WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA OPOLSKI BZK.II.431.15.2018.BZ Opole, dnia 4 lipca 2018 r. Pan Maciej SONIK Starosta Powiatu Krapkowickiego Szef Obrony Cywilnej Powiatu WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Podstawowe informacje formalno-prawne dotyczące kontroli 1) Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Starostwo Powiatowe w Krapkowicach, ul. Kilińskiego 1,47-303 Krapkowice. 2) Podstawa prawna podjęcia kontroli: 4 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Szefa Obrony Cywilnej Kraju, szefów obrony cywilnej województw, powiatów i gmin (Dz.U.nr 96, poz. 850) w związku z art. 17 ust.6 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U z 2017 r., poz. 1430 ze zm.) 3) Zakres kontroli a) przedmiot kontroli: Realizacja zadań obrony cywilnej na obszarze powiatu, Zagadnienia podlegające kontroli: Opracowanie, uzgadnianie i aktualizacja Powiatowego planu obrony cywilnej, Powiatowego planu ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowej ; Ustalanie zadań, kontrolowanie ich realizacji oraz koordynowanie działalności w zakresie przygotowań i realizacji zadań OC na obszarze działania Szefa OC Powiatu; Organizowanie i koordynowanie szkoleń oraz ćwiczeń obrony cywilnej; Tworzenie i przygotowanie do działania powiatowych jednostek organizacyjnych obrony cywilnej. Podczas prowadzenia czynności kontrolnych przebadano dokumenty z reprezentatywnej próby zbioru dokumentów źródłowych Starostwa Powiatowego w Krapkowicach będących w zakresie tematycznym przeprowadzanej kontroli. Badania przeprowadzono przy zastosowaniu kryteriów kontroli: legalności, rzetelności. b) okres objęty kontrolą: od 01 stycznia 2016 r. do dnia kontroli. 4) Rodzaj kontroli : problemowa. 5) Tryb kontroli: zwykły. 6) Termin kontroli: 30 maj 2018 r. 7) Skład zespołu kontrolnego: Piotr Jadczak kierownik Oddziału Obrony Cywilnej i Spraw Obronnych w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu przewodniczący zespołu kontrolującego; Strona 1 z 11

Barbara Zając starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Obrony Cywilnej i Spraw Obronnych w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu członek zespołu kontrolującego; Grzegorz Szulc inspektor wojewódzki w Oddziale Obrony Cywilnej i Spraw Obronnych w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu członek zespołu kontrolującego. 8) Kierownik jednostki kontrolowanej: Maciej Sonik - Starosta Powiatu Krapkowickiego, funkcję tę pełni od 19.12. 2014 r. 9) Kierownik kontrolowanej komórki organizacyjnej: Aneta Dróżdż dyrektor Wydziału Administracji i Spraw Obywatelskich. II. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta Działania Starosty - Szefa OC Powiatu w zakresie objętym kontrolą oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Powyższą ocenę uzasadniają następujące ustalenia kontroli 1 i wynikające z nich oceny cząstkowe: 1. Opracowanie, uzgadnianie oraz aktualizacja Powiatowego planu obrony cywilnej, Powiatowego planu ochrony zabytków na wypadek zbrojnego i sytuacji kryzysowej Zgodnie z 3 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Szefa Obrony Cywilnej Kraju, szefów obrony cywilnej województw, powiatów i gmin Szef Obrony Cywilnej Powiatu posiada opracowany i uzgodniony Plan Obrony Cywilnej Powiatu Krapkowickiego. 2 Sposób opracowania części głównej Planu, procedur postępowania oraz załączników funkcjonalnych, zarówno w części opisowej jak i graficznej spełnia wymagania zawarte w zarządzeniu nr 103/12 Wojewody Opolskiego Szefa Obrony Cywilnej Województwa z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie zasad opracowania planu obrony cywilnej województwa, powiatów i gmin. Dokument został zaopiniowany, bez uwag, przez Zastępcę Dyrektora Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego OUW, działającego z upoważnienia Wojewody Opolskiego oraz wdrożony w życie jako załącznik do Zarządzenia Starosty Krapkowickiego Szefa Obrony Cywilnej Powiatu Krapkowickiego Nr AO.120.68.2014 z dnia 25.11.2014 r. 3 Plan został uzgodniony z 8. jednostkami powiatowej administracji zespolonej i innymi kluczowymi dla ochrony ludności podmiotami, takim jak: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie, Poradnią Psychologiczno-Pedagogiczną oraz Krapkowickim Centrum Zdrowia. Był aktualizowany w latach 2017-2018. Plan ma odniesienia i jest właściwie skorelowany z innymi planami powiatu planem zarządzania kryzysowego oraz planem operacyjnego funkcjonowania powiatu w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny. Szczegółowe opisy realizacji poszczególnych zadań są ujęte w załącznikach funkcjonalnych Planu i odzwierciedlają specyfikę planowania i realizacji zadań OC na szczeblu powiatowym. 