Część B3 wniosku: Implementacja Gliwice, 24.06.2014 Agnieszka Wyżgolik
B3 Implementation 3.1 Work plan work packages, deliverables and milestones 3.2 Management structure and procedures 3.3 Consortium as a whole 3.4 Resources to be committed
3.1 Plan Pracy Ogólna struktura planu pracy Umiejscowienie pakietów w czasie (Gannt) Szczegółowy opis pracy: o Pakiety pracy szczegółowy opis (tabela 3.1 a) o Lista pakietów pracy (tabela 3.1 b) o Lista rezultatów deliverables (tabela 3.1 c) Graficzna prezentacja zależności między pakietami
Work Packages Pakiety pracy podział projektu na zadania, logiczna konstrukcja ustalenie liderów pakietów pracy i alokacja czasu i zasobów Obowiązkowe pakiety: omanagement - zarządzanie konsorcjum (administracyjne) opromocja i wykorzystanie/upowszechnianie wyników Dissemination and exploitation Communication activities (możliwy jeden pakiet ) liczba WP proporcjonalna do skali projektu projektu i planowanych zadań pakiety pracy dzielimy na zadania tasks Opisz na tyle szczegółowo, aby oceniający mógł określić czy alokacja środków jest proporcjonalna do pracy
Management 1 2 3 SUT MIK ElKOR 20 2 2 Flawless execution of the proposed research workplan. T.1 Management Borad meetings (M6,12,24) The coordinator will be responsile for. D.1.1 Kick-off meeting (M2)
Lista pakietów pracy 1 2 3 Management Development of nutritional ingidients In vivo testing 1 3 2 SUT UNIMO ELPRO 30 60 20 1 3 15 60 25 30
Deliverables SMART Specific, Measurable, Achievable Realistic Targets Deliverable means a distinct output of the project, meaningful in terms of the project's overall objectives and constituted by a report, a document, a technical diagram, a software etc. R: Document, report (excluding the periodic and final reports) DEM: Demonstrator, pilot, prototype, plan designs DEC: Websites, patents filing, press & media actions, videos, etc. OTHER: Software, technical diagram, etc.
Szczegółowy (Specific) - jasno sprecyzowany + Co chcesz osiągnąć? Po co chcesz to osiągnąć? Jak chcesz to osiągnąć? TAK prototyp bezzałogowego samolotu NIE Silnik (jaki, do czego?) SMART Deliverables Mierzalny (Measurable) - cel musi być możliwy do zmierzenia, aby móc stwierdzić czy został osiągnięty, czego nie da się zmierzyć, nie można osiągnąć. Skąd będzie wiadomo, że cel został osiągnięty? - TAK Obniżenie kosztów produkcji energii (o 10% w stosunku do istniejących rozwiązań) -NIE Podniesienie potencjału (jakie wskaźniki opisują potencjał?) Osiągalny (Attainable/Achievable) taki aby jego osiągnięcie było ambitne, ale osiągalne poprzez kroki zaplanowane w projekcie. Nie przesadzajmy z wielkością celu ale musimy go tak opisać aby był ciekawy, inspirujący i pobudzający do działania; -NIE poprawa jakości życia osób starszych -TAK prototyp mobilnego urządzenia (do kontroli parametrów pacjentów leczonych kardiologicznie) Realny ambitne ale ich osiągnięcie musi być realne. - Uzyskam patent na nową recepturę NIE - Złożę wniosek patentowy na nową recepturę TAK Terminowy - cele są ograniczone ramami czasowymi - W ramach projektu produkcja zostanie wdrożona w mojej firmie - NIE - W ramach projektu wybuduję instalację pilotażową - TAK
Źródło: Projekt EDIPAC http://www.kpk.gov.pl/pliki/ 11248/edipac_internet%201 20.pdf
Diagram Perta WP 1 Management WP Leader: 1 Partners: All WP 2 Data collection WP Leader: 3 Partners: 3, 2 WP 7 Helpdesk WP Leader: 2 Partners: 2,1 WP 5 Website WP Leader: 4 Partners: 4,3 WP 3 Conference WP Leader: 1 Partners: 1,2,3,4,5 WP 4 Workshop WP Leader: 5 Partners: 5,2 WP 6 E-newsletter WP Leader: 5 Partners: 5,2,3 WP 8 Dissemination and Use Plan WP Leader: 4 Partners: All
