MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW WO-IV.431.26.2011 PROTOKÓŁ kontroli problemowej Gminy Miasta Tarnowa Jednostka kontrolowana: Gmina Miasta Tarnowa, Adres: Urząd Miasta Tarnowa, ul. Mickiewicza 2, 33-100 Tarnów. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Ryszard Ścigała, Prezydent Miasta Tarnowa, wybrany na to stanowisko w dniu 12 listopada 2006 r., a następnie na kolejną kadencję w dniu 21 listopada 2010 r., w trybie ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza, prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 z późn. zm.). [Dowód: akta kontroli str. 25-28] Kontrolę przeprowadzili w dniach 7-9 grudnia 2011 r. upoważnieni pracownicy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk: Agnieszka Mocała Starszy Inspektor Wojewódzki w Oddziale do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego, nr upoważnienia WO-IV.0030.127.2011 z dnia 14 listopada 2011 r., Monika Bystrowicz Starszy Inspektor Wojewódzki w Oddziale do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego, nr upoważnienia WO-IV.0030.130.2011 z dnia 14 listopada 2011 r., w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych: Eugenia Gwóźdź p.o. Kierownika Oddziału Nadzoru nad Ewidencją Ludności i Dowodami Osobistymi, nr upoważnienia WO-IV.0030.126.2011 z dnia 14 listopada 2011 r. Grażyna Korbus-Waśko Starszy Inspektor Wojewódzki w Oddziale Nadzoru nad Ewidencją Ludności i Dowodami Osobistymi, upoważnienie WO-IV.0030.128.2011 z dnia 14 listopada 2011 r. [Dowód: akta kontroli str. 17-24] Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2010 r. do 31 grudnia 2010 r. Przedmiotem kontroli była realizacja spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, ewidencji ludności oraz dowodów osobistych. Kontrola obejmowała ponadto weryfikację informacji o liczbie spraw dotyczących realizacji zadań zleconych w zakresie rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, ewidencji ludności i dowodów osobistych, prowadzonych w okresie od 1 lipca 2009 r. do 30 czerwca 2010 r., przekazanych przez Urząd Miasta Tarnowa na potrzeby obliczenia dotacji, a także sprawdzenie realizacji zaleceń wydanych w wyniku poprzedniej kontroli z powyższego zakresu.
Ustalenia z kontroli I. Sprawy rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 r. funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tarnowie pełnił Pan Krystian Krawczyk, powołany uchwałą Rady Miejskiej w Tarnowie Nr XXV/456/2004 z 24 czerwca 2004 r. W okresie objętym kontrolą Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tarnowie była Pani Beata Idziniak, powołana na stanowisko na mocy uchwały Rady Miejskiej w Tarnowie Nr XXXVII/649/2005 z 23 czerwca 2005 r. W 2010 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Tarnowie sporządzono ogółem: 3058 aktów urodzenia, 970 aktów małżeństwa, 1740 aktów zgonu. Akty sporządzone zostały przy zastosowaniu systemu komputerowego na luźnych kartach, które następnie oprawiono w księgi stanu cywilnego. Wszystkie akty sporządzono starannie i czytelnie. Stosowana była właściwa numeracja aktów stanu cywilnego oraz prawidłowa pisownia nazwisk i dat zgodnie z zasadami określonymi w przepisach 2 ust. 2 i 3, 3 i 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.), zwanego w dalszej części protokołu rozporządzeniem MSWiA. W szczególności, nazwiska i imiona osób oraz nazwy miejscowości wpisywano w pełnym brzmieniu bez skrótów, zaś daty zdarzeń stwierdzonych w aktach wpisywano słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności: dzień, miesiąc, rok. W aktach stanu cywilnego sporządzonych na podstawie decyzji o wpisaniu treści zagranicznego aktu do polskiej księgi stanu cywilnego, zgodnie z przepisem art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tj. Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz. 1264), zwanej w dalszej części protokołu p.a.s.c., stosowano prawidłową pisownię nazw miejscowości położonych za granicą, tj. w brzmieniu oryginalnym w alfabecie łacińskim zgodnie z zapisem 14 ust. 2 rozporządzenia MSWiA. Skorowidze alfabetyczne dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzone były w sposób zgodny z 16 rozporządzenia MSWiA, tj. odrębnie dla każdego rodzaju aktów stanu cywilnego sporządzonych w roku kalendarzowym objętym kontrolą. Poddano kontroli akty urodzenia Nr 1-15/2010, 50/2010, 75/2010, 89/2010, 120-129/2010, 140/2010, 329/2010, 358/2010, 397/2010, 414/2010, 437/2010, 2257/2010, 2258/2010, 2265/2010, 2319/2010, 2342/2010, 2429/2010, 2432/2010, 2439/2010, 2440/2010, 2480/2010, 2569/2010 wraz z aktami zbiorowymi. Wszystkie skontrolowane akty zawierały dane określone w art. 40 ust. 2 p.a.s.c. Do akt zbiorowych aktów Nr 1-14/2010, 120-129/2010 oraz 2429/2010, 2432/2010, 2439/2010, 2440/2010, 2480/2010, 2569/2010 włączono pisemne zgłoszenia urodzenia dzieci wystawione przez Szpital Wojewódzki w Tarnowie. Do akt zbiorowych włączano także uwierzytelnione kopie odpisów aktów małżeństwa rodziców dziecka, lub aktów urodzenia matek jeżeli matka dziecka w chwili sporządzenia jego aktu urodzenia nie pozostawała w związku małżeńskim. W przypadku sporządzenia aktu małżeństwa rodziców lub aktu urodzenia matki dziecka w Urzędzie Stanu Cywilnego w Tarnowie, w aktach zbiorowych znajdowały się notatki urzędowe z treści tych aktów opatrzone pieczęcią i podpisem sporządzającego je pracownika. 2