1 Ustalenia kontroli oparte zostały na podstawie analizy przedłożonych do kontroli dokumentów w Starostwie Powiatowym, materiałów własnych Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego, a także uzyskanych odpowiedzi od pracowników Wydziału Administracji i Spraw Obywatelskich SP w Krapkowicach. 2 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD: Dowód nr 1 pliki: wybrane strony Planu Obrony Cywilnej.pdf 3 Dowody potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się w systemie EZD: Dowód pliki: akta sprawy BZK.II.6431.6.2014.GS. Strona 2 z 11

Integralną częścią Planu są załączone do niego karty realizacji zadań OC (KRZOC), opracowane przez jednostki powiatowej administracji zespolonej i inne podmioty (21 szt.) przewidziane do prowadzenia przygotowań i realizacji przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej. Opracowane karty pod względem opisu procedur działania, ujętych podmiotów współdziałających itd. nie budzą zastrzeżeń 4. Analiza KRZOC wykazała jednak, że w części kart przyjęto nieprawidłową metodykę ich opracowania, ponieważ powinien je zatwierdzać dyrektor/szef podmiotu realizującego zadanie, podpisywać wykonujący zadanie lub koordynator, natomiast szef OC powiatu (lub osoba upoważniona) je uzgadniać. Wzór karty został określony w Wytycznych w sprawie zasad opracowania planu obrony cywilnej województwa, powiatów i gmin, które są załącznikiem do Zarządzenia nr 103/12 Wojewody Opolskiego Szefa Obrony Cywilnej Województwa z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie zasad opracowania planu obrony cywilnej województwa, powiatów i gmin. Dla zapewnienia sprawnego i skutecznego przebiegu ewakuacji ludności na terenie powiatu na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny opracowany został w 2014 roku Plan ewakuacji III na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny 5, który jest załącznikiem funkcjonalnym do Planu OC. Plan spełnia w części opisowej wymagania ujęte w dokumentach normatywno-metodycznych z tego obszaru. 6 Dokument został uzgodniony z kluczowymi podmiotami na szczeblu powiatowym, w tym z WKU Opole oraz powiatami ościennym. Mapa w skali 1:25 000, na której umieszczono m.in. drogi ewakuacji ludności oraz miejsca ich przyjęcia, zarówno pod względem opisowym jak i graficznym, nie budzi zastrzeżeń. Przedłożony do wglądu Plan ewakuacji nie był jednak nigdy aktualizowany, a jako załącznik funkcjonalny wchodzący w skład planu obrony cywilnej podlega bieżącej aktualizacji, nie rzadziej jednak niż co dwa lata 7. Należy dodać, że w roku bieżącym, rozpoczęto opracowywanie nowego planu ewakuacji III stopnia. Zgodnie z 3 pkt 11 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Szefa Obrony Cywilnej Kraju, szefów obrony cywilnej województw, powiatów i gmin, Szef Obrony Cywilnej Powiatu planuje i zapewnia ochronę oraz ewakuację dóbr kultury i innego mienia na wypadek zagrożenia zniszczeniem. W związku z powyższym poddano ocenie Plan ochrony zabytków Powiatu Krapkowickiego na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych, który został opracowany zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 25 sierpnia 2004 r. w sprawie organizacji i sposobu ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych. Dokument został wykonany w dwóch egzemplarzach, i w roku ubiegłym, został uzgodniony z Wojewodą Opolskim oraz Opolskim Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków 8. Układ i treść dokumentu, wraz z mapą, nie budzą żadnych zastrzeżeń. 4 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD: Dowód nr 2 pliki: Przykładowa KRZOC.pdf; 5 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD: Dowód nr 3 pliki: wybrane strony Planu ewakuacji III stopnia ( ).pdf; 6 Zarządzenie nr 4/09 Wojewody Opolskiego Szefa Obrony Cywilnej z dnia 8 stycznia 2009 r. w sprawie opracowania planów ewakuacji III stopnia na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny oraz Instrukcja w sprawie zasad ewakuacji ludności, zwierząt i mienia na wypadek masowego zagrożenia wprowadzona do użytku przez SOCK w 2008 r.; 7 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 103/12 Wojewody Opolskiego Szefa Obrony Cywilnej Województwa z dnia 8.06.2012 roku. 8 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD: Dowód nr 4 pliki: wybrane strony Planu ochrony zabytków ( ).pdf; Strona 3 z 11

