Szczecin, dnia r. ISTOTNE WARUNKI UDZIELENIA ZAMÓWIENIA w postępowaniu prowadzonym w oparciu o art. 4 pkt. 8 ustawy Pzp

Transkrypt

1 Szczecin, dnia r.. (pieczęć zamawiającego) ZAPYTANIE OFERTOWE ISTOTNE WARUNKI UDZIELENIA ZAMÓWIENIA w postępowaniu prowadzonym w oparciu o art. 4 pkt. 8 ustawy Pzp I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA SPS ZOZ Zdroje zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest promocja projektu Zwiększenie dostępności i jakości usług medycznych poprzez wyposażenie w sprzęt i urządzenia medyczne SPS ZOZ Zdroje w Szczecinie na potrzeby Utworzenia Zachodniopomorskiego Centrum Opieki nad Kobietą i Dzieckiem w SPS ZOZ Zdroje w pakietach. 2. Przedmiot zamówienia określony jest w 5 pakietach: l. p. Nr pakietu Nazwa Pakietu 1 Nr 1.1 Wykonanie tablic pamiątkowych zewnętrznych i wewnętrznych oraz plakatów 2 Nr 1.2 Promocja projektu na tablicach LED w centrum miasta Szczecin 3 Nr 1.3 Zaprojektowanie i wykonanie zaproszeń składanych 4 Nr 1.4 Catering wraz z wyposażeniem i obsługą uroczystości 5 Nr 1.5 Obsługa techniczna - nagłośnienie 3. Wymagany termin płatności do 14 dni od dnia dostarczenia do Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Protokół odbioru stanowi załącznik do faktury. 4. Wykonawca jest związany ofertą przez 30 dni dot. Pakietu od nr 1.1 do nr Wykonawca jest związany ofertą przez 60 dni dot. Pakietu nr 1.4 i nr Bieg terminu związania z ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 7. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Zamówienie podzielone jest na części zwane pakietami. Wykonawca może złożyć ofertę na jeden dowolny pakiet obejmując całość przedmiotu zamówienia określonego w danym pakiecie lub złożyć ofertę obejmującą dowolną ilość pakietów. II. WARUNKI STAWIANE WYKONAWCOM 1. Wymogi Zamawiającego dot. wykonania tablic pamiątkowych zewnętrznych i wewnętrznych oraz plakatów 1) Wykonawca zobowiązany jest do: a) dostawy i montażu ram przymykowych OWZ - w ilości 24 sztuk b) opracowania i wydruku plakatów informacyjno-pamiątkowych oraz udostępnienie ich w zainstalowanych tablicach przymykowych OWZ w ilości 24 sztuk. c) opracowania, wykonanie i montaż tablic informacyjno-pamiątkowych wykonanych z dibondu w ilości 6 sztuk Strona 1 z 6

