Łódź, 4 września 2018 r. WOJEWODA ŁÓDZKI RPS-IV.431.4.2018 Pan Piotr Sęczkowski Burmistrz Poddębic WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, w związku z art. 175 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2 oraz 9 umowy nr 165 z dnia 28 marca 2017 r. o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa na dofinansowanie zadania własnego w ramach Programu wspierania finansowego gmin w zakresie dożywiania Pomoc państwa w zakresie dożywiania, w dniach 14 17 maja 2018 r., w Gminie Poddębice 3, 99-200 Poddębice, ul. Łódzka 17/21 przeprowadzona została kontrola, której przedmiotem była realizacja w 2017 r. programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2017 r. do 31 grudnia 2017 r. Na podstawie upoważnień Wojewody Łódzkiego z dnia 11 maja 2018 r. 4, czynności kontrolne przeprowadził zespół kontrolerów w składzie: Anna Gąsiorek starszy inspektor w Oddziale Wsparcia i Integracji Wydziału Rodziny i Polityki Społecznej, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów (upoważnienie nr 30/1/2018), Teresa Kuźnik starszy inspektor wojewódzki w ww. Oddziale (upoważnienie nr 30/2/2018), Katarzyna Kaczorowska-Kowalczyk specjalista w ww. Oddziale (upoważnienie nr 30/3/2018). 1 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r, o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) 2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn. zm.) 3 zwanej dalej Gminą 4 akta kontroli, str. 3-5 sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych. Więcej informacji znajdziesz na stronie w zakładce ochrona danych osobowych. 1
W okresie objętym kontrolą funkcję Burmistrza pełnił Pan Piotr Sęczkowski, wybrany w wyborach bezpośrednich 16 listopada 2014 roku. Zadania gminy z zakresu pomocy społecznej realizuje Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej 5, będący jednostką organizacyjną Gminy Poddębice 6. Podczas czynności kontrolnych wyjaśnień udzielała Pani Zofia Kwapis-Leśniewicz Kierownik MGOPS w Poddębicach. Celem kontroli było dokonanie oceny, czy w 2017 r. Program Pomoc państwa w zakresie dożywiania 7 realizowany był zgodnie z postanowieniami Umowy nr 165 z dnia 28 marca 2017 r. 8 zawartej pomiędzy Wojewodą Łódzkim a Burmistrzem Poddębic o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa na dofinansowanie zadania własnego w ramach programu wspierania finansowego gmin w zakresie dożywiania Pomoc państwa w zakresie dożywiania, w szczególności zweryfikowanie prawidłowości wydatkowania środków finansowych pochodzących z dotacji budżetu państwa. W związku z tym w trakcie kontroli sprawdzono: zgodność realizacji Programu z uchwałą nr 221 Rady Ministrów w sprawie ustanowienia wieloletniego programu wspierania finansowego gmin w zakresie dożywiania Pomoc państwa w zakresie dożywiania na lata 2014-2020 9, co wynika z 4 ust. 1 Umowy, sposób wykonania zapisów Umowy, prawidłowość wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu państwa, pod względem zgodności z przeznaczeniem oraz wysokości wykorzystanej dotacji a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania dotacją z budżetu państwa zgodnie z zapisami art. 175 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych 10. W toku kontroli zbadano całą dokumentację potwierdzającą realizację umowy, okazaną kontrolerom przez jednostkę kontrolowaną. Na podstawie dokonanych ustaleń, które zostały opisane w dalszej części, działalność 5 zwany dalej MGOPS 6 1 Uchwały nr XXIII/152/16 Rady Miejskiej w Poddębicach z dnia 31 marca 2016 r. w sprawie statutu Miejsko - Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Poddębicach (opublikowana w Dz. Urz. Woj. Łódzkiego poz. 1856 z dnia 21 kwietnia 2016 roku) 7 zwanego dalej Programem 8 zwana dalej Umową 9 Uchwała nr 221 Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2013 r. w sprawie ustanowienia wieloletniego programu wspierania finansowego gmin w zakresie dożywiania Pomoc państwa w zakresie dożywiania na lata 2014-2020 (M.P. z 2013 r. poz. 1024 z późn. zm.); zwana dalej Uchwałą 10 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn. zm.) sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych. Więcej informacji znajdziesz na stronie w zakładce ochrona danych osobowych. 2
