Uczelniane zasady rekrutacji studentów wyjeżdżających na studia w ramach programu Erasmus w roku akademickim 2013/14 1 Zasady i warunki wyjazdu 1. Wyjazdy studentów na studia w ramach programu Erasmus odbywają się zgodnie z zasadami określonymi corocznie w umowie zawartej pomiędzy Wyższą Szkołą Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach a Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji w Warszawie. 2. Wymiana studentów może być realizowana wyłącznie z uczelnią zagraniczną, która posiada Uczelnianą Kartę Erasmusa ważną w danym roku akademickim, oraz z którą została podpisana umowa bilateralna przewidująca wymianę studentów. 3. Uczelnia partnerska uczestnicząca w programie Erasmus musi należeć do jednego z krajów członkowskich UE, lub krajów EOG, albo do Turcji lub Chorwacji. 4. Kwalifikacja kandydatów zostanie przeprowadzona w oparciu o zasadę przejrzystości, sprawiedliwości i równego traktowania wszystkich kandydatów według Uczelnianych zasad rekrutacji studentów na wyjazdy na studia w ramach programu Erasmus w roku akademickim 2013/14. Ponadto Uczelnia zorganizuje nabór kandydatów w taki sposób, aby nie dopuścić do sytuacji określanych mianem konfliktu interesu. 5. Pobyt studenta w instytucji partnerskiej nie może być krótszy niż 3 miesiące lub pełen najkrótszy cykl kształcenia (np. trymestr) i nie może być dłuższy niż 1, ten sam, rok akademicki. 6. Wyjazd stypendialny w programie Erasmus wymaga podjęcia w uczelni przyjmującej studiów stacjonarnych (full time). 1
7. Dla każdego wyjeżdżającego w programie Erasmus studenta uzgodniony zostaje przed wyjazdem indywidualny program studiów do zrealizowania w uczelni partnerskiej w formie dokumentu Porozumienie o programie zajęć (Learning Agreement, LA). Porozumienie powinno zostać podpisane przed wyjazdem studenta na studia za granicę, przez trzy strony: uczelnię macierzystą, instytucję przyjmującą i studenta. 8. Wszystkie zmiany wprowadzone do LA przez którąkolwiek ze stron wymagają potwierdzenia na piśmie. Zaleca się, aby wprowadzenie ewentualnych zmian było zakończone w ciągu 1 miesiąca od przyjazdu studenta do uczelni przyjmującej. 9. Wyższa Szkoła Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach dołoży wszelkich starań, aby przy sporządzaniu LA nie powstawały żadne różnice programowe w stosunku do zatwierdzonych programów kształcenia i planów studiów dla danego kierunku studiów. W przypadku, gdy różnic tych nie da się uniknąć, zostaną one określone przed wyjazdem studenta. Przed wyjazdem studenta zostanie również określony na piśmie termin i sposób uzupełnienia ww. różnic programowych. 10. W systemie ECTS pełny rok akademicki odpowiada 60 punktom, semestr 30 punktom, a trymestr 20 punktom. Liczbę punktów zaliczeniowych ECTS do zgromadzenia podczas pobytu w uczelni przyjmującej określa Wyższa Szkoła Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach w porozumieniu z uczelnią przyjmującą. Student pomyślnie zaliczający część studiów w innej uczelni może uzyskać kilka punktów więcej lub mniej z uwagi na trudności z ułożeniem takiego programu zajęć za granicą, który byłby zgodny z jego potrzebami wynikającymi z programu kształcenia. Przygotowując porozumienie o programie zajęć, bierze się pod uwagę nie tylko liczbę punktów, tzn. 30 na semestr, ale także zawartość merytoryczną zajęć - przy czym nie chodzi tu o to, by w uczelni zagranicznej realizować identyczne przedmioty, jakie byłyby realizowane w uczelni macierzystej, ale o tzw. efekty kształcenia przypisane do danych zajęć. 11. Jeżeli LA zakłada zrealizowanie przez studenta większej liczby punktów ECTS niż liczba wymagana do zaliczenia semestru/roku, to dodatkowe punkty ECTS zostaną studentowi wpisane w Suplemencie do dyplomu lub zaliczone na poczet egzaminów w kolejnym roku akademickim. 2
