WYTYCZNE DOTYCZĄCE ZASAD I TRYBU WYKONYWANIA CZYNNOŚCI

Załącznik do Zarządzenia Nr 120.Z.24.2015 Burmistrza Miasta Nowy Targ z dnia 30 września 2015 r. WYTYCZNE DOTYCZĄCE ZASAD I TRYBU WYKONYWANIA CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH W URZĘDZIE MIASTA NOWY TARG Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Niniejsze zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasady obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Nowy Targ, inne niż określone w rozporządzeniu, dotyczą ogółu spraw załatwianych w Urzędzie Miasta Nowy Targ. 2. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy. 3. W postępowaniu z dokumentami finansowo-księgowymi mają zastosowanie uregulowania ujęte w instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych. 2 1. Ilekroć jest mowa o: 1) Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Miasta Nowy Targ; 2) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć jeden z wydziałów, referatów lub samodzielne stanowisko określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu; 3) Instrukcji kancelaryjnej - należy przez to rozumieć instrukcję kancelaryjną ustaloną Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz. U. Nr 14 poz.67) 4) Kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć odpowiednio Naczelnika Wydziału, Kierownika Referatu lub samodzielne stanowisko w Urzędzie Miasta Nowy Targ; 5) BOM - należy przez to rozumieć Biuro Obsługi Mieszkańców, które pełni również funkcję kancelarii ogólnej, 6) Podpisie należy przez to rozumieć wyraźny, czytelny podpis składający się z imienia i nazwiska lub odręczne odzwierciedlenie nazwiska uzupełnione pieczęcią imienną podpisującego; 7) Parafie należy przez to rozumieć indywidualny znak graficzny pozwalający bezpośredniemu przełożonemu zidentyfikować pracownika, który złożył parafę; 8) Sekretariacie - należy przez to rozumieć Sekretariat Burmistrza. 2. Definicję pozostałych określeń zawiera 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. 3 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw jest system tradycyjny (papierowy). 2. Proces dokumentowania spraw w systemie tradycyjnym wspomagany jest systemem intradok (dalej intradok). 3. Dla wszystkich spraw rejestrowanych i prowadzonych w systemie tradycyjnym, system intradok stanowi wspomagające narzędzie informatyczne służące do: 1) rejestracji przesyłek wpływających, 2) rejestracji przesyłek wychodzących, 3) prowadzenia spisów spraw i rejestrów kancelaryjnych, które są następnie drukowane

i odkładane do właściwych teczek, 4) odnotowywania zakończenia sprawy i zamieszczania skanu dokumentu kończącego sprawę, 5) dekretacji pism, przenoszonej następnie na dokumenty papierowe w postaci dekretacji zastępczej. 4. System intradok może być wykorzystywany jako wspomagające narzędzie informatyczne służące do akceptacji (uzgadniania, opiniowania) pism wytwarzanych w systemie tradycyjnym, w szczególności pism wysyłanych następnie do adresata w postaci elektronicznej. Treść akceptacji dokonanej w takim przypadku w systemie intradok jest następnie przenoszona na dokumenty papierowe. 5. Dla dokumentacji nietworzącej akt spraw ust. 1-4 stosuje się odpowiednio. 4 Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek, 1) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych, 2) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 3) przyjmowanie i nadawanie faksów, obsługa poczty elektronicznej, itp., 2) udzielanie informacji i wyjaśnień interesantom, a w razie potrzeby - kierowanie ich do właściwych wydziałów, referatów lub stanowisk pracy. Rozdział II Przyjmowanie korespondencji 5 1. Korespondencję wpływającą do urzędu przyjmuje: 1) Biuro Obsługi Mieszkańców, które prowadzi rejestr kancelaryjny korespondencji wpływającej, przyjmuje korespondencję: a) od klientów, b) z poczty, c) od kurierów (gońców), d) elektroniczną przesłaną e-mailem na konto umnt@um.nowytarg.pl e) przesłaną na konto epuap. 2) Sekretariat przyjmuje: a) korespondencję przesyłaną faxem lub pocztą elektroniczną (adres sekretariat@um.nowytarg.pl); b) oferty do konkursów i przetargów - umieszczając na ofercie datę i godzinę wpływu oferty oraz kolejny numer - po upływie wymaganego terminu składania ofert przekazuje je sekretarzowi komisji lub upoważnionemu pracownikowi; 3) pracownicy merytoryczni przyjmują podania składane do protokołu, odnotowując datę przyjęcia, a następnie przekazują je naczelnikowi wydziału; 4) Urząd Stanu Cywilnego - posiadający swoją pieczęć wpływu - w zakresie wniosków załatwianych od ręki ; 5) Wydział Spraw Społecznych - w zakresie wniosków składanych na specjalnych formularzach, tj.: a) zgłoszenie pobytu czasowego, b) zgłoszenie pobytu stałego, c) zgłoszenie wymeldowania z pobytu czasowego, d) zgłoszenie wymeldowania z pobytu stałego, e) zgłoszenie emigracji czasowej, f) wniosek o wydanie zaświadczenia na podstawie danych, zgromadzonych w ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, g) wniosek o wydanie dowodu osobistego.

