanej dalej SIWZ, że do oferty należy załączyć wypełniony i podpisany Formularz ofertowy, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ. Zamawiający w dniu 14 sierpnia 2015 r., dokonał wyjaśnienia i zmiany SIWZ (pismo nr wych. 860/BDG), które zamieścił na stronie internetowej www.bip.mon.gov.pl. Zmiana SIWZ obejmowała m.in. zmianę Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do SIWZ. Wersja edytowalna zmienionego Formularza ofertowego została zamieszczona na stronie internetowej www.bip.mon.gov.pl w dniu 14 sierpnia 2015 r. W treści Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do SIWZ została zmieniona szczegółowa kalkulacja w pozycjach 4, 5, 6, 12 oraz została dodana pozycja 16 Dokumentacja fotograficzna z konferencji (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia). Zgodnie z zapisami zawartymi w zmodyfikowanym Załączniku nr 1 do SIWZ, Formularz ofertowy, Zamawiający wymagał w szczegółowej kalkulacji: 1

- w pozycji 4, aby Wykonawca wycenił salę konferencyjną za 3 dni, zgodnie z zapisem Sala konferencyjna (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia) oraz w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN z zapisem za salę za 3 dni, - w pozycji 5, aby Wykonawca wycenił małą salę spotkań za 3 dni, zgodnie z zapisem Mała sala spotkań (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, w tym serwis kawowy zgodnie z lit. D pkt 2 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia) oraz w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN z zapisem za salę za 3 dni, - w pozycji 6, aby Wykonawca wycenił pomieszczenie dla organizatorów za 4 dni, zgodnie z zapisem Pomieszczenie dla organizatorów zaplecze techniczne (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, w tym serwis kawowy zgodnie z lit. D pkt 3 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia) oraz w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN z zapisem za pomieszczenie za 4 dni, - w pozycji 12, aby Wykonawca wycenił serwisy kawowe za 1 osobę za 3 dni, zgodnie z zapisem Serwisy kawowe (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia) oraz w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN z zapisem za 1 osobę za 3 dni, - w pozycji 16, aby Wykonawca wycenił Dokumentację fotograficzną z konferencji (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia), Wykonawca złożył ofertę w niniejszym postępowaniu z wykorzystaniem wzoru Formularza ofertowego w brzmieniu pierwotnym, tj. zgodnie z SIWZ z dnia 3 sierpnia 2015 r. W ofercie ww. Wykonawcy, w dokumencie Formularz ofertowy w szczegółowej kalkulacji: - w pozycji 4 w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN widnieje zapis za salę za 2 doby hotelowe 2000,-, - w pozycji 5 w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN widnieje zapis za salę za 2 doby hotelowe 500,-, - w pozycji 6 w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN widnieje zapis za pomieszczenie za 3 doby hotelowe 500,-, - w pozycji 12 w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN widnieje zapis za 1 osobę 50,-, Ponadto w ofercie ww. Wykonawcy, w szczegółowej kalkulacji zawartej w Formularzu ofertowym brak pozycji 16 Dokumentacja fotograficzna z konferencji (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia). Powyższe oznacza, iż Wykonawca składając ofertę w przedmiotowym postepowaniu nie wycenił usług określonych w pozycjach: 4, 5, 6, 12, 16 szczegółowej kalkulacji zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w SIWZ, w tym nie wycenił Dokumentacji fotograficznej z konferencji (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia). Ponadto należy zwrócić uwagę, że Zamawiający określił w ust. 2 i ust. 3 Rozdziału XII SIWZ Opis sposobu obliczania ceny oferty, iż cenę oferty należy obliczyć z wykorzystaniem szczegółowej kalkulacji zawartej w Formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ, zaś każda pozycja szczegółowej kalkulacji musi być odpowiednio wypełniona w sposób nie budzący wątpliwości. Jednocześnie należy zauważyć, iż w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania ma być zawarta umowa, która przewiduje wynagrodzenie kosztorysowe. Zgodnie z 5 ust. 1 i ust.2 Istotnych postanowień umowy, stanowiących Załącznik nr 5 do SIWZ, wynagrodzenie z tytułu realizacji umowy nie może przekroczyć kwoty w wysokości określonej w Formularzu 2

