Opole, dnia 3 października 2018 r. WOJEWODA OPOLSKI PN.I.431.1.18.2018.EK Pan Tadeusz Kauch Burmistrz Ujazdu ul. Sławięcicka 19 47-143 Ujazd WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Podstawowe informacje formalnoprawne dotyczące kontroli: 1) Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Urząd Miejski w Ujeździe, ul. Sławięcicka 19, 47-143 Ujazd. 2) Podstawa prawna podjęcia kontroli: art. 258 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2017 r., poz. 1257 ze zm.), zwany dalej k.p.a. 3) Zakres kontroli: a) przedmiot kontroli: Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy Gminy Ujazd, tj. Burmistrza Ujazdu oraz Radę Miejską w Ujeździe; b) okres objęty kontrolą: od dnia 1 stycznia 2014 roku do dnia 31 lipca 2018 roku 1. 4) Rodzaj kontroli: problemowa. 5) Tryb kontroli: zwykły. 6) Termin kontroli: 7 września 2018 roku. 7) Kontrolę przeprowadzili: a) Estera Kołodziej Inspektor w Oddziale Organizacji, Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego i Nadzoru Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu - Przewodnicząca zespołu kontrolnego; b) Sebastian Judycki Kierownik Oddziału Organizacji, Kontroli i Skarg w Wydziale Prawnym i Nadzoru Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu - Członek zespołu kontrolnego. 8) Kierownik jednostki kontrolowanej: Pan Tadeusz Kauch Burmistrz Ujazdu; funkcję Burmistrza Ujazdu pełni od dnia 3 listopada 1998 roku 2. 9) Pracownicy kontrolowanej (nadzorowanej) komórki organizacyjnej: a) Pan Roman Więcek - Sekretarz Gminy Ujazd; funkcję Sekretarza pełni od dnia 25 czerwca 1990 r. 3 ; b) Pani Bernadeta Majnusz Inspektor w Referacie Organizacyjno-Gospodarczym w Urzędzie Miejskim w Ujeździe. 1 Ostatnia kontrola (problemowa) w zakresie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy Gminy Ujazd, została przeprowadzona w dniu 13 marca 2009 roku. W protokole z kontroli problemowej z dnia 13 marca 2009 roku, Nr NK.I-SJ-0555/13/2009, kontrolujący stwierdził, że zgodnie z art. 254 k.p.a., skargi oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w Urzędzie Miejskim w Ujeździe w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania skarg. W Urzędzie Miejskim w Ujeździe prawidłowo jest także sprawowany nadzór nad wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych, szczególnie w zakresie rejestracji, numeracji i terminowości oraz prawidłowości załatwiania spraw skargowych, co jest zgodne z 55 ust. 1 i 55 ust. 2 pkt 1, 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin. Podsumowując kontrolujący stwierdził, że organizacja przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków wpływających do Urzędu Miejskiego w Ujeździe jest prowadzona wzorowo, w związku z czym brak jest podstaw do formułowania jakichkolwiek wniosków czy zaleceń pokontrolnych. W/w protokół z kontroli problemowej w Urzędzie Miejskim w Ujeździe znajduje się w systemie EZD i został oznaczony jako: Protokół z kontroli problemowej - UM Ujazd - 13.03.2009 r.pdf 2 W systemie EZD znajduje się dokumentacja w tej sprawie, oznaczona jako: Uchwała ws powołania Burmistrza Ujazdu - Pana Tomasza Kauch z dnia 3.11.1998 r.pdf 3 W systemie EZD znajduje się dokumentacja w tej sprawie, oznaczona jako: Uchwała ws powołania Sekretarza Gminy Ujazd - Pana Romana Więcka z dnia 25.06.1990 r.pdf Strona 1 z 8
II. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta. 1. Kontroli zostały poddane wszystkie załatwione skargi i wnioski w okresie od 1 stycznia 2014 roku do 31 lipca 2018 roku tj. 8 skarg i 4 wnioski 4. Odpowiedzi na skontrolowane skargi i wnioski przesłane przez Urząd Miejski w Ujeździe stanowią akta kontroli 5. Rozpatrując skargi i wnioski 3 skargi uznano za nieuzasadnione 6, 2 skargi i 4 wnioski przekazano do załatwienia według właściwości 7, w 2 skargach podtrzymano swoje wcześniejsze stanowiska (w przypadku skargi o Nr RM.1510.2.2016 w części uznano ją również za nieuzasadnioną i w części podtrzymano swoje wcześniejsze stanowisko) 8, a 1 skargę załatwiono informacyjnie 9. W trakcie kontroli stwierdzono, że 2 skargi i 4 wnioski wpłynęły bezpośrednio do Urzędu Miejskiego w Ujeździe, natomiast 6 skarg wpłynęło za pośrednictwem: Wojewody Opolskiego (4 skargi 10 ), Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Opolu