e-biuro-fakturowanie INSTRUKCJA OBSŁUGI SYSTEMU
Program dedykowany dla managerów, kadry zarządzającej przedsiębiorstwem oraz osób prowadzących działalność gospodarczą, które nie potrzebują prowadzić stanów magazynowych. Aplikacja umożliwia wystawienie dokumentu sprzedaży w dowolnym miejscu na świecie, wystarczy dostęp do Internetu. Odpowiednia konfiguracja pozwoli automatycznie wysłać e-mailem dokument do biura rachunkowego. SPIS TREŚCI: I. LOGOWANIE II.PRACA Z PROGRAMEM 1. Konfiguracja programu 2. Sprzedaż 3. Zakup 2
I. Logowanie 1. Logowania do systemu dokonujemy na stronie https://biuro.d2system.biz/ 2. Żeby móc korzystać z systemu musimy uzyskać kod PIN od administratora systemu. PIN zostanie wysłany na wskazany adres emailowy. Możliwość korzystania z systemu uzyskujemy w momencie otrzymania kodu PIN od administratora systemu, do którego należy zwrócić się poprzez stronę internetową. Po weryfikacji użytkownika, PIN zostanie wysłany na wskazany adres e-mail. 3. Po uzyskaniu PIN-u należy wprowadzić go do systemu, razem z pozostałymi, wymaganymi danymi rejestracyjnymi. Nie wprowadzamy danych firmy ponieważ jeden użytkownik może obsługiwać wiele firm (w zależności od zakupionego abonamentu). Wprowadzenia danych firmy dokonujemy w następnym ekranie lub wybieramy abonament bezpłatny (wówczas mamy możliwość wystawienia tylko 2 dokumentów w miesiącu). 3
Musimy potwierdzić, że jesteśmy właścicielami firmy, której dane wprowadziliśmy w innym przypadku system nie pozwoli nam na kontynuację. 4
Po wprowadzeniu danych logujemy się do systemu. II. Praca z programem 1. KONFIGURACJA 5
1.1 SPRZEDAWCA wprowadzamy dane firmy. 1.2 W polu e-mail księgowości wprowadzamy adres, na który automatycznie po wydrukowaniu dokumentu sprzedaży wysyłane będą informacje o nim. 1.3 Pole Potw. druk. na mail księg. (0/1) mamy możliwość zdefiniowania ponownego wysyłania e-maila ( 0 nie ; 1 tak). 1.4 KONTRAHENCI (słownik kontrahentów) dane automatycznie dopisują się do słownika w momencie wystawiania dokumentu sprzedaży, w opcji tej możemy dokonywać ewentualnych zmian danych teleadresowych naszych kontrahentów. 1.5 STAŁE Ustawienia systemowe NRDOCSPERPAGE definiujemy ilość wyświetlanych dokumentów na stronie. Podczas przeglądania wystawionych dokumentów sprzedaży, w tym przypadku wyświetlonych zostanie 6 dokumentów. Wprowadzamy tylko liczby całkowite. 6
NRSUMBUYRATES definiujemy ilość wystawianych pół w podsumowaniu stawek VAT na fakturach RR (docelowo również do innych dokumentów). 1.6 PRODUKTY słownik towarów/usług automatycznie uzupełniany w momencie dokonania sprzedaży. Ma możliwość dokonywania modyfikacji lub usunięcia towarów, które po zmianach należy zaakceptować oraz wyszukiwania ich według nazwy. 7
2. SPRZEDAŻ umożliwia wystawienie dokumentów sprzedaży, ich korektę oraz usuwanie. 2.1 Wybieramy rodzaj dokumentu, który chcemy wystawić oraz Nowa (faktura). 8
Następnie definiujemy ilość pozycji sprzedaży na fakturze. (W momencie wystawiania dokumentu zawsze mamy możliwość dodania kolejnych pozycji towarowych.). 2.1.1 W opcji SPRZEDAŻ\FAKTURA definiujemy podstawowe dane faktury takie jak numer, data wystawienia oraz sposób liczenia podatku VAT ( netto\brutto). System informuje nas o numerze ostatnio wystawionego dokumentu. 9
2.1.2 KONTRAHENT - jeżeli wcześniej jego dane zostały zdefiniowane, to wybieramy go ze słownika lub wprowadzamy nowe dane kontrahenta zaznaczając odpowiednią opcję. Gwiazdką oznaczone zostały dane, które należy podać obowiązkowo. 2.1.3 POZYCJA opcja, w której wprowadzamy dane do sprzedaży, wprowadzamy nowy towar lub wybieramy go z listy. Możemy dodawać kolejne pozycje sprzedaży bądź usunąć pozycję, której nie chcemy. PODSUMOWANIE zlicza nam wartości z poszczególnych pozycji towarów. Uwaga przy kierunku liczenia z netto podatek VAT jest obliczany od sumy kwot netto z poszczególnych pozycji. 10
2.1.4 WYDRUK DOKUMENTU Dokument możemy wydrukować po wystawieniu faktury, jej zapisaniu z opcji FAKTURA\WYBÓR DOKUMENTU. 2.1.5 SPRZEDAŻ\KOREKTA FAKTURY (identycznie postępujemy przy korekcie paragonu). 11
Wybieramy Nowa, po otwarciu nowego okna wybieramy SZUKAJ, następnie zaznaczamy dokument, który chcemy skorygować. Po otwarciu dokumentu klikamy DALEJ i dokonujemy zmian. Wprowadzone zmiany musimy zaakceptować. Aby usunąć fakturę korygującą należy wejść w opcję usuwania dokumentu (patrz ekran). 12
2. Zakup umożliwia nam wystawienie faktur RR, sposób wystawiania jest identyczny jak przy Sprzedaży. Życzymy przyjemnej pracy z systemem. 13