ofertowym. Ostateczna wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona, za faktycznie wykonane usługi, na podstawie cen jednostkowych wyszczególnionych w Formularzu ofertowym. Zgodnie z orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej, postępowanie o zamówienie publiczne prowadzone jest między podmiotami profesjonalnymi, co stawia zasadnym oczekiwanie, że dokumenty opracowywane przez każdą ze stron będą czytelne i konsekwentne, zaś składana przez wykonawcę oferta, składające się na nią dokumenty będą odpowiadały wymaganiom stawianym w siwz. Cechy obrotu profesjonalnego, jakim jest postępowanie o zamówienie wymagają przy tym zachowania dokładności wykonawców w przedkładanych dokumentach. (wyrok z dnia 30 września 2014 r. sygn. akt KIO 1891/14). Zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy, Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający badając wyżej przedstawiony stan faktyczny wziął pod uwagę orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej (dalej KIO) stojącej na stanowisku, że norma art. 89 ust. 1 pkt 2) ustawy odnosi się do merytorycznego aspektu zaoferowanego przez Wykonawcę świadczenia oraz merytorycznych wymagań Zamawiającego, w szczególności co do zakresu, ilości, jakości, warunków realizacji i innych elementów istotnych dla wykonania zamówienia. Niezgodność treści oferty z treścią SIWZ ma miejsce w sytuacji, gdy oferta nie odpowiada w pełni przedmiotowi zamówienia, nie zapewniając jego realizacji w całości zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. Niezgodność oferty z treścią SIWZ powinna być oceniania z uwzględnieniem definicji oferty zawartej w art. 66 k.c., tj. niezgodności oświadczenia woli Wykonawcy z oczekiwaniami Zamawiającego, odnoszącymi się do merytorycznego zakresu przedmiotu zamówienia, a więc materialnej sprzeczności zakresu zobowiązania zawartego w ofercie z zakresem zobowiązania, którego Zamawiający oczekuje, zgodnie z postanowieniami SIWZ (wyrok KIO z dnia 26 maja 2011 r., sygn. akt KIO 977/11) oraz, że świadczenie Wykonawcy ma odpowiadać opisanym w SIWZ potrzebom Zamawiającego. Niezgodność treści oferty z treścią SIWZ zachodzi wtedy, gdy dotyczy ona merytorycznej treści oferty, dotyczącej przedmiotu zamówienia, a nie poprawności formalnej samej oferty (wyrok KIO z dnia 24 sierpnia 2011 r., sygn. akt KIO 1716/11). Brak w Formularzu ofertowym wyceny usług określonych w pozycjach: 4, 5, 6, 12, 16 szczegółowej kalkulacji zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w SIWZ powoduje, że Zamawiający nie jest w stanie ustalić prawidłowej treści oświadczenia woli Wykonawcy. W takim przypadku konieczne byłoby uzupełnienie treści oferty po upływie terminu do jej złożenia i oznaczałoby prowadzenie niedozwolonych negocjacji z Wykonawcą. (por. wyrok KIO z dnia 18 maja 2010 r., sygn. akt. KIO/UZP 780/10). W przypadku niezgodności oferty odnoszących się do powyższych pozycji Formularza ofertowego nie mogą one zostać poprawione poprzez zastosowanie art. 87 ust. 1 ustawy, ponieważ prowadziłoby to do zmiany treści oferty Wykonawcy. Wyjaśnienie treści oferty z zastosowaniem regulacji art. 87 ust. 1 ustawy musi mieścić się w granicach merytorycznych treści oferty, zawartych w niej oświadczeń i informacji, i dotyczyć tylko tych elementów oferty, które są niejasne. W żadnym wypadku instytucja wyjaśnień nie może prowadzić do usunięcia wad oferty, stanowiących o jej niezgodności ze SIWZ. Powyższe potwierdza stanowisko Krajowej Izby Odwoławczej: Zamawiający nie jest uprawniony do żądania wyjaśnień dotyczących treści oferty, wówczas gdy nie ma wątpliwości co do braku spełnienia wymagań SIWZ, a wyjaśnienia musiałyby prowadzić do zmiany treści złożonej oferty. (wyrok KIO z dnia 21 maja 2012 r., sygn. akt KIO 919/12; KIO 932/12). Należy podkreślić, że treść wyjaśnień Wykonawcy, nie może stanowić jakichkolwiek niedozwolonych negocjacji stron, ani prowadzić do zmiany treści oferty po upływie terminu jej złożenia, gdyż wybór takiej oferty naruszałby art. 82 ust. 1 ustawy oraz art. 87 ust. 1 ustawy. 3

Mając na uwadze powyższą argumentację, wymienionych niezgodności oferty Wykonawcy ze SIWZ, nie można zakwalifikować również jako innych omyłek polegających na niezgodności oferty ze SIWZ, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty na poprawę której zezwala art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy. Gdyż poprawienie omyłki w ofercie zgodnie z art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy nie może stanowić w konsekwencji wytworzenia nowego oświadczenia woli Wykonawcy, odmiennego de facto od pierwotnego, celem doprowadzenia do zgodności z wymaganiami SIWZ, gdy brak takiej zgodności powodowałby podstawę do odrzucenia takiej oferty. Zdaniem Krajowej Izby Odwoławczej ( ) o dopuszczalności zastosowania przez zamawiającego art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy decyduje również ta okoliczność czy poprawka prowadzi do istotnych zmian w treści oferty, a o istotności poprawki decyduje to czy jej dokonanie samodzielnie przez zamawiającego jest możliwe. (wyrok KIO z dnia 3 września 2012 r., sygn. akt KIO 410/12; KIO 424/12). Pojęcie niezgodności treści oferty z treścią SIWZ należy odnosić do wszystkich istotnych postanowień SIWZ wynikających z zasad ustawy, które muszą być oceniane biorąc pod uwagę stan faktyczny danego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, mając na względzie interes innych Wykonawców składających oferty w postępowaniu, w