Jednostka Certyfikująca Główny Instytut Górnictwa w Katowicach Certyfikacja systemów zarządzania Certyfikacja systemów zarządzania jest dobrowolną oceną zgodności wdrożonego i stosowanego systemu zarządzania w organizacji z wymaganiami zawartymi w odpowiednich normach: PN-EN ISO 9001:2001 Systemy zarządzania jakością. Wymagania PN-EN ISO 14001:2005 Systemy zarządzania środowiskowego. Wymagania i wytyczne stosowania PN-N-18001 Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania Jednostka Certyfikująca w Głównym Instytucie Górnictwa w Katowicach (GIG-JC) posiada akredytację Polskiego Centrum Akredytacji (nr certyfikatu akredytacji AC 083) w zakresie:! certyfikacji systemów zarządzania jakością (wg wymagań normy PN-EN ISO 9001:2001) i zarządzania środowiskowego (wg wymagań normy PN-EN ISO 14001:2005) w branżach : - Górnictwo i kopalnictwo - Produkcja koksu i produktów rafinacji ropy naftowej - Chemikalia, produkty chemiczne, włókna sztuczne - Wyroby z gumy i plastyku - Niemetaliczne produkty organiczne - Metale i wyroby metalowe - Maszyny i osprzęt do nich - Urządzenia elektryczne i optyczne! oraz certyfikacji systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy (wg wymagań normy PN-N-18001:2004) w branżach : - Górnictwo i kopalnictwo - Produkcja odzieży roboczej - Produkcja koksu i produktów rafinacji ropy naftowej - Chemikalia, produkty chemiczne, włókna sztuczne - Wyroby z gumy i plastyku - Niemetaliczne produkty organiczne - Beton, cement, wapno, gips itp. - Metale i wyroby metalowe - Maszyny i osprzęt do nich - Urządzenia elektryczne i optyczne - Dostawy energii elektrycznej - Dostawy gazu - Dostawy wody - Transport rurociągowy - Prowadzenie prac badawczo - rozwojowych
Proces certyfikacji systemu zarządzania w przedsiębiorstwach produkcyjnych i usługowych obejmuje następujące elementy: Kontakt klienta z GIG-JC, przekazanie niezbędnych informacji i formularzy Złożenie przez Klienta wniosku i dokumentacji systemu (ocena kompletności dokumentacji i rejestracja wniosku) Wizytacja wstępna auditorów GIG-JC w przedsiębiorstwie (element nieobowiązkowy, uzgadniany z klientem) Ocena dokumentacji klienta pod względem merytorycznym Audit wstępny (element nieobowiązkowy, uzgadniany z klientem) Audit certyfikujący Wydanie certyfikatu GIG-JC na okres 3 lat Nadzór nad systemem zarządzania posiadacza certyfikatu Klienci zainteresowani certyfikacją systemów zarządzania mogą uzyskać dodatkowe informacje i wyjaśnienia w kontakcie z pracownikami GIG-JC : - dr inż. Dariusz Stefaniak Kierownik GIG-JC tel. 259-23-51, e-mail: d.stefaniak@gig.katowice.pl - mgr inż. Jerzy Supernak - Kierownik Zespołu JC-CZ tel. 259-23-74, e-mail: j.supernak@gig.katowice.pl - Sekretariat GIG-JC - tel. 259-23-51, fax. 259-22-09
Procedura certyfikacji systemów zarządzania Kontakt klienta z GIG-JC (przekazanie niezbędnych informacji i formularzy) Złożenie wniosku i dokumentacji systemu (ocena kompletności dokumentacji i rejestracja) Powołanie zespołu auditorów Wizytacja wstępna (element nieobowiązkowy uzgadniany z klientem) Ocena dokumentacji klienta pod względem merytorycznym Audit wstępny (element nieobowiązkowy uzgadniany z klientem) Audit certyfikujący Orzeczenie Komitetu Technicznego Decyzja Kierownika Jednostki Certyfikującej o przyznaniu certyfikatu Odmowa wydania certyfikatu Wydanie certyfikatu GIG-JC Nadzór nad systemem Zasady certyfikacji systemów zarządzania w GIG-JC 1. Klient może kontaktować się z GIG-JC: pisemnie (adres na stronie tytułowej), telefonicznie, faksem, pocztą e-mail (dane na stronie 2), osobiście (wizyta w GIG-JC). 