12. Do uznania osiągnięć studenta w zagranicznej uczelni partnerskiej będą stosowane procedury określone dla Europejskiego Systemu Transferu i Akumulacji Punktów (ECTS). 13. Jeżeli wszystkie uzgodnione w formie pisemnej w LA warunki zostaną przez studenta spełnione, okres studiów (przedmioty/zaliczenia/egzaminy) zostanie mu uznany i potraktowany jako równoważny z odpowiednim okresem studiów w Wyższej Szkole Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach. 14. Decyzję o tym, czy uzgodnione warunki zostały spełnione przez studenta, podejmuje Wyższa Szkoła Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach po konsultacji z instytucją przyjmującą. W przypadku stwierdzenia niezgodności, decyzję co do zakresu zaliczenia podejmuje Wyższa Szkoła Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach, która może także zdecydować, czy niespełnienie określonych warunków przez studenta rodzi konieczność zwrotu części lub całości stypendium. 15. Zwrot stypendium nie będzie wymagany od studenta w przypadku zaistnienia okoliczności określonej jako siła wyższa (tj. sytuacja niezależna od studenta związana z poważną chorobą lub nieszczęśliwym zdarzeniem). Przypadek taki wymaga potwierdzenia w formie pisemnej z Narodowej Agencji programu Erasmus. Do pisma do Narodowej Agencji dotyczącym uznania przypadku za zgodny z definicją siły wyższej powinna być dołączona stosowna dokumentacja (medyczna/policyjna) potwierdzająca zaistnienie nieszczęśliwego zdarzenia, zaświadczenie z instytucji przyjmującej o czasie trwania pobytu na stypendium oraz (jeżeli dotyczy) informacja o szacowanych kosztach poniesionych przez stypendystę w związku z wyjazdem i pobytem w kraju docelowym. 16. Stypendium otrzymywane z budżetu programu Erasmus na czas pobytu za granicą podczas studiów ma charakter uzupełniający, co oznacza, że nie pokrywa wszystkich kosztów związanych z podrożą i pobytem w kraju docelowym. Jest ono przeznaczone na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem w zagranicznej uczelni partnerskiej (koszty podróży, ubezpieczenia, przygotowania językowego, zwiększone koszty utrzymania za granicą). 3
17. Uczelnia przyjmująca nie może żądać od studenta opłat za naukę (czesne, wpisowe, opłaty egzaminacyjne, opłaty za korzystanie z laboratoriów, bibliotek, itp.). Pobieranie pewnych opłat (ubezpieczenie, członkostwo w organizacjach studenckich, korzystanie z kserokopiarki, itp.) jest dopuszczalne w tej samej wysokości i na takiej samej zasadzie, jaka obowiązuje studentów lokalnych. 18. W czasie pobytu w uczelni partnerskiej student zobowiązany jest do kontynuacji opłat za naukę w Wyższej Szkole Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach w pełnej wysokości. 19. Wypłata stypendiów krajowych (np. socjalne, za wyniki w nauce, inne), do których student nabył prawo przed wyjazdem, będzie kontynuowana w czasie pobytu studenta w uczelni partnerskiej. Student ma również zagwarantowane prawo do ubiegania się o stypendia krajowe po powrocie do Wyższej Szkoły Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach. 20. Student może podczas swoich studiów, niezależnie od liczby studiowanych kierunków oraz liczby uczelni macierzystych, zrealizować: a) jednokrotny wyjazd na studia, b) jednokrotny wyjazd na praktykę. Zasada ta obowiązuje również wtedy, gdy wyjazd studenta na studia odbywał się bez stypendium programu Erasmus. 