Załącznik nr 8 do SIWZ ISTOTNE POSTANOW IENIA UMOWY W wyniku udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.), na usługę sprzątania pomieszczeń wewnętrznych i terenów zewnętrznych budynku Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim została zawarta umowa o następującej treści: 1 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest usługa sprzątania przez Wykonawcę pomieszczeń wewnętrznych i terenów zewnętrznych budynku Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim. 2. Usługa sprzątania pomieszczeń wewnętrznych świadczona będzie codziennie, od poniedziałku do piątku (za wyjątkiem dni wolnych od pracy), poza godzinami pracy Sądu (8.00-16.00), za wyjątkiem sprzątania pomieszczeń o ograniczonym dostępie, które będą sprzątane w ramach serwisu dziennego. 3. Serwis dzienny w pomieszczeniach Sądu świadczony będzie przez min. 1 osobę codziennie, od poniedziałku do piątku (za wyjątkiem dni wolnych od pracy) w godzinach pracy Sądu (tj. w godzinach 8:00-16:00). W ramach serwisu dziennego realizowane będzie sprzątanie pomieszczeń: kancelarii tajnej, kasy, archiwum, serwerowni, dowodów rzeczowych, kotłowni, hydroforowni, głównej rozdzielni prądu i pokoju informatyków oraz bieżące utrzymanie czystości w budynku. Szczegółowy zakres obowiązków Wykonawcy zawiera Załącznik nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia. 4. Usługa sprzątania terenów zewnętrznych (utwardzonych i zielonych) świadczona będzie w ramach dyżuru pełnionego przez 1 osobę codziennie, od poniedziałku do piątku (za wyjątkiem dni wolnych od pracy) w godzinach 8:00-13:00 (a w przypadku konieczności odśnieżania terenu od 6:00 do 13:00). 5. Odśnieżanie dachu Sądu świadczone będzie przez osoby posiadające wymagane przepisami uprawnienia, w tym w szczególności uprawnienia do wykonywania prac na wysokościach powyżej 3 metrów w godzinach pracy Sądu (tj. w godzinach 8:00-16:00). Usługa odśnieżania wykonywana będzie w miarę potrzeb. Potrzeba odśnieżania dachu zgłaszana będzie Wykonawcy przez Zamawiającego ustnie, telefonicznie, maiłowo lub pisemnie. 6. Usługa sprzątania świadczona będzie przy zastosowaniu profesjonalnych środków czystości oraz profesjonalnego sprzętu. Narzędzia i sprzęt będzie sprawny, w należytym stanie technicznym oraz będzie odpowiadał wymaganiom obowiązujących przepisów prawnych w tym zakresie w szczególności BHP i ppoż. Wykonawca odpowiada za przeszkolenie własnych pracowników w zakresie obsługi urządzeń wykorzystywanych do wykonywania zamówienia (maszyny czyszczące, kosiarki, odśnieżarki, dmuchawy do liści, podkaszarki). Szczegółowy zakres usługi sprzątania, częstotliwość wykonywanych prac oraz wykaz powierzchni zostały określone w załączniku nr 1 do SIWZ. 7. Wykonawca gwarantuje, iż materiały i środki czystości, które będą wykorzystywane do wykonywania powyższych usług są dopuszczone do stosowania zgodnie z przepisami prawa (posiadają aktualne świadectwa do 1
puszczenia do obrotu i stosowania w Polsce oraz odpowiednie aktualne atesty sanitarne) i będą stosowane zgodnie z przeznaczeniem i zaleceniami producenta. 8. Wykonawca jest zobowiązany do pokrycia w ramach wynagrodzenia kosztów wynikających z zakupu środków czyszczących, dezynfekujących, pielęgnacyjnych, zapachowych, worków na śmieci, zawieszek do WC, mydła w płynie, papieru toaletowego i ręczników papierowych. 9. Wykonawca zobowiązany jest w czasie wykonywania usług zapewnić na terenie objętym umową należyty ład, porządek, przestrzeganie przepisów BHP i ppoż. oraz ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w związku z realizacją usług oraz wskutek innych działań osób zatrudnionych przez Wykonawcę. 