2. Po skontaktowaniu się z GIG-JC, Klient otrzymuje niniejszy informator oraz dodatkowe informacje na temat certyfikacji systemów zarządzania. 3. Do Klienta, który wyraża zainteresowanie uzyskaniem certyfikatu, GIG-JC wysyła: wniosek o przeprowadzenie procesu certyfikacji (formularz), umowę o certyfikację (formularz), kwestionariusz wnioskującego o certyfikację systemu zarządzania (formularz), pozwalający pracownikom GIG-JC na uzyskanie podstawowych danych o systemie zarządzania Klienta. 4. Klient po wypełnieniu wniosku, kwestionariusza i umowy przesyła je wraz z dokumentacją systemu zarządzania (księga + procedury) oraz dokonuje opłaty wstępnej w przewidzianej wysokości na konto: BPHPBK S.A. O/Katowice nr 23 1060 0076 0000 3200 0027 5674 z zaznaczeniem, czego dotyczy dokonywana wpłata.
5. Po wstępnej analizie dokumentacji GIG-JC proponuje osobę auditora wiodącego i skład zespołu auditorów. 6. Po uzgodnieniu składu zespołu auditorów z Klientem, ustala się termin wizytacji wstępnej (jeśli Klient życzy sobie jej przeprowadzenia). 7. Zespół auditorów dokonuje oceny dokumentacji systemu zarządzania Klienta pod względem merytorycznym, po której przeprowadza audit wstępny (nieobowiązkowy) i / albo audit certyfikujący. 8. Po audicie certyfikującym auditor przedstawia jego wyniki zgromadzonym członkom Komitetu Technicznego. Na podstawie zebranych materiałów, Komitet Techniczny wnioskuje do Kierownika GIG-JC o przyznanie lub odmowę przyznania certyfikatu systemu zarządzania dla firmy. Kierownik GIG-JC, mając na uwadze ww. wniosek Komitetu Technicznego: a) decyduje o wydaniu certyfikatu w pełnym zakresie, b) proponuje Klientowi wydanie certyfikatu w ograniczonym zakresie, c) postanawia odłożyć decyzję o wydaniu certyfikatu do czasu, gdy Klient przeprowadzi działania korygujące, a system jakości zostanie poddany ponownej ocenie, d) postanawia oddalić wniosek o certyfikację, odpowiednio uzasadniając decyzję. 9. W przypadku decyzji o wydaniu stosownego certyfikatu GIG-JC powiadamia o tym Klienta i po uregulowaniu przez niego zobowiązań finansowych wobec GIG-JC przesyła mu certyfikat. Nadzór i odnowienie certyfikatu 1. W celu uzyskania pewności, że Klient w pełni przestrzega wymagań będących podstawą przyznanego mu certyfikatu, GIG-JC sprawuje nadzór nad Jego systemem, przeprowadzając audity nadzoru, co najmniej jeden w ciągu roku, w trakcie ważności certyfikatu. Audity nadzoru przeprowadzane są w terminach określanych w harmonogramach auditów nadzoru. W uzasadnionych okolicznościach, w przypadku wątpliwości co do przestrzegania przez Klienta warunków certyfikacji, GIG-JC może przeprowadzić audity nadzoru w terminie wcześniejszym niż pierwotnie określony. Audity przeprowadzane są przez upoważnionych przez Kierownika GIG-JC auditorów. 