Diagram Perta
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Wykres Gantta Harmonogram - przedstawia zadania na osi czasu Dowolna skala (miesiące, kwartały ) bez podawana dokładnych miesięcy Logiczna struktura przejścia miedzy zadaniami Pamiętaj będziesz rozliczany z rezultatów osiągniętych w danym czasie Workpackage descriptions Gannt's Chart Duration Year 1 Year 2 WP 1 T.1.1. Creation of questionnaire for interested institutions M 1.1 T.1.2. ECOnetus Project presentation M.1.2 T.1.3.Creation of Partner's Database M 1.3 T.1.4. Creation of Electronic Catalogue M 1.4 WP2 T.2.1.Promotion of ECOnetus brokerage meetings M.2.1 T.2.2. 6 Brokerage meetings and working groups forming M.2.2. WP3 T.3.1. 2 two-days workshops M.3.1. WP4 T.4.1. 6 workshops for subtopic groups M 4.2 T.4.2. Assistance of SAG and AG M.4.1. WP5 T.5.1. Closing conference M.5.3 T.5.2. WebPage with electronic catalogue M.5.1. T.5.3. Paper version of the catalogue M.5.2. WP6 T.6.1. Consortium agreement preparation M.6.1. T.6.2. Project management M.6.2. M.6.3 M 1.1. SAG and AG conclusions for questionnaire contents M 1.2. Questionnaires collection M 1.3. EcoDatabase launching M 1.4. Creation of 6 subtopics groups M.2.1. Leaflets with basic information about ECOmplete network and dates of brokerage events and its distribution M.2.2. 6 Brokerage meetings with net- and consultation-meetings and working groups forming for all subtopics M 3.1. 25 experts from ACC countries Contact Points trained in the field of negotiations, contracts and management M 4.1. Trained researchers, project partners and industrial units representatives. M 4.2. Feedback from the participants after the first 2 days of the workshop, their suggestions and needs. M 5.1. ECOnetus WebPage with interactive database M 5.2. Paper version of the potential partners catalogue M 5.3. Closing conference M 6.1. Signed consortium agreement M 6.2. Periodic Progress Report M.6.3. Final Report well prepared proposals for deadline RTD projects within 7th Framework Programme and other European joint research
3.2 Zarządzanie i procedury struktura organizacyjna (wykres) i sposób podejmowania decyzji - strategia i struktura zarządzania musi odpowiadać wielkości i złożoności projektu, jasno sprecyzowany zakres odpowiedzialności kamienie milowe (tabela 3.2 a) zarządzanie innowacjami (jeśli dotyczy) koordynator ds. naukowych i administrator projektu ryzyko związane z implementacją, środki zaradcze (tabela 3.2 b)
Struktura organizacyjna Project Coordinator Advisory Board Złożona z ekspertów w danej dziedzinie nie koniecznie z reprezentantów partnerów projektu oceniających funkcjonalność projektu Exploitation Bord Exploitation Bord (członkowie to np. reprezentanci partnerów przemysłowych odpowiedzialnych za pakiet Dissemination) Steering Commitee (członkowie to np. reprezentanci partnerów, liderzy pakietów pracy) Work Package 1 Work Package 2 Work Package 3 Work Package Lider. Monitoring and reporting progress will be carried out through a series of reports and meetings, including regular visits by the Project Coordinator to Task Leaders or Research locations. Technical meetings will take place every 3 months, with representatives of the partners involved in the current activities for that period.
