Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 115/09 Starosty Lubelskiego z dnia 17 lutego 2009 INSTRUKCJA obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Lublinie na potrzeby realizacji Projektu Edukacja kluczem Twojego sukcesu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 1 Zakres instrukcji 1. Instrukcja reguluje zasady obiegu dowodów finansowo księgowych, określa niezbędne czynności kontrolne, do których zobowiązane są poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy Starostwa Powiatowego w Lublinie oraz sposób przechowywania, udostępniania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją Projektu: Edukacja kluczem Twojego sukcesu w ramach Programu Operacyjnego. 2. W szczególności instrukcja ustala: 1) rodzaje dowodów księgowych, 2) zasady kontroli dowodów księgowych, 3) komórki i stanowiska pracy uprawnione do kontroli bieŝącej merytoryczno finansowej oraz obieg dowodów księgowych, 4) zasady przechowywania i archiwizowania dokumentów. 2 Dowód księgowy 1. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem w związku z realizacją Projektu Edukacja kluczem Twojego sukcesu. Prawidłowy dokument księgowy powinien zawierać: 1) określenie rodzaju dowodu, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeŝeli to moŝliwe, określoną takŝe w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą takŝe datę sporządzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6) potwierdzenie przez Starostę, Wicestarostę, Członka Zarządu, Sekretarza, Naczelnika Wydziału Edukacji, Ochrony Zdrowia i Kultury lub jego Zastępcę dowodu pod względem merytorycznym poprzez złoŝenie podpisu, 7) potwierdzenie przez Pracownika finansowego Projektu dowodu pod względem formalno rachunkowym poprzez złoŝenie podpisu, 8) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych 1
(dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, 9) numer identyfikacyjny dowodu umieszczony w górnym prawym rogu w kolorze czerwonym, zezwalający na powiązanie dowodu z dokonanymi na jego podstawie zapisami księgowymi. 2. Dowody księgowe powinny być kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach zewnętrznych obcych i własnych moŝna korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyraŝeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złoŝenie podpisu osoby jej dokonującej. 3 Podział dowodów księgowych 1. Dowody księgowe dzielimy na: 1) dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, 2) dowody zewnętrzne własne przekazywane kontrahentom, 3) dowody wewnętrzne. 2. Za dowody księgowe, zgodnie z art. 21 ust. 1 ww. ustawy o rachunkowości, uznaje się równieŝ sporządzone przez jednostki dowody księgowe: 1) zbiorcze słuŝące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, 2) korygujące słuŝące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych, sprostowań zapisów lub sprostowań, 3) zastępcze wystawiane do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego lub dla udokumentowania operacji księgowej w przypadku przechowywania dowodów źródłowych w odrębnych zbiorach, 4) ujmujące dokonane juŝ zapisy wg nowych kryteriów klasyfikacyjnych. 4 Dowody zewnętrzne obce Do dowodów zewnętrznych obcych zalicza się: 1) faktury i rachunki na dostawę materiałów i towarów oraz za świadczone roboty i usługi, 2) dowody zakupu usługi parkingowej, 3) przelewy i wyciągi bankowe, 4) rachunki do umów zleceń i umów o dzieło za wykonanie czynności określonych w umowach, 5) protokóły zdawczo odbiorcze, 6) inne dowody przewidziane przepisami szczególnymi. 2
Dowody zewnętrzne własne Do dowodów zewnętrznych własnych zalicza się: 1) umowy o dotacje i inne. 5 6 Dowody wewnętrzne Do dowodów wewnętrznych zalicza się: 1) polecenia księgowania, 2) protokóły zdawczo-odbiorcze, 3) noty księgowe własne, 4) zbiorcze zestawienie przelewów wynagrodzeń, 5) polecenia przelewu, 6) polecenie wyjazdu słuŝbowego, 7) zbiorcze zestawienia dokonanych wpłat, 8) listy płac i inne. 7 Zasady kontroli dowodów księgowych 1. KaŜdy dowód stanowiący podstawę wypłaty powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzony do realizacji. 2. Ustala się, Ŝe sprawdzenie dowodów pod względem merytorycznym naleŝy do Starosty, Wicestarosty, Członka Zarządu, Sekretarza, Naczelnika Wydziału Edukacji, Ochrony Zdrowia i Kultury lub jego Zastępcy. 3. Sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym polega na zbadaniu: 1) ilości i jakości dostarczonych materiałów lub wykonanych robót i usług z ich wyszczególnieniem na rachunku, 2) celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczej oraz zgodności z procedurami wynikającymi z ustawy o zamówieniach publicznych, 3) zgodności ilości i jakości dostarczonych materiałów i usług z zamówieniem lub umową, 4) zabezpieczeniu środków finansowych w planie wydatków budŝetowych, 5) kwalifikowalności wydatków. 