Procedura przeprowadzania 1. Powiadomienie Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta i audytowanego o planowanej realizacji Przynajmniej 7 dni przed przystąpieniem do wstępnego przeglądu Informacja (Prezydent Miasta) Powiadomienie o zadaniu audytowym (Sekretarz Miasta, audytowany) Sekretarz Miasta, 2. Przeprowadzenie przeglądu wstępnego obejmującego: zapoznanie się z celami i obszarem działalności jednostki, w którym zostanie zrealizowane zadanie, dokonanie identyfikacji i oceny ryzyka, po uwzględnieniu istniejących mechanizmów wskazanym w powiadomieniu o zadaniu audytowym 3. kryteriów oceny mechanizmów w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem (w tym celu może zostać zwołana narada otwierająca, z której audytor wewnętrzny sporządza protokół) przeglądu wstępnego kryteriów oceny mechanizmów (zał. nr 1) i/lub Protokół z narady otwierającej 4. Uzgodnienie kryteriów oceny mechanizmów w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem audytowym z Prezydentem Miasta w przypadku nieuzgodnienia kryteriów z audytowanym przeglądu wstępnego kryteriów oceny mechanizmów (zał. nr 1) 1
5. Opracowanie programu i przekazanie do zatwierdzenia kierownikowi AW Po uzgodnieniu kryteriów oceny mechanizmów Program (zał. nr 2) 6. Zatwierdzenie programu i przekazanie do realizacji audytorowi wewnętrznemu lub zwrot celem dokonania zmian Niezwłocznie 7. Realizacja 8. Wniosek o zmianę w programie (jeśli zajdzie uzasadniona przyczyna) Zgodnie z programem Niezwłocznie Wniosek o zmianę programu lub i audytowany 9. Sporządzenie aneksu do programu w przypadku akceptacji wniosku o zmianę programu przez Kierownika AW Aneks do programu 10. Realizacja w zakresie uzgodnionym z Kierownikiem AW Zgodnie z aneksem do programu 2
11. wstępnych wyników audytu, w szczególności ustaleń i propozycji zaleceń (w tym celu może zostać zwołana narada zamykająca, z której audytor wewnętrzny sporządza protokół.) audytowych wstępnych wyników audytu (zał. nr 3) i/lub Protokół z narady zamykającej 12. Audytowany Wniesienie zastrzeżeń przez audytowanego (w przypadku nieuzgodnienia wstępnych wyników audytu z audytorem wewnętrznym) określonym przez audytora nie krótszym niż 7 dni od dnia poinformowania o wstępnych wynikach wstępnych wyników audytu (zał. nr 3) 13. Sporządzenie sprawozdania z wraz z pismem przewodnim i przekazanie Kierownikowi AW Zgodnie z programem Sprawozdanie (zał. nr 4), pismo przewodnie 14. Przekazanie sprawozdania z Prezydentowi Miasta i audytowanemu 15. Audytowany Ustalenie sposobu i terminu realizacji zaleceń oraz wyznaczenie osób odpowiedzialnych za ich wykonanie i powiadomienie o tym kierownika AW i Prezydenta Miasta 14 dni od otrzymania sprawozdania Sposób realizacji zaleceń (zał. nr 5) 3
16. Audytowany 17. Prezydent Miasta Przedstawienie stanowiska Prezydentowi Miasta i audytorowi wewnętrznemu w przypadku odmowy realizacji zaleceń Przyjęcie, bądź odrzucenie zaleceń i poinformowanie o tym audytowanego i kierownika AW ( w przypadku odmowy realizacji zaleceń przez audytowanego) 18. Monitorowanie realizacji zaleceń 19. Uzgodnienie terminu realizacji z audytowanym i kierownikiem AW 7 dni od otrzymania sprawozdania Ustala Prezydent Miasta Przed terminem wskazanym na ich realizację Po upływie terminu realizacji zaleceń Sposób realizacji zaleceń (zał. nr 5), audytowany Pismo e-mail, notatka z rozmowy 20. Powiadomienie Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta i audytowanego o ach Przynajmniej 3 dni robocze przed przystąpieniem do realizacji Informacja (Prezydent Miasta) Powiadomienie o ach (Sekretarz Miasta, audytowany) Sekretarz Miasta, 21. Przeprowadzenie ustalonym z audytowanym 22. Sporządzenie notatki informacyjnej z i przekazanie Kierownikowi AW Notatka informacyjna z (zał. nr 6) 4
23. Przekazanie notatki informacyjnej z Prezydentowi Miasta i audytowanemu Niezwłocznie Notatka informacyjna z (zał. nr 6) Prezydent Miast 24. / Przegląd akt bieżących i zamknięcie lub Lista sprawdzająca (zał. nr 7) 5