2 Załącznik nr II c Formularz sprawozdawczy dotyczący promocji i informacji Numer programu (CCI): Nazwa programu: Załącznik do sprawozdania nr: - CCI27PL161PO18 Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego na lata 27-213 Okres sprawozdawczy: od 1.1.21 r. do 31.12.21 r. 1. Zrealizowane działania w zakresie informacji, promocji i szkoleń W okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Świętokrzyskiego na lata 27-213 prowadziła działania mające na celu podniesienie poziomu wiedzy oraz świadomości ogółu społeczności regionalnej w zakresie możliwości korzystania z Funduszy Europejskich w ramach Programu Operacyjnego, a tym samym ukazujące rolę UE w rozwoju społecznym i gospodarczym regionu. Działania były prowadzone zgodnie z Planem komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 27-213 oraz Rocznym Planem Działań informacyjnych i promocyjnych na 21 rok. Były one adresowane przede wszystkim do opinii publicznej, potencjalnych beneficjentów, beneficjentów oraz partnerów społecznych i gospodarczych. Koncentrowały się na sześciu głównych obszarach: informacja, promocja, edukacja, Internet, ewaluacja, wymiana doświadczeń. Listę najważniejszych działań oraz ich szczegółowy opis przedstawia tabela poniżej. Lp. Nazwa działania Opis działania Informacja 1. Punkt informacyjny RPOWŚ Do zadań Punktu Informacyjnego należy: zapewnienie beneficjentom dostępu do materiałów informacyjnych i promocyjnych; informowanie na temat RPOWŚ o możliwościach uzyskania wsparcia ramach Programu; wsparcie dla beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków i realizacji projektów poprzez dostarczenie odpowiednich formularzy i podręczników; informowanie o kryteriach oceny i wyborów projektów i o obowiązujących procedurach; informowanie o harmonogramie konkursów. 1
2. Główny Punkt informacji o Funduszach Europejskich Inicjatorem utworzenia Głównego Punktu Informacyjnego było Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Punkt działa w ramach porozumienia na działanie na terenie województwa świętokrzyskiego Systemu Informacji o Funduszach Europejskich na lata 27-213, zawartego pomiędzy MRR, a Zarządem Województwa. Projekt jest finansowany przez MRR i zakłada utworzenie na terenie całego kraju tzw. Systemu Informacji o Funduszach Europejskich. Celem jest uproszczenie systemu przekazywania informacji o dotacjach UE. Do podstawowych zadań Głównego Punktu Informacyjnego należy: informowanie o programach unijnych zarówno tych regionalnych, jak i centralnych, organizacja szkoleń dla beneficjentów, zapewnienie dostępu do materiałów informacyjnych i promocyjnych, wsparcie beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków i realizacji projektów, poprzez dostarczenie odpowiednich formularzy i podręczników, informowanie o kryteriach oceny i wyborów projektów i o obowiązujących procedurach, informowanie o harmonogramie konkursów. 3. Dodatki informacyjne poświęcone wdrażaniu RPOWŚ w prasie regionalnej Działanie obejmowało przygotowanie artykułów informacyjno/promocyjnych ukazujących się w prasie regionalnej/powiatowej. W 21 r. podpisano 1 umów dotyczących emisji artykułów promujących RPOWŚ w następującej prasie lokalnej: 1) Echo Dnia 2) Miesięcznik Full Sukces nxx 3) Tygodnik Nadwiślański 4) Tygodnik Ponidzia 5) Miesięcznik Powiat Jędrzejowski 6) Miesięcznik Powiat Włoszczowski 7) Kwartalnik Kielce Wczoraj Dziś Jutro 8) Tygodnik Kielce Plus 9) Miesięcznik W modnym Stylu 1) Wiadomości Świętokrzyskie 4. Emisja i publikacja ogłoszeń (radio, prasa) Działanie obejmowało: Publikację ogłoszeń o naborach wniosków w ramach RPOWŚ w prasie o zasięgu regionalnym (dziennik Echo Dnia ) Emisję spotów radiowych informujących o naborach wniosków w ramach RPOWŚ w radiu o zasięgu regionalnym (Radio Kielce) Promocja 2