4. Sprawdzenie dowodów pod względem formalnym i rachunkowym następuje po sprawdzeniu pod względem merytorycznym i naleŝy do zakresu czynności Pracownika finansowego Projektu. 5. Sprawdzenie dowodu pod względem formalnym i rachunkowym polega na zbadaniu, Ŝe: 1) ustalono prawidłowość techniczną jego sporządzenia (nazwy, adresy stron, daty wystawienia dowodu, przedmiot operacji gospodarczej, jej wartościowo ilościowe określenie, podpisy osób odpowiedzialnych za jej dokonanie i udokumentowanie), 2) sprawdzono, iŝ nie zawiera błędów arytmetycznych, 3) do dowodu zostały załączone zamówienia, umowy, zlecenia. 6. Skarbnik lub Zastępca Głównego Księgowego dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji. Dowodem dokonania powyŝszej kontroli jest podpis złoŝony na dokumentach dotyczących operacji. ZłoŜenie podpisu oznacza, Ŝe: 1) nie zgłasza zastrzeŝeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem, 2) nie zgłasza zastrzeŝeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji, 3
3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków oraz są zabezpieczone środki finansowe na ich pokrycie. 7. Starosta lub Wicestarosta zatwierdzają dokumenty do realizacji. 8 Dekretacja dowodów księgowych 1. Dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po dokonaniu dekretacji. 2. Dekretacji dowodów księgowych dokonuje Pracownik finansowy Projektu. 3. Dekretacja to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów księgowych do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem ich dokonania. 4. Dekretacja obejmuje następujące etapy: 1) segregacja dokumentów (wyłączenie z ogółu dokumentów napływających do księgowości tych dokumentów, które podlegają zaksięgowaniu; podział dowodów księgowych na jednorodne grupy; kontrola kompletności dowodów na oznaczony okres), 2) sprawdzenie prawidłowości dokumentów (ustalenie, czy dokumenty są podpisane na dowód skontrolowania przez osobę odpowiedzialną za dany odcinek działalności jednostki), 3) właściwa dekretacja (nadanie dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną zaewidencjonowane, umieszczenie na dokumentach adnotacji, na jakich kontach dokument ma być zaksięgowany, do jakich podziałek klasyfikacji budŝetowej dany dokument naleŝy zaliczyć, określenie daty ujęcia w księgach rachunkowych, złoŝenie podpisu przez pracownika). 9 Komórki i stanowiska pracy uprawnione do kontroli bieŝącej merytoryczno finansowej oraz obieg dowodów księgowych I. Obieg dowodów zewnętrznych obcych 1. Faktury i rachunki na dostawę materiałów i towarów oraz za świadczone roboty i usługi oraz rachunki do umów zleceń i umów o dzieło Etap obiegu dokumentu Wydział lub stanowisko Czynności I Kancelaria - ewidencja w dzienniku podawczym II III Starosta, Członek Zarządu lub Sekretarz Skarbnik lub Z-ca Głównego Księgowego - dekretacja otrzymanych dokumentów - przekazanie dokumentu do Kierownika Projektu 4
IV Kierownik Projektu - przekazanie dokumentu do Specjalisty ds. rozliczeniowo- finansowych, który dokonuje opisu dowodu księgowego. Opis powinien zawierać: 1. Wydatek finansowany z projektu Edukacja kluczem Twojego sukcesu, który jest realizowany na podstawie umowy o dofinansowanie projektu nr 86/POKL.09.01.02-06-346/08-00 z dnia 02.02.2009 r., zawartej pomiędzy Powiatem Lubelskim a Samorządem Województwa Lubelskiego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Opis merytoryczny wydatku - kwota na dokumencie dotyczy:... Nr dokumentu.... Data wystawienia.. Kwota netto Kwota brutto... Kwota cross-financingu. Kwota kwalifikowana wynosi: 100%... Sposób kalkulacji (jeśli dotyczy). - zatwierdzenie przez złoŝenie podpisu 2. Projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego - przekazanie dokumentu do Specjalisty od zamówień publicznych, który dokonuje opisu dowodu księgowego. Opis powinien zawierać: 1. Wydatek zgodny z ustawą z 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007r. Nr 223, poz.1655 z późn.zm.) - zatwierdzenie przez złoŝenie podpisu V VI Starosta, Wicestarosta, Członek Zarządu, Naczelnik Wydziału Edukacji, Ochrony Zdrowia i Kultury lub jego Zastępca Pracownik finansowy Projektu - sprawdzenie dokumentu pod względem merytorycznym - czas sprawdzenia nie moŝe przekroczyć 2 dni roboczych - sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym - określenie daty i formy zapłaty VII Skarbnik lub Z-ca Głównego Księgowego - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty VIII Starosta lub Wicestarosta - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty 5
