Posiedzenie Komitetu Sterującego odbyło się 21.03. Rada Dyrektorów KZB spotkała się dwa razy (10.03 i 28.04). Bieżące ustalenia i konsultacje odbywały się drogą elektroniczną. W roku sprawozdawczym zajmowano się następującymi pracami, wynikającymi z planu pracy, a także pracami wynikającymi z bieżącej działalności. 1. Administrowanie bazami KZB W związku z Uchwałą 1/2017 Dyrektorów Bibliotek Bazy Wspólnej (KZB) w sprawie wdrożenia procedury postępowania w zakresie zarządzania kontami użytkowników Bazy Wspólnej oraz dostosowywaniem ustawień baz do wymagań aktualnych przepisów o ochronie danych osobowych, zlikwidowano konta wspólne w Bazie Wspólnej. Wszyscy użytkownicy bazy, mający dostęp do danych osobowych, otrzymali konta indywidualne; zmieniono też sposób zarządzania hasłami użytkowników. Wprowadzone zmiany spowodowały wzrost liczby zadań związanych z obsługą kont bibliotekarzy i głównie dotyczyły odblokowania kont, czy generowania hasła tymczasowego w przypadku zapomnienia hasła. Dla biblioteki UEK, na podstawie podanych kryteriów wybrano z bazy dane, które po kilkukrotnych weryfikacjach i ostatecznej akceptacji managera UEK, poddano dalszym działaniom, tj. usunięcie z bazy nieaktywnych kont czytelników, usunięcie z bazy rekordów analitycznych oraz dokonanie zmiany zawartości pól 856 (adresy www) w rekordach bibliograficznych. Przeprowadzono porównanie spójności baz lokalnych z katalogiem centralnym NUKAT w zakresie haseł wzorcowych i rekordów bibliograficznych dla bibliotek PAU i BPP, które zostały wskazane przez NUKAT ze względu na największe niespójności danych w 2016 roku. Porównanie wypadło pozytywnie dla wyżej wymienionych bibliotek. Wykonano szereg modyfikacji w konfiguracji systemu Virtua i Chamo (Baza Wspólna i katalog AGH) wynikających ze zmian w zasadach katalogowania wprowadzanych przez NUKAT m.in. wprowadzenie pól 33X, rezygnacja z kopiowania deskryptorów BN z katalogu centralnego do baz lokalnych oraz z bieżących potrzeb bibliotek, np. zmiany w wyświetlaniu rekordu bibliograficznego wydawnictwa ciągłego (dodanie pól tytułów związanych, pola uwag o związkach bibliograficznych poprzedzone analizą wpisów), zmiany w wyświetlaniu uwag z rekordów zasobu, w konfiguracji indeksowania sygnatur, czy modyfikacje związane z wprowadzaniem rekordów analitycznych w Bazie Wspólnej. Dla bibliotek Bazy Wspólnej przygotowywano zestawienia sprawdzające poprawność wpisów w rekordach egzemplarza oraz dodatkowe zestawienia statystyczne. Dla UR przeprowadzono porządkowanie bazy w zakresie lokalizacji i statusów egzemplarzy, dostępności i konfiguracji raportów InfoStation. Opracowano raporty 1
dot. opłat, do wykorzystania w rozliczeniach z kwesturą uczelni; przeprowadzono szkolenie dla bibliotekarza systemowego UR w zakresie wykorzystania BatchEditora. Dokonano zmian w interfejsie biblioteki PAU w Chamo (zmiany kolorów, grafiki, opisów) oraz biblioteki AST (baner, opisy, linkowane adresy) w związku ze zmianą nazwy uczelni (wcześniej: PWST). Przygotowano i przeprowadzono import danych studentów pierwszego roku AWF, pozyskanych z systemu rekrutacyjnego; zaimportowano także dane studentów AST. Wprowadzono zmiany w wyświetlaniu adresów tymczasowych czytelników biblioteki AST. Ponownie (po odświeżeniu bazy testowej) ustawiono środowisko testowe dla modułu udostępniania dla AST Wrocław. Prowadzono także konsultacje telefoniczne dla managerów baz (UP, UEK) oraz bibliotekarzy systemowych Bazy Wspólnej. Udzielono, m.in. szeregu wyjaśnień w związku ze zmianami w działaniu raportów w nowej wersji oprogramowania, dotyczących sposobu wyświetlania rekordów zasobu w Chamo i sposobu sortowania wg ostatnio dodanych egzemplarzy. 