21. Studenci ostatniego roku studiów licencjackich i magisterskich powinni poinformować promotorów o swoim wyjeździe oraz uzgodnić sposób kontaktu i zaliczenia seminariów. 22. Po uzyskaniu akceptacji uczelni przyjmującej student ma prawo ubiegać się o przedłużenie pobytu na stypendium. Przedłużenie pobytu w instytucji przyjmującej w ramach programu Erasmus jest możliwe tylko w czasie jednego roku akademickiego, co oznacza, że przedłużenia są możliwe wyłącznie z semestru zimowego na semestr letni. W przypadku uzyskania przez studenta zgody na przedłużenie pobytu, zobowiązany jest on ustalić Porozumienie o programie zajęć (Learning Agreement) 4
na przedłużony semestr i przekazać go do Działu Praktyk i Programów Międzynarodowych w terminie trzech tygodni od rozpoczęcia drugiego semestru na uczelni przyjmującej. Porozumienie powinno zostać podpisane przez trzy strony: uczelnię macierzystą, instytucję przyjmującą i studenta. 23. Decyzję o ewentualnym przedłużeniu podejmuje: a) Dziekan właściwego Wydziału, b) Koordynator Wydziałowy programu Erasmus, c) Uczelniany koordynator programu Erasmus 24. Aby przedłużyć pobyt o kolejne miesiące w ramach tego samego roku akademickiego należy przed upływem pierwotnie planowanego okresu pobytu na stypendium: a) wypełnić wniosek o przedłużenie pobytu, (wniosek dostępny jest na stronie internetowej Uczelni: www.gallus.pl (Sekcja: Erasmus/dokumenty do pobrania), b) uzyskać zgodę uczelni goszczącej i macierzystej, c) uzgodnić Porozumienie o programie zajęć na kolejny okres, d) podpisać stosowny aneks do umowy z Wyższą Szkołą Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach. 25. Finansowanie okresu przedłużenia zostanie określone w uczelnianych zasadach finansowania wyjazdów studentów na studia w ramach programu Erasmus w roku akademickim 2013/14, tj. w zależności od ilości dostępnych środków na ten cel student może otrzymać na dodatkowy okres pobytu: pełne stypendium lub niższą stawkę miesięcznego stypendium lub wcale nie otrzymać stypendium. Po uzyskaniu informacji o warunkach finansowania dodatkowego okresu student może w formie pisemnej zrezygnować z przedłużenia. 26. Z każdym studentem zakwalifikowanym na wyjazd w programie Erasmus zostanie sporządzona pisemna umowa. Umowa szczegółowo określa warunki wyjazdu oraz wypłaty i rozliczenia stypendium (m. in. czas trwania pobytu w uczelni goszczącej, wysokość stypendium, sposób jego wypłaty, termin, w którym trzeba rozliczyć się z uczelnią macierzystą itp.). 5
27. Każdy student wyjeżdżający w programie Erasmus otrzyma Kartę Studenta Erasmusa. 28. Przekazanie stypendium studentowi może nastąpić tylko pod warunkiem zaakceptowania przez studenta wszystkich warunków umowy. 29. Wysokość stypendium oraz sposób jego przekazania zostaną określone w Uczelnianych zasadach finansowania studentów wyjeżdżających na studia w ramach programu Erasmus w roku akademickim 2013/14. 30. Osoby niepełnosprawne z udokumentowanym stopniem niepełnosprawności, mogą ubiegać się o dodatkowe fundusze pochodzące ze specjalnego funduszu przeznaczonego dla osób niepełnosprawnych. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności wraz z formularzem wniosku dostępne są na stronie internetowej www.erasmus.org.pl. 31. Każdy stypendysta Erasmusa jest zobowiązany uzyskać odpowiednie ubezpieczenie zdrowotne. Podstawowe ubezpieczenie zdrowotne gwarantuje Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego wydawana przez NFZ. EKUZ obowiązuje tylko w krajach Unii Europejskiej i obejmuje tylko część świadczeń związanych z leczeniem. Przy wyjeździe np. do Turcji należy wykupić polisę w firmie ubezpieczeniowej. WSZMiJO zaleca wykupienie przez Beneficjenta dodatkowego ubezpieczenia prywatnego obejmującego koszty ewentualnych dodatkowych interwencji medycznych bądź transportu do Polski. Ponadto Beneficjent powinien posiadać ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. Student ponosi pełną odpowiedzialność za posiadanie właściwego ubezpieczenia na czas podróży i pobytu w uczelni przyjmującej. 32. Po powrocie z instytucji przyjmującej student zobowiązany jest do dostarczenia do Działu Praktyk i Programów Międzynarodowych następujących dokumentów: a) Transcript of Records, czyli wykaz ocen i zaliczeń z uczelni zagranicznej, b) Certificate of stay, czyli zaświadczenie potwierdzające dokładny okres pobytu. 33. Po powrocie z instytucji przyjmującej student zobowiązany jest ponadto wypełnić Ankietę Stypendysty Erasmusa według wzoru ogłoszonego przez Narodową Agencję 6
w systemie ankiet on-line. Wypełnienie Ankiety Stypendysty Erasmusa w systemie on-line jest niezbędne do finansowego rozliczenia wyjazdu. 2 Harmonogram rekrutacji 1. Studenci zainteresowani wyjazdem na studia w ramach programu Erasmus zobowiązani są do dostarczenia Formularza zgłoszeniowego do Działu Praktyk i Programów Międzynarodowych, pokój 120a, w terminie do 15 kwietnia 2013. Nabór studentów na studia do partnerskiej uczelni Estonian Academy of Security Sciences trwa do 30 kwietnia 2013 r. 2. Formularz zgłoszeniowy dostępny jest na stronie internetowej Uczelni www.gallus.pl (Sekcja Erasmus/dokumenty do pobrania). 3. Po wyznaczonym terminie nie będą przyjmowane żadne dokumenty, chyba że termin ten zostanie oficjalnie przedłużony na podstawie ogłoszenia umieszczonego przez Uczelnianego koordynatora programu Erasmus na stronie internetowej Uczelni, o dodatkowym naborze na poszczególne uczelnie partnerskie. W przypadku małej ilości zgłoszeń i niewyczerpania limitu miejsc na wyjazdy studentów na studia ogłoszona zostanie rekrutacja uzupełniająca. 3 Kryteria stawiane kandydatom I. Kryteria formalne 1. Student kwalifikowany na wyjazd w programie Erasmus musi spełniać następujące kryteria formalne: a) posiadać status studenta WSZMiJO w Katowicach, b) być (w momencie wyjazdu) studentem co najmniej drugiego roku studiów pierwszego stopnia, 7
c) w trakcie pobytu na uczelni partnerskiej nie może korzystać z urlopu długoterminowego, o którym mowa w 33 Regulaminu Studiów WSZMiJO w Katowicach, 2. Osoba kwalifikowana na wyjazd w programie Erasmus może posiadać obywatelstwo dowolnego kraju świata. Jeżeli student ubiegający się o wyjazd na studia w ramach programu Erasmus posiada obywatelstwo inne niż państwa członkowskie UE lub EOG, powinien sprawdzić zasady odnoszące do wyjazdu na terytorium kraju przyjmującego w związku z planowanym pobytem jako stypendysta Erasmusa. 