2. W przypadku stwierdzenia nieprzestrzegania przez Klienta wymagań określonych w umowie, Kierownik GIG-JC może: - zawiesić, - cofnąć certyfikat, - ograniczyć zakres certyfikacji, przy czym: 1) Zawieszenie certyfikatu może nastąpić w następujących przypadkach: a) stwierdzenia w trakcie postępowania związanego z auditem nadzoru obniżenia skuteczności systemu, w przypadku gdy przyczyny tego obniżenia zostały określone, a Klient deklaruje wolę ich usunięcia, b) stwierdzenia przekroczenia praw i obowiązków określonych w umowie, jeżeli przekroczenie nie nosiło znamion złej woli, c) stwierdzenia niemożności przeprowadzenia auditu nadzoru z winy Klienta, d) stwierdzenia, że Klient nie dostosował się w określonym terminie do ustaleń wynikających ze zmiany wymagań GIG-JC, e) stwierdzenia, że Klient po wprowadzeniu zmian w swoim systemie nie poinformował o tym GIG-JC (przed auditami nadzoru) lub nie zastosował się do trybu postępowania zaleconego przez GIG-JC, f) zgłoszenia przez Klienta czasowej rezygnacji z certyfikacji, g) niespełnienia w terminie zobowiązań finansowych wobec GIG-JC. Zawieszenie ważności certyfikatu nie może przekraczać roku. 2) Cofnięcie certyfikatu może nastąpić w przypadku: a) stwierdzenia, w wyniku auditu nadzoru lub odnowienia, nieskuteczności systemu, powodującego konieczność wprowadzenia zasadniczych zmian w systemie, b) stwierdzenia nadużycia uprawnień, mającego na celu wprowadzenie w błąd odbiorców Klienta, c) stwierdzenia przekroczenia praw i obowiązków określonych w umowie, d) stwierdzenia, że Klient nie podejmuje żadnych działań związanych ze zmianą wymagań GIG-JC,
e) stwierdzenia, że Klient przy wprowadzaniu zmian w swoim systemie nie poinformował o tym GIG-JC lub nie zastosował się do trybu postępowania zaleconego przez jednostkę, a wprowadzone zmiany wywołały niezgodność systemu z wymaganiami certyfikacji i mogą mieć negatywny wpływ na opinię o GIG-JC jako o jednostce certyfikującej, f) stwierdzenia zaprzestania: produkcji wyrobów, świadczenia usług lub stosowania procesów objętych zakresem certyfikatu, g) niespełnienia zobowiązań finansowych wobec GIG-JC. W przypadku cofnięcia certyfikatu, Klient jest wykreślany z rejestru Klientów spełniających wymagania oceny systemu, a informacja o tym fakcie jest publikowana. W przypadku cofnięcia certyfikatu, Klient może ubiegać się ponownie o certyfikację po upływie co najmniej jednego roku od daty cofnięcia; 3) Ograniczenie zakresu podanego w certyfikacie może nastąpić: a) w wyniku auditu nadzoru, w trakcie którego stwierdzono brak możliwości prowadzenia działalności w pełnym zakresie (podanym w certyfikacie), b) na wniosek Klienta, 4) Odnowienie ważności certyfikatu na kolejne trzy lata następuje w wyniku auditu odnowienia przeprowadzonego na wniosek Klienta złożony przynajmniej na trzy miesiące przed upływem ważności posiadanego certyfikatu. Reklamacje i odwołania 1. Klientowi przysługuje prawo wniesienia reklamacji do Kierownika GIG-JC w sprawach dotyczących sposobu przeprowadzania procesu certyfikacji i nadzoru systemu w czasie ich trwania, w tym zastrzeżeń na temat pracy auditorów. 2. W przypadku zaistnienia kwestii spornych między Klientem a GIG-JC strony mogą, po wyczerpaniu możliwości jak w pkt. 1, zwrócić się w terminie 14 dni od otrzymania decyzji Kierownika GIG-JC, do Dyrektora Naczelnego GIG o ostateczne rozstrzygnięcie sporu. 