3.2 Struktura - przykład The project management will be focused on: (1) creating the necessary governance structure for an effective project direction and management; (2) performing the financial, legal, administrative and technical coordination; (3) establishing the communication flows and methods for reporting, progress monitoring, and quality assurance; (4) management of knowledge and intellectual property; (5) promoting the gender equality; and (6) networking with other related projects, networks and construction/energy platforms and initiatives. Measures for avoiding risks related to financial, legal, administrative and technical coordination will be established from the beginning of the project and contingency plans will be ready to be launched when necessary. Project Coordinator is responsible for leading Management Structure and chairing the General Assembly (decision-making body) and Steering Committee (execution body). The Coordinator will be responsible for the overall management and will be supported by the Steering Committee in aspects related to progress monitoring and project coordination.
Milestones software fully operational Software package for demonstrators implementation available Środki weryfikacji. Np.: prototyp działa w warunkach laboratoryjnych; oprogramowanie ocenione przez grupę docelową; dane zebrane ich jakość zweryfikowana Milestones punkt kontrolny w projekcie. Milestones may correspond to the completion of a key deliverable, allowing the next phase of the work to begin. They may also be needed at intermediary points so that, if problems have arisen, corrective measures can be taken. A milestone may be a critical decision point in the project where, for example, the consortium must decide which of several technologies to adopt for further development.
Ryzyko Krytyczne czynniki ryzyka Pomocna analiza ryzyka na uczelni Czynniki: administracyjne, finansowe, ludzkie ale przede wszystkim technologiczne Trudności w dostępie do danych publicznych niezbędnych do badań Zła jakość otrzymanych danych Testowane substancje tracą właściwości po obróbce cieplnej
Zarządzanie innowacją Specjalność naukowa, wprowadzane przedsiębiorstwach
3.3 Konsorcjum opis partnerów jako grupy działającej wspólnie aby osiągnąć założone cele jasno przedstawić jak poszczególni partnerzy uzupełniają się nawzajem i co każdy z nich wnosi do projektu wykazać że dobór partnerów ma na celu jak najlepsze wykonanie zadań w projekcie opisz udział przemysłu/ partnerów komercyjnych, który zapewni właściwe wykorzystanie rezultatów projektu kraje trzecie uzasadnienie udziału Umiejętność Partner Rola partnera Sieci informatyczne Partner 2 zaprojektowanie systemu Partner 4 zagadnienia prawne Portal....
Konsorcjum VS
Konsorcjum Partnerzy niezbędni do prowadzenia badań, MŚP dążące do rozwoju, o komplementarnych obszarach ekspertyzy Dostosuj partnerów do idei i celów projektu nie na odwrót; Poznaj partnerów osobiście ważne zaangażowanie; Dobierz partnerów tak, aby uniknąć przyszłych konfliktów interesów Koordynator musi mieć kompetencje i zasoby aby zapewnić płynną koordynację musi mieć doświadczenie
Najwięcej dofinansowania z 7.PR otrzymały: -Niemcy; -Francja; -Wielka Brytania.
B 3.3. Konsorcjum Sub-contracting There are a few parts of the project, which have to be subcontracted by bodies out of the project partners, including: catering during the workshops, website and database creation, printing of dissemination materials and catalogue Potential of Russian institutions and co-operation opportunities within FP7 theme NMP. All the subcontracting services will be taken on a base of competitive offers considering its price, quality and attractiveness in comparison to the other market proposals.
Przykład The Consortium was designed to fulfil the following requirement of the call: to achieve a fair level of participation for African countries in collaboration with their European partners. In fact, the Consortium is a well balanced representation of the two continents, consisting of 5 European and 4 African partners. Then the topic, relevant for micro-enterprises and SMEs, aroused the interest of some enterprises; based on their characteristics and expertise two SMEs, one from Africa and one from Europe, have been selected and involved in project. Moreover the African partners X and Y are international organizations rooted in many African States and connected with several micro-enterprises and SMEs that could be interested to commercialize the technologies chosen and optimized, in this project, for the African contest. All the partners will bring in special expertise that will be used by other consortium partners. In details:.