IX Pracownik finansowy Projektu - realizacja zobowiązania, - dekretacja księgowa, - ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu. 10 II. Obieg dowodów wewnętrznych 1. Polecenie księgowania sporządza się w przypadku konieczności korekty błędnych zapisów w księgach rachunkowych, celem dokonania przeksięgowań kończących rok obrotowy jak równieŝ, na podstawie list wypłat naliczenie w koszty wynagrodzeń. Etap obiegu dokumentu I Wydział lub stanowisko Pracownik finansowy Projektu Czynności - sporządzenie dowodu księgowego, - dekretacja księgowa, - ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu. 3. Polecenie wyjazdu słuŝbowego Etap obiegu dokumentu I II III Wydział lub stanowisko Sekretariat Naczelnik Wydziału Edukacji, Ochrony Zdrowia i Kultury lub jego Zastępca Pracownik finansowy Projektu Czynności - sporządzenie dokumentu, - rejestracja dokumentu - podpisuje polecenie wyjazdu słuŝbowego pracownikom projektu, - stwierdza odbycie wyjazdu słuŝbowego, - dokonuje zatwierdzenia pod względem merytorycznym PrzedłoŜenie kosztów podróŝy powinno nastąpić w ciągu 2 tygodni od dnia zakończenia podróŝy. - sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym IV Skarbnik lub Z-ca Głównego Księgowego - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty V Starosta lub Wicestarosta - zatwierdzenie dokumentu do wypłaty VI Pracownik finansowy Projektu - realizacja zobowiązania, - dekretacja księgowa, - ewidencja analityczna i syntetyczna dowodu. 6
4. Polecenie przelewu Polecenie przelewu sporządza się m.in. dla operacji: a) zwrot kwot, którymi mylnie uznano rachunki bankowe powiatu, b) zapłaty podatków wynikających z deklaracji podatkowych, c) zapłaty składek na ubezpieczenie zdrowotne, społeczne i Fundusz Pracy, d) opłaty za ubezpieczenie. Polecenia przelewu sporządza Specjalista ds rozliczeniowo-finansowych oraz Pracownik finansowy Projektu. 5. Listy płac Listy płac dla personelu projektu sporządza pracownik finansowy projektu w jednym egzemplarzu na podstawie umów o pracę. Listę płac podpisuje pod względem merytorycznym Naczelnik Wydziału Edukacji, Ochrony Zdrowia i Kultury lub jego Zastępca, Skarbnik/Zastępca Głównego Księgowego, Członek Zarządu, Starosta/Wicestarosta. Na podstawie podpisanej listy płac Pracownik finansowy Projektu sporządza przelewy i dokonuje przelewu wynagrodzeń na rachunki bankowe pracowników. 11 Przechowywanie, udostępnianie i archiwizowanie dokumentacji 1. Dokumentacja związana z realizacją przez Powiat Lubelski projektu: Edukacja kluczem Twojego sukcesu jest przechowywana przez okres ustalony w umowie o dofinansowanie projektu, tj. do dnia 31 grudnia 2020 roku. 2. Oryginały dokumentów przetargowych związanych z postępowaniem o udzielenie zamówień publicznych realizowanych w związku z projektem przechowuje się przez okres realizacji projektu w Biurze Projektu, tj. przy ul. Karłowicza 4 pok.10, w Lublinie, natomiast po zakończeniu realizacji projektu archiwizuje w siedzibie Powiatu przy ul. Spokojnej 9. Udostępnienie dokumentacji moŝe się odbywać na miejscu w pomieszczeniach Biura Projektu. 3. Oryginały dokumentów finansowych projektu są przechowywane i archiwizowane w siedzibie Powiatu. 4. Oryginały dokumentów związanych z projektem inne niŝ wymienione w ust. 2 i 3, a w szczególności: wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami, umowę projektu, umowy z podmiotami zewnętrznymi, wnioski o płatność, sprawozdania i korespondencję dotyczącą projektu, przechowuje się przez okres realizacji w Biurze Projektu, a po zakończeniu realizacji projektu archiwizuje się w siedzibie Powiatu. 5. Wszystkie segregatory/teczki zawierające dokumenty dotyczące projektu oznaczone są zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, dodatkowo oznaczone nazwą projektu oraz zawierają wskazanie źródeł jego finansowania poprzez zamieszczenie logo Europejskiego Funduszu Społecznego i Unii Europejskiej. 6. Zbiory dowodów księgowych oznacza się dodatkowo określeniem nazwy ich rodzaju oraz numerem pozycji księgowej w zbiorze, zgodnie z art.73 ustawy o rachunkowości. 7. Wyszukiwaniem i udostępnianiem dokumentów w okresie realizacji projektu zajmuje się Kierownik Projektu, natomiast po okresie realizacji projektu osoba odpowiedzialna za archiwum Starostwa. 8. Dokumenty księgowe udostępnia się: 1) do wglądu na terenie siedziby Starostwa - za zgodą Starosty, 7
2) poza siedzibą Starostwa na podstawie pisemnej zgody Starosty, po pozostawieniu w jednostce potwierdzonego spisu przyjętych dokumentów. 9. Postępowanie z dokumentacją po okresie wyznaczonym w umowie o dofinansowanie projektu reguluje Zarządzenie Starosty Lubelskiego w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz o organizacji w zakresie działania archiwum zakładowego. 8