SZCZEGÓŁOWY OPIS SPOSOBU DOSTĘPU DO INFORMACJI I DANYCH ZAWARTYCH W RAPORTACH SKŁADANYCH DO KRAJOWEJ BAZY DLA GIOŚ I Warszawa, październik 2015
DOSTĘP DO INFORMACJI I DANYCH ZAWARTYCH W RAPORTACH SKŁADANYCH DO KRAJOWEJ BAZY DLA GIOŚ I Spis treści 1 WPROWADZENIE... 3 2 DEFINICJE... 4 3 INFORMACJE TECHNICZNE... 5 4 UTWORZENIE KONTA... 5 4.1 ETAP 1 - WYPEŁNIENIE FORMULARZA REJESTRACYJNEGO NA STRONIE WWW... 6 4.2 ETAP 2 - OTRZYMANIE WIADOMOŚCI E-MAIL ZAWIERAJĄCEJ AKTYWUJĄCY ADRES URL... 6 4.3 ETAP 3 AKTYWACJA i ZŁOŻENIE WNIOSKU... 7 5 DODAWANIE UŻYTKOWNIKÓW KONTA... 7 6 UTRATA DOSTĘPU DO KONTA W KRAJOWEJ BAZIE... 8 7 DOSTĘP DO INFORMACJI I DANYCH Z RAPORTÓW... 9 kontakt: Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami 00-805 Warszawa, ul. Chmielna 132/134 tel.: +4822 5696596 fax.: +4822 5696500 pomoc@krajowabaza.kobize.pl Działalność KOBiZE jest finansowana ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej» K O B i Z E «2
1 WPROWADZENIE Ustawa z dnia 17 lipca 2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji (Dz.U. z 2013 r., poz. 1107, z późn. zm.), zwana dalej Ustawą, powołała do życia Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami, który m.in. wykonuje zadania związane z funkcjonowaniem Krajowego systemu bilansowania i prognozowania emisji, w tym prowadzenie Krajowej bazy o emisjach gazów cieplarnianych i innych substancji, zwanej dalej Krajową bazą. Krajowa baza stanowi system informatyczny, zawierający zabezpieczoną bazę danych, który umożliwia wprowadzanie i przetwarzanie informacji wskazanych w art. 6 ust. 2 Ustawy. Ustawa nakłada na podmioty korzystające ze środowiska obowiązek sporządzania i wprowadzania do Krajowej bazy, w terminie do końca lutego, raportu dotyczącego poprzedniego roku kalendarzowego, zwanego dalej raportem rocznym, zawierającego szczegółowe informacje o wielkości emisji do powietrza gazów cieplarnianych i innych substancji oraz prowadzonej działalności, na skutek której występuje emisja. Zgodnie z art. 7a ust. 1 Ustawy, informacje i dane zawarte w raportach są dostępne dla Głównego Inspektora Ochrony Środowiska, a także dla właściwego ze względu na miejsce korzystania ze środowiska wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska, w trybie połączenia z siecią teleinformatyczną, po zalogowaniu się do konta w Krajowej bazie, za pomocą identyfikatora i hasła dostępu. Identyfikator i hasło dostępu nadawane są przez Krajowy ośrodek na wniosek organów Inspekcji Ochrony Środowiska. Celem tego dokumentu jest opisanie praktycznych aspektów realizacji dostępu do kont i zakresu danych dla GIOŚ i, w szczególności: ścieżki wnioskowania o utworzenie konta w Krajowej bazie, dodawania użytkowników konta, procedury odzyskiwania dostępu do konta, dostępu do danych z raportów.» K O B i Z E «3
2 DEFINICJE Ilekroć w dokumencie jest mowa o: 1) Administratorze Krajowej bazy rozumie się przez to Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami, działający w strukturze Instytutu Ochrony Środowiska - Państwowego Instytutu Badawczego w Warszawie, który prowadzi Krajową bazę. 2) Krajowym ośrodku rozumie się przez to Instytut Ochrony Środowiska Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie, któremu powierzono wykonywanie zadań Krajowego Ośrodka Bilansowania i Zarządzania Emisjami, zgodnie z art. 4 ust. 1 Ustawy. 