WYDZIAŁ TURYSTYKI I ZDROWIA Filia AWF w Białej Podlaskiej OCENA PROCESU INFORMACYJNEGO W WYDZIALE TURYSTYKI I ZDROWIA FILIA AWF W BIAŁEJ PODLASKIEJ Raport przygotowany przez Zespół ds. Oceny procesu informacyjnego: dr Grzegorz Godlewski dr Wojciech Hołub mgr Katarzyna Kładź-Postolska mgr Monika Tyszkiewicz-Duszyńska Biała Podlaska, 2015 1
WSTĘP Funkcjonowanie wyższych uczelni we współczesnym systemie edukacji musi uwzględniać istnienie technologicznych procesów informacyjnych towarzyszących promocji, aktywizacji sprzedaży produktu (oferty edukacyjnej), klarownemu i bezinwazyjnemu przepływowi informacji pomiędzy zainteresowanymi stronami na linii Uczelnia student (obecny i potencjalny). Jednym z zadań systemu zapewnienia jakości kształcenia w Wydziale Turystyki i Zdrowia Filii AWF w Białej Podlaskiej jest ocena systemu informacyjnego, w tym: możliwość dostępu do Internetu, terminowość ogłaszania wyników egzaminów i zaliczeń, gromadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z procesem kształcenia, aktualizacja informacji na stronie internetowej Uczelni i Wirtualnej Uczelni oraz funkcjonowanie programu Wirtualna Uczelnia. W semestrze letnim roku akademickiego 2014/2015 przeprowadzono badania, których celem było uzyskanie odpowiedzi na wymienione powyżej kwestie, a także próba sprecyzowania tez końcowych, które mogą przyczynić się do poprawy istniejącej sytuacji. Badania przeprowadzono na przełomie maja i czerwca 2015r. z wykorzystaniem metody sondażowej. Narzędziem badawczym był skategoryzowany kwestionariusz ankiety, a próbę badawczą stanowili studenci (188 osób) i nauczyciele akademiccy zatrudnieni w Wydziale (24 osoby). I. Ocena procesu informacyjnego w opinii studentów 1. 1. Dostęp do Internetu na terenie obiektów Uczelni Ocena dostępu do Internetu w obiektach Uczelni została dokonana na podstawie pięciostopniowej skali, gdzie: 1 - bardzo źle, 2 - źle, 3 - przeciętnie, 4 - dobrze, 5 - bardzo dobrze. Opinie studentów na temat dostępu do Internetu na terenie obiektów Uczelni przedstawia tabela nr 1. Najczęściej pojawiające się odpowiedzi dotyczyły wskazań: źle i przeciętnie. Wśród wymienionych obiektów najlepiej oceniono: DS. ABC (3,32), ROBIR (3,30), Blok Asystencki (3,22). Natomiast najgorzej - pływalnię i korty tenisowe, co wydaje się zrozumiałe, gdyż są to budynki wykorzystywane zwykle do zajęć praktycznych. Tabela 1. Dostęp do Internetu w obiektach Uczelni Obiekty Uczelni Średnia odpowiedzi respondentów Budynek główny 3,13 ROBIR 3,30 HalaWidowiskowo-Sportowa 2,60 Budynek przy kompleksie piłkarskim (ul. Warszawska) 2,54 Blok Asystencki 3,22 DS. Agat 3,28 DS. ABC 3,32 DS. ul. Makaruka 3,03 Pływalnia 2,51 Korty tenisowe 2,46 Suma średnich ocen 2,93 2
1. 2. Metody i terminy ogłaszania wyników egzaminów Na jakość procesu informacyjnego wpływa również termin przekazywania studentom wiadomości w zakresie uzyskiwanych przez nich ocen zaliczeń cząstkowych i końcowych. Tabele 2 i 3 przedstawiają sposoby ogłaszania tych wyników. W przypadku egzaminów i zaliczeń cząstkowych nauczyciele akademiccy odpowiedzialni za przedmiot najczęściej wpisują oceny do systemu Wirtualnej Uczelni (41%) oraz przekazują w formie ustnej (34%). Tabela 2. Metody