Tabela osobomiesięcy (3.4 a) Tabela z innymi kosztami (3.4 b) 2.4 Zasoby opisujemy budżet na tyle szczegółowo, aby dało się ocenić czy ilość zasobów jest proporcjonalna do pracy w zgodzie z danymi z części A3 i tabeli 2.3d należy wymienić główne koszty należy opisać wszystkie zasoby, które będą użyte do realizacji projektu, w tym wkład własny jeżeli występuje plan finansowy dla projektu szacowany i elastyczny Dobrze skomponowany budżet jest podstawą do sprawnej realizacji projektu
Osobomiesiące
Inne koszty Tabela 3.4.b Inne koszty bezpośrednie (podróże, sprzęt, infrastruktura, towary i usługi, duża infrastruktura badawcza) Proszę wypełnić poniższą tabelę dla każdego uczestnika, jeżeli suma kosztów 'podróży', 'sprzęt' i 'towarów i usług " przekracza 15% kosztów personelu dla tego uczestnika Participant Number/Short Name Travel Equipment Other goods and services Total Cost ( ) Justification Tabela dla wszystkich uczestników deklarujących koszty dużej infrastruktury badawczej na podstawie art 6.2 GA, niezależnie od procentu kosztów osobowych. Participant Number/Short Name Large research infrastructure Cost ( ) Justification
Kategorie budżetowe
Podstawy prawne Umowy grantowe przygotowano z komentarzami i wyjaśnieniami zastąpi to dotychczasowy Financial guidelines Annotated model grant agreement
Koszty kwalifikowalne realne, poniesione przez beneficjenta (przetrzymywane do 2 lat od otrzymania ostatniej transzy z KE balance payment) poniesione w czasie trwania projektu (wyj. koszty przygotowania raportu końcowego oraz wydania świadectwa kontroli do 60 dni po zakończeniu realizacji projektu) wymienione jako koszty kwalifikowalny w budżecie szacunkowym projektu niezbędne do realizacji celów projektu, oszacowane w Aneksie I do kontraktu przyporządkowane bezpośrednio do projektu, zaksięgowane w księgach rachunkowych wykonawcy, który je poniósł, racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami i zarządzania, w szczególności w zakresie gospodarki i efektywności tj. ekonomicznie uzasadnione zgodne z zasadami krajowymi
Koszty niekwalifikowalne koszty odnoszące się do zwrotu z inwestycji kapitałowych długi i koszty obsługi długów rezerwy na poczet przyszłych ewentualnych strat lub wierzytelności należne odsetki zbędne lub nieprzemyślane wydatki ujemne różnice kursowe koszty bankowe naliczane przez bank beneficjenta do transferów z Komisji, Agencji, podatek VAT, który możemy odzyskać koszty poniesione w okresie zawieszenia realizacji działań
Budżet 1. We wniosku estimated budget = Aneks 2 do GA 2. Szacowany podział budżetu może być zmieniany przez transfery kwot między beneficjentów lub pomiędzy kategoriami budżetowymi (lub oba). Nie wymaga to zmiany zgodnie Artykułem 55, jeśli jest realizowane działanie opisane w Aneksie 1 GA. Wyj. Therefore, the transfer of budget intended to increase the eligible costs under the budget category subcontracting (due to an additional subcontract) is considered as reflecting a significant change in Annex 1and would normally require an amendment UWAGA NA ZAPISY W UMOWIE KONSORCJUM!!!!!