W odniesieniu do zapisu 3 pkt 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Szefa Obrony Cywilnej Kraju, szefów obrony cywilnej województw, powiatów i gmin dotyczącego opiniowania planów obrony cywilnej przez Szefa Obrony Cywilnej Powiatu ustalono, że wszystkie gminy wykonały plany OC. Kontrolowana jednostka nie przedstawiła jednak dowodów w jaki sposób i kiedy procedowano opiniowanie planów OC podległych szefów obrony cywilnej gmin. Mając powyższe na uwadze, działalność kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami dotyczącymi opracowania kart realizacji zadań OC, Powiatowego planu ewakuacji III stopnia oraz zaopiniowania gminnych planów obrony cywilnej. 2. Ustalanie zadań, kontrolowanie ich realizacji oraz koordynowanie działalności w zakresie przygotowań i realizacji zadań OC na obszarze działania szefa OC powiatu. Na podstawie art. 17 ust. 6 ustawy z dnia 21 listopada 1967r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej 9 terenowym organem obrony cywilnej jest Starosta, który zobligowany jest do kierowania oraz koordynowania przygotowań i realizacji przedsięwzięć obrony cywilnej na obszarze powiatu. Zgodnie z 26 ust.1 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Krapkowicach 10 do zakresu działania Wydziału Administracji i Spraw Obywatelskich należy prowadzenia spraw kadrowych, płacowych Starostwa i powiatowych jednostek organizacyjnych oraz spraw kadrowych powiatowych służb, inspekcji i straży, a także ochrony informacji niejawnych, obrony cywilnej, obronności i zarządzania kryzysowego. W zakresie pracownika odpowiedzialnego za realizację zadań OC 11 zidentyfikowano obszary działania Szefa OC powiatu, określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Szefa Obrony Cywilnej Kraju, szefów obrony cywilnej województw, powiatów i gmin 12. Starosta Szef OC Powiatu - działając na podstawie 4 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 czerwca 2002 roku ustala zadania w zakresie przygotowań i realizacji przedsięwzięć OC szefom obrony cywilnej gmin. W okresie objętym kontrolą wydawano corocznie (na lata 2016, 2017 i 2018) wytyczne do działalności w dziedzinie obrony cywilnej. W wytycznych ujmowano w pełnym zakresie zadania wskazane przez Szefa OC Województwa do realizacji w poszczególnych latach, uzupełniając je zadaniami własnymi. Wytyczne przekazane zostały do wszystkich szefów obrony cywilnej gmin. 9 Dz.U z 2017 r. poz. 1430 ze zm. 10 Regulamin Organizacyjny Starostwa uchwalony został uchwałą nr 548/2016 Zarządu Powiatu Krapkowickiego z dnia 25 lipca 2016r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Krapkowicach. 11 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, Dowód nr 5 - plik: Zakresy czynności dyrektora i pracowników Wydziału Administracji i Spraw Obywatelskich. 12 Zgodnie z 3-5 rozporządzenia do zadań szefa OC powiatu należy m.in. dokonywanie oceny stanu przygotowań obrony cywilnej; ustalanie zadań i kontrolowanie ich realizacji oraz koordynowanie i kierowanie działalnością szefów obrony cywilnej gmin w zakresie przygotowania i realizacji zadań OC; opracowywanie i opiniowanie planów obrony cywilnej; organizowanie i koordynowanie szkoleń oraz ćwiczeń obrony cywilnej; przygotowywanie i zapewnienie działania systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach; tworzenie i przygotowywanie do działań jednostek organizacyjnych obrony cywilnej; opracowywanie informacji dotyczących realizowanych zadań. Strona 4 z 11