ogłaszania wyników egzaminów i zaliczeń cząstkowych Metody ogłaszania wyników końcowych Liczba wskazań w % Ustnej przez nauczyciela 34 Wywieszenia w gablocie 11 Maila od nauczyciela 13 Oceny w Wirtualnej Uczelni 41 Wpisu do indeksu 1 Tabela 3 obrazuje terminowość dostępu do wyników egzaminów i zaliczeń cząstkowych. Studenci otrzymują informacje o wynikach egzaminów i zaliczeń cząstkowych najczęściej w przeciągu tygodnia (69%) oraz dwóch tygodni (23%). Tabela 3. Terminowość dostępu do wyników egzaminów i zaliczeń cząstkowych Termin ogłaszania wyników końcowych Liczba wskazań w % W tym samym dniu 4 W przeciągu tygodnia 69 Od 8 do 14 dni 23 Od 14 do 31 dni 3 Powyżej miesiąca 1 1.3. Dokumentacja procesu kształcenia Ocena dostępu studentów do własnej dokumentacji związanej z procesem kształcenia (np. zaliczeń cząstkowych i końcowych), została dokonana w pięciostopniowej skali (1 - bardzo źle, 2 - źle, 3 - przeciętnie, 4 - dobrze, 5 - bardzo dobrze). Otrzymane wyniki pozwalają stwierdzić, że studenci przeciętnie (3,36) oceniają dostęp do własnej dokumentacji. Prawdopodobnie takie odniesienie do tej kwestii może być spowodowane względną niechęcią badanych do sprawdzania własnych osiągnięć dydaktycznych. Z praktyki wiadomo, że studenci rzadko proszą prowadzących o wgląd w prace zaliczeniowe czy kolokwia. 1.4. Oferta edukacyjna Uczelni Oferta edukacyjna uczelni jest jednym z najsilniejszych argumentów towarzyszących procesowi rekrutacji oraz sile stanowiącej o marce każdej uczelni. W przypadku Wydziału TiZ bialskiej Filii najlepiej oceniany jest kierunek Fizjoterapia (3,66), najgorzej zaś Turystyka i Rekreacja (3,36). Stosunkowo silną stroną wydają się być również specjalizacje instruktorskie i trenerskie (3,46) oraz program Socrates-Erasmus. Niemniej jednak warto na bieżąco monitorować i modyfikować istniejącą ofertę zgodnie z sugestiami ankietowanych. 3
Tabela 4. Ocena oferty edukacyjnej Uczelni Kierunki kształcenia Średnia wskazań respondentów Turystyka i Rekreacja 3,36 Fizjoterapia 3,66 Kosmetologia 3,45 Kursy i szkolenia 3,21 Specjalizacje instruktorskie i trenerskie 3,46 Studia podyplomowe 3,17 Program Socrates-Erasmus 3,58 1.5. Aktualizacja informacji na stronie internetowej i Wirtualnej Uczelni Ważnym elementem oceny procesu informacyjnego jest również aktualizacja informacji zamieszczanych na stronie internetowej Uczelni i w systemie Wirtualna Uczelnia. W pięciostopniowej skali dobrze i przeciętnie oceniono ich aktualność (odpowiednio 42% i 35%) (tabela 5). Warto zatem zabiegać o regularny przegląd spraw istotnych, które powinny pojawiać się w przestrzeni medialnej z odpowiednim wyprzedzeniem. Tabela 5. Aktualizacja informacji na stronie internetowej Ocena aktualizacji informacji Liczba wskazań w % Bardzo źle 1 Źle 11 Przeciętnie 35 Dobrze 42 Bardzo dobrze 11 Suma średnich ocen 3,50 Tabela 6 przedstawia opinię badanych na temat aktualizacji informacji dostępnych w programie Wirtualna Uczelnia. W tym przypadku ocena wypada dobrze (40% wskazań), choć nie brakuje także głosów przeciętnie (34%). Tabela 6. Aktualizacja informacji w Wirtualnej Uczelni Ocena aktualizacji informacji Liczba wskazań w % Bardzo źle 2 Źle 11 Przeciętnie 34 Dobrze 40 Bardzo dobrze 13 Suma średnich ocen 3,49 Źródło: Opracowanie własne na podstawie przeprowadzonego badania ankietowego Informacje związane m.in. z wydarzeniami mającymi miejsce na terenie obiektów Filii powinny być zamieszczane z większym wyprzedzeniem na stronie internetowej. Przeciętna ocena strony internetowej może być skutkiem trudności w wyszukiwaniu ważnych/istotnych dla studentów informacji. 4
