Informator Ośrodka OBAC Zasady certyfikacji systemów zarządzania

Transkrypt

1 Ośrodek Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. ul. Łabędzka 21, Gliwice tel.: (032) , fax.: (032) , biuro@obac.com.pl Informator Ośrodka OBAC Zasady certyfikacji systemów zarządzania 1. Informacja o Ośrodku Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. Od 2008 roku Ośrodek Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. uzyskał akredytację Polskiego Centrum Akredytacji z Warszawy i świadczy usługi w zakresie certyfikacji systemów zarządzania jakością, systemów zarządzania środowiskowego, systemów zarządzania środowiskowego. W strukturze Ośrodka OBAC funkcjonuje Zespół Certyfikacji Systemów Zarządzania spełniający wymagania normy PN-EN ISO/IEC Ocena zgodności - Wymagania dla jednostek prowadzących audity i certyfikację systemów zarządzania - Część 1: Wymagania Ośrodek OBAC posiada akredytację Polskiego Centrum Akredytacji nr AC 146 w zakresie: certyfikacji systemów zarządzania na zgodność z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001 Systemy zarządzania jakością. Wymagania certyfikacji systemu zarządzania na zgodność z wymaganiami normy PN-EN ISO Systemy zarządzania środowiskowego. Wymagania i wytyczne stosowania. certyfikacji systemu zarządzania na zgodność z wymaganiami normy PN-N Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania. Niniejszy informator, będący jednocześnie programem certyfikacji systemów zarządzania, opisuje ponadto zasady certyfikacji systemów zarządzania wg programów nie znajdujących się w zakresie akredytacji, tj: certyfikacji systemów zarządzania na zgodność z wymaganiami normy PN-ISO Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania i wytyczne stosowania certyfikacji systemów zarządzania na zgodność z wymaganiami normy PN-EN ISO Wyroby medyczne. Systemy zarządzania jakością. Wymagania do celów przepisów prawnych Ośrodek Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o. certyfikuje Systemy Zarządzania na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Informacje na temat procesu certyfikacji systemów zarządzania prowadzonego przez Ośrodek OBAC można uzyskać w sekretariacie Ośrodka OBAC Sp. z o.o. OBAC/PO-3/Z1 wyd. 19 Strona 1 z 13

2 2. Tryb postępowania 2.1. Spotkanie informacyjne/ wizytacja wstępna Przed rozpoczęciem procesu początkowej certyfikacji Klient może się zwrócić do Ośrodka OBAC Sp. z o.o. o przeprowadzenie nieodpłatnego spotkania informacyjnego w siedzibie Ośrodka lub wizytacji wstępnej na miejscu u Klienta. Podczas spotkania omawiane są następujące tematy: informacja na temat Ośrodka OBAC, idea systemu zarządzania, korzyści wynikające z wprowadzenia i certyfikacji systemu zarządzania, zasady przeprowadzania auditów, przebiegu proces certyfikacji danego systemu zarządzania, normy dotyczące systemu zarządzania, wymagania certyfikacyjne Ośrodka OBAC, koszty procesu certyfikacji, zakres działania systemu zarządzania Klienta, zapoznanie się ze specyfiką organizacji Proces początkowej/ ponownej certyfikacji Proces początkowej/ ponownej certyfikacji składa się z następujących etapów: Przygotowanie do auditu początkowej/ ponownej certyfikacji, Audit początkowej (I i II etap)/ ponownej certyfikacji, Wydanie certyfikatu i nadzór nad wydanym certyfikatem. Przed rozpoczęciem procesu początkowej/ ponownej certyfikacji należy podpisać umowę certyfikacji i nadzoru nad certyfikatem systemu zarządzania Rozpoczęcie procesu początkowej/ ponownej certyfikacji W celu rozpoczęcia procesu początkowej/ ponownej certyfikacji Klient składa zapytanie ofertowe. Zapytanie ofertowe może mieć również formę Wniosku o udzielenie pierwszej/ ponownej certyfikacji systemu zarządzania wraz z wymaganymi w nim załącznikami. Zapytanie można przesłać pocztą (w tym elektroniczną) lub złożyć osobiście w Ośrodku OBAC. Po uzgodnieniu warunków finansowych/ podpisaniu oferty Klient przekazuje do Ośrodka OBAC Wniosek o udzielenie początkowej/ ponownej certyfikacji systemu zarządzania /jeśli nie zrobił tego wcześniej/ wraz z wymaganymi załącznikami. Do Wniosku dołącza również dokumentację systemu zarządzania celem umożliwienia dokonania jej oceny merytorycznej. Złożony wniosek jest rejestrowany i poddawany przeglądowi, a przesłana przez Klienta dokumentacja jest oceniana. Po pozytywnych wynikach przeglądu wniosku i oceny dokumentacji systemu zarządzania przygotowywane są dwa egzemplarze umowy certyfikacji i nadzoru nad certyfikatem systemu zarządzania, która precyzuje obowiązki i prawa stron oraz wzajemne zobowiązania finansowe i terminowe. Umowa podpisywana jest przez upoważnionych przedstawicieli Klienta i Ośrodka OBAC Sp. z o.o. Jeśli klient ma zastrzeżenia lub uwagi odnośnie umowy, zgłasza je do Ośrodka OBAC celem ich rozpatrzenia. Jeden podpisany egzemplarz umowy Klient dostarcza do Ośrodka OBAC, a drugi pozostawia u siebie. OBAC/PO-3/Z1 wyd. 19 Strona 2 z 13

