Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja Europejskiego Pikniku Zdrowia na terenie Szpitala Klinicznego Przemienienia Pańskiego w Poznaniu a także przeprowadzenie kampanii promującej wydarzenie w ramach projektu PROPULMO - poprawa kompleksowości i jakości leczenia pacjentów ze schorzeniami układu oddechowego ze szczególnym uwzględnieniem opieki nad dorosłymi chorymi z mukowiscydozą w Szpitalu Klinicznym Przemienienia Pańskiego. Ww. projekt jest dofinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Osi priorytetowej IX Wzmocnienie strategicznej infrastruktury ochrony zdrowia, Działanie 9.2 Infrastruktura ponadregionalnych podmiotów leczniczych Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014. Projekt ma charakter inwestycyjny i zakłada poprawę infrastruktury w ramach istniejącego Oddziału Pulmonologii, poprawę warunków lokalowych oddziału, doposażenie oddziału i unowocześnienie posiadanego sprzętu. Jednocześnie przewiduje modernizację sal izolacyjnych dla chorych na mukowiscydozę oraz pacjentów z innymi schorzeniami układu oddechowego wymagających izolacji. W ramach inwestycji zaplanowano także poprawę warunków działania Pracowni Zaburzeń Oddychania w Czasie Snu oraz wydzielenie przestrzeni dla pobytu jednodniowego. I. Założenia i cele zamówienia: 1. Kompleksowa organizacja eventu tj. pikniku zdrowotnego jako imprezy o charakterze kulturalnoedukacyjnym na terenie Szpitala Klinicznego Przemienienia Pańskiego w Poznaniu na zakończenie realizacji projektu PROPULMO 2. Przeprowadzenie kampanii promującej piknik z wykorzystaniem materiałów promocyjnych dostarczonych przez Zamawiającego (tj. ulotki, materiały video itp.) II. Grupa docelowa: Grupę docelową można podzielić na dwa ważne segmenty pierwszy z nich reprezentują bezpośredni beneficjenci rozumiani, jako Pacjenci i ich rodziny, którzy korzystają z infrastruktury będącej przedmiotem inwestycji oraz działań profilaktycznych i edukacyjnych realizowanych w ramach projektu. Drugą grupę tworzą potencjalni beneficjenci a wśród nich mieszkańcy Poznania i regionu. Do tej grupy przynależą również instytucje sektora publicznego jak Ministerstwo Zdrowia, Narodowy Fundusz Zdrowia ze szczególnym uwzględnieniem oddziału wielkopolskiego, lokalne władze rządowe Urząd Wojewódzki oraz samorządowe Urząd Marszałkowski, Starostwa Powiatowe, Urząd Miast i Gmin, Uniwersytet Medyczny im Karola Marcinkowskiego organ założycielski Szpitala, jednostki medyczne współpracujące ze Szpitalem, szkoły, zakłady pracy i inne instytucje, lekarze; a także podmioty sektora prywatnego niepubliczne placówki medyczne, telewizja, prasa, radio, branżowe portale społeczne i medyczne o zasięgu krajowym, organizacje w tym stowarzyszenia i fundacje zajmujące się tematyką medyczną, ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień z zakresu chorób układu oddechowego. III. Obowiązki Wykonawcy: 1. Przejęcie funkcji organizatora imprezy. Szacunkowa ilość uczestników pikniku wynosi 200 osób z uwzględnieniem założenia, że Piknik jest wydarzeniem otwartym w którym uczestniczyć może każdy zainteresowany. Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć wydarzenie poprzez wykupienie ubezpieczenia OC. 2. Zapewnienie osoby pełniącej funkcję koordynatora merytorycznego odpowiedzialnego za pilotowanie spraw związanych z wydarzeniem i bezpośredni kontakt z Zamawiającym. Musi to być osoba posiadająca doświadczenie w organizacji eventów plenerowych. Koordynator zobowiązuje się być na miejscu wydarzenia minimum godzinę przed planowanym rozpoczęciem do końca trwania eventu. Do jego
