Istotne postanowienia umowy na świadczenie usług hotelowych, gastronomicznych oraz innych związanych z organizacją przez BGK Konferencji (dalej zwanej Konferencją ) które znajdą się w umowie zawieranej w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pomiędzy zawarta dnia 2012 roku w Warszawie pomiędzy: Bankiem Gospodarstwa Krajowego działającym na podstawie ustawy z dnia 14 marca 2003 r. o Banku Gospodarstwa Krajowego (Dz. U. nr 65, poz. 594 z późn. zm.) oraz statutu nadanego Rozporządzeniem Ministra Skarbu z dnia 11 maja 2010 r. w sprawie nadania statutu Bankowi Gospodarstwa Krajowego (Dz. U. Nr 81, poz. 535 z późn.zm) z siedzibą w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 7, 00-955 Warszawa, NIP: 525-00-12-372, REGON: 000017319, reprezentowanym przez:... zwanym dalej BGK a... ul...,...-., Warszawa, zarejestrowany w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy. KRS Rejestr Przedsiębiorców...., NIP, REGON., reprezentowanym przez:. zwany dalej Wykonawcą Umowa zostaje zawarta po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 753 z późn. zm.), sygnatura postępowania: BZP/75/DK/2012. 1. Zawarcie Umowy 1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie usług hotelowych, gastronomicznych oraz innych związanych z organizacją przez BGK Konferencji (dalej zwanej Konferencją ) szczegółowo określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy
2. Oferta Wykonawcy, w której zawarte są ceny za wykonanie przedmiotu Umowy stanowi załącznik nr 3 do niniejszej Umowy. 2. Rezerwacja pokoi hotelowych 1. W ramach Umowy Wykonawca dokona rezerwacji 20 jednoosobowych pokoi hotelowych dla BGK w terminie 21-22.09.2012 r. w cenach podanych w ofercie. Rezerwacja pokoi oznacza zapewnienie zakwaterowania w pokojach w wyżej wskazanym terminie. 2. Informacje Szczegółowe: b) ceny określone w umowie są cenami brutto i zawierają śniadanie w restauracji hotelowej, c) ceny określone w umowie zostały ustalone na podstawie ilości zarezerwowanych pokoi i długości pobytu, d) ZAMELDOWANIE: Doba hotelowa rozpoczyna się od godziny, e) WYMELDOWANIE: Doba hotelowa kończy się o godzinie..., f) Wszelkie zmiany godzin zajęcia lub opuszczenia pokoju, wykraczające poza podane ramy, muszą być uprzednio uzgodnione i odbyć się według wspólnie ustalonej procedury. 3. Wynajem sal oraz innych usług na potrzeby organizacji Konferencji 1. W ramach Umowy Wykonawca wynajmie sale konferencyjne oraz będzie świadczył inne usługi dla BGK na potrzeby organizacji Konferencji, w terminach i na zasadach określonych poniżej i zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia oraz złożoną ofertą: 1) 21.09.2012 r. a) pakiet konferencyjny maksymalnie 170 osób, b) 1 sala dla 170 osób wyposażona w nagłośnienie i sprzęt multimedialny, c) uroczysta kolacja zasiadana przy okrągłych stołach maksymalnie 170 osób, d) napoje do kolacji (w tym wino białe i czerwone oraz wódka) maksymalnie 170 osób, e) gwarancja zabezpieczenia maksymalnie 20 miejsc parkingowych. 2) Szczegółowy zakres usług objęty pakietem konferencyjnym w cenie podanej w ofercie Wykonawcy/za osobę obejmuje: a) ciągła przerwa kawowa, b) dwukrotny poczęstunek w czasie ciągłej przerwy kawowej w tym również aperitif. 2. W ramach Umowy Wykonawca zobowiązuje się do umożliwienia rozstawienia przez BGK na terenie wynajętej sali konferencyjnej oraz w bezpośrednim sąsiedztwie reklam 2