3 2.4. Przygotowanie do auditu początkowej certyfikacji Po dostarczeniu dokumentacji sz przez klienta do Ośrodka OBAC dokonywana jest ich ocena formalna i merytoryczna pod względem spełnienia wymagań normy/ norm odniesienia. Ocena dokumentacji polega na sprawdzeniu, czy dostarczona dokumentacja systemu zarządzania spełnia wymagania deklarowanych dokumentów odniesienia (dokumentów normatywnych oraz wymagań certyfikacyjnych Ośrodka OBAC). Audit początkowej certyfikacji prowadzony jest dwuetapowo przez zespół auditujący, którego skład /imię i nazwisko/ jest przekazany Klientowi do wiadomości na co najmniej 7 dni przed planowanym auditem wraz z Planem auditu. Na żądanie klienta udostępniane są dane o auditorach dotyczące ich doświadczenia w danej branży oraz ostatniego miejsca pracy. Klient może złożyć na piśmie sprzeciw z uzasadnieniem co do składu auditującego. O uwzględnieniu sprzeciwu decyduje Kierownik Jednostki Certyfikującej, o czym klient jest informowany pisemnie. Wyznaczony Auditor wiodący dokonuje merytorycznej oceny dokumentacji systemu zarządzania dostarczonej przez Klienta. Klient otrzymuje informacje dotyczące wyników oceny dokumentacji tylko w przypadku stwierdzenia w procesie tej oceny istotnych niezgodności dokumentacji z wymaganiami norm/ normy odniesienia. Rozpoczęcie I-ego etapu auditu początkowej certyfikacji może nastąpić dopiero po usunięciu niezgodności stwierdzonych podczas oceny dokumentacji. Dopuszczalne jest również ustalenie działań związanych ze stwierdzonymi w procesie merytorycznej oceny dokumentacji niezgodnościami stwierdzonymi w trakcie pierwszego etapu auditu początkowej certyfikacji Audit początkowej certyfikacji Audit początkowej certyfikacji składa się z dwóch etapów: I etap - częściowo prowadzony jest u Klienta na miejscu - ma na celu m.in.: przegląd udokumentowanych informacji systemu zarządzania Klienta, ocenę warunków i lokalizacji, przegląd określonego przez klienta zakresu systemu zarządzania, procesów, statusu Klienta, i określenia gotowości do drugiego etapu auditu, zebranie informacji dotyczących aspektów jakościowych, środowiskowych i prawnych działalności klienta, uzgodnienie szczegółów drugiego etapu, ocenę planowania i przeprowadzania auditów wewnętrznych i przeglądów zarządzania. Wyniki pierwszego etapu auditu są przekazywane Klientowi w formie pisemnej w postaci raportu z auditu. II etap - prowadzony jest u Klienta na miejscu - ma na celu potwierdzenie, że Klient utrzymuje system zarządzania i dostosował go do wymagań odnośnej normy/ norm, system zarządzania jest zgodny z kryteriami auditu i jest doskonalony oraz istnieją podstawy do wnioskowania o przyznanie/ wznowienie Certyfikatu systemu zarzadzania, jak również czy Klient spełnia swoje wyspecyfikowane cele. Wyniki drugiego etapu auditu są przekazywane Klientowi w formie pisemnej w postaci raportu z auditu. Każdy etap auditu kończy się spotkaniem zamykającym, podczas którego auditor wiodący przedstawia klientowi wyniki auditu. Jeśli w wyniku przeprowadzonego auditu stwierdzono niezgodności, klient ma obowiązek zaplanowania i podjęcia w określonym terminie w odniesieniu do tych niezgodności korekcji/ działań korygujących. W przypadku stwierdzenia niezgodności w czasie auditu, są one dokumentowane w Kartach niezgodności, z odniesieniem do wymagania określonego w kryteriach auditu /pkt. odnośnej normy/ norm, dokumenty certyfikacyjne/, w sposób jasny i zrozumiały dla klienta oraz ze wskazaniem obiektywnego dowodu, na podstawie którego niezgodność stwierdzono. Każdą OBAC/PO-3/Z1 wyd. 19 Strona 3 z 13

4 niezgodność wystawioną przez członka zespołu akceptuje Auditor Wiodący. Wystawione karty są akceptowane przez klienta w celu potwierdzenia, że dowód jest poprawny, a niezgodność i jej rodzaj została przez niego zrozumiana. Oryginał Karty jest przekazywany klientowi w czasie spotkania zamykającego (potwierdzoną kopię Zespół zatrzymuje dla siebie). Dla dużej niezgodności Klient zobligowany jest do analizy przyczyny, zaplanowania korekcji i działań korygujących do realizacji i określenia czasu ich wprowadzenia i przesłania planu do oceny Ośrodka OBAC. Sposób oceny wykonania zaplanowanych działań przed podjęciem decyzji o certyfikacji jest określany przez auditora na etapie oceny przesłanego planu. Może to nastąpić poprzez: ocenę przesłanych w wyznaczonym na karcie niezgodności czasie dowodów wykonania tych