5. Współpraca z mediami (telewizja radio) Realizacja tego działania polegała na współpracy z lokalnym radiem (emisja spotów reklamowych i audycji na temat RPOWŚ). r. Do studia zapraszane były m. in. osoby wdrażające Fundusze Unijne w tym RPOWŚ. Ponadto z uwagi na procedury przetargowe działanie obejmujące emisję programów poświęconych wdrażaniu RPOWŚ w TVP3 Kielce, zostało przesunięte do realizacji na rok 211. 6. Kampania promocyjna RPOWŚ Celem kampanii było: - zbudowanie świadomości społecznej dotyczącej istnienia RPOWŚ w Województwie Świętokrzyskim, - utrwalenie w świadomości społecznej przekonania, że wdrażanie RPOWŚ przyczynia się do poprawy poziomu życia mieszkańców Województwa oraz rozwoju regionu, -budowa pozytywnego wizerunku funduszy strukturalnych (Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego) jako źródła finansowania RPOWŚ, - zachęcenie potencjalnych beneficjentów do korzystania z RPOWŚ, - rozpowszechnienie informacji na temat RPOWŚ oraz możliwościach korzystania z dofinansowania. Kampania realizowana była w okresie od 1 września 21 do 15 listopada 21 roku.- po dwa pierwsze tygodnie miesiąca. Spot telewizyjny emitowany był przez Telewizję Polską S.A. Oddział w Kielcach, spoty radiowe emitowane były przez dwie rozgłośnie radiowe, elementem kampanii były także bilbordy. 7. Inne akcje informacyjno-promocyjne (festyny, pikniki, eventy) W ramach tego działania Urząd Marszałkowski zorganizował Dni Województwa Świętokrzyskiego. Obchody Dni Województwa Świętokrzyskiego (festyny/pikniki) odbywały się we wszystkich powiatach województwa. Urząd Marszałkowski zapewnił stoiska informacyjne Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego w czasie trwania pikników rozdawane były materiały informacyjno-promocyjne, uzyskać można było informacje na temat Programu, organizowane były konkursy o tematyce związanej z RPOWŚ i Unią Europejską. W ramach tego działania organizowane lub współorganizowane również były lokalne imprezy podczas których promowany był RPOWŚ. W trakcie imprez rozdawane były materiały informacyjno-promocyjne RPOWŚ, przeprowadzane były konkursy o tematyce związanej z Unią Europejską w tym RPOWŚ. 8. Materiały promocyjne W ramach działania wykonane były materiały promocyjne (notesy, długopisy, teczki itp. oraz kalendarze). Zakupiono także publikacje oraz katalog promujący RPOWŚ, który był dodatkiem do płyty CD. 3
9. Konferencje/seminaria Działanie to obejmowało organizację konferencji oraz seminariów dla beneficjentów oraz potencjalnych beneficjentów RPOWŚ. Konferencje organizowane były w związku z ważnymi wydarzeniami związanymi z wdrażaniem RPOWŚ, np. podpisanie umów o dofinansowanie, podsumowanie pewnego okresu wdrażania, podsumowanie naborów. W ramach tego działania zorganizowano konferencje wspólnie z innymi instytucjami m.in. Ogólnopolską Konferencję Naukową pt. Polska administracja we współczesnej przestrzeni administracyjnej Unii Europejskiej 1. Promocja RPOWŚ oraz projektów zrealizowanych ze środków Funduszy Europejskich poprzez wsparcie finansowe serialu telewizyjnego pt. Ojciec Mateusz. Realizacja powyższego zadania polegała na emisji 7 audycji premierowych i 7 audycji powtórkowych serialu Ojciec Mateusz, którego akcja