2. Biuro Obsługi Mieszkańców otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem: 1) korespondencji noszącej znamiona korespondencji prywatnej, którą przekazuje adresatom; 2) adresowanych do Przewodniczącego Rady Miasta, które przekazuje do biura Rady Miasta; 3) adresowanych do Burmistrza Miasta, pochodzących z nadrzędnych jednostek kontrolnych (NIK, RIO); 4) zastrzeżonych i poufnych, które przekazuje do tajnej kancelarii; 5) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem; 6) adresowanych do Urzędu Stanu Cywilnego, które przekazuje Kierownikowi USC. 6 1. Przesyłki wpływające do Urzędu w postaci papierowej są skanowane, za wyjątkiem mających: 1) rozmiar strony większy niż A3 2) liczbę stron większą niż 50, 3) nieczytelną treść, 4) postać inną niż papierowa (np.: płyta CD, przedmiot), 5) postać lub formę niemożliwą do skanowania (np.: książka, dokumenty zbroszurowane). 2. W przypadku, gdy przesyłkę stanowi dokumentacja techniczna, mapy, umowy, skanowaniu podlega tylko wniosek lub pismo przewodnie. 3. W przypadku, gdy przesyłkę stanowi tytuł wykonawczy, skanowaniu podlega tylko pismo przewodnie lub pierwsza strona tytułu wykonawczego. 4. W przypadku, gdy przesyłkę stanowi oferta pracy lub oświadczenie majątkowe, skanowaniu podlega tylko pierwsza strona przesyłki. 7 W okresie pilotażu nie tworzy się składów chronologicznych. Całość dokumentacji przechowywana jest przez pracowników merytorycznych na stanowiskach pracy. 8 Znak sprawy dla dokumentacji elektronicznej tworzy się z użyciem akronimu komórki organizacyjnej, symbolu teczki, numeru sprawy i czterech cyfr oznaczenia roku, ewentualnie również numeru podteczki. 9 Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych i pracowników samodzielnych stanowisk pracy do zapewnienia nadzoru nad realizacją zadań w poszczególnych komórkach organizacyjnych z wykorzystaniem systemu intradok, a w szczególności do: 1) rejestracji przesyłek wpływających do komórki organizacyjnej, dekretacji, rejestracji korespondencji wychodzącej, a także prowadzenia spisów spraw i rejestrów kancelaryjnych, które następnie będą drukowane i odkładane do właściwych merytorycznie teczek, 2) kontroli poprawności dokumentowania i przebiegu załatwiania spraw w systemie intradok, ze szczególnym uwzględnieniem terminowości załatwianych spraw, 3) bieżącej współpracy z koordynatorem czynności kancelaryjnych, o którym mowa w 35 ust.1. Rozdział III Przeglądanie i przydzielanie korespondencji oraz wewnętrzny obieg akt 10 1. Kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści, opatruje pieczęcią, nadaje numer z rejestru korespondencji w systemie intradok i dekretuje do poszczególnych komórek organizacyjnych.

