Wyjaśnienia treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) Termin wpływu wniosków 17 stycznia 2018 r. Zamawiający Nazwa zamówienia Znak sprawy Regionalne Centrum Zagospodarowania i Unieszkodliwiania Odpadów Czysty Region Sp. z o. o. ul. Naftowa 7; 47-230 Kędzierzyn-Koźle Dostawa trzech pojazdów specjalnych typu śmieciarka w ramach leasingu operacyjnego RCZiUO.271.1.2018 Zamawiający udziela wyjaśnień dotyczących treści SIWZ, zgodnie z wymogiem art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (zwanej dalej ustawą PZP). Wniosek 1 Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający zgadza się, aby integralną część umowy stanowiła tabela opłat i prowizji, zgodnie z której postanowieniami, jeżeli Zamawiający złoży wniosek o wykonanie niestandardowej obsługi umowy lub też jeżeli Zamawiający spóźniał się będzie z płatnościami to obowiązany będzie do zapłaty określonych w tabeli opłat i prowizji opłat. Opłaty te wystąpić mogą tylko na wniosek lub z winy Zamawiającego i nie powstaną jeżeli umowa będzie prawidłowo realizowana. Nie możemy się zgodzić na brak opłat za czynności jakie podejmujemy w wyniku nienależytej realizacji umowy przez klienta lub na jego wyraźny wniosek, ponieważ Wykonawca z tego powodu ponosiłby koszty jakie nie miałyby pokrycia Zamawiający w IV części SIWZ zamieścił projekt umowy o zamówienie publiczne, który po uwzględnieniu złożonej oferty zostanie zawarty z wybranym w postępowaniu wykonawcą. Istnieje możliwość dokonania jedynie takich zmian, przedłożonego w SIWZ projektu umowy, które nie naruszą przepisów ustawy PZP, a w szczególności art. 144. W projekcie umowy przewidziano kary za nienależytą realizację umowy przez Zamawiającego (w szczególności 10 ust. 2 projektu Umowy). Przewidziano również warunki płatności oraz opłaty i prowizje za czynności wnioskowane przez Zamawiającego (w szczególności 10 ust. 2 projektu Umowy). Każdy zainteresowany postępowaniem wykonawca winien uwzględnić powyższe przy konstruowaniu oferty. Dopuszczenie odmiennych opłat i prowizji dla różnych wykonawców naruszyłoby zasady równego traktowania i uczciwej konkurencji do stosowania których Zamawiający jest zobowiązany. Zatem nie ma możliwości wprowadzenia innych opłat lub prowizji, poza tymi określonymi w SIWZ. Wniosek 2 Zamawiający przewidział wzór umowy. Wzór stworzony przez Zamawiającego nie reguluje jednak wszystkich kwestii związanych z prawidłowym przebiegiem umowy leasingowej, nie zapewnia prawidłowej obsługi podczas jej trwania. Proszę zatem o dopuszczenie dodatkowych dokumentów, standardowo stosowanych przez Wykonawcę - umowy leasingu. Wzór stanowiący integralną część SIWZ może przybrać postać umowy w sprawie zamówienia publicznego i mieć pierwszeństwo stosowania przed dokumentem proponowanym przez Wykonawcę w przypadku ewentualnej sprzeczności. Proszę o dopuszczenie takiego scenariusza działania Zawarty w IV części SIWZ projekt umowy, zdaniem Zamawiającego, ujmuje wszystkie istotne regulacje, zapewniające prawidłową jej realizację. Zwraca się jednocześnie uwagę, że we wniosku nie sprecyzowano, jakie kwestie zostały pominięte. Celem przedmiotowego postępowania jest zawarcie z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę, umowy, zgodnej z projektem przedstawionym w SIWZ, z uwzględnieniem złożonej oferty. Nie ma zatem możliwości zawarcia umowy na wzorze przedstawionym przez wykonawcę, a możliwe są tylko takie zmiany projektu umowy, które nie naruszą przepisów ustawy PZP i są zgodne z zapisami SIWZ. 1