Opracowane na szczeblu powiatu i gmin roczne plany działania w zakresie obrony cywilnej zostały uzgodnione z właściwymi dla swojego terenu działania organami obrony cywilnej 13. Zadania wynikające z planów działania na lata 2016, 2017 zostały wykonane, co znajduje potwierdzenie w przedstawionych zespołowi kontrolnemu dokumentach wykonawczych, a także w sprawozdaniach za lata objęte kontrolą. Korespondencja z zakresu obrony cywilnej nie jest kompletowana i ewidencjonowana w aktach spraw zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U nr 14,poz.67). Na stanowisku pracy należy przejrzeć teczki, w których rejestruje się sprawy OC i skompletować akta spraw odzwierciedlających przebieg ich załatwienia. 14 Na podstawie 4 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 czerwca 2002 r. Szef Obrony Cywilnej Powiatu jest uprawniony do kontrolowania szefów obrony cywilnej gmin w zakresie przygotowań i realizacji przedsięwzięć OC. Kontrole problemowe z zakresu obrony cywilnej ujęte są w rocznych planach działania OC na dany rok kalendarzowy. Ustalono, że pracownicy Wydziału, na podstawie imiennych upoważnień wydanych przez Starostę Krapkowickiego, przeprowadzili w latach 2016-2017 kontrole problemowe oceny stanu przygotowań i realizacji zadań obrony cywilnej na obszarze działania Szefa Obrony Cywilnej Gminy: Zdzieszowice(15.12.2016r.),Walce (16.12.2016r.),Krapkowice (4.10.2017r.) i Strzeleczki ( 05.10.2017r.) 15.Dokumentacja z przeprowadzonych kontroli zawierała zawiadomienie o kontroli, program kontroli, upoważnienia do kontroli dla osób ją przeprowadzających, protokół z przeprowadzonej kontroli oraz informacje o realizacji zaleceń pokontrolnych 16. Na 2018r. przewidziano do kontroli Urząd Miejski w Gogolinie. Według informacji uzyskanej od p. M. Borowca - pracownika Starostwa podczas kontroli, szefowie obrony cywilnej gmin nie kontrolują jednostek organizacyjnych działających na obszarze gminy w zakresie przygotowań i realizacji przedsięwzięć obrony cywilnej. Zaniechanie prowadzenia kontroli realizacji zadań jest niedopełnieniem obowiązku wynikającego z 4 pkt 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Szefa Obrony Cywilnej Kraju, szefów obrony cywilnej województw, powiatów i gmin (Dz. U nr 96, poz. 850). Konieczne jest wzmocnienia przez Szefa OC Powiatu nadzoru nad realizacją zadań przez szefów OC gmin w ramach koordynowania i kierowania działalnością w zakresie przygotowania i realizacji przedsięwzięć obrony cywilnej na obszarze powiatu. W pierwszej kolejności niezbędne jest objęcie kontrolą podmiotów, przewidzianych w planie obrony cywilnej gminy do realizacji zadań OC, zgodnie z kartą realizacji zadania OC (KRZOC). 13 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD, Dowód nr 6 Przekazywanie i uzgadnianie gminnych rocznych planów działania OC w latach 2016-2018.pdf; Dowód nr 7 - Zestawienie terminów uzgadniania rocznych planów działania OC w latach 2016-2018.pdf. 14 W Starostwie Powiatowym w Krapkowicach czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie tradycyjnym z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji. 15 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD: Dowód nr 8 - plik: Zestawienie kontroli przeprowadzonych przez SP w Krapkowicach w latach 2016-2018.pdf. 16 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD: Dowód nr 9 - plik: Dokumentacja z przeprowadzonej kontroli w UM w Zdzieszowicach ( 15.12.2016).pdf; Dowód nr 10 - plik: Dokumentacja z przeprowadzonej kontroli w UG Walce( 16.12.16) pdf; Dowód nr 11- plik; Dokumentacja z przeprowadzonej kontroli w UM w Krapkowicach w ( 04.10.17r. ).pdf; Dowód nr 12 - plik: Dokumentacja z przeprowadzonej kontroli w UG Strzeleczki ( 05.10.17 ).pdf. Strona 5 z 11

Szef Obrony Cywilnej Powiatu przedkładał szefowi OC województwa oceny stanu przygotowań obrony cywilnej powiatu 17. Przekazane oceny za lata 2016 i 2017 opracowano w oparciu o dane szefów obrony cywilnej gmin, według ustalonego wzoru i zakresu tematycznego 18.Wg. informacji przekazanych przez p. Borowca w trakcie kontroli wynika, że przesłane dokumenty z gmin podlegały analizie merytorycznej i weryfikacji, w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości były dokonywane stosowne korekty przez gminy. Zaleca się dokumentowanie, w aktach sprawy, informacji potwierdzających dokonanie korekty danych zawartych w ocenach szefów OC gmin. W toku kontroli ustalono, że Wydział Administracji i Spraw Obywatelskich, w imieniu Szefa OC Powiatu, koordynuje działalność 5. jednostek samorządowych w zakresie przygotowań i realizacji przedsięwzięć obrony cywilnej (UM w Gogolinie, UM w Krapkowicach, UG Strzeleczki, UG w Walcach, UM w Zdzieszowicach). Zadanie to realizowane jest m.in. poprzez organizację spotkań z udziałem pracowników, zajmujących się problematyką obrony cywilnej w urzędach, koordynowanie zadań i monitorowanie stopnia ich wykonania. W kontrolowanym okresie spotkania robocze /narady przeprowadzono: 03 lutego 2016 r.,11 kwietnia 2017r.,10 października 2017r.,15 lutego 2018 r. i 23 maja 2018 r. 19 Ze spotkań zorganizowanych w dniach 11.04.2017 r. i 15.02.2018 r. do kontroli przedstawiono jedynie listy obecności. 