rozgrywa się w Województwie Świętokrzyskim. Audycje w części poświęcone były promocji atrakcji turystycznych, które dostały dofinansowanie z Funduszy Europejskich Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 11. Reportaże ze zrealizowanych projektów w ramach RPOWŚ Zadanie polegało na zrealizowaniu dwunastu 1- minutowych reportaży nt. projektów, które otrzymały dofinansowanie z RPOWŚ. Reportaże pokazują projekt oczyma ludzi uczestniczących w jego realizacji, np.: wójta, burmistrza, przedsiębiorcy oraz użytkowników. Reportaże mają na celu promocję i popularyzację RPOWŚ wśród mieszkańców Województwa Świętokrzyskiego. Emisja planowana jest w telewizji regionalnej jako cykl programów - Fundusze Europejskie układają naszą przyszłość. 12. Dokumentacja zdjęciowa z realizacji projektów Działanie obejmowało wykonanie zdjęć z 5 projektów. Planuje się wykorzystać zdjęcia m. in. do : wydania albumu poświęconego RPOWŚ, stworzenia wystawy zdjęć. 13. III Forum Funduszy Europejskich W ramach tego działania pracownicy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego, Świętokrzyskiego Biura Rozwoju Regionalnego Biura Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Kielcach wzięli udział w III FFE, które organizowane było przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Edukacja 4
14. Szkolenia dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów W ramach działania zorganizowano szkolenia dla potencjalnych beneficjentów RPOWŚ, tematyka szkoleń dotyczyła m. in.: możliwości i wymogi uzyskania wsparcia z RPOWŚ; przekazania informacji na temat wymogów dot. kwalifikowalności, kryteriów wyboru, wskaźników, zamówień publicznych, zasad promocji projektów itp. Zorganizowano także szkolenie pod nazwą NATURA 2 w województwie Świętokrzyskim procedura oceny oddziaływania na środowisko, regulacje prawne na obszarach Natura 2, w kontekście RPOWŚ na lata 27-213 Internet 15. Strona internetowa Działanie obejmowało aktualizację portalu www.rposwietokrzyskie.pl Na stronie internetowej zamieszczane były na bieżąco istotne informacje dla beneficjentów nt. zmian harmonogramu konkursów, oceny złożonych wniosków w ramach poszczególnych naborów, list beneficjentów wybranych do dofinansowania, list podpisanych umów. Ponadto zamieszczane były informacje o zmianie przepisów prawnych i formularzy a także wzorów dokumentów, jakie obowiązują beneficjentów i potencjalnych beneficjentów. 16. Analiza skuteczności, jakości oraz użyteczności działań informacyjnych i promocyjnych RPOWŚ (w tym Kampanii Promocyjnej) w kontekście zweryfikowania trafności zapisów w Planie komunikacji RPOWŚ na lata 27-213 Ewaluacja Zakres badania obejmował: Ocenę ogólnej wiedzy mieszkańców województwa na temat RPOWŚ, określenie sposobu postrzegania RPOWŚ, zidentyfikowanie źródeł informacji na temat RPOWŚ, ocena społecznego odbioru działań informacyjnych i promocyjnych, analiza skuteczności i użyteczności poszczególnych instrumentów informacji i promocji (w tym Kampanii Promocyjnej); Wymiana doświadczeń 17. Grupa sterująca ds. informacji, promocji i szkoleń Funduszy Europejskich 18. Regionalna Informacyjna Grupa Robocza ds. Programu Kapitał Ludzki Działanie obejmowało udział w spotkaniach mających na celu wymianę doświadczeń oraz podnoszenie poziomu wiedzy w zakresie informacji i promocji Funduszy Europejskich Pracownicy IZ RPOWŚ nie brali udziału w spotkaniach. 5