1.6. Wirtualna Uczelnia Ostatnim modułem kwestionariusza było funkcjonowanie programu Wirtualna Uczelnia (tabela 7). W skali od 1 do 5 respondenci dobrze ocenili jego działanie (44% wskazań). Jednak średnia jego ocena wynosi zaledwie 3,88. Tabela 7. Ocena programu Wirtualna Uczelnia Ocena WU Liczba wskazań w % Bardzo źle 2 Źle 7 Przeciętnie 19 Dobrze 44 Bardzo dobrze 28 Suma średnich ocen 3,88 Wydaje się, że mniej lub bardziej zasadnej krytyce poddaje się godziny konsultacji pracowników, a raczej nieobecność nauczycieli akademickich w czasie deklarowanych godzin konsultacyjnych pracy ze studentami. II. Ocena procesu informacyjnego w opinii nauczycieli akademickich 2.1. Dostęp do Internetu na terenie obiektów Uczelni Pracownicy podobnie jak studenci ocenili możliwość korzystania z Internetu na terenie Uczelni. Najczęściej pojawiające się odpowiedzi dotyczyły wskazań: przeciętnie. Wśród wymienionych obiektów najlepiej wypadły: Biblioteka (4,41), DS. Agat (3,88) i DS. ABC (3,76). Można jednak zauważyć, że średnia odpowiedzi respondentów dla poszczególnych obiektów Uczelni w zakresie dostępu do Internetu nie jest silnie zróżnicowana (tabela 8). Tabela 8. Dostęp do Internetu w obiektach Uczelni Obiekty Uczelni Średnia odpowiedzi respondentów Budynek główny 3,47 ROBIR 3,09 HalaWidowiskowo-Sportowa 2,62 Budynek przy kompleksie piłkarskim (ul. Warszawska) 3,60 Blok Asystencki 3,50 DS. Agat 3,88 DS. ABC 3,76 DS. ul. Makaruka 2,40 Pływalnia 2,75 Korty tenisowe 1,87 Biblioteka 4,41 Suma średnich ocen 3,21 5
2.2. Terminowość ogłaszania wyników egzaminów Kolejnym elementem oceny systemu informacyjnego WTiZ jest terminowość ogłaszania wyników egzaminów i zaliczeń cząstkowych. Tabela 9 przedstawia sposoby najczęściej wykorzystywane przez nauczycieli akademickich. Najczęściej wykorzystywaną metodą jest ustne przekazanie oceny przez nauczyciela akademickiego (58,33% wskazań) oraz wpis oceny do programu Wirtualna Uczelnia (20,83%). Odpowiedzi te są zbieżne z opiniami studentów. Tabela 9. Metody ogłaszania wyników egzaminów i zaliczeń cząstkowych Metody ogłaszania wyników końcowych Liczba wskazań w % Ustnej przez nauczyciela 58,33 (n=14) Wywieszenia w gablocie 16,66 (n=4) Maila od nauczyciela 2,4 (n=1) Oceny w Wirtualnej Uczelni 20,83 (n=5) Wpisu do indeksu - Termin informowania studentów o wynikach egzaminów i zaliczeń cząstkowych przedstawia tabela 10. Najczęściej deklarowanym okresem jest w przeciągu tygodnia (70,83%) oraz w tym samym dniu (20,83%). Odpowiedzi te są także porównywalne z tymi, które przytoczono w rozdziale 1. Tabela 10. Terminowość dostępu do wyników egzaminów i zaliczeń cząstkowych Termin ogłaszania wyników końcowych Liczba wskazań w % W tym samym dniu 20,83 (n=5) W przeciągu tygodnia 70,83 (n=17) Od 8 do 14 dni 8,33 (n=2) Od 14 do 31 dni 0,00 Powyżej miesiąca 0,00 2.3. Dostęp do dokumentacji procesu kształcenia Proces kształcenia, a dokładniej jego dokumentacja związana jest m.in. z gromadzeniem i przechowywaniem formalnych potwierdzeń efektów przyswajanej przez studentów wiedzy. Zgodnie z opinią respondentów dostęp do dokumentacji studentów jest dobry (suma średnich odpowiedzi 4,37). Nauczyciele akademiccy wykorzystując pięciostopniową skalę, najczęściej wskazywali odpowiedź bardzo dobrze (50% wskazań). 