3. Warunkiem odwołania się w sprawach związanych z procesem certyfikacji jest uregulowanie przez Klienta wszystkich zobowiązani finansowych wynikających z wykonywanych przez GIG-JC czynności związanych z danym procesem. Opłaty 1. Klient, składając do GIG-JC wniosek o certyfikację systemu zarządzania, zobowiązuje się do poniesienia związanych z tym opłat zgodnie z kosztorysami: do momentu uzyskania certyfikatu, w procesie nadzoru - określanymi sukcesywnie, zgodnie z obowiązującym w dniu ich sporządzania Cennikiem certyfikacji systemów zarządzania. Opłaty te będą wnoszone przez Klienta po otrzymaniu faktur wystawianych przez GIG-JC. 2. Opłata wstępna dotyczy wykonania niezbędnych formalnych prac przed merytoryczną oceną systemu zarządzania Klienta i nie podlega zwrotowi. 3. Niezależnie od ww. kosztów procesu certyfikacji, Klient ponosi koszty towarzyszące ocenie, tj. koszty podróży i pobytu, na które składają się rozliczane według rachunków koszty zakwaterowania i wyżywienia auditorów, przejazdy: pociągiem (w tym opłaty za miejscówki, miejsca sypialne), samochodem służbowym, i po wcześniejszym uzgodnieniu z Klientem, samochodem prywatnym (według obowiązujących stawek za 1 km). Rozliczanie wyżej wymienionych kosztów następuje na podstawie faktur wystawianych przez GIG-JC lub na podstawie rachunków przedstawionych przez auditorów Klientowi. 4. Rozliczenie faktycznych kosztów etapów procesu certyfikacji i nadzoru następuje po każdym etapie i przed wydaniem decyzji o udzieleniu lub odmowie wydania certyfikatu oraz o utrzymaniu ważności. 5. W przypadku przerwania procesu certyfikacji opłatę wymienioną w pkt. 1, ustala się procentowo zgodnie ze stanem zaawansowania prac.
PRAWA I OBOWIĄZKI JEDNOSTKI CERTYFIKUJĄCEJ ORAZ KLIENTA WYNIKAJĄCE Z CERTYFIKACJI SYSTEMU ZARZĄDZANIA Prawa i obowiązki GIG-JC 1. Prawa GIG-JC: 1) GIG-JC ma prawo przerwać proces certyfikacji, jeżeli: a) Klient nie wywiązuje się z zobowiązań wynikających z niniejszej urnowy, w szczególności w zakresie wymaganych opłat; b) Klient w ciągu trzech miesięcy nie przekaże informacji uzupełniających wymaganych przez GIG- JC; c) Klient nie przekaże informacji o wykonaniu działań korygujących i zapobiegawczych po audicie, w terminach określonych w raporcie z auditu; 2) GIG-JC ma prawo do zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu w przypadku stwierdzenia niespełnienia przez Klienta wymagań określonych w dokumentach będących podstawą przyznania certyfikatu lub ustalonych w umowie o certyfikację, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu Klienta. 2. Obowiązki GIG-JC: GIG-JC zobowiązuje się do: 1) uzgodnienia z Klientem: zespołu auditorów, norm lub innych przepisów będących podstawą oceny systemu oraz prowadzenia procesu certyfikacji zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce; 2) wydania Klientowi certyfikatu potwierdzającego zgodność systemu z normami będącymi podstawą oceny, po uregulowaniu przez niego należności finansowych względem jednostki; 3) wpisania Klienta do rejestru przedsiębiorstw, które uzyskały certyfikat systemu oraz opublikowania tej informacji; 4) prowadzenia auditów nadzoru w zakresie działalności Klienta objętej certyfikatem, w okresie jego ważności; 5) przekazania Klientowi pisemnej decyzji wraz z uzasadnieniem w przypadku negatywnego wyniku procesu certyfikacji; 6) zachowania poufności i nie przekazywania stronom trzecim informacji uzyskanych od Klienta w trakcie procesu certyfikacji bez jego zgody; 7) przesłania raportów z auditów w terminie miesiąca od dnia zakończenia auditu; 8) przekazania certyfikatu, w terminie dwóch tygodni od daty uregulowania przez Klienta wszystkich