19. Grupa zadaniowa ds. Funduszy Europejskich Do zadań Grupy należy w szczególności: - wymiana informacji oraz koordynowanie działań podejmowanych działań przez instytucje zaangażowane we wdrażanie funduszy w województwie w tym podejmowanie wspólnych działań informacyjno-promocyjnych, - analiza i ocena skuteczności narzędzi działań informacyjno-promocyjnych, - konsultowanie Rocznych Planów działań informacyjno promocyjnych, - wypracowanie efektywnego systemu komunikacji wewnętrznej poprzez spotkania osób odpowiedzialnych za realizację Funduszy Europejskich w Województwie Świętokrzyskim Podejmowane działania informacyjno-promocyjne instytucji, zaangażowanych w prace Grupy Zadaniowej opierają się o ustalenia podjęte podczas spotkań Grupy. inne n. - - UWAGA: Nazwy działań oraz ich opisy powinny ć na nazwach działań i opisach zawartych w tabeli nr 1, znajdującej się w Rocznym planie działań informacyjnych i promocyjnych. 6
INFORMACJA Punkt Informacyjny odpowiedzialny za udzielanie informacji beneficjentom (Główny Punkt Informacyjny współfinansowany z MRR oraz Punkt Informacyjny o RPOWŚ) 2. Postęp rzeczowy działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych 1) Realizacja Wskaźników od 29 roku została ujęta kumulatywnie, natomiast wartości docelowe podawane są na podstawie RPD. Wskaźnik informacji udzielonych bezpośrednio Rok 27 28 29 21 211 212 213 214 215 Półrocze I II I II I II I II I II I II I II I II I II Realizacja - - 1 2 8 1 56 2 5 5 7 7 6 - - - - - - - - - - - 2 5 14*** - - - - 24 informacji udzielonych mailowo Realizacja - - 1 3 1 7 4 67 991 1 235 - - - - - - - - - - 2) - 3 768 *** - - - - 12 informacji udzielonych telefonicznie Realizacja - - 1 8 1 2 1 4 3 6 5 18 7 64 - - - - - - - - - - - 2 3 4 24 *** - - - - 36 1) Jeśli ilość danych uniemożliwia wypełnienie tabeli w sprawozdaniu, należy załączyć dodatkową tabelę w formacie xls. Jeśli dane dotyczące wskaźników nie są dostępne, naależy zaznaczyć kiedy będą możliwedo zaprezentowania (w polu Komentarz ). 2) powinna zostać podana w ujęciu rocznym, jak w załączniku nr 1 do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych oraz dla całego okresu programowania tak, jak został określony w dokumentach programowych (wskazane podanie danych szacowanych na lata 21, 213, 215). 7
Współpraca z mediami artykułów prasowych wynikających z bezpośredniej współpracy z przedstawicie lami mediów Realizacja - - 6 34 45 8 14 248 - - - - - - - - - - - * 55 8*** - - - - 8 audycji radiowych i telewizyjnych oraz zorganizowa nych spotkań z mediami Realizacja - - - - 7 11 35 91 - - - - - - - - - - 2 24*** - - - - 6 - - 8
Przygotowanie materiałów informacyjnych oraz przygotowanie materiałów promocyjnych (gadżety) Publikacja i dystrybucja dokumentów programowych Publikacja ogłoszeń o naborach w radiu i prasie regionalnej Realizacja - - 96 15 7 147 269 49 485 - - - - - - - - - - emisji - * 25 14*** - - - - 9 Realizacja - - 4-5 5 5 5 - - - - - - - - - - egzemplarzy - * 1 1 - - - - 9 Realizacja - - - - - - - 3 - - - - - - - - - - egzemplarzy materiałów informacyjny ch - - - 1 * - - - - 2 Realizacja - - - - - - - 26 432 - - - - - - - - - - egzemplarzy promocyjnyc h - - - 1 5* - - - - 1 9