Do akt zbiorowych aktów urodzenia Nr 50/2010, 75/2010, 89/2010, 127/2010, 358/2010, 2429/2010, 2432/2010, 2439/2010, 2440/2010 załączono ponadto protokoły przyjęcia złożonych przed Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Tarnowie w dacie sporządzenia aktów, oświadczeń o uznaniu ojcostwa. W każdym przypadku w akcie wpisano dane dotyczące ojca dziecka zgodnie z treścią oświadczenia, zamieszczając odpowiednią adnotację w rubryce Uwagi. W przypadku aktów urodzenia Nr 397/2010, 414/2010, 2480/2010 sporządzonych dla dzieci pozamałżeńskich, w odniesieniu do których ojcostwo nie zostało ustalone, wpisano jako imię ojca - imię wskazane przez matkę dziecka oraz jako nazwisko ojca i jego nazwisko rodowe nazwisko matki z odpowiednią adnotacją w rubryce Uwagi. Akty urodzenia Nr 15/2010, 140/2010, 329/2010, 437/2010, 2257/2010, 2258/2010, 2265/2010, 2319/2010, 2342/2010 zostały sporządzone w trybie szczególnym, na podstawie decyzji o wpisaniu do polskich ksiąg stanu cywilnego aktów zagranicznych w oparciu o przepis art. 73 ust. 1 p.a.s.c. Do akt zbiorowych włączono zagraniczne odpisy aktów urodzenia wraz z tłumaczeniami na język polski dokonanymi przez tłumaczy przysięgłych, podania o wpisanie aktów zagranicznych do polskich ksiąg stanu cywilnego, decyzje stanowiące podstawę sporządzenia aktów w księgach stanu cywilnego, a ponadto decyzje o sprostowaniu i uzupełnieniu (w przypadku aktu Nr 15/2010 decyzję jedynie o uzupełnieniu) treści sporządzonych aktów wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę ich wydania. W zakresie rejestracji małżeństw skontrolowano akty Nr 1-5/2010, 7/2010, 13/2010, 30-31/2010, 32/2010, 33/2010, 41/2010, 49/2010, 316/2010, 327/2010, 328-340/2010, 342-347/2010, 356-380/2010, 446-459/2010 wraz z aktami zbiorowymi. W przypadku aktów małżeństw, które zostały zawarte w formie określonej w art. 1 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.), zwanej dalej k.r.o. (akty Nr 1-5/2010, 13/2010, 30-31/2010, 328-340/2010, 342-347/2010, 356-380/2010, 446-459/2010), stwierdzono zachowanie 5-dniowego terminu przekazywania przez duchownych zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa. Na zaświadczeniach odnotowywano datę ich wpływu do Urzędu. Stwierdzono również zachowanie terminu ważności zaświadczeń. Akty małżeństw sporządzano w dniu wpływu zaświadczeń. Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wydawane przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tarnowie zawierały dane określone w art. 4 1 k.r.o., tj. informację o braku przeszkód prawnych do zawarcia małżeństwa oraz treść i datę złożonych przed Kierownikiem oświadczeń w sprawie nazwisk przyszłych małżonków i ich dzieci. W przypadku skontrolowanych aktów małżeństwa sporządzonych na podstawie decyzji o umiejscowieniu aktów zagranicznych w polskich księgach stanu cywilnego (akty Nr 7/2010, 32/2010, 33/2010, 41/2010, 49/2010, 316/2010, 327/2010) do akt zbiorowych załączono oryginały dokumentów zagranicznych wraz z ich tłumaczeniami na język polski dokonanymi przez tłumaczy przysięgłych, egzemplarze decyzji stanowiących podstawę sporządzenia aktów jak również decyzji o sprostowaniu i uzupełnieniu (akt Nr 7/2010, 32/2010, 33/2010, 41/2010, 49/2010, 316/2010, 327/2010) bądź o uzupełnieniu (akt Nr 33/2010) ich treści. Kontrola aktów zgonu Nr 615/2010, 618/2010, 622-624/2010, 627/2010, 632/2010, 634/2010, 644/2010, 651/2010, 655/2010, 675/2010, 678/2010, 700/2010, 701/2010, 708/2010, 713/2010, 716/2010, 718/2010, 724/2010, 727/2010, 735/2010, 749/2010, 759/2010, 768/2010, 803/2010, 809/2010, 812/2010, 817/2010, 819/2010, 821/2010, 828/2010, 843/2010, 844/2010, 847/2010, 885/2010, 887/2010, 889/2010 wraz z aktami zbiorowymi wykazała, że zgłoszenia zgonów dokonywane były najpóźniej w terminie 3 dni 3
od dnia zgonu i przez osoby do tego uprawnione zgodnie z treścią art. 65 p.a.s.c. W przypadkach gdy zgłoszenie zgonu przyjmowano od osoby spoza kręgu określonego w powołanym wyżej przepisie, posiadała ona stosowne upoważnienie do dokonania tej czynności, które włączano do akt zbiorowych (np. akty Nr 615/2010, 618/2010, 622-624/2010, 632/2010, 634/2010, 651/2010, 655/2010, 675/2010, 701/2010, 708/2010, 812/2010, 817/2010, 819/2010, 821/2010, 828/2010, 843/2010, 844/2010, 847/2010). Zrealizowano zatem zalecenie sformułowane w wystąpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego Nr DG.IX.0931-5-05 Przyjmowanie prawidłowego pełnomocnictwa do zgłoszenia zgonów, udzielonego przez osoby uprawnione do zgłoszenia zgonu na podstawie art. 65 ustawy z dnia 29 września - Prawo o aktach stanu cywilnego. Akty zgonów sporządzano w dniu zgłoszenia zgonu. W aktach zbiorowych poszczególnych aktów zgonu każdorazowo znajdowały się karty zgonu, a w niektórych przypadkach także zezwolenia właściwej prokuratury na pochowanie zwłok (np. akty Nr 627/2010, 644/2010, 675/2010, 678/2010, 716/2010, 749/2010, 759/2010, 768/2010, 885/2010, 887/2010, 889/2010). Nie stwierdzono rozbieżności pomiędzy treścią aktów zgonu a treścią kart zgonu na podstawie których akty zostały sporządzone. Do akt zbiorowych skontrolowanych aktów zgonu Nr 677/2010, 695/2010, 758/2010, 760/2010, 808/2010, 854/2010, 879/2010, które zostały sporządzone na podstawie decyzji o umiejscowieniu aktu zagranicznego w polskich księgach stanu cywilnego w trybie art. 73 ust. 1 p.a.s.c. włączono zagraniczne odpisy aktów zgonu wraz z ich tłumaczeniami na język polski dokonanymi przez tłumaczy przysięgłych, podania o wpisanie aktów zagranicznych do polskich ksiąg stanu cywilnego, egzemplarze decyzji stanowiących podstawę sporządzenia aktów, a w przypadku aktów Nr 758/2010 i 879/2010 - także decyzje o uzupełnieniu ich treści wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę ich wydania. W zakresie przestrzegania w prowadzonych postępowaniach przepisów p.a.s.c. oraz ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), zwanej dalej k.p.a., poddano kontroli dokumentację spraw dotyczących wpisywania treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego (sprawy Nr 5150-1/10, 5150-3/10, 5150-9/10, 5150-10/10, 5150-14/10, 5150-30/10, 5150-31/10, 5150-44/10, 5150-113/10, 5150-121/10, 5150-124/10, 5150-144/10, 5150-153/10, 5150-154/10, 5150-159/10 5150-160/10, 5150-166/10, 5150-308/10, 5150-309/10, 5150-320/10, 5150-323/10, 5150-330/2010, 5150-419/10), sprostowania i uzupełnienia treści aktów stanu cywilnego (sprawy Nr 51350-3/10, 51350-9/10, 51350-10/10, 51350-29/2010, 51350-31/10, 51350-43/10, 51350-156/10, 51350-162/10, 51350-458/10, 51350-312/10, 51350-313/2010, 51350-328/10, 51350-339/10), uzupełnienia treści aktu stanu cywilnego (sprawy Nr 51350-1/10, 51350-13/10, 51350-148/10, 51350-168/10, 51350-331/10) oraz sprostowania treści aktu stanu cywilnego (sprawy Nr 51350-26/10, 51350-206/10, 51350-237/10, 51350-249/10). W przypadku decyzji o wpisaniu zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego powoływano w treści decyzji jako podstawy prawne: art. 73 ust. 1 p.a.s.c., oraz art. 104 k.p.a. W wydanych decyzjach o uzupełnieniu i sprostowaniu treści aktów stanu cywilnego powoływano jako podstawy prawne odpowiednio art. 36 p.a.s.c., 28 p.a.s.c. oraz art. 104 k.p.a. Prawidłowo wskazywano publikatory aktów prawnych stanowiących podstawę rozstrzygnięć. Wszystkie skontrolowane decyzje zawierały właściwe pouczenie o przysługującym prawie odwołania się do Wojewody Małopolskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tarnowie. Decyzje wydawano po przeprowadzeniu wnikliwego postępowania wyjaśniającego, w oparciu o prawidłowo zgromadzony materiał dowodowy. W przypadku gdy strona postępowania była reprezentowana przez pełnomocnika (np. sprawy Nr 5150-9/10, 5150-4