opłat związanych z certyfikacją. Prawa i obowiązki Klienta 1. Prawa Klienta: Klient ma prawo do: umieszczania swoich danych w rejestrze przedsiębiorstw, które uzyskały certyfikat systemu, prowadzonym i publikowanym przez GIG-JC; powoływania się na certyfikat w działalności reklamowej i promocyjnej, w trakcie prowadzenia negocjacji, przy zawieraniu umów i kontraktów, dotyczących obszaru działalności objętego zakresem certyfikatu z zaznaczeniem, że certyfikat dotyczy określonego umową systemu; otrzymywania od GIG-JC informacji dotyczących zmian uregulowań, związanych z procesem certyfikacji systemu; wymagania od GIG-JC zachowania poufności w stosunku do wszelkich informacji uzyskanych od Klienta w trakcie procesu certyfikacji, z wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem; reklamacji i odwołań, związanych z procesem certyfikacji, rozszerzenia zakresu certyfikacji o obszary działania, które nie były objęte certyfikatem. Sposób i zakres oceny w tym przypadku określa GIG-JC; wystąpienia z wnioskiem o przerwanie procesu certyfikacji. 2. Obowiązki Klienta: Klient zobowiązuje się do: zapewnienia auditorom GIG-JC dostępu do miejsc i znajdującego się w nim sprzętu oraz dokumentów i zapisów związanych z zakresem certyfikacji, a także udzielenia wszelkich
informacji niezbędnych do przeprowadzenia auditów w procesie certyfikacji, nadzoru i odnowienia; usunięcia trudności, które stanowiłyby przeszkodę we właściwym wykonaniu auditów; regulowania w terminie, zgodnie z ustalonymi w niniejszej umowie warunkami, wszystkich opłat należnych GIG-JC, związanych z procesem certyfikacji i nadzoru nad systemem Klienta; utrzymywania swojego systemu zgodnego z wymaganiami norm, na które powołuje się certyfikat; regularnego podejmowania działań korygujących i zapobiegawczych, odnoszących się do systemu; powiadamiania GIG-JC o wszelkich zmianach w swoim systemie i stosowania się do decyzji jednostki, dotyczących tych zmian; umożliwienia upoważnionym przedstawicielom GIG-JC wykonania czynności związanych z przeprowadzeniem auditów nadzoru w takim zakresie, jaki GIG-JC uzna za konieczny; stosowania się do decyzji GIG-JC podejmowanych w związku ze zmianą wymagań certyfikacji; powoływanie się na posiadany certyfikat tylko w odniesieniu do takiego obszaru działalności, który jest objęty zakresem certyfikatu; zaprzestania powoływania się na certyfikat z chwilą wygaśnięcia jego ważności lub z chwilą otrzymania decyzji Kierownika GIG-JC o zawieszeniu lub cofnięciu certyfikatu. Zasady wykorzystywania certyfikatu systemu zarządzania i posługiwania się znakami Przedstawione Zasady wykorzystywania certyfikatu systemu zarządzania i posługiwania się znakami określają sposób postępowania i warunki na jakich posiadacz certyfikatu systemu zarządzania może powoływać się na zakres udzielonej mu przez GIG-JC certyfikacji poprzez powołania tekstowe i/lub graficzne stosowanie znaków. 1. Posiadaczowi wydanego przez GIG-JC Certyfikatu Systemu Zarządzania, w obszarze działalności wyspecyfikowanej certyfikatem, przysługuje prawo powoływania się na udzieloną certyfikację. 2. Prawo powoływania się przez posiadacza certyfikatu na udzieloną mu certyfikację obejmuje dokumenty handlowe, promocyjne i materiały reklamowe. 