oraz Gminnego Zarządu Oświaty w Ujeździe. Analiza tematyczna załatwionych skarg i wniosków pozwala stwierdzić, że dotyczyły one m.in.: działalności Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Ujeździe, Kierownika Referatu Gospodarki Gruntami, Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Działalności Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Ujeździe, działalności Ujazdowskiego Inkubatora Przedsiębiorczości oraz Dyrektora Publicznej Szkoły Podstawowej w Jaryszowie. Złożone skargi i wnioski, dotyczyły również kwestii dostosowania przejść dla pieszych do potrzeb osób niepełnosprawnych, bezpieczeństwa drogowego w Ujeździe oraz niedrożnej kanalizacji sanitarnej w Ujeździe. 2. Na podstawie informacji wywieszonej w holu, przed drzwiami wejściowymi do Sekretariatu Urzędu Miejskiego w Ujeździe ustalono, że Burmistrz Ujazdu przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godzinach od 13.00 do 16.00, natomiast Sekretarz i Kierownicy Referatów przyjmują interesantów w tym zakresie - codziennie, w godzinach pracy Urzędu. Informacja w tym zakresie stosownie do treści art. 253 2 i 4 k.p.a. jest wywieszona w widocznym miejscu, w siedzibie Urzędu 11. Prawidłowo stosownie do treści art. 253 3 k.p.a. dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny odbywać się w ustalonym dniu, po godzinach pracy 12. 3. W Urzędzie Miejskim w Ujeździe, tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków regulują zapisy Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Ujeździe tj. pkt IV Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków 13. Zgodnie z zapisami 17 pkt 1 i 2 powyższego Regulaminu, przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków na działalność Urzędu, należy do kompetencji Burmistrza. Skargi na działalność Burmistrza przyjmuje Przewodniczący Rady, a rozpatruje Rada. Rejestr skarg i wniosków stosownie do treści 17 pkt 6 i 7 powyższego Regulaminu prowadzi Referat Organizacyjno - Gospodarczy, a nadzór i koordynację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków sprawuje Sekretarz Gminy Ujazd. 4 Z dokumentów (rejestr skarg i wniosków) i informacji zawartych w odpowiedzi Burmistrza Ujazdu, Nr OG.1510.3.2018, uzyskanych w dniu 29 czerwca 2018 roku, wynika, że w latach 2014-07.2018 w Urzędzie Miejskim w Ujeździe załatwiono łącznie 8 skarg i 4 wnioski, z czego 3 skargi uznano za nieuzasadnione, 2 skargi i 4 wnioski przekazano do załatwienia według właściwości, w 2 skargach podtrzymano swoje wcześniejsze stanowiska, a 1 skargę załatwiono informacyjnie. W/w odpowiedź Burmistrza Ujazdu znajduje się w systemie EZD i została oznaczona jako skan: Odpowiedź na pismo w sprawie analizy przedkontrolnej OG.1510.3.2018.pdf 5 Wszystkie odpowiedzi na skontrolowane skargi wysłane z Urzędu Miejskiego w Ujeździe znajdują się w systemie EZD i oznaczone zostały jako: 1. Skarga Nr RM.1510.1.2014.pdf, 2. Skarga Nr OG.1510.2.2014.pdf, 3. Skarga Nr OG.0510.3.2014 - do WSA w Opolu.pdf, 4. Wniosek Nr OG.1511.1.2015.pdf, 5. Wniosek Nr OG.1511.2.2015.pdf, 6. Skarga Nr RM.1510.1.2016.pdf, 7. Wniosek Nr OG.1511.1.2016.pdf, 8. Skarga Nr RM.1510.2.2016.pdf, 9. Wniosek Nr OG.1511.2.2016.pdf, 10. Skarga Nr RM.1510.3.2016.pdf, 11. Skarga Nr RM.1510.1.2017.pdf, 12. Skarga Nr OG RM.1510.2.2017.pdf, 13. Skarga Nr RM.1510.1.2018.pdf i 14. Skarga Nr OG.1511.1.2018 (RM 0751.1.2018) - do WSA w Opolu.pdf 6 Znaki spraw 3 skontrolowanych skarg uznanych za nieuzasadnione: w 2014 r.: RM.1510.1.2014 i OG.1510.2.2014; w 2016 r.: RM.1510.3.2016 7 Znaki spraw 2 skontrolowanych skarg i 4 wniosków i przekazanych do załatwienia zgodnie z właściwością: w 2015 r.: OG.1511.1.2015 (wniosek) i OG.1511.2.2015 (wniosek); w 2016 r.: RM.1510.1.2016 (skarga), OG.1511.1.2016 (wniosek), RM.1510.2.2016 (skarga) i OG.1511.2.2016 (wniosek). 8 Znaki spraw 2 skontrolowanych skarg, w których podtrzymano swoje wcześniejsza stanowiska: w 2017 r.: RM.1510.1.2017; w 2018 r.: RM.1510.1.2018 9 Znak sprawy 1 skontrolowanej skargi, załatwionej w 2017 r. informacyjnie: OG RM.1510.2.2017 10 Znaki spraw 4 skontrolowanych skarg przekazanych według właściwości przez Wojewodę Opolskiego do Rady Miejskiej w Ujeździe: IN.III.1411.1.2016.JS z 9.02.2016 r., IN.III.1411.1.2016.JS z 12.09.2016 r., IN.III.7080.1.2017.GT z 17.03.2017 r. oraz PN.I.1411.14.2018.AW z 19.03.2018 r. 11 Fotografia znajduje się w systemie EZD i została oznaczona jako: Zdjęcie tabliczki dot. przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków.jpg 12 Urząd Miejski w Ujeździe pracuje: w poniedziałki w godzinach: 8.00-16.00 a od wtorku do piątku w godzinach: 7.00-15.00. 