2. Odświeżenie środowiska testowego na serwerach administrowanych przez BG AGH poprzez skopiowanie aktualnej wersji posadowionych tam baz produkcyjnych do odpowiednich baz testowych Procedura odświeżania baz testowych została przeprowadzona w lutym i marcu, dla baz AGH, Bazy Wspólnej i UP. Nie przeprowadzono odświeżania bazy testowej UEK ze względu na jej niedawną aktualizację (w roku 2016). Po wykonaniu kopii baz produkcyjnych na testowe została przeprowadzona anonimizacja danych czytelników dla baz testowych AGH i Bazy Wspólnej. 3. Przygotowanie i przeprowadzenie migracji katalogów KZB do nowej wersji systemu VTLS/Virtua oraz Chamo W BJ i UPJPII migrację systemu Virtua do wersji 15.1.SP1 przeprowadzono w 2016 r. W sierpniu 2017 przeprowadzono tylko upgrade aplikacji Chamo do wersji 3.1.HF1. Wersja Chamo 3.1 SP2, planowana, jako wersja docelowa, została przetestowana w kwietniu dla bazy testowej UEK, która nie podlegała uaktualnieniu (por. pkt. 2). W czerwcu i lipcu przemigrowano system Virtua do wersji 15.1 SP1 w pozostałych zaktualizowanych bazach testowych. Wykonano również upgrade/aktualizację Chamo dla tych baz do wersji 3.1 HF1 i przeprowadzono finalne testy. Migrację systemu Virtua, dla baz produkcyjnych, do wersji 15.1 SP1 oraz aktualizację Chamo do wersji 3.1 HF1 wykonano w dniach 31.07-14.08. W porozumieniu z bibliotekami system biblioteczny przed migracją został wyłączony wcześniej niż planowano, w związku z zapowiedzianymi przerwami w dostawach energii elektrycznej dla AGH w dniu 31.07. Zmiana wersji Chamo, w stosunku do wcześniejszych ustaleń, spowodowana była natomiast zmianami zaleceń firmy Innovative dotyczącymi wyboru wersji Chamo odpowiedniej dla wersji Virtua 15.1.SP1. 2
4. Wdrożenie Modułu Udostępniania dla kolejnych bibliotek Bazy Wspólnej 1 czerwca 2017 r. Biblioteka MCK rozpoczęła obsługę użytkowników w Module Udostępniania. Moduł został wdrożony, po przeprowadzonych w kwietniu i maju 2017 r. ustaleniach, konfiguracji systemu i testach. W związku z wdrażaniem modułu przeprowadzono prace sprawdzające poprawność zapisów w rekordach egzemplarza, zmodyfikowano również skrypty pomocnicze i przygotowano dedykowane bibliotece MCK skrypty do generowania statystyk oraz raporty InfoStation. Rada Dyrektorów KZB podjęła uchwałę rozszerzającą zakres stosowanych numerów użytkownika o numery kart wykorzystywanych już przez MCK (UCHWAŁA 2/2017 RADY DYREKTORÓW KZB w sprawie wprowadzenia rozszerzenia zakresu numerów użytkowników). Przeprowadzano prace przygotowawcze do wdrożenia Modułu Udostępniania dla Biblioteki Naukowej PAU. Odbyły się trzy spotkania konsultacyjne z bibliotekarzem systemowym i kierownikiem Oddziału Udostępniania Biblioteki PAU dot. zasad funkcjonowania modułu a następnie ustalenia wartości parametrów niezbędnych do konfiguracji systemu. Bibliotekarze PAU zapoznawali się z działaniem modułu udostępniania także w innych bibliotekach. Uruchomienie wypożyczeń planowane jest na pierwszą połowę 2018 roku. Decyzja o uruchomieniu Modułu Udostępniania dla AST Wrocław nie została podjęta. 