Kadry Optivum, Płace Optivum Jak seryjnie przygotować wykazy absencji pracowników? W celu przygotowania pism zawierających wykazy nieobecności pracowników skorzystamy z mechanizmu Nowe wydruki seryjne. Za pomocą edytora pism przygotujemy odpowiedni szablon dokumentu i na jego podstawie wygenerujemy odpowiednie dokumenty dla pracowników. Absencje pracownika to przykład danych wielokrotnych, gdyż u pojedynczego pracownika może wystąpić wiele okresów nieobecności. Dane wielokrotne umieszcza się w pismach seryjnych jako tabelę. Projektowanie pisma Zanim przystąpimy do prac związanych z przygotowaniem szablonu, musimy go zaprojektować. Może to odręczny szkic na kartce papieru. Projekt naszego pisma może wyglądać następująco. Widliszki, [bieżąca data] [imię i nazwisko] Wykaz absencji Okres Rodzaj Liczba dni Liczba dni kalendarzowych roboczych [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] W nawiasach kwadratowych oznaczono tekst, który powinien zostać zastąpiony informacjami pobranymi z bazy danych. Wybór osób, dla których ma być przygotowane pismo 1. Uruchom program Kadry Optivum lub Płace Optivum. 2. W menu Wydruki wybierz pozycję Nowe wydruki seryjne wyświetli się okno Wydruki seryjne zawierające filtr bazy danych. 3. W polu Wybierz rodzaj ustaw pozycję Umowy. 4. Zaznacz odpowiednie opcje w sekcji Wybór osób.
Kadry/ Płace Optivum. Jak seryjnie przygotować wykazy absencji pracowników? 2/8 Wyświetloną listę osób możesz zawęzić, usuwając znaczniki przy wybranych osobach. Redagowanie stałego tekstu pisma 1. Kliknij przycisk Szablony wyświetli się okno Edytor pism. W panelu po lewej stronie dostępne są pola bazy danych (w postaci hierarchicznej struktury), w panelu po prawej stronie redaguje się pismo. 2. Zredaguj treść pisma, opuszczając te fragmenty, które będą automatycznie wypełniane danymi z bazy danych podczas tworzenia pisma. Nie wstawiaj tabeli do dokumentu zrobimy to później. 3. Sformatuj tekst, korzystając z ikon dostępnych na pasku narzędzi. Wstawianie bieżącej daty do dokumentu 1. Ustal, w jakim formacie ma pojawiać się data systemowa w dokumencie. W drzewie po lewej stronie kliknij prawym przyciskiem myszy gałąź Inne/ datasystemowa i wybierz polecenie Ustal format daty. W oknie Ustal format daty wybierz jeden z dostępnych formatów i kliknij przycisk Akceptuj.
Kadry/ Płace Optivum. Jak seryjnie przygotować wykazy absencji pracowników? 3/8 Wybrany format zostanie dopisany do nazwy gałęzi. 2. Ustaw kursor tekstowy w miejscu, w którym ma pojawić się data i kliknij dwukrotnie gałąź Inne/ datasystemowa [ ]. Pole pojawi się w dokumencie jako tekst między znakami. Aby wstawić pole, możesz również skorzystać z polecenia Wstaw dostępnego w menu podręcznym. Wstawianie pól bazy danych do tekstu Aby w dokumencie pojawiło się imię i nazwisko osoby, dla której przygotowywany jest wykaz absencji, wstawimy dwa pola bazy danych: pole imię oraz pole nazwisko. 1. Ustaw kursor w miejscu, w którym ma pojawić się imię i nazwisko osoby. 2. W drzewie danych dwukrotnie kliknij gałąź Osoba/ imię, a następnie gałąź Osoba/ nazwisko. Po każdym polu automatycznie wstawiana jest spacja. Wstawianie tabeli absencji Teraz zdefiniujemy w szablonie tabelę, w której wykazane zostaną okresy nieobecności pracownika. Ponieważ korzystamy z danych wielokrotnych, możemy zawęzić zakres danych uwzględnianych w tabeli. Dane wielokrotne oznaczane są w drzewie danych niebieskim kolorem.
