Procedura przeprowadzania zadania za wykonanie 1. 2. Uzyskanie upoważnienia do przeprowadzenia zadania audytowego Powiadomienie Kierowników komórek o przedmiocie i czasie trwania zadania Przed przystąpieniem Przynajmniej 3 dni robocze przed przystąpieniem Upoważnienie (zał. nr 1, 2) Powiadomienie o zadaniu audytowym Wydział Organizacyjny i Kadr/ (akta stałe) / 3. 1. Identyfikacja ryzyk w obszarze objętym zadaniem zapewniającym 2. Szacowanie ryzyka w obszarze objętym zadaniem zapewniającym 3. Analiza systemów zarządzania i kontroli ustanowionych dla badanego obszaru 4. Ustalenie kryteriów oceny badanego obszaru 4. Opracowanie programu zadania i przekazanie do zatwierdzenia Kierownikowi AW Program zadania (zał. nr 3) 5. Zatwierdzenie programu zadania i przekazanie Audytorowi wewnętrznemu lub zwrot celem dokonania zmian 1
za wykonanie 6. Przedstawienie Kierownikowi komórki informacji na temat celu, zakresu, kryteriów oceny oraz narzędzi i technik przeprowadzenia zadania (w tym celu może zostać zwołana narada otwierająca, z której sporządza protokół) Przystępując zadania Notatka z wywiadu / rozmowy / oględzin / obserwacji lub lista obecności na naradzie oraz protokół narady 7. Realizacja zadania Zgodnie z programem zadania i / lub Kierownik komórki 8. Wniosek o zmianę w programie zadania (jeśli zajdzie uzasadniona przyczyna) Niezwłocznie Wniosek o zmianę programu zadania 9. Sporządzenie aneksu do programu w przypadku akceptacji zmiany programu przez Kierownika AW Aneks do programu zadania 10. Realizacja zadania w zakresie uzgodnionym z Kierownikiem AW Zgodnie z aneksem do programu zadania 2
za wykonanie 11. Omówienie z Kierownikiem AW ustaleń stanu faktycznego i wstępnych wyników zadania Projekt sprawozdania 12. Przedstawienie Kierownikowi komórki ustaleń stanu faktycznego i wstępnych wyników zadania (w tym celu może zostać zwołana narada zamykająca, z której sporządza protokół) Po zakończeniu Notatka z wywiadu / rozmowy / oględzin / obserwacji (lub lista obecności na naradzie oraz protokół narady) 13. Sporządzenie sprawozdania z zadania wraz z pismem przewodnim i przekazanie Kierownikowi AW Zgodnie z programem pismo przewodnie 14. Przekazanie Kierownikowi komórki sprawozdania z zadania oraz nw. druków: - Wyjaśnienia / zastrzeżenia do treści sprawozdania, - Sposób realizacji zaleceń/ rekomendacji, - Ankieta. pismo przewodnie, Wyjaśnienia / zastrzeżenia do treści sprawozdania (zał. nr 4a), Sposób realizacji zaleceń / rekomendacji (zał. nr 5), Ankieta (zał. nr 6) 15. Przekazanie sprawozdania z zadania Prezydentowi Miasta (w przypadku niewniesienia wyjaśnień i zastrzeżeń do treści sprawozdania w terminie wskazanym przez Audytora wewnętrznego) pismo przewodnie Prezydent Miasta 16. Zgłoszenie dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do treści sprawozdania W terminie określonym przez Audytora terminie Wyjaśnienia / zastrzeżenia do treści sprawozdania (zał. nr 4a) 3
za wykonanie 17. Rozpatrzenie wniesionych wyjaśnień lub zastrzeżeń do treści sprawozdania Niezwłocznie po otrzymaniu Pismo 18. Zmiana lub uzupełnienie treści sprawozdania (w przypadku zasadności wyjaśnień lub zastrzeżeń) lub przekazanie na piśmie stanowiska audytora wewnętrznego Kierownikowi komórki (w przypadku nie uwzględnienia wyjaśnień lub zastrzeżeń) Niezwłocznie po przeprowadzeniu dodatkowych wyjaśniających pismo przewodnie 19. Przekazanie sprawozdania z zadania Prezydentowi Miasta i Kierownikowi komórki (w przypadku zmiany lub uzupełnienia treści sprawozdania) wraz z pismem przewodnim / Prezydent Miasta, 20. Przedłożenie stanowiska wobec sprawozdania Prezydentowi Miasta (jeśli zajdzie uzasadniona potrzeba) Do 14 dni kalendarzowych od otrzymania sprawozdania Pismo Prezydent Miasta 21. Poinformowanie Prezydenta oraz Audytora wewnętrznego o przyjęciu lub odrzuceniu zaleceń z zadania Sposób realizacji zaleceń / rekomendacji (zał. nr 5) Prezydent Miasta / 22. Prezydent Miasta Konina Decyzja Prezydenta Miasta Konina w sprawie zaleceń / rekomendacji (w przypadku odmowy realizacji zaleceń lub braku odpowiedzi kierownika komórki w wyznaczonym terminie) Wyznacza Prezydent / 4
za wykonanie 23. Monitorowanie wyników zadania i stanu wdrażania zaleceń Po upływie terminu realizacji zaleceń wskazanego przez Kierownika komórki lub terminu wskazanego przez Prezydenta 24. Analiza i ocena działań podjętych przez Kierownika komórki w celu realizacji zaleceń Po otrzymaniu informacji o wykonaniu zaleceń 25. Uzyskanie upoważnienia do przeprowadzenia sprawdzających Przed przystąpieniem Upoważnienie (zał. nr 1, 2) Wydział Organizacyjny i Kadr/ (akta stałe) / 26. Powiadomienie Kierowników komórek o przedmiocie i czasie trwania sprawdzających Przynajmniej 3 dni robocze przed przystąpieniem Powiadomienie o ach sprawdzających 5
za wykonanie 27. Przeprowadzenie sprawdzających W terminie ustalonym z Kierownikiem AW 28. Sporządzenie notatki informacyjnej z sprawdzających i przekazanie Kierownikowi AW Notatka informacyjna z sprawdzających (zał. nr 7) 29. Przekazanie notatki informacyjnej z sprawdzających Prezydentowi Miasta i Kierownikowi komórki Prezydent, 30. / Omówienie z Prezydentem wykonania zaleceń 31. / Przegląd akt bieżących zadania i zamknięcie zadania Akta bieżące zadania Lista sprawdzająca zadania (zał. nr 8) 6