2 Ad. a) - Wymogi Zamawiającego dot. ram przymykowych: a) Ramy przymykowe OWZ wykonane z profili aluminiowych o szer. ok. 32 mm anodowych, w kolorze srebrny mat, narożniki zaokrąglone, plecy wykonane z wysokoudarowego tworzywa sztucznego do ekspozycji plakatu. b) Rozmiar ramy przymykowej przystosowana do plakatu formatu B2 c) Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć i zamontować ramy (tablice) OWZ w miejscu wskazanym przez Zamawiającego w terminach: Pawilon 2C, Pawilon nr 17, Pawilon 1A 14 dni od dnia podpisania umowy Pawilon nr 15 - w terminie od 02 do 05 listopada 2015r. Pawilon nr 16 w terminie od 01 do 04 grudnia 2015r. Ad. b) - Wymogi Zamawiającego dot. plakatów informacyjno-promocyjnych a) Plakat musi być wykonany w formacie B2, o gramaturze papieru min. 150g/m2, full color, z przewagą kolorów pastelowych; papier kredowy, uszlachetnianie druku lakierem lub folią UV; b) Plakaty muszą zostać opatrzone w loga: SPS ZOZ Zdroje Załącznik nr 2 do Zaproszenia, loga znajdujące się w Podręczniku realizacji RPO-WZ oraz muszą być wykonany zgodnie z wytycznymi znajdujących się na stronie ( _2014/p-r-m-a-14644/podrecznik_realizacji.htm ) - Rozdział 9 Informacja i promocja. c) Przedmiot zamówienia będzie wykonany z materiałów Wykonawcy i na sprzęcie Wykonawcy. Wszystkie koszty, nakłady związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia spoczywają na Wykonawcy. d) Wykonawca, którego oferta zostanie uznanie jako najkorzystniejsza będzie zobowiązany w terminie 5 dni od daty podpisania umowy przedstawić do akceptacji Zamawiającego minimum 2 propozycje projektów plakatów, z których jeden zostanie zaakceptowany przez Zamawiającego i posłuży do wykonania zamówienia; e) Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag i wniosków do przedłożonego przez Wykonawcę projektów plakatów, Wykonawcę zobowiązuje się do ich uwzględnienia i naniesienia poprawek w ciągu 2 dni od chwili zgłoszenia i ponownego przedłożenia w celu uzyskania akceptacji Zamawiającego. f) Wykonawca zobowiązany będzie dokonać ekspozycji plakatów w miejscu zainstalowania ram OWZ w terminach: Pawilon 2C, Pawilon nr 17, Pawilon 1A 14 dni od dnia podpisania umowy Pawilon nr 15 - w terminie od 02 do 05 listopada 2015r. Pawilon nr 16 w terminie od 01 do 04 grudnia 2015r. g) Przedmiot zamówienie zostanie odebrany protokółem zdawczo-odbiorczym w siedzibie Zamawiającego przez wskazaną przez niego osobę, po zamieszczeniu wszystkich plakatów w ramach OWZ. Ad. c) - Wymogi Zamawiającego dot. opracowania i wykonania tablic informacyjno-pamiątkowych: a) Tablice wykonane z płyty aluminiowej kompozytowej Dibond, składającej się z dwóch aluminiowych okładzin o grubości ok. 0,3mm oraz rdzenia polietylenowego. Płyta o wysokiej sztywności, odporna na zmiany temperatur, montowana na zewnątrz budynku (elewacji). b) Tablice o wymiarach: szer. ok. 110 cm. x wys. ok. 80 cm. c) Tablice muszą zostać opatrzone w loga: SPS ZOZ Zdroje Załącznik nr 2 do Zaproszenia, loga znajdujące się w Podręczniku realizacji RPO-WZ oraz muszą być wykonany zgodnie z wytycznymi znajdujących się na stronie ( _2014/p-r-m-a-14644/podrecznik_realizacji.htm ) - Rozdział 9 Informacja i promocja. d) Przedmiot zamówienia będzie wykonany z materiałów Wykonawcy i na sprzęcie Wykonawcy. Wszystkie koszty nakłady związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia spoczywają na Wykonawcy. e) Wykonawca, którego oferta zostanie uznanie jako najkorzystniejsza będzie zobowiązany w terminie 5 dni od daty podpisania umowy przedstawić do akceptacji Zamawiającego minimum 2 propozycje Strona 2 z 6

3 projektów tablic, z których jedna zostanie zaakceptowana przez Zamawiającego i posłuży do wykonania zamówienia; f) Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag i wniosków do przedłożonego przez Wykonawcę projektów tablic, Wykonawcę zobowiązuje się do ich uwzględnienia i naniesienia poprawek w ciągu 2 dni od chwili zgłoszenia i ponownego przedłożenia w celu uzyskania akceptacji Zamawiającego. g) Wykonawca zobowiązany będzie dokonać montażu tablic w miejscu wskazanym przez Zamawiającego w terminach: Pawilon 2C, Pawilon nr 17, Pawilon 1A 14 dni od dnia podpisania umowy Pawilon nr 15 - w terminie od 02 do 05 listopada 2015r. Pawilon nr 16 w terminie od 01 do 04 grudnia 2015r. h) Przedmiot zamówienie zostanie odebrany protokółem zdawczo-odbiorczym w siedzibie Zamawiającego przez wskazaną przez niego osobę, po zamieszczeniu wszystkich tablic. 2. Wymogi Zamawiającego dot. zaprojektowania i wykonania informacji na wyświetlaczach LED 1. W ramach promocji projektu na wyświetlaczach LED Wykonawca jest zobowiązany do: 1) Opracowania dwóch różnych min. 15 sekundowej animacji, z których jedna zostanie wybrana przez Zamawiającego i posłuży do realizacji kampanii; 2) emisji opracowanej animacji na wyświetlaczu LED (telebimie) przez okres 2 tygodni. 2. Wymagania Zamawiającego dot. promocji projektu na wyświetlaczu LED (telebimach): 1) 1 wyświetlacz LED w rozmiarze ekranu ok. 15 m 2 +/- 0,70m 2 2) Lokalizacja wyświetlacza LED (telebimu) - w mieście Szczecin - centrum 3) Dzienna minimalna ilość wyświetleń 150 w godzinach od 6:00 do 20:00; 4) Minimalny czas trwania wyświetlanej informacji powinien wynosić min. 15 sekund. 5) Nie dopuszcza się wyświetlanych informacji równoległych do kierunku jazdy. 1) Zamawiający informuje, iż w dniu podpisaniu umowy z wykonawcą przekaże materiały (zdjęcia), które wykonawca zobowiązany będzie do wykorzystanie przy przygotowaniu projektu animacji na wyświetlacz LED. 2) Przygotowany i zatwierdzony projekt animacji musi zostać opatrzony w loga: SPS ZOZ Zdroje Załącznik nr 2 do Zaproszenia, loga znajdujące się w Podręczniku realizacji RPO-WZ oraz musi być wykonany zgodnie z wytycznymi znajdujących się na stronie ( - Rozdział 9 Informacja i promocja. 3) Wykonawca, którego oferta zostanie uznanie jako najkorzystniejsza zobowiązany będzie w terminie max 5 dni od daty podpisania umowy, przedstawić do akceptacji Zamawiającego minimum 2 propozycje animacji, z których 1 projekt zostanie zaakceptowany przez Zamawiającego i posłuży do wykonania zamówienia. 4) Zamawiający zastrzega sobie prawo do naniesienia uwag i korekt do przedłożonych przez Wykonawcę propozycji projektów. W takim przypadku wykonawca będzie zobowiązany do naniesienia poprawek w terminie nie dłuższym niż 2 dni i uzyskania ponownej akceptacji Zamawiającego 5) Przedmiot zamówienia będzie wykonany z materiałów Wykonawcy z zastrzeżeniem pkt. 1 oraz na nośnikach zaoferowanych przez wykonawcę. Wszystkie koszty, nakłady związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia spoczywają na wykonawcy. 6) Wykonawca zobowiązany będzie do pisemnego przedstawienia lokalizacji planowanej ekspozycji wyświetlacza LED. Strona 3 z 6