szczególności w zakresie równego ich traktowania. W przedmiotowej sprawie nieodrzucenie oferty Wykonawcy i ocenianie jej razem z innymi prawidłowo sporządzonymi ofertami, byłoby nie zasadne gdyż naruszałoby zasadę równego traktowania Wykonawców i uczciwej konkurencji. W związku z powyższym treść oferty nr 1 złożonej przez Wykonawcę: Dorota Smolnicka prowadząca działalność pod nazwą: Kancelaria Consultingowa Espai Dorota Smolnicka, ul. Słone 108, 57-350 Kudowa Zdrój, nie odpowiada treści SIWZ. Zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2) ustawy, Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści SIWZ, z zastrzeżeniem art. 87 ust. 2 pkt 3) ustawy. na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2) ustawy, odrzucił ofertę nr 3 Wykonawcy Agnieszka Mieszkalska prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą BIURO REZERWACJI KARPACZ Agnieszka Mieszkalska, ul. Adama Mickiewicza 7 lok.7, 58-540 Karpacz Uzasadnienie: Zamawiający określił w ust. 5 pkt 1 Rozdział V Wykaz dokumentów i oświadczeń, jakie mają dostarczyć Wykonawcy Specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zwanej dalej SIWZ, że do oferty należy załączyć wypełniony i podpisany Formularz ofertowy, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ. Zamawiający w dniu 14 sierpnia 2015 r., dokonał wyjaśnienia i zmiany SIWZ (pismo nr wych. 860/BDG), które zamieścił na stronie internetowej www.bip.mon.gov.pl. Zmiana SIWZ obejmowała m.in. zmianę Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do SIWZ. Wersja edytowalna zmienionego Formularza ofertowego została zamieszczona na stronie internetowej www.bip.mon.gov.pl w dniu 14 sierpnia 2015 r. W treści Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do SIWZ została zmieniona szczegółowa kalkulacja w pozycjach 4, 5, 6, 12 oraz została dodana pozycja 16 Dokumentacja fotograficzna z konferencji (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia). Zgodnie z zapisami zawartymi w zmodyfikowanym Załączniku nr 1 do SIWZ, Formularz ofertowy, Zamawiający wymagał w szczegółowej kalkulacji: 4

- w pozycji 4, aby Wykonawca wycenił salę konferencyjną za 3 dni, zgodnie z zapisem Sala konferencyjna (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia) oraz w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN z zapisem za salę za 3 dni, - w pozycji 5, aby Wykonawca wycenił małą salę spotkań za 3 dni, zgodnie z zapisem Mała sala spotkań (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, w tym serwis kawowy zgodnie z lit. D pkt 2 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia) oraz w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN z zapisem za salę za 3 dni, - w pozycji 6, aby Wykonawca wycenił pomieszczenie dla organizatorów za 4 dni, zgodnie z zapisem Pomieszczenie dla organizatorów zaplecze techniczne (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, w tym serwis kawowy zgodnie z lit. D pkt 3 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia) oraz w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN z zapisem za pomieszczenie za 4 dni, - w pozycji 12, aby Wykonawca wycenił serwisy kawowe za 1 osobę za 3 dni, zgodnie z zapisem Serwisy kawowe (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia) oraz w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN z zapisem za 1 osobę za 3 dni, - w pozycji 16, aby Wykonawca wycenił Dokumentację fotograficzną z konferencji (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia), Wykonawca złożył ofertę w niniejszym postępowaniu z wykorzystaniem wzoru Formularza ofertowego w brzmieniu pierwotnym, tj. zgodnie z SIWZ z dnia 3 sierpnia 2015 r. W ofercie ww. Wykonawcy, w dokumencie Formularz ofertowy w szczegółowej kalkulacji: - w pozycji 4 w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN widnieje zapis za salę za 2 doby hotelowe 2115,00, - w pozycji 5 w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN widnieje zapis za salę za 2 doby hotelowe 1400,00, - w pozycji 6 w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN widnieje zapis za pomieszczenie za 3 doby hotelowe 300,00, - w pozycji 12 w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN widnieje zapis za 1 osobę 90,00, Ponadto w ofercie ww. Wykonawcy, w szczegółowej kalkulacji zawartej w Formularzu ofertowym brak pozycji 16 Dokumentacja fotograficzna z konferencji (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia). Powyższe oznacza, iż Wykonawca składając ofertę w przedmiotowym postepowaniu nie wycenił usług określonych w pozycjach: 4, 5, 6, 12, 16 szczegółowej kalkulacji zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w SIWZ, w tym nie wycenił Dokumentacji fotograficznej z konferencji (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia). Ponadto należy zwrócić uwagę, że Zamawiający określił w ust. 2 i ust. 3 Rozdziału XII SIWZ Opis sposobu obliczania ceny oferty, iż cenę oferty należy obliczyć z wykorzystaniem szczegółowej kalkulacji zawartej w Formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ, zaś każda pozycja szczegółowej kalkulacji musi być odpowiednio wypełniona w sposób nie budzący wątpliwości. Jednocześnie należy zauważyć, iż w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania ma być zawarta umowa, która przewiduje wynagrodzenie kosztorysowe. Zgodnie z 5 ust. 1 5

