PROCEDURA KONTROLI RODZAJE KONTROLI: A) kontrole na zakończenie realizacji projektów, w tym: - dokumentów (w siedzibie IZ) - na miejscu realizacji projektu B) kontrole w trakcie realizacji projektów, w tym: - dokumentów (w siedzibie IZ) - na miejscu realizacji projektu kontrole doraźne kontrole krzyżowe kontrole po zakończeniu realizacji projektu (w tym kontrola sprawdzająca trwałość projektu)
Podstawa przeprowadzenia kontroli Art. 26 ust.1 pkt 14 ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (tekst jednolity: Dz.U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712 z późniejszymi zmianami) Do zadań instytucji zarządzającej należy w szczególności: ( )prowadzenie kontroli realizacji programu operacyjnego, w tym kontroli realizacji poszczególnych dofinansowanych projektów.
Podstawa przeprowadzenia kontroli 15 umowy o dofinansowanie Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli w zakresie prawidłowości realizacji Projektu, dokonywanej przez IZ RPO WSL oraz inne podmioty uprawnione do jej przeprowadzenia na podstawie odrębnych przepisów. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie Beneficjenta lub w miejscu realizacji Projektu lub w siedzibie IZ RPO WSL. Kontrole mogą być przeprowadzane w dowolnym terminie w trakcie i na zakończenie realizacji Projektu. Beneficjent zobowiązuje się zapewnić prawo do m.in.: pełnego wglądu we wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne związane z realizacją Projektu oraz umożliwić tworzenie ich uwierzytelnionych kopii i odpisów; pełnego dostępu w szczególności do obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest Projekt lub zgromadzona jest dokumentacja dotycząca realizowanego Projektu; zapewnienia obecności osób, które udzielą wyjaśnień na temat wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją Projektu. Niespełnienie przez Beneficjenta w trakcie kontroli realizacji Projektu powyższych zapisów jest traktowane jak odmowa poddania się kontroli. IZ RPO WSL lub inne podmioty uprawnione do przeprowadzenia kontroli na podstawie odrębnych przepisów mogą wznowić przeprowadzenie kontroli po zakończeniu finansowym realizacji Projektu oraz przez okres trwałości Projektu, mające na celu ponowne sprawdzenie prawidłowości realizacji Projektu, w tym kwalifikowalności i prawidłowości poniesienia wydatków oraz osiągnięcie i utrzymanie przez Beneficjenta celów projektu, w tym wskaźników produktu i rezultatu. Beneficjent zobowiązuje się do przekazania niezwłocznie do IZ RPO WSL potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii wyników kontroli przeprowadzonych przez inne niż IZ RPO WSL podmioty uprawnione do jej przeprowadzenia na podstawie odrębnych przepisów.
KONTROLA NA ZAKOŃCZENIE Dobór próby do kontroli na miejscu Obowiązkowa kontrola na miejscu realizacji dla projektów o wartości powyżej 20 mln złotych Podstawowym celem kontroli projektu jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że projekt został zrealizowany prawidłowo, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, procedurami i wytycznymi IZ RPO WSL oraz przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, jak również weryfikacja, czy dane wskazane we wnioskach o płatność są prawdziwe. Kontrola na miejscu realizacji projektu oznacza przeprowadzenie kontroli na dokumentach w siedzibie beneficjenta lub jednostce realizującej projekt oraz kontroli polegającej na oględzinach efektów rzeczowej realizacji projektu.
Kontrola na zakończenie realizacji na dokumentach w siedzibie IZ RPO Kontrolę na zakończenie realizacji projektu - na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL przeprowadza się w przypadku gdy nie przeprowadzono kontroli na zakończenie realizacji na miejscu realizacji projektu (w wyniku przeprowadzenia doboru próby do kontroli, po zweryfikowaniu wniosku o płatność końcową). Kontrola na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL polega na sprawdzeniu, na poziomie instytucji przeprowadzającej kontrolę, kompletności i zgodności z przepisami oraz właściwymi procedurami dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków.
Zawiadomienie o kontroli Informacja o zakresie i terminie kontroli przekazywana jest beneficjentowi co najmniej 5 dni kalendarzowych przed zaplanowaną kontrolą. Zawiadomienie o kontroli jest przekazywane do beneficjenta pisemnie, drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru oraz, jeśli to możliwe, za pomocą faksu bądź drogą elektroniczną (e-mail). W przypadku kontroli doraźnej nie jest obligatoryjne poinformowanie jednostki kontrolowanej o zamiarze przeprowadzenia kontroli.