2.4. Oferta edukacyjna Uczelni Udostępnianie oferty edukacyjnej Uczelni jest nierozerwalnie związane z bieżącym informowaniem studentów, a także kandydatów o poziomie i jakości kształcenia, np. o możliwości uzyskania uprawnień zawodowych, możliwościach dalszego kształcenia po ukończeniu studiów, pozycji Uczelni w rankingu szkół wyższych czy poziomie zdawalności egzaminów. Tabela 11 przedstawia opinię nauczycieli akademickich na temat poszczególnych kierunków studiów. W zdecydowanej większości dobrze oceniono proponowaną studentom ofertę edukacyjną. Wśród wiodących kierunków wskazano fizjoterapię (3,91) oraz kosmetologię (3,81). Najgorzej w tym zestawieniu wypadły studia podyplomowe (2,43). 6
Tabela 11. Ocena oferty edukacyjnej Uczelni w zakresie kierunków kształcenia Kierunki kształcenia Średnia wskazań respondentów Turystyka i Rekreacja 3,04 Fizjoterapia 3,91 Kosmetologia 3,81 Kursy i szkolenia 3,11 Specjalizacje instruktorskie i trenerskie 3,38 Studia podyplomowe 2,43 Socrates-Erasmus 3,35 Dostępność do programu SOCRATES-ERASMUS jest oceniana przez respondentów przeciętnie (3,35). 2.5. Aktualizacja informacji na stronie internetowej i Wirtualnej Uczelni W pięciostopniowej skali, przeciętnie oceniono (suma średnich ocen 3,40) aktualność informacji dostępnych na stronie internetowej Wydziału. Może to wynikać z braku zainteresowania pracowników życiem uczelni bez uwzględniania działalności edukacyjnej i naukowo-badawczej. 2.6. Wirtualna Uczelnia Ostatnim modułem poddanym analizom było pytanie związane z funkcjonowaniem programu Wirtualna Uczelnia. Respondenci dobrze ocenili jego działanie. Średnia jego ocena wynosi 3,70. WNIOSKI KOŃCOWE Najprostszym sposobem udoskonalenia systemu informacyjnego byłoby rozpowszechnienie informacji na jego temat, w tym wyszczególnienie korzyści płynących z jego wykorzystania. Zdecydowana większość respondentów, tj. studentów i pracowników posiada wiedzę związaną z funkcjonowaniem tego systemu. Warto go jednak rozwijać przy wykorzystaniu nowych rozwiązań technologicznych. Nowości te generują koszty, ale korzyści mogą być znacznie wyższe. Przykładem tego jest pozytywna ocena programu Wirtualna Uczelnia. Jakość kształcenia związana jest zdecydowanie z kwalifikacjami kadry pedagogicznej. Należy podkreślić, że powinny być one systematycznie podnoszone. Mimo iż dobrze oceniono dostęp do oferty wyjazdowej w ramach programu SOKRATES-ERASMUS, to jest to opinia niewielkiej liczby respondentów udzielających odpowiedzi na takie pytanie w kwestionariuszu. Zatem aplikujący o wyjazdy zagraniczne są doceniani przez przełożonych, choć ich liczba nie jest imponująca i zwykle są to nauczyciele akademiccy, którzy biorą w nich udział nie po raz pierwszy. W kontekście naborów wniosków o wyjazdy w ramach programu SOKRATES-ERASMUS trzeba bezwzględnie opracować wytyczne, aby uniknąć ewentualnych sporów, które mogą pojawić się podczas podejmowania procesu decyzyjnego, ograniczając dostęp do programu nauczycielom zatrudnionym na drugim etacie i tym, którzy korzystają z takich możliwości w innych jednostkach. Reasumując powyższe zestawienia należy stwierdzić, że Respondenci ocenili system informacyjny WTiZ w Białej Podlaskiej przeciętnie. 7