i ust. 2 Istotnych postanowień umowy, stanowiących Załącznik nr 5 do SIWZ, wynagrodzenie z tytułu realizacji umowy nie może przekroczyć kwoty w wysokości określonej w Formularzu ofertowym. Ostateczna wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona, za faktycznie wykonane usługi, na podstawie cen jednostkowych wyszczególnionych w Formularzu ofertowym. Zgodnie z orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej, postępowanie o zamówienie publiczne prowadzone jest między podmiotami profesjonalnymi, co stawia zasadnym oczekiwanie, że dokumenty opracowywane przez każdą ze stron będą czytelne i konsekwentne, zaś składana przez wykonawcę oferta, składające się na nią dokumenty będą odpowiadały wymaganiom stawianym w siwz. Cechy obrotu profesjonalnego, jakim jest postępowanie o zamówienie wymagają przy tym zachowania dokładności wykonawców w przedkładanych dokumentach. (wyrok z dnia 30 września 2014 r. sygn. akt KIO 1891/14). Zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy, Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający badając wyżej przedstawiony stan faktyczny wziął pod uwagę orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej (dalej KIO) stojącej na stanowisku, że norma art. 89 ust. 1 pkt 2) ustawy odnosi się do merytorycznego aspektu zaoferowanego przez Wykonawcę świadczenia oraz merytorycznych wymagań Zamawiającego, w szczególności co do zakresu, ilości, jakości, warunków realizacji i innych elementów istotnych dla wykonania zamówienia. Niezgodność treści oferty z treścią SIWZ ma miejsce w sytuacji, gdy oferta nie odpowiada w pełni przedmiotowi zamówienia, nie zapewniając jego realizacji w całości zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. Niezgodność oferty z treścią SIWZ powinna być oceniania z uwzględnieniem definicji oferty zawartej w art. 66 k.c., tj. niezgodności oświadczenia woli Wykonawcy z oczekiwaniami Zamawiającego, odnoszącymi się do merytorycznego zakresu przedmiotu zamówienia, a więc materialnej sprzeczności zakresu zobowiązania zawartego w ofercie z zakresem zobowiązania, którego Zamawiający oczekuje, zgodnie z postanowieniami SIWZ (wyrok KIO z dnia 26 maja 2011 r., sygn. akt KIO 977/11) oraz, że świadczenie Wykonawcy ma odpowiadać opisanym w SIWZ potrzebom Zamawiającego. Niezgodność treści oferty z treścią SIWZ zachodzi wtedy, gdy dotyczy ona merytorycznej treści oferty, dotyczącej przedmiotu zamówienia, a nie poprawności formalnej samej oferty (wyrok KIO z dnia 24 sierpnia 2011 r., sygn. akt KIO 1716/11). Brak w Formularzu ofertowym wyceny usług określonych w pozycjach: 4, 5, 6, 12, 16 szczegółowej kalkulacji zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w SIWZ powoduje, że Zamawiający nie jest w stanie ustalić prawidłowej treści oświadczenia woli Wykonawcy. W takim przypadku konieczne byłoby uzupełnienie treści oferty po upływie terminu do jej złożenia i oznaczałoby prowadzenie niedozwolonych negocjacji z Wykonawcą. (por. wyrok KIO z dnia 18 maja 2010 r., sygn. akt. KIO/UZP 780/10). W przypadku niezgodności oferty odnoszących się do powyższych pozycji Formularza ofertowego nie mogą one zostać poprawione poprzez zastosowanie art. 87 ust. 1 ustawy, ponieważ prowadziłoby to do zmiany treści oferty Wykonawcy. Wyjaśnienie treści oferty z zastosowaniem regulacji art. 87 ust. 1 ustawy musi mieścić się w granicach merytorycznych treści oferty, zawartych w niej oświadczeń i informacji, i dotyczyć tylko tych elementów oferty, które są niejasne. W żadnym wypadku instytucja wyjaśnień nie może prowadzić do usunięcia wad oferty, stanowiących o jej niezgodności ze SIWZ. Powyższe potwierdza stanowisko Krajowej Izby Odwoławczej: Zamawiający nie jest uprawniony do żądania wyjaśnień dotyczących treści oferty, wówczas gdy nie ma wątpliwości co do braku spełnienia wymagań SIWZ, a wyjaśnienia musiałyby prowadzić do zmiany treści złożonej oferty. (wyrok KIO z dnia 21 maja 2012 r., sygn. akt KIO 919/12; KIO 932/12). Należy podkreślić, że treść wyjaśnień Wykonawcy, nie może stanowić jakichkolwiek niedozwolonych negocjacji stron, ani prowadzić 6

