Załącznik 1. Formularz sprawozdawczy dotyczący promocji i informacji Numer programu (CCI): Nazwa programu: Załącznik do sprawozdania nr: 211/12.2. 27/PL/16/1/PO/2 Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko Okres sprawozdawczy: od: 1/1/211 do: 3/6/211 1. Zrealizowane działania w zakresie informacji, promocji i szkoleń Tabela 1. Zrealizowane działania Lp. Nazwa działania Opis działania Informacja 1. Punkt informacyjny IW (IP II) -Bieżące udzielanie informacji i wyjaśnień dotyczących XII Priorytetu POIiŚ (telefonicznie oraz drogą oficjalną, konsultacje osobiste z Beneficjentami odwiedzającymi punkt informacyjny); -Dystrybucja materiałów informacyjnych i promocyjnych; - Bieżące konsultowanie planowanych do podjęcia przez Beneficjentów działań informacyjnych oraz poprawności wykonania materiałów informacyjno - promocyjnych przygotowywanych przez Beneficjentów. Promocja 2. Wydarzenia promocyjne/imprezy masowe Udział w IV Forum Funduszy Europejskich (wydarzenie konferencyjno wystawowe) - promocja XII Priorytetu POIiŚ 3. Publikacje papierowe - 4. Ogłoszenia prasowe - 5. Materiały promocyjne (gadżety) Wykonanie materiałów reklamowych, promujących XII Priorytet POIiŚ, dystrybuowanych w punkcie informacyjnym, podczas szkoleń, targów i innych przedsięwzięć konferencyjno-wystawowych (m.in. długopisy reklamowe, kamizelki bezpieczeństwa, USB, notesy, słodycze reklamowe). Edukacja 1
6. Warsztaty z zakresu rozliczania projektów realizowanych w ramach XII Priorytetu POIiŚ, w tym: ewidencja księgowa i realizowanie płatności a. Organizacja 3 edycji warsztatów jednodniowych (31.3. 211 r., 5.4.211 r., 6.4.211 r.); b. zapewnienie wsparcia merytorycznego ze strony pracowników Instytucji Wdrażającej oraz ekspertów zewnętrznych; c. zapewnienie pakietu materiałów szkoleniowych dla uczestników; d. ocena warsztatów. 7. Seminarium nt. procedur przetargowych związanych z przygotowaniem i realizacją projektów. a. Organizacja jednodniowego seminarium (14.4. 211 r.); b. zapewnienie wsparcia merytorycznego ze strony pracowników Instytucji Wdrażającej oraz ekspertów zewnętrznych; c. zapewnienie pakietu materiałów szkoleniowych dla uczestników; d. ocena seminarium. 8. Seminarium nt. kontroli kwalifikowalności wydatków w projektach realizowanych w ramach XII Priorytetu POIiŚ. a. Organizacja jednodniowego seminarium (15.4. 211 r.); b. zapewnienie wsparcia merytorycznego ze strony pracowników Instytucji Wdrażającej oraz ekspertów zewnętrznych; c. zapewnienie pakietu materiałów szkoleniowych dla uczestników; d. ocena seminarium. 9. Warsztaty z zakresu wypełniania wniosków o płatność a. Organizacja 2 edycji jednodniowych warsztatów (2.4. 211 r., 21.4.211 r.); b. zapewnienie wsparcia merytorycznego ze strony pracowników Instytucji Wdrażającej oraz ekspertów zewnętrznych; c. zapewnienie pakietu materiałów szkoleniowych dla uczestników; d. ocena warsztatów. Internet 1. Serwis internetowy IW (IP II) Prowadzenie strony internetowej dotyczącej XII Priorytetu POIiŚ (www.wfe.csioz.gov.pl). 11. Newsletter Przekazywanie subskrybentom, za pomocą komunikatora internetowego, najważniejszych informacji dot. XII Priorytetu POIiŚ zamieszczanych na stronie internetowej Instytucji Wdrażającej, jak również Instytucji Pośredniczącej oraz Instytucji Zarządzającej, zgodnie z otrzymanym zleceniem IP lub IZ. Ewaluacja 2
12. Badanie ewaluacyjne - Wymiana doświadczeń 13. Współpraca w ramach grup roboczych IP oraz IZ - Wymiana opinii i doświadczeń związanych z prowadzeniem działań informacyjnych i promocyjnych (m. in. bieżące konsultacje z IP, przekazywanie materiałów informacyjnych i promocyjnych do punktu kontaktowego IP w Ministerstwie Zdrowia); - współpraca przy organizacji wspólnych wydarzeń informacyjno-promocyjnych, pomoc w opracowaniu materiałów informacyjno-promocyjnych, konsultacje dokumentów i wytycznych dot. promocji projektów na prośbę IP oraz IZ; - współpraca w ramach Grupy Sterującej ds. informacji i promocji POIiŚ. inne 14. - - UWAGA: Nazwy działań oraz ich opisy powinny ć na nazwach działań i opisach zawartych w tabeli nr 1, znajdującej się w Rocznym planie działań informacyjnych i promocyjnych. 3