działań, a w niektórych przypadkach wymagany jest dodatkowy audit przed podjęciem decyzji. Dla małej niezgodności Klient zobligowany jest do analizy przyczyny, zaplanowania korekcji i działań korygujących do realizacji i określenia czasu ich wprowadzenia oraz przesłanie do Ośrodka OBAC planu działań do oceny. W przypadku auditów połączonych analiza przyczyn oraz opis korekcji i działań korygujących powinny być wykonane dla każdej dużej i małej niezgodności, biorąc pod uwagę wymagania każdej normy dotyczącej systemu zarządzania. Wypełnione Karty niezgodności Klient w terminie max. 14 dni od ostatniego dnia auditu przesyła do Ośrodka OBAC. Jeśli nie można zweryfikować wdrożenia korekcji lub działań korygujących dotyczących jakiejkolwiek dużej niezgodności w stosunku do zaproponowanych działań przez Klienta w ciągu sześciu miesięcy od daty ostatniego dnia drugiego etapu, to należy przeprowadzać ponowny drugi etap auditu w celu weryfikacji działań Klienta. O tym fakcie należy poinformować Klienta i postępować zgodnie z trybem postępowania, jak w przypadku drugiego etapu auditu. Wyniki ponownego drugiego auditu podlegają przeglądowi, przez osobę wytypowaną w procesie przeglądu wniosku celem podjęcia decyzji o uzyskaniu certyfikacji. W przypadku stwierdzenia małej niezgodności, która nie wpływa na zdolność systemu zarządzania do osiągnięcia zamierzonych wyników, zaakceptowany przez auditora wiodącego plan realizacji korekcji i działań korygujących jest wystarczający do wydania decyzji o udzieleniu certyfikacji. Skuteczność realizacja planu korekcji i działań korygujących jest oceniana w czasie kolejnego auditu Wydanie Certyfikatu i nadzór Decyzję o wydaniu certyfikatu lub o odmowie wydania certyfikatu systemu zarządzania dla Klienta podejmuje osoba do tego celu wyznaczona na etapie przeglądu wniosku na podstawie: informacji zebranych podczas procesu certyfikacji, wyników przeglądu procesu certyfikacji przez oceniającego, nie biorącego udziału w działaniach auditowych, ewentualnie opinii wydanej przez niezależnego eksperta, rekomendacji zespołu auditującego odnoście spełnienia przez Klienta wymagań normy/ norm odniesienia Decyzję o odmowie udzielenia certyfikatu Ośrodek OBAC Sp. z o.o. przekazuje Klientowi pisemnie wraz z uzasadnieniem. OBAC/PO-3/Z1 wyd. 19 Strona 4 z 13

5 Przekazanie certyfikatu Klientowi następuje w terminie z nim uzgodnionym. Ośrodek OBAC Sp. z o.o. wydaje certyfikat na okres ważności trzech lat. W okresie ważności certyfikatu Ośrodek OBAC sprawuje nadzór nad wydanym certyfikatem w celu upewnienia się, czy Klient nadal spełnia wymagania stawiane przy certyfikacji oraz te wynikające z zawartej umowy. Nadzór nad udzieloną certyfikacją jest sprawowany poprzez prowadzone przez Ośrodek OBAC planowane audity nadzoru. W cyklu certyfikacji planowane są dwa audity nadzoru. Data pierwszego auditu w nadzorze po certyfikacji początkowej nie jest późniejsza niż 12 miesięcy od daty podjęcia decyzji o certyfikacji. Drugi audit nadzoru przeprowadzany jest nie później niż 26 miesięcy od daty podjęcia decyzji o udzieleniu certyfikacji. 3. Audit specjalny z krótkim terminem powiadamiania lub bez zawiadomienia W okresie nadzoru nad wydanym certyfikatem, w przypadku: konieczności zbadania zgłoszonej do Ośrodka OBAC Sp. z o.o. skargi na certyfikowanego Klienta, powiadomienia przez Klienta o istotnych zmianach dotyczących udzielonej certyfikacji, m.in. statusu prawnego, handlowego, organizacyjnego lub własnościowego, struktury organizacyjnej i zarządzania, miejsc prowadzenia działalności, zakresu działania objętego certyfikowanym systemem zarządzania, głównych zmian w systemie zarządzania i procesach, dalszego postępowania z certyfikacją zawieszoną, wystąpienia czynników zewnętrznych, takich jak: dostępne oraz znane jednostce dane z nadzoru rynku dotyczące określonych wyrobów po wprowadzeniu ich do obrotu, wskazujące na możliwą znaczącą wadliwość systemu zarządzania jakością lub znane jednostce istotne informacje związane z bezpieczeństwem, a także wystąpienia istotnych zmian, które zostały przedłożone zgodnie z wymaganiami przepisów lub są znane jednostce, i które mogą wpłynąć na decyzję dotyczącą stanu zgodności klienta z wymaganiami przepisów - dotyczy ISO może być przeprowadzony audit specjalny z krótkim terminem powiadamiania lub bez zawiadomienia. Decyzję o wyborze rodzaju auditu specjalnego (z krótkim terminie powiadomienia lub bez zawiadomienia) podejmuje Ośrodek OBAC Sp. z o.o. na podstawie posiadanych dowodów i informacji odnośnie certyfikowanego Klienta. Audit z krótkim terminem powiadamiania lub bez zawiadomienia odbywa się na koszt Klienta. Jeżeli