SPECFILE DOKUMENTACJA UŻYTKOWNIKA SPECFILE 1.10 SPECFILE PROJECT SP. Z O.O.

2019 SPECFILE DOKUMENTACJA UŻYTKOWNIKA SPECFILE 1.10 SPECFILE PROJECT SP. Z O.O.

Strona 1 SPIS TREŚCI Rozdział 1. Rejestracja... 3 Rozdział 2. Pobranie pliku instalacyjnego specfile.exe... 7 1. POBIERZ BEZ LOGOWANIA... 7 2. POBIERZ Z LOGOWANIEM... 8 Rozdział 3. Instalacja Aplikacji Specfile... 8 Rozdział 4. Logowanie... 11 1. LOGOWANIE... 11 2. ZMIANA UŻYTKOWNIKA... 13 Rozdział 5. Ustawienia aplikacji... 13 2. OMÓWIENIE USTAWIEŃ APLIKACJI SPECFILE:... 15 1. Hasło:... 15 2. Szyfrowanie:... 15 3. Deszyfrowanie:... 15 4. Połączenie:... 15 5. Ewidencja / Śledzenie:... 16 6. Wysyłka do osób bez konta:... 16 Rozdział 6. Szyfrowanie... 16 1. SZYFROWANIE PLIKÓW:... 16 2. SZYFROWANIE FOLDERÓW:... 18 3. DESKRYPCJA PANELU SZYFROWANIA:... 18 4. UDOSTĘPNIANIE:... 19 5. ZACHOWANIE ORYGINALNEGO PLIKU/KATALOGU:... 19 6. SZYFROWANIE PLIKU/KATALOGU:... 20 Rozdział 7. Deszyfrowanie... 22 1. PLIKI:... 22 2. FOLDERY:... 24 3. PANEL AUTORYZACYJNY I DESZYFROWANIE:... 25 Rozdział 8. Wysyłka do osób bez konta.... 26 Rozdział 9. Porównanie konta startowego i firmowego... 29 Rozdział 10. Konto Firmowe... 30 1. OKRES TESTOWY:... 30 2. OPŁACANIE KONTA FIRMOWEGO:... 33 3. ADMINISTRACJA KONTEM FIRMOWYM:... 35 1. Wprowadzenie:... 35

Strona 2 2. Historia akcji:... 36 3. Odblokowanie ewidencji:... 36 4. Użytkownicy:... 37

Strona 3 Rozdział 1. Rejestracja SPECFILE to profesjonalny serwis służący do szyfrowania plików (dokumentów) na komputerze użytkownika i umożliwiający współdzielenie (udostępnianie i deszyfrowanie) takich plików wskazanym osobom. SPECFILE składa się z serwisu internetowego specfile.pl (specfile.com) oraz z aplikacji specfile.exe pobieranej z tego serwisu. Aktualnie aplikacja specfile.exe jest aplikacją desktopową na platformę Windows. W przygotowaniu znajdują się aplikacje dla pozostałych platform języków operacyjnych w tym dla urządzeń mobilnych. Serwis specfile.pl przechowuje dane o użytkownikach aplikacji specfile.exe, a w szczególności ich klucze szyfrowania. Aplikację specfile.exe można pobierać wielokrotnie i na różne komputery. Jej pierwsze uruchomienie powoduje generację kluczy szyfrowania, które są zapamiętywane na serwerze i mogą być przekazane aplikacji pobranej na inny komputer. Korzystanie z aplikacji specfile.exe wymaga utworzenia konta na serwerze specfile.pl. Można tego dokonać bezpośrednio ze strony głównej specfile.pl lub po pobraniu aplikacji z tego serwisu. Aby się zarejestrować bezpośrednio, należy udać się na stronę główną aplikacji specfile: https://www.specfile.pl/ i z górnego menu przejść do zakładki REJESTRACJA. Dalej należy wpisać adres e-mail w polu wyróżnionym przez czarną strzałkę oraz użyć zielonego przycisku UTWÓRZ KONTO:

Strona 4 Wprowadzony tu adres E-mail będzie Twoim głównym adresem mailowym, służącym zawsze do logowania się do serwisu i aplikacji. Jeśli masz ich kilka, podaj tu najważniejszy, a później dopiszesz w serwisie inne swoje alternatywne adresy mailowe. Po wykonaniu wyżej wymienionych czynności, zostanie wyświetlona wiadomość potwierdzająca wysłanie linku aktywacyjnego do konta: Kolejną czynnością którą należy wykonać jest udanie się do skrzynki pocztowej adresu e-mail który został podany przy procesie rejestracji. Powinna znaleźć się tam taka wiadomość jak na poniższym obrazku: W przypadku gdy nie dotarł do ciebie e-mail z linkiem aktywującym konto w serwisie Specfile sprawdź zakładkę spam w swoim kliencie pocztowym. Czasami wiadomości docierają z opóźnieniem, warto odczekać chwilę przed podjęciem dodatkowych kroków. Jeśli wiadomość nie dotarła, udaj się ponownie na stronę główną programu Specfile i powtórz wyżej wymienione czynności. Gdy wiadomość z linkiem aktywacyjnym dotarła, otwórz ją oraz upewnij się, że jej nadawcą jest app@mg.specfile.pl. Jeżeli nadawcą wiadomości jest ktoś inny, zignoruj ją oraz usuń.

Strona 5 Gdy wszystko jest w porządku kontynuuj rejestrację. Aby tego dokonać należy użyć niebieskiego przycisku znajdującego się w otrzymanej wiadomości: Po użyciu przycisku zostanie zainicjowane przekierowanie do witryny w której zostaniesz poproszony o uzupełnienie danych niezbędnych do korzystania z nowo stworzonego konta.

Strona 6 Po przekierowaniu zostanie wyświetlony poniższy interfejs rejestracyjny: Wprowadzone tu hasło będzie hasłem logowania do serwisu i aplikacji. Hasło to będzie później konieczne do uruchomienia aplikacji w celu szyfrowania lub odszyfrowania plików. Jego zapomnienie uniemożliwi korzystanie z aplikacji a w szczególności odszyfrowanie plików. Jest więc bardzo ważne, by hasło zostało zapamiętane i by było dostatecznie trudne do odgadnięcia. Nie ma możliwości odzyskania hasła a więc w ostateczności nie można będzie odzyskać plików zaszyfrowanych przy jego użyciu i o tym trzeba pamiętać. Przed utworzeniem konta zapoznaj się z regulaminem dostępnym pod linkiem: https://app.specfile.pl/terms Sprawdź również w jaki sposób przetwarzamy twoje dane osobowe: https://app.specfile.pl/docs/polityka-prywatnosci.pdf

Strona 7 Jeśli zapoznałeś się z wyżej wymienionymi dokumentami oraz uzupełniłeś wszystkie dane niezbędne do stworzenia konta: 1. Zaakceptuj regulamin 2. Wyraź zgodę na przetwarzanie twoich danych osobowych. 3. Utwórz konto używając odpowiedniego przycisku. Rozdział 2. Pobranie pliku instalacyjnego specfile.exe Aplikacja specfile.exe może być pobrana na każdy z Twoich komputerów, za każdym razem pobierze z serwera Twoje klucze szyfrowania wygenerowane przy pierwszym uruchomieniu. Na Twoim komputerze możesz tez instalować aplikacje dla innych osób (np. współpracowników). W razie potrzeby możesz użyć okienka ustawień (wyświetlanego przy szyfrowaniu lub deszyfrowaniu plików) do wylogowania się z danej aplikacji w celu korzystania z innej. 1. Pobierz bez logowania 1. Udaj się na stronę: https://www.specfile.pl/ 2. Przejdź do panelu logowania. 3. Znajdź opcję Pobierz Aplikację bez logowania.

Strona 8 Powtórzymy tu wcześniejsze uwagi odnośnie hasła. Wprowadzone tu hasło będzie hasłem logowania do serwisu i aplikacji. Hasło to będzie później konieczne do uruchomienia aplikacji w celu szyfrowania lub odszyfrowania plików. Jego zapomnienie uniemożliwi korzystanie z aplikacji a w szczególności odszyfrowanie plików. Jest więc bardzo ważne, by hasło zostało zapamiętane i by było dostatecznie trudne do odgadnięcia. Nie ma możliwości odzyskania hasła a więc w ostateczności nie można będzie odzyskać plików zaszyfrowanych przy jego użyciu i o tym trzeba pamiętać. 2. Pobierz z logowaniem 1. Udaj się na stronę: https://www.specfile.pl/ 2. Przejdź do panelu logowania. 3. Zaloguj się na swoje konto. 4. Znajdź w kokpicie opcję Pobierz. Rozdział 3. Instalacja Aplikacji Specfile Po pobraniu pliku instalacyjnego aplikacji Specfile należy przystąpić do jej instalacji: 1. Uruchom plik instalacyjny. 2. Zaakceptuj postanowienia licencyjne:

Strona 9 3. Postępuj zgodnie z instalatorem klikając przycisk Next >. 4. Wybierz gdzie chcesz zainstalować aplikację: 5. Postępuj zgodnie z instalatorem klikając przycisk Next >.

Strona 10 6. Stwórz skrót w Start Menu albo z niego zrezygnuj: 7. Postępuj zgodnie z instalatorem klikając przycisk Next >. 8. Zainstaluj aplikację klikając przycisk Install:

Strona 11 9. Jeśli była to twoja pierwsza instalacja aplikacji Specfile na komputerze, po instalacji wyświetli się panel logowania: 10. Gdy instalujesz nową wersję aplikacji, prawdopodobnie nie będziesz musiał się ponownie logować. Zależy to od zmian wprowadzonych w nowej wersji programu. Rozdział 4. Logowanie 1. Logowanie Jeżeli wylogowałeś się z aplikacji lub proces logowania do aplikacji po jej zainstalowaniu został pominięty lub z innych przyczyn się nie powiódł, to próbując zaszyfrować bądź odszyfrować dokument/folder (np. działając z menu kontekstowego danego pliku) zostaniesz poproszony o zalogowanie.

Strona 12 Wybierając jedną z trzech powyższych opcji (oznaczone zielonymi strzałkami), nie będąc zalogowanym do aplikacji wywoła panel logowania użytkownika. Wprowadź swoje dane logowania ustawione przy tworzeniu konta i korzystaj z aplikacji Specfile.

Strona 13 2. Zmiana użytkownika Aby zalogować się na inne konto, należy się najpierw wylogować, aby tego dokonać należy przejść do panelu szyfrowania lub deszyfrowania. Kliknij na przycisk wskazywany przez niebieską strzałkę, a następnie użyj przycisku wyloguj oznaczonego zieloną strzałką. Przy następnej próbie zaszyfrowania bądź odszyfrowania pliku/folderu zostaniesz poproszony o zalogowanie się na konto. Logowanie do konta po wylogowaniu jest identyczne do omawianego w punkcie 1 - Rozdziału 4 Logowanie. Rozdział 5. Ustawienia aplikacji Aby przejść do ustawień aplikacji należy kliknąć w ikonę kółka zębatego w lewym górnym rogu w panelu szyfrowania bądź deszyfrowania dokumentu/folderu lub panelu logowania (oznaczone niżej niebieską strzałką):

Strona 14 Po użyciu wspomnianego przycisku zostanie otwarte okno pozwalające na kontrole pracy aplikacji:

Strona 15 2. Omówienie ustawień aplikacji Specfile: Poniżej zostały omówione wszystkie możliwe ustawienia aplikacji które można kontrolować za pomocą panelu na poprzedniej stronie. 1. Hasło: Zmień hasło - pozwala na zmianę hasła użytkownika. [Obecnie zablokowane] Wyczyść zapamiętane hasło - pozwala na usunięcie zapamiętanego hasła. [Obecnie zablokowane] 2. Szyfrowanie: Wyczyść domyślną listę osób - pozwala na wyczyszczenie domyślnej listy osób, którym plik jest udostępniany przy szyfrowaniu. Po zaszyfrowaniu - kontekstowe menu pozwalające na kontrolę pracy programu po zaszyfrowaniu pliku/folderu: Zamknij po wysłaniu na e-mail - kończy działanie programu po wysłaniu pliku do wskazanych osób. 3. Deszyfrowanie: Zamykaj okno po deszyfrowaniu - kończy działanie programu po deszyfrowaniu. Pozostaw zaszyfrowany plik - nie usuwa zaszyfrowanej wersji pliku po deszyfrowaniu. 4. Połączenie: Korzystaj z proxy - podczas operacji wykorzystujących połączenie internetowe korzysta z ustawień systemowych proxy.

