Zapytanie ofertowe na postępowanie: Wykonanie zdjęć wybranych pracowników Instytutu Badań Edukacyjnych do wykorzystania na potrzeby realizacji i promocji projektów systemowych. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Szacunkowa wartość zamówienia: poniżej 14 000 euro 1. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienie jest wykonanie zdjęć wybranych pracowników Instytutu Badań Edukacyjnych do wykorzystania na potrzeby realizacji i promocji projektów systemowych, zgodnie opisem przedmiotu zamówienia zawartym w tabeli nr 1. Termin realizacji zadania: - od dnia podpisania umowy do 15 lutego 2012 r. Terminy dostawy poszczególnych elementów promocyjnych zostały określone w Tabeli nr 1. Przedmiot zamówienia jest realizowany w ramach projektów: - Badanie jakości i efektywności edukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego oraz - Opracowanie założeń merytorycznych i instytucjonalnych wdrażania KRK oraz Krajowego Rejestru Kwalifikacji dla uczenia się przez całe życie współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
2. Specyfika zamówienia Wykaz zamawianych zdjęć został zamieszczony w Tabeli nr 1 (poniżej). Tabela nr 1. Specyfikacja zamówienia Lp. NAZWA LICZBA SZTUK/TERMIN OPIS WYKONANIA DOSTAWY DO IBE Zdjęcia na potrzebę promocji projektu Entuzjaści Edukacji 1. Zdjęcia 20 sztuk (w tym 10 1. Wykonanie zdjęć w przestrzeni biurowej: m.in. portret, wykonane w przestrzen i biurowej dyrekcja IBE zdjęć dyrektora i po 5 zdjęć zastępców dyrektora) : Wykonanie w ciągu 5 zdjęcie z wykorzystaniem logo KRK, plan amerykański; 2. Przygotowanie - stylista/makeup; 3. Obróbka zdjęć Photoshop Beauty 4. Dostarczenie gotowych zdjęć do siedziby IBE na nośniku (3osoby) dni od zlecenia cyfrowym Wykonawca przekaże zdjęcia posegregowane przesłanego do Wykonawcy przez Zamawiającego w folderach w następujący sposób: a) Wybrane i obrobione zdjęcia zapisane w formacie.jpg b) Wybrane i obrobione zdjęcia w formacie.rav 5. Przekazanie praw autorskich. 2. Zdjęcia 54 sztuki (po 3 zdjęcia 1. Wykonanie zdjęć w przestrzeni biurowej: m.in. portret, wykonane w przestrzen i biurowej pracownicy na osobę): Wykonanie w ciągu 3 dni od zlecenia przesłanego do zdjęcie z wykorzystaniem logo KRK, plan amerykański; 2. Przygotowanie - stylista/makeup; 3. Obróbka zdjęć Photoshop Beauty 4. Dostarczenie gotowych zdjęć do siedziby IBE na nośniku IBE (18 osób) Wykonawcy przez cyfrowym Wykonawca przekaże zdjęcia posegregowane Zamawiającego w folderach w następujący sposób: a) Wybrane i obrobione zdjęcia zapisane w formacie.jpg b) Wybrane i obrobione zdjęcia w formacie.rav 5. Przekazanie praw autorskich. Zdjęcia na potrzebę promocji projektu Krajowego Rejestru Kwalifikacji 3. Zdjęcia 18 sztuk (po 2 zdjęcia 1. Wykonanie zdjęć w przestrzeni biurowej: m.in. portret, wykonane w przestrzen i biurowej pracownicy IBE (6 osób) dla każdej z pięciu osób oraz 8 zdjęć lidera projektu): Wykonanie w ciągu 3 dni od zlecenia przesłanego do Wykonawcy przez Zamawiającego zdjęcie z wykorzystaniem logo KRK, plan amerykański; 2. Przygotowanie - stylista/makeup; 3. Obróbka zdjęć Photoshop Beauty 4. Dostarczenie gotowych zdjęć do siedziby IBE na nośniku cyfrowym Wykonawca przekaże zdjęcia posegregowane w folderach w następujący sposób: a) Wybrane i obrobione zdjęcia zapisane w formacie.jpg b) Wybrane i obrobione zdjęcia w formacie.rav 5. Przekazanie praw autorskich. 2
3. Harmonogram prac Harmonogram szczegółowy realizacji zamówienia zostanie uzgodniony z Wykonawcą po podpisaniu umowy. 4. Archiwizacja Wybrane zdjęcia wykonane podczas sesji, zostaną zaakceptowane przez Zamawiającego i poddane obróbce graficznej przez Wykonawcę. Zdjęcia zostaną zgrane na nośnik cyfrowy i przekazane Zamawiającemu (za potwierdzeniem ich odbioru). Po realizacji całego zamówienia Wykonawca w ciągu 2 dni roboczych przekaże na płycie DVD wszystkie zdjęcia w formatach, zgodnych z Tabelą nr 1. Wraz z przekazaniem zdjęć przez Wykonawcę Zamawiającemu, przenosi on na Zamawiającego prawa autorskie. 5. Dostarczenie zdjęć: Poddane obróbce graficznej zdjęcia, po akceptacji Zamawiającego zostaną dostarczone na odpowiednio opisanej/oznaczonej płycie DVD przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego, po uprzednim ustaleniu terminu dostarczenia z pracownikiem odpowiedzialnym ze strony Zamawiającego za odbiór przedmiotu zamówienia. Wykonawca musi wziąć pod uwagę fakt, że Zamawiający prowadzi działalność statutową w godzinach: 8.00 do 16.00, od poniedziałku do piątku. 6. Wizualizacja projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej Działania promocyjne i informacyjne w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej powinny być realizowane zgodnie z: 1) Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828 z 8 grudnia 2006r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego 3
przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, 2) Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego z 13 sierpnia 2007r. w zakresie informacji i promocji oraz Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce na lata 2007-2013, określającymi podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Narodowej Strategii Spójności oraz wszystkich programów operacyjnych w jej ramach, 3) Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które stanowią załącznik i są integralną częścią Planu komunikacji PO KL, 4) Systemem identyfikacji wizualnej projektów Instytutu Badań Edukacyjnych. Wykonawca zobowiązany będzie do umieszczania logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, logo Unii Europejskiej wraz podpisem Unia Europejska, logo projektów oraz informacji o współfinansowaniu przedmiotu umowy z Europejskiego Funduszu Społecznego o treści Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, na wszystkich materiałach promocyjnoinformacyjnych dotyczących realizacji przedmiotu umowy. Zamawiający przekaże Wykonawcy po podpisaniu umowy księgi identyfikacji wizualnej projektów Instytutu Badań Edukacyjnych, zawierające niezbędne logotypy i wytyczne dotyczące przygotowywania materiałów związanych z realizacją projektu Badanie jakości i efektywności edukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego oraz projektu Opracowanie założeń merytorycznych i instytucjonalnych wdrażania KRK oraz Krajowego Rejestru Kwalifikacji dla uczenia się przez całe życie. 7. Wymagania stawiane wykonawcy w zakresie posiadanego doświadczenia oraz dysponowania osobami o określonych kwalifikacjach O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 4
7.1 posiadania wiedzy i doświadczenia tj.; w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie wykonali należycie profesjonalne sesje fotograficzne, co najmniej 10 osobom; 7.2 dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj.: a) osobą z co najmniej 2 letnim doświadczeniem w zakresie wykonania profesjonalnej sesji zdjęciowej z użyciem specjalistycznego sprzętu i aparatu fotograficznego, przy czym za doświadczenie uznawać się będzie wykonanie profesjonalnych sesji zdjęciowych dla co najmniej 10 osób w przestrzeniu biurowej, w tym planu amerykańskiego oraz doświadczeniem w zakresie obróbki zdjęć, przy czym za doświadczenie uznawać się będzie przygotowanie zdjęć przy pomocy aplikacji graficznych: Adobe Photoshop, Adobe InDesign, Adobe Illustrator oraz CorelDRAW. b) osobą z co najmniej 2 letnim doświadczeniem w zakresie wizażu i stylizacji, przy czym za potwierdzenie doświadczenia uznawać się będzie wykonanie stylizacji/makeupu w co najmniej 10 pięciu profesjonalnych sesjach zdjęciowych. 8. Informacja o kryteriach oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kryteriach: L.p. Kryterium Liczba punktów (waga) 1. Cena 100 RAZEM 100 5
9. Formularz ofertowy Cenę należy obliczyć postępując dokładnie według poniższego wzoru: Lp. Rodzaj usługi Cena BRUTTO (PLN) Zdjęcia na potrzebę promocji projektu Entuzjaści Edukacji 1 Wykonanie profesjonalnych zdjęć w przestrzeni biurowej 3 osoby zarządu łącznie 20 zdjęć 2 Wykonanie profesjonalnych zdjęć w przestrzeni biurowej 18 pracowników łącznie 54 zdjęcia 3 Stylizacja/makeup 3 osoby zarządu i 18 pracowników 4 Obsługa techniczna i przygotowanie planu zdjęciowego 5 Obróbka zdjęć 6 Suma (1+2+3+4+5) Zdjęcia na potrzebę promocji projektu Krajowego Rejestru Kwalifikacji 7 Wykonanie profesjonalnych zdjęć w przestrzeni biurowej 1 lider łącznie 8 zdjęć 8 Wykonanie profesjonalnych zdjęć w przestrzeni biurowej 5 pracowników łącznie 10 zdjęć 9 Stylizacja/makeup 1 lider i 5 pracowników 10 Obsługa techniczna i przygotowanie planu zdjęciowego 11 Obróbka zdjęć 12 Suma (7+8+9+10+11) Razem (pozycja 6 + 12) 10. Wzór umowy Umowa zostanie podpisana zgodnie ze wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 1 6
11. Termin wykonania zamówienia Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do 15.02.2012 r. 12. Termin składania ofert Ofertę należy przesłać mailem na adres a.lesniewska@ibe.edu.pl Termin składania ofert upływa dnia 9.01.2012 r. 13. Informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami Osobą uprawnioną do kontaktu z Wykonawcami jest: Pani Agnieszka Leśniewska tel. 022 24 17 161, e-mail: a.lesniewska@ibe.edu.pl od poniedziałku do piątku w godzinach 08:00 16:00. W prowadzonym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są za pomocą faksu lub drogą elektroniczną. 14. Informacja na temat Zamawiającego Instytut Badań Edukacyjnych ul. Górczewska 8 01-180 Warszawa NIP 525-000-86-95 REGON 0000113990 tel. 022 24 17 100 fax: 022 241 71 11 Godziny pracy Instytutu: 8.00-16.00, od poniedziałku do piątku. 15. Dodatkowe Informacje W celu realizacji zamówienia z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa. Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne z akceptacją projektu umowy (Załącznik Nr 1 do zapytania ofertowego). Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wybrania żadnego Wykonawcy. 7