UMOWA nr.. (wzór) o korzystanie z usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym

BZP.2421.18.2013.KP Zał. Nr 6 do SIWZ UMOWA nr.. (wzór) o korzystanie z usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym zawarta w dniu..201_ roku we Wrocławiu pomiędzy: Uniwersytetem Wrocławskim, z siedzibą: pl. Uniwersytecki 1, 50-137 Wrocław, Nr indentyfikacyjny NIP: 896-000-54-08, Regon 000001301 (VAT UE PL 8960005408), który reprezentuje:.. zwanym w dalszej części Zamawiającym oraz firmą. z siedzibą:., NIP., Regon, działającą na podstawie.pod nr...., którą reprezentuje: 1. 2... zwaną w dalszej części Wykonawcą. Umowa została zawarta wg przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2010 r. Dz. U. Nr 113, poz. 759 ze zm.) w trybie przetargu nieograniczonego, postępowanie nr.. Zawarcie umowy nie narusza art. 7, 30 i 32 ustawy Prawo zamówień publicznych. 1 Przedmiotem umowy jest: 1. Świadczenie przez Wykonawcę usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym oraz zwracania przesyłek do nadawcy po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, według: 1) rodzaju: a) przesyłek listowych nierejestrowanych; 1

b) przesyłek listowych rejestrowanych; c) paczek pocztowych; 2) kategorii: a) przesyłek najszybszej kategorii; b) przesyłek nie będących przesyłkami najszybszej kategorii; 3) świadczenie przez Wykonawcę dla przesyłek rejestrowanych, o których mowa w ust. 1, usług komplementarnych: a) traktowanie przesyłki jako przesyłki z zadeklarowaną wartością; b) potwierdzenie odbioru przesyłki rejestrowanej. 2. Świadczenie usług dodatkowych. 2 1. Podstawę prawną niniejszej umowy stanowią: a) Ustawa z dnia 23.11.2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529), b) Ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. ( Dz. U Nr 113 z poz. 759 z późn. zm.); c) Oferta cenowa Wykonawcy. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość uwzględnienia regulaminów regulujących pracę Wykonawcy, jeżeli zostaną one wcześniej zaakceptowane przez Zamawiającego. Regulaminy stanowią integralną część umowy: a) Regulamin.. b) Regulamin.. c) Regulamin.. 3. Wykonawca i Zamawiający oświadczają, że znane im są przepisy wymienione w ust. 1 i 2 i zobowiązują się do ich przestrzegania. 4. Wykonawca oświadcza, że jest wpisany do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23.11.2012 r. prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) pod nr Świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym oraz zwracania przesyłek rejestrowanych do nadawcy po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy 2

3 Strony ustalają, iż wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust 1 przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego odbywać się będzie na następujących warunkach: 1. Adresowanie przesyłek listowych odbywać się będzie zgodnie ze wzorem przedstawionym przez Wykonawcę, stanowiącym załącznik nr 3 do umowy; 2. Zestawienia nadanych przesyłek listowych nierejestrowanych będą zgodne ze wzorem przedstawionym przez Wykonawcę, stanowiącym załącznik nr 4 do umowy; 3. Zestawienie nadanych przesyłek listowych rejestrowanych będą zgodnie ze wzorem przedstawionym przez Wykonawcę, stanowiącym załącznik nr 5 do umowy; 4. Przekazywanie Wykonawcy przesyłek listowych rejestrowanych odbywać się będzie wg kolejności wpisów do druku zestawienia stanowiącego załącznik nr 5 do umowy; 5. Nadawanie paczek pocztowych odbywać się będzie zgodnie z wymaganiami wynikających z regulaminów lub zaleceń Wykonawcy; 6. W odniesieniu do przesyłek pocztowych wymagających szczególnego traktowania, oznakowanych przez Zamawiającego napisami typu: ostrożnie, żywe rośliny, nie przewracać, szkło, Wykonawca zobowiązuje się do szczególnej ostrożności i staranności w ich przemieszczaniu; 7. Przesyłka pocztowa rejestrowana z zadeklarowaną wartością będzie świadczona zgodnie z regulaminem usługi Wykonawcy. 8. Miejscem przyjęcia przez Wykonawcę do nadania przesyłek pocztowych oraz stosownej dokumentacji potwierdzającej ich ilość i rodzaj są miejsca uzgodnione z Wykonawcą, wskazane w załączniku nr 6. Przekazanie Wykonawcy przesyłek do nadania następuje codziennie w dni robocze (poniedziałek piątek, w godzinach 7.30-13.00). 9. Wykonawca potwierdza przyjęcie przesyłek do nadania na zestawieniu przesyłek nierejestrowanych i na zestawieniu przesyłek rejestrowanych. 10. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni robocze liczone od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest awizowana dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. Po wyczerpaniu możliwości doręczenia przesyłki są zwracane do nadawcy. 3