Strona 16 5. Ewidencja / Śledzenie: Pytaj przy szyfrowaniu - gdy plik ma włączoną ewidencje(śledzenie operacji) zostanie wyświetlone powiadomienie przy szyfrowaniu. Pytaj przy deszyfrowaniu - gdy plik ma włączoną ewidencje(śledzenie operacji) zostanie wyświetlone powiadomienie przy deszyfrowaniu. 6. Wysyłka do osób bez konta: Czas próby wysyłki w dniach ilość dni przez jaką będzie aplikacja Specfile próbować wysłać zabezpieczone pliki do osób które nie mają konta. Przez ten okres codziennie wysyłane jest na adres mailowy takich osób zaproszenie do pobrania aplikacji celem przekazania szyfrowanego pliku. Jeśli w tym okresie dana osoba pobierze i uruchomi aplikację (wygeneruje klucze), aplikacja wysyłająca otrzyma informacje o tym z serwera, zaszyfruje plik i wyśle. Po tym czasie wysyłka pliku do osób bez konta zostanie zaniechana. Rozdział 6. Szyfrowanie 1. Szyfrowanie plików: Aby zaszyfrować dowolny plik przy użyciu aplikacji Specfile należy na wybrany przez siebie plik kliknąć prawym przyciskiem myszy. Następnie należy wybrać z kontekstowego menu opcję Szyfruj/Deszyfruj (specfile):

Strona 17 Aplikacja Specfile automatycznie wykryje czy plik jest już zaszyfrowywanym pikiem.spcf i podlega operacji deszyfrowania lub jest plikiem który można zaszyfrować. Nie można również szyfrować już zaszyfrowanych plików. Aplikacja Specfile oferuje wystarczająco bezpieczne narzędzia do zabezpieczania wrażliwych danych, wielokrotne szyfrowanie jest więc operacją zbędną. Od strony technologicznej szyfrowanie treści pliku w aplikacji jest wykonywane przy pomocy wygenerowanego dla tego pliku klucza pliku i z użyciem algorytmu AES (symetrycznego). Następnie klucz pliku jest szyfrowany kluczem publicznym właściciela pliku (z użyciem algorytmu RSA dwóch kluczy asymetrycznych) i dołączany do zaszyfrowanej treści pliku. Jeśli plik ma być dostępny do odszyfrowania innym osobom (współdzielony), aplikacja pobiera klucze publiczne tych osób z serwera i przy ich pomocy szyfruje klucz pliku po czym dołącza te wersje klucza do treści zaszyfrowanego pliku, jak poprzednio dla właściciela. Jeśli aplikacja działa w trybie konta firmowego, do pliku dopisywane są automatycznie klucze pliku szyfrowane kluczami publicznymi administratorów danego konta firmowego. Każda z tych osób może odszyfrować klucz pliku swoim kluczem prywatnym po czym użyć odszyfrowany klucz pliku do odszyfrowania treści pliku. Powyższe oznacza również, że szyfrowany plik można udostępnić innej osobie (np. wysyłając jako załącznik maila) tylko wówczas, gdy do tego pliku został dopisany klucz pliku zaszyfrowany kluczem publicznym tej osoby. W aplikacji używa się tu zwrotu: osoba współdzieląca. Jeśli więc w aplikacji podczas szyfrowania pliku nie wskaże się osób współdzielących (ich adresów mailowych), powstanie plik odczytywalny tylko przez osobę szyfrującą (w przypadku konta firmowego również przez administratorów firmy).

Strona 18 2. Szyfrowanie folderów: Szyfrowanie katalogów to funkcja konta firmowego. Aby zaszyfrować dowolny folder przy użyciu aplikacji Specfile należy na wybrany przez siebie plik kliknąć prawym przyciskiem myszy. Następnie należy wybrać z kontekstowego menu opcję Szyfruj katalog (specfile): 3. Deskrypcja panelu szyfrowania: W panelu szyfrowania mamy kilka możliwości: - Przejście do ustawień aplikacji - Otwarcie panelu specfile/wylogowanie z aplikacji - Udostępnienie pliku/katalogu innym użytkownikom aplikacji specfile - Zachowanie oryginału szyfrowanego pliku - Zaszyfrowanie pliku/katalogu

