Toruń, 01.03.2013 r. F.H.U. RENOVA Tomasz Gołaś ul. Marii Skłodowskiej Curie 6 87-100 Toruń Zapytanie ofertowe dotyczące zakupu licencji serwerowych, systemu ERP oraz B2B wraz z ich wdrożeniem i przeprowadzeniem szkolenia Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Oś priorytetowa VIII: Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki Działanie 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Tytuł projektu: Wdrożenie rozwiązania elektronicznego biznesu typu B2B celem automatyzacji i koordynacji procesów biznesowych pomiędzy firmą Renova a jej partnerami biznesowymi Strona 1 z 8
Charakterystyka zamawiającego Firma Handlowo Usługowa - Renova Tomasz Gołaś istnieje nieprzerwanie od 2005 r. Obecnie firma ma swoją siedzibę w Toruniu przy ul. Marii Skłodowskiej Curie oraz punkt handlowy przy ul. Antczaka. Przedmiotem działalności firmy jest sprzedaż i dystrybucja materiałów renomowanych firm w dziedzinie techniki grzewczej oraz wodno-kanalizacyjnej. W ofercie przedsiębiorcy dostępne są następujące kategorie produktów: 1. Technika grzewcza, 2. Technika sanitarna 3. Pompy ciepła 4. Kolektory słoneczne Wachlarz usług firmy obejmuje: dostarczanie materiałów w zakresie techniki grzewczej, dostarczanie materiałów w zakresie armatury wodno-kanalizacyjnej, doradztwo. Przedmiot zapytania ofertowego Przedmiotem zapytania ofertowego jest: 1. Zakup licencji systemu ERP, składającego się z modułów o właściwościach nie gorszych niż: a. Sprzedaż (6 szt.) umożliwiający obsługuję dokumentów handlowych, takich jak faktury sprzedaży, korekty sprzedaży, paragony czy zwroty detaliczne; szybkie i sprawne wyszukiwanie elementów kartoteki towarów czy kontrahentów; obsługujący wiele form płatności oraz umożliwiający łączenie takich form jak kredyt kupiecki, płatność gotówkowa, kredyt ratalny, płatność kartą kredytową na jednym dokumencie; powinien umożliwiać również elastyczne zarządzanie cenami, upustami i przecenami. b. Zakupy (3 szt.) pozwalający na ewidencjonowanie dokumentów zakupu w cenach rzeczywistych; generowanie dokumentów magazynowych i zamówień dostawców; wprowadzanie kodów dostaw czy automatyczna kalkulacja cen sprzedaży na podstawie danego dokumentu. c. Kasa i Bank (1 szt.) wspomagający prowadzenie ewidencji dokumentów kasowych oraz ewidencjonowanie operacji bankowych na rachunkach bankowych; pozwalający na prowadzenie kas walutowych i wielowalutowych, jak również tworzenie dokumentów kasowych w walutach obcych; d. Rozrachunki (1 szt.) umożliwiający pracę z rozrachunkami na kilka sposobów: wg dokumentów, kontrahentów, rozrachunków rozliczonych, spłat rozrachunków, kompensat. Strona 2 z 8
e. Księgi Handlowe (1 szt.) umożliwiający sprawne prowadzenie ksiąg handlowych oraz ewidencji VAT w dowolny sposób dzieląc dokumenty według obowiązujących w przedsiębiorstwie kryteriów; zarządzanie planami kont; posiadający rozbudowane możliwości dekretacji; pozwalający na automatyczne przeniesienie sald lub obrotów wskazanego konta na inne wskazane konta; f. Deklaracje i Sprawozdania (1 szt.) pozwalający na definiowanie i wyliczanie szeregu sprawozdań i deklaracji skarbowych VAT, PIT i CIT zgodnych z aktualnie obowiązującymi wzorami, deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS; ewidencjonowanie, podglądanie poszczególnych deklaracji oraz eksportowanie ich do pliku wymiany programu Płatnik; a także tworzenie innych sprawozdań na podstawie danych wprowadzonych podczas dekretacji. g. Środki Trwałe (1 szt.) tworzenie planu amortyzacji dla każdego środka znajdującego się w kartotece; przechowywanie informacji o wykorzystywanym rzeczowym majątku trwałym, jak również wartościach niematerialnych i prawnych przedsiębiorstwa. Moduł powinien umożliwiać również dodawanie środków trwałych do ewidencji, naliczenie amortyzacji oraz przeprowadzenie różnego rodzaju operacji na wybranym środku trwałym - przyjęcia, amortyzacji, przesunięcia, modernizacji, zmiany amortyzacji, sprzedaży, likwidacji, nieodpłatnego przekazania. h. Kadry i Płace (1 szt.) umożliwiający na podstawie informacji o czasie pracy i należnych płatnościach obliczenie wartość wynagrodzeń, wysokość składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy oraz wygenerowane polecenia przelewów do wynagrodzeń. i. CRM (7 szt.) pozwalający na zarządzanie bazą kontaktów, łatwe gromadzenie danych i szybki dostęp do informacji o klientach a także wspierający różnego rodzaju działania handlowe. 