Gminy w obszarze będącym przedmiotem kontroli należy ocenić pozytywnie. Na podstawie przedstawionej dokumentacji oraz złożonych przez Kierownika MGOPS wyjaśnień kontrolerzy ustalili, że: 1) Na realizację Programu w 2017 roku Gmina poniosła wydatki w kwocie 313 782 zł, z czego na: wypłatę zasiłków celowych na zakup żywności 230 434,00 zł, świadczenia rzeczowe 2 150,00 zł, posiłki 66 686,00 zł, dowóz posiłków 14 512,00 zł. Uchwałą Nr XLV/265/14 11 z dnia 21 stycznia 2014 r. Rada Miejska w Poddębicach podwyższyła do 150% kryterium dochodowe, o którym mowa w art. 8 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej 12 w celu przyznawania pomocy w formie posiłku, świadczenia pieniężnego na zakup posiłku lub żywności albo świadczenia rzeczowego w postaci produktów żywnościowych. Gmina realizowała działania dotyczące zapewnienia pomocy w zakresie dożywiania dla nw. adresatów programu: 133 dzieci do 7 roku życia, 263 uczniów, 458 osób z rodzin znajdujących się w sytuacjach wymienionych w art. 7 ustawy o pomocy społecznej. Powyższe dane wykazane zostały w Sprawozdaniu z realizacji programu Pomoc Państwa w zakresie dożywiania za I- XII 2017 r. 13 i potwierdzone przez Kierownika MGOPS w pisemnym oświadczeniu 14. Wsparcie zapewniające pomoc realizowane było w formie: posiłków dla dzieci, zasiłków celowych na zakup żywności, świadczeń rzeczowych. Formy wsparcia były zgodne z tymi określonymi w pkt V załącznika do Uchwały. 11 akta kontroli str. 25 12 ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1769 z późn. zm). 13 akta kontroli str. 14-19 14 akta kontroli str. 20 sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych. Więcej informacji znajdziesz na stronie w zakładce ochrona danych osobowych. 3
2) W 2017 r. Program w formie zapewnienia posiłku (obiadu) dla dzieci realizowano w 11 placówkach oświatowych funkcjonujących na terenie Gminy oraz w 9 placówkach spoza terenu Gminy. Z placówkami oświatowymi, w których odbywała się realizacja dożywiania dzieci/uczniów w ramach Programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania, MGOPS zawarł porozumienia. Zapisami porozumień: placówki zobowiązane zostały do dożywiania uczniów polegającego na wydaniu jednego posiłku w stołówce zgodnie z decyzjami administracyjnymi, MGOPS zastrzegł sobie możliwość monitorowania jakości wydawanych posiłków, określono zasady dokonywania rozliczeń za wydane posiłki. 3) W szkołach na terenie Gminy Poddębice znajdują się stołówki, w których dzieci spożywają posiłki. Do trzech szkół nie posiadających własnej kuchni, firma wybrana w drodze zapytania ofertowego, dowozi obiady przygotowane przez Gimnazjum w Poddębicach. Dowóz finansowany był w 2017 roku ze środków własnych gminy. Dwa przedszkola realizują dożywianie poprzez catering. Kontrolerzy w dniu 16 maja 2018 r., w celu oceny sposobu realizowania dożywiania, przeprowadzili oględziny miejsca przygotowywania i wydawania posiłków (obiadu) w Gimnazjum w Poddębicach, stwierdzając, że 15 : placówka przygotowuje posiłki w formie obiadów korzystając z własnej kuchni, spożywanie posiłków odbywa się na stołówce posiadającej 80 miejsc, podstawą wydania obiadu były bony okazywane przez każde dziecko, posiłki wydane zostały zgodnie z jadłospisem zamieszczonym na tablicy, wszystkie dzieci spożywały obiad w takich samych warunkach, w naczyniach wielokrotnego użytku. 4) Pomoc w postaci posiłku udzielana była ze szczególnym uwzględnieniem posiłku gorącego przygotowanego z zachowaniem zasad i norm zdrowego żywienia, tj. zgodnie 15 protokół oględzin, akta kontroli str. 70 sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych. Więcej informacji znajdziesz na stronie w zakładce ochrona danych osobowych. 4