4 7) Przedmiot zamówienie zostanie odebrany protokółem zdawczo-odbiorczym w siedzibie Zamawiającego przez wskazaną przez niego osobę. 8) Odbiór przedmiotu zamówienia oraz rozliczenie z tyt. wykonanej usługi odbędzie się po wykonaniu przez wykonawcę i dostarczeniu do siedziby Zamawiającego w formie elektronicznej, zapisanego we właściwym programie projektu animacji wyświetlanej na wyświetlaczu LED (telebimie) które posłuży do wykonania zamówienia i po zakończeniu emisji animacji. 9) Podstawą wystawienia faktury VAT będzie pisemne zawiadomienie Zamawiającego po przeprowadzeniu i zakończeniu emisji animacji oraz potwierdzenie ekspozycji na wyświetlaczach w formie wykonanego zdjęcia z miejsca zamieszczenia 2) Emisja opracowanej i zatwierdzonej animacji na wyświetlaczu LED (telebimie) powinna nastąpić od dnia r. do dnia r. 3. Wymogi Zamawiającego dot. zaprojektowania i wykonania zaproszeń składanych w ilości 120 sztuk. 1) Zaproszenia składane powinny być wykonane w następujący sposób: a) format DL poziom (210 x 99mm) b) grzbiet: krótszy bok c) ilość stron 4 d) zadruk dwustronny 4/4 e) miejsce na ręczne uzupełnienia f) lakierowanie lub foliowanie folia mat 1/0 g) rodzaj papieru: kreda mat 350g. h) pełny kolor 2) Zaproszenia muszą zostać opatrzone w loga: SPS ZOZ Zdroje Załącznik nr 2 do Zaproszenia, loga znajdujące się w Podręczniku realizacji RPO-WZ oraz muszą być wykonany zgodnie z wytycznymi znajdujących się na stronie: ( _2014/p-r-m-a-14644/podrecznik_realizacji.htm) - Rozdział 9 Informacja i promocja. 3) Zamawiający wymaga, aby wykonawca po podpisaniu umowy, dostarczył Zamawiającemu w terminie 5 dni roboczych (dni od poniedziałku do piątku), 2 wzory Zaproszeń z których 1 wzór zostanie zaakceptowany przez Zamawiającego i posłuży do wykonania zamówienia. 4) Zamawiający zastrzega sobie prawo do naniesienia uwag i korekt do przedłożonych przez Wykonawcę propozycji zaproszeń. W takim przypadku wykonawca będzie zobowiązany do naniesienia poprawek w terminie nie dłuższym niż 2 dni i uzyskania ponownej akceptacji Zamawiającego 5) Zamawiający wymaga, aby zaproszenia zostały dostarczone do siedziby Zamawiającego w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy. 6) Rozliczenie z tyt. wykonanej dostawy odbędzie się na podstawie protokołu zdawczo- odbiorczego, który będzie podstawą wystawienia faktury VAT. 4. Wymogi Zamawiającego dot. cateringu wraz z wyposażeniem i obsługą uroczystości 1) Zamawiający wymaga, aby wykonawca przedstawił ofertę na przygotowanie menu na organizowaną uroczystość dla 120 osób, łącznie z wyposażeniem i obsługą. 2) Catering powinien być przygotowany w formie stołu szwedzkiego i zawierać: a) Zimne przekąski b) Ciasta/desery c) Napoje chłodzące, woda d) Kawa, herbata Strona 4 z 6