20 Zaleca się właściwe dokumentowanie narady/spotkań; pismo zawiadamiające o spotkaniu, plan spotkania oraz lista obecności. Na bieżąco sprawowany jest nadzór nad przestrzeganiem przez jednostki administracji samorządowej terminów realizacji wspólnych przedsięwzięć OC, wynikających z rocznych planów działania, m.in. przy sporządzaniu zbiorczych informacji o realizowanych zadaniach w dziedzinie ochrony ludności za 2016 i 2017 rok 21. Działalność kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie oceniono pozytywnie z uchybieniami w obszarze sprawowanego nadzoru przez Szefa OC Powiatu w stosunku do szefów OC gmin, dokonywania weryfikacji pozyskanych informacji z jednostek samorządu terytorialnego do sporządzania sprawozdań, ocen oraz dokumentowania narad, spotkań poświęconych problematyce OC. 3) Organizowanie oraz koordynowanie szkoleń i ćwiczeń obrony cywilnej Realizacja szkoleń podstawowych i doskonalących w powiecie krapkowickim odbywała się zgodnie z dokumentacją planistyczną zatwierdzoną przez Szefa Obrony Cywilnej Powiatu. W latach 2016-2018 szkolenia z zakresu obrony cywilnej i ochrony ludności zostały ujęte w dziale Edukacja w kalendarzowym planie działania w zakresie planowania, organizacji i realizacji przedsięwzięć obrony cywilnej. Ponadto na lata 2017 17 o których mowa w 3 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 czerwca 2002 r. i wytycznymi Szefa Obrony Cywilnej Kraju z dnia 30 sierpnia 2016r. w sprawie opracowywania oceny stanu przygotowań ochrony ludności i obrony cywilnej w województwach. Dowody potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się w systemie EZD: Dowód pliki: Ocena powiatu krapkowickiego wg. stanu na dzień 31.12. 2016 r. i wg. stanu na dzień 31.12. 2017r - akta sprawy BZK.II.644.14.2017.BZ i BZK.II.644.15.2018.BZ. 18 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD: Dowód nr 13 - plik: Potwierdzenie przesłania przez j.s.t. oceny za 2016 r.pdf.; Dowód nr 14- plik: Zestawienie terminów przekazania do SP ocen za 2016 i 2017 rok. pdf. 19 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD: Dowód nr 15 -plik: Zestawienie organizowanych narad przez SP w Krapkowicach w latach 2016-2018.pdf ; Dowód nr 16 plik: Dokumentacja z narady w dniu 03.02.2016r.pdf; Dowód nr 17 plik: Dokumentacja z narady w dniu 10.10.2017r.pdf. 20 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD Dowód nr 18 plik: Dokumentacja ze spotkań : 11.04.17 i 15.02.18 listy obecności.pdf. 21 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD: Dowód nr 19 -plik: Informacje roczne wybranych j.s.t. powiatu krapkowickiego za 2016. pdf. ; Dowód nr 20 plik: Informacje roczne wybranych j.s.t. powiatu krapkowickiego za 2017 rok. Zbiorcze informacje o sposobie realizacji wytycznych Szefa OC województwa za rok 2016 i 2017 r. powiatu krapkowickiego znajdują się w systemie EZD, akta sprawy BZK.II.644.26.2016.BZ; BZK.II.644.20.2017.BZ. Strona 6 z 11

i 2018 opracowano harmonogramy szkoleń na szczeblu powiatu krapkowickiego 22, zawierające zagadnienia tematyczne wraz z terminem ich realizacji. W okresie objętym kontrolą organizowano szkolenia podstawowe w zakresie obrony cywilnej. Wytyczne Szefa Obrony Cywilnej Kraju z dnia 11 stycznia 2016 roku w sprawie zasad organizacji i sposobu przeprowadzania szkoleń z zakresu obrony cywilnej zobowiązują Szefa OC powiatu do organizacji szkoleń dla określonych grup szkoleniowych, tj. kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych, nauczycieli przedmiotu edukacji dla bezpieczeństwa, członków formacji obrony cywilnej szczebla powiatowego i komendantów gminnych formacji obrony cywilnej.. W dniu 21 kwietnia 2016 roku odbyło się szkolenie podstawowe 23 dla kierowników jednostek powiatowych (dyrektorzy zespołów szkół, dyrektor PCPR, dyrektor PUP, itp.) członków Drużyny Wykrywania i Alarmowania, komendantów radiofonicznych drużyn alarmowania oraz drużyn ratownictwa przeciwpowodziowego. W dniu 20 grudnia 2017 r. zostali przeszkoleni w zakresie podstawowym 24 pozostali przedstawiciele grup szkoleniowych, którzy nie uczestniczyli w szkoleniu w 2016 roku. Ww. szkolenia podstawowe przeprowadzono z wykorzystaniem zewnętrznych firm