PROCES REJESTRACJI DO KRAJOWEJ BAZY O EMISJACH GAZÓW CIEPLARNIANYCH I INNYCH SUBSTANCJI

PROCES REJESTRACJI DO KRAJOWEJ BAZY O EMISJACH GAZÓW CIEPLARNIANYCH I INNYCH SUBSTANCJI Instrukcja wypełniania wniosku o utworzenie konta w Krajowej bazie Warszawa, listopad 2011

» K O B i Z E «2

INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA WNIOSKU O UTWORZENIE KONTA W KRAJOWEJ BAZIE Spis treści 1 WPROWADZENIE... 4 2 DEFINICJE... 4 3 INFORMACJE TECHNICZNE... 5 4 REJESTRACJA NOWEGO KONTA... 6 4.1 ETAP 1 - WYPEŁNIENIE FORMULARZA REJESTRACYJNEGO NA STRONIE WWW... 7 4.2 ETAP 2 - OTRZYMANIE WIADOMOŚCI E-MAIL ZAWIERAJĄCEJ AKTYWUJĄCY ADRES URL... 10 4.3 ETAP 3 AKTYWACJA i ZŁOŻENIE WNIOSKU... 11 kontakt: Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami 00-805 Warszawa, ul. Chmielna 132/134 tel.: +4822 5696596 (dostępny w dni robocze w godzinach 9.00 15.00) fax.: +4822 5696500 pomoc@krajowabaza.kobize.pl Działalność KOBiZE jest finansowana ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej» K O B i Z E «3

1 WPROWADZENIE Ustawa z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji (Dz.U. Nr 130, poz. 1070, z późn. zm.), zwana dalej Ustawą, powołała do życia Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami, który m.in. wykonuje zadania związane z funkcjonowaniem Krajowego systemu bilansowania i prognozowania emisji, w tym prowadzenie Krajowej bazy o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji, zwanej dalej Krajową bazą. Krajowa baza stanowi system informatyczny, zawierający zabezpieczoną bazę danych, który umożliwia wprowadzanie i przetwarzanie informacji wskazanych w art. 6 ust. 2 Ustawy. Ustawa nakłada na podmioty korzystające ze środowiska obowiązek sporządzania i wprowadzania do Krajowej bazy, w terminie do końca lutego, raportu dotyczącego poprzedniego roku kalendarzowego, zwanego dalej raportem rocznym, zawierającego szczegółowe informacje o wielkości emisji do powietrza gazów cieplarnianych i innych substancji oraz prowadzonej działalności, na skutek której występuje emisja. W przypadku gdy obowiązek sporządzenia i wprowadzenia raportu jest związany z eksploatacją instalacji, podmiotem obowiązanym do sporządzenia i wprowadzenia raportu rocznego jest prowadzący instalację. Celem instrukcji jest przedstawienie Podmiotom obowiązanym do sporządzenia i wprowadzenia raportu rocznego, ścieżki rejestracji do Krajowej bazy. Aby wprowadzić raport roczny do Krajowej bazy Podmiot musi dokonać niezbędnych czynności w celu utworzenia konta w Krajowej bazie (opisanych w dalszej części Instrukcji). Z chwilą rejestracji należy zapoznać się z treścią Regulaminu utworzenia, administrowania i utrzymania konta w Krajowej bazie o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji, dalsze czynności podejmować można po uprzednim wyrażeniu zgody i akceptacji wszystkich jego postanowień. 2 DEFINICJE Ilekroć w Instrukcji jest mowa o: 1) Administratorze Krajowej bazy rozumie się przez to Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami, działający w strukturze Instytutu Ochrony Środowiska - Państwowego Instytutu Badawczego w Warszawie, który prowadzi Krajową bazę.» K O B i Z E «4