BGK (ścianki reklamowe i roll-upy) oraz umożliwienia przedstawicielom BGK dystrybucji materiałów reklamowych (gadżety) uczestnikom Konferencji. Ilość, forma oraz dokładne miejsce rozstawienia reklam BGK zostanie uzgodniona z Wykonawcą na 7 dni przed Konferencją. 4. Potwierdzenie ilości usług na potrzeby organizacji Konferencji BGK zobowiązany jest na 7 dni przed terminem Konferencji potwierdzić Wykonawcy ostateczną liczbę zamawianych usług, w szczególności liczbę ostatecznie zamawianych: a) pakietów konferencyjnych w pierwszym dniu Konferencji, b) uczestników uroczystej kolacji, c) miejsc parkingowych w dniu Konferencji, d) ekranów, e) rzutników, f) mikrofonów. 5. Rezygnacja z organizacji Konferencji BGK może dokonać anulacji całości lub części usług na potrzeby organizacji Konferencji, w ramach poniższych terminów i w oparciu o podane poniżej warunki anulacji z zastrzeżeniem postanowień 6: a) od daty podpisania Umowy do 50 dni przed Konferencją BGK zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Wykonawcy 10% szacowanego kosztu anulowanych usług; b) 49 31 dni przed Konferencją BGK zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Wykonawcy 50% szacowanego kosztu anulowanych usług; c) 30 7 dni przed Konferencją BGK zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Wykonawcy 75% szacowanego kosztu anulowanych usług; d) 6 0 dni przed Konferencją BGK zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Wykonawcy 100% szacowanego kosztu anulowanych usług. 6. Możliwość zmian 1. Strony postanawiają, że BGK może zmniejszyć o 25% zlecone Umową usługi z ogólnej ilości zleconych usług, noclegowych gastronomicznych i innych, nie później niż na 7 dni przed terminem Konferencji. 2. Rezygnacja z usług w powyższym zakresie nie powoduje powstania po stronie BGK obowiązku zapłaty żadnych dodatkowych kwot z tego tytułu. Oświadczenie o rezygnacji powinno być przesłane na adres wskazany w 8 ust. 3. 3. W przypadku zmniejszenia przez BGK zakresu usług więcej niż o 25% z ogólnej zleconej ilości usług, BGK jest zobowiązany do pokrycia kosztów anulacji na zasadach określonych w 5 z tym, że pokrycie kosztów nastąpi w odniesieniu do szacunkowej wartości kosztów usług, z których zrezygnowano. 3
4. W przypadku zwiększenia ilości usług BGK zapłaci na rzecz Wykonawcy należności za faktycznie świadczone usługi według cen zgodnie z ofertą Wykonawcy z zastrzeżeniem 7 ust. 3. 7. Płatności 1. Za prawidłowe wykonanie przedmiotu Umowy BGK zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy podaną w ofercie cenę za elementy stałe (1) wymienione w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy, a w pozostałym zakresie BGK zapłaci wynagrodzenie wynikające z faktycznie wykonanych usług i cen jednostkowych wskazanych w formularzu cenowym. 2. BGK rozliczy się z Wykonawcą w oparciu o ceny jednostkowe zgodne z faktycznym wykorzystaniem poszczególnych elementów zmiennych ujętych w formularzu cenowym (2). Formularz cenowy stanowi załącznik nr 2 do umowy. Podane w formularzu cenowym ceny obejmują wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotowego zamówienia. 3. Łączne (maksymalne) wynagrodzenie Wykonawcy za realizację całego zamówienia (elementy stałe + elementy zmienne) nie przekroczy kwoty zł brutto (słownie:. zł../100 groszy). (zgodnie ze złożoną ofertą.) 4. Wynagrodzenie, ustalone w sposób, o którym mowa powyżej w ust. 1, płatne będzie przelewem bankowym, w terminie 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury w dwóch ratach: a) I rata jako przedpłata w wysokości: 80% całości oszacowanej wartości elementów stałych oraz 50% oszacowanych elementów zmiennych ujętych w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy, płatna po podpisaniu Umowy w terminie 14 dni od daty dostarczenia do centrali BGK prawidłowo wystawionej faktury pro-forma, na rachunek bankowy Wykonawcy w Banku... nr.. b) II rata w wysokości 20% pozostałych kosztów ujętych jako elementy stałe oraz 50% łącznych kosztów ujętych jako elementy zmienne. 5. Za dzień dokonania płatności przyjmuje się dzień złożenia polecenia przelewu przez BGK. 6. Zwłoka w płatności, o których mowa w ust. 4, może spowodować naliczanie odsetek ustawowych, za każdy dzień zwłoki. 7. BGK upoważnia Wykonawcę do wystawienia faktury VAT bez potwierdzenia odbioru faktury przez BGK. 4