obowiązków należeć będzie pilotowanie prawidłowego przebiegu całego wydarzenia oraz reagowanie na sytuacje nagłe jak również nieprawidłowości wskazane przez w Zamawiającego. Zamawiający oczekuje, żeby koordynator merytoryczny nie pełnił dodatkowych funkcji tj. np. konferansjer, animator zabaw dla dzieci itp. Zamawiający oczekuje pełnej dyspozycyjności koordynatora merytorycznego w dniu wydarzenia w wyznaczonych godzinach. 3. Oznakowanie terenu wydarzenia stworzenie i zamontowanie przed głównym wejściem makiety w formie zbliżonej do rzutu 3D przedstawiającej teren wraz z informacją o infrastrukturze i atrakcjami Pikniku. Makieta powinna mieć minimalny wymiar odpowiadający standardowi A0 i być wydrukowana tradycyjną formą, w kolorze, na papierze o gramaturze minimum 200g. Makieta w pomniejszonej formie będzie mapą w formacie A5, wydrukowaną w kolorze na każdej stronie bloku listowego dla uczestników wydarzenia z planem Pikniku 250 sztuk pojedynczych wyrywanych kartek. Wykonawca zobowiązuje się także oznakować najważniejsze strefy Pikniku, miejsca gdzie będzie odbywać się otwarcie Oddziału, badania prowadzone przez Zmawiającego oraz cały teren; dla ułatwienia komunikacji osobom biorącym udział w wydarzeniu. 4. Przeprowadzenie promocji wydarzenia w szczególności poprzez: a. Pozyskania lokalnych patronów medialnych i relacjonowanie wydarzenia w tym radio, prasa, portale internetowe, minimum 1 ze wskazanych źródeł. b. Przeprowadzenia kampanii media relations - cykliczne publikowanie informacji (nie mniej niż 10 razy) z zaproszeniem na piknik w co najmniej dwóch źródłach: prasa, telewizja, portale internetowe. c. Przestrzeganie wytycznych w zakresie komunikacji i identyfikacji wizualnej przewidzianych dla projektów finansowanych ze środków unijnych. Zamawiający zobowiązuje się dostarczyć Wykonawcy 5. Organizacja uroczystego otwarcia oddziału w wymiarze ok 1 godziny od (11.00 12.00) a. Przygotowanie projektu, wydruk, wysyłka zaproszeń na piknik i uroczyste otwarcie oddziału. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia 3 poprawek graficznych projektu zaproszenia. Zaproszenie musi zawierać logo i oznaczenia zgodnie z wytycznymi UE (www.funduszeeuropejskie.gov.pl/promocja) oraz logo projektu i jego pełną nazwę. Wydruk ok 100 zaproszeń. b. Montaż oświetlenia dekoracyjnego na korytarzu Oddziału Pulmonologii. Światło dekoracyjne przyścienne oparte na energooszczędnych diodach LED lub świetlówkach kompaktowych. Na długości korytarza powinno znajdować się co najmniej 12 punktów świetlnych. Szczegół wizualne w zakresie koloru, rozmieszczenia i natężenia zostaną ustalone na pierwszym spotkaniu po podpisaniu umowy. c. Przygotowanie miejsca do uroczystego odsłonięcia tablicy i wstęgi. Tablica w dniu Uroczystości powinna być zasłonięta materiałem w kolorze do uzgodnienia z Zamawiającym, przyczepionym w sposób łatwy do ściągnięcia. Wykonawca przygotuję również symboliczną wstęgę do przecięcia w chwili otwarcia Oddziału. d. Przygotowanie, dostarczenie i podanie cateringu w postaci fingerfoods 200 sztuk dla 60 osób. Catering musi zawierać propozycje wegeteriańskie oraz klasyczne, zestaw cateringu powinien obejmować również napoje: kawę, herbatę, wodę podawaną z cytrusami. Po pierwszej części Uroczystości (przecięciu wstęgi) Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć tort o wadze co najmniej 10kg przygotowany na bazie bitej śmietany i owoców. Ciasto powinno mieć kształt kwadratu lub prostokąta, na frontowej części powinno zawierać okolicznościowy napis i dekoracje adekwatne do wydarzenia. Szczegóły napisu zostaną przekazane przez Zamawiającego po podpisaniu umowy. Przekąski powinny zostać odpowiednio wyeksponowane na stolikach minimum 2 sztuki dostarczonych przez Wykonawcę, wysokość i kształt stolika do uzgodnienia z Zamawiającym wraz z lokalizacją na terenie Szpitala. Napoje powinny być podawane przez osobę z obsługi, która będzie również czuwała nad prawidłowym przebiegiem i serwisem cateringu. e. Montaż ekranu wraz z głośnikami - Ekran o przekątnej niemniejszej niż 42 cale wraz z głośnikami, powinien być ustawiony na odpowiedniej wysokości minimum 1,5 m od ziemi. Ekran musi mieć możliwość wyświetlania filmów z nośnika zewnętrznego np. pamięci USB.