2) dniach roboczych rozumie się przez to wszystkie dni oprócz sobót, dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni wolnych od pracy ustalonych decyzją Dyrektora Instytutu Ochrony Środowiska we wszystkich jednostkach organizacyjnych Instytutu Ochrony Środowiska, dostępną na stronie internetowej www.kobize.pl. 3) Formularzu Rejestracyjnym rozumie się przez to formularz dostępny na stronie internetowej http://www.krajowabaza.kobize.pl, który umożliwia Podmiotowi przekazanie Krajowemu ośrodkowi danych (w tym danych osobowych Użytkowników w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101. poz. 926, z późn. zm.)) niezbędnych do wygenerowania Wniosku. 4) Koncie w Krajowej bazie rozumie się przez to konto założone przez Administratora Krajowej bazy dla Użytkownika, za pośrednictwem którego Użytkownik wprowadza raport roczny do Krajowej bazy. 5) Użytkowniku lub Wskazanym Przedstawicielu rozumie się przez to osobę wskazaną przez Podmiot do zarządzania Kontem w Krajowej bazie w jego imieniu, w tym do sporządzania i wprowadzenia raportu rocznego, wskazaną przez podmiot we Wniosku. 6) Wniosku rozumie się przez to wniosek o utworzenie Konta w Krajowej bazie wygenerowany jako dokument w formacie PDF na podstawie danych wprowadzonych do Formularza Rejestracyjnego, niezbędnych do zapewnienia Użytkownikowi dostępu do Konta w Krajowej bazie. 7) Zakładzie rozumie się przez to zakład w rozumieniu art. 3 pkt 48 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008, Nr 25, poz. 150, z późn. zm.). 8) Numerze identyfikacyjnym Zakładu rozumie się przez to 6-cyfrowy unikalny numer identyfikacyjny Zakładu. Numer ten jest nadawany przez Krajowy ośrodek, po pozytywnym rozpatrzeniu Wniosku o utworzenie Konta w Krajowej bazie i przesyłany w wiadomości e-mail do wskazanych we Wniosku Przedstawicieli do sporządzenia i wprowadzenia raportu rocznego dla opisanego Zakładu. Numer ten nadawany jest jeden raz przy pierwszej rejestracji Zakładu w Krajowej bazie. 3 INFORMACJE TECHNICZNE Krajowa baza jest dostępna poprzez sieć Internet. Dostęp do aplikacji obsługującej Krajową bazę możliwy jest za pomocą przeglądarki internetowej. Po wpisaniu odpowiedniego adresu WWW (URL): http://www.krajowabaza.kobize.pl, na ekranie zostanie wyświetlone okno publicznej strony Krajowej bazy.» K O B i Z E «5

Optymalne wykorzystanie Krajowej bazy można osiągnąć przy użyciu przeglądarki internetowej obsługującej protokół SSL. Zalecane jest posługiwanie się przeglądarką Mozilla Firefox w wersji 3.5 lub nowszej albo Internet Explorer w wersji 7.0 lub nowszej. Wcześniejsze wersje tej przeglądarki mogą nie pozwalać na poprawne wyświetlanie wszystkich informacji i diagramów. Pozostałe wersje oraz inne przeglądarki umożliwiają poprawne korzystanie ze wszystkich funkcjonalności Krajowej bazy, jednak mogą powodować niepoprawne wyświetlanie informacji i diagramów. Należy skonfigurować przeglądarkę w ten sposób, aby mogła ona obsługiwać pliki Cookies. Do poprawnego działania strony wymagane jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. 4 REJESTRACJA NOWEGO KONTA W celu założenia konta w Krajowej bazie należy wypełnić Formularz Rejestracyjny znajdujący się na stronie internetowej http://www.krajowabaza.kobize.pl w zakładce Rejestracja i przesłać go drogą elektroniczną do Administratora Krajowej bazy, a następnie złożyć podpisany Wniosek w formie pisemnej do Krajowego ośrodka na adres: Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami, KOBiZE, ul. Chmielna 132/134, 00-805 Warszawa, z dopiskiem Krajowa baza. Konto w Krajowej bazie może być utworzone wyłącznie na podstawie Formularza Rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej http://www.krajowabaza.kobize.pl i Wniosku wygenerowanego na podstawie danych wprowadzonych do Formularza Rejestracyjnego. Odrębnie dla każdego posiadanego Zakładu należy zgodnie z Instrukcją wypełnić i przesłać Formularz Rejestracyjny oraz złożyć Wniosek. Złożenie Wniosku w innej formie lub niezgodnie z Instrukcją, stanowi brak formalny Wniosku i skutkuje pozostawieniem bez rozpatrzenia, o czym Krajowy ośrodek informuje niezwłocznie wnioskodawcę. Po pozytywnym rozpatrzeniu Wniosku Użytkownik uzyska drogą elektroniczną login i hasło umożliwiające dostęp do Konta w Krajowej bazie. W celu zalogowania się na swoje konto należy wybrać zakładkę Logowanie. Proces rejestracji nowego Konta w Krajowej bazie odbywa się w trzech, opisanych w dalszej części Instrukcji, etapach: 1) wypełnienie Formularza Rejestracyjnego na stronie WWW; 2) otrzymanie wiadomości e-mail zawierającej aktywujący adres URL;» K O B i Z E «6