8. Podstawą wystawienia faktury końcowej (II rata) jest przekazanie BGK sprawozdania z realizacji obowiązków przez Wykonawcę wynikających z Umowy, o których mowa w 2 i 3 Umowy podpisanego przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy oraz przyjęcie przez BGK ww. sprawozdania bez zastrzeżeń. Przyjęcie sprawozdania przez BGK nastąpi pisemnie przez osobę upoważnioną do reprezentowania BGK -. -.. 8. Zasady odpowiedzialności odszkodowawczej 1. Jeżeli w toku wykonywania Umowy zostaną stwierdzone przez BGK przypadki niewykonania bądź nienależytego wykonania usługi, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca, BGK przysługuje prawo żądania obniżenia wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy zgodnie ze złożoną ofertą, proporcjonalnie do zakresu niewykonania bądź nienależytego wykonania danej usługi w stosunku do warunków określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia i ofercie Wykonawcy. 2. W trakcie realizacji Umowy wszelkie zastrzeżenia do świadczonych usług BGK będzie miał prawo zgłaszać Wykonawcy. Wykonawca zobowiązuje się do rozpatrzenia zgłaszanych reklamacji i bieżącego korygowania świadczonych usług. 3. Strony wyznaczają osoby upoważnione do bieżących kontaktów związanych z realizacją Umowy, w tym do składania reklamacji i ich przyjmowania: Wykonawca: a), tel. (..)., email: b), tel. (..)., email: 5
BGK: a) Mateusz Jeżykowski, tel. (22) 522 92 02, 797 020 614 mateusz.jezykowski@bgk.com.pl b) Monika Jankowska, tel. (22) 522 94 25, 508 212 014 monika.jankowska@bgk.com.pl 4. W przypadku, gdy Wykonawca nie zrealizuje usług zgodnie z Umową w terminie określonym w Umowie zobowiązany jest do zapłaty na rzecz BGK kary umownej w wysokości 25 % wynagrodzenia określonego w 7 ust. 3 Umowy. 5. Kara umowna zostanie zapłacona przez Wykonawcę w terminie 14 dni od powiadomienia BGK o okolicznościach określonych w ust. 4. 6. BGK zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych w przypadku poniesienia szkody przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary. 9. Postanowienia końcowe 1. Niniejsza Umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania przez obie Strony. 2. Wykonawca oświadcza, że objął na swój koszt ochroną ubezpieczeniową (w zakresie ubezpieczeń OC i NW) osoby, którymi posłuży się przy realizacji umowy. 3. Wykonawca oświadcza, że posiada polisę ubezpieczeniową OC w zakresie ryzyk wynikających z prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. 4. Wszelkie zmiany do niniejszej Umowy mogą nastąpić za zgodą obydwu Stron w sytuacjach określonych w niniejszej Umowie i wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Wystąpienie którejkolwiek z okoliczności wskazanych w niniejszym paragrafie nie stanowi zobowiązania Stron do wprowadzenia zmiany. 6. Zamawiający dopuszcza najpóźniej dwa tygodnie przed rozpoczęciem spotkania możliwość zmiany terminu organizacji spotkania na późniejszy, jeżeli uzasadnione to będzie okolicznościami leżącymi po stronie Zamawiającego w szczególności warunkami organizacyjnymi 7. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian w Umowie dotyczących: a) doprecyzowania zasad współpracy pomiędzy stronami, b) wyspecyfikowanego w Opisie przedmiotu zamówienia menu. W takim przypadku Strony ustalą opis ww. elementu przedmiotu zamówienia z zastrzeżeniem, że muszą to być produkty porównywalne (tj. nie gorsze) niż pierwotnie wyspecyfikowane w Opisie przedmiotu zamówienia oraz z zastrzeżeniem, że ceny za te produkty podane w formularzu cenowym nie mogą ulec zmianie. 6
8. Nie stanowi zmiany umowy w rozumieniu art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych w szczególności: a) zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną Umowy, b) zmiany danych teleadresowych, zmiany osób wskazanych do kontaktów miedzy Stronami, c) zmiany pozostałych postanowień umowy nie stanowiące treści oferty Wykonawcy. 9. Spory wynikłe na tle wykonania niniejszej Umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby BGK. 10. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 11. Niniejsza Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Załączniki: nr 1 Opis Przedmiotu Zamówienia nr 2 Formularz cenowy nr 3 Oferta Wykonawcy BGK WYKONAWCA 7