Przeprowadzenie czynności kontrolnych Członkowie zespołu kontrolującego ustalają oraz dokumentują stan faktyczny, mają prawo do żądania sporządzania oraz poświadczenia kopii i odpisów dokumentów za zgodność z oryginałem, sporządzania protokołów ustaleń, odbierania oświadczeń itp. związanych z realizacją projektu dofinansowanego ze środków RPO WSL. Kontrolę przeprowadza się z zachowaniem zasady dwóch par oczu. W trakcie kontroli ocenie podlegają wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu. Kontrola ma za zadanie sprawdzenie faktyczności poniesienia wydatków, postępów i efektów realizacji projektu w miejscu jego realizacji. Beneficjent, na podstawie umowy o dofinansowanie jest zobowiązany do udostępnienia zespołowi kontrolującemu wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektu. Osoby wchodzące w skład zespołu kontrolującego upoważnione są m.in. do: swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową, wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej w zakresie dotyczącym tematu kontroli, przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym tematu kontroli, żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień, zabezpieczania materiałów dowodowych, sprawdzania przebiegu określonych czynności w zakresie dotyczącym kontroli.
Przebieg kontroli W przypadku kontroli przeprowadzanej na zakończenie realizacji projektu na miejscu realizacji, zespół kontrolujący dokonuje sprawdzenia całości dokumentacji zgromadzonej w trakcie realizacji projektu. Skontrolowane dokumenty finansowe (faktury lub dokumenty równoważne) zostają opatrzone pieczęcią o treści np. Skontrolowano przez Instytucję Zarządzającą RPO WSL wraz z datą i podpisem kontrolującego. W przypadku gdy do kontroli przedstawiona zostanie duża liczba dokumentów księgowych (więcej niż 100 dokumentów) ma możliwość wyboru dokumentów do kontroli projektu metodą losowego wyboru. Weryfikacji podlegają wszystkie zamówienia udzielone w ramach projektu, niezależnie od doboru dokumentów księgowych.
Zakres oraz przedmiot kontroli Opis skontrolowanych procesów: Zgodność podmiotowa i przedmiotowa postępowań w zakresie zamówień publicznych (ogłoszenia, tryb, SIWZ) z wnioskiem o dofinansowanie, wnioskiem o płatność, umową/decyzją o dofinansowanie projektu oraz przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, Zgodność realizacji rzeczowej projektu z wnioskiem o dofinansowanie, wnioskiem o płatność i umową/decyzją o dofinansowanie projektu (umowy z wykonawcami/ dostawcami, osiągnięcie celu projektu, wskaźniki), oględziny efektu rzeczowego powstałego w wyniku realizacji projektu, Realizacja finansowa projektu - prawidłowość wykorzystania środków finansowych RPO WSL 2007 2013, Zgodność realizacji projektu z politykami wspólnotowymi, Realizacja przez beneficjenta obowiązków informacyjnych i promocyjnych.
Dokumenty podlegające kontroli - dokumenty finansowe Potwierdzenia przelewów i wyciągi bankowe z wszystkich rachunków bankowych jednostki, z których regulowano płatności na realizację projektu, dokumentujące wpływy i wydatki, Zakładowy plan kont wraz z ewentualnymi zmianami; Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów; Procedury kontroli finansowej projektu wraz z wewnętrznymi zarządzeniami wprowadzającymi w życie ww. dokumenty, Ewidencja księgowa projektu: wyodrębniona (obowiązująca od daty podpisania umowy o dofinansowanie projektu), ewidencja księgowa Jednostki obejmująca wydatki na realizację projektu (wydruki), wydruki obrotów i sald kont, na których dokonywano zapisów dotyczących projektu, Dokumenty finansowo-księgowe (faktury VAT, rachunki, listy płac i inne równoważne dokumenty finansowo-księgowe) potwierdzające poniesione, określone w umowie, wydatki na realizację projektu. Należy przedstawić wszystkie dokumenty wykazane w tabeli C1 wniosków o płatność, uporządkowane w kolejności zgodnej z tabelą C1. Dokumenty poświadczające przyjęcie składników majątkowych na stan (księgi inwentarzowe, dowody OT/PT, ewidencja księgowa zespołu "0", spis z natury). Kontroli podlegać będzie także oznakowanie numerami inwentarzowymi poszczególnych składników majątkowych przyjętych na stan.
