Wyjaśnienia odnośnie przygotowania wniosku w ramach konkursu 6/POKL/9.4/2008 (materiał ze spotkania informacyjnego 23 października 2008 r. oraz w związku z zapytaniami Wnioskodawców kierowanymi do IP): 1. Czy podczas realizacji projektu można w ramach jednego działania przesuwać fundusze między np. posiłkami dla uczestników, a materiałami dydaktycznymi dla nich? W trakcie realizacji projektu kwotą wiążącą jest kwota dla danego ZADANIA. Wewnątrz zadania kwoty mogą podlegać zmianie, przy czym stała musi pozostać kwota na wynagrodzenia w danym zadaniu oraz wartość cross-financingu dla całego projektu. Dodatkowo można przesuwać środki pomiędzy zadaniami do wartości 10% zadania, z którego i na które środki są przesuwane. Przesunięcia dokonywane bez zgody IP (o zgodę taką wnioskować można zawsze) będą weryfikowane w trakcie sprawdzania wniosku o płatność pod względem zasadności ich przeprowadzenia. Każde "większe" przesunięcie jest możliwe wyłącznie za pisemną zgodą IP. Wszystkie zasady związane ze zmianami w projekcie są opisane w Zasadach finansowania PO KL oraz umowie (której wzór jest załącznikiem do ww. Zasad...). 2. Czy w projekcie można finansować członka personelu zarządzającego projektem, który jest pracownikiem Szkoły (Dyrektor, sekretarka itp.)? Czy może się odbywać w ramach pracy i wynagrodzenia swojego etatu? Czyli w takim przypadku wartość pracy takich osób jest wkładem własnym JST? Jeżeli tak, to jak udokumentować ten poniesiony koszt projektu? Jeżeli chodzi o wynagrodzenie możliwe do rozliczenia wyłącznie na podstawie części etatu, to odnosi się to do "kosztów zarządu" (definicja w Wytycznych dot. kwalifikowania wydatków w ramach PO KL) - czyli osób, które z racji swojego stanowiska, pomimo, że nie pracują merytorycznie przy projekcie - są zobowiązane do zajmowania się jego sprawami (kierownik jednostki, główna księgowa). W przypadku pozostałych osób - o ile można zadania związane z projektem wyodrębnić z bieżącej pracy danej osoby - mogą być rozliczane na dwa sposoby - jako część etatu lub jako dodatkową umowę cywilno-prawną. Wynagrodzenie tych osób może stanowić wkład własny JST wymagany w projekcie (jest to wkład pieniężny). 3. Czy jeżeli Koordynatorem Projektu jest Dyrektor Szkoły, to jest konieczna osoba ze Starostwa/Urzędu Gminy, która obejmuje nadzór nad tą osobą zarządzającą? Jak udokumentować, że ta osoba (z upoważnienia Starosty) poświęca np. 1 godzinę w tygodniu na pracę w ramach projektu w szkole? Czy podobny nadzór jest potrzebny, gdy obsługę finansowa projektu sprawuje Główna Księgowa szkoły? Nie, nie jest to konieczne. Jeżeli chodzi o nadzór nad Dyrektorem Szkoły/Główną Księgową, to sprawuje go organ prowadzący i inne instytucje (np. kontrolne) zgodnie z przepisami krajowymi - ale nie wynika to z wymogów projektowych. Nadzór taki konieczny jest, jeżeli we wniosku założą Państwo, że taki nadzór będzie sprawowany - jeżeli zostanie zadeklaraowany, to IP sprawdzi, czy jest realizowany. Jeżeli będzie określony na podstawie liczby godzin, to powinna być prowadzona karta czasu pracy lub inne zestawienie czasu pracy wykonywanej w ramach projektu (konieczne zwłaszcza, jeżeli w projekcie przewidziano wynagrodzenie dla tej osoby). 4. W jak sposób udokumentować wydatkowanie kosztów pośrednich jeżeli to jest np. telefon? Jeżeli koszty pośrednie rozliczane są ryczałtem, to w ogóle nie są rozliczane za pomocą wniosków o płatność, a za moment poniesienia wydatku przyjmujemy przekazane środków finansowych z konta projektowego na konto bieżące jednostki. Natomiast jeżeli rozliczają się Państwo wg rzeczywiście ponoszonych wydatków, to dokumentem potwierdzającym