szkoleniowych w oparciu o ich program szkolenia. Osobom przeszkolonym wystawiono zaświadczenia o odbyciu/uczestnictwie w szkoleniu podstawowym. Przy organizacji kolejnych szkoleń podstawowych warto zwrócić uwagę na możliwość realizacji szkoleń z wykorzystaniem kadry wykładowej jednostek organizacyjnych powiatu oraz służb powiatowej administracji zespolonej, co niewątpliwie zmniejszyłoby koszty organizacji tych szkoleń. Ponadto dla każdej grupy szkoleniowej winien być opracowany program szkolenia podstawowego zgodnie z założeniami, stanowiącymi załącznik nr 1 do wytycznych, który po zatwierdzeniu przez Szefa Obrony Cywilnej Powiatu, będzie podstawą programową dla organizacji szkoleń podstawowych w następnych latach. Ponadto Starostwo Powiatowe współpracuje z WBiZK w zakresie przeszkolenia szefów obrony cywilnej miast/gmin i powiatu oraz pracowników realizujących zadania OC w urzędach szczebla powiatowego i gminnego. W 2016 r. w przedmiotowym zakresie zostało przeszkolonych 4 wójtów (burmistrzów) z powiatu krapkowickiego. Szkolenie doskonalące z zakresu obrony cywilnej zorganizowano w dniu 20 grudnia 2017 r. Odbyło się one przy okazji szkolenia podstawowego, poprzez wyodrębnienie w planie szkolenia zagadnień tematycznych wymagających doskonalenia. Przy organizacji szkoleń doskonalących w czasie i miejscu prowadzenia szkoleń podstawowych należy sporządzać osobną dokumentację (plan szkolenia, lista obecności, itd.) dla każdego ze szkoleń. W ramach przedsięwzięć doskonalących z zakresu obrony cywilnej i ochrony ludności w latach 2016-2018 organizowano również narady szkoleniowe dla pracowników jednostek samorządu terytorialnego dotyczące bieżącej realizacji zadań. Ponadto zagadnienia obrony cywilnej i ochrony ludności były prezentowane na szkoleniach obronnych. Przykładem włączania tematyki obrony cywilnej i ochrony ludności do szkolenia obronnego są przedsięwzięcia z dnia 29-30 czerwca 2016 r. 25 i 12-13 czerwca 22 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD pod nr BZK.II.647.4.2017 oraz BZK.II.647.2.2018. 23 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD Dowód nr 21 plik: Dokumentacja szkolenia podstawowego z dnia 21.04.2016 r 24 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD Dowód nr 22 plik: Dokumentacja szkolenia podstawowego z dnia 20.12.2017 r 25 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD: Dowód nr 23 plik: Dokumentacja szkolenia obronnego z dnia 29-30.06.2016 r.pdf. Strona 7 z 11

2017 r. 26, na których omawiano m.in, zasady ewakuacji III stopnia, funkcjonowanie systemów SWO i SWA, zadania terenowych organów OC w stanie podwyższonej gotowości obronnej RP, zasady wykorzystywania podmiotów leczniczych na potrzeby ochrony ludności. Tematyka obrony cywilnej i ochrony ludności była realizowana również podczas wojewódzkich treningów systemu wykrywania i alarmowania oraz przedsięwzięć i procedur systemu zarządzania kryzysowego, takich jak np. Sudety 2016 w dniu 23 listopada 2016 r., czy Sudety - 2017 w dniu 27 września 2017 r. Każdy trening poprzedzony był instruktażem dla uczestników szczebla powiatowego 27. Wykonując przedsięwzięcia szkoleniowe właściwie dokumentowano proces szkoleniowy. Na etapie planowania i przeprowadzenia szkolenia oraz sprawozdawczości, dokumentacja zawierała: plan szkolenia, pisma zawiadamiające o szkoleniu, listę obecności, sprawozdanie (jeżeli było wymagane). Szkolenie w zakresie powszechnej samoobrony ludności realizowane jest poprzez rozpowszechnianie informacji edukacyjnych przy pomocy Internetu w formie poradnika zawierającego m.in. informacje nt. rodzajów sygnałów i komunikatów alarmowych, sposobach postepowania na wypadek zdarzeń niebezpiecznych. Ponadto Starostwo Powiatowe w Krapkowicach organizuje etap powiatowy ogólnopolskich konkursów plastycznych dla dzieci i młodzieży 28. W latach 2016-2018 nie inicjowano innych form propagowania wiedzy, takich jak: olimpiady tematyczne, zawody, dotyczących ochrony ludności. Nie wydawano również materiałów edukacyjnych w formie broszur i ulotek. Mimo szerokiego dostępu społeczeństwa do internetowych treści w obszarze ochrony ludności należy podejmować działania zapewniające bezpośredni przekaz wiedzy dla mieszkańców powiatu przy współpracy służb, inspekcji i straży powiatowych. Mając powyższe na uwadze, działalność szkoleniową Szefa Obrony Cywilnej Powiatu Krapkowickiego oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. 