5 3) Usługa powinna polegać na dostawie cateringu pod wskazany przez Zamawiającego adres i obsłudze uroczystego bankietu. 4) Zamawiający informuje, iż termin realizacji umowy to jeden dzień z przedziału od dnia r. Zamawiający min. 2 tygodnie przed uroczystością wskaże konkretny termin. 5) Rozliczenie z tyt. wykonanej usługi odbędzie się na podstawie faktury VAT wystawionej po zakończonej uroczystości. 5. Wymogi Zamawiającego dot. obsługi technicznej uroczystości 1) Zamawiający wymaga, aby wykonawca przedstawił ofertę na obsługę techniczną organizowanej uroczystości. 2) Obsługa powinna obejmować następujące czynności: a) Przewóz sprzętu tj. dwa mikrofony bezprzewodowe, konsoletę dźwięku, kolumny, wzmacniacz na miejsce uroczystości b) Zainstalowanie sprzętu powinno nastąpić w dniu uroczystości która odbędzie się w przedziale od dnia r. Zamawiający min. 2 tygodnie przed uroczystością wskaże konkretny termin c) Obsługi technicznej sprzętu. 3) Rozliczenie z tyt. wykonanej usługi odbędzie się na podstawie faktury VAT wystawionej po zakończonej uroczystości. III. KRYTERIUM OCENY OFERT 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający będzie się kierował następującym kryterium: cena 100% 2. Opis sposobu obliczenia ceny: a) W ofercie należy podać cenę z VAT (brutto). b) Cena w ofercie powinna zwierać podatek VAT oraz wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia, w tym również wszelkiego rodzaju upusty i rabaty i koszty ubezpieczenia i inne czynności choćby osobno nieopisane w przedmiocie zamówienia niezbędne do osiągnięcia celu umowy. c) Cena oferty wskazana przez Wykonawcę w formularzu szczegółowej oferty, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie zgodnie z obowiązującym w Polsce systemem monetarnym tj. z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku IV. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Ofertę w formie pisemnej w zamkniętej kopercie należy złożyć w siedzibie zamawiającego: ul. Mączna 4, Szczecin, Pawilon nr 5, Kancelaria, do dnia r. do godziny Kancelaria jest czynna od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 25 do lub przesłać pocztą na wskazany powyżej adres. 2. Otwarcie ofert nastąpi w dniu r. o godz. 11:30 w siedzibie Zamawiającego. 3. Otwarcie ofert jest jawne. V. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA: 1. Do oferty należy złożyć - aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. 2. Pozostałe istotne warunki zamówienia określa wzór umowy Strona 5 z 6

6 3. Wykonawca poprzez złożenie ofert deklaruje, iż spełnia wszystkie określone przez Zamawiającego wymagania, a po wyborze jego oferty podpisze umowę zgodną z wzorem stanowiącym znacznik do niniejszego Zaproszenia. VI. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. o wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający powiadomi Wykonawcę, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. 2. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze oferty 3. Jeśli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. 5. Do prowadzonego postępowania nie przysługują Wykonawcom środki ochrony prawnej (protest, odwołanie, skarga) określone odpowiednio w przepisach Prawo zamówień publicznych VII. OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTU Z ZAMAWIAJĄCYM Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami jest: p. Marzenna Blachowska w godz oraz, w zakresie wymogów formalnych oferty - p. Wojciech Babula tel w godz (fax 91/ , org@zoz-zdroje.pl) ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO Załącznik nr 1 oferta cenowa; Załącznik nr 2 - logo Wzór umowy Tablice pamiątkowe Wzór umowy LED Wzór umowy catering Wzór umowy - zaproszenia Wzór umowy obsługa techniczna (nagłośnienie) ZATWIERDZAM Paweł Gonerko Z-ca Dyrektora ds. Lecznictwa Opieki nad Matką i Dzieckiem oraz Szpitala Ogólnego Strona 6 z 6