Raporty w systemie EZD jako narzędzie koordynatora czynności

Podobne dokumenty
ZARZĄDZENIE NR 3. z dnia 29 maja 2015 r.

Elektroniczne Zarządzanie dokumentacją i jej archiwizacja. Magdalena Sawicka, Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE

Zarządzenie nr 64/2014 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 31 grudnia 2014 r.

XI Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich

Praktyczne aspekty i mechanizmy zarządzania cyklem życia dokumentów elektronicznych w administracji publicznej

FINN narzędzie do elektronicznego zarządzania, zabezpieczania i archiwizacji dokumentacji

Podsumowanie pilotażowego wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentami, prowadzonego w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w roku 2010

INSTYTUT ANALIZ REGIONALNYCH

Zarządzenie Nr 400/OU/2017 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 9 maja zarządzam, co następuje:

A - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą (zestaw minimalny)

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 2018 CZĘŚĆ PISEMNA

PODSTAWA PROGRAMOWA CZĘŚĆ PISEMNA

SPOSÓB POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ W JEDNOSTCE ORGANIZACYJNEJ W ŚWIETLE INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ

Zakres działalności Działu Obiegu i Archiwizacji Dokumentów (DOAD) EZD ARCHIWUM DOAD. CYFROWE ARCHIWUM DOKUMENTÓW w ramach POWER 3,5 KANCELARIA

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 20 kwietnia 2015 r. Wystąpienie pokontrolne

ZARZĄDZENIE NR 42/2013 WÓJTA GMINY WIELGIE

ZARZĄDZENIE Nr l.l2017

ZARZĄDZENIE NR 37/W/2016 WÓJTA GMINY PIASKI. z dnia 16 sierpnia 2016 r.

ZARZĄDZENIE NR 42 DYREKTORA GENERALNEGO. MAZOWIECKIEGO URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO W WARSZAWIE z dnia

INSTRUKCJA KANCELARYJNA I ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW - szkolenie

Temat 1: Rejestrowanie i znakowanie pism przychodzących i wychodzących

ZARZĄDZENIE Nr 17/2015 PREZYDENTA MIASTA KONINA z dnia 8 października 2015 roku

Jedynym warunkiem przyjęcia na kurs jest ukończone 18 lat, nieważne jakie masz dotychczasowe wykształcenie!


Przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego. Prowadzący: dr Ewa Perłakowska

ZARZĄDZENIE NR 29/W/2016 WÓJTA GMINY PIASKI. z dnia 1 lipca 2016 r.

WO Pan bryg. Mirosław Pender Komendant Miejski Państwowej Straży Pożarnej w Koszalinie. Wystąpienie pokontrolne

Procedura działania Punktu Potwierdzającego Profile Zaufane epuap w Starostwie Powiatowym w Wąbrzeźnie

Analiza najczęstszych błędów w sprawozdawanych danych

ECK EUREKA. tel fax

WDROśENIE SYSTEMU EZD

Program StatystkaGis Instrukcja obsługi wersja dla PSSE. Od wersji

ZARZĄDZENIE NR 1 DYREKTORA GENERALNEGO. MAZOWIECKIEGO URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO W WARSZAWIE z dnia 07 lutego 2019 r.

Nowa instrukcja kancelaryjna zmiany w obiegu papierowym, systemy Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) oraz wspomagające EZD

SYSTEM EZD v

Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. Anna Domalanus

Elektroniczne zarządzanie dokumentami w Urzędzie Miasta Lublin

Procedura działania Punktu Potwierdzającego. Profile Zaufane epuap. w Urzędzie Gminy Łukta

Muzeum Regionalne w Siedlcach. Tytuł teczki

P R O C E D U R A. Archiwizowanie akt Urzędu Miasta

Zarządzenie nr 262/2018/2019 Rektora Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu z dnia 9 października 2018 roku

Program StatystkaGis Instrukcja obsługi wersja dla WSSE. Od wersji

ZARZĄDZENIE NR 110 /2017 PODLASKIEGO KURATORA OŚWIATY. z dnia 11 grudnia 2017 r.

PROBLEMY Z ZAKRESU PRAWIDŁOWEGO KLASYFIKOWANIA, KWALIFIKOWANIA I ARCHIWIZACJI PROJEKTÓW UNIJNYCH

WOJEWODA ŚWIĘTOKRZYSKI

INSTRUKCJA ARCHIWIZOWANIA W USOS TECZEK PRZEWODÓW DOKTORSKICH

z dnia 30 października 2006 r. (Dz. U. z dnia 17 listopada 2006 r.)

Zasady zarządzania dokumentacją w systemach elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD)

zarządza się, co następuje:

Legislator. Opis zmian w wersji SP 39. Spis treści

PROTOKÓŁ. Kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Przemyślu.

ZARZĄDZENIE NR 18. Lubuskiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego z dnia 31 grudnia 2014r.