f. Przygotowanie wystawy Wydruk minimum 8 zdjęć o wymiarach 50 x 40 cm i odpowiednia ekspozycja zdjęć na stelażach. Zdjęcia dostarczy Zamawiający. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć dwa stelaże w formie sztalugowej o minimalnej wysokości 1,80 m oraz minimalnej powierzchni ekspozycji 1,20 x 1,20 m. Materiał wykonania stelaży dowolny. Powierzchnia ekspozycji może być magnetyczna lub umożliwiająca przytwierdzenie zdjęć na czas wystawy. g. Fotograf zapewnienie fotografa na czas trwania Uroczystego Otwarcia oraz Pikniku minimum 300 zdjęć przedstawiających różne ujęcia. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć zdjęcia w czasie 14 dni od zakończenia wydarzenia po poddaniu ich obróbce graficznej. 6. Organizację pikniku w wymiarze min. 4 godzin (od godziny 12.00 do 16.00) dla wydarzeń moderowanych przez prowadzącego (scena) z możliwością wydłużenia czasu dla potrzeb przeprowadzenia badań medycznych prowadzonych przez Zamawiającego: a) Przygotowanie programu medycznego i artystycznego imprezy w formie szczegółowego scenariusza, ze wskazaniem ram czasowych na poszczególne elementy programu od rozpoczęcia po zakończenie, z uwzględnieniem: montażu technicznego i ewentualnych prób, powitania, zapewnienia oprawy muzycznej przez cały okres trwania Pikniku, konkursów dla uczestników pikniku. W scenariuszu powinny być zawarte występ artysty, minimum dwa panele medyczne i instruktaż pierwszej pomocy. b) Planowane działania w ramach imprezy powinny obejmować następujące działy: zdrowe odżywianie, zdrowe płuca, ruch, atrakcje dla dzieci, zdrowie, profilaktykę chorób układu oddechowego, ochrony środowiska oraz Unii Europejskiej. c) Zapewnienie osoby pełniącej funkcję konferansjera w dniu imprezy, przez cały czas jej trwania. Zamawiający oczekuję by zapewniony przez Wykonawcę konferansjer pełnił tylko tę funkcję - nie dopuszcza się łączenia funkcji konferansjera i koordynatora merytorycznego d) Zapewnienia oprawy muzycznej zapewnienie ciągłości oprawy muzycznej przez cały czas trwania pikniku z wyłączeniem zdarzeń zawartych w scenariuszu odbywających się na scenie. Wykonawca ma obowiązek ustalić z Zamawiającym listę utworów odtwarzanych podczas wydarzenia i dopełnić wszystkich obowiązków prawnych wraz z rozliczeniem z tytułu tantiem autorskich (ZAIKS). Zamawiający deklaruje zapewnienie jednego występu artysty podczas trwania wydarzenia, okoliczność tą należy uwzględnić w scenariuszu Pikniku. Zamawiający przekaże szczegóły po podpisaniu umowy na realizację postępowania. e) Przygotowanie sprzętu do odtwarzania multimedialnych prezentacji wyświetlanych podczas imprezy o tematyce medycznej, funduszy unijnych, promującej działania Zamawiającego. Rozłożenie i zabezpieczenie na terenie wydarzenia 2 ekranów o przekątnej niemniejszej niż 42 cale wraz z głośnikami, ewentualnie ściany diodowej na scenie. W przypadku wariantu zastosowania ekranów, powinny być one ustawione na odpowiedniej wysokości minimum 1,5 m od ziemi. f) Zamawiający deklaruje zapewnienie osoby przeprowadzającej instruktaż pierwszej pomocy jako jeden z elementu zawartym w scenariuszu wydarzeń na scenie. Wykonawca powinien uwzględnić ramy czasowe przedsięwzięcia i wkomponować je w scenariusz Pikniku. Po pokazie każdy z uczestników powinien otrzymać maski do przeprowadzania RKO. g) Organizację innych atrakcji tematycznie nawiązujących do punktu b i adresowanych do odbiorców wszystkich grup wiekowych, umożliwiających czynny udział w nich mieszkańców i gości, typu: konkursy, zawody, zajęcia animacyjne dla dzieci, pokazy fitness, koło garncarskie itp. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić 3 atrakcje co stanowi minimum konieczne do realizacji przedmiotu zamówienia i spełni warunki udziału w postępowaniu. (Jedną z tych atrakcji jest zaaranżowanie aktywności uczestników poprzez pomalowanie kontenera stanowiącego własność Zamawiającego Wykonawca przygotowuje aranżację, farby w sprayu, będzie nadzorował i aktywizował uczestników w trakcie zabawy, w razie konieczności zapewnia przestawienie kontenera. Temat graffiti nawiązywać musi do tematyki pikniku. Dwie pozostałe, obowiązkowe atrakcje Wykonawca wybiera z zaproponowanej przez Zamawiającego poniżej listy aktywności a w formularzu ofertowym (zał. nr 2)deklaruje swój wybór. Lista aktywności:
1) dwie różne wielkoformatowe zewnętrzne gry planszowe o wymiarach minimum 3m x 3m lub więcej wraz z obsługą. 2) stoisko z kołem garncarskim z możliwością wytworzenia własnej ceramiki, materiały oraz osobę obsługującą stanowisko zapewnia Wykonawca. 3) dwie żywe maskotki w obszarze tematycznym: Unia Europejska/Zdrowe Płuca. 4) zajęcia z Zumby dla dzieci i dorosłych. stoisko z dmuchanymi balonami i pokazem ich skręcania/modelowania.* * zaoferowane atrakcje zostaną wpisane do umowy załącznik nr 1 do umowy jest tożsamy z niniejszym opisem przedmiotu zamówienia. Urządzenia wykorzystywane do aktywności winny mieć aktualne certyfikaty sprawności i bezpieczeństwa. Zabawy powinny zostać zorganizowane w namiocie dedykowanym strefie zabaw jak również na zewnątrz. Gry i animacje powinny nawiązywać do tematyki zdrowych płuc lub ochrony środowiska oraz Unii Europejskiej. Wykonawca może zaproponować w formularzu ofertowym dodatkowe atrakcje/aktywności dla uczestników wydarzenia związane z tematem pikniku. Dodatkowe atrakcje będą punktowane. h) Zapewnienie mobilnej atestowanej sceny wraz zadaszeniem o wymiarach nie mniejszych niż 5 m x 6 m i wysokości 3,5 m. Wykonawca zobowiązuje się zamontować scenę na terenie Szpitala wskazanym przez Zamawiającego. Za sceną powinien znajdować się ogrodzony teren lub namiot technicznych z poczęstunkiem i napojami dla osób występujących. i) Zapewnienie techniki scenicznej, tj. oświetlenia i nagłośnienia zgodnie z wymaganiami technicznymi umożliwiającymi występ gwiazdy oraz przeprowadzania na scenie paneli dyskusyjnych. Wykonawca powinien także zabezpieczyć na potrzeby wydarzenia 3 mikrofony bezprzewodowe. j) Wynajem i montaż 4 namiotów z podłogą dzielących piknik na strefy: medyczną, gastronomiczną, zabaw dla dzieci oraz promocji. Namioty o wymiarach 4 m x4 m w kolorze białym. Z jedną otwartą ścianą. I namiot strefa gastronomiczna - zapewnienie stoiska wraz z zapleczem kuchennym i produktami do przyrządzania zdrowych przekąsek i napojów. Ustawienie 3 stołów umożliwiających ekspozycję przygotowanych posiłków i poczęstunek. II namiot strefa promocji funduszy UE ustawienie 4 stołów,8 krzeseł, zapewnienie jednego ekranu o przekątnej niemniejszej niż 42 cale wraz z głośnikami. III namiot strefa dla dzieci wyposażenie