podstawą konieczności przeprowadzenia takiego auditu jest udokumentowana skarga na certyfikowanego Klienta, to koszt auditu pokrywa Klient jedynie w przypadku stwierdzenia w czasie auditu niezgodności potwierdzających zasadność otrzymanej skargi. W przypadku konieczności przeprowadzenia auditu z krótkim terminem powiadomienia Ośrodek OBAC Sp. z o.o. powiadamiania Klienta na piśmie o terminie i warunkach auditu. Audit taki nie wymaga pisemnej zgody organizacji, której dotyczy taka wizyta. Skład zespołu auditujacego akceptowany jest Kierownika Jednostki Certyfikującej Ośrodka OBAC. W przypadku odmowy klienta poddania się auditowi specjalnemu z krótkim terminem powiadomienia Ośrodek OBAC Sp. z o.o. może podjąć decyzję o zawieszenie Certyfikatu systemu zarządzania. Audit specjalny bez zawiadomienia nie wymaga zgody Klienta na jego przeprowadzenie. Skład zespołu auditujacego akceptowany jest Kierownika Jednostki Certyfikującej Ośrodka OBAC. W przypadku odmowy poddania się auditowi specjalnemu bez zawiadomienia Ośrodek OBAC Sp. z o.o. może podjąć decyzję o zawieszenie Certyfikatu systemu zarządzania. OBAC/PO-3/Z1 wyd. 19 Strona 5 z 13

6 Klient informuje Ośrodek OBAC o zmianach, które mogą wpływać na zdolność systemu zarządzania do dalszego spełniania wymagań normy/ norm stanowiącej/ stanowiących podstawę certyfikacji. Obejmują one m. in. zmiany dotyczące: statusu prawnego, handlowego, organizacyjnego lub własnościowego, struktury organizacyjnej i zarządzania, adresu do kontaktów i miejsc prowadzenia działalności, zakresu działania objętego certyfikowanym systemem zarządzania, głównych zmian w systemie zarządzania i procesach, likwidacji oddziałów, zmian prawnych i legislacyjnych dotyczących norm odniesienia. W przypadku nie powiadomienia Ośrodka OBAC przez Klienta o zmianach może nastąpić zawieszenie, cofnięcie lub ograniczenie zakresu certyfikacji. 4. Audit ponownej certyfikacji W przypadku decyzji Klienta o chęci przedłużeniu ważności posiadanego Certyfikatu w Ośrodku OBAC, wniosek o audit ponownej certyfikacji powinien być przesłany przez Klienta na minimum dwa miesiące przed upływem terminu ważności Certyfikatu. Audit ponownej certyfikacji obejmuje audit na miejscu u Klienta zgodnie z opracowanym planem auditu, który Ośrodek OBAC przesyła do Klienta do akceptacji przed wyznaczonym terminem. Audit ponownej certyfikacji przeprowadza się w terminie umożliwiającym wdrożenie ewentualnych korekcji i/lub działań korygujących przez Klienta oraz podjęcie decyzji o ponownej certyfikacji, przed upływem daty ważności istniejącej certyfikacji. Zaleca się przeprowadzanie auditu ponownej oceny nie krócej niż 30 dni od daty upływu ważności certyfikacji. Audit ponownej certyfikacji obejmuje wszystkie wymagania mającej zastosowanie normy/ norm systemu zarządzania, ocenę funkcjonowania systemu zarządzania w okresie objętym certyfikacją oraz przegląd raportów z auditów. Jeżeli w organizacji nastąpiły znaczące zmiany w systemie zarządzania lub w wymaganiach prawnych dotyczących organizacji, to przeprowadzany jest również pierwszy etap auditu. Audit ponownej certyfikacji przeprowadzany w organizacji jest ukierunkowany na: skuteczność systemu zarządzania jako całości w świetle zmian wewnętrznych i zewnętrznych oraz jego stała odpowiedniość i przydatność dla zakresu certyfikacji, wykazania zaangażowania w utrzymaniu skuteczności oraz doskonaleniu systemu zarządzania celu poprawy ogólnego sposobu działania, ustalenie, czy działanie certyfikowanego systemu zarządzania przyczynia się do realizacji polityki i osiągnięcia celów organizacji. Sposób podjęcia decyzji o odnowieniu certyfikacji przebiega jak dla auditu certyfikacyjnego. Ponadto przy podejmowaniu decyzji uwzględniane są skargi na organizację oraz wyniki funkcjonowania systemu w okresie certyfikacji. W przypadku, kiedy Ośrodek OBAC Sp. z o.o. nie zakończy auditu ponownej certyfikacji z powodów leżących po stronie Klienta lub nie jest w stanie zweryfikować wdrożenia korekcji i działań korygujących dotyczących jakiekolwiek dużej niezgodności przed upływem daty ważności certyfikatu systemy zarządzania, nie ma możliwości rekomendacji ponownej certyfikacji. O takim fakcie Klient informowany jest przed datą wygaśnięcia aktualnego certyfikatu systemu zarządzania. OBAC/PO-3/Z1 wyd. 19 Strona 6 z 13