UWAGI DOTYCZĄCE SYSTEMU INFORMACYJNEGO WYDZIAŁU Funkcjonalności Wirtualnej Uczelni wykorzystywane są w zbyt małym zakresie przez nauczycieli akademickich. Należy zobligować pracowników dydaktycznych do używania podstawowych funkcji systemu, takich jak: kontakt ze studentami, wprowadzanie ocen cząstkowych, tworzenie ankiet dydaktycznych czy zamieszczanie materiałów dla studentów. Zakres danych dostępnych przez studentów ciągle rośnie, tak samo, jak oczekiwania dotyczące ilości i jakości dostępnych danych przez konta indywidualne. Należy dążyć do etapowego eliminowania papierowej formy komunikacji, w tym umieszczania informacji na tablicach przy dziekanatach. Część pracowników dziekanatu (Fizjoterapia, Kosmetologia, Turystyka) odchodzi od tej formy jako przestarzałej. System Uczelnia.XP posiada niewykorzystywane do tej pory funkcje. Warto zastanowić się nad umieszczaniem w wersji elektronicznej wszelkich dokumentów dotyczących studenta (podania, wnioski, decyzje), co pozwoliłoby w przyszłości w prosty sposób odnaleźć potrzebne informacje, a także umożliwić Władzom uczelni dostęp do Systemu Informowania Kierownictwa. Zakres przechowywania danych w formie elektronicznej powinno się wzbogacić o skany dokumentów wymienianych między poszczególnymi jednostkami. W celu usprawnienia obiegu dokumentów przydatnym narzędziem okazałby się System Obiegu Dokumentów z określonymi uprawnieniami dla każdej z grup pracowników. Należy dążyć do zakupu ww. systemu. Powinna istnieć możliwość zgłaszania dodatkowych modyfikacji Systemu Zarządzania Uczelnią oraz ich akceptacji na poziomie władz Uczelni. Ze względu na to, że realizacja modyfikacji wymagałaby nakładów finansowych należy przewidzieć wspólne środki finansowe przy uwzględnieniu macierzystej jednostki. Przestarzały sprzęt komputerowy - rotacyjna wymiana sprzętu w jednostkach Uczelni. Brak wsparcia technicznego dla systemu Windows.XP, wymusza wymianę systemu na nowszy, a pakietu MS Office na aktualny. Z ww. powodu problem z wymianą danych będzie się pogłębiał. Ujednolicenie drukarek pod kątem producenta i modelu pozwoliłoby na ograniczenie kosztów związanych z zakupem materiałów eksploatacyjnych oraz części zamiennych. Szkolenia pracowników z zakresu przetwarzania i przechowywania danych osobowych (przesyłanie niezabezpieczonych danych studenta i innych danych pocztą elektroniczną) i obsługi konkretnych rozwiązań informatycznych. Pojawiła się potrzeba stworzenia dodatkowego modułu służącego do zapisu studentów na kursy instruktorskie. Ustalenie z AWF Warszawa wspólnego budżetu przeznaczonego na zakup licencji i suportu użytkowanych systemów. Większość systemów dubluje się w obu lokalizacjach, a dzięki wspólnej polityce licencyjnej możliwe jest ograniczenie kosztów. 8