Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ROZMOWA KWALIFIKACYJNA Przygotował: Grzegorz Bednarek Biuro Handlowe EUROCONSULT Zdzisław Lara 60-813 Poznań, ul. Zwierzyniecka 10 tel/fax. (061) 843 51 69, tel. (061) 843 10 68 e-mail: biuro@bheuroconsult.pl, www.bheuroconsult.pl NIP 782-146-17-11 Strona 1 z 16
Wstęp Pracodawcy nadal najchętniej rekrutują zapraszając kandydata na rozmowę kwalifikacyjną. Aż 76% Polaków przyznało, że właśnie za pośrednictwem rozmowy z szefem otrzymało pracę. Pracodawcy coraz częściej stosują też inne - bardziej długotrwałe i skomplikowane metody rekrutacji. Pracę po przejściu wieloetapowych testów otrzymało 9% osób, testy na inteligencję podczas rekrutacji musiało wykonać 8% ubiegających się o zatrudnienie. Portfolio przygotowywało 3% Polaków, 2% uczestniczyło w assessment center i tyle samo musiało przygotować projekt. Pracodawcy skrupulatnie oceniają kandydata. To znaczy, że muszą uważnie dobierać kadrę. Nie podejmują decyzji podczas pierwszego spotkania. Zapraszają na kolejne. Kandydat musi przejść wieloetapową selekcję nim otrzyma pracę. Takie metody oczywiście najczęściej są stosowane w przypadku zatrudniania osób na kluczowe stanowiska w firmie. Dlatego te metody są mniej popularne niż tradycyjna rozmowa stosowana właściwie zawsze podczas rekrutacji. Tym niemniej kandydat starający się o posadę powinien liczyć się z tym, że specjalista od rekrutacji będzie zadawał mu nietypowe pytania czy nawet zadania. Informacja o idealnych kwalifikacjach czy doświadczeniu kandydata jest niewystarczająca dla pracodawcy. Szefowie chcą dziś znać profil psychologiczny kandydata, jego potencjał rozwojowy, chcą wiedzieć kim będzie za 10 lat i jakie zyski przyniesie. Strona 2 z 16
Przed rozmową kwalifikacyjną: Należy zawsze dobrze przygotować się do spotkania z przyszłym pracodawcą. Osoba ubiegająca się o pracę powinna zebrać jak najwięcej informacji o firmie, w której chce pracować. Postaraj się dowiedzieć czegoś o ludziach zarządzających firmą, zorientuj się, jak firma prosperuje na rynku. Co produkuje, sprzedaje czy jakie świadczy usługi, zapewne wiesz, skoro chcesz tam pracować. Takie informacje nie są trudne do uzyskania. Dysponują nimi urzędy miejskie czy gminne, rozmaite instytuty prowadzące badania rynku a i same firmy przedstawiają swoje sprawozdania roczne czy prospekty emisyjne z chwilą wejścia na giełdę. Skorzystaj również z kontaktów osobistych i zasobów Internetu, gdzie każda poważna firma ma swoją stronę www. Dowiedz się jaka jest polityka i filozofia pracodawcy. Pamiętaj, że w czasie rozmowy okaże się, czy posiadasz rzetelne informacje, czy też lejesz wodę. Rozmowa kwalifikacyjna jest szczególną formą rozmowy: uważa się, że pytania powinny zajmować 20% czasu rozmowy a odpowiedzi 80%. W praktyce zdarza się, że pracodawca mówi więcej niż kandydat. Wiedząc o tym, powinniśmy tak kierować rozmową, aby powiedzieć o sobie jak najwięcej oraz powinniśmy przygotować sobie pytania, aby jak najwięcej dowiedzieć się o pracy. Uważaj na to, aby w rozmowie unikać krótkich odpowiedzi tak" lub nie". Są to tzw. odpowiedzi zamknięte, które powodują, że rozmowa zamienia się w przesłuchanie, zamiast być pełnym wymiany informacji dialogiem. Pamiętaj, że 10 lub 15 minut poświęcone przygotowaniom do rozmowy może Ci zaoszczędzić tygodni rozpaczy i wyczerpującego szukania nowej szansy! Strona 3 z 16