11. W przypadku zagubienia przesyłki, w wyniku czego zostanie ona niedostarczona do odbiorcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo reklamacji. Reklamacja będzie się odbywać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. 12. W przypadku zaginięcia potwierdzenia odbioru, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wystawienia duplikatu. 13. Doręczanie zwrotów przez Wykonawcę Zamawiającemu następuje codziennie w dni robocze (poniedziałek piątek w godzinach 7.30 15.30), a miejscem doręczenia jest Kancelaria Ogólna, pl. Uniwersytecki 1, pokój nr 34. 14. W przypadku, gdy u Zamawiającego będzie wyznaczony jako dzień pracujący sobota, lub jako dzień wolny dzień powszedni, Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem. 4 1. Przesyłki, o których mowa w 1 ust. 1 będą opłacane w formie opłaty z dołu oraz w formie opłaty z góry przy użyciu maszyn do frankowania będących własnością Zamawiającego. 2. Forma opłaty z dołu polega na: a) oznakowaniu przesyłki pocztowej w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej, na stronie adresowej przesyłek listowych, w sposób uzgodniony z Wykonawcą zgodnie z załącznikiem nr 7 do umowy; b) podstawą do obliczenia należności za wykonanie przedmiotu umowy w zakresie nadanych przesyłek - opłaconych w formie opłaty z dołu - jest suma opłat za przesyłki faktycznie nadane w okresie miesiąca rozliczeniowego, ustalona na podstawie dokumentów nadawczych sporządzonych przez Zamawiającego, zgodnie z ofertą cenową Wykonawcy; c) zwrotne przesyłki rejestrowane opłacane będą zgodnie z ofertą cenową Wykonawcy; d) należność za zwrotne przesyłki rejestrowane obliczona będzie na podstawie dokumentów oddawczych dla przesyłek zwróconych; e) Wykonawca za wykonanie przedmiotu umowy w formie opłaty z dołu wystawi fakturę VAT w terminie 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego; f) Zamawiający zobowiązuje się do uregulowania należności za wykonanie przedmiotu umowy w formie opłaty z dołu w terminie 21 dni od daty otrzymania faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę. Płatności będą dokonywane przelewem na konto Wykonawcy wskazane w fakturze, z podaniem numeru faktury. 3. Forma opłaty z góry polega na: 4

a) nadawaniu przesyłek pocztowych, o których mowa w 1 ust. 1, przy użyciu maszyn do frankowania przesyłek pocztowych, będących własnością Zamawiającego: A) MODEL - NEOPOST 8700 Nr fabryczny - PL/98/D/20254 Cecha identyfikacyjna - Legenda datownika - B) MODEL - PITNEY BOWES model PARAGON NUF6B Nr fabryczny - 9003618 Cecha identyfikacyjna - Legenda datownika - Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany typu maszyny do frankowania. b) w przypadku uiszczania opłat pocztowych przy użyciu maszyn do frankowania, Zamawiający zobowiązuje się do dokonywania opłat pocztowych z góry, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy określony w załączniku nr 6 do umowy z podaniem tytułu: opłata maszyną frankującą, z podaniem cechy identyfikacyjnej maszyny zgodnie z 4 ust. 3a; c) usługi, o których mowa w 1 ust. 1, przy użyciu maszyn do frankowania będą świadczone przez Wykonawcę w okresach rozliczeniowych obejmujących jeden miesiąc kalendarzowy. Po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę VAT oraz sporządzi zestawienie określające ilości faktycznie nadanych przesyłek oraz przesyłek zwróconych, a także sumę należnych Wykonawcy od Zamawiającego opłat pocztowych. Za dzień zapłaty przez Zamawiającego opłat pocztowych Strony przyjmują dzień obciążenia rachunku Zamawiającego taką kwotą; d) po uiszczeniu przez Zamawiającego opłaty pocztowej z góry za przesyłki, Wykonawca wystawi Zamawiającemu notę uznaniową, dotyczącą opłat pocztowych w terminie nie późniejszym niż siódmego dnia od dnia doładowania urządzenia frankującego; e) po dokonaniu opłaty pocztowej przez Zamawiającego na warunkach określonych w ust. c Wykonawca ustawi licznik maszyny do frankowania odpowiednio do wysokości wpłaty, po czym plombuje licznik w maszynie; f) przekazanie Wykonawcy przesyłek pocztowych do przewozu i doręczenia nastąpi po ofrankowaniu przesyłek; 5