poniesienie wydatku będzie faktura za telefon, odpowiednio opisana: jeżeli telefon jest w całości przeznaczony dla projektu (np. założono osobną linię tel. do biura projektu) - to w całości, jeżeli jest to telefon instytucji, to do faktury powinien być dołączony billing z zaznaczonymi rozmowami dotyczącymi projektu i suma ich wartości jest jednocześnie kwotą kwalifikowalną. 5. Czy amortyzację można uwzględnić w kosztach pośrednich i jako wkład własny? Czy tylko w części dotyczącej kosztów projektu, czy całej szkoły? Każdy wydatek może być ponoszony, jeżeli dotyczy bezpośrednio realizacji projektu. W związku z tym nie ma możliwości zakwalifikowania całości amortyzacji budynku, ale jedynie w takiej części (proporcjonalnie do powierzchni i czasu powinno być to wskazane już we wniosku), jaka jest używana do projektu. Amortyzacja może być kosztem pośrednim i jednocześnie może być wkładem własnym (nie ma zastrzeżenia, czy wkład własny ma dotyczyć kosztów pośrednich, czy bezpośrednich). 6. Czy wartość sprzętu kupionego (komputer, szafa) do miesiąca przed początkiem realizacji projektu może w całości wejść jako koszt projektu? Czy ten czas liczy się nie wcześniej niż od 20 kwietnia 2009? Wkładem niepieniężnym w projekcie może być sprzęt, który jest wnoszony przez Beneficjenta, a dowodem poniesienia wydatku jest w takim przypadku kopia faktury zakupu dóbr/usług. W przypadku dóbr zakupywanych w ciągu ostatniego miesiąca jest to wystarczające. W przypadku sprzętu zakupywanego wcześniej - konieczne byłoby posiadanie wyceny rzeczoznawcy (lub prościej - kwalifikowalne są odpisy amortyzacyjne tego sprzętu). Wszystkie informacje na temat możliwości wniesienia wkładu niepieniężnego do projektu są opisane w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL w podrozdziale 4.8. 7. Jakie wydatki można pokryć w ramach opłat za ogrzewanie? Czy jest możliwe finansowanie wynagrodzenia pracownika kotłowni? Koszty ogrzewania (jeżeli na koszty ogrzewania składa się zakup węgla, czy wynagrodzenie pracownika kotłowni - to również) - w części wynikającej z powierzchni i czasu przeznaczanego na realizację projektu. W każdym projekcie przedstawiane są rzeczywiste koszty, które są ponoszone w konkretnej placówce, która prowadzi projekt. 8. Jeżeli część projektu będzie zrealizowana na lekcjach wychowawczych, które i tak by się odbyły, to czy niektóre koszty pośrednie projektu, tej części nie dotyczą (sprzątanie, ogrzewanie, administracja szkoły)? Czy uzasadnione jest wyłączenie tej części kosztów bezpośrednich przy obliczaniu kosztów pośrednich? W budżecie projektu powinny być ujęte te koszty, które bezpośrednio wywoływane są przez realizację projektu. W związku z tym godziny, które odbyłyby się niezależnie od projektu - powinny być pominięte. Istnieje możliwość oparcia metodologii przeliczenia kosztów pośrednich na ilości godzin realizowanych w szkole (w ramach projektu przemnoży się liczbę godzin realizowanych w projekcie x wyliczony koszt). 9. Jeżeli wniosek składa Szkoła, to czy JST jest PARTNEREM w rozumieniu dokumentacji konkursowej? Czy potrzebna jest podpisana umowa partnerska? Nie, wręcz nie ma możliwości podpisania umowy partnerskiej między Państwem a JST, ponieważ jest to organ prowadzący. Wniosek każdorazowo jest składany przez JST, ze wskazaniem, że projekt będzie realizowany w jednostce podległej, czyli szkole. Wniosek powinien być podpisany przez wójta/burmistrza lub starostę z kontrasygnatą skarbnika gminy/powiatu - lub przez inną osobę/osoby, o ile będą posiadać upoważnienie od ww. osób. Istnieją dwie możliwości opisania Wnioskodawcy: W punkcie 2.1 wniosku powinni Państwo
umieścić zapis: "Gmina/Powiat... - Szkoła..." (dane adresowe, NIP, Regon - szkoły) lub tylko "Gmina/Powiat..." (dane adresowe, NIP, Regon - gminy/powiatu) a informację, w której/których szkołach projekt będzie realizowany umieścić w opisie wniosku. 