UMOWA WZÓR zawarta w dniu w Warszawie pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy - Głównym Inspektoratem Pracy ul. Krucza 38/42, 00-926 Warszawa, reprezentowaną przez:.... zwaną dalej Zamawiającym a wpisanym..o kapitale zakładowym w wysokości reprezentowanym przez: zwanym dalej Wykonawcą wyłonionym w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego numer GOZ-353-221-4/10 1 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie dla Zamawiającego usług hotelarskich w miejscowościach i hotelach określonych w załączniku nr 1 oraz w zależności od potrzeb Zamawiającego w obiektach hotelowych w innych miejscowościach na terenie całego kraju. W przypadku, gdy w hotelu odbywają się prace modernizacyjne (remont) Wykonawca w pierwszej kolejności zapewnia nocleg w części zmodernizowanej (po remoncie). 2. Zamawiający wymaga by Wykonawca zapewnił noclegi w co najmniej hotelach ***wskazanych w załączniku nr 1, z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w tabeli nr 6 załącznika nr 1 do umowy. Wykonawca zapewnia śniadanie w hotelu, wliczone w cenę noclegu. 3. Przez nocleg rozumie się 1 dobę hotelową w pokoju jednoosobowym lub 1 dobę hotelową w pokoju dwuosobowym ( w pokoju dwuosobowym Wykonawca musi zapewnić dostępność dwóch oddzielnych łóżek). Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania jednej osoby w pokoju dwuosobowym, za cenę noclegu w pokoju jednoosobowym. Pokoje hotelowe muszą być przystosowane do pracy biznesowej, tzn. muszą być wyposażone w biurko, oświetlenie do pracy przy biurku, możliwość podłączenia komputera osobistego bezpośrednio w pokoju, możliwość korzystania z Internetu w pokoju hotelowym lub na terenie hotelu. 4. W miejscowościach nie wskazanych w załączniku nr 1 do umowy Wykonawca jest obowiązany zapewnić noclegi w hotelach **** i hotelach ***, chyba, że w danej miejscowości nie ma hoteli spełniających te kryteria lub rezerwacja miejsc nie będzie możliwa z przyczyn niezależnych od Wykonawcy. W takim przypadku Wykonawca musi zapewnić hotele o najwyższym możliwym standardzie ( w tym hotele uniwersyteckie lub profesorskie), w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych wyposażonych w łazienkę i spełniających wymogi wskazane w ust. 3 zdanie 3. 5. Hotele, o których mowa w ust. 4 muszą być zlokalizowane w odległości nie większej niż 3 km od dworca/przystanku PKP lub PKS, chyba, że w tej strefie brak jest hotelu spełniającego wymogi Zamawiającego. Wówczas Wykonawca zobowiązany jest przesłać Zamawiającemu faksem informacje z propozycją minimum 2 hoteli zawierającą: nazwę, adres i opis lokalizacji hoteli ze wskazaniem klasy hoteli (gwiazdki), adresu strony internetowej hotelu i kosztów noclegu 1
w każdym z hoteli wraz z opisem sposobu dojazdu do hotelu z dworca/przystanku PKP lub PKS. Zamawiający poinformuje Wykonawcę faksem lub e-mail o dokonanym wyborze hotelu. W przypadku braku akceptacji propozycji Wykonawcy, Zamawiający może wskazać hotel, w którym Wykonawca zobowiązany jest dokonać rezerwacji. 2 1. Zamawiający będzie zgłaszał zapotrzebowanie na noclegi faksem na numer lub na adres e-mailowy:. Zgłoszenie zapotrzebowania zawierać będzie określenie miasta, w którym ma odbywać się nocleg, liczbę osób, wskazanie kategorii hotelu, określenie czy pokój ma być jedno - czy dwuosobowy, datę noclegów oraz ewentualnie dane osoby, której w/w informacje mają być przekazane telefonicznie. 2. Zamawiający dołoży wszelkiej staranności, by zgłaszać zapotrzebowanie na noclegi co najmniej na 3 dni robocze przed planowanym wyjazdem. Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić przyjęcie zamówienia faksem na nr tel. 224203481 lub na adres e-mail, co najmniej na 2 dni robocze przed planowanym wyjazdem, podając nazwę i adres hotelu oraz numer rezerwacji, z zastrzeżeniem ust. 3. 3. W szczególnych okolicznościach Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia zapotrzebowania z pominięciem terminu określonego w ust. 2, a nawet w dniu noclegu. W takim przypadku, informację i dane o rezerwacji Wykonawca przekaże niezwłocznie faksem lub telefonicznie na wskazany numer osobie wymienionej w zamówieniu. 4. W przypadku niemożności zapewnienia pobytu w hotelu wskazanym w załączniku nr 1 z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić Zamawiającemu pobyt w innym hotelu o tej samej kategorii. 5. Zamawiający zastrzega sobie jednodniowy termin odstąpienia od złożonego zamówienia, bez konieczności ponoszenia kosztów za rezygnację. 3 1. Za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawcy przysługuje łączne wynagrodzenie. z należnym podatkiem VAT (słownie: ). Ceny jednostkowe za noclegi zawiera załącznik nr 1 do umowy. Zamawiający będzie uiszczał zapłatę w wysokości powiększonej o miernik w wysokości % od każdej rezerwacji. 2. Cena za jedną dobę hotelową obejmuje koszt pobytu wraz ze śniadaniem. Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów poniesionych w hotelu przez osoby korzystające z noclegu. Wszelkie dodatkowe należności (poza noclegiem i śniadaniem) winna uiścić osoba korzystająca z noclegu. 3. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie wyłącznie za faktycznie wykorzystane noclegi. 4. Wynagrodzenie płatne będzie miesięcznie z dołu, za zrealizowane w poprzednim miesiącu kalendarzowym usługi hotelarskie. Zamawiający oświadcza, że za niewykorzystane noclegi nie będzie uiszczał żadnych opłat. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od złożonego zamówienia w dniu rozpoczęcia doby hotelowej Zamawiający uiści opłatę w wysokości 50 % wartości jednego noclegu w hotelu objętym przedmiotową rezerwacją w pokoju jedno lub dwuosobowym stosownie do wcześniejszego zamówienia (tj. 50 % wartości 1 doby hotelowej). 5. Wykonawca zobowiązuje się dostarczać faktury do 15 dnia następnego miesiąca za poprzedni miesiąc świadczenia usługi oddzielnie dla każdej jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy (Okręgowych Inspektoratów Pracy i Głównego Inspektoratu Pracy). Wraz z fakturą VAT Wykonawca będzie każdorazowo załączał protokół zawierający następujące informacje: nazwę i adres hotelu, daty wykorzystanych noclegów, cenę z podatkiem VAT za dobę 2
hotelową, wskazanie czy nocleg odbywał się w pokoju jednoosobowym lub dwuosobowym, kopię faktury wystawionej przez ten hotel. 6. Zamawiający będzie uiszczał zapłatę tylko za wykorzystany nocleg. Do wartości wynikających z załączonego protokołu, o którym mowa w ust.5 do faktury zostanie doliczona kwota obliczona przy zastosowaniu miernika wysokości...% wartości faktury. 7. Zapłata wynagrodzenia dokonywana będzie w terminie 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury z załączonymi dokumentami, o których mowa w ust. 5 zdanie 2. 4 Osobami upoważnionymi do kontaktów w zakresie realizacji niniejszej umowy są: - ze strony Zamawiającego:.tel e-mail.. - ze strony Wykonawcy:.. tel e- mail.. 5 1. Zamawiający ma uprawnienie do żądania od Wykonawcy kar umownych w następujących przypadkach i wysokościach: a) niewykonania usługi zgłoszonej zgodnie z 2 ust.1: a) 50% ceny zamówionych noclegów, gdy zamówienie dotyczyło miejscowości wykazanej w załączniku nr 1, b) 150,00 zł za każdą zamówioną dobę hotelową, gdy zgłoszenie dotyczyło innej miejscowości niewykazanej w załączniku nr 1, b) nienależytego wykonania usługi (hotel nie spełniał wymogów, np. pokój niewysprzątany lub niespełniający wymogów wskazanych w 1 ust.3 zdanie 3 ) 30 % ceny noclegu. 2. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn dotyczących Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje prawo żądania zapłaty kary umownej w wysokości 30% wynagrodzenia brutto określonego w 3 ust. 1. Kary mogą być potrącane z jakiejkolwiek należności przysługującej Wykonawcy od Zamawiającego. 3. Zamawiający uprawniony będzie do odstąpienia od umowy, w szczególności: a) w przypadku dwukrotnego niewykonania przez Wykonawcę usługi zgłoszonej w trybie określonym w 2 ust.1, b) po dwukrotnym stwierdzeniu nienależytego wykonania umowy, np. nocleg bez śniadania, brudno w hotelu, nocleg w hotelu niespełniającym wymogów wskazanych w 1 ust. 3 zdanie 3. 4. W przypadku, gdy rzeczywiście poniesiona szkoda przekroczy wysokość kar umownych, Zamawiający będzie miał prawo żądania, na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, odszkodowania uzupełniającego do wysokości szkody rzeczywistej. 5. Za uchybienie terminowi płatności wynagrodzenia określonemu w 3 ust. 7, Wykonawcy przysługują odsetki za opóźnienie w ustawowej wysokości. 6. Przelew wierzytelności wymaga zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej, pod rygorem nieważności. 6 Umowa została zawarta na okres 12 miesięcy, tj. od dnia 1 sierpnia 2010 roku do dnia 31 lipca 2011 roku lub do wyczerpania wartości umowy. 3
7 1. Przez Zamawiającego w niniejszej umowie należy rozumieć Państwową Inspekcję Pracy Główny Inspektorat Pracy oraz Państwową Inspekcję Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy. Spis jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy zawiera załącznik nr 2 do umowy. 2. Wykonawca zobowiązany będzie wystawiać faktury, o których mowa w 3 ust. 5 osobno na każdą jednostkę organizacyjną, o której mowa w załączniku nr 2. Faktury mają obejmować noclegi zamówione przez daną jednostkę organizacyjną PIP w danym okresie rozliczeniowym. 8 Wykonawca oświadcza, że nie będzie korzystał z podwykonawców / będzie korzystał z podwykonawców. Wykonawca za działania i zaniechania podwykonawcy odpowiada jak za własne działania lub zaniechania. 9 1. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zmiany numerów telefonów, faksów, adresów e-mail oraz osób, o których mowa w 4, nie wymagają zachowania formy wskazanej w zdaniu 1. Strony umowy zobowiązują się wzajemnie do pisemnego informowania w terminie 1 dnia roboczego od wprowadzenia w tym zakresie zmian. 2. Załączniki nr 1 i 2 stanowią integralną część umowy. 10 Spory z niniejszej umowy rozstrzygane będą przez sąd cywilny miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego. 11 Umowę sporządzono w czterech egzemplarzach po dwa dla każdej ze Stron. Zamawiający Wykonawca 4
Formularz cenowy Załącznik numer 1 do umowy Załącznik numer 2 do umowy Spis jednostek Państwowej Inspekcji Pracy 5