Raporty w systemie EZD jako narzędzie koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty Paweł Wlezień
System tradycyjny System EZD Kilkunastu pracowników pośredniczących w przekazaniu akt kilkadziesiąt spisów zdawczo-odbiorczych na spisie kilkadziesiąt pozycji lub jednostek archiwalnych Kilkuset pracowników archiwizujących akta tysiące spraw setki tysięcy dokumentów
Archiwizacja akt tradycyjnych Prowadzenie sprawy Archiwizacja akt
Archiwizacja w systemie EZD Prowadzenie sprawy Archiwizacja akt
Główne obszary zainteresowania koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty Klasyfikacja dokumentów Metadane spraw i dokumentów Kompletność akt
Weryfikacja hurtowa (masowa) raporty pozwalające wytypować sprawy, dokumenty do pojedynczej weryfikacji raporty bezpośrednio wykazujące błędy
Zalety weryfikacji hurtowej (masowej) dotyczy bezpośrednio wielu pracowników szybkość weryfikacja dużej ilości danych
teraz poprawne działanie przeszłość poprawa błędów Sporządzamy raport cykliczna weryfikacja tego samego obszaru automatyczne sprawdzenie czy błąd został poprawiony o błędzie informujemy konkretnego pracownika
Co jest potrzebne? Dane z systemu EZD w formacie np. Excel, csv Znajomość Excela na poziomie średnim
Weryfikacja tytułów spraw filtrujemy dane tylko automatyczny element tylko automatyczny element opisujący dokument wpływający np: przesyłka wpływająca, Pismo (epuap), skan dokumentu, nowa sprawa
Weryfikacja tytułów spraw obliczamy długość tytułu i filtrujemy dane lakoniczny tytuł jednowyrazowy lub niewiele mówiący np. wniosek, skarga, prośba, zawiadomienie, umowa
Weryfikacja tytułów spraw podobny tytuł spraw o różnych znakach tabela przestawna Wszystkie sprawy rejestrowane w tym samym spisie spraw maja taki sam tytuł np.: zwrot akcyzy, polisa OC
Weryfikacja metadanych dokumentów opracowywanie danych filtrujemy dane Tytuły dokumentów oznaczenia automatyczne nowy 1022 znak sprawy pisma pismo PP-IV.045.2.2016 lakoniczne - wniosek
Weryfikacja metadanych dokumentów format dokumentu jak są oznaczane w metadanych typów pliki w formacie np. avi jak są oznaczane w metadanych typów pliki w formacie excela.avi? Moving Image (obraz ruchomy).xls? Dataset danych) (uporządkow any zbiór
Weryfikacja metadanych dokumentów Rodzaj dokumentu Czy w sprawach klasyfikowanych jako rozpatrywanie skarg znajdują się dokumenty wskazane w metadanych jako skargi? Dokument: skarga Sprawa o symbolu 1510
Weryfikacja kompletności akt Sposób weryfikacji będzie zależał od procedur przyjętych w instytucji. Czy dokumenty do spraw elektronicznych znajdują się w składzie chronologicznym?
Weryfikacja klasyfikacji W jakich sprawach znajdują się dokumenty wytworzone w danej jednostce a oznaczone jako sprawozdanie albo tak zatytułowane? rodzaje lub tytuły dokumentów symbole spraw do których należą te dokumenty
Weryfikacja klasyfikacji Czy są zakładane sprawy w komórkach współpracujących? Wykorzystując znaki wszystkich spraw rejestrowanych w danym roku sporządzamy tabele przestawną wg. używanych symboli klasyfikacyjnych i oznaczeń komórek organizacyjnych
Weryfikacja klasyfikacji
Weryfikacja klasyfikacji
Analiza danych z wielu urzędów Analizujemy dane z jednej instytucji. Dlaczego nie analizować danych z wielu instytucji? Wykorzystując znaki wszystkich spraw rejestrowanych w danym roku w instytucjach korzystających z tego samego wykazu akt. kategoria Urząd 1 Urząd 2 Urząd 3 Urząd 4 A 45,4% 20,04% 21,91% 50,17% B*) 0,5% 0,32% 0,57% 0,68% B10 1,5% 3,21% 10,12% 2,97% B10*) 0,8% 0,27% 0,30% 0,41% B2 0,0% 0,00% 0,00% 0,00% B3 0,2% 0,05% 0,27% 0,09% B40 0,0% 0,00% 0,00% 0,00% B5 13,2% 10,58% 35,78% 15,42% B5*) 0,0% 0,04% 0,03% 0,01% B50 0,2% 0,14% 0,24% 0,16% BE10 27,1% 56,00% 16,75% 14,86% BE20 0,1% 0,01% 0,17% 0,16% BE5 10,1% 7,99% 6,67% 11,67% BE5*) 0,0% 0,00% 0,00% 0,00% BE50 0,7% 1,34% 7,20% 3,39%
ile urzędów wojewódzkich wykorzystuje poszczególne symbole jrwa Analiza danych z wielu urzędów 979740 4 9252 94094509515961 0 0040122 02103200360442 0522 1011232 9020 90529149214 871 8641 8556 854 8513 842 833 825 8222 8171 8145 8110 7843 7810 7742 771 7581 754 7513 742 7226 7210 7174 7151 7126 7111 7070 7040 7012 663 655 646 6354 6334 6312 62336164 3 2 1 1330 1512 1535 1614 2010 2132 221 2332 24 2420 2502 2601 2632 302 3124 3147 3212 3225 4102 4123 430 4481 5120 5136 5151 5175 5211 5231 5360 5470 5536 56 563 572 6151 611600 584581
Analiza danych z wielu urzędów