2. Wdrożenie systemu ERP, które polegać będzie na nabyciu usług informatycznych technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania. 3. Zakup licencji systemu B2B, składającego się z modułów oferujących pełną gamę funkcji potrzebnych do efektywnej automatyzacji i koordynacji procesów zachodzących pomiędzy Wnioskodawcą a jego partnerami biznesowymi, np. obsługa procesu elektronicznej, dwustronnej wymiany informacji (EDI). System powinien powiadać właściwości nie gorsze niż: a. Duża konfigurowalność m.in. możliwość elastycznego dopasowania interfejsu do dowolnych profili stanowisk pracowniczych; b. Nowoczesna i udokumentowana technologia z systemem powinna zostać dostarczona elektroniczna instrukcja obsługi dla użytkowników oraz dokumentacja programistycznego API; Strona 3 z 8
c. Łatwość rozbudowy powinna istnieć możliwość rozbudowy systemu oraz jego integracja z dowolnymi urządzeniami elektronicznymi wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie; d. Możliwość tworzenia własnych rozwiązań system powinien umożliwić tworzenie własnych rozwiązań wchodzących w interakcje z użytkownikiem poprzez reagowanie na wykonywane przez niego operacje tzw. zdarzenia systemu (np. zapis dokumentu, utworzenie nowego dokumentu itp.), możliwe powinno być np. tworzenie procedur postępowania pracowników; e. Szybki dostęp do informacji informacje raz wprowadzone do systemu powinny swobodnie przepływać zarówno pomiędzy poszczególnymi modułami systemu, jak i systemami wszystkich partnerów w obszarze objętym integracją. Wszystkie moduły powinny również współpracować w oparciu o jedną wspólną bazę danych; f. Wiarygodność wszystkie komponenty powinny zostać wybrane po przeprowadzeniu starannych analiz a później przetestowane, tak aby użytkownicy systemu były w pełni świadome jego możliwości oraz słabszych punktów; g. Odtwarzalność system powinien umożliwić przywrócenie stanu sprzed dowolnej awarii (wprowadzenie systemu back-up oraz zdefiniowanie odpowiednich procedur określających sposób zachowania zarówno w przypadku niewielkich, jak i krytycznych awarii); h. Wykrywanie uszkodzeń stworzenie mechanizmów pozwalających na wczesne wykrywanie potencjalnych zagrożeń i informowanie o wykrytych nieprawidłowościach, a także wczesną diagnostykę oraz usuwanie skutków powstałych uszkodzeń; i. Ciągłość pracy dostępność systemu powinna się kształtować na poziomie 97-98%. 4. Wdrożenie systemu B2B, które polegać będzie na nabyciu usług informatycznych technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania. 5. Zakup licencji systemowego oprogramowania serwerowego, o parametrach nie gorszych niż podane poniżej: a. Licencja Windows Server 2008 R2 Standard (2 szt.) b. Licencja Windows Web Server 2008 R2 (1 szt.) c. Licencja dostępowa do serwera Windows Server 2008 R2 (8 szt.) d. Licencja dostępu zdalnego do serwera Windows Server 2008 R2 (8 szt.) e. Licencja dostępowa Windows Server External Connector (1 szt.) f. Licencja na oprogramowanie do wykonywania kopii zapasowych maszyn wirtualnych (2 szt.) 6. Zakup specjalistycznych szkoleń z obsługi zakupionego systemu B2B przeprowadzone dla 8 osób w ciągu dwóch dni (16 godzin), mające na celu zapoznanie przyszłych użytkowników ze wszystkimi funkcjami systemu oraz z aspektami technicznymi jego funkcjonowania. Strona 4 z 8