13 Wprowadzony Zarządzeniem Nr 120.3.2015 Burmistrza Ujazdu z dnia 27 marca 2015 roku w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miejskiemu w Ujeździe. W/w zarządzenie znajduje się w systemie EZD i zostało oznaczone jako: Wyciąg Regulaminu Organizacyjnego UM Ujazd 2015 r. Strona 2 z 8
Powyższe stwierdzenia znajdują swoje odzwierciedlenie w zapisach zakresów czynności Pana Romana Więcka 14 Sekretarza Gminy Ujazd oraz Pani Bernadety Majnusz Inspektora w Referacie Organizacyjno Gospodarczym Urzędu Miejskiego w Ujeździe. Do zakresu zadań Pani Bernadety Majnusz 15 należy prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz organizacja przyjmowania i załatwiania interesantów zgłaszających się do Burmistrza w sprawach skarg i wniosków. 4. Wykonując czynności kontrolne stwierdzono, że wszystkie skargi i wnioski załatwione przez Urząd Miejski w Ujeździe były rejestrowane w centralnym rejestrze skarg i wniosków 16. Ustalono również, że wszystkie akta spraw rozpatrywanych przez Radę Miejską w Ujeździe oraz Burmistrza Ujazdu są przechowywane prawidłowo razem w komplecie w ramach Referatu Organizacyjno - Gospodarczego. Takie działanie jest zgodne z treścią art. 254 k.p.a., który nakazuje, aby wszystkie skargi i wnioski - składane i przekazywane do organów samorządu terytorialnego oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty - rejestrować i przechowywać w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków. W badanym okresie nie stwierdzono łamania przepisu prawa wynikającego z art. 229 pkt 3 k.p.a. Kontrolujący ustalili, że na 7 podjętych w sprawach skarg uchwał Rady Miejskiej w Ujeździe, 5 z nich zawierało pełną podstawę prawną tj. wskazanie kompetencji rady poprzez powołanie art. 18 ust. 2 pkt 15 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2018 r., poz. 994 ze zm.). Wszystkie uchwały Rady Miejskiej w Ujeździe 17 były prawidłowo zanonimizowane i prawidłowo opublikowane bez podawania danych osobowych (imienia i nazwiska) skarżących na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Ujeździe. Wyłączenie jawności w zakresie danych osobowych - na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2018 r., poz. 1330 ze zm.) następowało prawidłowo. Działanie takie jest również zgodne z treścią art. 225 1 i 2 k.p.a. 18 i Decyzją Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w Warszawie z dnia 23 lipca 2009 roku o Nr DOLiS/DEC-698/09, według której uchwały w sprawie załatwienia skarg, publikowane w Biuletynach Informacji Publicznych urzędów, powinny być anonimizowane w zakresie imienia i nazwiska osób skarżących. Wymogi w sprawie anonimizacji skarg, a także zamieszczania klauzuli informacyjnych dla skarżących aktualnie stawia przede wszystkim Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE [Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych] (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1). Projekt zmian z dnia 12 lipca 2018 roku w Kodeksie postępowania administracyjnego także zamierza wprowadzić zmiany w tym zakresie w art. 226, art. 231 i art. 236 k.p.a. 19. 14 Zakres obowiązków Sekretarza Gminy Ujazd Pana Romana Więcka znajduje się w systemie EZD i został oznaczony jako: Zakres czynności Pana Romana Więcka - Sekretarza Gminy Ujazd (Nr OG 2003-1-2017 z dnia 2.01.2017 r.)pdf 15 Zakres obowiązków Pani Bernadety Majnusz Inspektora w Referacie Organizacyjno Gospodarczym znajduje się w systemie EZD i został oznaczony jako: Zakres czynności Pani Bernadety Majnusz - Inspektora w Referacie Organizacyjno - Gospodarczym (Nr OG 0112-12-2009 z dnia 23.09.2009 r.)pdf 16 Skan Centralnego Rejestru Skarg i Wniosków Urzędu Miejskiego w Ujeździe znajduje się w systemie EZD i został oznaczony jako: Rejestr skarg i wniosków 2013-2018.pdf 17 Zanonimizowane uchwały Rady Miejskiej w Ujeździe (7) w sprawie rozpatrzenia skarg znajdują się w systemie EZD i zostały oznaczone jako: 1. Uchwała Nr XLIII.250.2014 