7 W przypadku upływu ważności certyfikatu systemu zarządzania Ośrodek OBAC Sp. z o.o. może wznowić ponowną certyfikację w ciągu sześciu miesięcy, pod warunkiem zakończenia niewykonanych przez Klienta działań dotyczących udzielenia ponownej certyfikacji. Jeżeli takie działania nie zostaną wykonane z przyczyn występujących po stronie Klienta, a ich dowody nie zostaną przesłane do Ośrodka OBAC, audit ponownej certyfikacji odbywa się tak jak II etap auditu certyfikującego. 5. Skargi i odwołania Klient Ośrodka OBAC Sp. z o. o ma prawo do wniesienia skargi lub złożenia odwołania od decyzji Ośrodka OBAC Sp. z o.o. na każdym etapie postępowania w procesie certyfikacji systemów zarządzania. Ośrodek OBAC przyjmuje i rozpatruje skargi dotyczące działalności certyfikacyjnej lub certyfikowanych klientów w zakresie systemów zarządzania, gwarantując przy tym zachowanie bezstronności i poufności w odniesieniu do składającego skargę, jak i podmiotu tej skargi. Ośrodek OBAC deklaruje, że Klient Ośrodka OBAC wnioskujący o certyfikację systemów zarządzania ma prawo do złożenia skargi na każdym etapie postępowania. Tryb postępowania Ośrodka OBAC Sp. z o.o. w zakresie rozpatrzenia skargi lub odwołania: 1. Zgłoszenie skargi lub odwołania Skargi lub odwołania należy kierować na Kierownika Jednostki Certyfikującej Ośrodka OBAC Sp z o.o. w formie pisemnej z podaniem: w przypadku osoby fizycznej: pisemne podanie imienia i nazwiska osoby fizycznej wraz z dokładnymi danymi adresowymi, w tym podaniem telefonu kontaktowego oraz adresu w przypadku osoby prawnej tj. zarejestrowanego podmiotu gospodarczego: pisemne podanie nazwy Zgłaszającego wraz z dokładnymi danymi adresowymi, w tym podaniem telefonu kontaktowego oraz adresu 2. Rejestracja zgłoszenia Wszystkie zgłaszane skargi i odwołania w formie pisemnej są rejestrowane w Ośrodku OBAC Sp. z o.o. 3. Ocena zgłoszenia Po rejestracji zgłoszenia, przeglądzie informacji zebranych na etapie rejestracji i poinformowaniu Zgłaszającego Ośrodek OBAC Sp. z o.o. dokonuje oceny zgłoszenia i określa status zgłoszenia jako zgłoszenie nadające się do rozpoznania lub bezprzedmiotowe. W przypadku, gdy zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, Ośrodek OBAC Sp. z o.o. uruchamia procedurę rozpatrzenia skargi lub odwołania. Jeśli skarga dotyczy certyfikowanego Klienta Ośrodka OBAC Sp. z o.o. wówczas skarga kierowana jest do Klienta, którego dotyczy celem zajęcia przez niego stanowiska co do przedmiotu skargi i przekazania go Ośrodkowi OBAC Sp. z o.o. Jeśli rozpatrzenie skargi lub odwołania wymaga dodatkowych materiałów i wyjaśnień Ośrodek OBAC może zwrócić się o nie do Klienta Ośrodka OBAC Sp. z o.o., którego skarga lub odwołanie dotyczy. 4. Przegląd i zatwierdzenie zgłoszenia W przypadku zebrania potrzebnych dowodów potrzebnych do rozpatrzenia skargi lub odwołania Ośrodek OBAC Sp. z o.o. dokonuje przeglądu zebranych w procesie rozpatrzenia dowodów i podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszonej skargi lub odwołania. 5. Informacja zwrotna do zgłaszającego skargę lub odwołanie Decyzja wraz z wynikiem rozpatrzenia skargi lub odwołania jest każdorazowo przekazywana po zakończeniu procesu rozpatrzenia w formie pisemnej wszystkim stronom zainteresowanym. Szczegółowy tryb postępowania w przypadku rozpatrzenia skargi lub odwołań opisany jest OBAC/PO-3/Z1 wyd. 19 Strona 7 z 13

8 w procedurze Ośrodka OBAC nr OBAC/PO-9 Skargi i odwołania dostępnej do wglądu na życzenie w Sekretariacie OBAC Sp. z o. o. Termin rozpatrzenia skarg lub odwołań: 1. Ośrodek OBAC Sp. z o.o. zobowiązany jest przekazać decyzję w sprawie rozpatrzonego zgłoszenia nie później niż w terminie 21 dni od daty rozpoczęcia postępowania. 2. W przypadku skarg, gdy ostateczne rozstrzygnięcie w ww. terminie jest niemożliwe, Ośrodek OBAC Sp. z o.o. przekazuje informację o podjętych w tym zakresie czynnościach wyjaśniających wraz z przybliżonym terminem rozpatrzenia skargi lub odwołania. Skargi lub odwołania nie zawierające identyfikacji Zgłaszającego pozostawia się bez rozpoznania. 6. Obowiązki, odpowiedzialność i prawa Ośrodka OBAC Wszystkie struktury organizacyjne Ośrodka OBAC, łącznie z auditorami i ekspertami z zewnątrz działającymi w imieniu Ośrodka OBAC, działają zgodnie z prawem i ochraniają informacje uzyskiwane podczas działań związanych z certyfikacją. Wszystkie osoby zaangażowane w proces certyfikacji podpisują deklarację o zachowaniu poufności i braku konfliktu interesów, w której zobowiązują się do zachowania poufności wszystkich informacji i dokumentacji przekazanych przez Klienta. Ośrodek OBAC udostępnia na żądanie informację o statusie danej certyfikacji. Na życzenie strony trzeciej podawane są również informacje o zawieszonych, ograniczonych i cofniętych certyfikatach. Wszelkie inne informacje, z wyłączeniem informacji publicznie dostępnych, są poufne. Certyfikat systemu zarządzania nie zwalnia Klienta z odpowiedzialności za wyrób lub usługę ani nie powoduje przeniesienia