2. Kancelaria rejestruje przesyłki w systemie intradok, za wyjątkiem faktur, rachunków i not księgowych, które rejestruje oddzielnie w rejestrze papierowym. 3. Zadekretowaną w systemie intradok korespondencję kancelaria przekazuje kierownikowi komórki organizacyjnej lub upoważnionemu pracownikowi za potwierdzeniem odbioru w systemie intradok. 4. Korespondencję skierowaną do Burmistrza Miasta, kancelaria opatruje pieczęcią wpływu, rejestruje w systemie intradok i przekazuje do Sekretariatu. Korespondencja zadekretowana przez Burmistrza przekazywana jest za potwierdzeniem w systemie intradok na merytoryczne stanowiska pracy. 5. Jeżeli nie można ustalić komórki merytorycznej dla załatwienia sprawy, której dotyczy korespondencja, korespondencję taką przekazuje się Sekretarzowi Miasta, który wskazuje komórkę merytoryczną. 11 1. Wymiana korespondencji pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu odbywa się za pośrednictwem Naczelników lub pracowników. W przypadku, gdy istnieje potrzeba potwierdzenia przekazania przesyłki, dokonywane jest ono na przesyłce, przez adnotację otrzymałem dnia" oraz złożenie podpisu przez pracownika odbierającego. Jeżeli sprawa prowadzona jest w systemie intradok, wymiana korespondencji między komórkami organizacyjnymi również następuje w systemie intradok. 2. Obieg dokumentów rodzących skutki finansowe związane z wykonywaniem przez urząd zadań (faktury, rachunki, upomnienia, wyroki sądowe, itp.) określa instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych. 3. Dokumenty rodzące skutki finansowe związane ze stosunkiem pracy pracowników (zwolnienia lekarskie, wnioski i karty urlopowe, skierowania i faktury za szkolenia itp.) kierowane są w pierwszej kolejności do pracownika prowadzącego sprawy kadrowe, który po dokonaniu kontroli wewnętrznej tych dokumentów przekazuje je niezwłocznie do Wydziału Finansowego. 4. Kopie dokumentów, które powstają w wydziałach merytorycznych (umowy najmu, dzierżawy, użyczenia, decyzje o nadaniu numerów porządkowych nieruchomości, potwierdzenia zgłoszenia wykonywania działalności gospodarczej, itp.) posiadające w swojej treści informacje, które mogą być wykorzystane w trakcie kontroli wstępnej deklaracji i informacji składanych przez podatników podatku od nieruchomości, po ich sporządzeniu przekazuje się niezwłocznie do Wydziału Finansowego. 12 Naczelnicy przeglądają korespondencję skierowaną do wydziałów i dekretują ją z podziałem na tę, którą załatwiają sami i na tę do załatwienia przez właściwych pracowników, z zaleceniami co do sposobu i terminu załatwienia. Dekretacja w miarę możliwości technicznych (dostęp do systemu przez odpowiednich pracowników) dokonywana jest w systemie intradok. 13 Jeżeli korespondencja dotyczy sprawy, której załatwienie wymaga współdziałania różnych wydziałów lub pracowników, przekazuje się ją wskazanemu w dekretacji na pierwszym miejscu wydziałowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie; wskazany w dekretacji koordynuje działania pozostałych uczestników postępowania i odpowiada za załatwienie sprawy. 14 W urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne: 1) rejestr uchwał Rady Miasta, 2) rejestr zarządzeń Burmistrza Miasta - organu gminy (0050.Z) 3) rejestr aktów wewnętrznych kierownika Urzędu - zarządzeń, okólników - (120.Z) decyzji (120.D)

4) rejestr skarg, wniosków i petycji, 5) rejestr upoważnień i pełnomocnictw, 6) rejestr kontroli zewnętrznych, 7) rejestr zamówień publicznych, 8) rejestr umów, zleceń i rachunków, 9) rejestry umów (wszystkie umowy, w których określono kwotowo wartość świadczenia, dla celów zaangażowania) w Wydziale Finansowym; 10) rejestr umów o dzieło, zlecenie zawartych z osobami fizycznymi (ze składką ZUS i bez składki ZUS); 11) inne rejestry, jeśli wymagają tego przepisy szczególne. 15 1. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem klauzulę: Stwierdzam zgodność z oryginałem", a także datę, imię i nazwisko, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści. 2. Zgodność kopii pisma lub innego dokumentu z oryginałem stwierdza: 1) w przypadku pism i dokumentów wytworzonych w Urzędzie: a) dla celów sądowych - Burmistrz Miasta lub Radca Prawny, b) faktury, sprawozdania finansowe - Skarbnik Miasta c) dla pozostałych spraw - Sekretarz Miasta lub upoważniony przez Burmistrza Miasta pracownik; 2) w przypadku pism i dokumentów wytworzonych poza urzędem Kancelaria Notarialna. 