do zmiany treści oferty po upływie terminu jej złożenia, gdyż wybór takiej oferty naruszałby art. 82 ust. 1 ustawy oraz art. 87 ust. 1 ustawy. Mając na uwadze powyższą argumentację, wymienionych niezgodności oferty Wykonawcy ze SIWZ, nie można zakwalifikować również jako innych omyłek polegających na niezgodności oferty ze SIWZ, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty na poprawę której zezwala art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy. Gdyż poprawienie omyłki w ofercie zgodnie z art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy nie może stanowić w konsekwencji wytworzenia nowego oświadczenia woli Wykonawcy, odmiennego de facto od pierwotnego, celem doprowadzenia do zgodności z wymaganiami SIWZ, gdy brak takiej zgodności powodowałby podstawę do odrzucenia takiej oferty. Zdaniem Krajowej Izby Odwoławczej ( ) o dopuszczalności zastosowania przez zamawiającego art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy decyduje również ta okoliczność czy poprawka prowadzi do istotnych zmian w treści oferty, a o istotności poprawki decyduje to czy jej dokonanie samodzielnie przez zamawiającego jest możliwe. (wyrok KIO z dnia 3 września 2012 r., sygn. akt KIO 410/12; KIO 424/12). Pojęcie niezgodności treści oferty z treścią SIWZ należy odnosić do wszystkich istotnych postanowień SIWZ wynikających z zasad ustawy, które muszą być oceniane biorąc pod uwagę stan faktyczny danego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, mając na względzie interes innych Wykonawców składających oferty w postępowaniu, w szczególności w zakresie równego ich traktowania. W przedmiotowej sprawie nieodrzucenie oferty Wykonawcy i ocenianie jej razem z innymi prawidłowo sporządzonymi ofertami, byłoby nie zasadne gdyż naruszałoby zasadę równego traktowania Wykonawców i uczciwej konkurencji. W związku z powyższym treść oferty nr 3 złożonej przez Wykonawcę: Agnieszka Mieszkalska prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą BIURO REZERWACJI KARPACZ Agnieszka Mieszkalska, ul. Adama Mickiewicza 7 lok.7, 58-540 Karpacz, nie odpowiada treści SIWZ. Zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2) ustawy, Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści SIWZ, z zastrzeżeniem art. 87 ust. 2 pkt 3) ustawy. na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2) ustawy, odrzucił ofertę nr 4 Wykonawcy Monika Dewerenda-Opałka, Tomasz Madela UpHOTEL s.c. MONIKA DEWERENDA -OPAŁKA, TOMASZ MADELA, ul. Długa 13 lok. 1, 58-500 Jelenia Góra Uzasadnienie: Zamawiający określił w ust. 5 pkt 1 Rozdział V Wykaz dokumentów i oświadczeń, jakie mają dostarczyć Wykonawcy Specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zwanej dalej SIWZ, że do oferty należy załączyć wypełniony i podpisany Formularz ofertowy, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ. Zamawiający w dniu 14 sierpnia 2015 r., dokonał wyjaśnienia i zmiany SIWZ (pismo nr wych. 860/BDG), które zamieścił na stronie internetowej www.bip.mon.gov.pl. Zmiana SIWZ obejmowała m.in. zmianę Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do SIWZ. Wersja edytowalna zmienionego Formularza ofertowego została zamieszczona na stronie internetowej www.bip.mon.gov.pl w dniu 14 sierpnia 2015 r. W treści Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do SIWZ została zmieniona szczegółowa kalkulacja w pozycjach 4, 5, 6, 12 oraz została dodana pozycja 16 Dokumentacja fotograficzna z konferencji (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia). 7

Zgodnie z zapisami zawartymi w zmodyfikowanym Załączniku nr 1 do SIWZ, Formularz ofertowy, Zamawiający wymagał w szczegółowej kalkulacji: - w pozycji 4, aby Wykonawca wycenił salę konferencyjną za 3 dni, zgodnie z zapisem Sala konferencyjna (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia) oraz w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN z zapisem za salę za 3 dni, - w pozycji 5, aby Wykonawca wycenił małą salę spotkań za 3 dni, zgodnie z zapisem Mała sala spotkań (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, w tym serwis kawowy zgodnie z lit. D pkt 2 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia) oraz w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN z zapisem za salę za 3 dni, - w pozycji 6, aby Wykonawca wycenił pomieszczenie dla organizatorów za 4 dni, zgodnie z zapisem Pomieszczenie dla organizatorów zaplecze techniczne (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, w tym serwis kawowy zgodnie z lit. D pkt 3 Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia) oraz w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN z zapisem za pomieszczenie za 4 dni, - w pozycji 12, aby Wykonawca wycenił serwisy kawowe za 1 osobę za 3 dni, zgodnie z zapisem Serwisy kawowe (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia) oraz w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN z zapisem za 1 osobę za 3 dni, - w pozycji 16, aby Wykonawca wycenił Dokumentację fotograficzną z konferencji (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia), Wykonawca złożył ofertę w niniejszym postępowaniu z wykorzystaniem wzoru Formularza ofertowego w brzmieniu pierwotnym, tj. zgodnie z SIWZ z dnia 3 sierpnia 2015 r. W ofercie ww. Wykonawcy, w dokumencie Formularz ofertowy w szczegółowej kalkulacji: - w pozycji 4 