3. W Polsce na podstawie Art. 43 pkt. 2 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, osobami uprawnionymi do korzystania z oferty Erasmusa na zasadach obowiązujących obywateli polskich, są: 1) cudzoziemcy, którym udzielono zezwolenia na osiedlenie się; 1a) posiadacze ważnej Karty Polaka, 2) cudzoziemcy posiadający status uchodźcy nadany w RP, 3) cudzoziemcy korzystający z ochrony czasowej na terytorium RP, ( ) 5) cudzoziemcy, którym na terytorium RP udzielono zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Wspólnot Europejskich; 6) cudzoziemcy, którym na terytorium RP udzielono zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony w związku z okolicznością, o której mowa w art. 53 ust. 1 pkt. 7, 13 i 14 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach (Dz. U. Nr 128, poz. 1175, z późn. zm. 1)); 6a) cudzoziemcy, którym udzielono ochrony uzupełniającej na terytorium RP. II. Kryteria uczelniane 1. Kwalifikacji kandydatów dokonuje powołana przez Rektora Komisja Kwalifikacyjna, która bierze pod uwagę znajomość języka obcego, wyniki w nauce oraz zaangażowanie w działalność Uczelni. 2. Student kwalifikowany na wyjazd w programie Erasmus musi spełniać następujące kryteria uczelniane: 8
a) mieć średnią nie niższą niż 3, 25: uzyskana w toku studiów średnia ocen z egzaminów i zaliczeń mnożona jest przez pięć maksymalnie można uzyskać 25 punktów, b) znać język, w którym będą prowadzone zajęcia dydaktyczne w uczelni przyjmującej: - każdy student ubiegający się o wyjazd na studia w ramach programu Erasmus zobowiązany jest dostarczyć zaświadczenie o znajomości języka obcego, którego wzór stanowi załącznik nr 1, - ww. zaświadczenie powinno być wypełnione przez lektora Wyższej Szkoły Zarządzania Marketingowego i Języków Obcych w Katowicach, - punkty za znajomość języka obcego liczone są w następujący sposób: za każdą sprawność językową (rozumienie, mówienie, pisanie, czytanie) można uzyskać od 1 do 5 punktów razem max. 20/2 = 10, c) dodatkowe punkty przyznawane są tym, którzy są zaangażowani w działalność Uczelni: - pełnienie wybieralnych funkcji w Samorządzie Uczelnianym lub Wydziałowym (przewodniczący, członkowie władz samorządu) 5 pkt, - pełnienie funkcji przewodniczącego lub członka zarządu koła naukowego 5 pkt, - aktywny udział w konferencjach międzyuczelnianych, konferencjach naukowych organizowanych przez koła naukowe (wygłoszenie referatu) 4 pkt, - aktywny udział studenta w Klubie Przyjaciół Erasmusa - potwierdzony przez Uczelnianego Koordynatora programu Erasmus 5 pkt, - aktywny udział w pracach organizacyjnych Uczelni - potwierdzony odpowiednio przez Rektora lub Dziekana 4 pkt. 3. Jeżeli kandydaci w wyniku przeprowadzonej przez Komisję kwalifikacji, uzyskają równą ilość punktów, pierwszeństwo wyjazdu przysługuje studentowi na wyższym roku/semestrze studiów. Studenci nie zakwalifikowani do wyjazdu zostają umieszczeni na tzw. liście rezerwowej w kolejności wynikającej z uzyskanej punktacji. W przypadku rezygnacji studenta zakwalifikowanego na wyjazd prawo do wyjazdu uzyskuje osoba będąca na pierwszym miejscu listy rezerwowej. 9
4 Wymagane dokumenty 1. Przed kwalifikacją: a) Formularz zgłoszeniowy wraz z zaświadczeniem o znajomości języka obcego 2. Po kwalifikacji: a) Porozumienie o programie zajęć (Learning Agreement, LA) - załącznik nr 2 - wszystkie zmiany wprowadzone do Learning Agreement, przez którąkolwiek ze stron wymagają potwierdzenia na piśmie, w formie dokumentu changes to learning agreement załącznik nr 3 - zaleca się, aby wprowadzenie ewentualnych zmian było zakończone w ciągu 1 miesiąca od przyjazdu studenta do uczelni przyjmującej b) Formularz danych bankowych załącznik nr 4 3. Po powrocie ze stypendium: a) Transcript of Records wykaz zaliczeń (informacja o zaliczonych przedmiotach, zdanych egzaminach i uzyskanych