WOJEWODA MAŁOPOLSKI WO-IV.431.24.2012 Kraków, 31 stycznia 2013 r. Szanowny Pan Ryszard Nowak Prezydent Miasta Nowego Sącza ul. Rynek 1 33-300 Nowy Sącz SPRAWOZDANIE Z KONTROLI DORAŹNEJ CZĘŚĆ OGÓLNA Na podstawie przepisu art. 6 w związku z art. 51 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) w dniu 14 grudnia 2012 r. przeprowadzono w Urzędzie Miasta Nowego Sącza kontrolę doraźną dotyczącą realizacji zadań zleconych z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych. Kontrolą objęto gminę Nowy Sącz. Przedmiotem kontroli było udostępnianie danych osobowych z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, Siedziba Wydziału: Kraków, ul. Przy Rondzie 6, * tel. 12 39 21 874, * fax 12 422 30 19 Adres do korespondencji: 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 http://www.malopolska.uw.gov.pl
prawidłowość ustalania kwot dochodów należnych budżetowi państwa z tego tytułu oraz terminowość ich przekazywania. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: Eugenia Gwóźdź - p.o. Kierownika Oddziału Nadzoru nad Ewidencja Ludności i Dowodami Osobistymi w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców, na podstawie upoważnienia z dnia 12 grudnia 2012 r., znak: WO-IV.0030.72.2012. Marta Ślusarczyk - inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców, na podstawie upoważnienia z dnia 12 grudnia 2012 r., znak: WO-IV.0030.73.2012. Danuta Żurek - starszy inspektor w Wydziale Organizacji i Kontroli, na podstawie upoważnienia z dnia 12 grudnia 2012 r., znak: WO-IV.0030.74.2012. W okresie objętym kontrolą Prezydentem Miasta Nowego Sącza był i jest nadal Pan Ryszard Nowak, wybrany na to stanowisko w wyniku bezpośrednich wyborów w dniu 29 listopada 2006 r. Skarbnikiem Gminy Nowy Sącz była i jest nadal Pani Jadwiga Kusiak, powołana na to stanowisko w 1990 r. Dane osobowe z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia się w oparciu o przepisy rozdziału 8 b ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 139 poz. 993 z późn. zm.). Udostępnienie danych następuje na podstawie wniosku o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL, oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych ustalonego rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2008 r. Nr 214 poz. 1353 z późn. zm). Dane ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia się na wniosek zainteresowanego podmiotu. 2
Składający wniosek musi określić w nim szczegółowy zakres danych, o jakich udostępnienie wnioskuje. Musi również wskazać przynajmniej kilka znanych mu danych poszukiwanej osoby, które pozwolą na jej właściwe zidentyfikowanie. Poza imieniem i nazwiskiem tej osoby należy podać również inne dane, którymi mogą być np. imiona rodziców, data i miejsce urodzenia (lub wiek), numer PESEL czy seria i numer dowodu osobistego. Wysokość opłat za udostępnienie danych osobowych ustala rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat (Dz. U. z 2008 r. Nr 207 poz. 1298) opłata danych jednej osoby wynosi 31 zł i ma charakter opłaty specjalnej. Zakres kontroli: Udostępnianie danych osobowych z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w okresie od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2011 r. Ustalenia kontroli: W okresie objętym kontrolą sprawy z zakresu udostępniania danych dla gminy Nowy Sącz były prowadzone przez Wiesławę Ociepkę podinspektora. W trakcie kontroli kontrujący otrzymali informację, że w okresie objętym kontrolą udzielono w Urzędzie Miasta Nowego Sącza 133 informacji na podstawie wniosku o udostępnienie danych z gminnego zbioru meldunkowego od których pobrano opłatę. Sprawy z zakresu udostępniania danych rejestrowano w teczce aktowej znak: WSO.5345.3..2011. W okresie objętym kontrolą zarejestrowano 2922 sprawy, które oprócz wniosków o udostępnienie danych dotyczyły również wniosków o wydanie zaświadczenia oraz korespondencji jaką kontrolowany Urząd prowadził z Małopolskim Urzędem Wojewódzkim w Krakowie i placówkami szkolnymi. 3