Budżet 3. Kategorie budżetowe (Art. 6.2 GA) w tabeli w Aneksie 2 do GA: A. Koszty personelu; B. Inne koszty bezpośrednie: Koszty podróży ; Koszty amortyzacji sprzętu trwałego; Koszty innych usług i materiałów materiały, dobra, aparatura, oprogramowanie w inwentaryzacji wykonawcy nie stanowią sprzętu trwałego; usługi audytu, tłumaczeń itp.. C. Podwykonawstwo; - zlecenie prac z aneksu I, których konsorcjum nie jest w stanie wykonać własnymi siłami; Zakup dóbr i usług np. audyt, tłumaczenia, promocja, catering nie są podwykonawstwem i nie pomniejszają kosztów pośrednich D. Koszty udzielenia wsparcia finansowego osobom trzecim (jeśli ma zastosowanie opcja); E. Wkład rzeczowy do projektu nie związany z siedzibą beneficjenta F. Koszty pośrednie (0,25*{A+B-E}) G. Specjalne jednostkowe/ryczałtowe koszty obejmujące koszty bezpośrednie i pośrednie np. koszty osobowe właścicieli MŚP nie otrzymujących wynagrodzenia lub zryczałtowane zatwierdzone koszty osobowe
A. Koszty osobowe Kosztem kwalifikowanym mogą być: Koszty umowy o pracę (lub równoważnym np. akt mianowania) związane z personelem pracującym dla beneficjenta składki na ubezpieczenia społeczne, podatki i inne koszty zawarte w wynagrodzeniu, jeżeli wynikają one z prawa krajowego lub umowy o pracę (lub równoważnego aktu powołującego) Wskazanie, że osoba pracuje dla projektu (he/she must be assigned to the action) Dla non-profit kwalifikowane jest również dodatkowe wynagrodzenie jeśli: jest częścią zwyczajowych praktyk w zakresie wynagrodzeń beneficjenta i jest wypłacana w sposób spójny; kryteria stosowane do obliczania płatności uzupełniających są obiektywne i powszechnie stosowane przez beneficjenta, bez względu na źródło finansowania jeżeli osoba pracuje w pełnym wymiarze godzin i wyłącznie w projekcie w ciągu całego roku ograniczenie do 8 000 ; jeżeli osoba pracuje w niepełnym wymiarze czasu lub nie w całym roku - proporcjonalnie kwotę 8 000 (Około 666,66 euro miesięcznie, 4,27 euro/godzinę.
B. Inne koszty bezpośrednie Inne koszty (poza osobowymi i podwykonawstwem) ponoszone przez beneficjentów w związku z realizacją projektu. Trzy podstawowe grupy: Koszty podróży Koszty zakupu dóbr i usług Koszty amortyzacji
Zakup dóbr i usług Rozróżnienie : Podwykonawstwo związane z działaniami z aneksu I Zakup dóbr i usług np. audyt, tłumaczenia, promocja, catering nie są podwykonawstwem i nie pomniejszają kosztów pośrednich Costs of other goods and services - zakup materiałów i drobne usługi niebadawcze Kwalifikowane jeżeli: (a) Zakupione w związku z realizacją projektu zgodnie z zasadami art. 10 (zam. publiczne) (b) Wkład rzeczowy zgodnie z art. 11 (contribution in-kind) Np. materiały, surowce, zapasy, koszty dysyminacji i publikacji, koszty ochrony praw własności intelektualnej, audyt itp..
C. Podwykonawstwo Jeżeli spełnia ogólne warunki rzeczywistych kosztów kwalifikowalnych (tj. poniesione w czasie trwania projektu, niezbędne, związane z projektem); zostały poniesione na podwykonawstwo zadań działań opisanych w Aneksie 1 Dodatkowe warunki kwalifikowalności określone w art. 13 zostały spełnione koszty podwykonawstwa poniesione na udzielenie ponadnarodowego lub wirtualnego dostępu do infrastruktury badawczej (Transnational access) : Dodatkowe warunki kwalifikowalności określone w art. 16 muszą być spełnione. Podwykonawca to strona trzecia (niewymieniona w umowie o grant) która zatrudniona jest do realizacji zadań projektu przez beneficjenta będącego stroną umowy o grant. Zlecane mogą być te zadania, które nie mogą zostać poprowadzone przez samego beneficjenta lub efektywniejsze jest zatrudnienie podwykonawcy.
D. Koszty udzielenia wsparcia finansowego osobom trzecim (jeśli dotyczy) Minimalne warunki, które muszą być dołączone do wniosku/spełnione : (a) max. kwota dofinansowania strony trzeciej to EUR 60 000 chyba, że większa kwota jest niezbędna, aby osiągnąć cele opisane w Aneksie 1 (b) Dołączyć kryteria wyliczania dokładnej kwoty wsparcie strony trzeciej; (c) Dołączyć rodzaje czynności, które kwalifikują się do wsparcie finansowego na podstawie zamkniętej listy; (d) Ludzie lub kategorie personelu, którzy mogą otrzymać finansowanie, (e) Kryteria przyznawania wsparcia finansowego. Beneficjenci muszą upewnić się, że KE, Audytorzy (ECA) i OLAF będą mieli prawo wykonywać swoje obowiązki w stosunku (egzekwować obowiązki) do stron trzecich w takim samym stopniu jak dla beneficjentów. Np. Profesor pracujący z ramienia uczelni płacony jest bezpośrednio przez Ministerstwo, które staje się stroną trzecią.