30/10, 5150-121/10, 5150-159/10, 5150-160/10, 51350-9/10, 51350-29/10, 51350-162/10, 5150-323/10, 51350/331/10) do akt załączano dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa. Przed wydaniem decyzji strony (ewentualnie ich pełnomocnicy) zapoznawały się z zebranym w sprawie materiałem dowodowym potwierdzając ten fakt podpisem pod stosownym oświadczeniem, na specjalnie przygotowanym do tego celu formularzu. Odbiór decyzji potwierdzany był podpisem strony lub pełnomocnika na egzemplarzu decyzji przechowywanym w teczce aktowej. W przypadku doręczania decyzji za pośrednictwem poczty w aktach znajdowały się zwrotne potwierdzenia odbioru. Zarówno w sprawach dotyczących sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w treści aktu stanu cywilnego prowadzonych z urzędu (np. sprawy Nr 51350-206/10, 51350-249/10 ), jak i w tych prowadzonych na wniosek tylko jednej ze stron (np. sprawy Nr 51350-26/10, 51350-237/10) prawidłowo tj. zgodnie z treścią przepisu art. 61 4 k.p.a - zawiadamiano wszystkie strony o wszczęciu postępowania, a także doręczano im wydaną decyzję w myśl uregulowania zawartego w przepisie art. 40 1 i 2 k.p.a. W większości skontrolowanych spraw decyzje zostały wydane w terminach określonych w art. 35 k.p.a. Zgodnie z wyjaśnieniami Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tarnowie, w kontrolowanym okresie, konieczność zawiadamiania stron postępowania o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia sprawy, zgodnie z dyspozycją przepisu art. 36 k.p.a., występowała sporadycznie i była związana z oczekiwaniem na zwrotne potwierdzenia odbioru korespondencji, przez strony zamieszkujące poza granicami kraju. W skontrolowanej dokumentacji stwierdzono jeden taki przypadek (sprawa Nr 51350-26/10). Stosowne zawiadomienie włączono do akt sprawy. Ustalono tym samym, że zostały zrealizowane, sformułowane w wyniku poprzedniej kontroli zalecenia: Wydawanie decyzji w sprawach rejestracji stanu cywilnego po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego i przyjęciu stosownych dokumentów stanowiących postawę wydania decyzji oraz dokumentowanie odbioru decyzji przez stronę, zgodnie z art. 46 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego ( ), Zawiadamianie stron o wszczęciu postępowania administracyjnego zgodnie z treścią art. 61 4 k.p.a. w sprawach rejestracji stanu cywilnego wszczętych z urzędu, a dotyczących sprostowania oczywistego błędu pisarskiego, Informowanie stron o przedłużeniu terminu załatwienia spraw zgodnie z art. 36 k.p.a., Spowodowanie żądania stosownego pełnomocnictwa do załatwiania spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zgodnie z treścią art. 33 3 k.p.a. Losowa kontrola dokumentacji zgromadzonej w teczce aktowej 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego (sprawy Nr 5140/888/10, 5140-889/10, 5140-890/10, 5140-891/10, 5140-891/10, 5140-892/10, 5140-902/10, 5140-904/10, 5140-905/10, 5140-907/10, 5140-911/10, 5140-912/10, 5140-937/10, 5140-938/10, 5140-938/10, 5140-1054/10, 5140-1079/10, 5140-1108/10, 5140-1114/10, 5140-1133/10, 5140-1206/10, 5140-1229/10, 5140-1230/10, 5140-1231/10, ) oraz w teczce aktowej 5141 Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego (sprawy Nr 5141-13729/10, 5141-13774/10, 5141-13623/10, 5141-13803/10, 5141-13876/10, 5141-13901/10, 5141-13891/10, 5141-13850/10, 5141-13948/10, 5141-13947/10, 5141-13959/10, 5141-13961/10, 5141-13971/10) wykazała, że w kontrolowanym okresie większość podań o wydanie odpisów złożona została bezpośrednio w Urzędzie Stanu Cywilnego w Tarnowie, na specjalnie przygotowanych drukach. Na podaniach odnotowywano dane z dokumentów tożsamości wnioskodawców, a także podstawę żądania wydania odpisu aktu lub też interes prawny podmiotów wnioskujących o wydanie odpisów. Tym samym ustalono, że o odpisy aktów stanu cywilnego wnioskowały osoby uprawnione do ich otrzymania na podstawie art. 83 p.a.s.c., określającego krąg podmiotów upoważnionych do występowania z wnioskiem. Wnioskodawcy potwierdzali fakt i datę doręczenia odpisów podpisem na podaniu zaś w przypadku doręczenia za pośrednictwem poczty, w aktach 5
znajdowało się zwrotne potwierdzenie odbioru. Wykonano zatem zalecenie pokontrolne zawarte w wystąpieniu Wojewody Małopolskiego Nr DG.IX.0931-5-05 Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego tylko osobom uprawnionym, zgodnie z art. 83 ustawy z dnia 20 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego ( ). Na podstawie kontroli dokumentacji przechowywanej w teczce aktowej USC 5142 Zaświadczenia o wpisach dokonywanych w księgach lub ich braku ustalono, iż w przypadku niefigurowania aktu stanu cywilnego w księgach Urzędu Stanu Cywilnego w Tarnowie, zgodnie treścią art. 79 p.a.s.c. wydawano stosowne zaświadczenie, realizując tym samym zalecenie wydane w omawianym zakresie w wyniku poprzedniej kontroli (np. sprawy Nr 5142-35/10, 5142-39/10, 5142-43/10, 5142-47/10, 5142-48/10). Dokumentacja dotycząca zmian w aktach stanu cywilnego przekazywanych do organów ewidencji ludności oraz organów wydających dowody osobiste prowadzona była w formie rejestrów odpisów aktów stanu cywilnego przekazywanych do właściwych organów ewidencji ludności oraz rejestrów zawiadomień przekazywanych do organów wydających dowody osobiste, z dodatkowym podziałem na korespondencję przekazywaną do stosownych komórek Urzędu Miasta Tarnowa oraz korespondencję wysyłaną na zewnątrz do innych urzędów. W 2010 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Tarnowie zarejestrowano 76 spraw z zakresu zmiany imion i nazwisk. Poddano kontroli dokumentację spraw Nr 5137-7/10, 5137-8/10, 5137-17/10, 5137-22/10 i 5137-30/10. Wnioski składane były na opracowanych dla potrzeb Urzędu Stanu Cywilnego w Tarnowie formularzach. W każdym przypadku podanie zawierało dane osoby, której zmiana dotyczyła, nazwisko lub imię na