Zmiany w przepisach prawa w zakresie zarządzania dokumentacją - obecne i planowane dr Ewa Perłakowska (NDAP) Forum Sekretarzy Samorządów Polski Południowej Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji Kraków, 5 października 2010 r.
Plan Rozporządzenie PRM z dnia 26 lutego 2010 r. Zmiany w przepisach prawa na podstawie zmian w ustawie o informatyzacji; na podstawie nowej ustawy o ochronie informacji niejawnych; Projekt nowych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych dla administracji rządowej i samorządowej Projekt zmian w ustawie archiwalnej z inicjatywy NDAP
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w z dnia 26 lutego 2010 r. w sprawie postępowania powania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. Nr 34, poz. 181)
Najważniejsze aspekty (1) klasyfikacja dokumentacji w zakresie obronności na podstawie obowiązujących JRWA po dokonaniu odpowiednich zmian zgodnie z obowiązującym trybem ( 2); kwalifikacja dokumentacji według załącznika ( 3): podział tylko na kategorię A i kategorię B10, enumeratywna lista dokumentacji kwalifikowanej do materiałów archiwalnych, możliwość zmiany kwalifikacji archiwalnej z B10 na A przez CAW WAŻNE: zachowano jednolitość klasyfikacji; w odrębnych przepisach ustalono sposób klasyfikacji i sposób kwalifikacji; enumeratywna lista materiałów archiwalnych
Najważniejsze aspekty (2) pozycje spisów materiałów archiwalnych w zależności od postaci dokumentacji teczka/sprawa ( 4); spisy dokumentacji niearchiwalnej na poziomie sprawy ( 7); przepis przejściowy ( 9) rozciągający regulacje rozporządzenia na dokumentację, która powstała przed wejściem w życie rozporządzenia w zakresie: kwalifikacji, przekazywania i brakowania.
Aktualne zmiany w przepisach prawa
Na podstawie art. 42 ustawy o ochronie informacji niejawnych (podpisana przez Prezydenta RP) kancelarie tajne tworzy się tylko w tych jednostkach organizacyjnych, w których przetwarzane są informacje niejawne o klauzuli tajne lub ściśle tajne ; można utworzyć kancelarię tajną obsługującą dwie lub więcej jednostek organizacyjnych;
Na podstawie art. 72 ust. 6 ustawy o ochronie informacji niejawnych (podpisana przez Prezydenta RP) Akta postępowania sprawdzającego, kontrolnego postępowania sprawdzającego lub postępowania bezpieczeństwa przemysłowego przechowuje się co najmniej 20 lat, z uwzględnieniem przepisów ustawy archiwalnej i jej rozporządzeń wykonawczych
Zmiany w zarządzaniu dokumentacją
Wprowadzenie urzędy administracji publicznej muszą utrwalać to, co zostało w nich urzędowo stwierdzone; konieczność utrwalania czynności, rozstrzygnięć, czy podejmowanych działań wynika z przepisów prawa, ale i z własnej woli danego podmiotu; utrwalone czynności w postaci dokumentacji gromadzi się w tzw. akta spraw
Wprowadzenie Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (art. 6 ust. 1) Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą: 1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw; 2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.
Wprowadzenie Kodeks postępowania administracyjnego (art. 73) 1. W każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów.
Wprowadzenie Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. ( 3) 1. Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania, wytwarzanej i gromadzonej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, zawierają jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej "wykazami akt". 2. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stanowią podstawę rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw.
Wprowadzenie Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. ( 5) 1. Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentów ewidencjonowanych ze względu na okresy ich przechowywania zawierająwłaściwe dla danych podmiotów jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej "wykazami akt". 2.Wykazy akt stanowiąpodstawęrejestracji i grupowania dokumentów w akta spraw.
Wprowadzenie Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych; Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych
Na podstawie art. 2 ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalno alności podmiotów w realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230) zmiana art. 14 1 Kpa: Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej.
Na podstawie art. 1 ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalno alności podmiotów w realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230) zmiana art. 13 ustawy o informatyzacji: Podmiot publiczny używa do realizacji zadań publicznych systemów teleinformatycznych spełniających minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych oraz zapewniających interoperacyjność systemów na zasadach określonych w Krajowych Ramach Interoperacyjności.
w art. 16 ust. 1 ustawy o informatyzacji: Podmiot publiczny, organizując przetwarzanie danych w systemie teleinformatycznym, jest obowiązany zapewnić możliwość przekazywania danych również w postaci elektronicznej przez wymianę dokumentów elektronicznych związanych z załatwianiem spraw należących do jego zakresu działania, wykorzystując informatyczne nośniki danych lub środki komunikacji elektronicznej.
Na podstawie art. 3 ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalno alności podmiotów w realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230) zmiana tytułu rozdziału 2 ustawy archiwalnej: Postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją
w art. 6 ust. 2 ustawy archiwalnej: obecnie
w art. 6 ustawy archiwalnej dodanie ust. 2a:
w art. 6 ustawy archiwalnej dodanie ust. 2b:
w art. 6 ustawy archiwalnej dodanie ust. 2c:
Dotychczasowe przepisy Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych; Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu; Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa; Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie- UCHYLONE
Projekt nowych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych dla administracji rządowej i samorządowej
luty 2009 r. utworzenie wspólnej grupy roboczej przez NDAP i MSWiA do prac nad projektami przepisów kancelaryjnych i archiwalnych dla administracji publicznej; skład grupy (otwarty): przedstawiciele NDAP, MSWiA, urzędów miast w Częstochowie, Łodzi, Poznaniu, Siemianowicach, Warszawie, Zabrzu, Krakowie, urzędów wojewódzkich podlaskiego, wielkopolskiego i małopolskiego, AP Kraków, a także zainteresowani projektem przedstawiciele MSZ, MG, NSA, Sejmu, MF (Dep. Służby Celnej); spotkania i korespondencja mailowa w 2009 r.