F. Koszty pośrednie 25% ryczałtowa stawka dla wszystkich kosztów bezpośrednich z wyłączeniem kosztów podwykonawstwa oraz kosztów udzielenia wsparcia finansowego osobom trzecim minus wkład rzeczowy do projektu nie związany z siedzibą beneficjenta 25%*(koszty personelu+inne koszty-wkład rzeczowy stron trzecich)
Inne kwestie: Brak wymogu rejestracji czasu pracy dla osób zatrudnionych wyłącznie do realizacji projektu. Wystarczy oświadczenie potwierdzające, że dana osoba wykonywała pracę wyłącznie w ramach projektu. Audyt zewnętrzny: jedynie w momencie sporządzania końcowego sprawozdania w sytuacji, gdy żądane z KE dofinansowanie jest wyższe lub równe 325 000 EURO
Ocena projektu In Horizon 2020, there will very limited scope for recommending improvements to proposals (including improvements on the budget). In particular, proposals with an inflated budget, taking into account cost efficiency considerations, should receive a lower score. S/T Quality: Scientific and/or technological excellence (relevant to the topics addressed by the call) Soundness of concept, and quality of objectives Progress beyond the state-of-the-art Quality and effectiveness of the S/T methodology and associated work plan Impact: Potential impact through the development, dissemination and use of project results Contribution, at the European (and/or international] level, to the expected impacts listed in the Work Programme under the relevant topic/activity) Appropriateness of measures for the dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property. Implementation Appropriateness of the management structure and procedures Quality and relevant experience of the individual participants Quality of the consortium as a whole (including complementarity, balance) Appropriateness of the allocation and justification of the resources to be committed (staff, equipment...)
B3 - Najczęściej pojawiające się uwagi Na podstawie niejasno opisanego planu pracy nie da się ocenić, czy zastosowane zasoby są odpowiednie, nie jest opisane, w jaki sposób projekt będzie realizowany, kluczowe badania zostały zlecone na zewnątrz, rażąco nierównomierne obciążenie pracą partnerów, mało przekonujący plan pracy (nie wiadomo, czy doprowadzi do zakończenia projektu sukcesem). Brak doświadczonych partnerów, wśród partnerów brak lidera z doświadczeniem, niejasny/niewystarczający opis partnerów, brak partnerów z przemysłu, brak odbiorców końcowych, fikcyjny partner przemysłowy, brak wśród partnerów SME, które mogłoby sprawdzić rezultaty projektu, zbyt niskie kompetencje partnerów w porównaniu do założeń projektu, zbyt wielu partnerów. Plan rozpowszechniania i wykorzystania uzyskanej w projekcie wiedzy nie uzasadnia zastosowanych zasobów. Opisane procedury zarządzania są niewystarczające dla pełnej realizacji projektu, słaba, nieprzekonująca struktura zarządzania, nieopisane zarządzanie wiedzą, nieuzasadniony wkład wielu partnerów w zarządzanie projektem, słaba kontrola nad przebiegiem realizacji, zbyt ogólnikowy opis zarządzania.
Oceny ekspertów - błędy The role of result x is not clear therefore does not have a significant impact; Project does not convincingly demonstrate it s wide impact because the overall strategy lacks details; No sufficient detail and evidence that the project will deliver the desired impact; No measures for verifying the impact have been specified; Described very generally and briefly more figures required; Potential impact is limited; Impact on the ERA not clearly presented; Topic and aims of semiar ( ) not explained; European dimension not clearly addressed; Support to the EU policies not sufficiently described; Poorly integrated in the project ambition; Dissemination not well planned, limited to Internet and brochures; No traditional measures such as website, scientific papers, workshops, mass media; No clear vision on the sustainable effects;