INTERNET Strona Internetowa Konferencje, seminaria,, spotkania informacyjne oraz szkolenia Przygotowanie akcji I kapm. Info. - prom przeprowadz onych akcji inf. prom(w tym jedna kampania reklamowa) Realizacja - - 1 1 2 4 9 16 - - - - - - - - - - - 2 3 7*** - - - - 8 zorganizowa nych konferencji, seminariów, spotkań informacyjny ch oraz szkoleń Realizacja - - 25 9 9 16 27 31 - - - - - - - - - - 3) - 35 2 15 - - - - 11 Realizacja - - 947 65 597 911 1 217 1 383 - - - - - - - - - - uczestników - 6 5 - - - - 3 Realizacja - - 154 369 276 27 248 653 384 99 1 463 775 1 62 86 - - - - - - - - - - wejść na stronę 4) - 3 15 359 622 *** - - - - 9 ** 3) powinna zostać podana w ujęciu rocznym, jak w załączniku nr 1 do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych oraz dla całego okresu programowania tak, jak został określony w dokumentach programowych (wskazane podanie danych szacowanych na lata 21, 213, 215). 4) powinna zostać podana w ujęciu rocznym, jak w załączniku nr 1 do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych oraz dla całego okresu programowania tak, jak został określony w dokumentach programowych (wskazane podanie danych szacowanych na lata 21, 213, 215). 1
EWALUACJA Realizacja - - - 1 1 2 3 4 - - - - - - - - - - przeprowadzonych badań - 1 3 1*** - - - - 8 Komentarz z uwagi na fakt iż obecnie wskaźnik materiałów informacyjno- promocyjnych, został podzielony na dwa: 1. egzemplarzy materiałów informacyjnych 2. egzemplarzy promocyjnych nie podano wartości dla tychże wskaźników w poprzednich okresach sprawozdawczych, gdzie materiały informacyjne i promocyjne liczone były jako jeden wskaźnik. ** W Planie Komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 27-213 jako wartość docelową dla liczby wejść na stronę podano wartość 3 wejść/miesiąc, jednak obserwując intensywność odwiedzin strony www.rpo-swietokrzyskie.pl należy niniejszą wartość zmodyfikować. 9 została oszacowana na podstawie liczby odwiedzin strony w I półroczu 28 roku, w czasie kiedy Strona została utworzona. *** W dniu 17 listopada 21 r. Zarząd Województwa Świętokrzyskiego przyjął Uchwałę nr 2981/21 w sprawie zmiany Rocznego Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPOWŚ na 21 rok. Modyfikacja dotyczyła m.in. wartości docelowych wskaźnika : 1. Punkt Informacyjny a. informacji udzielonych bezpośrednio b. informacji udzielonych mailowo c. informacji udzielonych telefonicznie 2. Internet - wejść na stronę 3. Przygotowanie akcji i kapm. Info. prom - przeprowadzonych akcji inf. prom(w tym jedna kampania reklamowa 4. Współpraca z mediami a. artykułów prasowych wynikających z bezpośredniej współpracy z przedstawicielami mediów b. audycji radiowych i telewizyjnych oraz zorganizowanych spotkań z mediami 5. Ewaluacja przeprowadzonych badań ewaluacyjnych, UWAGA: Nazwy działań oraz wskaźników powinny być tożsame z nazwami działań i wskaźników zawartymi w załączniku nr 1 do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych. 11
3. Informacja nt. udostępnienia listy beneficjentów Instytucja Zarządzająca opublikowała listę beneficjentów programu, zawierającą nazwy beneficjentów, tytuły operacji oraz wielkość wkładu publicznego / wkładu publicznego w części odpowiadającej KE i budżetowi państwa* w Internecie pod adresem/adresami: www.rpo-swietokrzyskie.pl W okresie sprawozdawczym lista beneficjentów, którzy otrzymali dofinansowanie w ramach RPOWŚ, była tworzona każdorazowo po zakończeniu konkursu. Dla każdego konkursu tworzona jest odrębna lista beneficjentów, gdyż konkursy odbywają się w ramach poszczególnych działań. W 21 roku lista Beneficjentów aktualizowana była trzykrotnie. * niepotrzebne skreślić 4. Informacja nt. współpracy IZ PO/RPO z podmiotami wymienionymi w Art. 5 ust. 3 Rozp. 1828/26. Prowadząc działania informacyjne, promocyjne oraz szkoleniowe w okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca lub instytucja wykonująca zadania w jej imieniu