Strona 19 Opcjom Przejście do ustawień aplikacji oraz Otwarcie panelu specfile/wylogowanie z aplikacji poświecono dedykowane rozdziały odpowiednio: Przejście do ustawień aplikacji - Rozdział 5. Ustawienia aplikacji Otwarcie panelu specfile/wylogowanie z aplikacji - Rozdział 4. Logowanie Ponieważ obecny rozdział dotyczy szyfrowania skupimy się na opisie opcji mających bezpośredni wpływ na ten proces. 4. Udostępnianie: Aby udostępnić plik/katalog innym użytkownikom (współdzielić) korzystającym z usług aplikacji Specfile, należy w polu Podaj adres e-mail wpisać e-mail wybranej przez nas osoby a następnie użyć przycisku Dodaj. Po dodaniu adresu e-mail chociaż jednej wybranej osoby pojawi się również możliwość zapisania tej listy jako domyślnej. 5. Zachowanie oryginalnego pliku/katalogu: Aby zachować oryginalny plik/katalog po szyfrowaniu należy zaznaczyć pole wyboru tak jak na poniższym obrazku: Wówczas aplikacja Specfile nie usunie oryginalnego pliku/katalogu po jego zabezpieczeniu przed niepowołanym dostępem.

Strona 20 6. Szyfrowanie pliku/katalogu: Aby zaszyfrować plik/katalog użyj przycisku znajdującego się w prawym dolnym rogu panelu szyfrowania. W zależności od tego czy szyfrowany jest plik lub katalog napis przycisku będzie inny. Plik: Katalog: Po zaszyfrowaniu pliku otrzymujemy okienko z komunikatem:

Strona 21 Jeśli w tym momencie użyjemy przycisku Zamknij, zaszyfrowany plik zachowamy na komputerze w postaci odczytywalnej tylko dla siebie ale i dla wszystkich wymienionych osób (posiadających konto w serwisie), a jeśli używamy konta firmowego, również dla administratorów firmy (osoby współdzielące plik). Plik ten można wysłać do tych osób również jako załącznik zwykłego maila lub np. udostępnić poprzez dysk w chmurze lub nośnik zewnętrzny. Jeśli po wskazaniu osób współdzielących plik i zaszyfrowaniu pliku użyjemy przycisku Przejdź do wysyłki, możemy wysłać ten plik od razu do osób wymienionych jako współdzielące a nawet do osób, które jeszcze nie posiadają konta w serwisie ( i nie ściągnęły aplikacji Specfile.exe patrz rozdział 8). Poniższe okienko informuje nas, które osoby otrzymają plik od razu a które dopiero po pobraniu aplikacji. Używając przycisku Wyślij uruchamiamy operację wysyłki zaszyfrowanego pliku, który zostanie dołączony jako załącznik naszego maila. Wcześniej możemy jeszcze dopisać kilka zdań własnych do otwartej, standardowej treści wysyłanego listu, w okienku otwierającym się po użyciu przycisku Dołącz wiadomość. Szyfrowanie i wysyłka katalogu przebiega inaczej dla konta startowego i dla konta firmowego. W przypadku konta startowego (bezpłatnego) wszystkie pliki katalogu są kompresowane do jednego pliku (zip) po czym ten plik jest szyfrowany i w tej postaci może być wysłany. W przypadku konta firmowego szyfrowaniu podlegają osobno wszystkie pliki katalogu a w celu wysyłki następuje skompresowanie zaszyfrowanych plików katalogu do jednego pliku (zip), który jest wysyłany.

Strona 22 Rozdział 7. Deszyfrowanie 1. Pliki: Aplikacja Specfile automatycznie rozpoznaje wszystkie pliki szyfrowane, które może odszyfrować. Posiadają one własną ikonę i prezentują się w ten sposób: Aby rozszyfrować zaszyfrowany plik należy spełnić kilka warunków: a) Plik musi być zaszyfrowanym plikiem o rozszerzeniu.spcf b) Musisz być właścicielem pliku lub osobą której dostęp do tego pliku został przydzielony (współdzielącą), a w przypadku konta firmowego administratorem w firmie (jego klucz jest dopisywany automatycznie przy szyfrowaniu). Aby rozszyfrować dowolny plik przy użyciu aplikacji Specfile należy na wybrany przez siebie plik kliknąć prawym przyciskiem myszy. Następnie należy wybrać z kontekstowego menu opcję Szyfruj/Deszyfruj (specfile): Jeśli użyjemy deszyfrowania przez kontekstowe menu tzn. klikając prawym na plik a następnie wybierając opcję Szyfruj/deszyfruj (specfile) wówczas po deszyfrowaniu pliku uzyskamy możliwość wyboru pomiędzy otwarciem pliku z szyfrowaniem po zamknięciu (opcja Otwórz) lub wyjściem z aplikacji (opcja Zamknij).