z postanowieniami 4 ust. 3 Umowy, a co potwierdzają jadłospisy szkół, w których MGOPS prowadził monitoring. 16 5) Zgodnie z postanowieniami 4 ust. 7 Umowy, w przypadku dzieci spożywających posiłki w szkole, Gmina zobowiązała się zapewnić dzieciom korzystającym z pomocy w ramach Programu takie same posiłki pod względem ilościowym i jakościowym oraz w takich samych warunkach, w jakich spożywają dzieci z tej pomocy niekorzystające. Według wyjaśnienia kierownika MGOPS 17, posiłki jakie otrzymują dzieci korzystające z Programu są takie same pod względem jakościowym i ilościowym jak pozostałych dzieci. Potwierdza to monitoring przeprowadzany w szkołach. 6) W dni wolne od nauki szkolnej nie są wydawane posiłki, ponieważ, zgodnie z wyjaśnieniem Kierownika MGOPS 18, na terenie Gminy nie funkcjonuje jadłodajnia. Rodziny objęte pomocą w formie dożywiania mają przyznane zasiłki celowe w celu zapewnienia posiłku w dni wolne od nauki, tj. wakacje oraz ferie. 7) W świetle założeń Programu 19, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy uczeń lub dziecko wyraża chęć zjedzenia posiłku, odpowiednio dyrektor szkoły lub przedszkola informuje ośrodek pomocy społecznej o potrzebie udzielenia pomocy w formie posiłku. Przyznanie takiej pomocy wymaga przyjęcie przez gminę odpowiedniego programu osłonowego, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej. Uchwałą Nr XVL/264/14 Rady Miejskiej w Poddębicach z dnia 21 stycznia 2014 r. ustanowiono wieloletni program osłonowy w zakresie dożywiania Pomoc gminy w zakresie dożywiania. 20 Zgodnie ze Sprawozdaniem z realizacji Programu pomoc państwa w zakresie dożywiania za I XII 2017 r. 21 programem osłonowym w Gminie, w 2017 r. objęto 12 dzieci, co stanowiło 3 % całkowitej liczy dzieci i uczniów, które skorzystały z Programu w 2017 r. Procent ten, jest zgodny z zapisem pkt V.2.2 załącznika do Uchwały, który wskazuje, że liczba dzieci i uczniów korzystających z pomocy w powyższej formie nie 16 akta kontroli, str. 51-69 17 akta kontroli, str 20 18 akta kontroli str. 21 19 Pkt V.2 załącznika do Uchwały 20 akta kontroli str. 26-28 21 zwanym dalej Sprawozdaniem sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych. Więcej informacji znajdziesz na stronie w zakładce ochrona danych osobowych. 5
może przekroczyć 20 % liczby uczniów i dzieci dożywianych w szkołach i przedszkolach na terenie gminy w poprzednim miesiącu kalendarzowym. Zapis dotyczący możliwości wystąpienia przez dyrektorów szkół bądź przedszkoli, z wnioskiem o objęcie dziecka dożywianiem bez wydania decyzji administracyjnej, zawarty został w porozumieniach z placówkami prowadzącymi dożywianie. 8) Zgodnie z 5 ust. 3 Umowy, Wojewoda Łódzki udzielił Gminie dotacji w ogólnej wysokości 220 370 zł z przeznaczeniem na posiłki lub zasiłki celowe na zakup posiłku lub żywności. W dniu 30 listopada 2017 r. Wojewoda Łódzki zawarł z Gminą aneks do umowy. Z ostatecznego brzmienia 5 ust. 3 Umowy wynika, że w roku 2017 Wojewoda Łódzki przeznaczył dla Gminy środki finansowe w kwocie 195 370,00 zł z przeznaczeniem na posiłki lub zasiłki celowe na zakup posiłku lub żywności. Zmniejszenie kwoty dotacji nastąpiło na wniosek Gminy znak MGOPS DE.3320.10.2017 z 7 listopada 2017 r., w uzasadnieniu którego wskazano mniejsze zainteresowanie pomocą w zakresie dożywiania dzieci spowodowane spadkiem bezrobocia oraz realizacją programu Pomoc państwa w wychowaniu dzieci. 