Dokumenty podlegające kontroli - dokumenty dotyczące wskaźników Dokumenty podane przez beneficjenta w kolumnie p.n. Źródło pozyskania informacji we wniosku o dofinansowanie, które potwierdzają uzyskane wartości wskaźników produktu i rezultatu, oraz dokumenty przedstawiające sposób, w jaki prowadzono monitoring wskaźników (jak pozyskiwano dane monitoringowe w trakcie realizacji projektu). Dla kontroli na zakończenie realizacji projektu - dokumenty potwierdzające utworzenie założonej we wniosku o dofinansowanie liczby miejsc pracy lub oświadczenie wskazujące w jakim okresie zostanie ta liczba osiągnięta.
Dokumenty podlegające kontroli - dokumenty związane z realizacją projektu Lista wymaganych decyzji, pozwoleń, itp. Oryginał wniosku o dofinansowanie wraz z kompletem załączników (oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem). Oryginał umowy o dofinansowanie wraz z oryginałami wszystkich zawartych do niej aneksów. Oryginały korespondencji dotyczącej projektu, w szczególności informacje dotyczące zmian niewymagających aneksu do umowy oraz informacje o poświadczeniu wniosków o płatność, dokonaniu płatności, zatwierdzeniu sprawozdań itp. Oryginały wniosków o płatność wraz z załącznikami (także wniosków o płatność pełniących tylko funkcję sprawozdawczą). Oryginały umów (i ewentualnych aneksów do tych umów) zawartych w związku z realizowanym projektem, także aktów notarialnych związanych z realizowanym projektem, np. w przypadku zakupu nieruchomości. Umowy o pracę i zakresy obowiązków pracowników finansowanych w ramach projektu (w przypadku kwalifikowalnych kosztów wynagrodzeń), karty czasu pracy jeżeli osoby były zatrudniane w niepełnym wymiarze etatu. Pełna dokumentacja postępowań dla wszystkich trybów o udzielenie zamówień publicznych. Oświadczenie o kompletności dokumentów do kontroli dotyczących zamówień publicznych. Oryginały dokumentów, których koszt sporządzenia ujęty był w budżecie projektu: analizy, certyfikaty, dedykowana dokumentacja, opinie, pozwolenia, kosztorysy, raporty doradcze itp.(także umowy na wykonanie tych dokumentów i protokoły odbioru). Dokumenty dotyczące zorganizowanych w ramach projektu targów, misji gospodarczych, szkoleń, konferencji, wystaw, innych działań o charakterze promocyjnym ( zaproszenia, potwierdzenia uczestnictwa, listy uczestników, materiały szkoleniowe i konferencyjne, programy targów, szkoleń, certyfikaty i zaświadczenia, przewodniki targowe, zdjęcia, nagrania, oryginały materiałów promocyjnych np. ulotka, plakat, notes, długopis, kalendarz).
Dokumenty podlegające kontroli - dokumenty związane z inwestycją Koszty projektu - kosztorysy inwestorskie i inne dokumenty stanowiące podstawę oszacowania wartości inwestycji (zamówienia). Dokumentacja projektowa (Specyfikacja Techniczna Wykonania i Odbioru Robót budowlanych - STWiOR). Kosztorysy ofertowe. Dziennik budowy. Kosztorysy powykonawcze. Dokumenty potwierdzające odbiór robót, usług, urządzeń. Dokumentacja projektowa powykonawcza, w tym inwentaryzacja geodezyjna powykonawcza. Niezbędne pozwolenia, zgłoszenia i inne decyzje administracyjne (jeśli są wymagane prawem krajowym i wspólnotwymi np. pozwolenie na użytkowanie, pozwolenie wodno-prawne)
Inne dokumenty podlegające kontroli Dokumenty potwierdzające dochowanie zasad polityk wspólnoty oraz wypełniania obowiązków w zakresie informacji i promocji projektu (np. artykuły prasowe - oryginały gazet i czasopism, w których były zamieszczane informacje dot. projektu, również nagrania radiowe i telewizyjne jeżeli tą drogą informowano o projekcie, wydruki ze stron internetowych). Do wglądu podstawowe dokumenty jednostki kontrowanej (np. statut, wypis KRS, powołanie Kierownika jednostki kontrolowanej, zarządzenia np. w sprawie archiwizacji, instrukcje kancelaryjne, wewnętrzne regulaminy np. wynagradzania, jeśli dotyczy). Oryginały informacji z kontroli projektu przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty (informacje pokontrolne, protokoły, wyniki kontroli, wystąpienia pokontrolne, zalecenia pokontrolne, potwierdzenie wykonania zaleceń itp.). Inne
Przebieg kontroli Czy beneficjent zastosował się do zaleceń, rekomendacji z przeprowadzonych wcześniej kontroli i audytów? Czy dla projektu przeprowadzono audyt zewnętrzny? (dotyczy projektów dla których istnieje obowiązek przeprowadzenia audytu, zgodnie z zapisami umowy) Czy zakres zrealizowanych/realizowanych zadań jest zgodny z zatwierdzoną UDA i jej załącznikami?