16 1. Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności, bez zbędnej zwłoki. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku. 2. Pracownik opracowuje projekt pisma, który po opatrzeniu parafą wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. 3. Zakres kompetencji w sprawie aprobaty i podpisywania pism, dokumentów i decyzji określa Regulamin Organizacyjny Urzędu, zakresy zadań i obowiązków pracowników i upoważnienia Burmistrza Miasta. 4. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu przedkłada je do podpisu Burmistrza Miasta lub osobie przez niego upoważnionej albo zwraca projekt pisma wraz z aktami pracownikowi do poprawy. 5. W razie braku aprobaty pracownik sporządza projekt zgodnie ze wskazówkami aprobującego i ponownie przedkłada go do aprobaty. 6. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania. 7. W ramach udzielonych upoważnień pracownicy samodzielnie decydują o sposobie załatwienia spraw typowych, nie budzących wątpliwości - w takim przypadku aprobata nie jest wymagana. 8. Po uzyskaniu aprobaty pracownik sporządza czystopis w odpowiedniej liczbie egzemplarzy i przedstawia go do podpisu. 9. Po podpisaniu czystopisu pracownik dołącza do niego załączniki i przygotowuje korespondencję do wysłania. 17 Przy podpisywaniu pism obowiązują następujące zasady: 1) pisma w sprawach zastrzeżonych do kompetencji Burmistrza Miasta przepisami prawa, w tym decyzje, postanowienia, zaświadczenia, a także pisma do organów administracji publicznej, instytucji publicznych (sądy, organy ścigania, instytucje kontroli i nadzoru, itp.) oraz mediów podpisuje Burmistrz Miasta lub osoba przez niego upoważniona w zakresie rzeczowym upoważnienia;

2) pozostałe pisma podpisują zgodnie z właściwością merytoryczną naczelnicy lub osoby przez nich upoważnione. 18 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być sporządzone na papierze firmowym wprowadzonym do stosowania odrębnym zarządzeniem i powinno zawierać: 1) znak sprawy, 2) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 3) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, 4) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 5) treść pisma, 6) podpis i pieczęć imienną podpisującego, 7) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości. 2. Pozostający w aktach sprawy egzemplarz pisma załatwiającego powinien ponadto zawierać parafę pracownika (z lewej strony pod treścią pisma). 3. Przy sporządzaniu pism należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi. 19 Załatwianie spraw odbywa się zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego. 20 1. W Urzędzie stosuje się pieczęcie urzędowe o wzorach ustalonych odrębnymi przepisami, tj.: 1) pieczęć okrągłą o średnicy 36 mm zawierającą pośrodku herb gminy, a w otoku napis BURMISTRZ MIASTA NOWY TARG" - w sprawach z zakresu zadań własnych gminy. Odcisk pieczęci z herbem nie może być umieszczany na dokumentach urzędowych w sprawach z zakresu administracji rządowej; 2) tłoczoną metalową pieczęć okrągłą o średnicy 36 mm zawierającą pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła RP, a w otoku napis BURMISTRZ MIASTA NOWY TARG" w sprawach z zakresu administracji rządowej. 2. Pieczęć urzędową umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 3. Pieczęcie o jednakowej treści oznacza się numerami porządkowymi. 4. Odpowiedzialność za posługiwanie się pieczęciami, ich przechowywanie i zabezpieczenie spoczywa na pracownikach, którym pieczęcie powierzono. 5. Za wytwarzanie, powierzanie pracownikom, przyjmowanie w depozyt pieczęci czasowo nieużywanych odpowiada wyznaczony pracownik, który prowadzi ich ewidencję. 6. Kasacji uszkodzonych lub zdezaktualizowanych pieczęci dokonuje komisja powołana odrębnym Zarządzeniem Burmistrza. Rozdział IV Wysyłanie korespondencji 21 1. Korespondencja przeznaczona do wysłania jest kompletowana, kopertowana i adresowana w Wydziałach. 2. Na kopercie oprócz adresu umieszcza się pieczęć nagłówkową urzędu, znak sprawy oraz określenie rodzaju przesyłki. Do przesyłek doręczanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza się wypełniony druk potwierdzenia. Przesyłki składane są u pracownika dokonującego