3) Formularzu Rejestracyjnym rozumie się przez to formularz dostępny na stronie internetowej http://www.instytucje-kb.kobize.pl, który umożliwia GIOŚ i przekazanie Krajowemu ośrodkowi danych niezbędnych do wygenerowania wniosku o utworzenie konta w Krajowej bazie. 4) Koncie w Krajowej bazie rozumie się przez to konto założone przez Administratora Krajowej bazy dla GIOŚ lub, za pośrednictwem którego otrzymają dostęp do informacji i danych z raportów w Krajowej bazie. 5) Administratorze konta rozumie się przez to Głównego Inspektora Ochrony Środowiska lub wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska, który będzie zarządzał Kontem w Krajowej bazie, miał dostęp do danych z raportów oraz będzie dodawał użytkowników konta. 6) Użytkowniku konta - rozumie się przez to dodatkowych użytkowników wskazanych w formularzu elektronicznym przez Administratora konta. 7) Wniosku o utworzenie konta rozumie się przez to wniosek o utworzenie konta w Krajowej bazie, wygenerowany jako dokument w formacie PDF na podstawie danych wprowadzonych do Formularza rejestracyjnego, niezbędnych do zapewnienia GIOŚ i dostępu do Konta w Krajowej bazie. 8) Wniosku o odzyskanie dostępu do konta rozumie się przez to wniosek o odzyskanie dostępu do konta w Krajowej bazie, wygenerowany jako dokument w formacie PDF na podstawie danych wprowadzonych do Formularza o uzyskanie dostępu, niezbędnych do zapewnienia GIOŚ i dostępu do konta w Krajowej bazie.» K O B i Z E «4
3 INFORMACJE TECHNICZNE Krajowa baza jest dostępna poprzez sieć Internet. Dostęp do aplikacji obsługującej Krajową bazę w zakresie dostępu do informacji i danych z wprowadzonych raportów możliwy jest za pomocą przeglądarki internetowej. Po wpisaniu odpowiedniego adresu WWW (URL): http://www.instytucje-kb.kobize.pl, na ekranie zostanie wyświetlone okno aplikacji dostępowej do danych z Krajowej bazy. Optymalne wykorzystanie aplikacji można osiągnąć przy użyciu przeglądarki internetowej obsługującej protokół SSL. Do poprawnego działania aplikacji wymagana jest włączona obsługa skryptów JavaScript oraz plików Cookies. Tabela 1 przedstawia zalecane przeglądarki oraz ich wersje. Przeglądarka Zalecana wersja Wspierane wersje Mozilla Firefox Najnowsza >= 30 Google Chrome Najnowsze >= 35 Internet Explorer Najnowsza >= 8.0 Tabela 1 W celu zapewnienia bezpieczeństwa i odpowiedzialności użytkowników aplikacji wszystkie akcje administracyjne wykonywane w systemie z poziomu konta administratora będą wprowadzane do dziennika zdarzeń. Do takich akcji zalicza się: Zalogowanie na konto administratora, Zmiana, przypomnienie hasła, Zarządzanie dodatkowymi użytkownikami. 4 UTWORZENIE KONTA W celu założenia konta w Krajowej bazie należy wypełnić Formularz rejestracyjny znajdujący się na stronie internetowej http://www.instytucje-kb.kobize.pl. Należy przesłać go drogą elektroniczną, a następnie przesłać podpisany wniosek w formie pisemnej do Krajowego ośrodka. Tworzone jest jedno konto na urząd. Kontem tym zarządzać będzie jeden Administrator konta. Proces tworzenia konta w Krajowej bazie odbywa się w trzech, opisanych w dalszej części dokumentu, etapach: 1) wypełnienie Formularza rejestracyjnego na stronie WWW; 2) otrzymanie wiadomości e-mail zawierającej aktywujący adres URL; 3) aktywacja i złożenie wniosku.» K O B i Z E «5