Przebieg kontroli Czy osiągnięto zakładane wskaźniki produktu (także cross-financing)? Czy osiągnięto zakładane wskaźniki rezultatu? Czy cel projektu został osiągnięty? Czy utworzono założoną we wniosku o dofinansowanie liczbę miejsc pracy?
Przebieg kontroli Czy roboty budowlane/usługi/dostawy zostały odebrane (np. protokół odbioru) przed datą rzeczowego zakończenia realizacji inwestycji? Czy uzyskano wymagane decyzje, pozwolenia, itp.? Czy zostały spełnione wymagania dotyczące oddziaływania projektu na środowisko określone w decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach oraz w pozwoleniu na budowę? Czy zakres decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach (DoŚU) jest spójny z pozwoleniem na budowę (PnB) tj. DoŚU>=PnB w przypadku przedsięwzięcia realizowanego w trybie "zaprojektuj i wybuduj"?
Przebieg kontroli Czy dokumentacja związana z realizacją projektu jest dostępna i przechowywana w miejscu wskazanym we wnioskach o płatność?
Przebieg kontroli Czy zakupiony sprzęt/wyposażenie jest odpowiednio oznaczony (zgodnie z Wytycznymi IZ RPO WSL)? Czy zostały zachowane przykładowe egzemplarze materiałów promocyjnych (biuletyn informacyjny, broszury, foldery, dokumenty programowe, gadżety promocyjne)? Czy dokumenty, ogłoszenia, materiały informacyjne, strona www (zawierająca informacje o projekcie) zostały prawidłowo oznaczone (zgodnie z Wytycznymi IZ RPO WSL w zakresie informacji i promocji)? Czy umieszczono tablice informacyjne/pamiątkowe w miejscu realizacji projektu (zgodnie z Wytycznymi IZ RPO WSL w zakresie informacji i promocji)?
Przebieg kontroli Czy prowadzona jest odrębna ewidencja księgowa dotycząca realizacji projektu (od daty podpisania umowy/decyzji o dofinansowanie)? Czy zestawienie wydatków w projekcie (tabele C.1. wniosku o płatność) jest zgodne z danymi uzyskanymi z systemu księgowania (prowadzoną ewidencją księgową)? Czy oryginały faktur i innych dokumentów księgowych zgadzają się z dołączonymi do wniosku o płatność kopiami, potwierdzonymi za zgodność z oryginałami? Czy daty zapłaty za faktury (wyciąg bankowy, inne dokumenty) zawierają się w okresie realizacji projektu określonym w UDA? Czy dokumenty księgowe zawierają adnotację o ich finansowaniu w ramach innych niż RPO WSL 2007-2013 programów operacyjnych lub innych krajowych środków publicznych?
Przebieg kontroli Czy zakupiony sprzęt/wyposażenie został wpisany do ewidencji środków trwałych Beneficjenta? Czy zostały nadane numery inwentarzowe (na sprzęcie, wyposażeniu)? Czy sprzęt ruchomy jest użytkowany zgodnie z celem określonym we wniosku o dofinansowanie?