jakie miała nastąpić zmiana, oraz uzasadnienie. Wszystkie wnioski zostały złożone zgodnie z właściwością miejscową. Załączono do nich odpisy zupełne aktów urodzenia lub małżeństwa osób ubiegających o zmianę oraz uwierzytelnione kserokopie dokumentów stwierdzających ich tożsamość i polskie obywatelstwo. W przypadku sprawy Nr 5137-7/2010 dotyczącej zmiany imienia małoletniego dziecka na wniosek matki, załączono kopie dokumentów potwierdzających obywatelstwo polskie obojga rodziców oraz złożone przed Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Tarnowie oświadczenie ojca o wyrażeniu zgody na zmianę imienia dziecka. W decyzjach powołano odpowiednio: art. 4 i art. 12 ustawy z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414). Decyzję Nr 5137-7/2010 przekazano do akt zbiorowych aktu urodzenia osoby, której zmiana dotyczyła, a w przypadku pozostałych skontrolowanych spraw dotyczących zmiany nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa - do akt zbiorowych aktów małżeństwa osób ubiegających się o zmianę. Do właściwego z uwagi na miejsce pobytu stałego wnioskodawców organu ewidencji ludności oraz organu który wydał dowody osobiste przekazano zawiadomienia o dokonanych zmianach. W okresie objętym kontrolą sprawy prowadzone były w następujących teczkach aktowych: 5025 Korespondencja z placówkami konsularnymi w sprawach obywatelstwa, zmiany imion i nazwisk, stanu cywilnego oraz w sprawach konwencji i umów międzynarodowych, 5130 Rejestracja urodzeń, księgi, akty skorowidze i akta zbiorowe, 5131 Rejestracja małżeństw, księgi, akty skorowidze i akta zbiorowe, 5132 Rejestracja zgonów, księgi, akty skorowidze i akta zbiorowe, 51330 Zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą, 51331 Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, 51332 Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca, 6
51333 Wydawanie innych zaświadczeń i zezwoleń, 51350 Decyzje prostujące i uzupełniające akty stanu cywilnego, 51351 Czynności urzędowe związane z uzupełnieniem i sprostowaniem aktów stanu cywilnego wyroki sądowe, uznania dziecka, decyzje dotyczące zmiany imion i nazwisk, 5136 Postępowanie w sprawach wyniesienia ksiąg stanu cywilnego poza lokal usc, udostępnianie ksiąg stanu cywilnego i sporządzania odpisu księgi stanu cywilnego, 5137 Zmiana imion i nazwisk, 5140 Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego, 5141 Skrócone odpisy aktów stanu cywilnego, 5142 Zaświadczenia o wpisach dokonywanych w księgach lub ich braku, 5145 Wnioski w sprawach o nadanie medalu 50-lecia pożycia małżeńskiego, 5150 Wpisywanie treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego, 5152 Odtwarzanie treści aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą, 5156 Zawiadomienia o przypiskach do akt stanu cywilnego. Teczki aktowe zostały założone zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, stanowiącym załącznik Nr 4 do obowiązującej w okresie objętym kontrolą instrukcji kancelaryjnej, wprowadzonej rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.), zwanej dalej instrukcją kancelaryjną. Rozbudowa wykazu akt o dodatkowe symbole i hasła klasyfikacyjne została dokonana zgodnie z 15 instrukcji kancelaryjnej, tj. na podstawie stosownego zarządzenia kierownika jednostki, wydanego w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym (zarządzenie Nr 387/2005 Prezydenta Miasta Tarnowa z dnia 15 grudnia 2005 r. wydane w porozumieniu z Archiwum Państwowym w Krakowie). Nie stwierdzono nieprawidłowości w stosowaniu instrukcji kancelaryjnej, a w szczególności uchybień dotyczących przestrzegania przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tarnowie obowiązku dekretacji pism, zgodnie z 10 tej instrukcji. Wydane w wyniku poprzedniej kontroli zalecenie w powyższym zakresie zostało zatem zrealizowane. Urząd Stanu Cywilnego w Tarnowie mieści się w zabytkowym pałacyku przy ul. Gumniska 30. Na parterze budynku zlokalizowana jest m. in. sala ślubów, sala oczekiwań dla gości oraz pokój Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Pozostałe pokoje biurowe oraz pomieszczenia spełniające funkcję archiwum usytuowane są na piętrze. Od 2005 r., w ramach realizacji sformułowanego w wyniku ostatniej kontroli zalecenia dotyczącego podjęcia działań zmierzających do poprawy warunków lokalowych Urzędu Stanu Cywilnego, przeprowadzono szereg prac remontowych. Wykonano m.in. kompleksowy remont dachu oraz stolarki okiennej, remont klatki schodowej i wszystkich pomieszczeń, w tym w szczególności archiwum, położono nowe wykładziny, zlikwidowano wilgoć i zagrzybienie oraz wyszpachlowano i pomalowano ściany. Wymieniono wyposażenie (m.in. meble) oraz sprzęt komputerowy. Wykonano także remont instalacji CO w budynku, zlikwidowano gazową kotłownię budynek został podłączony do miejskiej sieci ciepłowniczej. Ponadto przeprowadzono remont oświetlenia zewnętrznego obiektu oraz nawierzchni przynależącego do budynku parkingu i chodników. Księgi stanu cywilnego, druki i pieczęcie są przechowywane i zabezpieczone w sposób prawidłowy. Trwają prace nad zabezpieczaniem akt zbiorowych. Do chwili obecnej przepakowano do papierowych teczek i bezkwasowych pudeł akta zbiorowe za lata 1946-1991. Wszystkie zniszczone księgi stanu cywilnego poddano oprawie i konserwacji. 7
W ramach realizacji zalecenia Wojewody Małopolskiego wydanego w wyniku poprzedniej kontroli, oprawiono akty stanu cywilnego sporządzone w 2004 r. II. Ewidencja ludności i dowody osobiste W trakcie kontroli udostępniono kontrolującym Zarządzenie Nr 238/2010 Prezydenta Miasta Tarnowa z dnia 15 lipca 2010 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Tarnowa, na mocy którego z dniem 15 lipca 2010 r. w miejsce Wydziału Spraw Obywatelskich został w Urzędzie utworzony Wydział Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obywatelskich, który funkcjonował do dnia 30 czerwca 2011 r. Natomiast od dnia 1 lipca 2011 r., również w okresie kontroli, sprawy z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych prowadzone były przez Biuro Świadczeń i Spraw Obywatelskich w Centrum Obsługi Mieszkańców. Okoliczność ta spowodowała zmianę w oznakowaniu teczek aktowych założonych w Urzędzie na 2010 r., tj. do 14 lipca 2010 r. obowiązywał symbol klasyfikacyjny WSO.B., natomiast od 15 lipca 2010 r. symbol WZK.B. W