INSTRUKCJA PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG, WNIOSKÓW ORAZ PETYCJI W URZĘDZIE MIASTA W DZIERŻONIOWIE

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Rejestracja i obsługa spraw oraz dokumentacji w systemie EZD i w systemie tradycyjnym. Prowadzący: dr Ewa Perłakowska

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami i Sprawami w Urzędzie edok Pracownik, edok Archiwum

1. Określa się harmonogram przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

Archiwum zakładowe w świetle zmian prawnych. Andrzej Klubioski Polska Akademia Nauk Archiwum w Warszawie aklubinski@apan.waw.pl

z dnia 15 lipca 2015 r.

Wystąpienie pokontrolne

Rozdział 1 Postanowienia ogólne

Praktyczne doświadczenia po roku stosowania przepisów Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Miasta Łodzi

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

ZARZĄDZENIE Nr 78/2018 STAROSTY POZNAŃSKIEGO. z dnia 3 września 2018 roku

powiatowych inspektoratów nadzoru budowlanego

Uzasadnienie. Szczegółowe uzasadnienie w zakresie wprowadzanych zmian w zarządzeniach:

POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI w Gdańsku

ZARZĄDZENIE NR 9 załącznik nr 1

Wykaz skrótów... O Autorach... Wstęp... Rozdzia ł I. Elektroniczne załatwianie spraw wprowadzenie (Artur Prasal)... 1

DECYZJA Nr 250/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ. z dnia 26 czerwca 2015 r. w sprawie organizacji w resorcie obrony narodowej systemu skargowo-wnioskowego

Zmiany wprowadzone w pakiecie. Projekt PSZ.eDOK

Korzyści wynikające z elektronicznego wsparcia Archiwum Zakładowego. Justyna, Adam Drzeniek Urząd Miasta Radlin

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 201 CZĘŚĆ PISEMNA

Nowe funkcjonalności w wersji Automatyczne uzupełnianie zakładek w dokumentach WORD przy podpisywaniu

Szkolenie: Obsługa kancelaryjna i archiwizacja dokumentacji w urzędzie (po zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)

ZARZĄDZENIE Nr 1/2017 PREZYDENTA MIASTA KONINA z dnia 5 stycznia 2017 roku

MAZOWIECKI URZĄD WOJEWÓDZKI W WARSZAWIE REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU CERTYFIKACJI I ROZWOJU REGIONALNEGO

ZARZĄDZENIE Nr 23/2017 PREZYDENTA MIASTA KONINA z dnia 21 grudnia 2017 roku

ZARZĄDZENIE NR 105/2011 Burmistrza Miasta Nowego Miasta Lubawskiego z dnia 5 lipca 2011 roku

KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Elektroniczna administracja w świetle zmian prawnych i dobrych praktyk Szczeciński Park Naukowo Technologiczny Sp. z o.o.

Procedura działania Punktu Potwierdzającego Profile Zaufane epuap w Urzędzie Miasta ChełmŜy

SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ W UNIWERSYTECIE IM. ADAMA MICKIEWICZA W POZNANIU

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

PROCEDURA ELEKTRONICZNEJ WYMIANY KORESPONDENCJI

ABC archiwum cyfrowego Czyli jak zapanować nad dokumentami w firmie. Dawid Żądłowski 2017

INSTRUKCJA ARCHIWALNA DLA URZĘDU GMINY PARCHOWO

Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Zarządzenie Nr 327/2016 Burmistrza Obornik z dnia 01 lutego 2016 r.

w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyjmowania i rozpatrywania petycji w Warmińsko- Mazurskim Urzędzie Wojewódzkim w Olsztynie.

OKK Przemyśl, dnia 24 kwietnia 2017 r. Pan

Rozbudowa wykazów akt w świetle nowelizacji ustawy archiwalnej

Obieg korespondencji. System spełnia wymagania GIODO. Funkcja obsługi obiegu korespondencji dzięki zastosowaniu kodów kreskowych.

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 9 lipca 2012 r. Aleksander Marek Skorupa. Wystąpienie pokontrolne

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI NK-KS MF

w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim w Warszawie.

System EZD w praktyce na przykładzie Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie

Transkrypt:

Raporty w systemie EZD jako narzędzie koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty Paweł Wlezień

System tradycyjny System EZD Kilkunastu pracowników pośredniczących w przekazaniu akt kilkadziesiąt spisów zdawczo-odbiorczych na spisie kilkadziesiąt pozycji lub jednostek archiwalnych Kilkuset pracowników archiwizujących akta tysiące spraw setki tysięcy dokumentów

Archiwizacja akt tradycyjnych Prowadzenie sprawy Archiwizacja akt

Archiwizacja w systemie EZD Prowadzenie sprawy Archiwizacja akt

Główne obszary zainteresowania koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty Klasyfikacja dokumentów Metadane spraw i dokumentów Kompletność akt