3. Termin dokumenty handlowe, promocyjne i materiały reklamowe" nie obejmuje ogłoszeń, zawiadomień, pisemnych komunikatów naklejanych lub inaczej prezentowanych na ewentualnych wyrobach posiadacza certyfikatu. Ograniczenie to dotyczy również właściwych opakowań i materiałów promocyjnych dla tych wyrobów. 4. Przy tekstowym powoływaniu się posiadacza certyfikatu na zakres udzielonej mu przez Jednostkę Certyfikującą certyfikacji dopuszcza się zapisy o następujących przykładowych treściach: a)... posiadany przez nas Certyfikat Systemu Zarządzania... o nr... został wydany przez Jednostkę Certyfikującą Głównego Instytutu Górnictwa, akredytowaną przez Polskie Centrum Akredytacji, Nr akredytacji AC 083.; b)... posiada certyfikowany system zarządzania... zgodny z wymaganiami normy... w obszarze działalności:..., co zostało potwierdzone Certyfikatem Systemu Zarządzania... nr... wydanym przez Jednostkę Certyfikującą Głównego Instytutu Górnictwa, akredytowaną przez Polskie Centrum Akredytacji, Nr akredytacji AC 083. 5. Przy graficznym powoływaniu się posiadacza certyfikatu na zakres udzielonej mu przez Jednostkę Certyfikującą certyfikacji dopuszcza się stosowanie znaku akredytacji PCA tylko w połączeniu ze znakiem certyfikacji. Znak certyfikacji stanowi znak certyfikowanego przez Jednostkę Certyfikującą systemu zarządzania.... Wzór połączonych znaków: certyfikacji i znaku akredytacji PCA przedstawia rysunek nr 1 poniżej, który wyjaśnia także wzajemne usytuowanie znaków w ramce.
Rysunek nr 1. Wzór połączonych znaków: certyfikacji i akredytacji PCA oba znaki usytuowane w ramce. 6. Posiadacz certyfikatu wydanego przez Jednostkę Certyfikującą Głównego Instytutu Górnictwa może stosować znak certyfikowanego systemu zarządzania bez znaku akredytacji PCA zgodnie z rysunkiem nr 2 poniżej. Rysunek nr 2. Wzór znaku certyfikowanego systemu zarządzania znak bez ramki. 7. Znaki, o których mowa w p.5 i p.6 powyżej mogą być stosowane przez posiadacza Certyfikatu Systemu Zarządzania... w dokumentach handlowych, promocyjnych i materiałach reklamowych" tylko na tej samej stronie co jego logo i/lub nazwa i przy zachowaniu proporcjonalnie tej samej wielkości. 8. Minimalne wymiary znaków, przy zachowaniu proporcji wszystkich wymiarów wynoszą: a) 50 mm wysokości dla ramki, w przypadku stosowania znaków przedstawionych na Rys. nr 1, b) 20 mm wysokości dla znaku, w przypadku stosowania znaku przedstawionego na Rys. nr 2. 9. Znaki, o których mowa w p.5 i p.6 powyżej nie mogą być stosowane w sposób, który mógłby świadczyć, że odnoszą się do wyrobu, w szczególności nie mogą być umieszczane na wyrobie i jego opakowaniach. 10. Klient zobowiązuje się wyróżnić obszar działalności, którego dotyczy certyfikat, jeżeli zastosował znaki w kontekście, w którym może to nasuwać wątpliwości. 11. Na prośbę Wykonawcy Klient - posiadacz Certyfikatu Systemu Zarządzania... zobowiązuje się dostarczyć wzory zastosowania znaków. 12. Jeżeli z jakichkolwiek powodów certyfikat utracił ważność, został zawieszony lub cofnięty Klient powinien natychmiast zaprzestać stosowania znaków, o których mowa w p.5 i p.6 powyżej. 13. Klient zobowiązuje się do zaprzestania używania znaku w sposób, który Wykonawca uznał za niedopuszczalny, o czym powiadomił Klienta. 14. Wraz z wydanym Certyfikatem Systemu Zarządzania... GIG-JC udostępni posiadaczowi wydanego certyfikatu właściwe dla niego znaki zgodnie z wzorami przedstawionymi na rysunkach nr 1 i nr 2 powyżej.