10. Szczegółowy zakres obowiązków Wykonawcy zawiera Załącznik nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia. 11. SIWZ i oferta Wykonawcy stanowią załącznik do niniejszej umowy. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią niniejszej umowy i SIWZ lub ofertą Wykonawcy o zakresie obowiązków Wykonawcy decydują zapisy SIWZ i oferty Wykonawcy. 2 Umowa niniejsza zostaje zawarta na czas określony - 48 miesięcy od dnia podpisania umowy tj. od dnia 01.07.2014 r. do dnia 30.06.2018 r. 3 1. Wykonawca oświadcza, że wszystkie osoby, które zostaną zatrudnione przy wykonywaniu usługi będą posiadały przeszkolenie bhp i ppoż. oraz przeszkolenie w zakresie obsługi urządzeń wykorzystywanych do wykonywania zamówienia (maszyny czyszczące, kosiarki, odśnieżarki, dmuchawy do liści, podkaszarki itp.). 2. Wykonawca oświadcza, że osoby zatrudnione przy wykonywaniu usługi odśnieżania dachu budynku Sądu będą posiadały wymagane przepisami uprawnienia, w tym w szczególności uprawnienia do wykonywania prac na wysokościach powyżej 3 metrów. 3. Wykonawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za przeszkolenie zatrudnionych przez siebie osób w zakresie przepisów bhp i ppoż. i przeszkolenie stanowiskowe oraz posiadanie przez te osoby wymaganych badań lekarskich i uprawnień. 4. Wykonawca zobowiązany jest respektować przepisy prawa pracy (zawieranie umów o pracę, przestrzeganie praw pracownika), przepisy prawa cywilnego (zawieranie umów cywilnoprawnych), przepisy dotyczące systemu ubezpieczeń społecznych. 5. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji związanych z działalnością Zamawiającego, jakie pracownicy Wykonawcy mogą uzyskać podczas wykonywania usług będących przedmiotem umowy. 6. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia przed dniem rozpoczęcia wykonywania usługi oświadczeń podpisanych przez pracowników, w których zobowiązują się do zachowania w tajemnicy danych osobowych, do których mogą mieć dostęp w trakcie realizacji umowy. Za naruszenia przez pracowników przepisów w zakresie ochrony danych osobowych pełną odpowiedzialność ponosi Wykonawca. 7. W przypadku zauważenia w trakcie wykonywania usługi sprzątania usterek technicznych, pracownicy Wykonawcy mają obowiązek powiadomić o tych nieprawidłowościach wyznaczonych pracowników Zamawiającego: Elżbietę Ciężkowską - pracownika Oddziału Administracyjnego (pok. 170) lub Piotra Andrzejewskiego - Kierownika Biura Obsługi Interesanta (pok. 71). 2
8. W przypadku zgubienia lub zniszczenia otrzymanego klucza, duplikat zostanie udostępniony na podstawie pisemnego zgłoszenia, a koszty wykonania kopii pokryje Wykonawca, należność za wykonanie duplikatu klucza zostanie odliczona od najbliższej faktury. 9. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu listę pracowników, mających świadczyć usługi w ramach niniejszej umowy najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi. Wykonawca ma obowiązek z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem informować zamawiającego o zmianach osób mających świadczyć usługi w ramach niniejszej umowy. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo nie wyrażenia zgody na dopuszczenie do świadczenia usługi sprzątania wskazanych przez Wykonawcę osób bez podania przyczyn. 11. Niezależnie od zapisu ust. 10 zmiana pracownika Wykonawcy będzie możliwa w następującej sytuacji: na żądanie Zamawiającego - w przypadku nienależytego wykonywania powierzonych prac przez takiego pracownika; na wniosek Wykonawcy, uzasadniony obiektywnymi okolicznościami, po przedstawieniu i zaakceptowaniu przez Zamawiającego kandydatury innej osoby. 12. Wykonawca nie może powierzyć wykonania usługi innym podmiotom bez zgody Zamawiaj ącego. 