w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN widnieje zapis za salę za 2 doby hotelowe 1.560,00, - w pozycji 5 w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN widnieje zapis za salę za 2 doby hotelowe 900,00, - w pozycji 6 w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN widnieje zapis za pomieszczenie za 3 doby hotelowe 0,00, - w pozycji 12 w kolumnie 4 Cena jednostkowa netto w PLN widnieje zapis za 1 osobę 56,00, Ponadto w ofercie ww. Wykonawcy, w szczegółowej kalkulacji zawartej w Formularzu ofertowym brak pozycji 16 Dokumentacja fotograficzna z konferencji (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia). Powyższe oznacza, iż Wykonawca składając ofertę w przedmiotowym postepowaniu nie wycenił usług określonych w pozycjach: 4, 5, 6, 12, 16 szczegółowej kalkulacji zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w SIWZ, w tym nie wycenił Dokumentacji fotograficznej z konferencji (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia). Ponadto należy zwrócić uwagę, że Zamawiający określił w ust.2 i ust. 3 Rozdziału XII SIWZ Opis sposobu obliczania ceny oferty, iż cenę oferty należy obliczyć z wykorzystaniem szczegółowej kalkulacji zawartej w Formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ, zaś każda pozycja szczegółowej kalkulacji musi być odpowiednio wypełniona w sposób nie budzący wątpliwości. Jednocześnie należy zauważyć, iż w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania ma być zawarta umowa, która przewiduje wynagrodzenie kosztorysowe. Zgodnie z 5 ust.1 i ust. 2 Istotnych postanowień umowy, stanowiących Załącznik nr 5 do SIWZ, wynagrodzenie 8

z tytułu realizacji umowy nie może przekroczyć kwoty w wysokości określonej w Formularzu ofertowym. Ostateczna wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona, za faktycznie wykonane usługi, na podstawie cen jednostkowych wyszczególnionych w Formularzu ofertowym. Zgodnie z orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej, postępowanie o zamówienie publiczne prowadzone jest między podmiotami profesjonalnymi, co stawia zasadnym oczekiwanie, że dokumenty opracowywane przez każdą ze stron będą czytelne i konsekwentne, zaś składana przez wykonawcę oferta, składające się na nią dokumenty będą odpowiadały wymaganiom stawianym w siwz. Cechy obrotu profesjonalnego, jakim jest postępowanie o zamówienie wymagają przy tym zachowania dokładności wykonawców w przedkładanych dokumentach. (wyrok z dnia 30 września 2014 r. sygn. akt KIO 1891/14). Zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy, Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający badając wyżej przedstawiony stan faktyczny wziął pod uwagę orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej (dalej KIO) stojącej na stanowisku, że norma art. 89 ust. 1 pkt 2) ustawy odnosi się do merytorycznego aspektu zaoferowanego przez Wykonawcę świadczenia oraz merytorycznych wymagań Zamawiającego, w szczególności co do zakresu, ilości, jakości, warunków realizacji i innych elementów istotnych dla wykonania zamówienia. Niezgodność treści oferty z treścią SIWZ ma miejsce w sytuacji, gdy oferta nie odpowiada w pełni przedmiotowi zamówienia, nie zapewniając jego realizacji w całości zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. Niezgodność oferty z treścią SIWZ powinna być oceniania z uwzględnieniem definicji oferty zawartej w art. 66 k.c., tj. niezgodności oświadczenia woli Wykonawcy z oczekiwaniami Zamawiającego, odnoszącymi się do merytorycznego zakresu przedmiotu zamówienia, a więc materialnej sprzeczności zakresu zobowiązania zawartego w ofercie z zakresem zobowiązania, którego Zamawiający oczekuje, zgodnie z postanowieniami SIWZ (wyrok KIO z dnia 26 maja 2011 r., sygn. akt KIO 977/11) oraz, że świadczenie Wykonawcy ma odpowiadać opisanym w SIWZ potrzebom Zamawiającego. Niezgodność treści oferty z treścią SIWZ zachodzi wtedy, gdy dotyczy ona merytorycznej treści oferty, dotyczącej przedmiotu zamówienia, a nie poprawności formalnej samej oferty (wyrok KIO z dnia 24 sierpnia 2011 r., sygn. akt KIO 1716/11). Brak w Formularzu ofertowym wyceny usług określonych w pozycjach: 4, 5, 6, 12, 16 szczegółowej kalkulacji zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w SIWZ powoduje, że Zamawiający nie jest w stanie ustalić prawidłowej treści oświadczenia woli Wykonawcy. W takim przypadku konieczne byłoby uzupełnienie treści oferty po upływie terminu do jej złożenia i oznaczałoby prowadzenie niedozwolonych negocjacji z Wykonawcą. (por. wyrok KIO z dnia 18 maja 2010 r., sygn. akt. KIO/UZP 780/10). W przypadku niezgodności oferty odnoszących się do powyższych pozycji Formularza ofertowego nie mogą one zostać poprawione poprzez zastosowanie art. 87 ust. 1 ustawy, ponieważ prowadziłoby to do zmiany treści oferty Wykonawcy. Wyjaśnienie treści oferty z zastosowaniem regulacji art. 87 ust. 1 ustawy musi mieścić się w granicach merytorycznych treści oferty, zawartych w niej oświadczeń i informacji, i dotyczyć tylko tych elementów oferty, które są niejasne. W żadnym wypadku instytucja wyjaśnień nie może prowadzić do usunięcia wad oferty, stanowiących o jej niezgodności ze SIWZ. Powyższe potwierdza stanowisko Krajowej Izby Odwoławczej: Zamawiający nie jest uprawniony do żądania wyjaśnień dotyczących treści oferty, wówczas gdy nie ma wątpliwości co do braku spełnienia wymagań SIWZ, a wyjaśnienia musiałyby prowadzić do zmiany treści złożonej oferty. (wyrok KIO z dnia 21 maja 2012 r., sygn. akt KIO 919/12; KIO 932/12). Należy podkreślić, że treść wyjaśnień Wykonawcy, nie może stanowić jakichkolwiek niedozwolonych negocjacji stron, ani prowadzić 9