3) aktywacja i złożenie Wniosku. 4.1 ETAP 1 - WYPEŁNIENIE FORMULARZA REJESTRACYJNEGO NA STRONIE WWW Po wybraniu z menu po lewej stronie zakładki Rejestracja pojawi się do wypełnienia Formularz Rejestracyjny. Należy wypełnić wszystkie pola Formularza Rejestracyjnego wskazane jako obowiązkowe. W pierwszej części Formularza Rejestracyjnego należy wprowadzić dane Podmiotu składającego wniosek, czyli podmiotu uprawnionego na podstawie określonego tytułu prawnego do władania instalacją (zlokalizowaną na terenie zakładu) w celu jej eksploatacji zgodnie z wymaganiami ochrony środowiska. Identyfikacja podmiotu składającego wniosek Nazwa nazwa podmiotu, zgodnie z aktem potwierdzającym powstanie lub podjęcie działalności przez podmiot; REGON 9-cyfrowy numer statystyczny podmiotu gospodarczego w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej; jeżeli nie nadano numeru REGON należy zaznaczyć pole brak ; NIP 10-cyfrowy numer identyfikacji podatkowej; jeżeli nie nadano numeru NIP należy zaznaczyć pole brak ; KRS 10-cyfrowy numer podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym; w przypadku podmiotu nie wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego należy zaznaczyć pole brak. Następnie należy podać imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu (maksymalnie trzech osób). Jako osoby uprawnione do reprezentowania Podmiotu należy wskazać: członków reprezentacji zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w KRS albo w umowie spółki w przypadku spółek prawa handlowego, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, wspólników spółki w przypadku spółek cywilnych,» K O B i Z E «7

bądź inne osoby właściwie umocowane w takim przypadku należy do Wniosku o utworzenie Konta w Krajowej bazie dołączyć stosowne pełnomocnictwo udzielone w formie pisemnej, podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji lub inny dokument będący podstawą do podejmowania czynności w imieniu lub na rzecz określonego Podmiotu. Osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu Imię i Nazwisko W kolejnym kroku należy wpisać dane Zakładu, na terenie którego znajdują się instalacje powodujące emisje gazów cieplarnianych i innych substancji do powietrza. W przypadku, gdy podmiot wprowadza do powietrza substancje w wyniku eksploatacji wyłącznie urządzeń (w tym środków transportu), należy podać dane dotyczące Podmiotu. Dane zakładu Nazwa zakładu zakład, na terenie którego eksploatowane są instalacje; Ulica o ile istnieje; Nr budynku o ile istnieje; Nr lokalu o ile istnieje; Miejscowość nazwa miejscowości, w której znajduje się zakład; Kod pocztowy kod pocztowy miejscowości, w której znajduje się pocztowy urząd nadawczy; Poczta nazwa miejscowości, w której znajduje się pocztowy urząd nadawczy, o ile inna niż miejscowość; Województwo; Powiat; Gmina. W następnym kroku należy podać rok, w którym Podmiot rozpoczął działalność w Zakładzie wskazanym we Wniosku o utworzenie konta w Krajowej bazie. Następnie należy odznaczyć zakres korzystania ze środowiska w Zakładzie, tzn. zaznaczyć czy w Zakładzie ma miejsce wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza, czy z zakładu odprowadzane są ścieki do wód lub do ziemi, czy pobierana jest woda podziemna lub powierzchniowa z ujęć własnych, czy składowane są odpady (dotyczy składowisk).» K O B i Z E «8