Przebieg kontroli Czy poniesione wydatki kwalifikują się do refundacji, zgodnie z katalogiem wydatków wskazanych w Zał. nr 2 do Szczegółowego Opisu Priorytetów RPO WSL? w szczególności: Czy wydatki na zakup gruntów nie przekraczają 10% kk? w szczególności: Czy wydatki w ramach cross-financingu nie przekraczają 10% kk? w szczególności: Czy koszty na promocję nie przekraczają limitów dla danego działania? Czy wydatki zostały zrealizowane zgodnie z UDA? Czy projekt generuje przychody, które nie były uwzględnione we wniosku? (czy pomniejszono o nie kwotę kosztów kwalifikowanych?) Czy zachodzi podejrzenie wystąpienia pomocy publicznej dla projektów, które nie zostały objęte pomocą publiczną na etapie wyboru do dofinansowania? Czy przedmiot projektu jest wykorzystywany do świadczenia usług medycznych w ramach publicznego systemu opieki zdrowotnej (kontrakt z NFZ), zgodnie z założeniami wskazanymi we wniosku o dofinansowanie (jeśli dotyczy)?
Ustalenia pokontrolne Dodatkowe wyjaśnienia, zapytania, dokumenty, opinie, ekspertyzy etc. Sporządzanie informacji pokontrolnej Zastrzeżenia do informacji pokontrolnej Odmowa podpisania informacji pokontrolnej Zalecenia pokontrolne Wypłata / zwrot środków Decyzja administracyjna
Inne kontrole Kontrole trwałości Kontrole doraźne Kontrole zamówień Kontrole innych organów
Najczęstsze uchybienia stwierdzane w wyniku kontroli projektów Wskaźniki produktu, rezultatu, zatrudnienia Decyzje, pozwolenia, zgłoszenia Opisy na fakturach Brak oznakowania na sprzęcie naklejki promocyjne, numery inwentarzowe Gadżety promocyjne niezwiązane z projektem Wybór konkretnych narzędzi promocji określonego projektu należy do Beneficjenta, chyba że zawarta umowa o dofinansowanie (wraz z wnioskiem o dofinansowanie) precyzuje obowiązkowe formy promocji; zastosowanie właściwej formy promocji winno uwzględniać wartość, rodzaj i charakter przedsięwzięcia Brak rozeznania cenowego w zamówieniach udzielonych na podstawie art. 4 pkt 8 Pzp Brak informacji o projekcie na stronie internetowej Przychody KIP/ VAT Targi noclegi, wyżywienie, przeloty Wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie są niekwalifikowalne Kwalifikowalność wydatków poddawana jest wnikliwej analizie zarówno na etapie oceny wniosku o dofinansowanie, jak też w trakcie realizacji projektu na podstawie przedkładanych przez beneficjenta dokumentów. Zamówienia publiczne
Archiwizacja Brak oryginałów dokumentów księgowych oraz dokumentacji przetargowej -Zgodnie z pkt 5.6. Wytycznych w sprawie kwalifikowalności wydatków w RPO WSL na lata 2007 2013 wydatek powinien być należycie udokumentowany. Dowodem poniesienia wydatku jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. -Zgodnie z Wytycznymi w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym kontrola projektów na miejscu jest formą weryfikacji wydatków potwierdzającą, że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów w związku z realizowanymi projektami są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. Kontrola na zakończenie realizacji projektu polega na sprawdzeniu kompletności i zgodności z przepisami dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków.
Archiwizacja Obowiązek archiwizacji 17 umowy o dofinansowanie 1.Beneficjent zobowiązuje się do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z realizacją Projektu w swojej siedzibie, z zastrzeżeniem ust. 3, przez okres co najmniej trzech lat od daty zamknięcia programu. Beneficjent projektu objętego pomocą publiczną zobowiązany jest do przechowywania dokumentów związanych z realizacją Projektu przez 10 lat od daty podpisania niniejszej umowy, jednak nie krócej niż do upływu trzech lat od daty zamknięcia programu. 2.IZ RPO WSL poinformuje Beneficjenta o dacie zamknięcia programu. 3.W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów, jak również w przypadku zawieszenia lub zaprzestania bądź likwidacji przez Beneficjenta działalności przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1, Beneficjent zobowiązuje się do niezwłocznego pisemnego poinformowania IZ RPO WSL o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizacją Projektu.