10. Czy wkład własny (punkt 2.4.2) jednostki samorządu terytorialnego może być zastąpiony wkładem własnym uczelni wyższej (Beneficjenta projektu) również niematerialnym do wys. 15%? Czy konieczne jest podpisanie umowy z JST i zdobycie wkładu od nich? Ta kwestia pozostaje niestety nadal nierozstrzygnięta. Zgodnie z decyzją IZ, w ramach Działania 9.4 wkład krajowy (15% wartości projektu) powinien być ponoszony przez JST. Jednocześnie założenie to określono jako "indykatywne źródła współfinansowania" i dopuszczalne są przesunięcia procentowe pomiędzy proponowanymi źródłami w poszczególnych Działaniach/Poddziałaniach. Zapytanie w tej sprawie zostało przesłane do IZ. Po otrzymaniu odpowiedzi zostanie ona opublikowana na stronie internetowej IP. 11. Czy uczelnia wyższa (publiczna) jest zwolniona ze składania dokumentów określających sytuację finansową (wymóg dokumentacji konkursowej, punkt 3.4.2)? Co za tym idzie, czy nie ma ona również obowiązku ustanawiania zabezpieczenia w formie weksla in blanco? Tak, z obu tych obowiązków zwolnione są jednostki sektora finansów publicznych, do których uczelnie publiczne należą. 12. Kwestia zakupu telefonu komórkowego, który służyłby w okresie realizacji projektu jako infolinia oraz do szybkiego kontaktu z uczestnikami. Telefon na kartę minimum formalności i teraz problem: zakup w ramach Cross-financingu a potem na zakończenie projektu sprzedaż i pomniejszenie kwoty dotacji (wykazać sprzedaż jako przychód projektu?)koszty usług telekomunikacyjnych są kosztem pośrednim w tym przypadku co miesiąc telefon byłby doładowywany kwota określoną w budżecie na ten cel i były by potwierdzenia oraz bilingi. Założenie w pytaniu rozwiązanie jest prawidłowe. W budżecie wniosku konieczne byłoby wskazanie zakupu telefonu oraz koszty rozmów. Zakup kart pre-paid byłby kwalifikowalny. Zasadność poniesienia takiego wydatku - jak w przypadku każdej innej pozycji budżetowej - jest weryfikowane w trakcie oceny merytorycznej. Jeżeli chodzi o sprzedaż telefonu, to oczywiście należałoby to wykazać jako przychód projektu i odpowiednio pomniejszyć kwotę dofinansowania - ale jednocześnie należy zauważyć, że nie ma konieczności przeprowadzenia takiej operacji (chyba że zadeklarowane to zostanie we wniosku) - telefon, jak każdy inny sprzęt zakupiony w projekcie w ramach cross-financingu przechodzi na własność Wnioskodawcy (nie można go zbywać, ani używać do celów komercyjnych). 13. Czy zasada konkurencyjności obowiązuje również w przypadku zakupów do 20 000,00? Czy wystarczające są zakupy po cenach rynkowych, bez wysyłania zapytań ofertowych? Zasada konkurencyjności obowiązuje dla operacji OD 20 tys. zł. Wartość zakupu jest szacowana zgodnie z zasadami określonymi w ustawie Prawo zamówień publicznych. Jednocześnie, jeżeli danego Wnioskodawcę obowiązuje ustawa Prawo zamówień publicznych - nie stosuje on już zasady konkurencyjności. 14. Czy możliwe jest przyjęcie do dofinansowania projektów placówek, które nie podlegają jednostce samorządu terytorialnego - jak np. szkoły artystyczne (podległe bezpośrednio ministerstwu) lub uczelnie wyższe - a które wniosą do projektu wkład własny (niepieniężny lub pieniężny - np. w ramach kosztów pośrednich). Wkład ten de facto będzie wkładem budżetu państwa, którego nie przewiduje tabela indykatywnych źródeł współfinansowania krajowego. Czy też należy wyjść z założenia, że szkoły tego typu (artystyczne) nie powinny być Beneficjentem w ramach komponentu regionalnego? W przypadku uczelni wyższych
chęć wniesienia wkładu własnego przez lidera wynika z ułatwień organizacyjnych (wsparcie kierowane jest do nauczycieli zatrudnionych przez JST, które są partnerami w projekcie, jednak łatwiej organizacyjnie będzie ująć wkład własny na poziomie lidera i taką chęć on wyraża). Ta kwestia pozostaje niestety nadal nierozstrzygnięta. Zgodnie z decyzją IZ, w ramach Działania 9.4 wkład krajowy (15% wartości projektu) powinien być ponoszony przez JST. Jednocześnie założenie to określono jako "indykatywne źródła współfinansowania" i dopuszczalne są przesunięcia procentowe pomiędzy proponowanymi źródłami w poszczególnych Działaniach/Poddziałaniach. Zapytanie w tej sprawie zostało przesłane do IZ. Po otrzymaniu odpowiedzi zostanie ona opublikowana na stronie internetowej IP. 15. Czy w projektach realizowanych w ramach Działania 9.4 możliwe jest uczestniczenie w projekcie na prawach uczestnika (np. udział w szkoleniu) osób, które sprawują w nim jednocześnie funkcje związane z zarządzaniem/administrowaniem (stanowią personel projektu), czy nawet z realizacją innych form wsparcia (np. prowadzenie innego typu szkoleń w tym samym projekcie)? W Priorytecie IX Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie nie będzie kwestionować sytuacji, w których kadra projektu jest jednocześnie odbiorcami wsparcia, o ile nie będzie się to kłóciło z innymi założeniami projektu (prowadzenie zajęć, których jest się uczestnikiem, wizytowanie prowadzących zajęcia w ramach nadzoru merytorycznego itp.). 