okresie objętym kontrolą sprawy z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych nadzorowała Pani Krystyna Obal - specjalista Biura Świadczeń i Spraw Obywatelskich w Centrum Obsługi Mieszkańców - do dnia 30 czerwca 2011 r. Kierownik Referatu Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych. Ewidencję ludności prowadziły: Pani Grażyna Zdybał - inspektor, Pani Dorota Madura - inspektor, Pani Katarzyna Kawa - podinspektor, Pani Dorota Bałut - inspektor, Pani Elżbieta Jarosz - inspektor, Pani Grażyna Żeleźnik - inspektor, Pani Monika Zych - podinspektor oraz Pani Celina Marcinek inspektor. Sprawy dotyczące dowodów osobistych prowadziły: Pani Barbara Głód - inspektor, Pani Anita Mamica - inspektor, Pani Bożena Marszałek - inspektor, Pani Danuta Onak - inspektor, Pani Ewa Białas - inspektor, Pani Paulina Kępa - podinspektor oraz Pani Iwona Różańska - inspektor. Osoby te zastępowały się wzajemnie. [Dowód: akta kontroli str. 29-30] Wyjaśnień kontrolującym udzielała Pani Krystyna Obal - specjalista Biura Świadczeń i Spraw Obywatelskich w Centrum Obsługi Mieszkańców oraz Pani Monika Zych, Pani Grażyna Żeleźniak i Pani Celina Marcinek w zakresie ewidencji ludności, Pani Grażyna Zdybał i Pani Dorota Bałut w kwestii postępowań meldunkowych oraz Pani Barbara Głód w sprawie dowodów osobistych. Badaniami kontrolnymi objęto prowadzenie danych osób zameldowanych na pobyt czasowy, zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania, wydawanie zaświadczeń, prowadzenie postępowań w sprawie udostępniania danych osobowych, terminowość przekazywania informacji o zmianie danych osobowych do Urzędu Skarbowego, Wojskowego Komendanta Uzupełnień oraz do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, prowadzenie postępowań administracyjnych, sposób przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, wydawanie dowodów osobistych oraz prowadzenie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi. Urząd w okresie objętym kontrolą prowadził ewidencję ludności w systemie teleinformatycznym i kartotecznym w formie zbiorów meldunkowych jako zbioru danych stałych mieszkańców, zbioru danych byłych mieszkańców, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy. 8
Zbiór danych stałych mieszkańców w systemie kartotecznym prowadzony był w formie indywidualnych kart osobowych mieszkańców w obowiązującym układzie terytorialnym z uwzględnieniem podziału, w przypadku miasta Tarnowa według nazwy ulicy, numeru domu i numeru lokalu, natomiast w przypadku wsi leżących na terenie Gminy Miasta Tarnowa według miejscowości i numeru domu. Zbiór danych byłych mieszkańców w systemie kartotecznym również prowadzony był w układzie terytorialnym. W zbiorze tym przechowywane były karty osób, które wymeldowały się i nie dokonały zameldowania w nowym miejscu, karty osób, które zostały wymeldowane w drodze decyzji administracyjnej, karty osób, które wymeldowały się na stałe za granicę oraz karty osób zmarłych. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy prowadzony był w formie książki zameldowań na pobyt czasowy do 3 miesięcy, czyli zgodnie z dyspozycją przepisu 29 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1999 z późn. zm.) - powyższe rozporządzenie obowiązywało do dnia 31 grudnia 2010 r. Stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy zgłosiło na terenie Gminy Miasta Tarnowa 156 osób, w tym 31 obywateli polskich i 125 cudzoziemców. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące prowadzony był w formie kartoteki ułożonej ze zgłoszeń meldunkowych w obowiązującym porządku alfabetycznym, według nazwisk osób wykonujących obowiązek zameldowania na ten pobyt, co było zgodne z przepisem 28 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. W systemie teleinformatycznym ewidencja ludności prowadzona była w Urzędzie w oparciu o program firmy RADIX, który - jak stwierdzono w okresie kontroli - spełniał wymagania w zakresie gromadzenia danych, określonych w art. 44a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). Kontrolujące otrzymały informację, że w dniu 31 grudnia 2010 r. na terenie Gminy Miasta Tarnowa zameldowanych było 112.267 stałych mieszkańców, w tym 111 cudzoziemców. Na pobyt czasowy ponad 3 miesiące zameldowane były 2.832 osoby, w tym 123 cudzoziemców. Wymeldowanie na pobyt stały za granicę zgłosiło 271 mieszkańców, a czasową nieobecność w miejscu pobytu stałego w związku z wyjazdem za granicę 846 mieszkańców. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie przyjęto: 2637 zgłoszeń pobytu stałego, 2884 zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące, 1778 zgłoszeń wymeldowania z miejsca pobytu stałego, 526 zgłoszeń wymeldowania z miejsca pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące. Z urzędów stanu cywilnego wpłynęły 1033 odpisy skrócone aktu urodzenia, 1448 odpisów skróconych aktu małżeństwa, 445 odpisów skróconych aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie oraz 1043 odpisy skrócone aktu zgonu. W 1033 przypadkach kontrolowany Urząd zwrócił się do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji o nadanie numeru PESEL po raz pierwszy, w 5 - o zmianę numeru PESEL poprzez sprostowanie danych osobowych, a w 22 9
o skasowanie numeru PESEL (adopcja) i wszystkie czynności w powyższym zakresie zostały prawidłowo dokonane. Do Urzędu wpłynęło ponadto: 10 zawiadomień o zmianie imienia, 49 zawiadomień o zmianie nazwiska, 3 zawiadomienia o utracie obywatelstwa polskiego oraz 3 - o jego nabyciu. [Dowód: akta kontroli str. 31-34] Powyższe zdarzenia stanowiły podstawę do aktualizacji zbioru meldunkowego prowadzonego w kontrolowanym Urzędzie, wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. Aktualizacji dokonywano również w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach wydanych dowodów osobistych. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało się w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Osoby zgłaszające pobyt lub wymeldowanie otrzymywały zaświadczenie potwierdzające dopełnienie tej czynności, a przyjęte w Urzędzie formularze meldunkowe zawierały wszystkie dane wymagane przepisem art. 11 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Powyższych ustaleń dokonano sprawdzając wyrywkowo wytypowane do kontroli zgłoszenia meldunkowe, tj. zgłoszenie pobytu stałego, zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu stałego, zgłoszenie pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące, zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu czasowego ponad 3 miesiące lub wyjazdu za granicę na pobyt czasowy ponad 3 miesiące. Kontrolowany Urząd przekazywał do Pierwszego i Drugiego Urzędu Skarbowego w Tarnowie wykazy zmarłych mieszkańców gminy zgodnie z dyspozycją przepisu art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.). Powyższe sprawy rejestrowane były w teczce aktowej o symbolu WSO.B.5112 /po reorganizacji Urzędu WZK.B.5112/ Wykazy osób zmarłych dla urzędów skarbowych. W kontrolowanym okresie, w spisie spraw założonym dla wyżej wymienionej teczki, zarejestrowane zostały 24 sprawy. Do sprawdzenia terminowości przekazywania danych do urzędów skarbowych w Tarnowie wytypowano sprawy: WSO.B.5112-7/10, WSO.B.5112-9/10, WSO.B.5112-10/10, WSO.B.5112-11/10 oraz WZK.B.5112-5/10, WZK.B.5112-6/10, WZK.B.5112-7/10, w oparciu o które, jak również skrócone akty stanu cywilnego stwierdzono, że wszystkie akty zostały przekazane z zachowaniem czternastodniowego terminu. [Dowód: akta kontroli str. 35-36] W okresie objętym kontrolą Urząd zawiadamiał właściwego wojskowego komendanta uzupełnień o zmianach adresowych osób podlegających wojskowemu obowiązkowi meldunkowemu w terminie trzech dni od dnia dopełnienia obowiązku meldunkowego, czyli zgodnie z przepisem 5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowiązku meldunkowego, obowiązku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnień oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granicą (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz. 1480). Wysyłkę zawiadomień pracownicy Urzędu odnotowywali w rejestrze WSO.B.5119 /po reorganizacji WZK.B.5119/ Informacje przekazywane do WKU. Dodatkowo w odrębnym segregatorze przechowywane były zwrotne potwierdzenia odbioru korespondencji przez właściwych komendantów uzupełnień. [Dowód: akta kontroli str. 35-36] Nie stwierdzono też naruszenia przepisów 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu 10
numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996), bowiem w każdym przypadku zachowany został pięciodniowy termin przekazywania do wojewody informacji dotyczących zmiany danych osobowych zgromadzonych w zbiorach meldunkowych Urzędu Miasta Tarnowa. Powyższych ustaleń dokonano sprawdzając pod względem terminowości wytypowane do kontroli przesyłki z miesiąca listopada i grudnia 2010 roku. Dla przedmiotowych spraw została w Urzędzie założona teczka aktowa WSO.B.5119 /po reorganizacji WZK.B.5119/ Informacje przekazywane w systemie PESEL, dla WKU i innych organów i urzędów, w której spisie spraw zarejestrowane były 163 sprawy. W powyższej teczce znajdowały się między innymi wydruki Zestawienie dokumentów przepracowanych w lokalnym banku danych oraz wnioski o nadanie numeru PESEL. Wysyłkę danych do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego Biura Organizacji i Kontroli Oddziału Zamiejscowego w Tarnowie Stanowiska ds. informatyki pracownik Urzędu odnotowywał dodatkowo w rejestrze podręcznym. [Dowód: akta kontroli str. 35-36] Kontrolując wydawanie zaświadczeń w trybie przepisów art. 44g ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych stwierdzono, że Urząd na wniosek zainteresowanej osoby prawidłowo wydawał zaświadczenia w oparciu o posiadane zbiory meldunkowe, zbiór PESEL oraz ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Dla powyższych spraw została w Urzędzie założona teczka aktowa WSO.B.5113 /po reorganizacji WZK.B.5113/ Zgłoszenia: meldunkowe dotyczące zameldowania i wymeldowania oraz podteczka WSO.B.5118-1 /po reorganizacji WZK.B.5118-1/ Zgłoszenia: meldunkowe, dotyczące zameldowania i wymeldowania - poświadczenia zameldowania. W kontrolowanym okresie w Urzędzie zostało wydanych 1989 poświadczeń zameldowania. Sprawdzając wytypowane do kontroli sprawy od numeru WZK.B.5113-589/10 do numeru WZK.B.5113-613/10 stwierdzono, że wydawanie zaświadczeń odbywało się w sposób właściwy, (tj. poświadczenie zameldowania wydawane było w dniu złożenia podania, a w sytuacji gdy wydanie poświadczenia wymagało uiszczenia opłaty skarbowej do wniosku dołączany był dowód zapłaty), niemniej jednak w pięciu kontrolowanych sprawach stwierdzono pewną nieprawidłowość, mianowicie do wniosku nie zostało dołączone pełnomocnictwo dla osoby trzeciej, która w imieniu wnioskującego odbierała w Urzędzie stosowne poświadczenie zameldowania. W trakcie kontroli udzielono pracownikom instruktażu w powyższym zakresie. [Dowód: akta kontroli str. 35-36] Wnioski o udostępnienie danych, które wpłynęły do Urzędu w okresie objętym kontrolą rejestrowane były w teczce aktowej WSO.B.51180 /po reorganizacji WZK.B.51180/ Udostępnianie danych. W spisie spraw dla przedmiotowej teczki zarejestrowano 3499 wniosków, które załatwiono bez zbędnej zwłoki. O udostępnienie danych, w oparciu o złożony wniosek, najczęściej występowali komornicy sądowi, urzędy skarbowe, sądy oraz Izba Wytrzeźwień w Tarnowie. Sposób, w jaki Urząd załatwiał powyższe sprawy (odpowiedzi udzielano na wniosku, który następnie zwracany był do wnioskodawcy), uniemożliwił kontrolującym dokonania oceny, czy poszczególne sprawy faktycznie zostały prawidłowo załatwione poprzez udzielenie informacji w zakresie żądanych danych, czy przyjęto obowiązujący wzór wniosku, czy właściwie wskazano podstawę prawną, oraz czy prawidłowo obliczono wysokość opłaty za udostępnienie danych. Stwierdzono natomiast przestrzeganie przepisów art. 64 2 k.p.a. poprzez wezwanie wnoszącego do usunięcia braków we wniosku oraz przepisów art. 65 1 k.p.a., bowiem w sytuacji gdy Urząd nie był właściwy w sprawie wniosek o udostępnienie danych prawidłowo przekazywany był postanowieniem Prezydenta Miasta Tarnowa do organu właściwego. Wydane postanowienie spełniały wszystkie wymogi określone w przepisach art. 124 k.p.a. w związku z art. 107 3 k.p.a. i art. 126 k.p.a. Powyższych ustaleń dokonano kontrolując sprawy: 11