części tej odpowiedzialności na Ośrodek OBAC lub jednostkę, która akredytowała Ośrodek OBAC. W uzasadnionych przypadkach określonych w umowie o certyfikację systemu zarządzania podpisanej z Klientem, Ośrodek OBAC ma prawo do: przerwania procesu certyfikacji, zawieszenia ważności certyfikatu, cofnięcia certyfikatu, ograniczenia zakresu certyfikacji. Przed podjęciem decyzji dotyczącej odmowy udzielenia, cofnięcia, zawieszenia, lub ograniczenia zakresu certyfikacji, Ośrodek OBAC umożliwia zainteresowanemu Klientowi przedstawienie swojego stanowiska. Zawieszenie udzielonej certyfikacji następuje w przypadku: wniosku klienta wraz z uzasadnieniem, gdy certyfikowany system zarządzania klienta stale lub w poważnym stopniu nie spełnia wymagań certyfikacyjnych, Klient nie pozwala na przeprowadzenie auditów w nadzorze, auditów z krótkim terminem powiadamiania, auditów ponownej certyfikacji z wymaganą częstotliwością, stwierdzenia w ramach oceny prowadzonej podczas auditu nadzoru, że klient nie spełnia wymagań określonych w normie i/lub wymaganiach certyfikacyjnych Ośrodka OBAC będących podstawą wydania Certyfikatu, zaprzestania prowadzenia działalności objętej zakresem certyfikacji, uchybień w wywiązywaniu się klienta ze zobowiązań wynikających z zawartej umowy z Ośrodkiem OBAC, OBAC/PO-3/Z1 wyd. 19 Strona 8 z 13

9 ujawnienia niewłaściwego powołania się na zakres certyfikacji lub stosowania symbolu certyfikacji w sposób wprowadzający w błąd klientów klienta certyfikowanego lub inne strony trzecie, rażącego naruszenia praw klientów lub nadużycie zaufania klientów klienta certyfikowanego, niepoinformowania o zmianach wewnętrznych i zewnętrznych dotyczących zakresu certyfikacji, postępowanie niezgodne z prawem. W przypadku wystąpienia okoliczności upoważniających Ośrodek OBAC do zawieszenia certyfikatu, decyzję o jego zawieszeniu podejmuje osoba uprawniona do podejmowania decyzji w procesie certyfikacji wyznaczona przez Kierownika Jednostki Certyfikującej. Decyzja ta wraz z uzasadnieniem przekazywana jest Klientowi na piśmie wraz z podaniem daty określającej okres zawieszenia certyfikatu. W okresie zawieszenia certyfikatu Klient nie może powoływać się na certyfikat oraz zaprzestaje stosowania symbolu/ symboli certyfikacji. Okres zawieszenia certyfikatu nie może być dłuższy niż pół roku. Wznowienie ważności certyfikatu może nastąpić po przekazaniu przez Klienta informacji o spełnieniu warunków towarzyszących decyzji o zawieszeniu. Decyzję o wznowieniu ważności certyfikatu podejmuje osoba uprawniona do podejmowania decyzji w procesie certyfikacji wyznaczona przez Kierownika Jednostki Certyfikującej. Okres zawieszenia ważności certyfikatu wlicza się w okres jego ważności. Zawieszenie nie może nastąpić w przypadku, kiedy termin ważności Certyfikatu upływa w ciągu 6 miesięcy od momentu stwierdzenia podstaw do zawieszenia /nie będzie spełniony warunek przeprowadzenia w terminie ponownej certyfikacji/. W tym przypadku następuje cofnięcie Certyfikatu. Cofnięcie certyfikacji może nastąpić w następujących przypadkach: Klient nie jest w stanie usunąć w ustalonym terminie przyczyn powodujących zawieszenie certyfikatu, nadzór wykaże nieskuteczność systemu zarządzania, a charakter przyczyn tego stanu wskaże na konieczność gruntownych zmian w systemie, na pisemne życzenie Klienta, Klient zmieni zakres działalności lub zaprzestanie działalności/ stosowania procesów określonych w zakresie posiadanego certyfikatu. Cofnięcie certyfikatu jest poprzedzone pisemnym powiadomieniem Klienta, w którym podana jest data cofnięcia certyfikatu i okoliczności uzasadniające to cofnięcie. Decyzję o cofnięciu certyfikatu podejmuje osoba podejmująca decyzję certyfikacyjną wyznaczona przez Kierownika Jednostki Certyfikującej. Konsekwencją podjętej decyzji jest rozwiązanie umowy certyfikacji i nadzoru nad certyfikatem systemu zarządzania. Klient może odwołać się od decyzji o cofnięciu certyfikatu do Kierownika Jednostki Certyfikującej w terminie 14 dni od daty otrzymania decyzji. Decyzję po rozpatrzeniu sprawy i ewentualnym zasięgnięciu opinii ekspertów podejmuje osoba wyznaczona przez Kierownika Jednostki Certyfikującej niezaangażowana w proces oceny. Koszty powołania ekspertów ponosi strona, na niekorzyść której rozstrzygnięto odwołanie. Termin odpowiedzi na odwołanie wynosi 14 dni od daty wpływu odwołania do Ośrodka OBAC. Po cofnięciu certyfikatu Klient nie może powoływać się na certyfikat i niezwłocznie zaprzestaje stosowania symbolu/ symboli certyfikacji. Ośrodek OBAC podaje do publicznej wiadomości informację o cofnięciu certyfikatu. OBAC/PO-3/Z1 wyd. 19 Strona 9 z 13

