Załącznik Nr 1 do SIWZ SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest: dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego złożonego z oprogramowania klasy ERP (Enterprise Resource Planning) i RDBMS. Wyżej wymienione oprogramowanie łącznie będzie dalej zwane ERP. Zamówienie obejmuje: 1. dostawę licencji oraz wdrożenie oprogramowania, 2. przeniesienie (migrację) danych z systemów Zamawiającego do ERP, 3. przeszkolenie personelu Zamawiającego, 4. świadczenie usług serwisowych (wsparcia powdrożeniowego) dla wdrożonego ERP (w tym co najmniej: bieżące dostarczanie aktualizacji związanych z utrzymaniem zgodności ERP z przepisami prawa, usuwaniu wad oprogramowania, modernizacji oprogramowania oraz utrzymanie zdolności do modyfikacji ERP na życzenie Zamawiającego). Oferowany ERP musi być systemem w pełni zintegrowanym, zawierającym co najmniej następujące obszary funkcjonalne: 1. Finanse-Księgowość, 2. Majątek Trwały, 3. Zakupy i Sprzedaż, Magazyn, 4. Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa, 5. Płace-Kadry (cześć płacowa, kadrowa i socjalna), 6. Budżetowanie. Zamawiający nie wymaga, aby obszary funkcjonalne stanowiły odpowiednie moduły (aplikacje) oferowanego ERP. W takim przypadku Zamawiający zakłada, że między tymi modułami (aplikacjami) zostanie zachowana łączność zapewniająca warunki pracy nie gorsze niż w przypadku, gdyby pojedynczy obszar funkcjonalny i wszystkie obszary razem wzięte obsługiwane były przez jeden moduł (aplikację). Zamawiający dopuszcza inną organizację obszarów (tzn. inne nazewnictwo lub np. zawarcie funkcjonalności dwóch lub więcej obszarów w jednym lub odwrotnie rozłożenie funkcjonalności jednego obszaru na kilka obszarów) pod warunkiem spełnienia opisanych wymagań dotyczących funkcjonalności oprogramowania. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dostarczył wszystkie obligatoryjne, funkcjonalności wymienione w Załączniku nr 3 do SIWZ (spis funkcjonalności). Wszystkie moduły zamawianego oprogramowania muszą tworzyć zintegrowany system, tzn. zapewnić jednokrotne wprowadzanie danych, dostęp do niezbędnych dla danej funkcjonalności danych bez konieczności ich replikowania, kopiowania czy też ponownego wprowadzania, a także natychmiastową widoczność wprowadzonych zmian w danych we wszystkich miejscach, w których dane te są wykorzystywane. W trakcie realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest m.in. do: 1. dostarczenia oprogramowania, zainstalowania go, skonfigurowania (w taki sposób, by w warunkach Zamawiającego osiągnąć najwyższą możliwą wydajność przetwarzania danych, tzn. łącznie z niezbędnym strojeniem bazy danych) oraz dostosowania do potrzeb Zamawiającego określonych w niniejszym zamówieniu, na posiadanym przez Zamawiającego oprogramowaniu: w środowisku Hyper-V działającym pod kontrolą Microsoft Windows 2012 R2, 2. wydania dokumentacji ERP w wersji elektronicznej wg następujących zasad: 1) dokumentacja w wersji elektronicznej musi być dostarczona w formacie umożliwiającym jej łatwe odczytanie (np. pdf, html) oraz wydrukowanie w całości lub części, a także musi być zgodna z dostarczoną wersją ERP w dniu rozpoczęcia wdrożenia danego obszaru funkcjonalnego. Ponadto dokumentacja powinna być uaktualniona do stanu zgodnego z ERP po podpisaniu protokołu odbioru pierwszej części przedmiotu zamówienia (dostawa licencji i wykonanie analizy przedwdrożeniowej, wdrożenie ERP, przeniesienie danych z systemów Zamawiającego do ERP, przeszkolenie personelu Zamawiającego). Musi umożliwiać wyszukiwanie słów lub fraz wprowadzonych w trakcie jej przeglądania przez użytkownika, jak również mieć spis treści,