WSO.B.51180-1286/10, WSO.B.51180-1325/10, WSO.B.51180-1489/10, WSO.B.51180-1520/10. W trakcie kontroli pouczono pracowników odnośnie sposobu kompletowania dokumentacji w zakresie udostępniania danych. [Dowód: akta kontroli str. 35-36] Podczas kontroli sprawdzono prawidłowość przepływu danych pomiędzy zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzędzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie. Stwierdzono, że wytypowane do kontroli: odpisy skrócone aktu urodzenia o numerach: 4583/2010 wydany przez USC w Krakowie, 1808/2010, 1901/2010, 2224/2010, 2299/2010, 2437/2010, 2551/2010, 2700/2010, 2921/2010, 2958/2010 wydane przez USC w Tarnowie; odpisy skrócone aktu małżeństwa o numerach: 509/2010 wydany przez USC w Jaworznie, 16/2010 wydany przez USC w Jodłowie, 3/2010 wydany przez USC w Lesku, 279/2010 wydany przez USC w Rzeszowie, 73/2010 wydany przez USC w Skrzyszowie, 11/2010 wydany przez USC w Tuchowie, 106/2010 wydany przez USC w Zakliczynie, 68/1876 wydany przez USC w Żabnie, 445/1995, 599/2003, 599/2003, 30/2010, 53/2010, 63/2010, 88/2010, 91/2010, 95/2010, 158/2010, 188/2010, 207/2010, 289/2010, 291/2010, 451/2010, 572/2010, 598/2010, 704/2010, 729/2010, 901/2010, 913/2010, 954/2010, 610/2010 wydane przez USC w Tarnowie; odpisy skrócone aktu zgonu o numerach: 741/2010 wydany przez USC w Chorzowie, 221/2010, 240/2010, 241/2010 wydane przez USC w Dąbrowie Tarnowskiej, 379/2010, 2616/2010 wydane przez USC w Krakowie, 1/2010 wydany przez USC w Wietrzychowicach, 773/2010 wydany przez USC w Zabrzu, 18/2010, 52/2010, 102/2010, 142/2010, 165/2010, 169/2010, 235/2010, 635/2010, 658/2010, 706/2010, 716/2010, 821/2010, 845/2010, 879/2010, 899/2010, 1075/2010, 1149/2010, 1535/2010, 1605/2010, 1231/2010, 1266/2010, 1291/2010 wydane przez USC w Tarnowie oraz zgłoszenia pobytu stałego, zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego, zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące, zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu czasowego ponad 3 miesiące lub zgłoszenia wyjazdu za granicę na pobyt czasowy ponad 3 miesiące zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Kontroli poddano postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), ze szczególnym uwzględnieniem przepisów dotyczących terminów załatwiania spraw, uprawnień stron w postępowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). W okresie objętym kontrolą dla spraw z zakresu ewidencji ludności zostały w Urzędzie założone teczki aktowe znak: WSO.B.51150 /po reorganizacji WZK.B.51150/ Decyzje dotyczące zameldowań oraz WSO.B.51151 /po reorganizacji WZK.B.51151/ Decyzje dotyczące wymeldowań. W spisach spraw dla wymienionych teczek zarejestrowanych zostało 179 spraw. W powyższych sprawach Prezydent Miasta Tarnowa wydał: 7 decyzji o zameldowaniu, 15 decyzji o anulowaniu czynności materialno-technicznej zameldowania, 87 decyzji o wymeldowaniu, 8 decyzji o odmowie wymeldowania, 46 decyzji o umorzeniu postępowania oraz 2 postanowienia o zawieszeniu postępowania. Do kontroli wytypowano 25 postępowań meldunkowych. Sprawa WZK.B.51151-47/10 w okresie kontroli pozostawała w zawieszeniu. Podstawą zawieszenia postępowania, które Urząd prowadził w przedmiocie wymeldowania 12
z miejsca pobytu stałego, była zawisła w sądzie sprawa o przywrócenie naruszonego posiadania. Wydane w powyższej sprawie w trybie art. 97 1 pkt 4 k.p.a. postanowienie Prezydenta Miasta Tarnowa stanowiące o zawieszeniu postępowania było zasadne i zawierało wszystkie składniki określone w przepisach art. 124 k.p.a. i art. 107 3 k.p.a. w związku z art. 126 k.p.a. Sprawy znak: WSO.B.51150/7/10, WSO.B.51150-8/10, WSO.B.51150-10/10, WZK.B.51150-2/10 zostały prawidłowo załatwione przez Prezydenta Miasta Tarnowa w drodze decyzji orzekającej o zameldowaniu na pobyt stały. W powyższych sprawach przestrzegana była zasada, że dopiero złożenie formularza meldunkowego Zgłoszenie pobytu stałego daje podstawę do wydania decyzji rozstrzygającej wątpliwości na podstawie art. 47 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Postępowania wyjaśniające przeprowadzono zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego, w szczególności art. 10 1 k.p.a., art. 35 3 k.p.a. w związku z art. 36 1 k.p.a., a wydane przez Prezydenta Miasta Tarnowa decyzje spełniały wszystkie wymogi określone w art. 107 3 k.p.a. W sprawach znak: WSO.B.51150-3/10, WSO.B.51150-5/10, WSO.B.51150-11/10 zostały przez Prezydenta Miasta Tarnowa wydane decyzje orzekające o anulowaniu czynności materialno-technicznej polegającej na zarejestrowaniu w danym dniu zameldowania na pobyt stały. Również i w tych sprawach postępowania wyjaśniające prowadzone były zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego, a wydane decyzje administracyjne spełniały wymogi określone w art. 107 3 k.p.a. Z uwagi na okoliczność, że przedmiotem niniejszych postępowań meldunkowych było przede wszystkim zbadanie prawidłowości zarejestrowania pobytu w danym dniu, uchybieniem ze strony Urzędu było pominięcie w sentencji decyzji daty, w której dokonano zameldowania. W trakcie kontroli udzielono pracownikom stosownego instruktażu w powyższym zakresie i odstąpiono od wydania zalecenia. Sprawy znak: WSO.B.51150-4/10, WZK.B.51150-4/10 i WZK.B.51151-57/10 zasadnie pozostawiono bez rozpoznania. Urząd w trybie art. 64 2 k.p.a. wezwał wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Nieuzupełnienie wniosku poprzez dostarczenie wskazanych w piśmie Urzędu dokumentów dało podstawę Prezydentowi Miasta Tarnowa do zawiadomienia wnoszącego o pozostawieniu jego sprawy bez rozpoznania. Sprawy znak: WZK.B.51151-4/10, WZK.B.51151-46/10, WZK.B.51151-66/10 dotyczyły przedmiotu wymeldowania. W trakcie prowadzonego w Urzędzie postępowania wyjaśniającego osoba objęta wnioskiem o wymeldowanie sama dokonała obowiązku wymeldowania się z dotychczasowego miejsca pobytu, co stanowiło podstawę do wydania przez Prezydenta Miasta Tarnowa w trybie art. 105 1 k.p.a. decyzji o umorzeniu postępowania. Prawidłowo wydane przez ten organ decyzje zawierały wszystkie składniki określone w art. 107 3 k.p.a. W sprawie WZK.B.51151-45/10 o wymeldowanie z miejsca pobytu stałego, Urząd stosownym pismem poinformował Prokuraturę Rejonową w Tarnowie, że osoba sama dokonała obowiązku wymeldowania się. W sprawach znak: WZK.B.51151-30/10, WZK.B.51151-50/10, WZK.B.51151-70/10 Urząd działając w oparciu o przepisy art. 52 k.p.a. prawidłowo udzielił pomocy innym 13