udostępnianie efektów prac grupy roboczej na portalu interoperacyjności epuap http://epuap.gov.pl/wps/portal/epuap/pi bezpośredni link do wątku na forum dyskusyjnym: http://epuap.gov.pl/jforum/posts/simplelist /on/304.page#474
DODATKOWE DZIAŁANIA ANIA NDAP i MSWiA warsztaty Praktyka postępowania z dokumentacjąprzy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD), w podmiotach stosujących instrukcję kancelaryjną w dn. 21 października 2009 r., zorganizowane przez NDAP; pilotażowe wdrożenie na polecenie MSWiA z dniem 1 stycznia 2010 r. EZD w dwóch urzędach wojewódzkichw: Białymstoku i Rzeszowie
MATERIAŁY Y PO WARSZTATACH http://www.archiwa.gov.pl/lang-pl/dokument- elektroniczny/materialy-szkoleniowe/1343- postpowanie-z-dokumentacj-przy-zastosowaniu- elektronicznego-zarzdzania-dokumentami-ezd-.html zakładka Dokument elektroniczny Materiały szkoleniowe Praktyka pracy przy zastosowaniu EZD
PILOTAŻ W DWÓCH URZĘDACH grudzień 2009 r. przygotowanie założeń pilotażu przez MSWiA, dwa urzędy wojewódzkie, NDAP, archiwa państwowe w: Białymstoku i Rzeszowie; wizytacje studyjne styczeńi luty 2010 r.; czynności nadzorcze ze strony archiwów państwowych; wstępne podsumowanie efektów pilotażu kwiecień 2010 r.
Zespół do przygotowania materiałów do projektu aktu wykonawczego wydanego na podstawie upoważnienia z projektowanego art. 6 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach spraw decyzja nr 2 NDAP z dn. 1 lutego 2010 r. zaangażowane archiwa państwowe: Białystok Koszalin Opole Toruń Bydgoszcz Kraków Płock Warszawa Częstochowa Lublin Poznań Wrocław Katowice Olsztyn Szczecin
prace scaleniowe i redakcyjne nad projektem rozporządzenia (NDAP i MSWiA) sierpień i wrzesień 2010 r. konsultacje i uzgodnienia październik 2010 r. 1 stycznia 2011 r. wejście w życie wstępny efekt prac: rozporządzenie i instrukcja kancelaryjna instrukcja archiwalna
Projekt zmian w ustawie archiwalnej z inicjatywy NDAP
Etapy prac 28.07.2010 r. Projekt założeń do projektu ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ; do 27.08.2010 r. uzgodnienia wewnętrzne: archiwa państwowe, departamenty MKiDN, członkowie Rady Archiwalnej; wrzesień 2010 r. korekta projektu założeń; wrzesień 2010 r. konsultacje społeczne; październik 2010 r. korekta projektu założeń; listopad 2010 r. uzgodnienia międzyresortowe
NOWE POJĘCIA w USTAWIE (choć nie nowe) dokumentacja niearchiwalna jednolity rzeczowy wykaz akt
Postępowanie z dokumentacją w postaci elektronicznej i nieelektronicznej kompleksowa zmiana art. 5; nowe brzmienie art. 5 ust. 5; zmiany w art. 6; konsekwencje zmian w art. 5 i art. 6 zmiany w art. 21 ust. 1, art. 34 ust. 1 pkt 1, art. 34 ust. 1 pkt 2
Postępowanie z dokumentacją w zakresie obronności skreślenie: art. 5 ust. 4 art. 19 ust. 3 art. 29 ust. 1 pkt 6 lit. d art. 29 ust. 6 art. 31 ust. 1 pkt 5 art. 32 ust 2 i 3
Usprawnienie wykonywania przez archiwa państwowe nadzoru nad postępowaniem powaniem z dokumentacją rozszerzenie możliwości wykonywania kontroli przez NDAP w jednostkach, które posiadają powierzony zasób archiwalny oraz w bibliotekach i muzeach art. 21 ust. 2; kontrola postępowania z dokumentacją w jednostkach sektora publicznego bez względu na miejsce i tytuł prawny jej przechowywania zmiany w art. 28 ust. 1 pkt 4; współpraca między archiwami w zakresie organizowania i przeprowadzania kontroli art. 28 ust. 2 i ust. 3
Usprawnienie wykonywania przez archiwa państwowe nadzoru nad postępowaniem powaniem z dokumentacją powrót do jednego archiwum zakładowego w jednym podmiocie art. 33 ust. 1; uwzględnienie w ustawie instytucji o skomplikowanej strukturze organizacyjnej (tzw. struktury lokalne) dodanie art. 36a;
Zmiany porządkuj dkujące. Przepisy przejściowe art. 9 ust. 1; możliwość zawarcia umowy użyczenia w okresie 3 lat od wejścia w życie ustawy dla podmiotów które nimi dysponują na podstawie 11 ust. 1 pkt 1; zmiany w art. 33 ust. 1 3-letnia karencja dla dostosowania organizacji archiwów do zmian w ustawie; przepisy przejściowe w związku z likwidacją archiwów wyodrębnionych w komórkach wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa; przepisy dostosowujące dotychczasowy stan do nowej sytuacji po wejściu w życie nowelizacji vacatio legis 6 miesięcy
Dziękuj kuję za uwagę i zaproszenie eperlakowska@archiwa.gov.pl