namiotu będzie uzależnione od rodzaju gier i zabaw które zaproponuje Wykonawca. IV namiot strefa medyczna ustawienie 4 stołów, 10 krzeseł. k) Wynajem minimum 30 stołów o minimalnych wymiarach 60 x 60 cm i wysokości 70 cm oraz 80 krzeseł o wysokości usytuowania 40-45 cm z szerokością siedzenia od 38 cm i minimalnej głębokości siedzenia między 38 a 40 cm. l) Zapewnienie płotków zabezpieczających w ilości wystarczającej do wygrodzenia zaplecza m) scenicznego i ewentualnych dodatkowych aktywności zaproponowanych przez realizatora. n) Zapewnienia poczęstunku dla wykonawców i osób uczestniczących w prezentacjach oraz panelach dyskusyjnych na scenie. Catering w formie fingerfoods 60 szt. musi zawierać propozycje wegeteriańskie oraz klasyczne, zestaw cateringu powinien obejmować również napoje: kawę, herbatę, wodę podawaną z cytrusami. Przekąski powinny być odpowiednio wyeksponowane na terenie przeznaczonym dla osób występujących. 7. Wykonawca w trakcie trwania wydarzenia jest zobowiązany dbać o czystość terenu (rozstawić kosze na śmieci lub obręcze z workami) i po jego zakończeniu zobowiązany jest posprzątać cały teren wraz z oznaczeniami. Wywóz odpadów zapewnia Zamawiający. 8. Wykonawca do 8 maja 2019 r. przedstawi szczegółowe sprawozdanie wraz z dokumentacją fotograficzną wydarzenia. Wykonawca jest zobowiązany oszacować ilość uczestników wydarzenia. IV. Wstępny zarys scenariusza wydarzenia: 11.00 uroczyste otwarcie oddziału 12.00 powitanie gości na pikniku plenerowym, przemówienia dyrektora i ordynatora 12.30 panel dyskusyjny I 13.00 występ artysty z ramienia Szpitala
13.30 instruktaż pierwszej pomocy 14.00 panel dyskusyjny II 14.30 czas do zagospodarowania przez Wykonawcę 15:00 czas do zagospodarowania przez Wykonawcę 15:30 czas do zagospodarowania przez Wykonawcę 16:00 oficjalne zakończenie * szacunkowy czas zmiany scenariusza co 30 minut, każda sekcja zawiera już w sobie część konferansjera, który powinien zachęcać i aktywnie reagować na nieuwzględnione zmiany. Podczas swoich wystąpień konferansjer powinien aktywnie zachęcać do udziału w atrakcjach odbywających się w poszczególnych strefach poza główną sceną. V. Współpraca: 1. Wykonawca zobowiązuje się do ścisłej współpracy z Zamawiającym i umożliwienia włączenia, w czasie trwania imprezy przedsięwzięć prowadzonych przez Zamawiającego, nienaruszających sprawnego przeprowadzenia imprezy. 2. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącej współpracy z Zamawiającym lub innymi osobami/firmami/instytucjami wskazanymi przez Zamawiającego w trakcie realizacji imprezy. Wszystkie przygotowane przez Wykonawcę materiały muszą być przekazywane do akceptacji Zamawiającego w terminie umożliwiającym wprowadzenia ewentualnych poprawek. 3. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia do akceptacji Zamawiającemu graficznego planu rozmieszczenia sceny i poszczególnych stoisk 4. Wykonawca zobowiązuje się do umieszczania reklam własnych Zamawiającego dotyczących projektów, przekazanych przez Zamawiającego. 5. Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia gotowości występujących artystów, prowadzenia ustaleń w obszarze współpracy z Uniwersytetem Medycznym oraz zapewnienia dostęp do prądu oraz połączenia internetowego (wszelkiego typu okablowanie leży po stronie Wykonawcy).