Wydatek współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie OR-D-IV.ZP.D.272.37.2018.AP Załącznik Nr 3 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia Projekt umowy Umowa nr zawarta w dniu... w Warszawie, pomiędzy: Województwem Mazowieckim, NIP 113-245-39-40, REGON 015528910, z siedzibą w Warszawie przy ul. Jagiellońskiej 26, 03-719 Warszawa, zwanym w dalszej części umowy Wspólnym Zamawiającym, w imieniu, którego występuje Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie wyznaczony uchwałą nr 174/218/17 (z późn. zm.) Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 7 lutego 2017 roku w sprawie wyznaczenia Wspólnego Zamawiającego do przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz udzielania zamówień publicznych na rzecz wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych jako Wspólny Zamawiający działający na rzecz niżej wymienionych wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych: 1) Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa, 2) Mazowieckiego Biura Planowania Regionalnego w Warszawie, ul. Nowy Zjazd 1, 00-301 Warszawa, 3) Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych, ul. Jagiellońska 74, 03-301 Warszawa, 4) Mazowieckiego Zarządu Dróg Wojewódzkich w Warszawie, ul. Mazowiecka 14, 00-048 Warszawa, 5) Mazowieckiego Zarządu Nieruchomości w Warszawie, Al. Jerozolimskie 28, 00-024 Warszawa, 6) Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej, ul. Nowogrodzka 62A, 02-002 Warszawa, 7) Mazowieckiego Biura Geodezji i Urządzeń Rolnych, ul. Piłsudskiego 38, 07-410 Ostrołęka, 8) Mazowieckiego Zespołu Parków Krajobrazowych z siedzibą w Otwocku, ul. Sułkowskiego 11, 05-400 Otwock, 9) Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. KEN w Warszawie, ul. Gocławska 4, 03-810 Warszawa, 10) Biblioteki Pedagogicznej im. Heleny Radlińskiej w Siedlcach, ul. Asłanowicza 2, 08-110 Siedlce 11) Biblioteka Pedagogiczna w Ostrołęce, ul. Piłsudskiego 38, 07-410 Ostrołęka, 12) Biblioteki Pedagogicznej w Radomiu, ul. Kościuszki 5a, 26-600 Radom, 13) Centrum Kształcenia Ustawicznego im. Jana Kochanowskiego w Wyszkowie, ul. Matejki 9, 07-200 Wyszków, 14) Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego w Ostrołęce, ul. Parkowa 6, 07-410 Ostrołęka, 15) Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego w Warszawie, ul. Grenadierów 30a, 04-062 Warszawa, 16) Mazowieckiego Samorządowego Centrum Doskonalenia Nauczycieli, ul. Świętojerska 9, 00-236 Warszawa, 17) Ośrodka Edukacji Informatycznej i Zastosowań Komputerów w Warszawie, ul. Raszyńska 8/10, 02-026 Warszawa, 18) Krajowego Ośrodka Mieszkalno-Rehabilitacyjnego dla Osób Chorych na Stwardnienie Rozsiane (SM) w Dąbku, Dąbek 129, 06-561 Stupsk,
19) Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego dla Dzieci Niewidomych i Słabo Widzących im. Ks. Prymasa Stefana Kardynała Wyszyńskiego w Radomiu, ul. Struga 86, 26-600 Radom, 20) Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego im. Brata Zenona Żebrowskiego w Czarni, Czarnia 36, 07-431 Czarnia, 21) Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Mazowieckim Centrum Neuropsychiatrii, ul. 3-go Maja 127, 05-420 Józefów, 22) Zespołu Szkół Specjalnych nr 2 w Garwolinie, Aleja Legionów 11, 08-400 Garwolin, zwanych w dalszej części umowy Jednostkami, reprezentowanym przez....., działającego na podstawie pełnomocnictwa Marszałka Województwa Mazowieckiego..., a..... zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą, reprezentowaną przez... w ramach zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo Zamówień publicznych (Dz.U. 2017 r., poz. 1579, z późn. zm.). 1. 1. Przedmiotem umowy jest dostawa i montaż mebli biurowych na potrzeby Jednostek, zgodnie z formularzem wykonawcy, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy oraz załącznikami do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego załącznik nr 2 do umowy. 