5. Rozpoznanie zamierzeń polskich bibliotek naukowych, w szczególności bibliotek stosujących system VTLS/VIRTUA, w odniesieniu do ogólnopolskich inicjatyw dotyczących nowych rozwiązań/systemów informatycznych W 2016 r. przez KZB podpisana została 4-letnia umowa serwisowa (do 31.12.2019) dla systemu VTLS/Virtua. Niestety nowy właściciel systemu nie przewiduje jego rozwoju w przyszłości. W tej sytuacji konieczne jest wypracowanie nowego rozwiązania. Z inicjatywy Przewodniczącego Porozumienia Bibliotek VTLS/Virtua, dyr. Stanisława Skórki w kwietniu w Bibliotece Głównej Uniwersytetu Pedagogicznego odbyło się spotkanie Rady Dyrektorów Porozumienia VTLS/VIRTUA, podczas którego dyskutowano głównie nad przyszłością komputerowej obsługi bibliotek w świetle przewidywanego zakończenia serwisowania w najbliższych latach systemu VIRTUA (protokół z tego spotkania w załączeniu). Kilka bibliotek KZB (AGH, UP, UP JP II, UEK, AWF) zdecydowało się przyłączyć do Konsorcjum Bibliotek Naukowych, założonego w 2016 z inicjatywy BUW, którego zadaniem było przygotowanie wniosku w ramach projektów europejskich, o sfinansowanie zakupu nowego systemu do obsługi bibliotek. 7 lutego 2017 w gmachu głównym Biblioteki Narodowej odbyło się sympozjum inaugurujące projekt BN e-usługa OMNIS, którego jednym z elementów ma być system zintegrowanego zarządzania zasobami dla polskich bibliotek. Znaczne środki finansowe przyznane na jego realizację oraz deklarowany zasięg ogólnopolski (tj. utworzenie jednolitej ogólnokrajowej sieci bibliotecznej), ograniczyły znacznie 3
możliwość polskich bibliotek akademickich na zdobycie odrębnych funduszy na zakup nowego systemu. Na potrzeby realizacji projektu e-usługa OMNIS BN rozpisała przetarg. Biblioteka Jagiellońska nawiązała bliską współpracę z BN, jako członek Rady Konsultacyjnej Projektu oddelegowując swoich pracowników na stałe do prac w zespołach związanych z przygotowaniem założeń technicznych dla nowego zintegrowanego systemu bibliotecznego. W maju 2017 biblioteki KZB zostały zaproszone przez BJ do zgłaszania uwag na temat wypracowanego przez siebie dokumentu zawierającego specyfikację techniczną utworzoną dla potrzeb planowanego przetargu. Ostatecznie do przetargu zgłosiła się jedynie firma oferująca system ALMA. W ramach popularyzacji projektu Biblioteka Narodowa zorganizowała także spotkanie konsultacyjne dla bibliotekarzy (30.06), którego tematem było zaprezentowanie najważniejszych funkcjonalności ogólnopolskiego systemu zarządzania zasobami bibliotecznymi oraz zagadnień związanych z jego wdrażaniem. W spotkaniu tym uczestniczyli licznie przedstawiciele bibliotek KZB, oddelegowani przez swoje macierzyste instytucje. Próba dyskusji z przedstawicielami BN na temat różnych, konkretnych zagadnień związanych z udostępnieniem systemu pozostałym bibliotekom (tj. innym niż 4 wyznaczone do implementacji w pierwszym etapie) pokazała brak istnienia planu, który nakreślałby perspektywę czasową operacji, czy określałby - choćby wstępne - zasady dołączania się do projektu, a także brak świadomości stopnia złożoności procesu łączenia danych z ponad 8 tysięcy instytucji - co budzi uzasadniony niepokój. 