do zmiany treści oferty po upływie terminu jej złożenia, gdyż wybór takiej oferty naruszałby art. 82 ust. 1 ustawy oraz art. 87 ust. 1 ustawy. Mając na uwadze powyższą argumentację, wymienionych niezgodności oferty Wykonawcy ze SIWZ, nie można zakwalifikować również jako innych omyłek polegających na niezgodności oferty ze SIWZ, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty na poprawę której zezwala art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy. Gdyż poprawienie omyłki w ofercie zgodnie z art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy nie może stanowić w konsekwencji wytworzenia nowego oświadczenia woli Wykonawcy, odmiennego de facto od pierwotnego, celem doprowadzenia do zgodności z wymaganiami SIWZ, gdy brak takiej zgodności powodowałby podstawę do odrzucenia takiej oferty. Zdaniem Krajowej Izby Odwoławczej ( ) o dopuszczalności zastosowania przez zamawiającego art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy decyduje również ta okoliczność czy poprawka prowadzi do istotnych zmian w treści oferty, a o istotności poprawki decyduje to czy jej dokonanie samodzielnie przez zamawiającego jest możliwe. (wyrok KIO z dnia 3 września 2012 r., sygn. akt KIO 410/12; KIO 424/12). Pojęcie niezgodności treści oferty z treścią SIWZ należy odnosić do wszystkich istotnych postanowień SIWZ wynikających z zasad ustawy, które muszą być oceniane biorąc pod uwagę stan faktyczny danego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, mając na względzie interes innych Wykonawców składających oferty w postępowaniu, w szczególności w zakresie równego ich traktowania. W przedmiotowej sprawie nieodrzucenie oferty Wykonawcy i ocenianie jej razem z innymi prawidłowo sporządzonymi ofertami, byłoby nie zasadne gdyż naruszałoby zasadę równego traktowania Wykonawców i uczciwej konkurencji. W związku z powyższym treść oferty nr 4 złożonej przez Wykonawcę: Monika Dewerenda-Opałka, Tomasz Madela UpHOTEL s.c. MONIKA DEWERENDA -OPAŁKA, TOMASZ MADELA, ul. Długa 13 lok. 1, 58-500 Jelenia Góra, nie odpowiada treści SIWZ. Zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2) ustawy, Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści SIWZ, z zastrzeżeniem art. 87 ust. 2 pkt 3) ustawy. na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 8) ustawy, odrzucił ofertę nr 12 Wykonawcy TVN MEDIA Sp. z o.o., ul. Wiertnicza 166, 02-952 Warszawa Uzasadnienie: Zamawiający określił w Rozdziale X Opis sposobu przygotowania oferty SIWZ ust. 11, że w przypadku, gdy ofertę podpisuje pełnomocnik, do oferty należy załączyć pełnomocnictwo rodzajowe do reprezentowania Wykonawcy w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo musi być przedstawione w formie oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii. Wymagane, a nie złożone lub wadliwe pełnomocnictwa podlegać będą uzupełnieniu na warunkach określonych w art. 26 ust. 3 ustawy. Wykonawca załączył do oferty kopię pełnomocnictwa rodzajowego udzielonego Panu Maciejowi Maciejowskiemu w dniu 31 grudnia 2014 r., sporządzoną w formie aktu notarialnego (odpis aktu notarialnego Repertorium A Nr 2660/2015), z którego nie wynika pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, tj. TVN Media Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie w niniejszym postępowaniu. 10

Zamawiający działając w trybie art. 26 ust. 3 ustawy wezwał Wykonawcę w dniu 1 września 2015 r. do uzupełnienia pełnomocnictwa w terminie do dnia 4 września 2015 r. (pismo nr wych. 917/BDG) w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. Wykonawca w wyznaczonym terminie nie uzupełnił pełnomocnictwa. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem KIO Wykonawca, w odpowiedzi na wezwanie skierowane do niego w trybie art. 26 ust. 3 ustawy, jest zobowiązany w zawitym terminie uzupełnić żądane dokumenty. Potwierdza to wyrok z dnia 14 kwietnia 2011 r., sygn. akt KIO 688/11. Ponadto, zgodnie z orzecznictwem, procedura przewidziana w art. 26 ust. 3 ustawy, zezwala na jednokrotne wzywanie wykonawcy do uzupełniania tego samego dokumentu i w jednokrotnie wyznaczonym terminie (wyrok z dnia 22 kwietnia 2008 r., sygn. akt KIO/UZP 319/08). Mając na uwadze fakt, iż do złożenia oferty niezbędne jest posiadanie przez osoby składające w imieniu Wykonawcy oświadczenie woli w przedmiocie udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a także w przedmiocie zaoferowania wykonania przedmiotu zamówienia stosownego umocowania, brak takiego pełnomocnictwa oznacza, że oferta została podpisana przez osobę nieumocowaną, co skutkuje tym, że oferta w ogóle nie jest podpisana. Zgodnie z art. 104 kodeksu cywilnego zdanie pierwsze jednostronna czynność prawna dokonana w cudzym imieniu bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna. Powyższe stanowisko potwierdza wyrok KIO, zgodnie z treścią którego: oczywistą jest ogólna zasada, że oferta w postępowaniu o zamówienie publiczne winna być podpisana przez osobę lub osoby, posiadające do tego stosowne umocowanie ( ). W przeciwnym bowiem wypadku nie będziemy mieli do czynienia ze złożeniem oferty (wyrok KIO z dnia 20 marca 2015 r., sygn. akt: KIO 438/15) oraz Złożenie podpisu na formularzu ofertowym zawierającym zasadniczą treść oświadczenia woli wykonawcy co do realizacji zamówienia (oraz na innych załączanych dokumentach) nie jest tylko czynnością techniczną, ( ) lecz decyduje o prawidłowym złożeniu oświadczenia woli. Bez zachowania formy pisemnej oferty, co realizuje się przez złożenie podpisu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy, w ogóle nie można mówić o złożeniu prawidłowego oświadczenia woli z zachowaniem wymaganej dla niego pod rygorem nieważności formy (wyrok KIO z dnia 27 marca 2012r., sygn. KIO 490/12). Zgodnie z treścią art. 89 ust. 1 pkt 8) ustawy, Zamawiający odrzuca ofertę z przyczyn, kiedy o jej nieważności stanowią odrębne przepisy. Doktryna i orzecznictwo wiążą zastosowanie przywołanej normy przede wszystkim z wadliwością oświadczenia woli stanowiącego ofertę w szczególności w kontekście umocowania osoby, która podpisała ofertę. Zdaniem KIO: Podstawą prawną odrzucenia oferty złożonej bez należytego umocowania ( ), będzie przepis art. 89 ust. 1 pkt 8 ustawy - Prawo zamówień publicznych, który stanowi, iż odrzuca się ofertę nieważną na podstawie odrębnych przepisów (np. przepisów Kodeksu cywilnego). (wyrok KIO z dnia 3 lipca 2012r., sygn. KIO 1299/12, KIO 1325/12) W związku z powyższym oferta nr 12 złożona przez Wykonawcę: TVN MEDIA Sp. z o.o., ul. Wiertnicza 166, 02-952 Warszawa jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. Zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 8) ustawy, Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. 11

na podstawie art. 91 ust. 1 ustawy, dokonał wyboru oferty nr 10 Wykonawcy: Krystyna Ornatkiewicz prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą: KRYSTYNA ORNATKIEWICZ `CONGRESS-OR` BIURO KONGRESÓW I TURYSTYKI, ul. Żurawia 47 lok. 304, 00-680 Warszawa w cenie 80.077,92 zł brutto (słownie złotych : osiemdziesiąt tysięcy siedemdziesiąt siedem 92/100) jako najkorzystniejszej. Kategoria oferowanego hotelu brak gwiazdek. Termin konferencji : 4-6 listopada 2015 r. Uzasadnienie Oferta wyżej wymienionego Wykonawcy przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, została uznana za najkorzystniejszą spośród ofert złożonych w niniejszym postępowania, uzyskała najwyższą ilość punktów 80,00 pkt, tj.: kryterium cena 80,00 pkt, kryterium - kategoria oferowanego hotelu - 0 pkt, zgodnie z opisem kryteriów i sposobem dokonywania oceny oferty zawartym w SIWZ. W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z art. 91 ust. 1 ustawy, Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający ocenił oferty wg poniższych kryteriów: KRYTERIUM CENOWE cena oferty 80 % (waga), wyliczona według oświadczenia Wykonawcy, zgodnie z Formularzem ofertowym, KRYTERIUM POZACENOWE kategoria oferowanego hotelu 20 % (waga), wyliczone na podstawie oświadczenia Wykonawcy, zgodnie z Formularzem ofertowym. Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego po upływie terminu, o którym mowa w art. 94 ust. 1 pkt 2) ustawy. 12

Nr oferty Firma (nazwa) lub nazwisko oraz adres wykonawcy Streszczenie i porównanie ofert Punkty przyznane w kryterium CENA Punkty przyznane w kryterium KATEGORIA OFEROWANEGO HOTELU Łączna punktacja 2 HOTELE KORONA Sp. z o.o. ul. Majdańska 1 04-088 Warszawa 41,87 20 61,87 5 6 7 8 9 10 11 HOLIDAY TRAVEL Sp. z o.o. ul. Nowowiejska 10 00-653 Warszawa WOJCIECH TRZCIŃSKI, WOJCIECH TRZCIŃSKI, Hotel Kuźnia Napoleońska Paprotnia, ul. Sochaczewska 5 96-515 Teresin Stanisław MODLIŃSKI AIR CLUB STANISŁAW MODLIŃSKI ul. Senatorska 28 00-095 Warszawa CN GROUP Sp. z o.o. ul. Dobrowoja 11 04-003 Warszawa MARKETING HOUSE PFEIFFER- POSYNIAK I WSPÓLNICY SPÓŁKA JAWNA ul. 11 Listopada 223 05-070 Sulejówek KRYSTYNA ORNATKIEWICZ, KRYSTYNA ORNATKIEWICZ, `CONGRESS-OR` BIURO KONGRESÓW I TURYSTYKI Ul. Żurawia 47 lok. 304 00-680 Warszawa AQUILA HOTELE Sp. z o.o. ul. Telimeny 1 05-420 Józefów 46,18 10 56,18 65,69 10 75,69 66,86 0 66,86 63,68 0 63,68 59,53 10 69,53 80,00 0 80,00 44,08 20 64,08 13