2. Wykonawca oświadcza, że w ramach realizacji umowy zobowiązuje się dostarczyć meble biurowe fabrycznie nowe, kompletne, a także wolne od wad materiałowych i konstrukcyjnych oraz gotowe do użytku bez żadnych dodatkowych zakupów, a także zgodne z wymaganiami określonymi w dokumentach, o którym mowa w ust. 1. 3. Wspólny Zamawiający powiadomi Wykonawcę o uruchomieniu opcji, o której mowa w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 2 do umowy, najpóźniej w terminie do 31 grudnia 2018 roku. Zakres ilościowy wykorzystania opcji lub jej części, wskazanie Jednostki dla której będzie realizowana opcja oraz szczegółowe miejsca dostaw, zostanie określony szczegółowo w powiadomieniu składanym przez Wspólnego Zamawiającego. 4. W przypadku uruchomienia prawa opcji, o której mowa w ust. 3 Wspólny Zamawiający zastrzega, że umowa może być realizowana na rzecz 44 jednostek wskazanych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 2 do umowy. W przypadku, gdy opcja realizowana będzie na rzecz jednostki niewymienionej w preambule umowy, przed przystąpieniem do realizacji przedmiotu zamówienia wskazanego w opcji zostanie sporządzony aneks do umowy. 2. 1. Umowa obowiązywać będzie do 31 grudnia 2018 roku, przy czym Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy (z wyłączeniem asortymentu przewidzianego prawem opcji), o którym mowa w 1 w terminie do 50 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy, z zastrzeżeniem ust. 3. 2. W przypadku uruchomienia opcji, o której mowa w 1 ust. 3, umowa obowiązywać będzie do 31 marca 2019 r., przy czym Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy w zakresie wskazanym w uruchamianej opcji w terminie 50 dni kalendarzowych od daty otrzymania informacji o zakresie uruchamianej opcji. Strona 2 z 9
3. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy w zakresie krzeseł obrotowych, wskazany w załączniku nr 1a do formularza oferty, część 1a na rzecz Jednostki: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie w terminie do 25 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy. 4. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć meble biurowe, o których mowa w 1, na własny koszt, w dniach pracy Jednostek w godzinach 8:00-15:00, na adres dostawy wskazany w załączniku nr 2 do umowy, po wcześniejszym uzgodnieniu terminu dostawy z daną Jednostką. 5. Wykonawca zobowiązuje się do wniesienia mebli biurowych, o których mowa w 1, do wskazanych przez Jednostkę pomieszczeń przeznaczenia oraz ich montażu, usunięcia i wywozu opakowań, uprzątnięcia pomieszczenia i innych czynności, koniecznych do wykonania przedmiotu umowy. 6. Wspólny Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany w trakcie trwania umowy miejsc dostawy przedmiotu zamówienia. Zmiana, o której mowa w ust. 5, wymaga poinformowania o tym fakcie drugiej strony, w trybie zawiadomienia drogą mailową lub faksem i nie stanowi zmiany umowy. 7. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy w sposób należyty z uwzględnieniem profesjonalnego charakteru prowadzonej działalności. 3. 1. Przyjęcie przedmiotu umowy zgodnie z załącznikiem do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, nastąpi na podstawie protokołu odbioru podpisanego przez wyznaczonego do współpracy w ramach realizacji umowy pracownika Jednostki, o której mowa w 4 ust. 1 pkt. 1 oraz przedstawiciela Wykonawcy, o którym mowa w 4 ust. 1 pkt. 2. 2. Protokół odbioru sporządzony zostanie w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Wykonawcy i Jednostki. 3. Do czasu podpisania protokołu odbioru, za dostarczone do Jednostek meble, odpowiedzialność ponosi Wykonawca. 4. Protokół odbioru, podpisany bez zastrzeżeń przez pracownika Jednostki wyznaczonego do współpracy w ramach realizacji umowy stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT za wykonaną dostawę. 4. 