organom administracji publicznej, tj. organowi gminy w Dąbrowie Tarnowskiej i organowi gminy w Nowym Sączu poprzez przeprowadzenie dowodu z zeznań strony, a organowi gminy w Tuchowie poprzez zapoznanie strony z materiałem dowodowym zebranym w nadesłanych aktach sprawy. Kontrolując sprawy znak: WSO.B.51150-6/10 (dot. zameldowania), WZK.B.51151-43/10 oraz WZK.B.51151-65/10 (dot. wymeldowania) stwierdzono, że wszystkie powyższe sprawy były przedmiotem postępowania odwoławczego przed Wojewodą Małopolskim, który po zapoznaniu się z aktami sprawy i rozpatrzeniu wniesionych odwołań decyzjami ostatecznymi utrzymał w mocy zaskarżone decyzje Prezydenta Miasta Tarnowa. W okresie kontroli sprawa WSO.B.51150-31/10 pozostawała w toku załatwienia przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Krakowie w wyniku skargi, którą strona wniosła do Sądu na decyzję Wojewody Małopolskiego znak WO.I.5110-12-10. W sprawach znak: WSO.B.51151-14/10, WZK.B.51151-49/10, WZK.B.51151-70/10 Prezydent Miasta Tarnowa w drodze decyzji administracyjnej zasadnie odmówił wymeldowania z miejsca pobytu stałego. W sprawie WSO.B.51151-14/10, w której podstawę odmowy wymeldowania stanowił wyrok Sądu orzekający o przywróceniu osobie objętej wnioskiem o wymeldowanie naruszonego posiadania lokalu, Urząd przeprowadził postępowanie wyjaśniające zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego, również w zakresie przepisów art. 97 1 ust. 1 pkt 4 k.p.a. oraz art. 97 2 k.p.a. (zawieszenie i podjęcie postępowania), a wydana w tej sprawie decyzja spełniała wymogi określone w art. 107 3 k.p.a. Prawidłowo zostały też przeprowadzone postępowania wyjaśniające w dwóch pozostałych wskazanych powyżej sprawach meldunkowych, z zachowaniem wymogów określonych w przepisach postępowania administracyjnego, w szczególności art. 10 1 k.p.a. (zasada czynnego udziału strony w postępowaniu) i art. 35 3 k.p.a. w związku z art. 36 1 k.p.a. (terminy załatwienia sprawy), a wydane w tych sprawach przez Prezydenta Miasta Tarnowa decyzje administracyjne w przedmiocie odmowy wymeldowania zawierały wszystkie składniki określone w art. 107 3 k.p.a. W sprawie WZK.B.51151-58/10 została wydana przez Prezydenta Miasta Tarnowa decyzja o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego. Postępowanie w przedmiotowej sprawie prowadzone było zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego, w szczególności art. 10 1 k.p.a., art. 35 3 k.p.a. w związku z art. 36 1 k.p.a., również art. 34 1 k.p.a., na podstawie którego Urząd wystąpił do sądu z wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej. Wydana decyzja spełniała wymogi określone w art. 107 3 k.p.a. Kontrolując zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym związanej, prowadzenie i aktualizację ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Urząd dysponował 8 zestawami komputerowymi do realizacji dowodów osobistych. Kartę dostępu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadało 8 osób. W kontrolowanym okresie w Urzędzie przyjęto 6290 wniosków o wydanie dowodu osobistego, w tym 3223 wnioski z uwagi na wymianę dowodu osobistego, 1160 w związku z utratą tego dokumentu oraz 1907 wniosków od osób ubiegających się o wydanie dowodu 14
osobistego po raz pierwszy. W okresie kontroli 61 wyprodukowanych dowodów osobistych pozostawało w Urzędzie do wydania mieszkańcom Gminy Miasta Tarnowa. Organizacja pracy na stanowiskach dowodów osobistych zapewniała prawidłową obsługę mieszkańców Gminy Miasta Tarnowa, którzy ubiegali się o wydanie dowodu osobistego. Dane zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego porównywane były z danymi znajdującymi się w zbiorze meldunkowym kontrolowanego Urzędu oraz z danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłożenie tego dokumentu przez osobę wnioskującą było niezbędne. Po takiej weryfikacji dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela. Kontroli poddano wnioski o wydanie dowodu osobistego, które zostały przyjęte przez pracowników Urzędu w dniach od 5 do 8 grudnia 2011 r. o numerze formularza: E 5908229, E 5908337, E 5908355, E 5908368, E 5908410 E 5908418. Powodem złożenia powyższych wniosków między innymi było: zagubienie dowodu osobistego, utrata, upływ terminu ważności dowodu osobistego, zmiana danych oraz wydanie dowodu osobistego dla osoby małoletniej. W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie wyżej wymienione wnioski zostały przyjęte prawidłowo. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a także przy jego odbiorze. Przy wręczaniu nowego dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowość jego wystawienia. Osoba odbierająca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w części B formularza, a dotychczasowy dowód osobisty, po jego unieważnieniu w sposób określony w przepisie 33 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, zwrotu lub utraty (Dz. U. z 2009 r. Nr 47, poz. 384) zwracany był wnioskodawcy. Dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w prowadzonym dla Gminy Miasta Tarnowa zbiorze meldunkowym na podstawie wytypowanych do kontroli nowo wydanych dowodów osobistych stwierdzając, że wszystkie dowody osobiste zostały wczytane do tego zbioru w sposób prawidłowy. Dokumentacja stanowiąca podstawę do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Kontrolując wytypowane do kontroli koperty dowodowe o numerze: ASU 098151, ASU 088633, ASU 081054, ASU 075897, ASU 067447, ASU 066851, ASU 050605, ASU 012528, ASU 004835, ASU 001458, ASV 076017, ASV 009903, ASV 012510, ASV 032693, ASV 042247, ASV 050398, ASV 050402, ASV 063651, ASV 057357, pod względem ich kompletności, a także prawidłowości wydawania dowodów osobistych, stwierdzono, że dokumentacja w kopertach dowodowych była kompletna (tj. w kopercie znajdował się wypełniony wniosek o wydanie dowodu osobistego z adnotacją pracownika ewidencji ludności i Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tarnowie lub dołączony do wniosku odpis aktu stanu cywilnego), a w przypadku utraty dowodu osobistego - zawiadomienie o utracie dowodu osobistego oraz wydane przez Urząd zaświadczenie o utracie dowodu osobistego ( 25 ust. 2 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r.), odcinek B z potwierdzeniem odbioru dowodu osobistego), a dowody osobiste zostały wydane prawidłowo. Koperty dowodowe - zgodnie z przepisem 33 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania 15