RM w Ujeździe z dnia 28.08.2014 r. (zanonimizowana).pdf, 2. Uchwała Nr XVII.85.2016 RM w Ujeździe z dnia 29.02.2016 r. (zanonimizowana).pdf, 3. Uchwała Nr XIX.108.2016 RM w Ujeździe z dnia 25.04.2016 r. (zanonimizowana).pdf, 4. Uchwała Nr XXIII.126.2016 RM w Ujeździe z dnia 29.09.2016 r. (zanonimizowana).pdf, 5. Uchwała Nr XXX.183.2017 RM w Ujeździe z dnia 27.03.2017 r. (zanonimizowana).pdf, 6. Uchwała Nr XXXIII.201.2017 RM w Ujeździe z dnia 22.06.2017 r. (zanonimizowana).pdf i 7. Uchwała Nr XLII.264.2018 RM w Ujeździe z dnia 25.04.2018 r. (zanonimizowana).pdf 18 Nikt nie może być narażony na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu złożenia skargi lub wniosku albo z powodu dostarczenia materiału do publikacji o znamionach skargi lub wniosku, jeżeli działał w granicach prawem dozwolonych. Organy państwowe, organy jednostek samorządu terytorialnego i inne organy samorządowe oraz organy organizacji społecznych są obowiązane przeciwdziałać hamowaniu krytyki i innym działaniom ograniczającym prawo do składania skarg i wniosków lub dostarczania informacji do publikacji o znamionach skargi lub wniosku. 19 Po art. 226 ma zostać dodany art. 226a w brzmieniu: Art. 226a. Organy właściwe w sprawach skarg i wniosków przekazują informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679 skarżącemu lub wnioskodawcy przy pierwszej czynności skierowanej do tych osób. W art. 231 dotychczasową treść ma oznaczyć się jako 1 i dodać 2 w brzmieniu: 2. Informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679, w zakresie danych przetwarzanych w organie przekazującym skargę dołącza się do zawiadomienia o przekazaniu skargi. W art. 236 dotychczasową treść ma się oznaczyć jako 1 i dodać 2 i 3 w brzmieniu: 2. W przypadku wszczęcia, wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji albo jej uchylenia lub zmiany na skutek skargi, o której mowa w art. 233 zdanie drugie lub art. 234 pkt 2 i art. 235, w stosunku do strony i uczestnika postępowania art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia 2016/679 nie stosuje się. 3. Na każdym etapie postępowania, o którym mowa w 2, skarżący może, zezwolić organowi na udostępnienie swoich danych stronie postępowania. Strona 3 z 8
5. Analizując całą dokumentację skargowo - wnioskową za okres od dnia 1 stycznia 2014 roku do dnia 31 lipca 2018 roku, kontrolerzy stwierdzili, że żadna sprawa z 8 rozpatrzonych skarg i 4 wniosków, nie została załatwiona w pełni prawidłowo. Stwierdzono następujące przypadki poniżej opisanych nieprawidłowości: 1) W odpowiedziach na skargi i wnioski popełniano błędy w podstawach prawnych udzielanych odpowiedzi: a) w odpowiedzi na skargę o Nr RM.1510.1.2014 20 zamiast art. 237 3 k.p.a. nieprawidłowo powołano art. 238 k.p.a. przepis prawny, który wymienia wszystkie elementy składowe zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi; b) w odpowiedzi na skargę o Nr OG.1510.2.2014 21 w ogóle nie podano podstawy prawej, tj. art. 237 3 k.p.a.; c) w piśmie przekazującym skargę o Nr RM.1510.1.2016 22 zgodnie z właściwością do innego organu w ogóle nie podano podstawy prawej, tj. art. 231 k.p.a.; d) w trzech pismach przekazujących wniosek o Nr OG.1511.1.2015 23 zgodnie z właściwością do innych organów podano nieprawidłową podstawę prawną, tj. art. 231 k.p.a. - jeżeli organ, który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni, przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarżącego, albo wskazać mu właściwy organ. Prawidłowo powinien zostać powołany przepis art. 243 k.p.a. (również w piśmie informującym do wnioskodawcy). e) w odpowiedzi na skargę o Nr RM.1510.2.2016 24 nieprawidłowo powołano oprócz art. 237 3 k.p.a. również art. 232 3 k.p.a., odnoszący się do procedury przekazania skargi organowi niższego stopnia. Przedmiotową skargę - w części dotyczącej działania Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w powiecie strzeleckim - przekazano zgodnie z właściwością do organu wyższego stopnia - do Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Opolu. Stosownie do treści art. 6 k.p.a., organy władzy publicznej działają na podstawie przepisów prawa i zgodnie z art. 8 i art. 9 k.p.a., zobowiązane są prowadzić postępowanie w taki sposób, aby budzić zaufanie obywateli do władzy publicznej oraz wyczerpująco informować strony o okolicznościach faktycznych i prawnych. Prawidłowym działaniem jest więc powoływanie konkretnych przepisów prawa, czy to w postępowaniu administracyjnym, czy też skargowo - wnioskowym. 