Udzielanie zamówień o wartości poniżej 30 000 euro Zamówienia publiczne, czy tylko zamówienia? art. 2 pkt 12 i 13 ustawy Pzp : def. zamawiającego - osoba fizyczna, prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej obowiązana do stosowania ustawy; def. zamówienia publicznego - umowa odpłatna zawierana między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane) art. 32 35 ustawy Pzp - szacowanie wartości zamówienia, czyli jak stosować ustawę, nie będąc do tego obowiązanym Kwota bagatelna ustalona w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp (ustawy nie stosuje się): Od 16 kwietnia 2014 r. 30 000 euro (przy obowiązującym kursie przeliczania EUR na PLN to całkiem niebagatelna kwota 126 747,00 zł ); Było 14 000 euro: próg obowiązywał od 11 kwietnia 2007 roku do 15 kwietnia 2014 r. Wcześniejszy próg: 6 000 euro; W poprzedniczce ustawy Pzp, w ustawie o zamówieniach publicznych, nie było progu bagatelności aż do 26 października 2001 r., kiedy to wprowadzono próg 3 000 euro.
Udzielanie zamówień o wartości poniżej 30 000 EURO Zobowiązania wynikające z umowy o dofinansowanie projektu (dot. wszystkich Beneficjentów) 13 pkt 9 umowy (brzmienie z 24 wersji Podręcznika Procedur z 1 kwietnia 2014 r.): Dla zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro, Beneficjent ( ) jest zobowiązany w szczególności do: wyboru wykonawcy w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę; przestrzegania przy wyborze wykonawcy( ) prawa wspólnotowego i krajowego m.in. w zakresie zapewnienia zasad przejrzystości, jawności i ochrony uczciwej konkurencji oraz równości szans wykonawców na rynku ofert, w tym upublicznienia informacji o zamówieniu przed jego udzieleniem zgodnie z Komunikatem wyjaśniającym Komisji dotyczącym prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (DZ.U.UE C 179 z 1 sierpnia 2006 r., str. 2-7); dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów; przedstawienia IZ RPO WSL dokumentów stwierdzających prawidłowe zastosowanie w/w zasad.
Udzielanie zamówień o wartości poniżej 30 000 EURO Komunikat wyjaśniający Komisji dotyczącym prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (DZ.U.UE C 179 z 1 sierpnia 2006 r.): Dotyczy podmiotów zamawiających w rozumieniu dyrektyw 2004/18/WE i 2004/17/WE; Dotyczy zamówień, które mają znaczenie dla rynku wewnętrznego wspólnoty, tj. w konkretnym przypadku podmioty gospodarcze z siedzibą w innych państwach członkowskich mogłyby być zainteresowane udzielanym zamówieniem; Obowiązek stosowania tzw. zasad traktatowych: swobodnego przepływu towarów, prawa przedsiębiorczości, swobody świadczenia usług, niedyskryminacji i równego traktowania, przejrzystości, proporcjonalności i wzajemnego uznawania; Obowiązek upublicznienia informacji o zamówieniu przed jego udzieleniem (sugestia: na stronie internetowej zamawiającego, minimum potrzebnych informacji aby podjąć decyzję o udziale w postępowaniu); Umożliwienie ochrony sądowej, np. na podstawie przepisów KC.
Udzielanie zamówień przez podmioty niezobowiązane do stosowania ustawy Pzp Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO WSL w sprawie udzielania zamówień dla projektów współfinansowanych ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 (zał. 12 do URPO;, wersja z 15 lipca 2014 r.): Dotyczą beneficjentów niespełniających przesłanek określonych w art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp; Beneficjenci ci udzielając zamówień w ramach dofinansowanych projektów winni stosować tzw. zasady traktatowe (odniesienie do Komunikatu wyjaśniającego Komisji co oznacza również konieczność upublicznienia informacji o zamówieniu); A także winni dokonywać wydatkowania w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań (odniesienie do art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych); Ograniczenie zakresu podwykonawstwa możliwe tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach; Zakaz dzielenia zamówienia na części celem uniknięcia stosowania zapisów Wytycznych;
Udzielanie zamówień przez podmioty niezobowiązane do stosowania ustawy Pzp Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO WSL w sprawie udzielania zamówień dla projektów współfinansowanych ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 (zał. 12 do URPO, wersja z 15 lipca 2014 r.): Przepisy szczególne dotyczące zamówień powyżej 14 000 EURO: - wymagana forma pisemna postępowania (zarówno dokumenty zamawiającego, jak i wykonawcy; - konieczność oszacowania (wyceny) zamówienia przed uruchomieniem właściwej procedury udzielania zamówienia dla robót budowlanych na podstawie kosztorysu inwestorskiego; - wybór wykonawcy następuje w sposób udokumentowany na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów ocenie podlegają wszystkie złożone oferty; - w przypadku naruszenia w/w zasad możliwe uznanie wydatku za niekwalifikowalny lub zastosowanie korekt finansowych na podstawie Wytycznych [Komisji Europejskiej] dotyczących określania korekt finansowych dla wydatków współfinansowanych z funduszy strukturalnych oraz funduszu spójności w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych (COCOF 07/0037/03-PL)*; - udokumentowanie czynności na wzorze stanowiącym załącznik do Wytycznych.