1. Strony ustalają, że osobami wyznaczonymi do współpracy w ramach realizacji umowy są: 1) ze strony Jednostek osoby wyznaczone w poszczególnych Jednostkach wskazane w załączniku nr 3 do umowy; 2) ze strony Wykonawcy:.; 3) ze strony Wspólnego Zamawiającego:.; 2. Zmiana osoby wyznaczonej do współpracy, o której mowa w ust. 1, ze strony Jednostki, Wykonawcy lub Wspólnego Zamawiającego wymaga poinformowania o tym fakcie drugiej strony, w trybie zawiadomienia drogą mailową, faksem lub na adres, wskazany w ust. 1 i nie stanowi zmiany umowy. 5. 1. Jednostkom przysługują na zasadach określonych w Kodeksie Cywilnym wszelkie uprawnienia z tytułu rękojmi odnośnie dostarczonego przedmiotu umowy. 2. Wykonawca udziela gwarancji na określony w 1 przedmiot umowy na okres 24 miesięcy, w tym na okucia w meblach biurowych gwarancji dożywotniej oraz gwarancji na krzesła obrotowe na okres 60 miesięcy. 3. Bieg terminu rękojmi i gwarancji rozpoczyna się z dniem odbioru przedmiotu umowy potwierdzonego protokołem odbioru, o którym mowa w 3 ust. 1 niniejszej umowy. 4. Wykonawca zobowiązany jest usunąć na swój koszt stwierdzone w okresie gwarancji lub rękojmi wady w przedmiocie umowy lub dostarczyć wolny od wad przedmiot umowy w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od daty zgłoszenia wad przez Jednostkę. Formę zawiadomienia stanowi zgłoszenie Strona 3 z 9
za pomocą poczty elektronicznej lub pisemnie. Uprawnionymi do zgłaszania wad w przedmiocie umowy są osoby wyznaczone w 4 ust. 1. 5. Przekazanie i odbiór wadliwego przedmiotu umowy nastąpi na podstawie protokołu odbioru. 6. Po usunięciu wady przez Wykonawcę lub dostarczeniu wyrobów wolnych od wad, termin gwarancji w stosunku do naprawionej lub wymienionej rzeczy na nową biegnie od początku. 7. Niebezpieczeństwo przypadkowej utraty lub uszkodzenia przedmiotu umowy od dnia jego wydania Wykonawcy do dnia jego odbioru przez Jednostkę ponosi Wykonawca. 8. Jednostka może wykonywać uprawnienia z tytułu gwarancji niezależnie od uprawnień wynikających z tytułu rękojmi. 6. Wykonawca przy realizacji przedmiotu umowy zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących u Wspólnego Zamawiającego zasad dotyczących zarządzania środowiskowego wg ISO 14001:2005 oraz zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy wg OHSAS 18001:2007 stanowiących załącznik nr 4 do umowy. 7. 1. Wynagrodzenie z tytułu realizacji przedmiotu umowy: 1) zostało określone na kwotę brutto (z VAT) w wysokości zł (słownie:..) dla realizacji zamówienia określonego w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia (z wyłączeniem asortymentu przewidzianego prawem opcji); 2) w przypadku uruchomienia prawa opcji (ilość maksymalna wskazana w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia), o którym mowa w 1 ust. 3 wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu umowy wzrasta maksymalnie o wartość opcji tj. o kwotę (słownie ). 2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 zawiera wszelkie koszty niezbędne dla realizacji przedmiotu umowy. 3. Zapłata za dostarczony przedmiot umowy będzie dokonywana bezpośrednio przez Jednostki. 4. Ceny jednostkowe, wskazane przez Wykonawcę w załączniku nr 1 do niniejszej umowy, przez cały okres obowiązywania umowy nie ulegną podwyższeniu, w tym również w odniesieniu do zamówień realizowanych w ramach opcji, o której mowa w 1 ust. 3. 5. Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy będzie płacone na podstawie faktury VAT wystawionej po zrealizowaniu przedmiotu umowy. 6. Faktury VAT należy wystawiać na Województwo Mazowieckie ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa, NIP: 113-245-39-40, wskazując w niej następujące dane: 1) Nabywca usługi: Województwo Mazowieckie ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa, NIP: 113-245-39-40; 2) Płatnik/odbiorca faktury: nazwa i adres poszczególnej Jednostki; 3) numer niniejszej umowy. 