g) za zwrotne przesyłki rejestrowane Zamawiający rozlicza się z przy użyciu maszyny do frankowania, każdorazowo po otrzymaniu zestawienia zbiorczego zwrotnych przesyłek rejestrowanych lub na podstawie wystawionej faktury VAT; h) w przypadku wystawienia faktury VAT za przesyłki zwrotne, Zamawiający zobowiązuje się do uregulowania należności w terminie 21 dni od daty otrzymania faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę. Płatności będą dokonywane przelewem na konto Wykonawcy wskazane w fakturze, z podaniem numeru faktury. Świadczenie usług dodatkowych 5 1. Strony ustalają, iż wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 2, przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego polega na przygotowaniu przesyłek pocztowych do wysyłki poprzez wykonanie następujących czynności: a) nadruk znaku opłaty pocztowej na etykietach samoprzylepnych; b) wydruk dokumentów dowodu nadania przesyłek rejestrowanych; c) naklejenie ręczne etykiet samoprzylepnych na przesyłki; d) nadruk adresów pomocniczych do paczek. 2. Zamawiający każdorazowo dostarczy do placówki Wykonawcy przesyłki przeznaczone do wysyłki oraz bazę adresową wraz z pisemnym zleceniem, w dni robocze w godzinach: od 7.30 do 14.30, przy czym sobotę uważa się za dzień wolny od pracy. 3. Zamawiający dostarczy Wykonawcy bazę adresową w postaci elektronicznej i prześle ją na adres e-mail:. 4. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za błędy popełnione przez Zamawiającego w bazie adresowej. 5. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 2, nie później niż w trzecim dniu od dostarczenia materiałów. 6 1. Wykonawca oświadcza, że dysponuje środkami technicznymi i organizacyjnymi, które umożliwiają prawidłowe przetwarzanie danych osobowych powierzonych przez Zamawiającego. 2. Zamawiający oświadcza, że jest właścicielem bazy adresowej i na czas wykonania usługi powierza Wykonawcy przetwarzanie przekazanych w niej danych osobowych wyłącznie w zakresie wykonania usługi. 6

3. Zamawiający przekazuje Wykonawcy dane osobowe w celu realizacji powierzonej usługi. 4. Wykonawca zobowiązuje się przy wykonaniu przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 2, umowy do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.), a w szczególności Wykonawca zobowiązuje się do: a) zabezpieczenia danych osobowych na czas wykonania niniejszej umowy; b) zniszczenia danych osobowych uzyskanych od Zamawiającego w terminie 60 dni od daty otrzymania bazy; c) spisania protokołu zniszczenia baz danych, zgodnie z załącznikiem nr 8. 5. Bazy danych przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego nie mogą być udostępniane osobom trzecim. Nie mogą być przedmiotem odsprzedaży, darowizny, najmu, dzierżawy itp. 6. Wykonawca zobowiązuje się przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu danych osobowych otrzymanych od Zamawiającego zapoznać każdego pracownika z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. 7. W przypadku udostępnienia lub umożliwienia korzystania z bazy danych osobom trzecim, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 000,00 zł za każdy stwierdzony taki fakt. 7 1. Wynagrodzenie za przedmiot umowy, o którym mowa w 1 ust. 2, zostanie wyliczone na podstawie cen jednostkowych, zgodnie z ofertą Wykonawcy, za wykonanie poszczególnych czynności. 2. Do cen jednostkowych, określonych w ofercie Wykonawcy, doliczony zostanie podatek VAT w obowiązującej wysokości. 8 1. Okresem rozliczeniowym jest jeden miesiąc kalendarzowy. 2. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego Wykonawca sporządzi zestawienie określające ilość faktycznie wykonanych czynności oraz sumę należnych Wykonawcy od Zamawiającego opłat za wykonie przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 2. 3. Wykonawca za wykonanie przedmiotu umowy o którym mowa w ust. 2 wystawi fakturę VAT w terminie 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego. 4. Zamawiający zobowiązuje się do uregulowania należności w terminie 21 dni od daty otrzymania faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę. Płatności będą 7