Kadry/ Płace Optivum. Jak seryjnie przygotować wykazy absencji pracowników? 4/8 1. Wybierz zakres danych uwzględnianych w tabeli, np. wybierz absencje zarejestrowane od określonego dnia. W drzewie danych kliknij prawym przyciskiem myszy gałąź Absencje i z menu kontekstowego wybierz polecenie Wybierz zakres. W oknie Wybierz zakres w polu Wg pola wybierz pole, według którego mają być zawężane dane, w polu Operator wybierz właściwy operator, w polu Wartość wpisz wartość operatora ujmując go w cudzysłowy. Aby zawęzić absencje do wpisów zarejestrowanych od określonego dnia, w polu Wg pola ustaw pozycję od dnia, w polu Operator wybierz operator >=, w polu Wartość wpisz w cudzysłowie datę w formacie akceptowanym przez program (dd.mm.rrrr). Tekst w cudzysłowie musi być sformułowany w sposób czytelny dla programu (identycznie jak w słownikach programu lub w formacie akceptowanym przez program). Kliknij przycisk Dodaj. W oknie Wybierz zakres można wprowadzić kilka kryteriów zawężania danych. Na przykład możemy dodatkowo wybrać tylko nieobecności z tytułu choroby. Wówczas w polu Wg pola należy ustawić pozycję nazwa, w polu Operator operator =, w polu Wartość wpisać nieobecność z tytułu choroby pracownika i kliknąć przycisk Dodaj. Kliknij przycisk Akceptuj. Zwróć uwagę, że w nazwie gałęzi Absencje pojawiła się zdefiniowana reguła zawężająca. 2. Ustaw kursor tekstowy w miejscu, w którym ma pojawić się tabela absencji.
Kadry/ Płace Optivum. Jak seryjnie przygotować wykazy absencji pracowników? 5/8 3. Kliknij prawym przyciskiem myszy gałąź Absencje [ ] i wybierz z menu kontekstowego polecenie Wstaw jako tabelę. 4. W oknie Definiuj pola tabeli: [ ] opisz kolumny tabeli: Kliknij przycisk Dodaj kolumnę. Opisz pierwszą kolumnę tabeli, wypełniając formularz Kolumna w polu Pole ustaw pozycję okres absencji, w polu Nagłówek wpisz nazwę kolumny, w polu Szerokość zdefiniuj szerokość kolumny w wybranej jednostce, w polu Wyrównanie określ sposób wyrównania wpisów w komórkach. Kliknij przycisk Akceptuj. Kliknij ponownie przycisk Dodaj kolumnę i opisz drugą kolumnę tabeli wybierz pole nazwa. Kliknij przycisk Akceptuj. Kliknij przycisk Dodaj kolumnę i opisz trzecią kolumnę tabeli wybierz pole dni kalendarzowe. Kliknij przycisk Akceptuj. Kliknij przycisk Dodaj kolumnę i opisz czwartą kolumnę tabeli wybierz pole dni robocze. Kliknij przycisk Akceptuj.
Kadry/ Płace Optivum. Jak seryjnie przygotować wykazy absencji pracowników? 6/8 Kliknij przycisk Akceptuj w oknie Definiuj pola tabeli: [ ] w szablonie pisma pojawi się wiersz nagłówkowy tabeli. 5. Sprawdź, czy szablon jest skonstruowany poprawnie, klikając przycisk na pasku narzędzi. Jeśli szablon jest poprawny, pojawi się komunikat: Zapisywanie szablonu pisma 1. Kliknij przycisk na pasku narzędzi. 2. W oknie Zapisz szablon w polu Nazwa pliku wpisz nazwę szablonu. Nie zmieniaj domyślnego folderu, w którym program proponuje zapisać szablon: C:\ProgramData\VULCAN\PKO\Szablony. Możesz szablon zapisać w jednym z dostępnych podfolderów tego folderu lub utworzyć nowy podfolder na własne szablony.
Kadry/ Płace Optivum. Jak seryjnie przygotować wykazy absencji pracowników? 7/8 3. Kliknij przycisk Zapisz. Generowanie pism dla poszczególnych pracowników 1. Kliknij przycisk na pasku narzędzi wyświetli się pismo pierwszego pracownika w drzewie danych. 2. Aby wyświetlić pismo dla wybranego pracownika, kliknij go w drzewie danych. 3. Obejrzyj pisma wszystkich pracowników. Jeśli chcesz wrócić do szablonu pisma, np. w celu zmodyfikowania go, kliknij przycisk narzędzi. na pasku Aby ponownie obejrzeć pisma poszczególnych pracowników, kliknij przycisk Pisma poszczególnych osób możesz dowolnie modyfikować. na pasku narzędzi. Zmiany wprowadzone w szablonie pojawią się w pismach wszystkich pracowników. Zmiany wprowadzone w piśmie pracownika będą widoczne tylko w dokumencie pracownika.
Kadry/ Płace Optivum. Jak seryjnie przygotować wykazy absencji pracowników? 8/8 4. Kliknij przycisk na pasku narzędzi i w oknie Ustawienia strony określ format strony: orientację papieru oraz marginesy. Kliknij przycisk Akceptuj. 5. Kliknij przycisk i zobacz, jak będą wyglądały pisma po wydrukowaniu. Aby skierować wydruk na drukarkę, kliknij przycisk Drukuj. 6. Zamknij okno podglądu wydruku. 7. Zapisz przygotowane dokumenty w formacie HTML, klikając ikonę na pasku narzędzi. 8. Zamknij okno edytora pism.