4.1 ETAP 1 - WYPEŁNIENIE FORMULARZA REJESTRACYJNEGO NA STRONIE WWW Formularz rejestracyjny znajduje się na stronie internetowej http://www.instytucjekb.kobize.pl. Po wybraniu z listy rozwijanej Głównego Inspektoratu Ochrony Środowiska lub właściwego wojewódzkiego inspektoratu ochrony środowiska, system automatycznie uzupełni dane adresowe urzędu. Następnie należy podać dane Głównego Inspektora Ochrony Środowiska albo właściwego wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska, który będzie Administratorem konta: imię i nazwisko, stanowisko - Główny Inspektor Ochrony Środowiska albo wojewódzki inspektor ochrony środowiska (pole uzupełniane automatycznie), numer telefonu, adres poczty elektronicznej. W celu zabezpieczenia przed wypełnianiem Formularza rejestracyjnego przez szkodliwe programy, wprowadzono mechanizm weryfikacji. Weryfikacja polega na odczytaniu i wprowadzeniu do pola Formularza rejestracyjnego liczby, która wyświetlana jest jako rysunek znajdujący się po prawej stronie tego pola. Przesłanie wypełnionego Formularza rejestracyjnego drogą elektroniczną do Administratora Krajowej bazy następuje poprzez aktywację pola Zarejestruj znajdującego się w Formularzu rejestracyjnym. 4.2 ETAP 2 - OTRZYMANIE WIADOMOŚCI E-MAIL ZAWIERAJĄCEJ AKTYWUJĄCY ADRES URL W odpowiedzi na przesłany Formularz rejestracyjny system wysyła na adres e-mail Administratora konta wiadomość z aktywującym adresem strony internetowej. Adres ten służy do rozpoczęcia procesu aktywacji Wniosku. Otwierając w przeglądarce otrzymany adres URL albo klikając w link następuje przejście do etapu aktywacji Wniosku. Jeżeli po wysłaniu Formularza rejestracyjnego w ciągu 24 godzin nie dotarła wiadomości e-mail z aktywującym adresem URL, w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy wiadomość nie znalazła się w folderze niechcianej poczty (SPAM). Przyczyną nieotrzymania wiadomości może być również błędnie podany w Formularzu rejestracyjnym adres e-mail. W takim przypadku konieczne jest ponowne wypełnienie Formularza rejestracyjnego na stronie WWW i poprawne wpisanie adresu e-mail.» K O B i Z E «6
4.3 ETAP 3 AKTYWACJA i ZŁOŻENIE WNIOSKU Otwierając w przeglądarce otrzymany aktywujący adres URL albo klikając w link następuje przejście na stronę, na której dostępny jest wygenerowany przez system wniosek w formacie PDF oraz opis dalszego postępowania. Jednocześnie w wyniku aktywacji adresu URL system wysyła na adres Administratora konta wiadomość e-mail, zawierającą Wniosek oraz wskazówki co do dalszego postępowania. Wydrukowany wniosek podpisany przez wskazaną na wniosku osobę należy przesłać na adres: Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami ul. Chmielna132/134 00-805 Warszawa Krajowa baza Po akceptacji wniosku o utworzenie konta, Administrator konta otrzymuje drogą elektroniczną na adres podany we wniosku login i hasło umożliwiające dostęp do utworzonego konta w Krajowej bazie. Login stanowić będzie adres e-mail Administratora konta. W celu zalogowania się należy przejść na stronę http://www.instytucje-kb.kobize.pl i uzupełnić pola login i hasło. Administrator konta może dokonać zmiany otrzymanego drogą elektroniczną hasła. W przypadku zmiany hasła powinno ono spełniać następujące warunki: a) składać się z 6 do 30 znaków; b) zawierać wyłącznie cyfry, małe lub wielkie litery. 