10 Ograniczenie/ czasowe ograniczenie zakresu certyfikacji może nastąpić w wyniku auditu, w trakcie którego stwierdzono brak możliwości prowadzenia przez Klienta działalności w pełnym zakresie udzielonej certyfikacji lub na wniosek Klienta bez wykonania auditu. Audit specjalny - rozszerzenie zakresu certyfikacji - może nastąpić na pisemny wniosek Klienta. W przypadku wystąpienia Klienta o rozszerzenie zakresu certyfikacji o obszary działania lub elementy systemu zarządzania, które nie były objęte certyfikacją przeprowadzany jest audit specjalny jeśli działania te nie są realizowane w ramach auditu nadzoru nad udzieloną certyfikacją. Sposób i zakres oceny w trakcie auditu specjalnego określa Ośrodek OBAC. W przypadku, gdy z załączonego do Wniosku dokumentu wystawionego przez właściwy Sąd Rejestracyjny oraz zapisów dokumentacji systemu zarządzania wynika, że zmianie uległ jedynie status prawny Klienta, Ośrodek OBAC może podjąć decyzję o przeniesieniu prawa z umowy bez przeprowadzenia auditu. Jeżeli z przedstawionych dokumentów wynika, że oprócz zmian statusu prawnego zaszły również inne zmiany, decyzja o przeniesieniu prawa może być podjęta dopiero po przeprowadzeniu auditu. W przypadku zmian w wymaganiach certyfikacyjnych Klient jest powiadamiany pisemnie o dacie wejścia w życie nowych wymagań oraz o sposobie i okresie weryfikacji konieczności ich wdrożenia przez Klienta w swojej organizacji. OBAC/PO-3/Z1 wyd. 19 Strona 10 z 13

11 7. Obowiązki, odpowiedzialność i prawa Klienta Klient zobowiązuje się do spełnienia wymagań certyfikacyjnych. Klient zobowiązuje się udostępnić Ośrodkowi OBAC wszystkie dokumenty odnoszące się do systemu zarządzania oraz zapewnia dostęp auditorom do obszarów przedsiębiorstwa związanych z zakresem certyfikacji. Klient zobowiązuje się do wykonania korekcji/ działań korygujących w odniesieniu do stwierdzonych w procesie oceny systemu zarządzania niezgodności w określonym terminie. Klient zobowiązuje się do posługiwania się symbolem/ symbolami certyfikacji Ośrodka OBAC zgodnie z obowiązującymi zasadami. Klient będzie informował Ośrodek OBAC o zmianach, które mogą wpływać na zdolność systemu zarządzania do dalszego spełniania wymagań normy/ norm stanowiącej/ stanowiących podstawę certyfikacji. Obejmują one m. in. zmiany dotyczące: statusu prawnego, handlowego, organizacyjnego lub własnościowego, struktury organizacyjnej i zarządzania, adresu do kontaktów i miejsc prowadzenia działalności, zakresu działania objętego certyfikowanym systemem zarządzania, głównych zmian w systemie zarządzania i procesach, likwidacji oddziałów, zmian prawnych i legislacyjnych dotyczących norm odniesienia. Klient będzie przechowywał i udostępniał Ośrodkowi OBAC na życzenie lub w czasie auditów zapisy dotyczące wszystkich reklamacji oraz działań korygujących i zapobiegawczych. Klient może powoływać się na uzyskany certyfikat Ośrodka OBAC w prowadzonej działalności reklamowej i w kontaktach z Klientami tylko w odniesieniu do działalności objętej zakresem certyfikacji. Klient może wnioskować o: przerwanie procesu certyfikacji, rozszerzenie zakresu certyfikacji, zawieszenie ważności certyfikatu, ponowną certyfikację /przedłużenie lub wznowienie ważności Certyfikatu. Klient może złożyć odwołanie/ skargę do Kierownika Jednostki Certyfikującej w Ośrodku OBAC w sprawach dotyczących sposobu przeprowadzenia procesu certyfikacji systemu zarządzania i stosowania nadzoru przez Ośrodek OBAC, w tym na pracę zespołu auditującego. Termin odpowiedzi na odwołanie/ skargę wynosi 14 dni od daty wpływu do Ośrodka OBAC. Odwołanie/ skargę rozpatruje i wydaje decyzję osoba uprawniona do podejmowania decyzji w procesie certyfikacji wyznaczona przez Kierownika Jednostki Certyfikującej niezaangażowana w proces oceny, którego odwołanie/ skarga dotyczy. Od decyzji wydanych przez ww. osobę Klient ma prawo wnieść odwołanie/ skargę do Kierownika Jednostki Certyfikującej w terminie 14 dni od daty jej otrzymania. Kierownik Jednostki Certyfikującej może powołać ekspertów do rozpatrzenia odwołania. Koszty powołania ekspertów ponosi strona, na niekorzyść której rozstrzygnięto odwołanie. OBAC/PO-3/Z1 wyd. 19 Strona 11 z 13