7. Ze względu na źródła pochodzenia środków finansowych Jednostki mogą wymagać wystawienia faktur z innymi danymi niż te wymienione w ust. 6. W takim przypadku Jednostka przekaże Wykonawcy dane do faktury przed podpisaniem protokołu odbioru. 8. Jednostki dokonują zapłaty wynagrodzenia o którym mowa w ust. 1, w terminie 21 dni od daty doręczenia Jednostce prawidłowo wystawionej faktury, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze. 9. Za datę dokonania płatności strony będą uważały datę przekazania przez Jednostkę polecenia przelewu do banku prowadzącego jej rachunek. 10. W celu zabezpieczenia roszczeń Wspólnego Zamawiającego lub Jednostek z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy (z wyłączeniem zamówień określonych prawem opcji, o którym mowa w 1 ust. 3), Wykonawca wniesie, najpóźniej w dniu podpisania umowy zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 10% wynagrodzenia brutto, określonego w ust. 1, co stanowi kwotę w wysokości.. zł (słownie:.) na rzecz Wspólnego Zamawiającego. Strona 4 z 9
11. W przypadku uruchomienia prawa opcji o którym mowa w 1 ust. 3 Wspólny Zamawiający w odniesieniu do mebli przewidzianych prawem opcji wymagał będzie wniesienia dodatkowego zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% wynagrodzenia brutto wynikającego z wartości zamówienia objętego uruchamianą opcją. 12. W przypadku wnoszenia zabezpieczenia w formie pieniężnej kwotę w wysokości, o której mowa w ust. 10 i 11 należy wpłacić na rachunek bankowy nr 64 1020 1097 0000 7102 0007 5614 z dopiskiem Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zakupy wspólne meble biurowe, nr umowy 13. Wspólny Zamawiający zwróci Wykonawcy 100% kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminie 30 dni od dnia wykonania przedmiotu umowy i uznania przez Wspólnego Zamawiającego za należycie wykonany, czyli od podpisania ostatniego protokołu odbioru, o którym mowa w 3 ust. 1. 14. Z otrzymanego zabezpieczenia Wspólny Zamawiający ma prawo potrącić należne kwoty z tytułu odszkodowania, kar umownych i innych należności związanych z realizacją umowy. 8. 1. Wykonawca zapłaci Jednostce karę umowną w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto wskazanego w 7 ust. 1 za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w wykonaniu lub należytym wykonaniu przez Wykonawcę przedmiotu umowy, w stosunku do terminu wynikającego z niniejszej umowy. 2. Z tytułu rozwiązania umowy przez którąkolwiek ze stron, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wspólny Zamawiający lub Jednostki naliczą Wykonawcy karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia brutto, wskazanego w 7 ust. 1. 3. Strony zastrzegają możliwość dochodzenia kar, o których mowa w ust. 1 i 2 łącznie. 4. Strony zastrzegają możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych, o których mowa w ust. 1 i 2, na ogólnych zasadach, jeżeli szkoda rzeczywista będzie wyższa niż należne kary umowne. 5. Wykonawca oświadcza, iż wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z należnego mu wynagrodzenia z tytułu realizacji przedmiotu umowy. 6. Wspólny Zamawiający ma prawo odstąpienia od umowy lub jej części w terminie 30 dni od powzięcia informacji o nienależytej realizacji przedmiotu umowy przez Wykonawcę, w tym przede wszystkim: niezgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia oraz w przypadku niewykonania umowy w terminie, o którym mowa w 2 ust. 1 i 3. 7. Wspólny Zamawiający ma prawo odstąpienia od umowy lub jej części w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o następujących okolicznościach: likwidacji, rozwiązania przedsiębiorstwa Wykonawcy, nakazanego przez organ publiczny zajęcia majątku Wykonawcy. 9. 1. Wykonawca nie może dokonać cesji praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy, w szczególności zobowiązań finansowych, na rzecz osoby trzeciej bez pisemnej zgody Wspólnego Zamawiającego. 