współpracowała z następującymi podmiotami określonymi w Art. 5 ust. 3 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/26: Władze krajowe, regionalne lub lokalne oraz agencje rozwoju Partnerzy społeczni i gospodarczy Organizacje przedsiębiorców Przedstawicielstwo KE w Polsce Stowarzyszenia handlowe i zawodowe Organizacje pozarządowe Centra informacji europejskiej Instytucje oświatowe 5. Informacje nt. analizy i oceny prowadzonych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych 5.5.1. Czy w okresie sprawozdawczym były prowadzone badania ewaluacyjne dotyczące skuteczności i efektywności realizowanych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych? Tak Nie 5.5.2. W wyniku przeprowadzonej oceny działań lub analizy informacji zwrotnych Instytucja Zarządzająca podjęła następujące działania usprawniające: Proces wdrażania rekomendacji przedstawionych podczas badania ewaluacyjnego założono do realizacji na I półrocze 211 roku. 5.5.3. Czy w wyniku przeprowadzonej oceny działań, analizy informacji zwrotnych lub z innych powodów Instytucja Zarządzająca planuje dokonać modyfikacji Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych lub Planu komunikacji programu operacyjnego? Tak Nie Nie dotyczy Nie 5.5.4. Zakres planowanych modyfikacji rocznego planu działań lub Planu komunikacji obejmuje (np. grupy docelowe, do których należy wzmocnić przekaz; rezygnacja z istniejącego lub wybór nowego narzędzia/kanału komunikacji): A Brak modyfikacji B... C... 12
5.5.5. Planowane modyfikacje wynikają z następujących przyczyn: A... B... C... 5.5.6. Czy w trakcie prowadzenia działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Instytucja Zarządzająca zidentyfikowała istotne zagrożenia dla realizacji Rocznego planu działań lub Planu komunikacji? Tak Nie 5.5.7. Zidentyfikowane istotne zagrożenia dotyczą: A Brak B... C... 6. Informacje dodatkowe Odbiorcami działań informacyjnych i promocyjnych byli mieszkańcy Województwa Świętokrzyskiego, instytucje uczestniczące w realizacji RPOWŚ, regionalne i lokalne władze, partnerzy społeczni i gospodarczy, media, beneficjenci (przedsiębiorstwa, jednostki samorządu terytorialnego, szkoły wyższe i placówki naukowo-badawcze, instytucje otoczenia biznesu, kościoły i związki wyznaniowe, organizacje pozarządowe, administracja rządowa działająca w województwie). Celem strategicznym działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych określonych w Planie Komunikacji jest wspieranie realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego, w celu umożliwienia maksymalnego wykorzystania środków z Funduszy Europejskich dostępnych dla województwa, poprzez m.in. podniesienie poziomu wiedzy i świadomości mieszkańców województwa na temat Programu, a pośrednio o Narodowej Strategii Spójności, a także włączenie mieszkańców w proces realizacji Programu. W roku sprawozdawczym 21 wszystkie podejmowane działania były zgodne z zapisami Planu Komunikacji RPOWŚ na lata 27-213, nie stwierdzono żadnych uchybień. W wyniku przeprowadzonego w 21 roku badania ewaluacyjnego pn Analiza skuteczności, jakości oraz użyteczności działań informacyjnych i promocyjnych RPOWŚ (w tym Kampanii Promocyjnej) w kontekście zweryfikowania trafności zapisów w Planie Komunikacji RPOWŚ na lata 27-213, okazało się, że najskuteczniejszym narzędziem informacji i promocji ze względu na popularność oraz skuteczność, mierzoną znajomością grup docelowych RPOWŚ, jest Internet, zaś najsłabiej oddziałuje przekaz radiowy. W wyniku analizy