Strona 23 Wybierając opcję Otwórz uruchomisz swój rozszyfrowany dokument/katalog w aplikacji domyślnej tego dokumentu (odpowiednio: np. dla docx - w Word, dla pdf - Adobe Acrobat Reader, txt Notatnik itp.). Aplikacja Specfile będzie czekać do momentu zamknięcia dokumentu a gdy do tego dojdzie, ponownie go zaszyfruje dla osób które miały do niego wcześniej dostęp. Decydując się na opcję Zamknij program Specfile zwyczajnie zakończy pracę. Od teraz bezpieczeństwo rozszyfrowanego pliku zależy od działań użytkownika. Zaznaczając pole wyboru Zawsze zamykaj po deszyfrowaniu aplikacja Specfile nie wyświetli już powyższego okna ponownie po rozszyfrowaniu, zamiast tego zakończy pracę Drugim prostym sposobem odszyfrowania pliku jest otwarcie pliku przez podwójne kliknięcie (w nazwę lub ikonę). Spowoduje, że plik po wpisaniu hasła otworzy się automatycznie a po odczycie lub ewentualnej edycji nastąpi automatyczne jego zaszyfrowanie. Jest to najwygodniejsza forma pracy z plikami szyfrowanymi. Katalogi nie są szyfrowane automatycznie po zamknięciu.

Strona 24 2. Foldery: Zaszyfrowane foldery (katalogi) to zwyczajne katalogi systemowe Windows zawierające zaszyfrowane pliki. Przy deszyfrowaniu katalogu każdy plik.spcf do którego użytkownik ma dostęp zostanie odszyfrowany. W przypadku katalogów nie jest istotna ich nazwa a zawartość prezentują się one jak zwykłe katalogi: Aby rozszyfrować zaszyfrowany katalog należy spełnić kilka warunków: 1. Katalog musi zawierać zaszyfrowane pliki rozszerzeniu.spcf 2. Musisz mieć dostęp do części plików w katalogu Aby rozszyfrować dowolny katalog przy użyciu aplikacji Specfile należy na wybrany przez siebie plik kliknąć prawym przyciskiem myszy. Następnie należy wybrać z kontekstowego menu opcję Deszyfruj katalog (specfile):

Strona 25 3. Panel autoryzacyjny i deszyfrowanie: Przed odszyfrowaniem pliku/katalogu należy przejść autoryzacje, która potwierdzi że jesteś użytkownikiem danego konta. Na poniższym obrazku można zapoznać się z interfejsem panelu deszyfrowania. Przed odszyfrowaniem należy wprowadzić hasło aktualnie zalogowanego użytkownika lub zalogować się na inne konto i ponowić próbę wpisując hasło nowego użytkownika. Jeżeli użytkownik nie ma pewności czy korzysta ze swojego konta na współdzielonym komputerze z innymi osobami, może sprawdzić dane aktualnie zalogowanego użytkownika pod przyciskiem (ikoną użytkownika) występującą w prawym górnym rogu okienka interfejsu : W okienku interfejsu panelu deszyfrowania istnieje również możliwość zapamiętania hasła maksymalnie do 24 godzin, oraz rozszyfrowania pliku do innej lokalizacji niż ta w której się obecnie znajduje.