2. W przypadku naruszenia postanowień ust. 1 Wspólny Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia informacji o czynności o której mowa w ust. 1, z uwzględnieniem 8 ust. 2. 10. 1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności i do niewykorzystywania w innym celu niż określony w niniejszej umowie wszelkich informacji uzyskanych od Wspólnego Zamawiającego w związku z realizacją niniejszej umowy, z wyjątkiem: 1) informacji publicznie dostępnych; 2) informacji z innych źródeł, w których posiadanie Wykonawca wszedł bez naruszenia prawa; 3) informacji, co do których Wspólny Zamawiający pisemnie zezwolił na ich ujawnienie lub wykorzystanie w innym celu. Strona 5 z 9
2. Wykonawca oświadcza, iż zobowiąże swoich pracowników oraz osoby działające na jego zlecenie do zachowania w poufności i do nie wykorzystywania w innym celu niż określony w niniejszej umowie informacji, o których mowa w ust. 1. 3. Obowiązek zachowania informacji w poufności nie dotyczy sytuacji, w których Wykonawca zobowiązany jest do przekazania posiadanych informacji podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa do żądania udzielenia takich informacji w związku z prowadzonym postępowaniem. 11. 1. Wszelkie zmiany postanowień umowy, a także jej rozwiązanie za zgodą obu stron, wypowiedzenie albo odstąpienie od niej wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Sprawy nieuregulowane umową podlegają przepisom Kodeksu cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych i innych właściwych ze względu na przedmiot umowy, aktów prawnych. 3. W przypadku zaistnienia sporu wynikającego z realizacji niniejszej umowy właściwym miejscowo sądem dla jego rozstrzygnięcia będzie sąd właściwy dla siedziby Wspólnego Zamawiającego. 4. Załącznikami stanowiącymi integralną część umowy są: 1) formularz oferty Wykonawcy z dnia... załącznik nr 1; 2) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 2; 3) lista osób wyznaczonych przez Jednostki do kontaktu z Wykonawcą załącznik nr 3; 4) zasady środowiskowe i BHP dla Wykonawców wg PN-EN ISO 14001:2005 i OHSAS 18001:2007 - załącznik nr 4. 5. Umowa została sporządzona w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, trzech dla Wspólnego Zamawiającego i jednym dla Wykonawcy. Wspólny Zamawiający Wykonawca Strona 6 z 9
Załącznik nr 3 do umowy nr (do uzupełnienia) www.mazovia.pl. Lista osób wyznaczonych przez Jednostki do kontaktu z Wykonawcą Lp. Nazwa Jednostki Osoba do kontaktu Imię i nazwisko Adres e-mail Nr telefonu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Strona 7 z 9
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Strona 8 z 9
Załącznik nr 4 do umowy nr (do uzupełnienia) INFORMACJA W ramach podpisanej umowy z Województwem Mazowieckim zwracamy się z prośbą o przestrzeganie w swojej działalności w szczególności związanej z wykonywaniem na rzecz Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie i wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych dostaw lub świadczeniem usług zasad dotyczących zarządzania środowiskowego wg ISO 14001:2005 oraz zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy wg OHSAS 18001:2007. W szczególności prosimy o : minimalizowanie, także bezpośrednio przez pracowników wykonujących usługi na terenie Urzędu Marszałkowskiego i wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, ewentualnie powstałego podczas wykonywanej działalności/dostarczanej usługi, negatywnego wpływu na środowisko, m.in. poprzez: zmniejszanie ilości powstałych odpadów, racjonalne wykorzystanie energii elektrycznej i surowców naturalnych, zapewnianie ponownego przetwarzania odpadów i odzysk surowców wtórnych, powstałych podczas dostarczania usługi, czynne współuczestniczenie m.in. w selektywnej zbiórce odpadów. organizowanie pracy swoich pracowników w sposób spełniający przepisy i zasady bhp i ppoż. Podpis Kontrahenta (do uzupełnienia) Strona 9 z 9