Przed odbyciem rozmowy powinieneś wyrobić w sobie nawyk notowania informacji o sobie, pracy i firmie. Pomogą Ci w tym poniższe sugestie: 1. Informacje o Tobie. Zanotuj wszystkie ważne informacje na swój temat. Będziesz dzięki temu przygotowany do odpowiedzi na dowolne pytanie dotyczące Ciebie, Twojej szkoły, zdanych egzaminów, doświadczenia zawodowego oraz szkoleń, które przeszedłeś. Chociaż informacje te zawarłeś już z pewnością w życiorysie, pracodawca zapewne jeszcze raz poruszy ten temat. 2. Twoje osiągnięcia. Wypisz na kartce swoje osiągnięcia oraz ważne funkcje, które sprawowałeś. Każde odpowiedzialne stanowisko, zarówno w miejscu pracy, jak i w klubie lub innej organizacji będzie przemawiało na Twoją korzyść. 3. Hobby i zainteresowania. Sporządź listę wszystkich swoich zainteresowań i bądź przygotowany, że będziesz musiał na ich temat rozmawiać. Pamiętaj, że nie warto kłamać tylko po to, by mieć o czym mówić. Pytający również może okazać się zapalonym kibicem sportowym lub ogrodnikiem i Twoje kłamstwo wyjdzie na jaw. Bądź uczciwy. 4. Praca. Zastanów się dobrze, dlaczego starasz się o przyjęcie do tej właśnie pracy. Dlaczego uważasz, że będziesz w niej dobry? Pytający na pewno o to zapyta, powinieneś więc wcześniej przygotować sobie odpowiedź. Postaraj się, by nie odniósł wrażenia, że wybrałeś pierwszą lepszą ofertę z gazety, nawet jeśli tak było. 5. Firma. Zbierz jak najwięcej informacji na temat firmy, w której chcesz się zatrudnić. Dzięki temu być może uda Ci się przewidzieć przynajmniej część pytań, które zostaną Ci zadane. Czym się firma zajmuje? Ilu zatrudnia pracowników? Czy praca odbywa się w systemie zmianowym? Czy dojazd z Twojego domu jest łatwy? Czy pracuje w niej ktoś z Twoich znajomych? Jeśli tak, to co robi i czy odpowiada mu ta praca. Strona 4 z 16
Zanotowanie odpowiedzi na powyższe pytania zabiera tylko kilka minut, a jest doskonałym sposobem przygotowania się do ważnej rozmowy kwalifikacyjnej. Przed rozmową kwalifikacyjną: zbierz i uporządkuj informacje na temat firmy, przygotuj odpowiedzi na typowe pytania padające w czasie rozmowy, przygotuj pytania, które chciałbyś zadać przyszłemu pracodawcy, przećwicz rozmowę. Pozyskiwanie informacji na temat pracy: czym zajmuje się firma, jaki jest jej status prawny, jak długo istnieje, jak duża jest firma, ilu zatrudnia pracowników, kim są konkurenci, jaką reputacją się cieszy, o umiejętnościach potrzebnych w pracy, o wymaganiach i oczekiwaniach pracodawcy, o zakresie odpowiedzialności i obowiązków na danym stanowisku pracy. Miejsce i czas spotkania Zanim pójdziesz na spotkanie w sprawie pracy, upewnij się co do miejsca, w które masz się udać. Nie zakładaj, że chyba wiesz. Zapytaj o dokładny adres, numer pokoju, imię i nazwisko osoby, z którą masz się spotkać oraz o godzinę, o której powinieneś się stawić. Jeśli nie jesteś pewny co do lokalizacji, to możesz zapytać, jak dojechać i czy jest możliwość zaparkowania, jeśli udajesz się własnym samochodem. Strona 5 z 16
Przyjdź 15 minut przed planowanym spotkaniem, to da Ci czas na ostatnie przygotowania. Upewnij się, że wszystko masz, zanim wejdziesz do budynku. Sprawdź włosy, kołnierzyk, apaszkę, krawat itp. W przypadku spodziewanego spóźnienia poinformuj osobę oczekującą o tym fakcie i podaj przyczynę. Kiedy zjawisz się w firmie, daj znać sekretarce, że jesteś umówiony z Panem/Panią XY. Staraj być uprzejmy, gdyż ton jakim sekretarka powiadomi o Twoim przybyciu szefa, może być decydujący. Utrzymuj dobry nastrój i staraj się nie denerwować. Przyjmij właściwą postawę i staraj się mieć suche dłonie, gdy będziesz się witał z osobą, która prowadzi z tobą rozmowę. Uścisk dłoni mówi wiele o osobie. Pewność siebie powinna być w uścisku Twojej dłoni. Wyciągnij rękę, uściśnij wyciągniętą dłoń Twojego rozmówcy w miarę mocno i powiedz coś stosownego np. miło mi Panią/Pana poznać a następnie czekaj na instrukcje. Strona 6 z 16