4 1. Maksymalne wynagrodzenie brutto za realizację przedmiotu zamówienia w okresie trwania umowy, zgodnie z ofertą Wykonawcy z dnia... 2014 r. wynosi PLN (brutto) słownie złotych:..., w tym: - usługa sprzątania pomieszczeń wewnętrznych wynosi... PLN (brutto) słownie złotych:... ; - usługa sprzątania terenów zewnętrznych (utwardzonych i zielonych) wynosi...pln (brutto) słownie złotych:... ; - usługa 12-krotnego mycia okien wynosi... PLN (brutto) słownie złotych:...; - usługa 8-krotnego odśnieżania dachu wynosi... PLN (brutto) słownie złotych:... 2. Po zakończeniu każdego miesiąca Wykonawca wystawi fakturę VAT, w której wyodrębni kwoty należne za wykonane usługi: sprzątania pomieszczeń wewnętrznych i sprzątania terenów zewnętrznych (utwardzonych i zielonych) Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim. 3. Miesięczna należność brutto za te usługi wyliczona na podstawie oferty Wykonawcy z dnia... 2014 r. wynosi PLN (brutto) słownie złotych:, w tym: - usługa sprzątania pomieszczeń wewnętrznych wynosi... PLN (brutto) słownie złotych:..., - usługa sprzątania terenów zewnętrznych (utwardzonych i zielonych) wynosi...pln (brutto) słownie złotych:... 4. Zapłata za usługę mycia okien nastąpi w dwunastu transzach po... PLN (brutto) słownie złotych..., na podstawie dwunastu odrębnych faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę po każdorazowym wykonaniu usługi mycia okien, zgodnie z ofertą Wykonawcy z d n ia... 2014 r. 3
5. Zapłata za usługę odśnieżania dachu nastąpi po zakończeniu każdego miesiąca, w którym Zamawiający zleci usługę odśnieżania dachu za faktyczną ilość zleconych i wykonanych usług odśnieżania dachu. Kwota za odśnieżanie dachu w danym miesiącu zostanie wyodrębniona na fakturze VAT wystawionej po zakończeniu tego miesiąca. Kwota ta zostanie wyliczona na podstawie oferty Wykonawcy i będzie stanowiła iloczyn liczby zleceń odśnieżania dachu w danym miesiącu i ceny brutto za 1 odśnieżanie dachu wymienionej w kolumnie F w Tabeli 3 na formularzu oferty, tj. kwoty... PLN (brutto) słownie złotych:... 6. Płatności na rzecz Wykonawcy będą dokonywane przelewem na wskazany przez niego w fakturze VAT numer rachunku bankowego, w terminie 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. 7. Za termin realizacji faktury uznaje się dzień, w którym Zamawiający polecił swojemu bankowi dokonanie przelewu na rachunek Wykonawcy. 8. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany ceny usługi objętych umową: a) na wniosek Wykonawcy począwszy od dnia 1 lutego 2015 r. w oparciu o wskaźnik inflacji dla towarów i usług konsumpcyjnych, ogłaszany przez Prezesa GUS po zakończeniu każdego roku kalendarzowego, przy czym wzrost ceny jest możliwy jedynie o wysokość tego wskaźnika; b) w związku ze zmianą obowiązujących stawek VAT, wprowadzenia nowych podatków, w stopniu wynikającym z tych zmian od pierwszego dnia następnego miesiąca; Wyżej opisane zmiany będą wprowadzane w formie pisemnego aneksu do niniejszej umowy, po wcześniejszym uzgodnieniu jego treści z Zamawiającym. 5 1. Strony ustanawiają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonania zobowiązań w formie kar umownych w następujących przypadkach i wysokościach: a) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w każdym przypadku rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w szczególności w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego, jak również w razie odstąpienia od umowy przez Zamawiającego - w wysokości 20% wynagrodzenia określonego w 4 ust. 1 umowy. b) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za nie wykonanie lub nienależyte wykonanie usługi będącej przedmiotem umowy w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto, ustalonego w 4 ust. 1 umowy, za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu usługi, lub usunięcia stwierdzonych wad od dnia faktycznego ich wykonania. 2. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenia przez Zamawiającego kar umownych z przedłożonych faktur. 3. W razie, gdy kaiy umowne określone w ust. 1 nie pokrywają wyrządzonej szkody, Zamawiający jest uprawniony do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych. 6 1. Wykonawca oświadcza, iż posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę co najmniej 100 000,00 PLN i będzie je kontynuował przez cały czas trwania umowy. Kopia aktualnej polisy stanowi załącznik do niniejszej umowy. 4
2. Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia nowej polisy Zamawiającemu w terminie 7 dni od daty zawarcia nowej umowy ubezpieczenia lub umowy kontynuacji ubezpieczenia. Nie przedłożenie wyżej opisanego dokumentu we wskazanym terminie stanowi podstawę do rozwiązania niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym. 7 1. Odpowiedzialność Wykonawcy za straty w mieniu Zamawiającego (powstałe w trakcie wykonywania czynności wynikających z umowy) ustala się na podstawie: a) protokołu ustalającego okoliczności powstania szkody sporządzonego przy udziale stron umowy, b) udokumentowanej wartości mienia utraconego (dokumentuje Zamawiaj ący), c) rachunku za poniesione straty w postaci noty obciążeniowej. 2. Wypłata odszkodowania na rzecz Zamawiającego następować będzie w terminie 30 dni od daty prawidłowo wystawionej noty obciążeniowej. 8 1. Zastrzeżenia Zamawiającego, co do jakości wykonywanej usługi przez pracowników Wykonawcy, będą zgłaszane Wykonawcy na piśmie. 2. Osobą upoważnioną przez Wykonawcę do codziennego kontaktowania się z przedstawicielem Zamawiającego oraz do podpisywania protokołów odbioru prac jest..., tel...., mail:... 3. Osobami upoważnionymi przez Zamawiającego do codziennego kontaktowania się z przedstawicielem Wykonawcy oraz do podpisywania protokołów odbioru prac są Elżbieta Ciężkowska, tel. 25 756 49 20, mail: sekretariat@minsk-mazowiecki.sr.gov.pl oraz Piotr Andrzejewski, tel. 25 756 49 10, mail: boi@minsk-mazowiecki.sr.gov.pl. 9 1. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy lub jej części w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonanej już części umowy, co zostanie potwierdzone protokołem sporządzonym przez przedstawicieli obu stron. 2. Umowa może zostać rozwiązana przez Zamawiającego w każdym czasie, ze skutkiem na koniec miesiąca w przypadku nienależytego wywiązywania się z umowy przez Wykonawcę. 3. Umowa może zostać rozwiązana przez Zamawiającego w części dotyczącej usługi sprzątania terenów zewnętrznych (utwardzonych i zielonych) ze skutkiem na koniec miesiąca w przypadku uzyskania możliwości realizacji przedmiotowych usług własnymi siłami. 5
10 1. W przypadku niemożności osiągnięcia porozumienia sprawy sporne będą rozstrzygane na drodze sądowej przez Sąd właściwy dla siedziby Zamawiaj ącego. 2. Wszelkie zmiany niniejszej umowy mogą być dokonane za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie, pod rygorem nieważności. 3. Niedopuszczalne są takie zmiany postanowień umowy oraz wprowadzenie do umowy nowych postanowień niekorzystnych dla Zamawiającego, jeżeli przy ich uwzględnieniu należałoby zmienić treść oferty Wykonawcy. 4. Załączniki wskazane w treści niniejszej umowy stanowią jej integralna część. 5. W sprawach nieuregulowanych w umowie będą miały zastosowanie w szczególności przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz przepisy Kodeksu Cywilnego. 6. Umowę niniejszą sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwóch dla zamawiającego i jednym dla Wykonawcy. Zamawiający: Wykonawca: 6