wysyłki. 3. W przypadku wysyłania korespondencji podatkowej nie wymaga się nanoszenia znaku sprawy na kopercie, jeżeli widnieje on na zwrotnym potwierdzeniu odbioru. 4. Przy wysyłaniu korespondencji należy uwzględniać wymagania wynikające z przepisów szczególnych i KPA biorąc pod uwagę zasady racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami, a w szczególności: 1) przesyłki polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru wysyłane są wówczas, gdy konieczne jest uzyskanie informacji o terminie dostarczenia przesyłki adresatowi; 2) przesyłki polecone wysyłane są wówczas, gdy konieczne jest uzyskanie informacji o dostarczeniu przesyłki adresatowi oraz gdy przesyłka zawiera ważne dokumenty; 3) przesyłki pilne wysyłane są listem priorytetowym; 4) pozostałe przesyłki listowe wysyłane są listem zwykłym; 5) w przypadku konieczności wysyłania korespondencji masowej na terenie miasta, należy taki zamiar zgłosić z wyprzedzeniem pracownikowi kancelarii w celu zorganizowania doręczania pism. 5. Korespondencja przeznaczona do wysłania faksem, wysyłana jest bezpośrednio z poszczególnych komórek organizacyjnych lub przekazywana jest do sekretariatu wraz z numerem faksu. 6. Korespondencja przekazywana do wysyłki za pośrednictwem Poczty, w tym listy polecone i priorytetowe, winny być przekazywane do kancelarii do ekspedycji najpóźniej do godz. 13 30. 22 1. Potwierdzeniem wysłania korespondencji jest: 1) wpis w rejestrze korespondencji wychodzącej zawierający znak sprawy, datę wysyłki, adres; 1) wydruk potwierdzający wysłanie faksu. 2. Kancelaria ogólna prowadzi nw. rejestry korespondencji wychodzącej: 1) rejestr listów wysyłanych za pośrednictwem poczty, 2) rejestr listów do doręczenia przez gońców. 3. Wszystkie pisma przeznaczone do wysłania, których data ekspedycji jest istotna dla sprawy, powinny być przynoszone wraz z kopią lub egzemplarzem pisma, na którym pracownik kancelarii odciska na egzemplarzu pisma pieczęć o treści przyjęto do ekspedycji, data, podpis". 4. W przypadku decyzji podatkowych potwierdza się ilość przekazanych do wysłania decyzji. 23 Wszystkie przesyłki przeznaczone do wysłania komórki merytoryczne wprowadzają do systemu intradok, a wygenerowany tam numer nanoszą na kopertę bądź zwrotne potwierdzenie odbioru. 24 1. Gońcy zatrudnieni w Urzędzie do roznoszenia korespondencji obligatoryjnie prowadzą ewidencję korespondencji pobranej i doręczonej (odrębną dla każdego gońca). Korespondencja winna być wpisywana w dniu pobrania i rozliczana najpóźniej w dniu następnym po doręczeniu. 2. W kompetencji gońców jest doręczanie korespondencji oraz awizowanie listu w przypadku nieobecności adresata pod wskazanym przez pracownika Wydziału merytorycznego miejscem. 3. Zasady awizowania korespondencji określają przepisy kpa. 4. Na zwrotnym potwierdzeniu odbioru korespondencji odebranej przez domownika, sąsiada lub dozorcę domu, który wyraził zgodę na przekazanie korespondencji adresatowi, po wylegitymowaniu tej osoby, należy zanotować dane osoby odbierającej, tj.: cechy jej dowodu tożsamości oraz określić, kim dla adresata jest domownik (np. syn, córka, teść, itp.) lub z imienia i nazwiska dozorcę domu czy sąsiada. Jeżeli odbierający na zwrotce nie wpisze daty odbioru, wówczas goniec powinien sam stwierdzić datę doręczenia. Rozdział V Opłata skarbowa

25 1. Wysokość opłaty skarbowej za czynności wykonywane przez urząd, sposób poboru i zwrotu opłaty oraz postępowania ze znakami opłaty reguluje szczegółowo ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jedn. z 2015 r. Dz. U., poz. 783, z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187 poz. 1330). 2. Adnotacji o pobraniu opłaty skarbowej bądź zwolnieniu z opłaty na podaniu (wniosku) dokonuje pracownik BOM, który je przyjął. 3. Pracownicy Wydziałów merytorycznych odpowiedzialni są za prawidłowość pobierania opłaty skarbowej oraz wykonywania czynności z nią związanych. 