W przypadku, gdy podmiot wprowadza do powietrza substancje w wyniku eksploatacji wyłącznie urządzeń (w tym środków transportu), należy podać dane dotyczące Podmiotu. Następnie należy wprowadzić dane osób wskazanych przez podmiot do sporządzania i wprowadzania raportów dla opisanego Zakładu. Pierwszy wskazany przedstawiciel do sporządzania i wprowadzania raportów dla opisanego zakładu Imię; Nazwisko; Stanowisko stanowisko służbowe pierwszego Wskazanego Przedstawiciela; Seria i numer dowodu tożsamości seria i numer dowodu tożsamości pierwszego Wskazanego Przedstawiciela; w przypadku obcokrajowców dowodu osobistego obywatela państwa członkowskiego UE albo paszportu; PESEL 11-cyfrowy identyfikator nadany w systemie ewidencji ludności (PESEL) pierwszego Wskazanego Przedstawiciela; jeżeli nie nadano numeru PESEL należy zaznaczyć pole brak ; Nr telefonu 1 numer telefonu służbowego; Nr telefonu 2 drugi numer telefonu służbowego; Faks; E-mail służbowy adres poczty elektronicznej przedstawiciela, na który będzie wysłany login i hasło; Ulica adres służbowy/korespondencyjny pierwszego Wskazanego Przedstawiciela, o ile istnieje; Nr budynku adres służbowy/korespondencyjny pierwszego Wskazanego Przedstawiciela, o ile istnieje; Nr lokalu adres służbowy/korespondencyjny pierwszego Wskazanego Przedstawiciela, o ile istnieje; Miejscowość adres służbowy/korespondencyjny pierwszego Wskazanego Przedstawiciela; Kod pocztowy adres służbowy/korespondencyjny pierwszego Wskazanego Przedstawiciela;» K O B i Z E «9

Poczta adres służbowy/korespondencyjny pierwszego Wskazanego Przedstawiciela, o ile inna niż miejscowość; Państwo należy uzupełnić w przypadku, gdy inne niż Polska. Do każdego Zakładu musi być przypisany jeden Wskazany Przedstawiciel. Dodanie drugiego Przedstawiciela do sporządzania i wprowadzania raportów dla opisywanego Zakładu jest opcjonalne i możliwe po wybraniu przycisku Dodaj drugiego przedstawiciela. Na koniec należy uzupełnić dane osoby fizycznej wprowadzającej, w imieniu Podmiotu, dane do Formularza Rejestracyjnego: Imię i nazwisko osoby wypełniającej formularz; E-mail osoby wypełniającej formularz adres poczty elektronicznej osoby wypełniającej formularz, na który zostanie przesłane powiadomienie o pozytywnym zweryfikowaniu Formularza Rejestracyjnego i adres strony internetowej służący do rozpoczęcia procesu aktywacji Wniosku. Dane obowiązkowe (których podanie jest obligatoryjne) są w Formularzu Rejestracyjnym oznaczone symbolem * (gwiazdka). W celu zabezpieczenia przed wypełnianiem Formularza Rejestracyjnego przez szkodliwe programy, wprowadzono mechanizm weryfikacji. Weryfikacja polega na odczytaniu i wprowadzeniu do pola Formularza Rejestracyjnego liczby, która wyświetlana jest jako rysunek znajdujący się po prawej stronie tego pola. Przesłanie wypełnionego Formularza Rejestracyjnego drogą elektroniczną do Administratora Krajowej bazy następuje poprzez aktywację pola Zarejestruj znajdującego się w Formularzu Rejestracyjnym. 4.2 ETAP 2 - OTRZYMANIE WIADOMOŚCI E-MAIL ZAWIERAJĄCEJ AKTYWUJĄCY ADRES URL W odpowiedzi na przesłany Formularz Rejestracyjny system wysyła na adres e-mail osoby wypełniającej formularz wiadomość z aktywującym adresem strony internetowej. Adres ten służy do rozpoczęcia procesu aktywacji Wniosku. Otwierając w przeglądarce otrzymany adres URL albo klikając w link następuje przejście do etapu aktywacji Wniosku. Jeżeli po wysłaniu Formularza Rejestracyjnego w ciągu 24 godzin nie dotarła wiadomości e-mail z aktywującym adresem URL, w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy wiadomość nie znalazła się w folderze niechcianej poczty (SPAM). Przyczyną nieotrzymania wiadomości może być błędnie podany w Formularzy Rejestracyjnym adres e-mail osoby» K O B i Z E «10