Kontroli poddano 529 losowo wytypowanych spraw, z których opłacie podlegało 20 spraw. Dowód opłaty za udostępnienie danych dołączano do wniosku. Skontrolowano sprawy: od numeru WSO.5345.3.1.2011 do numeru WSO.5345.3.120.2011, od numeru WSO.5345.3.481.2011 do numeru WSO.5345.3.640.2011, od numeru WSO.5345.3.1431.2011 do numeru WSO.5345.3.1560.2011, od numeru WSO.5345.3.2301.2011 do numeru WSO.5345.3.2420.2011 O udostępnienie danych występowali: komornicy sądowi, urzędy skarbowe, sądy, ZUS, TAURON, MOPS, szpitale, banki, firmy ubezpieczeniowe, organy gmin i osoby prywatne. W pięciu przypadkach stwierdzono, że udzielono informacji na podstawie pisma wnioskodawcy, tj. urzędu gminy, sądu rejonowego, ambasady amerykańskiej bez złożenia obowiązującego formularza - wniosku o udostępnienie danych. Z uwagi na incydentalny charakter powyższych uchybień kontrolujący, po udzieleniu pracownikom instruktażu, odstąpili od wydawania zaleceń w tym zakresie. Podkreślić należy, że udostępnianie danych odbywało się terminowo, podmioty określone w art. 44h ust 2 pkt 1 powołanej wyżej ustawy dokumentowały posiadanie interesu prawnego w uzyskaniu żądanych danych, w przypadku gdy Prezydent Miasta Nowego Sącza nie był organem właściwym w sprawie wnioski o udostępnienie danych zgodnie z dyspozycją art. 65 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) przekazywano do organu właściwego. Ocena części merytorycznej: Udostępnianie danych z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. 4
CZĘŚĆ FINANSOWA: W kontrolowanej jednostce zarządzeniem wewnętrznym Nr 126/2010 Prezydenta Miasta Nowego Sącza w sprawie procedur dotyczących pobierania i odprowadzania dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego, oprócz wymienionych wyżej terminów ustalono dodatkowy termin przekazywania dochodów należnych Skarbowi Państwa (na rachunek bankowy dochodów dysponenta części budżetowej przekazującego dotację celową Małopolski Urząd Wojewódzki), tj. według stanu środków na tym rachunku na ostatni dzień miesiąca w ostatnim dniu miesiąca. Z dokumentacji księgowej wynika, że w okresie objętym kontrolą czyli do 31 grudnia 2011 roku, Gmina Nowy Sącz z tytułu udostępniania danych, uzyskała dochody w wysokości 4.495,00 zł. Z tego tytułu Gmina Nowy Sącz odprowadziła do budżetu państwa dochody w kwocie 4.270,25 zł. Działania powyższe były zgodne z art. 44 h pkt 11 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) gdyż opłaty pobrane za udostępnienie danych w wysokości 95 % kwoty uzyskanych dochodów stanowią dochód budżetu państwa, które przekazano na rachunek Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Natomiast dochód gminy wyniósł kwotę 224,75 zł i stanowił 5% dochodów uzyskiwanych na rzecz budżetu gminy w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami co jest zgodne z art. 4 ust. 1 pkt. 7 ustawy z dnia 13 listopada 2008 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (tekst jednolity: Dz. U. Nr 88, poz. 539 z późn. zm.). Dochody te są wykazane w Rb-27S Rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2011 w następującej podziałce klasyfikacji budżetowej: 750, 75011, 2360. Uzyskane dochody z zadań zleconych zostały prawidłowo ujęte w kwartalnym sprawozdaniu Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego za okres od początku roku do końca IV kwartału roku 2011 w dziale 750-5
Administracja publiczna, rozdział 75011 Urzędy wojewódzkie, w paragrafie 0690 Wpływy z różnych opłat. Dochody budżetowe ujęte w rocznym sprawozdaniu Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów są zgodne z prowadzoną ewidencją księgową. Skontrolowane dochody zostały prawidłowo (ze względu na swój rodzaj) ujęte w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej. Kontrola nie wykazała przypadku udostępniania danych do celów badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej lub rynku, które ustala się według wzoru określonego w 2 Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat. Nie odnotowano również opłaty za udostępnianie w drodze weryfikacji danych za pomocą urządzeń teletransmisji podmiotom, o których mowa w art. 44h ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, w wysokości 10 zł od jednostkowej weryfikacji. Z uwagi na prawidłową realizacje zadań w powyższym zakresie nie formułuje się zaleceń pokontrolnych. Realizację zadań we skazanym zakresie ocenia się pozytywnie. Kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 7/2012 w dniu 14 grudnia 2012 r. Na tym czynności kontrolne zakończono. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr Lucyna Gajda Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców 6