dokonywane przelewem na konto Wykonawcy wskazane w fakturze, z podaniem numeru faktury. 5. Za dzień dokonania zapłaty przez Zamawiającego przyjmuje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego taką kwotą. Czas trwania umowy oraz wynagrodzenie 9 1. Umowa zostaje zawarta na czas określony od..201_ r. do..201_ r. lub do wyczerpania maksymalnej kwoty wskazanej w ust. 2, o ile nastąpi to wcześniej. 2. Maksymalna wartość przedmiotu umowy netto realizowanego na rzecz Zamawiającego wynosi zł (słownie:....zł), a wartość brutto wynosi....zł (słownie:.. zł). 3. Ustawowa zmiana stawki podatku VAT w trakcie realizacji umowy pociąga za sobą zmianę wynagrodzenia brutto, o którym mowa w ust. 2, i nie wymaga zmiany umowy. W takim przypadku wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy jest ustalana każdorazowo z uwzględnieniem aktualnej stawki podatku VAT obowiązującej w dniu wykonania usługi. 4. Ceny usług świadczonych przez Wykonawcę wynikają z oferty cenowej Wykonawcy. Usługi pocztowe nieujęte w tej ofercie, będą zlecane Wykonawcy i rozliczane według cennika usług pocztowych Wykonawcy. 5. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany wysokości opłat określonych w ofercie cenowej Wykonawcy tylko w przypadku, gdy nastąpią one zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. 6. Wykonawca ustala osobę odpowiedzialną za współpracę z Zamawiającym i prawidłową realizację postanowień niniejszej umowy Opiekuna Klienta. 7. Strony zobowiązują się do wzajemnego powiadomienia o zmianie nazwy i/lub siedziby w formie pisemnej. 8. Niedopełnienie obowiązku określonego w ust. 7 powoduje, że pismo wysłane na adres wskazany w czołówce umowy uznaje się za doręczone także wówczas, gdy zostanie zwrócone z powodu nieaktualnego adresu. 9. Zamawiający oświadcza, że jest podatnikiem podatku VAT czynnym. 10 1. Zgodnie z art. 145 ustawy Pzp, w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od 8

umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo do natychmiastowego wypowiedzenia umowy w przypadku naruszenia przez Wykonawcę warunków umowy po uprzednim uprzedzeniu Wykonawcy i wezwaniu do zaprzestania naruszania warunków umowy. 3. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy, jeżeli niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy nastąpiło: a) wskutek siły wyższej i jej następstw; b) z powodu naruszenia przez Zamawiającego zasad określonych w umowie. 4. Regulamin Wykonawcy określa okoliczności uznania usługi pocztowej za niewykonaną lub nienależycie wykonaną oraz sposób postępowania w przypadku takiego uznania. 5. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie zgodnie z art. 88 ustawy Prawo pocztowe. 11 Załączniki do umowy stanowią integralną część umowy i wymagają podpisania przez Strony. 12 1. Wszelkie informacje zawarte w niniejszej umowie oraz uzyskane w związku z jej realizacją, stanowią tajemnicę Zamawiającego i Wykonawcy - w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. Nr 153 z 2003 r., poz. 1503 z późn. zm.). 2. Strony oraz osoby świadczące pracę na ich rzecz w jakiejkolwiek formie oraz osoby, przy pomocy których strony wykonywać będą wzajemne obowiązki, zobowiązane są do nie rozpowszechniania informacji o charakterze technicznym, technologicznym, organizacyjnym i handlowym, stanowiących tajemnicę służbową pod rygorem odpowiedzialności cywilnej i karnej. 13 1. Zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej w postaci aneksu do umowy podpisanego przez obie strony pod rygorem nieważności. Istotne zmiany mogą być dokonane w przypadku wystąpienia następujących okoliczności: 9

a) w wyniku zmiany ustawy prawo pocztowe; b) w wyniku zmiany cennika Wykonawcy, wynikającej z decyzji uprawnionych organów; c) zmiany maszyn do frankowania. 2. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego w formie pisemnej o zmianach w strukturze organizacyjnej po stronie Wykonawcy, dotyczących w szczególności określonych w umowie nazw, adresów, podległości, rachunków bankowych. Zmiany takie nie są zmianami postanowień umowy w rozumieniu ust. 1 i nie wymagają formy pisemnej w postaci aneksu. 14 Umowa niniejsza została sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA.... Załączniki: 1. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. 2. Oferta cenowa Wykonawcy. 3. Wzór prawidłowego adresowania przesyłek 4. Wzór zestawienia przesyłek listowych nierejestrowanych 5. Wzór zestawienia przesyłek listowych rejestrowanych 6. Spis miejsc nadawania przesyłek pocztowych. 7. Wzór znaku opłaty z dołu. 8. Wzór protokołu. 10