Wniosek 3 Zamawiający wskazał, że czas trwania umowy powinien wynosić 60, w tym samym czasie zamierza on uiścić 60 rat. Uprzejmie informuję, że w l. operacyjnym występuje o jedną ratę mniej niż faktycznie trwa umowa. W umowie trwającej 60 miesięcy Zamawiający uiści zatem 59 rat. Dodatkową opłatą, ale nie ratą leasingową, jest czynsz inicjalny. Opłata za wykup (depozyt gwarancyjny) uiszczany jest razem z ostatnią ratą. Proszę o akceptację takiego sposobu kalkulacji oferty i korektę formularz ofertowego w taki sposób, by znalazła się w nim liczba 59 rat, czas trwania umowy 60 miesięcy. Zgodnie z zapisami pkt. 5.7.4 SIWZ, warunki leasingu przewidują 60 raty, natomiast zgodnie z zapisem pkt. 14.2 SIWZ wykonawca będzie świadczył usługę leasingową, do dnia zapłacenia przez wykonawcę ostatniej raty leasingowej oraz opłaty końcowej (wykupu). Wniosek 4 Zamawiający wskazał w 8 ust. 6.5 umowy, że wraz z pojazdem powinien otrzymać świadectwo homologacji. Uprzejmie informuję, że oryginał świadectwa musi znajdować się u Wykonawcy (Finansującego), który jest właścicielem pojazdu. Zamawiający może otrzymać wyciąg ze świadectwa homologacji. Proszę o akceptację takiego scenariusza działania i modyfikację umowy w tym zakresie. Zamawiający wymaga, aby wykonawca do odbioru przedłożył między innymi kopię karty pojazdu oraz kopię świadectwa homologacji. Tak należy rozumieć zapis 8 ust. 6 pkt. 5 projektu umowy. Wniosek 5 Prosimy o rozważenie akceptacji przez Zamawiającego re faktury podatku od środków transportowych. Koszt podatku byłby wyłączony z wyliczeń oferty. Wykonawca na dzień składania oferty nie jest w stanie przewidzieć jak będzie się kształtował podatek od środku transportu w trakcie obowiązywania Umowy Leasingu. Wysokość podatku rok rocznie ustala Rada Gminy w miejscu rejestracji pojazdu. Ujęcie ryczałtowe kosztów podatku (jego zaplanowanie przez Wykonawcę jest utrudnione) może znacząco podrożeć koszty oferty co nie jest w interesie Zamawiającego. Praktyką w postępowaniach o zamówienia publiczne jest ponoszenie tego kosztu przez Zamawiającego/Leasingobiorcę na podstawie re faktury. Koszt ten nie jest wliczany do oferty. Jest to również zgodne z kodeksową regulacją ponoszenia opłat przez Korzystającego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa obowiązek podatkowy związany z podatkiem od środków transportu ciąży na właścicielu pojazdu. Taką też Zamawiający przyjął regułę przy określaniu warunków zamówienia. Zatem wykonawca powinien uwzględnić to określając cenę oferty. Wniosek 6 Proszę o potwierdzenie, że każdy ze Sprzętów może być objęty odrębną Umową leasingową. Ujęcie na jednej umowie nie jest możliwe ze względów systemowych. Zamawiający przewiduje zawarcie jednej umowy, tak jak to ma miejsce w przypadku braku podziału zamówienia na części. Niemniej istnieje możliwość rozliczania leasingu jako trzech oddzielnych pojazdów, poprzez stosowne zapisy w projekcie umowy. 2