6. Dalsze prace nad rozwojem funkcjonalności oprogramowania Koha w BPK W 2017 roku system biblioteczny Koha funkcjonował stabilnie, nie zanotowano żadnych większych problemów. Również współpraca z Centralnym Katalogiem NUKAT zapoczątkowana w 2016 roku jest z powodzeniem kontynuowana. W ramach współpracy ze Społecznością Koha realizowane są bieżące prace nad modernizacją funkcjonalności systemu. Zaplanowana na 2017 rok aktualizacja systemu do wersji Koha 16.11 oraz zaimplementowanie niewielkich poprawek, służących usprawnieniu funkcjonowania niektórych procesów w systemie zostały przesunięte na 2018 rok. Opóźnienie to w żaden sposób nie wpływa negatywnie na poprawne funkcjonowanie systemu. 7. Utrzymanie oprogramowania StatuS W 2017 roku baza pracowała bez zakłóceń, nie zgłoszono żadnych uwag. Na przełomie roku 2016-2017 do tych bibliotek, które korzystają z bazy wysyłane zostały zaktualizowane klucze dostępu. Ewentualne modyfikacje konfiguracji formularzy do wprowadzania danych każda z bibliotek wprowadzających dane wykonuje samodzielnie. Zmiany te nie mają wpływu na ogólne funkcjonowanie systemu. Baza jest posadowiona na serwerze BPK. W 2018 roku nie planuje się żadnych prac związanych z modyfikacją systemu. 8. Aktualizacja strony domowej KZB Na bieżąco dokonywano zmian na stronie domowej oraz aktualizowano kalendarium. 4
9. Inne Organizacja seminarium dot. baz EBSCO (BG AGH, 27.10). Podpisanie umów na powierzenie przetwarzania danych osobowych pomiędzy MCK i AGH oraz AWF i AGH. W 2018 r. konieczna będzie aktualizacja wszystkich umów z uwagi na wchodzące z dniem 25.05.2018 nowe regulacje prawne. Udział przedstawicieli bibliotek KZB W Kongresie IFLA, który w 2017 r. odbył się we Wrocławiu. Biblioteka Jagiellońska i Biblioteka Główna AGH gościły uczestników Kongresu. Załączniki: 1. Wielkość baz katalogowych poszczególnych bibliotek KZB 2. StatuS statystyki Oprac.: Ewa Dobrzyńska-Lankosz Współpraca: Barbara Balicka i Bogusława Macheta (BG AGH), Marek Górski (BPK), Katarzyna Sokołowska (BJ) 25.01.2018 r. 5
Załącznik 1 Wielkość baz katalogowych poszczególnych bibliotek KZB (stan na 31.12.2017 r.) Biblioteka rek. bibliogr. rek. khw rek. egz. rek. zasobu rek. czyt. egz. wyp. AGH 180 675 282 245 334 574 9 516 47 038 35 533 UEK 77 640 136 087 147 118 5 935 48 719 19 691 UP 224 152 356 753 435 701 2 707 18 622 15 378 Baza Wspólna razem: 294 710 531 458 487 796 11 759 17 747 14 117 UR 60 817 (25 621) * 18 705 123 343 2 832 7 510 7 123 PAU 91 825 (41 132) * 50 949 98 973 4 524 PAU / Polska Biblioteka w Paryżu 39 096 (12 863) * 5 068 44 495 1 962 AST (PWST) 32 188 (6 866)* 4 296 53 139 58 1 179 474 ASP 29 296 (10 064) * 19 427 34 922 326 1 153 261 AMuz 17 829 (8 223) * 5 764 35 833 113 1 713 722 MCK 32 004 (10 755) * 13 277 32 891 633 279 73 AWF 29 838 (11 116) * 7 307 63 422 1 311 5 912 5 414 ISiEZ PAN***** 717 (5) * 7 778 Tab. 1 Wielkość baz katalogowych w systemie VTLS/Virtua (Serwery ACK Cyfronet AGH) 6