Strona 26 Warto mieć na uwadze że poprawne przejście tego procesu nie gwarantuje dostępu do pliku który jest zaszyfrowany. Może się okazać że użytkownik nie posiada dostępu do pliku, ponieważ nie został mu udostępniony w trakcie szyfrowania. Deszyfrowanie otrzymanych z zewnątrz plików jest ewidencjonowane. Jeśli deszyfrowany plik nie jest plikiem szyfrowanym przez użytkownika aplikacji, do serwera wysyłana jest informacja o deszyfrowaniu pliku otrzymanego z wysyłki. Serwer odnotowuje nazwę i numer ID pliku (nadany przy jego szyfrowaniu), datę i czas odszyfrowania tego pliku oraz informacje o użytkowniku odszyfrowującym. Tylko pierwsze odszyfrowanie pliku jest ewidencjonowane. Operacje te służą również kontroli otrzymania wysłanego pliku. Rozdział 8. Wysyłka do osób bez konta. Aplikacja Specfile pozwala na wysyłkę zaszyfrowanych wiadomości do osób bez konta. Proces polega na informowaniu użytkownika do którego chcemy wysłać plik o potrzebie rejestracji i pobrania aplikacji. Okresowo sprawdzamy na komputerze nadawcy takiej wiadomości (podczas jego normalnej pracy) czy osoba która została dodana do takiej wysyłki spełnia warunki otrzymania pliku. Okresowo = 1h. Jest to funkcja konta firmowego. Zaznaczając pole wyboru Wyślij do osób bez konta, aplikacja specfile zidentyfikuje użytkowników bez konta i pozwoli na wysyłkę z panelu wysyłkowego.

Strona 27 Klikając przycisk Wyślij wybrane osoby będą otrzymywać powiadomienia o potrzebie instalacji aplikacji specfile. Gdy spełnią wymogi otrzymania pliku, zostanie on do nich zaszyfrowany i wysłany. Pamiętaj że twój komputer musi być włączony, tylko wtedy takie próby wysyłki są przeprowadzane! Domyślny okres próby wysyłki to 7 dni. Może od zostać zmieniony w zakresie od 1 do 30 dni w ustawieniach. Przejdź do rozdziału ustawień aby dowiedzieć się więcej. Aby podejrzeć obecny stan wysyłki do osób bez konta otwórz dziennik plików (klikając w ikonę użytkownika w prawym górnym rogu okienka interfejsu):

Strona 28 Wpisy się rozwijają po kliknięciu w nazwę pliku. Wpisy zawierają informacje tylko o przeprowadzonych próbach wysyłki do osób bez konta. Po 30 dniach od końcowej daty wysyłki wpisy są kasowane.

Strona 29 Rozdział 9. Porównanie konta startowego i firmowego Poniższa tabela pozwala na porównanie możliwości konta startowego i firmowego: KONTO STARTOWE INSTALACJA APLIKACJI NA WIELU KOMPUTERACH KONTO FIRMOWE INSTALACJA APLIKACJI NA WIELU KOMPUTERACH SZYFROWANIE I DESZYFROWANIE SWOICH PLIKÓW SZYFROWANIE I DESZYFROWANIE SWOICH PLIKÓW SZYFROWANIE DLA OSÓB Z KONTEM FIRMOWYM SZYFROWANIE DLA OSÓB Z KONTEM FIRMOWYM WYSYŁKA PRZEZ E-MAIL BEZPOŚREDNIO Z APLIKACJI WYSYŁKA PRZEZ E-MAIL BEZPOŚREDNIO Z APLIKACJI DESZYFROWANIE PLIKÓW WSPÓŁDZIELONYCH DESZYFROWANIE PLIKÓW WSPÓŁDZIELONYCH SZYFROWANIE FOLDERU (PO SKOMPRESOWANIU) SZYFROWANIE WSZYSTKICH PLIKÓW WSKAZANEGO FOLDERU SZYFROWANIE DLA OSÓB Z KONTEM STARTOWYM KLUCZ FIRMOWY EWIDENCJA WYSYŁANYCH DOKUMENTÓW

Strona 30 Rozdział 10. Konto Firmowe 1. Okres testowy: Aplikacja Specfile umożliwia przetestowanie wszystkich możliwości odpłatnego konta firmowego za darmo, bez zobowiązań przez okres 14 dni. Każde konto stworzone w serwisie Specfile podlega przekształcaniu w konto firmowe. Aby rozpocząć 14 dniowy okres próbny należy udać się na stronę główną Specfile i zalogować się na swoje konto: Uzupełnij dane niezbędne do logowania i kontynuuj używając niebieskiego przycisku ZALOGUJ SIĘ. Po zalogowaniu zostaniesz przekierowany do swojego kokpitu:

Strona 31 Aby rozpocząć 14 dniowy okres próbny użyj odpowiedniego przycisku w panelu użytkownika. Można tego dokonać na 2 sposoby: 1. Wybrać z wertykalnego menu opcje Utwórz konto Firmowe: 2. W kokpicie użytkownika użyć pola przekierowującego Utwórz konto:

Strona 32 Po wykonaniu jednej z wyżej wymienionych procedur zostaniesz przekierowany do interfejsu w którym otrzymasz możliwość przekształcenia obecnego konta w konto firmowe. Wspomniany panel który służy do przekształcenia konta startowego w firmowe prezentuje się w następujący sposób:

Strona 33 Jeśli twoja firma w chwili obecnej zatrudnia więcej niż 5 osób, konto testowe pozwala na nieograniczoną liczbę użytkowników. Wypełniwszy wszystkie dane wybierz liczbę użytkowników jaka będzie korzystała z aplikacji Specfile. Teraz wystarczy użyć przycisku Utwórz konto, aby bez żadnych zobowiązań korzystać z konta firmowego przez okres 14 dni. 2. Opłacanie konta firmowego: Jeżeli chciałbyś dalej korzystać z aplikacji Specfile po wygaśnięciu okresu próbnego, ta część dokumentacji przeprowadzi cię przez proces przedłużenia subskrypcji. Aby przedłużyć ważność konta firmowego w serwisie Specfile udaj się do sekcji Abonament wybierając ją z bocznego menu.

Strona 34 Po przejęciu do sekcji Abonament uzyskasz możliwość korekty ilości użytkowników którzy będą mogli zostać dodani to konta firmowego: W powyższym przykładzie konto firmowe zostanie przedłużone oraz opłacone dla 10 użytkowników. Po ustaleniu limitu użytkowników użyj przycisku Opłać konto Firmowe. Zostaniesz przeniesiony do panelu potwierdzającego swoje zamówienie:

Strona 35 Zaznacz pola wyboru oraz użyj przycisku Zamawiam i płacę, zostaniesz następnie przekierowany do portalu przelewy24 gdzie będziesz mógł opłacić subskrypcję. 3. Administracja kontem firmowym: 1. Wprowadzenie: Gdy zakładasz konto firmowe stajesz się również pierwszym administratorem tego konta. Jako administrator masz możliwość zarządzania kontem z panelu konta firmowego na stronie internetowej Specfile. Boczne menu konta firmowego jest bardziej rozbudowane niż konta startowego, pozwala również na większą kontrolę pracy.

Strona 36 2. Historia akcji: Jako administrator konta firmowego masz możliwość wglądu w wszystkie operacje jakie były przeprowadzane przez danego użytkownika. Przykładowy spis akcji z nowo utworzonego konta firmowego można zobaczyć na poniższym obrazku: Używając filtrów dostępnych na górze panelu można przyśpieszyć przeszukiwanie historii operacji. 3. Odblokowanie ewidencji: Aby uruchomić opcję Ewidencji należy z bocznego menu wybrać zakładkę o nazwie Ewidencja. Zostanie wyświetlony panel informacyjny pozwalający na uruchomienie tej opcji: Po odblokowaniu ewidencji wyżej wspomniana zakładka menu bocznego od teraz będzie pozwalała na przegląd wszystkich operacji wysyłki i deszyfrowania plików w firmie. Ewidencja pokazuje kto, kiedy i jaki plik (nazwę i nadany numer identyfikacyjny

Strona 37 pliku) szyfrował, komu wysłał i kto i kiedy ten plik odczytał (odszyfrował). Dane o tym, kto i kiedy i jaki plik (od kogo) odszyfrował stanowią doskonałe potwierdzenie odbioru wysłanej poczty. 4. Użytkownicy: Interfejs użytkowników pozwala na sprawdzenie obecnych użytkowników dodanych do konta firmowego, dodatnie nowych, zwiększenie limitu użytkowników, nadanie praw administratora lub ustalenie klauzuli użytkownika. Panel zarządzania użytkownikami można zobaczyć na poniższej grafice poglądowej: Prosty i intuicyjny interfejs dodawania nowych członków firmy pozwala na natychmiastowe rozpoczęcie pracy. Panel poglądowy aktualnych członków konta firmowego pozwala na sprawdzenie czy zainstalowali już swoją kopię aplikacji. Wraz z dodaniem nowych użytkowników w kategorii Akcje, pojawią się nowe możliwości zarządzania prawami użytkowników.