Korekty finansowe Uprawnienie IZ RPO WSL wobec wszystkich Beneficjentów wynikające z umowy o dofinansowanie projektu 13 pkt 7 umowy (brzmienie z 24 wersji Podręcznika Procedur z 1 kwietnia 2014 r.): W przypadku naruszenia przez Beneficjenta zasad wydatkowania środków publicznych w dziedzinie zamówień, w szczególności zasad prawa wspólnotowego ( ) oraz zasad prawa krajowego ( ) a także w przypadku naruszenia Wytycznych ( ) IZ RPO WSL może stosować korekty finansowe. W celu ustalenia wysokości korekty IZ RPO WSL może posłużyć się tzw. Taryfikatorem lub Decyzją Komisji Europejskiej z dnia 19.12.2013 r. w sprawie określenia i zatwierdzenia wytycznych dotyczących określania korekt finansowych dokonywanych przez Komisję w odniesieniu do wydatków finansowanych przez Unię w ramach zarządzania dzielonego, w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych (C(2013) 9527)*. Różnica między Decyzją Komisji a Wytycznymi Komisji i Komunikatem Wyjaśniającym
Korekty finansowe Wyjaśnienie formuł stosowanych w Informacji pokontrolnej: W związku z w/w uchybieniem środki wydatkowane w ramach wskazanego zamówienia zostały wykorzystane z naruszeniem procedur wskazanych w art. 184 ustawy z dnia z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U.2013.885 j.t. ze zmianami) i w świetle art. 207 ust. 1 tejże ustawy mogą one podlegać zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych. Niemniej jednak, zważywszy na par. 13 ust. 7 umowy o dofinansowanie projektu, zastosowana zostaje korekta finansowa w wysokości... % zgodnie z tabelą... pkt.... Taryfikatora... Miarkowanie korekt Uchybienie najbliższe rodzajowe Potwierdzenie nieprawidłowości
Korekty finansowe Która wersja Taryfikatora ma zastosowanie w konkretnym przypadku? - Umowa o dofinansowanie nie precyzuje w jakim brzmieniu Taryfikator będzie miał zastosowanie; - Pierwotną wersję Taryfikatora wprowadziło Ministerstwo Rozwoju Regionalnego pismem z dnia 14 marca 2008 r. - Dokument został zaktualizowany pismem z dnia 7 kwietnia 2010 r., i drugi raz 28 kwietnia 2011 r. IZ RPO WSL upubliczniała za każdym razem treść Taryfikatora na stronie internetowej programu (z opóźnieniem); - Kolejną wersję Taryfikatora IZ RPO WSL przyjęło uchwałą Zarządu Województwa w dniu 17 stycznia 2013 r. do stosowania przy kontrolach przeprowadzonych po tej dacie; - Aktualna wersję Taryfikatora (piątą z kolei) stosujemy wobec wszystkich nieprawidłowości, które zostały wykryte po 31 maja 2014 r. (co jest zgodne z treścią części "instrukcyjnej" Taryfikatora) Taryfikator ten został upubliczniony na stronie internetowej programu w dniu 10 czerwca 2014 r.; - W sytuacji konsekwentnego zaostrzania wymiaru korekt otwarta postaje kwestia Taryfikatora względniejszego sprawcy tj. Beneficjentowi który naruszył ustawę Pzp.
DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO WYDZIAŁ EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO REFERAT KONTROLI PROJEKTÓW UL. DĄBROWSKIEGO 23 40-037 KATOWICE WWW.RPO.SLASKIE.PL