2. Postęp rzeczowy działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych 1) Tabela 2. Postęp rzeczowy Rok 27 28 29 21 211 212 213 214 215 Obszar Wskaźnik Jednostka Półrocze I II I II I II I II I II I II I II I II I I I Realizacja 1 1 1 1 1 1 - - - - - - - - - Liczba utworzonych/ istniejących punktów informacyjnych 2) 1 1 1 1 - - - - Informacja Liczba informacji udzielonych drogą telefoniczną Realizacja 1427 2974 1914 3 86 468 - - - - - - - - - 4 5 9 - - - Liczba informacji udzielonych drogą elektroniczną/pisemną Realizacja 141 371 59 255 188 162 24 - - - - - - - - - 512 26 35 72 - - - - 1) 2) Jeśli ilość danych uniemożliwia wypełnienie tabeli w sprawozdaniu, należy załączyć dodatkową tabelę w formacie xls. Jeśli dane dotyczące wskaźników nie są dostępne, należy zaznaczyć kiedy będą możliwe do zaprezentowania (w polu Komentarz ). powinna zostać podana w ujęciu rocznym, jak w załączniku nr 1 do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych oraz dla całego okresu programowania tak, jak zostało to określone w dokumentach programowych. 4
Realizacja 3 2 1 1 2 1 - - - - - - - - - Liczba zorganizowanych wydarzeń promocyjnych/imprez masowych 3 3 3 4 - - - - Realizacja 3 - - - - - - - - - Liczba zorganizowanych konkursów 3 - - - - Promocja Realizacja - - - - - - - - - Liczba zorganizowanych lub współorganizowanych konferencji - - - - Realizacja - - - - - - - - - Liczba uczestników konferencji - - - - 5
Realizacja 2 2 - - - - - - - - - Liczba publikacji papierowych 2 2 1 - - - - Realizacja 553 - - - - - - - - - Liczba publikacji elektronicznych 553 - - - - Realizacja 23 33 315 4 25 31 - - - - - - - - - Liczba wykonanych materiałów promocyjnych 263 3154 25 235 - - - - Realizacja - - - - - - - - - Liczba wydanych numerów biuletynów - - - - 6
Realizacja - - - - - - - - - Liczba biuletynów - - - - Realizacja 1 4 4 2 2* 7 4 - - - - - - - - - Liczba zorganizowanych szkoleń (dla beneficjentów) 5 6 9 4* - - - - Edukacja Realizacja 127 292 21 65 12** 318 295 - - - - - - - - - Liczba przeszkolonych osób (beneficjentów) 43 266 42 385 - - - - Realizacja 1 1 1 1 1 1 - - - - - - - - - Internet Liczba utworzonych/utrzymywanych stron internetowych 1 1 1 1 - - - - Liczba wejść na strony Realizacja 6553 64447 552 2739 32961 5739 21786 - - - - - - - - - 7
internetowe 7 75 9 8 - - - - Realizacja - - - - - - - - - Ewaluacja Liczba zrealizowanych badań ewaluacyjnych - - - - * 2 - Liczba zorganizowanych szkoleń dla Beneficjentów, w tym jedno szkolenie (27 kwietnia 21 r.) wyłącznie dla Beneficjentów Działania 12.2, drugie szkolenie (24 maja 21 r.) dla Beneficjentów obu Działań. Komentarz: ** 12 - Liczba przeszkolonych Beneficjentów, w tym 22 (szkolenie z 27 kwietnia 21 r.) - w ramach Działania 12.2, 8 (szkolenie z 24 maja 21 r.) - w ramach obu Działań. *** zgodnie z pismem znak MZ-FEPT-78-137-13/TB/1, z dnia 25.1.211 r. IP dokonała korekty wskaźnika dotyczącego liczby szkoleń z 12 na 4. Liczba ta zostanie zmieniona w formularzu Rocznego Planu Działań informacyjno-promocyjnych IP II na 211 r. przy aktualizacji. W obecnym sprawozdaniu podana jest wartość przekazana przez IP do IZ w zbiorczym Planie Działań informacyjnych i promocyjnych IP i IP II na 211 r. UWAGA: Nazwy działań oraz wskaźników powinny być tożsame z nazwami działań i wskaźników zawartymi w załączniku nr 1 do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych. Tabelę należy przedstawić dla priorytetu, jeśli to możliwe należy zaznaczyć, którego działania dotyczy. 8