2) Skargi zostały nieprawidłowo zarejestrowane - oznaczone nieprawidłowym znakiem sprawy: a) skargi o Nr: OG.0510.3.2014 i OG 1511.1.2018 (RM 0751.1.2018) 25 nieprawidłowo zamieszczono w centralnym rejestrze skarg i wniosków oraz w teczce skargowej. Skarga o Nr OG.0510.3.2014 została oznaczona nieistniejącym w instrukcji kancelaryjnej, tj. jednolitym rzeczowym wykazie akt dla organów gmin symbolem klasyfikacyjnym 0510, a skargę o Nr OG 1511.1.2018 (RM 0751.1.2018) oznaczono podwójnymi znakami spraw, co jest niezgodne z 5 ust. 1-3 w związku z 52 ust. 1 pkt 2 i 52 ust. 3 i 4 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej. Nieprawidłowo oznaczono ją symbolem klasyfikacyjnym 1511 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości. Przedmiotowe skargi stanowią sprawy prowadzone przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Opolu, załatwiane w trybie ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2018 r., poz. 1302 ze zm.), a nie Działu VIII Skargi i wnioski k.p.a. Powyższe skargi powinny więc zostać oznaczone wyłącznie symbolem 0751 Prowadzenie spraw sądowych przed sadami administracyjnymi i znajdować się w odrębnej teczce aktowej. 20 Dowód: akta kontroli zamieszczono w systemie EZD i oznaczono jako: 1. Skarga Nr RM.1510.1.2014.pdf 21 Dowód: akta kontroli zamieszczono w systemie EZD i oznaczono jako: 2. Skarga Nr OG.1510.2.2014.pdf 22 Dowód: akta kontroli zamieszczono w systemie EZD i oznaczono jako: 6. Skarga Nr RM.1510.1.2016.pdf 23 Dowód: akta kontroli zamieszczono w systemie EZD i oznaczono jako: 4. Wniosek Nr OG.1511.1.2015.pdf 24 Dowód: akta kontroli zamieszczono w systemie EZD i oznaczono jako: 8. Skarga Nr RM.1510.2.2016.pdf 25 Dowód: akta kontroli zamieszczono w systemie EZD i oznaczono jako: 3. Skarga Nr OG.0510.3.2014 - do WSA w Opolu.pdf i 14. Skarga Nr OG.1511.1.2018 (RM 0751.1.2018) - do WSA w Opolu.pdf Strona 4 z 8
b) odpowiedzi na skargi i wnioski załatwiane przez Burmistrza Ujazdu i Radę Miejską w Ujeździe oznaczano różnymi znakami sprawy w części dotyczącej oznaczenia komórki organizacyjnej - oznaczano je znakiem OG lub RM, a w przypadku jednej skargi o Nr OG RM.1510.2.2017 26 oznaczeniem zarówno jednej i drugiej komórki organizacyjnej. W ramach Urzędu Miejskiego w Ujeździe działają dwa różne orany: Burmistrz Ujazdu i Rada Miejska w Ujeździe. Wszystkie skargi wpływające do Urzędu Miejskiego w Ujeździe powinny być rejestrowane przez jednego pracownika, bez różnicy jaki organ je załatwia. Zgodnie z 17 pkt 6 Regulaminu Organizacyjnego, rejestr skarg i wniosków prowadzi Referat Organizacyjno Gospodarczy, a wiec pracownik tegoż referatu powinien nadawać kolejne numery spraw wszystkim skargom i wnioskom wpływającym do Urzędu, oznaczając je znakami spraw zawierającymi te same symbole komórek organizacyjnych. c) skargi o nieidentycznej treści, zawierające te same zarzuty i przesłane od tej samej skarżącej (w których podtrzymywano również swoje wcześniejsze stanowiska), zarejestrowano pod różnymi znakami spraw: RM.1510.1.2016, RM.1510.2.2016, RM.1510.3.2016, RM.1510.1.2017 i RM.1510.1.2018 27, co jest niezgodne z treścią 5 ust. 1-3 w związku z 52 ust. 1 pkt 1 i 52 ust. 2 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy, dlatego też skargi lub wnioski od tych samych skarżących dotyczące tych samych spraw powinny zostać oznaczone jednym i tym samym znakiem sprawy. Powyższe skargi należało oznaczyć w danym roku kalendarzowym jednym, wspólnym samym znakiem sprawy, a wyodrębnić je jedynie w prowadzonym centralnym rejestrze skarg i wniosków (wpisać pod kilkoma pozycjami). 