4) Tworzenie i przygotowanie do działania powiatowych jednostek organizacyjnych obrony cywilnej Według stanu na dzień 30 maja br. na terenie powiatu działa 11 formacji obrony cywilnej, w tym utworzone w gminach radiofoniczne drużyny alarmowania (RDA) i powiatowa drużyna wyrywania i alarmowania (DWA) spełniają wymagania stosownych Wytycznych 29. Funkcjonowanie formacji wchodzących w skład powiatowego SWO/SWA zostało unormowane zarządzeniem Starosty Krapkowickiego Szefa Obrony Cywilnej Powiatu nr AO.OC.120.5.2015 z dnia 30 kwietnia 2015 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach (SWO) oraz systemu wykrywania i alarmowania (SWA) na terenie powiatu krapkowickiego. 30 26 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD: Dowód nr 24 plik: Dokumentacja szkolenia obronnego z dnia 12-13.06.2017 r.pdf. 27 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD: Dowód nr 25 plik: Lista obecności na instruktażu w dniu 25.09.2017 r. do Treningu Sudety 17. 28 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD: akta sprawy : BZK.II.647.10.2016 oraz nr BZK.II.647.7.2017. - Protokoły z posiedzeń powiatowej komisji konkursowej w latach 2016-2017. 29 Wytyczne Wojewody Opolskiego Szefa Obrony Cywilnej Województwa Opolskiego z dnia 28 lipca 2015 r. w sprawie zasad wymiany informacji między elementami Systemu Wczesnego Ostrzegania, Systemu Wykrywania i Alarmowania wszystkich szczebli terenowych oraz struktur organizacyjnych, zadań i podstawowego wyposażenia formacji obrony cywilnej wchodzących w skład Systemu Wykrywania i Alarmowania w województwie opolskim. 30 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD: Dowód nr 26 pliki: Zarządzenie Starosty w sprawie organizacji i funkcjonowania SWO/SWA.pdf. Strona 8 z 11

W trakcie kontroli, przedstawiciel Wydziału przedłożył stosowne dokumenty dotyczące powiatowej DWA utworzonej na podstawie zarządzenia Starosty Krapkowickiego Szefa Obrony Cywilnej Powiatu nr AO.OC.120.7.2015 z dnia 31 sierpnia 2015 r. w sprawie utworzenia i przygotowania do działania formacji obrony cywilnej 31. W skład formacji wchodzą Komendant, pracownik Starostwa Powiatowego - Pan Szymon Woźny, oraz 8. członków. Przedłożony Plan działania formacji nie wzbudzi zastrzeżeń ponieważ jest b. dobrze wykonanym dokumentem organizacyjno-planistycznym normującym działanie formacji. Wszyscy członkowie gminnych RDA oraz powiatowej DWA mają nadane przydziały organizacyjno - mobilizacyjne zgodnie z rozporządzeniem MSWiA z dnia 26 września 2002 r. w sprawie odbywania służby w obronie cywilnej. Należy również podkreślić, że w Starostwie prowadzony jest przez Panią Natalię Piętkę osobny rejestr wyreklamowanych od służby wojskowej pracowników SP. Zgodnie z ubiegłoroczną oceną przedłożoną przez Powiat, RDA są formacjami przeszkolonymi i posiadają pełną zdolność do realizacji zadań ostrzegania i alarmowania na swoim terenie. W 2016 roku gminne RDA brały udział w treningach Systemu Powszechnego Ostrzegania Wojsk i Ludności Cywilnej (SPOWiLC) o zagrożeniu uderzeniami z powietrza. Natomiast w roku ubiegłym, w marcu i wrześniu, brały udział w dwóch wojewódzkich treningach Sudety-17. Gminy nie organizują własnych treningów ostrzegania i alarmowania ludności. Stwierdzono ponadto, że Komendant DWA brał udział w Szkoleniu doskonalącym z obrony cywilnej. 32 Należy dodać, że Wydział, z własnej inicjatywy, zorganizował w dniu 23 maja br. spotkanie robocze nt. Oceny formacji OC na obszarach gmin powiatu krapkowickiego pod względem ich zdolności do wykonywania zadań. 33 Działalność kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie oceniono pozytywnie. III. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości: W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości: 1) Nie aktualizowano powiatowego planu ewakuacji ludności III stopnia. 2) Nieprawidłowo zatwierdzono i uzgodniono karty realizacji zadań obrony cywilnej. 3) Nie zaopiniowano gminnych planów obrony cywilnej. 4) Nie dokumentuje się w aktach sprawy faktu dokonywania weryfikacji pozyskanych informacji z jednostek samorządu terytorialnego na temat realizacji zadań OC. 5) W ramach koordynowania i kierowania działalnością w zakresie przygotowania i realizacji przedsięwzięć obrony cywilnej na obszarze powiatu, Szefa OC Powiatu nie wyegzekwował od szefów OC gmin prowadzenia kontroli w jednostkach organizacyjnych działających na obszarze gminy. 