biblioteka rek. bibliograficzne rek. khw rek. egz. rek. zasobu rek. czytelnika egz. wyp. UJ - razem 1 464 981*** 1 738 642 3 600 639 76 916 219 142 91 417 BJ+Inst.UJ 1 379 894 (709 537)* 580 307** 3 446 794 72 978 209 818 84 541 BM UJ-CM 50 347 (25 305)* 82 457 153 845 937 9 324**** 6 876 (60 823)** UPJPII 156 439 256 915 231 482 5 335 14 821 4 142 Tab. 2 Wielkość baz katalogowych w systemie VTLS/Virtua (Serwer BJ Jadwiga) * liczba rekordów bibliograficznych wykorzystywanych przez poszczególne biblioteki (część z nich jest wspólna dla kilku), w nawiasie podano liczbę rekordów utworzonych przez daną bibliotekę ** liczba rekordów kartoteki haseł wzorcowych utworzonych przez daną bibliotekę (w przypadku BM CMUJ w nawiasie podano liczbę rek. MeSH) *** w tym rekordy bibliograficzne autorstwa innego niż UJ **** tylko z legitymacjami BM CMUJ, obecnie obowiązują również ELS jako karty biblioteczne ***** decyzją Rady Dyrektorów, rekordy wprowadzone przez bibliotekę ISEZ PAN przed wycofaniem się Instytutu z KZB na razie pozostaną w Bazie Wspólnej, a tym samym w Narodowym Katalogu Centralnym NUKAT 7
biblioteka rek. bibliogr. rek. khw rek. egz. rek. zasobu rek. czyt. egz. wyp. PK 127 557 106 813 316 168 16 077 34 307 Tab. 3 Wielkość bazy katalogowych BPK w systemie Koha Załącznik 2 StatuS - statystyki * 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 RAZEM: BPK 7488 8075 8415 8423 7676 8686 7956 7448 7337 6396 5264 83 164 BGAGH 4658 4662 4709 4767 4614 4552 4287 4429 4342 4454 4415 49 889 BGUEK 751 1574 1237 1175 938 956 915 1035 999 957 880 11 417 BGUP 2 4081 4200 4578 4408 4671 5198 5184 4365 3319 3696 43 702 BGAWF 536 570 615 689 568 727 669 605 594 480 608 6 661 BGUR 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BGAM 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BGASP 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BUJPII 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BMCK 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BMCMUJ 1 6754 5330 4010 1582 2671 861 2 0 0 0 21 211 BAST (PWST) 935 1320 1480 1508 661 1074 1143 572 1304 1460 1293 12 750 BJ 1 3250 915 0 0 0 0 0 0 0 0 4 166 RAZEM: 14372 30286 26901 25150 20447 23337 21029 19275 18941 17066 16156 Łącznie operacji na serwerze: 232 960 Tab.4. StatuS operacje na serwerze w latach 2007-2017 8
* 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 suma BPK 501 505 505 509 495 498 488 467 411 312 312 261 5264 BGAGH 376 376 376 376 376 376 376 376 376 350 346 335 4415 BGUEK 76 72 74 73 74 96 65 56 69 70 73 82 880 BGUP 369 371 354 353 392 356 296 65 297 333 264 246 3696 BGAWF 0 0 178 1 0 178 0 0 159 1 0 91 608 BGUR 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BGAM 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BGASP 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BUJPII 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BMCK 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BMCMUJ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 BAST (PWST) 120 120 117 117 117 117 117 117 117 117 117 0 1293 BJ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1442 1444 1604 1429 1454 1621 1342 1081 1429 1183 1112 1015 Tab.5. StatuS operacje na serwerze w roku 2017 9
KZB - STATUS - wykorzystanie 10000 9000 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 BPK BGAGH BGUE BGUP BGAWF BGUR BGAM BGASP BUJPII BMCK BMCMUJ BPWST BJ 1000 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Rys. 1. Wykorzystanie bazy StatuS w kolejnych latach Wykres oprac. M. Górski 10