wypełniającej formularz. W takim przypadku konieczne jest ponowne wypełnienie Formularza Rejestracyjnego na stronie WWW i poprawne wpisanie adresu e-mail. 4.3 ETAP 3 AKTYWACJA i ZŁOŻENIE WNIOSKU Otwierając w przeglądarce otrzymany na adres e-mail aktywujący adres URL albo klikając w link następuje przejście na stronę, na której dostępny jest wygenerowany przez system, na podstawie Formularza Rejestracyjnego, Wniosek w formacie PDF oraz opis dalszego postępowania. Jednocześnie w wyniku aktywacji adresu URL system wysyła ponownie wiadomość e-mail na adres osoby wypełniającej formularz, zawierającą Wniosek oraz wskazówki co do dalszego postępowania. Wniosek należy wydrukować, podpisać i przesłać na adres: Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami ul. Chmielna 132/134 00-805 Warszawa Krajowa baza Wniosek powinien zostać podpisany przez wszystkie wymienione poniżej osoby: Użytkowników wskazanych we Wniosku do sporządzania i wprowadzania raportów dla opisanego zakładu; osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu (podpis i pieczątka). Do Wniosku należy dołączyć oryginały albo kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem następujących dokumentów: aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, nie starszego niż 3 miesiące (w przypadku spółek prawa handlowego), bądź wydruk ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości, którego nie trzeba potwierdzać za zgodność z oryginałem; zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą); umowy spółki cywilnej w celu weryfikacji prawidłowości reprezentacji (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej); zaświadczenia potwierdzającego nadanie numeru REGON, jeżeli numer taki nie został nadany zaświadczenia o wpisie do innego rejestru umożliwiającego weryfikację danych podmiotu (np. zaświadczenia o wpisie do ewidencji producentów z Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność rolniczą lub ogrodniczą).» K O B i Z E «11

Przez kopię dokumentu potwierdzoną za zgodność z oryginałem należy rozumieć: kopię dokumentu zawierającą klauzulę za zgodność z oryginałem umieszczoną na każdej stronie dokumentu wraz z datą i czytelnymi podpisami 1 osób uprawnionych do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, kopię dokumentu zawierającą na jednej ze stron dokumentu klauzulę za zgodność z oryginałem od strony 1 do strony wraz z datą i czytelnymi podpisami 1 osób uprawnionych do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem. Wszystkie strony tak potwierdzonego dokumentu muszą być ponumerowane i przedstawione w sposób wskazujący na integralność dokumentu (np. zszyte). Zgodność z oryginałem kopii dokumentów powinna być poświadczona przez: osobę lub osoby upoważnione do reprezentacji wnioskodawcy, notariusza, adwokata lub radcę prawnego W przypadku złożenia Wniosku bez kompletu wymaganych dokumentów wzywa się podmiot do usunięcia braków w terminie 14 dni roboczych, pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia. Dostęp do Konta w Krajowej bazie jest zapewniany Użytkownikowi niezwłocznie po jego utworzeniu i wykonaniu przez Administratora Krajowej bazy czynności technicznych umożliwiających zapewnienie dostępu do Konta w Krajowej bazie, nie później jednak niż w ciągu 21 dni roboczych od otrzymania Wniosku wraz z kompletem wymaganych dokumentów. Administrator Krajowej bazy powiadamia Użytkownika o utworzeniu i zapewnieniu dostępu do Konta w Krajowej bazie, poprzez wysłanie wiadomości e-mail z loginem i hasłem na wskazany we Wniosku adres poczty elektronicznej Użytkownika. Użytkownik może dokonać zmiany otrzymanego drogą elektroniczną hasła. W przypadku zmiany hasła powinno ono spełniać następujące warunki: a) składać się z 6 do 30 znaków; b) zawierać wyłącznie cyfry, małe lub wielkie litery. 1 Podpis nieczytelny jest dopuszczalny wyłącznie z pieczęcią imienną osoby składającej podpis.» K O B i Z E «12