6) Nie opracowano programu szkolenia podstawowego, o którym mowa w 9 wytycznych Szefa Obrony Cywilnej Kraju z dnia 11 stycznia 2016 r. w sprawie zasad organizacji i sposobu przeprowadzania szkoleń z zakresu ochrony ludności i obrony cywilnej. 31 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD: Dowód nr 27 pliki: wybrane strony Zarządzenia Starosty ws. DWA oraz Planu działania formacji.pdf 32 Dowody potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się w systemie EZD: Dowód nr 28 pliki: Zaświadczenie o uczestnictwie w szkoleniu komendanta DWA.pdf 33 Dowody potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się w systemie EZD: Dowód nr 29 pliki: Plan spotkania nt. FOC.pdf Strona 9 z 11

Przyczyną ujawnionych uchybień i nieprawidłowości były błędy pracowników wykonujących kontrolowane zadania oraz niewystarczający nadzór ogólny nad ich realizacją. Skutkiem stwierdzonych nieprawidłowości jest odstępstwo od stanu pożądanego w kontrolowanym zakresie. Ustalenia z przeprowadzonych czynności kontrolnych - przed sporządzeniem projektu wystąpienia pokontrolnego oraz sformułowaniem zaleceń pokontrolnych - zostały przekazane i omówione w dniu 30 maja 2018 roku z Panią Sabiną Gorzkullą - Wicestarostą Starostą Powiatu Krapkowickiego oraz Panią Anetą Dróżdż - Dyrektorem Wydziału Administracji i Spraw Obywatelskich. IV. Kontrolę wpisano do książki kontroli w jednostce kontrolowanej, pod poz. 6/2018. V. Informacja o zastrzeżeniach zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego i wyniku ich rozpatrzenia lub o niezgłoszeniu zastrzeżeń: Kierownik jednostki kontrolowanej - stosownie do treści art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej (Dz.U nr 185, poz. 1092) - w terminie 7 dni roboczych od dnia (19.06.2018 r.) otrzymania projektu wystąpienia pokontrolnego, nie zgłosił zastrzeżeń do treści projektu wystąpienia pokontrolnego. VI. Zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej. W związku z ustaleniami kontroli zalecam: 1. Zaktualizować Plan ewakuacji ludności III stopnia zgodnie z załącznikiem nr 1 i 2 do zarządzenia nr 4/09 Wojewody Opolskiego - Szefa Obrony Cywilnej Województwa z dnia 8 stycznia 2009 r. w sprawie opracowania planów ewakuacji III stopnia na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny. 2. Opracować karty realizacji zadań OC (KRZOC) zgodnie z wytycznymi wynikającymi z zarządzenia nr 103/12 Wojewody Opolskiego Szefa Obrony Cywilnej województwa z dnia 8 czerwca 2012 w sprawie zasad opracowania planu obrony cywilnej województwa, powiatów i gmin, z uwzględnieniem właściwej (jednolitej dla wszystkich powiatowych KRZOC) metodyki opracowania, zatwierdzania, uzgadniania i wypełniania kart. 3. Zaopiniować gminne plany OC zgodnie z 3 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Szefa Obrony Cywilnej Kraju, szefów obrony cywilnej województw, powiatów i gmin. 4. Wnikliwe analizować pozyskane informacje z jednostek samorządu terytorialnego na temat stanu przygotowań i realizacji zadań obrony cywilnej. Dokumentować w aktach spraw fakt dokonywania weryfikacji danych. Strona 10 z 11

5. W ramach kierowania i koordynowania działalnością szefów OC gmin w zakresie przygotowań i realizacji zadań OC na obszarze powiatu zwiększyć efektywność działań nadzorczych podejmowanych przez Szefa OC Powiatu w celu wyegzekwowania pełnej realizacji zadań OC na obszarze działania szefów OC gminy, w tym prowadzenia kontroli. 6. Opracować dla każdej grupy szkoleniowej szczebla powiatowego program szkolenia podstawowego zgodnie z załącznikiem nr 1 do wytycznych Szefa Obrony Cywilnej Kraju z dnia 11 stycznia 2016 r. w sprawie zasad organizacji i sposobu przeprowadzania szkoleń z zakresu obrony cywilnej. VII. Na podstawie art. 49 oraz art. 46 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U nr 185, poz.1092), proszę o przekazanie pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania, o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia, albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego dokumentu. VIII. Zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011r. o kontroli w administracji rządowej, od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. Wojewody Opolskiego mgr Henryk Ferster Dyrektor Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Strona 11 z 11