12 Klient zobowiązuje się do udostępnienia na życzenie Ośrodka OBAC zapisów dotyczących wszystkich reklamacji oraz podjętych działań korygujących. Klient zobowiązuje się do zwrotu na żądanie Ośrodka OBAC wszelkich dokumentów certyfikacyjnych (w tym certyfikatów systemu zarządzania) w przypadku zawieszenia lub cofnięcia, ograniczenia certyfikacji, oraz zaprzestania wykorzystywania wszystkich materiałów reklamowych zawierających jakiekolwiek powoływanie się na tą certyfikację. Klient wyraża zgodę i stworzy warunki do działania obserwatorów, auditorów szkolących się, ewaluatorów /Ośrodka OBAC, PCA, oceniających PCA/ obecnych na audicie. Klientowi przysługuje prawo złożenia skargi na działalność Ośrodka OBAC do Polskiego Centrum Akredytacji. 8. Opłaty za certyfikację Opłaty za certyfikację uiszcza Wnioskujący, po otrzymaniu faktury. Opłaty obejmują poszczególne etapy procesu certyfikacji zgodnie z zawartą umową i załącznikiem do niej. Opłaty obejmują koszt wydania certyfikatu w j. polskim w dwóch egzemplarzach. Na życzenie Klienta, za dodatkową opłatą, Ośrodek OBAC może wydać certyfikaty w językach obcych. Wysokość opłaty za proces certyfikacji podawana jest w ofercie i wynika z pracochłonności (ilości osobodni) i stawki za jeden osobodzień pracy personelu zaangażowanego w proces certyfikacji. Ilość osobodni niezbędna do przeprowadzenia auditu zależy m.in. od wielkości Klienta (efektywnej liczby personelu), struktury organizacyjnej (liczby zakładów, oddziałów, lokalizacji) i realizowanych procesów oraz ilości norm odniesienia, według których system jest oceniany. Organizacje o tej samej liczbie pracowników mogą wymagać różnej ilości czasu na ocenę systemu zarządzania, a czynniki, które mają wpływ na oszacowanie pracochłonności mogą wynikać z: ilości norm odniesienia, rodzaju prowadzonej działalności, liczby linii produkcyjnych, liczby filii i/lub oddziałów oraz ich usytuowania, różnorodność działań podejmowanych przez pracowników, stanu i dojrzałości systemu zarządzania, itp. Klient otrzymuje ofertę certyfikacji obejmującą koszty procesu certyfikacji i nadzoru, tzn. koszty auditu początkowej/ ponownej certyfikacji oraz auditów w nadzorze przeprowadzanych raz w roku. Dodatkowo Klient ponosi koszty związane z podróżą i zakwaterowaniem (hotel) auditorów oraz wydaniem dodatkowych egzemplarzy certyfikatu. 9. Przeniesienie certyfikacji Przeniesienie certyfikacji definiuje się jako uznanie istniejącej i ważnej certyfikacji systemu zarządzania, udzielonej przez jedną akredytowaną jednostkę certyfikującą (określaną dalej jako wydająca jednostka certyfikująca ), przez inną akredytowaną jednostkę certyfikującą (określaną dalej jako akceptująca jednostka certyfikująca ), w celu udzielenia własnej certyfikacji. Do przeniesienia kwalifikują się tylko certyfikacje akredytowane przez sygnatariusza IAF MLA lub Regionalnego MLA. Organizacje, których certyfikacje nie są objęte taką akredytacją, powinny być traktowane jak nowi klienci. OBAC/PO-3/Z1 wyd. 19 Strona 12 z 13

13 Przed przeniesieniem certyfikacji OBAC Sp. z o.o. dokonuje przeglądu statusu certyfikacji klienta, który obejmuje m.in.: potwierdzenie, że certyfikacja klienta mieści się w akredytowanym zakresie wydającej i akceptującej jednostki certyfikującej; potwierdzenie, że akredytowany zakres wydającej jednostki certyfikującej mieści się w zakresie MLA jej jednostki akredytującej; przyczyny ubiegania się o przeniesienie; posiadanie przez oddział lub oddziały wnioskujące o przeniesienie certyfikacji ważnej akredytowanej certyfikacji; raport z auditu certyfikacji początkowej lub z ostatniego auditu ponownej certyfikacji oraz raport z ostatniego auditu w nadzorze, status wszystkich niezamkniętych niezgodności będących wynikiem tych auditów, jak również każda inna dostępna, stosowna dokumentacja dotycząca procesu certyfikacji. Jeżeli wspomniane raporty z auditów nie zostały udostępnione, lub jeżeli audit w nadzorze lub audit ponownej certyfikacji nie został przeprowadzony zgodnie z programem auditów wydającej jednostki certyfikującej, wówczas organizacja powinna być traktowana jak nowy klient; zgłoszone skargi i podjęte działania; okoliczności istotne dla ustalenia planu auditu i programu auditów. jakiekolwiek aktualne postępowanie organów nadzoru wobec klienta przenoszącego certyfikację, związane z zakresem certyfikacji, dotyczące zgodności z prawem. Przeniesienie certyfikacji jest możliwe w przypadku pozytywnego wyniku przeglądu certyfikacji klienta. Negatywny wynik przeglądu statusu certyfikacji pociąga za sobą konieczność rozpoczęcia procesu certyfikacji od auditu certyfikacyjnego. Do określenia programu bieżącego nadzoru i ponownej certyfikacji wykorzystywany jest tryb postępowania dotychczasowego programu nadzoru nad certyfikowaną organizacją. Dalsze szczegóły dotyczące przenoszenia akredytowanej certyfikacji systemów zarządzania opisuje dokument obowiązkowy IAF MD 2: Informacje dodatkowe Informacje dodatkowe można uzyskać w Sekretariacie Ośrodka Badań, Atestacji i Certyfikacji OBAC Sp. z o.o., tel. +48 (032) , fax.: +48 (032) , biuro@obac.com.pl. OBAC/PO-3/Z1 wyd. 19 Strona 13 z 13