5 DODAWANIE UŻYTKOWNIKÓW KONTA Administrator konta w Krajowej bazie może wnioskować o udzielenie dostępu do informacji i danych zawartych w raportach dla dodatkowych użytkowników konta (maksymalnie 12). Aby tego dokonać należy się zalogować i wypełnić elektroniczny formularz, który zawiera dane dodawanego użytkownika konta: /Delegatura - po wybraniu z listy rozwijanej, system automatycznie uzupełni dane adresowe urzędu, imię i nazwisko, stanowisko, adres e-mail. Na adres podany w formularzu zostanie wysłana wiadomość z loginem i hasłem. Login będzie stanowił adres e-mail wprowadzony w formularzu. Administrator konta odpowiada za zarządzanie użytkownikami. Każdy użytkownik konta po zalogowaniu na konto zostanie pouczony o szczególnym charakterze niektórych» K O B i Z E «7
informacji zgromadzonych w Krajowej bazie, jako posiadających wartość handlową lub mogących stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503, z późn. zm.). 6 UTRATA DOSTĘPU DO KONTA W KRAJOWEJ BAZIE Administrator konta W przypadku utraty hasła przez Administratora konta, informacja ta jest przesyłana przez system w oparciu o formularz elektroniczny, w którym należy podać adres e-mail Administratora konta znajdujący się aktualnie w systemie Krajowej bazy. W przypadku, kiedy nie ma możliwości przesłania hasła na adres e-mail Administratora konta znajdujący się aktualnie w systemie Krajowej bazy, należy w celu uzyskania dostępu do konta wypełnić Formularz odzyskania dostępu do utworzonego konta w Krajowej bazie, dostępny na stronie internetowej http://www.instytucje-kb.kobize.pl w zakładce "Wnioski". Formularz należy przesłać drogą elektroniczną, a następnie pobrać Wniosek o odzyskanie dostępu w postaci pliku PDF. Wydrukowany wniosek podpisany przez wskazaną na wniosku osobę należy przesłać na adres: Krajowy Ośrodek Bilansowania i Zarządzania Emisjami ul. Chmielna 132/134 00-805 Warszawa Krajowa baza Proces odzyskania dostępu do konta w Krajowej bazie przez Administratora odbywa się analogicznie jak proces rejestracji konta, który został opisany w punkcie 4 "Rejestracja konta". Użytkownicy konta W przypadku utraty hasła przez użytkownika konta, przypomnienie hasła następuje w oparciu o informacje wprowadzone do udostępnionego w tym celu formularza elektronicznego, w którym należy podać adres e-mail użytkownika konta znajdujący się aktualnie w systemie Krajowej bazy. Funkcja przypomnienia hasła dla każdego z dodatkowych użytkowników konta dostępna będzie również dla Administratora konta z poziomu panelu służącego do zarządzania użytkownikami konta.» K O B i Z E «8
7 DOSTĘP DO INFORMACJI I DANYCH Z RAPORTÓW Przeglądanie i wyszukiwanie informacji i danych z raportów rocznych wprowadzonych do Krajowej bazy dostępne jest dla Administratora konta i dodatkowych użytkowników konta po zalogowaniu się do systemu. W ramach konta Administratorowi konta i użytkownikom konta udostępnione zostają wszystkie dane wprowadzone w wysłanych raportach i korektach ze wszystkich okresów sprawozdawczych. Administrator konta i użytkownicy konta w Głównym Inspektoracie Ochrony Środowiska mają dostęp do informacji i danych z raportów wszystkich zakładów zarejestrowanych w Krajowej bazie, natomiast w wojewódzkich inspektoratach ochrony środowiska mają dostęp do informacji i danych z raportów zakładów zlokalizowanych w jednym województwie odpowiadającym obszarowi działania danego wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska. Dostęp do informacji i danych z raportów zapewniony zostanie w trybie podglądu informacji w plikach PDF, bez możliwości ich edycji.» K O B i Z E «9