zgodności celów operacyjnych Planu Komunikacji RPOWŚ na lata 27-213 z formami i instrumentami promocji stosowanych w działaniach informacyjnopromocyjnych RPOWŚ stwierdzono relatywnie niski poziom aktywności IZ RPOWŚ w obszarze działań wpisujących się w cel Rozwijanie zasady partnerstwa i współpracy na rzecz efektywnego wykorzystania dostępnej pomocy z Funduszy Europejskich. Natomiast pozostałe formy działań zostały generalnie ocenione pozytywnie pod względem zgodności z celami Planu Komunikacji RPOWŚ 27-213. Identyfikacja i ocena podejmowanych działań przez poszczególne grupy odbiorców: 1. Wśród dostrzeganych i kojarzonych źródeł informacji na temat RPOWŚ niemal we wszystkich grupach respondentów (z wyjątkiem mieszkańców województwa) największą popularnością cieszyła się strona internetowa Urzędu Marszałkowskiego Województwa 13
Świętokrzyskiego. Korzystało z niej podczas pierwszego kontaktu 59% beneficjantów, 55,3% nieskutecznych beneficjentów oraz 3,8% potencjalnych projektodawców. Mieszkańcy najczęściej o RPOWŚ dowiedzieli się z telewizji bądź prasy, odpowiednio 35,1% oraz 3,6%. Zdecydowanie najmniejszą popularnością wśród wszystkich grup respondentów cieszyły się festyny i pikniki (jedynie 2% mieszkańców wytypowało je jako źródła informacji na temat RPOWŚ). 2. Informacje na temat wypełniania wniosku o dofinansowanie a także realizacji i rozliczania projektu, beneficjenci najczęściej uzyskiwali ze strony internetowej bądź od pracownika merytorycznego UMWŚ. Potencjalni beneficjenci - nieskuteczni wnioskodawcy wskazali jako częste źródło informacji na temat wypełniania wniosku również stronę internetową rpo.swietokrzyskie.pl oraz firmę zewnętrzną (doradczą). Rzadko korzystano na tym etapie z informacji przekazywanych podczas szkoleń organizowanych przez Urząd Marszałkowski. 3. Jeśli chodzi o jakość uzyskanych informacji od poszczególnych źródeł informacji, to w przypadku skutecznych beneficjentów najlepiej zostały ocenione informacje otrzymane od opiekuna projektu (średnia ocena 4,5 na 5 stopniowej skali). Niewiele niższe oceny uzyskały informacje uzyskane za pośrednictwem strony internetowej www. rpo.swietokrzyskie.pl oraz szkolenia i warsztaty organizowane przez Urząd Marszałkowski. W przypadku nieskutecznych beneficjentów również wysoką ocenę uzyskały szkolenia. 4. Generalnie beneficjenci RPOWŚ ocenili obsługę w Punkcie Informacyjnym, jako dobrą, niewiele niżej ocenili ją z kolei beneficjenci nieskuteczni (średnia ocena wyniosła nieco poniżej 4). 5. Przedstawiciele firm doradczych najczęściej korzystają z informacji zawartych na stronie internetowej, a w przypadku wątpliwości z kontaktu telefonicznego z pracownikiem IP. 6. Przedstawiciele mediów korzystają głównie z zasobów strony internetowej, a przy pojawieniu się ewentualnych wątpliwości z konsultacji z pracownikiem Urzędu. Dziennikarze zwrócili uwagę na relatywny brak aktywności pracowników IZ RPOWŚ w zakresie inicjowania kontaktów z dziennikarzami, zwracania uwagi na interesujące tematy dotyczące RPOWŚ i ograniczoną inicjatywę ze strony osób zajmujących się działaniami informacyjno-promocyjnymi. Analiza skuteczności oraz popularności poszczególnych narzędzi informacyjno promocyjnych w odniesieniu do znajomości grup docelowych, przeprowadzona dla wszystkich kategorii respondentów wykazała, iż łącznie pod względem tych dwóch cech ponadprzeciętnie wypadają Internet oraz znajomi. Klasyfikacja rzeczonych narzędzi przeprowadzona oddzielnie dla każdej z badanych grup respondentów