Co ze sobą zabrać? Nigdy nie przychodź z pustymi rękami. Zabierz ze sobą aktówkę aby przynieść w niej podstawowe dokumenty w oryginałach oraz: dodatkową kopię Twojego Curriculum Vitae i listu motywacyjnego (abyś wiedział, co napisałeś!), kilka kopii listów z referencjami, kopie dyplomów, notatnik z przyzwoitym długopisem wolnym od reklam, listę pytań, które chciałbyś skierować do pracodawcy. TYPOWE PYTANIA Z ROZMÓW KWALIFIKACYJNYCH: 1. Czy Pan/Pani już wcześniej pracował/a, jeśli tak to na czym polegała ta praca? Zastanów się, czego dotyczyła Twoja poprzednia praca z uwzględnieniem następujących punktów: jakie umiejętności były Ci potrzebne, z jakich maszyn i urządzeń korzystałeś, za co byłeś odpowiedzialny, czy miałeś do czynienia z ludźmi, jak długo pracowałeś na tym stanowisku, czy awansowałeś w tym okresie, jakie były Twoje obowiązki zawodowe (podkreśl szczególnie te, które mogą mieć znaczenie w pracy, o którą obecnie się ubiegasz). Strona 7 z 16
2. Jakie maszyny i urządzenia potrafi Pan/Pani obsługiwać? wymień wszystkie przypadki, kiedy musiałeś korzystać z urządzeń, które mogą być wykorzystywane w pracy, o którą się starasz. Wszędzie gdzie to możliwe wymieniaj nazwy i typy urządzeń, powiedz o wszystkich innych urządzeniach, które miałeś okazję obsługiwać. Pamiętaj również o nazwach i typach, powiedz o posiadanych dyplomach oraz ukończonych specjalistycznych kursach obsługi określonych urządzeń i maszyn, nie zapomnij wspomnieć o urządzeniach, z których korzystasz w ramach hobby lub zainteresowań. 3. Dlaczego chce Pan/Pani tutaj pracować? Pracodawcy pragną poznać motywy, które będą wskazywały na Twoją chęć dłuższego pozostania w firmie. Masz również okazję powiedzieć wszystko to, czego dowiedziałeś się na temat firmy i w ten sposób pokazać, że zadałeś sobie trud zdobycia odpowiednich informacji. Powiedz: o dobrej reputacji jaką cieszy się firma jako pracodawca, o posiadanej przez firmę opinii przedsiębiorstwa o dalekosiężnych planach, o tym, że działalność firmy bardzo odpowiada Twoim zainteresowaniom, o tym, że jest to dla Ciebie idealna praca. Strona 8 z 16
4. Dlaczego powinniśmy zatrudnić Pana/Panią, a nie kogoś innego? Bądź gotowy do udzielenia szybkiej odpowiedzi. Jeśli Ty sprawiasz wrażenie, że nie wiesz, dlaczego powinieneś dostać pracę, nie sądź, że będzie wiedział to Twój rozmówca! przypomnij jeszcze raz o swoich zaletach, nawet gdybyś miał powtarzać rzeczy, które dopiero co powiedziałeś, odwołaj się do swoich kwalifikacji, posiadanego doświadczenia, swoich zainteresowań i hobby oraz przekonaj rozmówcę, że jesteś: wydajny, pracowity, godny zaufania i że można na Tobie polegać, że będziesz w stanie wykonać powierzone Ci zadania a nawet więcej. 5. Jaki jest Pana/Pani stan zdrowia? Pytający chce upewnić się, że jesteś w odpowiedniej formie, by wykonywać pracę, o którą się starasz a Twoje zdrowie jest ogólnie w porządku. Twoja odpowiedź powinna go przekonać w obu kwestiach. jeśli jesteś zupełnie zdrowy i nie cierpisz na żadne choroby przewlekłe po prostu powiedz to, jeśli w podaniu wspomniałeś o jakiej przypadłości, powtórz to teraz; wyrażaj się o niej jednak w tonie pozytywnym, podkreślając, że nie będzie miała żadnego wpływu na Twoją zdolność wykonywania pracy oraz że jesteś w dobrej formie. Strona 9 z 16
6. Jakie są Pana/Pani najmocniejsze strony? Pytanie to stwarza kolejną szansę na przedstawienie swoich zalet, istotnych z punktu widzenia poszukiwanej pracy. Nie wyliczaj jednak jednym tchem wszystkich pozytywów. Może to zostać odebrane w sposób negatywny. Staraj się mówić obrazowo i podawaj odpowiednie przykłady. 7. Jakie są Pana/Pani słabe strony? Nie pomagaj pytającemu w odrzuceniu Twojej kandydatury nie przyznawaj się do wad! Zamiast tego powiedz np.: nie mam wad, które przeszkodziłyby mi być dobrym pracownikiem, nie mam żadnych wad, które miałyby znaczenie w tej pracy. Lub wybierz takie wady które w rzeczywistości są Twoimi atutami! Strona 10 z 16