3. Informacja nt. współpracy IP II z podmiotami wymienionymi w art. 5 ust. 3 rozporządzenia 1828/26 Prowadząc działania informacyjne, promocyjne oraz szkoleniowe w okresie sprawozdawczym IP II współpracowała z następującymi podmiotami określonymi w art. 5 ust. 3 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/26: Władze krajowe, regionalne lub lokalne oraz agencje rozwoju Partnerzy społeczni i gospodarczy Organizacje przedsiębiorców Przedstawicielstwo KE w Polsce Stowarzyszenia handlowe i zawodowe Organizacje pozarządowe Centra informacji europejskiej Instytucje oświatowe 4. Informacje nt. analizy i oceny prowadzonych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Czy w okresie sprawozdawczym były prowadzone badania ewaluacyjne dotyczące skuteczności i efektywności realizowanych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych? Tak Nie W wyniku przeprowadzonej oceny działań lub analizy informacji zwrotnych Instytucja Pośrednicząca II podjęła następujące działania usprawniające: A... B... C... Czy w wyniku przeprowadzonej oceny działań, analizy informacji zwrotnych lub z innych powodów Instytucja Pośrednicząca II planuje dokonać modyfikacji Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych lub Planu komunikacji programu operacyjnego? Tak Nie Zakres planowanych modyfikacji rocznego planu działań lub Planu komunikacji obejmuje (np. grupy docelowe, do których należy wzmocnić przekaz; rezygnacja z istniejącego lub wybór nowego narzędzia/kanału komunikacji): A... B... C... Planowane modyfikacje wynikają z następujących przyczyn: A... B... C... Czy w trakcie prowadzenia działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Instytucja Pośrednicząca II zidentyfikowała istotne zagrożenia dla realizacji Rocznego planu działań lub Planu komunikacji? 9
Tak Nie Zidentyfikowane istotne zagrożenia dotyczą: A... B... C... 5. Informacje dodatkowe Odbiorcami działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w I półroczu 21 r. przez Wydział Funduszy Europejskich w Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia byli potencjalni Beneficjenci oraz Beneficjenci XII Priorytetu Programu Infrastruktura i Środowisko, jak również partnerzy społeczni i gospodarczy. W okresie sprawozdawczym Instytucja Wdrażająca przeprowadziła następujące działania informacyjno promocyjne dla Działania 12.1: 1. Prowadzenie punktu informacyjnego dla XII Priorytetu POIiŚ. 2. Prowadzenie serwisu oraz bieżąca aktualizacja strony internetowej dotyczącej XII Priorytetu POIiŚ (www.wfe.csioz.gov.pl), wysyłanie Newslettera. 3. Organizacja szkoleń dla Beneficjentów XII Priorytetu POIiŚ: Warsztaty z zakresu rozliczania projektów realizowanych w ramach XII Priorytetu POIiŚ, w tym: ewidencja księgowa i realizowanie płatności (31.3. 211 r., 5.4.211 r., 6.4.211 r.); Seminarium nt. procedur przetargowych związanych z przygotowaniem i realizacją projektów (14.4.211 r.); Seminarium nt. kontroli kwalifikowalności wydatków w projektach realizowanych w ramach XII Priorytetu POIiŚ (15.4.211 r.); Warsztaty z zakresu wypełniania wniosków o płatność (2.4.211 r., 21.4.211 r.). 4. Udział w imprezie konferencyjno - wystawowej promującej fundusze unijne, skierowane m.in. do Beneficjentów oraz potencjalnych Beneficjentów XII Priorytetu POIiŚ, jak również do partnerów społecznych i gospodarczych: IV Forum Funduszy Europejskich zorganizowane przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego przy współpracy Instytucji Pośredniczących i Wdrażających Warszawa 6-7.5.211 r.; 5. Wykonanie i dystrybucja materiałów reklamowych i informacyjnych; 6. Współpraca w ramach grup roboczych IP i IZ przy organizacji wspólnych wydarzeń informacyjnopromocyjnych, w tym IV Forum Funduszy Europejskich; 7. Współpraca w ramach Grupy Sterującej ds. informacji i promocji POIiŚ. 1