ocenach) zaświadczenie powinno być sporządzone na papierze firmowym uczelni przyjmującej, - jeżeli przed wyjazdem do Polski nie jest możliwe uzyskanie przez studenta oficjalnego Transcript of Records zaleca się, aby student uzyskał zaświadczenie od każdego z wykładowców, wykorzystując w tym celu Evaluation Card, którego wzór stanowi załącznik nr 5, b) Certificate of stay zaświadczenie z uczelni przyjmującej potwierdzające czas pobytu na stypendium załącznik nr 6, - w ciągu 2 tygodni od przyjazdu do uczelni przyjmującej student zobowiązany jest przesłać do Działu Praktyk i Programów Międzynarodowych Confirmation of Arrival, którego wzór stanowi załącznik nr 7, c) Ankieta Stypendysty Erasmusa dostępna on-line na stronie internetowej www.erasmus.org.pl (Sekcja: Strefa Studenta/Ankieta Stypendysty Erasmusa ) 5 10
Skład Komisji Kwalifikacyjnej 1. Organem kwalifikującym na wyjazdy stypendialne w ramach programu Erasmus jest powołana przez Rektora Komisja Kwalifikacyjna, w celu przeprowadzenia procedury konkursowej. 2. W skład komisji wchodzą: a) Dziekan Wydziału Humanistycznego, b) Prodziekan Wydziału Ekonomiczno-Inżynieryjnego, c) Koordynator programu Erasmus na Wydziale Ekonomiczno-Inżynieryjnym, d) Koordynator programu Erasmus na Wydziale Humanistycznym, e) Uczelniany koordynator programu Erasmus, f) Kwestor, g) Przedstawiciel Samorządu Studenckiego w charakterze obserwatora procedury. 6 Procedura odwoławcza 1. Studentowi przysługuje odwołanie od decyzji Komisji w ciągu 7 dni od dnia sporządzenia oficjalnej listy osób zakwalifikowanych na stypendium. 2. Organem odwoławczym jest Rektor. 7 Termin i sposób ogłoszenia wyników 1. W terminie do 7 dni od zamknięcia postępowania Komisja sporządza protokół z postępowania kwalifikacyjnego wraz z listą kandydatów zakwalifikowanych do wyjazdu i listą rezerwową. 8 11
Uczelnie partnerskie 1. Wykaz miejsc na uczelniach zagranicznych jest dostępny w Dziale Praktyk i Programów Międzynarodowych, a lista uczelni partnerskich dostępna jest na stronie internetowej Uczelni: www.gallus.pl (Sekcja: Erasmus/umowy bilateralne). 2. Studenci zakwalifikowani na wyjazd zobowiązani są do przygotowania dokumentów aplikacyjnych wymaganych na uczelni partnerskiej. Dokumenty powinny być pobrane ze strony internetowej uczelni partnerskiej. W przypadku aplikacji składanej on-line należy wypełnić zgłoszenie zgodnie z instrukcjami. Wydrukowane i podpisane zgłoszenie należy dostarczyć do DPiPM, pokój 120a. 3. Student powinien również zapoznać się z zasadami przyznawania zakwaterowania uczelni goszczącej i jeśli to możliwe dołączyć wypełniony formularz do dokumentów aplikacyjnych. 4. Komplet dokumentów aplikacyjnych należy dostarczyć do DPiPM w okresie umożliwiającym ich terminowe wysłanie do uczelni partnerskiej. Termin wysłania dokumentów jest uzależniony od uczelni partnerskiej, dlatego wcześniej należy zapoznać się z warunkami przyjęcia w ramach programu Erasmus (termin jest najczęściej publikowany na stronie internetowej partnera). 5. Student jest jedynie kandydatem do stypendium Erasmus, dopóki zgody na jego przyjęcie nie wyrazi uczelnia zagraniczna oraz dopóki nie podpisze umowy finansowej z WSZMiJO. ZATWIERDZAM REKTOR prof. nadzw. dr hab. dr h.c. Andrzej Limański Katowice, dn... 12
Załączniki: 1. Zaświadczenie o stopniu znajomości języka obcego 2. Learning Agreement 3. Changes to Learning Agreement 4. Formularz danych bankowych 5. Evaluation Card 6. Certificate of Stay 7. Confirmation of Arrival 13