wykazała duże zróżnicowanie źródeł informacji, które są skuteczne i popularne wśród poszczególnych kategorii odbiorców, zatem zasadne wydaje się dostosowanie odpowiednich narzędzi informacyjno-promocyjnych do określonych grup docelowych. Pikniki/festyny oraz reklama radiowa są narzędziami, które cechują się niską skutecznością oraz niską popularnością wśród odbiorców wszystkich kategorii: mieszkańców, beneficjentów oraz potencjalnych beneficjentów. Najskuteczniejszym narzędziem działań informacyjnych i promocyjnych w odniesieniu do beneficjentów RPOWŚ okazały się być materiały drukowane w formie ulotek i broszur - cechują się one 8% skutecznością mierzoną jako wiedza na temat grup docelowych RPOWŚ. W przypadku mieszkańców województwa najskuteczniejszymi działaniami promocyjno-informacyjnymi są formy outdoorowe: plakaty i ogłoszenia umieszczone w budynku urzędu oraz reklama na autobusie (1%), a także billboardy i plakaty na ulicach, które cechują się 83,3% skutecznością. W przypadku potencjalnych beneficjentów RPOWŚ najskuteczniejszymi źródłami informacji na temat grup docelowych 14
RPOWŚ są billboardy i plakaty na ulicach (1%) oraz znajomi i treści publikowane w Internecie (78%). Większość respondentów poprawnie wytypowała Urząd Marszałkowski jako Instytucję Zarządzającą RPOWŚ, jako najskuteczniejsze w przypadku beneficjentów nieaplikujących okazały się w tym przypadku billboardy i plakaty zewnętrzne, a w przypadku mieszkańców pikniki, festyny oraz ulotki i broszury. Działaniem będącym przykładem dobrych praktyk realizowanych przez IZ RPOWŚ jest Strona Internetowa. Strona Internetowa powstała w I połowie 28 roku. Od I połowy 21 w zakładce Projekty wzorcowe systematyczne zamieszczanie są projektów realizowanych w ramach Programu, z podziałem na osie i na działania. Celem działania jest promowanie Programu, a także projektów (Strona zawiera informacje nt. beneficjenta, nazwy przedsięwzięcia, uzyskanego dofinansowania, celów projektu, a także jego rzeczowych rezultatów). Beneficjenci oraz potencjalni beneficjenci mogą w ten sposób dzielić się doświadczeniami na temat pozyskiwania środków oraz realizacji projektów dofinansowanych z budżetu RPOWŚ 27-213. W roku 211 planu się m. in. następujace działania informacyjno-promocyjne: - przeprowadzenie kampanii promującej RPOWŚ; - organizację cyklu imprez z okazji Dni Województwa Świętokrzyskiego oraz pikników/festynów; - produkcję i dystrybucję materiałów promocyjnych; - organizację konferecji/seminariów; - udział w IV Forum Funduszy Europejskich W toku realizacjki działań informacyjno-promocyjnych IZ RPOWŚ zaistniała konieczność weryfikacji Rocznego Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPOWŚ na 21 rok W dniu 17 listopada 21 r. Zarząd Województwa Świętokrzyskiego przyjął Uchwałę nr 2981/21 w sprawie zmiany Rocznego Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPOWŚ na 21 rok. Modyfikacja dotyczyła m.in aktualizacji wartości docelowych dla następujących wskaźników: 1. Punkt Informacyjny a. informacji udzielonych bezpośrednio b. informacji udzielonych mailowo c. informacji udzielonych telefonicznie 2. Internet - wejść na stronę 3. Przygotowanie akcji i kapm. Info. prom - przeprowadzonych akcji inf. prom(w tym jedna kampania reklamowa 4. Współpraca z mediami a. artykułów prasowych wynikających z bezpośredniej współpracy z przedstawicielami mediów b. audycji radiowych i telewizyjnych oraz zorganizowanych spotkań z mediami 5. Ewaluacja przeprowadzonych badań ewaluacyjnych. 15