3) załatwiając skargi i wnioski jednym pismem informowano skarżącego/wnioskującego o sposobie załatwienia sprawy, a drugim lub kilkoma pismami przesyłano sprawę zgodnie z właściwością do organu/organów właściwych w ten sposób załatwiono następujące wnioski: OG.1511.1.2015 i OG.1511.1.2016 oraz skargi: RM.1510.1.2016 i RM.1510.2.2016 28. Zgodnie z art. 231 k.p.a. i 243 k.p.a. skargę i wniosek należy przekazać właściwemu organowi, zawiadamiając o tym równocześnie skarżącego lub wnioskującego. Wyżej opisane postępowanie powoduje w aktach sprawy niepotrzebną ilość dokumentów, co utrudnia ich przejrzystość. Ponadto, skarżący lub wnioskujący nie widzą fizycznie pisma, którym przekazano ich sprawę, co może budzić w nich brak zaufania do organu. Dobrą praktyką jest sporządzanie tylko jednej odpowiedzi, której adresatem jest skarżący lub wnioskujący, a pod treścią pisma wymienić organy właściwe do ich załatwienia i w ten sposób sprawę przekazać. 4) w odpowiedzi na skargę, załatwioną przez Burmistrza Ujazdu o Nr OG.1510.2.2014 i skargi załatwione przez Radę Miejską w Ujeździe o Nr: RM.1510.1.2014, RM.1510.2.2016, RM.1510.3.2016 29, uznane za nieuzasadnione, nie zawarto pouczenia o treści art. 239 k.p.a.; W przypadku skarg o Nr RM.1510.2.2016 i RM.1510.3.2016 przedmiotowe pouczenie zawarto jedynie w treści podjętych uchwał w sprawie załatwienia skarg, co jest działaniem niezgodnym z art. 238 1 k.p.a., zgodnie z którym zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać m.in. uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o treści art. 239 k.p.a. 5) odpowiedź na skargę o Nr OG.1510.2.2014 30 nie zawiera oznaczenia organu (Burmistrza Ujazdu) lecz Urzędu Miejskiego w Ujeździe, co jest niezgodne z treścią art. 238 1 k.p.a. 26 Dowód: akta kontroli zamieszczono w systemie EZD i oznaczono jako: 12. Skarga Nr OG RM.1510.2.2017.pdf 27 Dowód: akta kontroli zamieszczono w systemie EZD i oznaczono jako: 6. Skarga Nr RM.1510.1.2016.pdf, 8. Skarga Nr RM.1510.2.2016.pdf, 10. Skarga Nr RM.1510.3.2016.pdf, 11. Skarga Nr RM.1510.1.2017.pdf i 13. Skarga Nr RM.1510.1.2018.pdf 28 Dowód: akta kontroli zamieszczono w systemie EZD i oznaczono jako: 4. Wniosek Nr OG.1511.1.2015.pdf, 7. Wniosek Nr OG.1511.1.2016.pdf, 6. Skarga Nr RM.1510.1.2016.pdf i 8. Skarga Nr RM.1510.2.2016.pdf 29 Dowód: akta kontroli zamieszczono w systemie EZD i oznaczono jako: 1. Skarga Nr RM.1510.1.2014.pdf, 2. Skarga Nr OG.1510.2.2014.pdf, 8. Skarga Nr RM.1510.2.2016.pdf, 10. Skarga Nr RM.1510.3.2016.pdf 30 Dowód: akta kontroli zamieszczono w systemie EZD i oznaczono jako: 2. Skarga Nr OG.1510.2.2014.pdf, Strona 5 z 8
6) na treściach wszystkich udzielonych odpowiedzi na skargi i wnioski o Nr: RM.1510.1.2014, OG.1510.2.2014, OG.1511.1.2015, OG.1511.2.2015, RM.1510.1.2016, OG.1511.1.2016, RM.1510.2.2016, OG.1511.2.2016, RM.1510.3.2016, RM.1510.1.2017, OG RM.1510.2.2017 i RM.1510.1.2018 31 nie stwierdzono informacji o dacie ich wysyłki, co jest niezgodne z 60 ust. 3 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej; Informacji o dacie wysyłki nie zamieszczono również na wszystkich pismach przesyłanych w trakcie załatwiania skarg i wniosków. Umieszczanie daty ekspedycji pisma pozwala na określenie daty jego wysyłki, a więc ustalenie ostatecznego terminu załatwienia sprawy. 7) skargę o Nr: OG RM.1510.2.2017 32 załatwiono po terminie wpłynęła do Urzędu Miejskiego w Ujeździe w dniu 16 maja 2017 roku, a odpowiedź na nią wysłano po upływie terminu ustawowego w dniu 26 czerwca 2017 roku. W powyższej sprawie nie przesłano żadnego pisma przedłużającego termin jej załatwienia, przez co również nie zawarto informacji o prawie do wniesienia ponaglenia 33, co wynika z treści art. 37 k.p.a. Wymóg zamieszczania pouczenia z treści art. 37 k.p.a. wynika z wejścia w życie z dniem 1 czerwca 2017 roku nowelizacji ustawy z dnia 7 kwietnia 2017 roku o zmianie ustawy Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2017 r., poz. 935). Zgodnie z art. 237 1 k.p.a., skargi załatwia się w ciągu jednego miesiąca. Jeżeli jednak nie jest to możliwe ze względu na konieczność przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, jak również w sytuacji, kiedy skarga rozpatrywana jest przez radę gminy (organ kolegialny) na sesjach rady, należy przed upływem miesiąca zawiadomić skarżącego na podstawie art. 36 1 k.p.a. w związku z art. 237 4 k.p.a. o przyczynach zwłoki i wskazać nowy, dokładny termin załatwienia skargi oraz pouczyć o prawie do wniesienia ponaglenia. Ustalając konkretny termin jej załatwienia, należy uwzględnić dzień sesji rady oraz czynności materialno-techniczne potrzebne do sporządzenia i wysłania odpowiedzi. To data wysłania odpowiedzi dla skarżącego, a nie data sesji rady jest bowiem datą ostatecznego załatwienia skargi. Podając dokładną datę załatwienia skargi, należy dokonać wszelkich starań, aby ten termin dotrzymać. Wszystkie czynności zmierzające do terminowego załatwiania skarg, muszą obejmować działania zarówno pracowników urzędu (w tym obsługujących Radę w przedmiotowym zakresie) jak i Radę Miejską w Ujeździe. Takie działanie zapobiegnie nieterminowemu załatwieniu skarg. III. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości: Ustalenia z przeprowadzonych czynności kontrolnych przed sporządzeniem projektu wystąpienia pokontrolnego zostały przekazane i omówione w dniu 7 września 2018 roku z Panem Romanem Więckiem Sekretarzem Gminy Ujazd. W trakcie narady pokontrolnej kontrolujący przypomnieli ogólne zasady prawidłowej organizacji przyjmowania, rejestrowania i załatwiania skarg i wniosków oraz omówili wszystkie stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości. W szczególności zwrócono uwagę na konieczność wzmocnienia nadzoru ogólnego i szczegółowego w procesie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skargi i wniosków w Urzędzie Miejskim w Ujeździe. 31 Dowód: akta kontroli zamieszczono w systemie EZD i oznaczono jako: 1. Skarga Nr RM.1510.1.2014.pdf, 2. Skarga Nr OG.1510.2.2014.pdf, 4. Wniosek Nr OG.1511.1.2015.pdf, 5. Wniosek Nr OG.1511.2.2015.pdf, 6. Skarga Nr RM.1510.1.2016.pdf, 7. Wniosek Nr OG.1511.1.2016.pdf, 8. Skarga Nr RM.1510.2.2016.pdf, 9. Wniosek Nr OG.1511.2.2016.pdf, 10. Skarga Nr RM.1510.3.2016.pdf, 11. Skarga Nr RM.1510.1.2017.pdf, 12. Skarga Nr OG RM.1510.2.2017.pdf i 13. Skarga Nr RM.1510.1.2018.pdf 32 Dowód: akta kontroli zamieszczono w systemie EZD i oznaczono jako: 12. Skarga Nr OG RM.1510.2.2017.pdf 33 Stosownie do treści art. 35 3 k.p.a., załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Zgodnie z art. 36 1 k.p.a., o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. Według art. 37 1, 2 i 3 k.p.a., stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia, jeżeli: nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 1 (bezczynność) lub postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość). Ponaglenie powinno zawierać uzasadnienie i wnosi się je do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie (np.: do Rady Miejskiej w Ujeździe ponaglenie na Burmistrza Ujazdu lub do Wojewody ponaglenie na Radę Miejską w Ujeździe). Strona 6 z 8
Kontrolujący przypomnieli zasady prawidłowego nadawania skargom i wnioskom znaków spraw, zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku Nr 1 instrukcji kancelaryjnej. Wskazano również na obowiązek zamieszczania w odpowiedziach na skargi i wnioski odpowiednich podstaw prawnych, a w przypadku uznania skarg za nieuzasadnione pouczenia o treści art. 239 k.p.a. Przypomniano również o obligatoryjności zamieszczania w odpowiedziach na skargi oznaczenia organu i daty ich ekspedycji. Zwrócono uwagę na konieczność terminowego załatwiania skarg, a w przypadku niemożności ich załatwienia w terminie miesiąca wysyłania przed jego upływem pism przedłużających termin ich załatwienia. W związku z wejściem w życie w dniu 1 czerwca 2017 roku nowelizacji k.p.a., zwrócono także szczególną uwagę na obowiązek zamieszczania w pismach przedłużających termin załatwienia skarg, pouczenia o prawie do wniesienia ponaglenia. W związku z wejściem z dniem 25 maja 2018 roku Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, podkreślono konieczność anonimizowania skarg oraz zamieszczania w udzielanych odpowiedziach na skargi i wnioski, klauzuli informacyjnych, co wkrótce stanie się obowiązkiem ustawowym, wynikającym ze znowelizowanego k.p.a. Przypomniano również o obowiązku podjęcia działań w celu powołania komisji skarg wniosków i petycji 34, której zadaniem będzie rozpatrywanie należących do właściwości rady gminy, skarg na działania wójta i gminnych jednostek organizacyjnych, a także wniosków i petycji składanych przez obywateli. R e a s u m u j ą c, mają na uwadze stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości oraz ich zakres, organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy Gminy Ujazd oceniono negatywnie. IV. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w Urzędzie Miejskim w Ujeździe, pod pozycją nr 4/2018. V. Informacja o zastrzeżeniach zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego i wyniku ich rozpatrzenia lub o niezgłoszeniu zastrzeżeń: Kierownik jednostki kontrolowanej - stosownie do treści art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) - w terminie 7 dni roboczych od dnia (24.09.2018 r.) otrzymania projektu wystąpienia pokontrolnego, nie zgłosił żadnych zastrzeżeń do treści projektu wystąpienia pokontrolnego. VI. Zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej: Biorąc pod uwagę wyniki niniejszej kontroli, zalecam: 1. Zwiększyć nadzór ogólny sprawowany przez Burmistrza Ujazdu oraz szczegółowy sprawowany przez Sekretarza Gminy Ujazd nad organizacją przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Miejskim w Ujeździe; 2. Prawidłowo kwalifikować i rejestrować skargi i wnioski ze względu na ich przedmiot, zgodnie z art. 227 k.p.a. i art. 241 k.p.a. w związku z art. 222 k.p.a. W rejestrze skarg i wniosków rejestrować tylko i wyłącznie odpowiedzi na skargi i wnioski, które są tożsame ze skargą i wnioskiem opisanymi w art. 227 k.p.a. i art. 241 k.p.a.; 3. Skargi załatwiać terminowo, zgodnie z treścią art. 237 1 k.p.a., a w przypadku braku możliwości dochowania tego terminu, przedłużać na podstawie art. 36 1 k.p.a. w związku z art. 237 4 k.p.a. termin ich załatwienia, zawierając w pismach przedłużających termin załatwienia, informację o przyczynach zwłoki, wskazanie nowego, konkretnego terminu ich załatwienia oraz pouczenie o prawie do wniesienia ponaglenia z treści art. 37 k.p.a.; 34 Powyższe wynika z treści art. 1 pkt 5 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w celu zwiększenia udziału obywateli w procesie wybierania, funkcjonowania i kontrolowania niektórych organów publicznych (Dz.U. z 2018 r., poz. 130) - zmiana dotyczy wprowadzenia art. 18b ust. 1-3 w ustawie z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2018 r., poz. 994 ze zm.). Strona 7 z 8
4. W odpowiedziach na skargi i wnioski powoływać prawidłowe podstawy prawne: w odpowiedzi na skargi art. 237 3 k.p.a., przy przekazaniu skarg według właściwości art. 231 k.p.a., a przy przekazywaniu wniosków art. 243 k.p.a.; 5. W zawiadomieniach o odmownym załatwieniu skarg, zawsze zamieszczać - stosownie do treści art. 238 1 k.p.a. - pouczenie o treści art. 239 k.p.a.; 6. Sporządzać i wysyłać pismo w sprawie przekazania skargi lub wniosku do załatwienia według właściwości o jednakowej treści, w którym adresatem jest skarżący lub wnioskujący, a organ właściwy do jego załatwienia wymieniony jest pod jego treścią, z adnotacją - pismo otrzymuje; 7. W odpowiedziach na skargi i wnioski oraz w pismach przedłużających termin ich załatwienia, zamieszczać oznaczenie organu gminy (tj.: Burmistrza Ujazdu lub Rady Miejskiej w Ujeździe), zgodnie z treścią art. 238 1 k.p.a.; 8. Prawidłowo rejestrować wszystkie skargi i wnioski, nadając im prawidłowe znaki spraw w szczególności w części dotyczącej oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego [ 1510 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe) i 1511 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości], zgodnie z zasadami określonymi w 5 ust. 1-4 w związku z 52 ust. 1-4 Załącznika Nr 1 oraz Załącznika Nr 2 instrukcji kancelaryjnej; 9. Przestrzegać instrukcję kancelaryjną w zakresie zamieszczania na kopiach pism pozostawionych w aktach spraw, informacji o dacie ich ekspedycji wraz z odręcznym podpisem pracownika i datą jego złożenia, zgodnie z 60 ust. 3 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej. VII. VIII. IX. Ocena wskazująca na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości: nie dotyczy. Na podstawie art. 49 oraz art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej, proszę o przekazanie pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania, o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia, albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego dokumentu. Zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej, od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. Wojewody Opolskiego Beata Adamus Dyrektor Wydziału Prawnego i Nadzoru Do wiadomości: Pan Tomasz Cichoń Przewodniczący Rady Miejskiej w Ujeździe ul. Sławięcicka 19 47-143 Ujazd Strona 8 z 8