8. Proszę powiedzieć o sobie coś więcej To otwarte pytanie daje Ci możliwość opowiedzenia pytającemu o różnych aspektach życia. Powinieneś się postarać, aby: pokazać, że Twoje zainteresowania wykraczają poza sprawy związane z pracą, podkreślić wszystkie istotne związki między Twoimi zainteresowaniami i umiejętnościami zawodowymi, jeśli to możliwe, nawiązać z pytającym bardziej osobisty kontakt, mówiąc na jakiś interesujący Was obu temat. 9. Ile ma Pan/Pani lat? Jeśli rozmówca zadaje to pytanie, prawdopodobnie obawia się, że jesteś za młody lub za stary aby wykonywać tę pracę. Mówiąc, ile masz lat, powinieneś przekonać go, że Twój wiek ma swoje dobre strony. Jeśli jesteś młody, możesz podkreślić następujące zalety: bardzo chcesz udowodnić, że jesteś dobry, jesteś pełen zapału, entuzjazmu i chęci do pracy, jesteś w pełni sił fizycznych, łatwo dostosowujesz się do zmian, lubisz uczyć się nowych rzeczy, nie masz złych nawyków. W przypadku osoby starszej można podkreślać doświadczenie życiowe, kwalifikacje i umiejętności czy chęć dokonania istotnych zmian w zyciu. Kobiet nie pyta się o wiek Strona 11 z 16
10. Kiedy może Pan/Pani rozpocząć pracę? Odpowiedź bez zastanawiania się: jak najszybciej albo w każdej chwili jest na miejscu tylko w przypadku, gdy pozostajesz bez pracy i faktycznie nie masz żadnych zobowiązań. W przypadku osób pracujących taka odpowiedź może zostać uznana za objaw braku odpowiedzialności za dotychczasowe obowiązki zawodowe i zaciągnięte zobowiązania. W tym przypadku warto poprosić o choćby krótki czas na zakończenie wszelkich działań, których podjęliśmy się u obecnego pracodawcy. 11. Ile chce mieć Pani dzieci? W czasie rozmowy kwalifikacyjnej może dojść również do sytuacji drażliwych, choćby wówczas, gdy pracodawca spyta o plany macierzyńskie czy przekonania polityczne. Takich pytań nikt nie ma prawa zadawać (jak również o wyznanie religijne czy orientację seksualną). Jednak zdarzają się takie sytuacje i trzeba być na nie przygotowanym. I wcześniej zdecydować, czy dla pracy zrezygnuję z części prywatności i odpowiem na pytania, czy ważniejsza jest duma i zaryzykuję nawet odrzucenie przez pracodawcę. 13. Czy ma Pan/Pani pytania? Często jest to pytanie retoryczne. Jeśli Twój rozmówca dobrze wykonał zadanie, powinieneś już wiedzieć na temat pracy wszystko, co niezbędne. W takim przypadku wystarczy prosty komentarz: nie dziękuję. Powiedział mi pan wszystko, co pragnąłem wiedzieć. Nie mogę się doczekać kiedy zacznę pracę. Strona 12 z 16
Przykładowe pytania do pracodawcy: Jakie będą moje obowiązki związane z pracą na tym stanowisku? Jaka pozycje dane stanowisko zajmuje w firmie? Jakich problemów mogę się spodziewać w pracy? Jakie są oczekiwania od osoby zatrudnionej na oferowanym stanowisku? W jaki sposób będzie przebiegało wdrożenie na to stanowisko pracy? Czy będę miał możliwość wzięcia udziału w jakimś szkoleniu lub kursach doskonalących? Jakie mam możliwości rozwoju i awansu w tej firmie, jeżeli będę pracował dobrze? Jaki jest poziom płac w firmie? Jakie są godziny pracy w Państwa firmie? Czy będę musiał pracować w soboty i niedziele lub wieczorami? Czy na tym stanowisku jest wymagane noszenie jakiegoś specjalnego ubrania? Na jakim sprzęcie będę pracował lub jakich narzędzi używał? Czy będę pracował w zespole i z jakimi ludźmi? Czy w najbliższym czasie firma poszerzy swoją działalność? Negocjowanie umowy o pracę Okres po tym, kiedy otrzymasz już formalną propozycję pracy a zanim podpiszesz umowę o pracę, jest bodaj jedynym momentem w Twoich relacjach z