Weryfikacja hurtowa (masowa) raporty pozwalające wytypować sprawy, dokumenty do pojedynczej weryfikacji raporty bezpośrednio wykazujące błędy

Zalety weryfikacji hurtowej (masowej) dotyczy bezpośrednio wielu pracowników szybkość weryfikacja dużej ilości danych

teraz poprawne działanie przeszłość poprawa błędów Sporządzamy raport cykliczna weryfikacja tego samego obszaru automatyczne sprawdzenie czy błąd został poprawiony o błędzie informujemy konkretnego pracownika

Co jest potrzebne? Dane z systemu EZD w formacie np. Excel, csv Znajomość Excela na poziomie średnim

Weryfikacja tytułów spraw filtrujemy dane tylko automatyczny element tylko automatyczny element opisujący dokument wpływający np: przesyłka wpływająca, Pismo (epuap), skan dokumentu, nowa sprawa

Weryfikacja tytułów spraw obliczamy długość tytułu i filtrujemy dane lakoniczny tytuł jednowyrazowy lub niewiele mówiący np. wniosek, skarga, prośba, zawiadomienie, umowa

Weryfikacja tytułów spraw podobny tytuł spraw o różnych znakach tabela przestawna Wszystkie sprawy rejestrowane w tym samym spisie spraw maja taki sam tytuł np.: zwrot akcyzy, polisa OC

Weryfikacja metadanych dokumentów opracowywanie danych filtrujemy dane Tytuły dokumentów oznaczenia automatyczne nowy 1022 znak sprawy pisma pismo PP-IV.045.2.2016 lakoniczne - wniosek

Weryfikacja metadanych dokumentów format dokumentu jak są oznaczane w metadanych typów pliki w formacie np. avi jak są oznaczane w metadanych typów pliki w formacie excela.avi? Moving Image (obraz ruchomy).xls? Dataset danych) (uporządkow any zbiór

Weryfikacja metadanych dokumentów Rodzaj dokumentu Czy w sprawach klasyfikowanych jako rozpatrywanie skarg znajdują się dokumenty wskazane w metadanych jako skargi? Dokument: skarga Sprawa o symbolu 1510

Weryfikacja kompletności akt Sposób weryfikacji będzie zależał od procedur przyjętych w instytucji. Czy dokumenty do spraw elektronicznych znajdują się w składzie chronologicznym?

Weryfikacja klasyfikacji W jakich sprawach znajdują się dokumenty wytworzone w danej jednostce a oznaczone jako sprawozdanie albo tak zatytułowane? rodzaje lub tytuły dokumentów symbole spraw do których należą te dokumenty

Weryfikacja klasyfikacji Czy są zakładane sprawy w komórkach współpracujących? Wykorzystując znaki wszystkich spraw rejestrowanych w danym roku sporządzamy tabele przestawną wg. używanych symboli klasyfikacyjnych i oznaczeń komórek organizacyjnych

Weryfikacja klasyfikacji

Weryfikacja klasyfikacji

Analiza danych z wielu urzędów Analizujemy dane z jednej instytucji. Dlaczego nie analizować danych z wielu instytucji? Wykorzystując znaki wszystkich spraw rejestrowanych w danym roku w instytucjach korzystających z tego samego wykazu akt. kategoria Urząd 1 Urząd 2 Urząd 3 Urząd 4 A 45,4% 20,04% 21,91% 50,17% B*) 0,5% 0,32% 0,57% 0,68% B10 1,5% 3,21% 10,12% 2,97% B10*) 0,8% 0,27% 0,30% 0,41% B2 0,0% 0,00% 0,00% 0,00% B3 0,2% 0,05% 0,27% 0,09% B40 0,0% 0,00% 0,00% 0,00% B5 13,2% 10,58% 35,78% 15,42% B5*) 0,0% 0,04% 0,03% 0,01% B50 0,2% 0,14% 0,24% 0,16% BE10 27,1% 56,00% 16,75% 14,86% BE20 0,1% 0,01% 0,17% 0,16% BE5 10,1% 7,99% 6,67% 11,67% BE5*) 0,0% 0,00% 0,00% 0,00% BE50 0,7% 1,34% 7,20% 3,39%

ile urzędów wojewódzkich wykorzystuje poszczególne symbole jrwa Analiza danych z wielu urzędów 979740 4 9252 94094509515961 0 0040122 02103200360442 0522 1011232 9020 90529149214 871 8641 8556 854 8513 842 833 825 8222 8171 8145 8110 7843 7810 7742 771 7581 754 7513 742 7226 7210 7174 7151 7126 7111 7070 7040 7012 663 655 646 6354 6334 6312 62336164 3 2 1 1330 1512 1535 1614 2010 2132 221 2332 24 2420 2502 2601 2632 302 3124 3147 3212 3225 4102 4123 430 4481 5120 5136 5151 5175 5211 5231 5360 5470 5536 56 563 572 6151 611600 584581

Analiza danych z wielu urzędów