16. Czy jeśli jednym z elementów szkolenia planowanego dla pracowników JST (obejmującego zagadnienia zarządzania i monitoringu działalności oświatowej) będzie aplikowanie o środki UE i zarządzanie nimi, spełnione będą szczegółowe kryteria strategiczne skutkujące otrzymaniem premii punktowej? Czy aby spełnić kryterium zakresu projektu wymagane jest, aby szkolenie było poświęcone wyłącznie zagadnieniom aplikowania i zarządzania środkami UE? Nie ma zastrzeżenia, aby wsparcie mogło być realizowane wyłącznie w proponowanym temacie. Wystarczające jest, jeżeli każdy uczestnik projektu weźmie udział w tego typu szkoleniu, przy czym jednocześnie można je uzupełnić modułem o innej tematyce. 17. Czy możliwe jest zatrudnienie małżonka właściciela w firmie oferującej szkolenie w ramach projektu? Możliwe są wszelkie formy zatrudnienia, przeprowadzone zgodnie z przepisami krajowymi w tym zakresie. 18. Czy jest możliwa zmiana zasady rozliczania kosztów pośrednich (przejście z ryczałtu na rzeczywiste) po podpisaniu umowy? Po podpisaniu umowy możliwa jest taka zmiana, przeprowadzona zgodnie z Zasadami finansowania PO KL i postanowieniami umowy, czyli za pisemną zgodą IP. W takim przypadku jednak podstawowe zasady dotyczące realizacji projektu powinny być przemyślane przez Wnioskodawcę i prawidłowo opisane już we wniosku, aby uniknąć niepotrzebnego ingerowania w treść zatwierdzonych przez KOP wniosków. 19. Co zrobić, jeżeli kwota 100 tys. nie wystarczy dla wszystkich zainteresowanych udziałem w projekcie? W ramach konkursu 6/POKL/9.4/2008 wyraźnie wskazano, że maksymalna wartość projektu wynosi 100 000,00 PLN (wraz z wkładem własnym). Jeżeli zapotrzebowanie na danym obszarze jest większe, powinno być przygotowane kilka projektów. W takim przypadku proponujemy w punkcie 3.3 lub 3.5 wniosku wskazać informację o pozostałych wnioskach, przez co wskazana zostanie komplementarność działań na danym obszarze.
20. W przypadku kwalifikowania w projekcie wynagrodzeń nauczycieli jako wkładu niepieniężnego JST brane są pod uwagę tylko wynagrodzenia za czas pracy poświecony na udział w projekcie. Czy jako czas pracy traktowany jest wyłącznie czas prowadzenia lekcji, zgodnie z siatką godzin danego nauczyciela, czy pełne 40 godzin pracy tygodniowo (wymiar zatrudnienia nauczyciela)? Szacując wkład własny pochodzący z wynagrodzeń nauczycieli brać pod uwagę można brać pełny wymiar zatrudnienia nauczycieli, czyli 40 godzin tygodniowo. 21. Termin realizacji projektów jest zbyt krótki. W konkursie 6/POKL/9.4/2008 jako ostateczny termin zakończenia projektów wskazano 31 sierpnia 2010 r. i w tym terminie powinny się one rzeczywiście zakończyć. Ponieważ nie wskazano tego terminu jako kryterium dostępu, wnioski, w których zostanie on przekroczony nie zostaną odrzucone na etapie oceny formalnej, jednak kwestia ta (ze względu na konieczność zapewnienia jednakowych warunków realizacji projektów dla wszystkich Beneficjentów) konieczność zakończenia realizacji projektu w wyznaczonym terminie będzie stanowić część oceny merytorycznej (wniosek zostanie oceniony negatywnie, jeśli zaplanowane zadania np. studia podyplomowe nie mogą zostać wykonane w terminie krótszym lub termin ten zostanie skrócony w ramach negocjacji). W razie braku odpowiedzi na pytania, które zgłaszali Wnioskodawcy lub kolejnych niejasności prosimy o kontakt (numery telefonów oraz adresy mailowe wskazano w dokumentacji konkursowej).