Terminy związane z zapytaniem ofertowym Zdarzenie Data Ostateczny termin składania ofert 21.03.2013 godz. 15.00 Termin oceny ofert 22.03.2013 Ostateczny termin realizacji 31.05.2013 Ofertę należy przesłać pocztą, na adres e-mail osoby upoważnianej do kontaktu bądź też dostarczyć do siedziby zamawiającego. Osoba do kontaktu Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Oferentami jest: Tomasz Gołaś tel: 56 623 75 70 e-mail: renovatomek@gmail.com Kryteria oceny Kryterium Waga Cena netto 100% Wybór oferenta dokonany zostanie na podstawie największej ilości uzyskanych punktów, zgodnie ze wzorem. Ocena końcowa = P(k) P(k) = waga * M(k), gdzie M(k) oznacza liczbę punktów w danym kryterium, przy czym w każdym kryterium maksymalnie można uzyskać 100 punktów. Liczba punków przyznanych oferentowi w danym kryterium zostanie obliczona zgodnie ze wzorem. M(k) =100 {(100/n)*[n (n k + 1)]} n liczba oferentów, k kolejność w kryterium Dodatkowe informacje i wymagania a. Oferta powinna zostać złożona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do zapytania ofertowego lub w postaci samodzielnie przygotowanego dokumentu zawierającego co najmniej: Strona 5 z 8
nazwę i adres oferenta, wartość oferty (netto oraz brutto) termin ważności oferty, warunki płatności, datę sporządzenia. Oferta powinna być opatrzona pieczątką firmową oraz powinna być podpisana przez oferenta Każdy Wykonawca może przedstawić tylko jedną ofertę. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu. Ofertę Wykonawcy wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z ich tłumaczeniem na język polski potwierdzonym przez Wykonawcę. b. Oferty wariantowe będą odrzucane. c. Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. d. Oferty złożone po terminie lub nieodpowiadające wymogom formalnym nie zostaną rozpatrzone. Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 1 k.c. e. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego. f. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów, jakie Oferent zawarł w swej ofercie. Ocenie podlegać będzie zarówno formalna jak i merytoryczna zgodność oferty z wymaganiami. g. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji. h. Po zakończeniu postępowania Zamawiający zawiadomi Wykonawcę z najkorzystniejszą ofertą o terminie i miejscu podpisania umowy. i. Jeżeli Oferent nie zaznaczy inaczej, pozostaje związany złożoną ofertą przez 90 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się w dniu otwarcia ofert. j. Załącznikiem do zapytania ofertowego jest formularz ofertowy. Pieczęć i podpis Strona 6 z 8
(pieczęć oferenta) FORMULARZ OFERTOWY Dane Oferenta:.. /miejscowość, data/ Podejmujemy się realizacji usługi będącej przedmiotem zapytania ofertowego z dnia 1 marca 2013 r., zgodnie z wiedzą techniczną, obowiązującymi przepisami oraz normami i należytą starannością. Niniejszym składamy ofertę na: Zadanie Cena netto Cena brutto Zakup licencji systemu ERP (9 modułów) Wdrożenie systemu ERP Zakup licencji systemu B2B Wdrożenie systemu B2B Licencja Windows Server 2008 R2 Standard (2 szt.) Licencja Windows Web Server 2008 R2 (1 szt.) Licencja dostępowa do serwera Windows Server 2008 R2 (8 szt.) Licencja dostępu zdalnego do serwera Windows Server 2008 R2 (8 szt.) Licencja dostępowa Windows Server External Connector (1 szt.) Licencja na oprogramowanie do wykonywania kopii zapasowych maszyn wirtualnych (2 szt.) Zakup specjalistycznych szkoleń z obsługi zakupionego systemu B2B Warunki i termin płatności: dni licząc od daty złożenia faktury u Zamawiającego Jednocześnie oświadczamy, że: 1. Zapoznaliśmy się z zakresem planowanych prac. Strona 7 z 8
2. Cena za usługę obejmuje wszystkie czynności wyszczególnione w Ofercie oraz przewidziane prawem. 3. Oświadczam, że wycena przedmiotu umowy jest kompletna. 4. Termin ważności oferty.. dni. /Nazwisko i stanowisko oraz podpis osoby upoważnionej/ Strona 8 z 8