9) Środki finansowe pochodzące z Programu nie mogły być, zgodnie z treścią 4 ust. 5 Umowy wykorzystane na posiłki, w których skład wchodzą wyroby ciastkarskie, cukiernicze oraz napoje gazowane. Z jadłospisów dołączonych do notatek z monitoringu, o których mowa w pkt 4) na str. 4 niniejszego projektu wystąpienia pokontrolnego, nie znajdowały się takie wyroby. Jak wynika z wyjaśnienia złożonego przez kierownika MGOPS, rodziny korzystające z zasiłków celowych w ramach Programu, były informowane przez pracowników socjalnych o możliwości przeznaczenia środków finansowych wyłącznie na artykuły spożywcze z wyłączeniem kawy, papierosów, alkoholu, wyrobów cukierniczych i ciastkarskich oraz napojów gazowanych. Na talonach, na podstawie których część osób, nabywała artykuły żywnościowe we wskazanym przez MGOPS sklepie, zamieszczona była informacja, że Ośrodek nie będzie pokrywał kosztów zakupu kawy, papierosów, alkoholu, słodyczy, napojów, napojów gazowanych 22. 22 akta kontroli, str. 21, 130 sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych. Więcej informacji znajdziesz na stronie w zakładce ochrona danych osobowych. 6
10) Zapisami Umowy Wojewoda Łódzki zobowiązał Gminę do podjęcia nadzoru nad zadaniem realizowanym w ramach Programu, poprzez monitorowanie jakości posiłków, systematyczności udzielania pomocy i właściwego dokumentowania wydatkowania środków finansowych. Jak ustalili kontrolerzy, MGOPS w 2017 r. prowadził monitoring zadania realizowanego w ramach Programu 23. Kontrolerom okazano 13 notatek z monitoringu przeprowadzonego w 2017 roku przez pracowników MGOPS w 10 placówkach. 24 Podczas przeprowadzonego monitoringu pracownicy socjalni nie stwierdzili zastrzeżeń co do funkcjonowania stołówek jak również co do systemu rozliczeń wydawanych posiłków. Dania były zgodne z jadłospisem. Wydawane posiłki były przygotowywane zgodnie z zasadami zdrowego żywienia o odpowiedniej wartości odżywczej. 11) Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi przekazał w 2017 roku Gminie Poddębice środki dotacji w kwocie wynikającej z umowy, tj. w wysokości 195 370 zł. Otrzymaną dotację Gmina wykorzystała w 100% przeznaczając ją na: wypłatę zasiłków celowych na zakup żywności 158 394 zł, posiłki przyznane decyzją administracyjną 36 976 zł. Środki finansowe pochodzące z dotacji, zgodnie z treścią 5 ust. 6, Gmina zobowiązana była wykorzystywać sukcesywnie w każdym miesiącu 2017 r., w tym w lipcu i w sierpniu. W oparciu o ewidencję księgową kontrolerzy ustalili, że środki dotacji wykorzystywane były w każdym miesiącu w następujących wysokościach: styczeń 11 430,00 5,85 % luty 11 697,10 5,99 % marzec 22 496,30 11,51 % kwiecień 21 448,30 10,98 % maj 16 249,70 8,32 % czerwiec 21 649,60 11,08 % lipiec 13 340,00 6,83 % sierpień 10 150,00 5,20 % wrzesień 16 100,00 8,24 % październik 18 081,20 9,25 % 23 akta kontroli, str, nr 20 24 akta kontroli str. 51-69 sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych. Więcej informacji znajdziesz na stronie w zakładce ochrona danych osobowych. 7
listopad 23 434,30 11,99 % grudzień 9 293,50 4,76 % Razem 195 370,00 100,00 % Niskie wykorzystanie dotacji w miesiącu styczniu wynikało z faktu, iż część faktur wystawionych ostatniego dnia stycznia opłacona została w lutym. Liczba wydanych dzieciom posiłków w styczniu była niższa niż w pozostałych miesiącach z uwagi na ferie zimowe, co z kolei skutkowało mniejszym wykorzystaniem środków również w lutym. W okresie wakacji dzieci nie korzystały z posiłków wobec czego wykorzystanie dotacji również było niskie. 12) Zapisami 7 ust. 1 Umowy Gmina zobowiązana została do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonanych z tych środków. Sposób prowadzenia ewidencji księgowej wydatków umożliwił ustalenie źródła ich finansowania, tj. w części opłaconej z dotacji i w części ze środków własnych. Kwoty wydatków finansowane dotacją ujmowane były w klasyfikacjach wydatków w rozdziale 85230 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej z rozwinięciem analitycznym B Z, a finansowane środkami własnymi z rozwinięciem analitycznym B W 25. 