Wniosek 7 W 2 ust. 5 Umowy, Zamawiający zapisał, że Wykonawca przez cały okres trwania niniejszej Umowy pozostaje właścicielem przedmiotu Leasingu, a Zamawiający używa przedmiotu Leasingu. W przypadku złożenia oferty w konsorcjum z dostawcą, to ten zapis będzie nieprecyzyjnie wskazywał, że i Finansujący i dostawca będą właścicielami przedmiotu leasingu, a to nieprawda. Proszę o modyfikację zapisu. Zdaniem Zamawiającego nie ma potrzeby na tym etapie dokonywać zmiany projektu umowy. Jeżeli zaistnieje taka konieczność to takie doprecyzowanie będzie możliwe na etapie przygotowywania umowy, to jest wskazanie kto jest właścicielem przedmiotu leasingu. Wniosek 8 W 2 ust. 7.2 oraz 5 ust. 2.1 Umowy Zamawiający wskazał, że opłata wstępna zostanie uiszczona po odbiorze Sprzętu. Uprzejmie informuję, że wartość opłaty wstępnej pomniejsza wartość udzielonego Zamawiającemu kredytu i powinna być uiszczony w terminie nie późniejszym jak 7 dni od daty zawarcia Umowy Leasingu. Proszę zatem o modyfikację zapisów w tym zakresie i dopuszczenie płatności czynszu inicjalnego w terminie 7 dni od daty zawarcia Umowy leasingu. Zamawiający określając warunki realizacji zamówienia przyjął, że opłata wstępna w wysokości 10 % wartości przedmiotu leasingu, uiszczona zostanie, w terminie 7 dni, licząc od dnia odebrania pojazdów ( 5 ust. 2 pkt 1 projektu umowy). Wykonawca winien powyższe regulacje uwzględnić przy przygotowywaniu oferty. Wniosek 9 Zwracamy się z uprzejmą prośbą o dopuszczenie złożenia oświadczenia o treści zapisu 2 ust. 10 przez Dostawcę Sprzętu. To wykonawca, którego oferta zostanie wybrana i z którym zostanie zawarta umowa zobowiązany będzie dostarczyć Zamawiającemu przedmiotu leasingu, w szczególności: odpowiadający wymaganiom minimalnym określonym w SIWZ; odpowiadający wymaganiom polskich i unijnych norm jakości; wolny od wad fizycznych i prawnych; dopuszczony do obrotu prawnego na terytorium Unii Europejskiej, Są to główne wymogi związane z realizacją zamówienia i umowy o zamówienie publiczne. Oczywiście Wykonawca może przedłożyć oświadczenie podmiotu trzeciego, niemniej nie zmienia to odpowiedzialności Wykonawcy za spełnienie wymogu o którym mowa. Wniosek 10 Uprzejmie prosimy o zmianę terminu na dostarczenie polisy ubezpieczeniowej ( 3 ust. 3) na następujący: co najmniej na 7 dni roboczych przed wygaśnięciem poprzedniej Termin określony w 3 ust. 3 jest terminem granicznym i nie ogranicza to do możliwości uzgodnienie przez strony wcześniejszego terminu przekazywanie kopii polisy. 3
Wniosek 11 W oraz 5 ust. 2.4 Umowy Zamawiający wskazał proces nabycie Sprzętu. Uprzejmie informuję, że opłata za wykup powinna być uiszczona wraz z ostatnią ratą leasingową na podstawie informacji wskazanej na fakturze. Zamawiający dopiero po uiszczeniu ostatniej raty otrzyma fakturę wykupową, opiewającą na kwotę wykupu, która jest potwierdzeniem przeniesienia na niego prawa własności leasingowanego dobra. Proszę o akceptację takiego scenariusza działania. Zgodnie z zapisami SIWZ, przeniesienie własności przedmiotu leasingu na Zamawiającego (wykup pojazdów) nastąpi po uiszczeniu przez Zamawiającego opłaty końcowej, która wynosi 1 % wartości przedmiotu leasingu. Poruszona we wniosku kwestia na charakter czysto techniczny i będzie rozwiązana według wspólnych uzgodnień stron. Zamawiający dopuszcza również scenariusz wskazany w przedmiotowym wniosku. Wniosek 12 W 5 ust. 9 znalazł się zapis następujący zapis: Cesja wierzytelności Wykonawcy wymaga zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. Zwracamy się z prośbą o modyfikację zapisów projektu umowy na następujący: Zamawiający wyraża zgodę na: bezpośrednią spłatą należności wynikających z umowy na rachunek kredytodawcy Finansującego; przekazanie niespłaconej umowy (która powinna być zakończona) zewnętrznej firmie, która będzie dochodziła spłaty niespłaconych zobowiązań. Uprzejmie informuję, że Wykonawca nie ma możliwości dochodzenia pewnych roszczeń samodzielnie od Korzystającego. Przy ich dochodzeniu posiłkuje się wiedzą i umiejętnościami innych profesjonalnych podmiotów. Ponadto zdarza się również cesja praw z umowy na bank udzielający kredytu Finansującemu. Taki scenariusz nie powoduje żadnych zmian w realizacji umowy dla Korzystającego poza zmianą rachunku bankowego na który zobowiązany jest uiszczać raty leasingowe. Proszę o akceptację wskazanych scenariuszy Zgodnie z zapisem 5 ust. 9 projektu umowy, cesja wierzytelności wymaga zgody Zamawiającego. Zapis ten stanowi zabezpieczenie interesu Zamawiającego. Cesja jest możliwa za wiedzą i zgodą Zamawiającego. Jednocześnie Zamawiający zwraca uwagę, że zapisy projektu umowy nie mogą i nie ograniczają możliwości korzystania przez Wykonawcę z podmiotu trzeciego, w celu dochodzenia spłaty niespłaconych zobowiązań. Wniosek 13 Jako formę odszkodowania Zamawiający przewidział kary umowne. Zwracamy się z uprzejmą prośbą o ich zmniejszenie z 10 % na 5%. Projekt umowy przewiduje karę umowna w wysokości 10 % wartości brutto zaoferowanego przedmiotu leasingu w przypadku odstąpienia od umowy którejkolwiek ze stron. Zapisy dotyczą obu stron umowy w takim samym stopniu. Wniosek 14 Zwracamy się z uprzejmą prośbą o usunięcie zapisów 10 ust. umowy, gdyż jest wysoce niekorzystny dla Wykonawcy Umowa w sprawie zamówienia publicznego powinna posiadać klauzule dotyczące kar umownych. Zapisy 10 zabezpieczają interes obu stron umowy i nie naruszają przepisów prawa. 4
Wniosek 15 W pkt. 25.7 OPZ Zamawiający opisał sposób obliczania wysokości raty leasingowej. Uprzejmie informuję, że zaproponowany wzór zakłada stałą wartość części kapitałowej raty, co jest niezgodne z przyjętym u Wykonawcy systemem ewidencji leasingu zgodnym z ustawą o rachunkowości oraz z międzynarodowymi standardami rachunkowości. Zapis jest niedopuszczalny Do obliczenia rat leasingowych Zamawiający przyjął powszechnie stosowany wzór na obliczenie równej raty leasingowej, co nie narusza przepisów prawa jak i zasad równego traktowania i uczciwej konkurencji. Wedle przyjętego sposobu obliczenia raty leasingowej, część kapitałowa poszczególnych raty nie przyjmuje stałej wartości. Należy również zwrócić uwagę, że: 1) dokonany w SIWZ podział raty leasingowej na część kapitałową i odsetkową nastąpił wyłącznie na potrzebę mechanizmu waloryzacji, to jest uzależnienia wysokości raty leasingowej od zmiany wskaźnika WIBOR 1M; 2) użyte w niektórych miejscach SIWZ (np. w pkt. 5.7.5) określenie: część kapitałowa stała należy rozumieć tak jak to zapisano w pkt. 25.8. część kapitałowa jest niezmienna w czasie trwania leasingu ; 3) przedmiot zamówienia (umowy) dotyczy leasingu operacyjnego; 4) przyjęty sposób podziału raty na część kapitałową i odsetkową nie ogranicza możliwości innego podziału raty na potrzebę księgowania, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 5