4. Zapłaty opłaty skarbowej wnioskodawca dokonać może w kasie Urzędu Miasta, na rachunek bankowy lub u inkasentów. Rozdział VI Postępowanie z aktami organów gminy 26 Przepisy ogólne Instrukcji kancelaryjnej i zasady określone w niniejszym zarządzeniu mają zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością Rady Miasta i jej Komisji oraz Burmistrza Miasta, jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej. 27 Sprawy związane z organizacją Sesji Rady Miasta, posiedzeń komisji, korespondencją Przewodniczącego Rady Miasta rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. 28 1. Protokoły sesji Rady Miasta, posiedzeń komisji Rady, a także akty tych organów (uchwały, postanowienia, opinie, itp.) sporządza się w sposób ustalony przez Radę Miasta. 2. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolejne numery, począwszy od numeru jeden. 3. Protokoły sesji i protokoły posiedzeń komisji numerowane są cyframi arabskimi, łamanymi przez pełne oznaczenie roku (czterocyfrowo). 29 1. Procedury postępowania w sprawach przedkładanych do decyzji Burmistrza Miasta, jako organu wykonawczego, reguluje odrębne zarządzenie. 2. Postępowanie z aktami wydanymi przez Burmistrza Miasta, jako organu wykonawczego gminy, a w szczególności ich ewidencjonowanie, przesyłanie do organów nadzoru, ogłaszanie i udostępnianie regulują odrębne przepisy. Rozdział VII Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych 30 1. Stosowanie informatyki w urzędzie odbywa się pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, o ile ich gromadzenie w tej formie dopuszcza ustawa. 2. Przy gromadzeniu, przechowywaniu i przetwarzaniu danych, w tym danych osobowych w zbiorach informatycznych należy bezwzględnie przestrzegać ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o ochronie informacji niejawnych i wydanych na ich podstawie zarządzeń Burmistrza Miasta.

31 1. Pracownicy korzystają ze sprzętu informatycznego, będącego na ich wyposażeniu lub udostępnionego przez upoważnione osoby. 2. Dopuszcza się do użytkowania w urzędzie wyłącznie legalnie nabyte oprogramowanie. 3. Wykorzystywanie informatyki w wykonywaniu zadań przez poszczególne komórki organizacyjne urzędu odbywa się pod nadzorem i kontrolą naczelnika Wydziału Administracji i Kadr, informatyków oraz Administratora Bezpieczeństwa Informacji. 32 Sposób przekazywania i udostępniania informacji na stronie www.nowytarg.pl która jest również Biuletynem Informacji Publicznej, określają odrębne zarządzenia. 33 1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: 1) system haseł identyfikujących pracownika, 2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień, 3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych. 3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: 1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych posiadanego oprogramowania: operacyjnego, narzędziowego i aplikacyjnego, 2) cykliczne archiwizowanie danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu, 3) codzienne archiwizowanie zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu, 4) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu. Rozdział VIII Postępowanie z dokumentacją projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych 34 1. Zasady dotyczące przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych określają wytyczne instytucji zarządzającej. 2. Zgodnie z ww. wytycznymi dokumentację projektu należy odpowiednio pogrupować, aby możliwe było łatwe odszukanie poszczególnych dokumentów w czasie kontroli. Rozdział IX Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych 35 1. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego

zakładania spraw i prowadzenia akt spraw wyznacza się koordynatora czynności kancelaryjnych, którym jest archiwista zakładowy. 2. Obowiązki kierowników komórek organizacyjnych w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania przepisów kancelaryjnych przez pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, 2) prawidłowości załatwiania spraw, 3) terminowości załatwiania spraw, 4) prawidłowości obiegu akt zgodnie z Instrukcją, 5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej oraz wykonywania czynności z nią związanych, 6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w 16 do 19 niniejszych wytycznych, 7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego. 3. Do obowiązków kierownika komórki organizacyjnej należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do właściwych pracowników komórki organizacyjnej.