pracodawcą, kiedy to Ty masz nad nim przewagę. Pracodawca jest bardziej skłonny do szanowania osoby, która dobrze zna swoją wartość na rynku pracy. By wiedzieć, czy negocjacje przyniosą oczekiwany skutek, warto zorientować się, ile tak naprawdę jesteśmy warci i jak cennym pracownikiem możemy się w przyszłości okazać. Każdy człowiek, by znaleźć odpowiednią dla siebie pracę, która w pełni wykorzysta posiadane przez niego kwalifikacje, powinien zrobić przegląd posiadanych cech i dokonać obiektywnej oceny własnej osoby. Najważniejsze czynniki, które powinien wziąć pod uwagę pracownik poszukujący pracy to: Strona 13 z 16
wysokość dotychczasowych zarobków, kiedy ostatnio i jak często otrzymywał podwyżki, czy często był chwalony przez poprzedniego szefa, warunki poprzedniego miejsca zatrudnienia (jeśli praca należała do niebezpiecznych czy ryzykownych, w oczach przyszłego pracodawcy, kandydat posiada większą wartość), ocena dotychczasowego doświadczenia i zrealizowanych zadań (im jest ich więcej, tym wyższa wartość pracownika na rynku pracy), liczba lat przepracowanych w danym zawodzie i na danym stanowisku, jeśli w poprzednim zakładzie pracy przeprowadzane były oceny okresowe - jakie wyniki osiągał pracownik, liczba podległych mu ludzi (należy wziąć pod uwagę nie tylko bezpośrednich podwładnych, ale również tych, którzy podlegali mu w jakimś okresie czasu lub w związku z jakimś projektem), ważne jest także wskazanie bezpośredniego przełożonego i jego stanowiska w firmie, wykształcenie i zdobyte certyfikaty, dyplomy, przebyte szkolenia itp. należy porównać się do kolegów z tej samej branży. Zasada pierwsza Przed przystąpieniem do negocjacji z każdym pracodawcą musisz mieć sprecyzowane własne wymagania płacowe. Zasada druga Dowiedz się ile Twoje umiejętności są warte na rynku pracy. Istnieje kilka sposobów na zdobycie tych informacji m. in. - dobrze by było, gdybyś dowiedział się, ile w danej firmie zarabiają ludzie na stanowisku wyższym i niższym o jeden szczebel od Twojego. Zasada trzecia Masz trzy wielkości: zarobki minimalne, realistyczne i wymarzone. Minimum jest tylko do twojej wiadomości. Gdy odłożysz je na bok, pozostają ci widełki które bierze każdy pracodawca. Twoje sięgają od poziomu przeciętnego do wymarzonego. Strona 14 z 16
Przykłady pytań i propozycje odpowiedzi w przypadku ustalania zarobków: 1. Ile chciałby Pan/Pani zarabiać? zawsze przedstawiaj uzasadnienie (wynagrodzenie zależy od zakresu obowiązków i odpowiedzialności), nie oczekuj, że pracodawca pierwszy poda Ci kwotę zarobków jaką może Ci zaoferować, zapytaj, czy oferowana płaca obejmuje kwotę brutto czy netto czy dotyczy płacy zasadniczej czy łącznie z premią. 2. Ile potrzeba Pani/Panu na utrzymanie rodziny? (zazwyczaj pracodawca sugeruje minimalną płacę). Przedstaw swoje oczekiwania, podając rozpiętość zarobków od najwyższej sumy, jaką chciałbyś dostać do średniej. 3. Jakiego wynagrodzenia Pan/Pani oczekuje? Odpowiedz: jaką sumę dałby pan komuś z moim doświadczeniem zawodowym? Oczekiwałbym pensji odpowiadającej memu doświadczeniu zawodowemu i kwalifikacjom. Pracodawca jest bardziej skłonny do szanowania osoby, która dobrze zna swoją wartość na rynku pracy. Strona 15 z 16
*** Idąc na rozmowę kwalifikacyjną, trzeba mieć świadomość, że dotarło się już daleko. I nawet jeśli jej rezultaty będą inne niż oczekiwane, to cenne i przydatne będą na pewno zdobyte doświadczenia zaprocentują one przy następnej okazji. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Biuro Handlowe EUROCONSULT Zdzisław Lara 60-813 Poznań, ul. Zwierzyniecka 10 tel/fax. (061) 843 51 69, tel. (061) 843 10 68 e-mail: biuro@bheuroconsult.pl, www.bheuroconsult.pl NIP 782-146-17-11 Strona 16 z 16