13) Szczegółowej kontroli poddano 100% dowodów źródłowych (faktury, noty księgowe, listy wypłat zasiłków celowych przyznanych w drodze wydanych decyzji administracyjnych na zakup posiłku lub żywności), stanowiących podstawę poniesienia wydatków na realizację Programu na łączną kwotę 313 781,50 zł 26. W wyniku analizy dowodów źródłowych i ewidencji księgowej ustalono, że: wszystkie poniesione wydatki dotyczyły realizacji programu, tj. kosztu zakupu posiłków, wypłat świadczeń na zakup posiłków oraz kosztów dowozu posiłków do placówek, wypłaty zasiłków dokonywane były w gotówce lub przelewem na rachunek bankowy, 25 akta kontroli, str. 72-101 26 akta kontroli, str. 102-213 sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych. Więcej informacji znajdziesz na stronie w zakładce ochrona danych osobowych. 8
wydatki na posiłki dla dzieci dożywianych w placówkach oświatowych dokonywane były przelewami na rachunki placówek na podstawie list dzieci korzystających z dożywiania, na dowodach źródłowych zamieszczano informację o źródle finansowania wydatków z podaniem kwot opłaconych z dotacji i ze środków własnych, wszystkie wydatki poniesiono w obrębie 2017 roku. 14) W celu ustalenia czy pomocy udzielono osobom, którym przyznano tę pomoc decyzją administracyjną zweryfikowano z wydanymi decyzjami: listę wypłat gotówkowych Nr MGOPS DPŚ. 5019.3.5.2017 z dnia 31.01.2017 r. na kwotę 4 450,00 zł zawierającą 16 odbiorców zasiłków, wykaz 27 dzieci, którym wydano posiłki w stołówce szkolnej dołączony do noty księgowej nr 5/2017 z 10.02.2017 r. na kwotę 495,00 zł (nr dowodu 124), stwierdzając zgodność udzielonej pomocy z treścią decyzji. 15) Gmina zobowiązała się zapewnić udział środków własnych w kosztach realizacji zadania w wysokości nie mniejszej niż 31,41% całkowitego kosztu realizacji zadania w 2017 r., co wynika z treści 5 ust. 8 Umowy. Całkowity koszt zadania wyniósł 313 781,50 zł. Gmina środkami własnymi sfinansowała wydatki w kwocie 118 411,50 zł. Udział Gminy w kosztach zadania wyniósł zatem 37,74%, czym spełniony został wymóg zawarty w Umowie. 16) Kwartalne informacje (sprawozdania) z realizacji programu, GOPS przekazywał Wojewodzie Łódzkiemu za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej z zachowaniem terminów określonych w 7 ust. 3 Umowy. W sprawozdaniu za okres I - XII 2017 r. 27, Gmina wykazała dane finansowe zgodne z ewidencją księgową. Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia, należy stwierdzić, że dotacja celowa z budżetu państwa na dofinansowanie zadania własnego w ramach Programu wspierania finansowego gmin w zakresie dożywiania Pomoc państwa w zakresie dożywiania, otrzymana przez Gminę Poddębice w 2017 roku, wykorzystana została w terminie i zgodnie z przeznaczeniem. 27 akta kontroli, str. 14-18 sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych. Więcej informacji znajdziesz na stronie w zakładce ochrona danych osobowych. 9
Do otrzymanego w dniu 13 sierpnia 2018 r. projektu wystąpienia pokontrolnego z dnia 3 sierpnia 2018 r. kierownik jednostki kontrolowanej nie zgłosił, w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania projektu, pisemnych zastrzeżeń. Na podstawie przedstawionej i skontrolowanej dokumentacji oraz złożonych wyjaśnień zespół kontrolerów stwierdził, iż realizacja programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania, w związku z zawartą umową nr 165 z dnia 28 marca 2017 r. była prowadzona w sposób właściwy i bez zastrzeżeń. Wobec powyższego odstępuje się od wydania zaleceń pokontrolnych. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Piotr Cieplucha Dyrektor Wydziału Rodziny i Polityki Społecznej sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych. Więcej informacji znajdziesz na stronie w zakładce ochrona danych osobowych. 10