2) dokumentacja musi być sporządzona w języku polskim. Dopuszczalnym wyjątkiem jest dokumentacja administratora jakiegoś elementu składowego ERP, dla którego producent nie opracował polskiej instrukcji; w takim przypadku należy dostarczyć dokumentację w języku angielskim, 3) dokumentacja powinna być podzielona na dokumentację użytkownika i dokumentację administratora ERP (w tym RDBMS), 4) dokumentacja użytkownika musi zawierać instrukcję obsługi ERP umożliwiającą samodzielną naukę obsługi ERP, 5) dokumentacja administratora, oprócz instrukcji obsługi zarządzania ERP (w tym RDBMS), musi zawierać: opisy struktur bazy danych, opisy interfejsów międzymodułowych, opisy plików i parametrów konfigurujących i parametryzujących ERP (w tym jego współdziałania z zewnętrznym oprogramowaniem patrz spis funkcjonalności w załączniku nr 3), instrukcje instalacji i deinstalacji każdego z elementów ERP; celem jest wykonywanie wymienionych czynności samodzielnie przez administratorów Zmawiającego, 3. dostarczenia dokładnej procedury wykonywania i odtwarzania kopii zapasowych całości i składowych części (jeśli dotyczy) ERP. Zamawiający wykona pod nadzorem Wykonawcy próby wykonania kopii bezpieczeństwa i odzyskania ERP z kopii zgodnie z przekazanymi przez Wykonawcę procedurami. Pozytywne przeprowadzenie tego testu jest warunkiem koniecznym odbioru pierwszej części przedmiotu zamówienia, 4. dostarczenia dokładnej procedury zamykania i ponownego uruchomiania całego ERP, gwarantującej zachowanie pełnej spójności, poprawności i bezpieczeństwa danych, np. w przypadku zaniku zasilania. Zamawiający wykona pod nadzorem Wykonawcy próbę ręcznego wyłączenia i uruchomienia ERP zgodnie z przekazanymi przez Wykonawcę procedurami. Oprócz próby ręcznego zatrzymania ERP, zostanie również wykonany test automatycznego zamknięcia ERP w przypadku zaniku zasilania oraz automatycznego uruchomienia ERP po odzyskaniu zasilania. Pozytywny wynik tych prób jest warunkiem koniecznym odbioru pierwszej części przedmiotu zamówienia, 5. dostarczenia zaktualizowanej dokumentacji użytkownika i administratora w ciągu 30 dni od daty wprowadzenia zmian, w przypadku wprowadzenia zmian w ERP w okresie świadczenia usług serwisowych, 6. wydania dokumentu/-ów licencyjnego/-ych dla ERP (całości i wszystkich jego części składowych, jeśli oprogramowanie wymaga cząstkowych licencji), 7. przekazania kont i haseł dostępowych administratorów wszystkich składowych części ERP (z najwyższymi poziomami dostępu), w szczególności ERP właściwego, programów narzędziowych, baz danych oraz innego oprogramowania dostarczonego w ramach postępowania. Przekazanie informacji o kontach i haseł musi nastąpić najpóźniej w momencie instalacji w siedzibie Zamawiającego lub w momencie utworzenia i/lub skonfigurowania kont administracyjnych w siedzibie Zamawiającego. Licencje ERP 1. Wykonawca udzieli Zamawiającemu licencji na nieograniczoną liczbę instalacji ERP na stacjach roboczych, 2. Wykonawca udzieli Zamawiającemu licencji dla nieograniczonej liczby kont użytkowników (osób) zdefiniowanych w ERP, 3. Wykonawca udzieli Zamawiającemu licencji w systemie tzw. concurrent licensing dla łącznej liczby 30 jednoczesnych sesji klienckich (użytkowników rozumianych jako uruchomione zdalne dostępy do ERP, a nie osoby); licencja nie może wprowadzać ograniczenia na tzw. nazwanych użytkowników, 4. W kwestii licencji dopuszcza się jedynie wprowadzenie ograniczenia co do liczby jednoczesnych sesji klienckich ERP (30 sztuk), 5. Dla oprogramowania wymagającego licencji obcych, nie będącego własnością Wykonawcy, Wykonawca musi dostarczyć oryginalne nośniki, dokumentację, licencje oraz wszelkie inne składniki dołączone do oprogramowania przez jego producenta. Licencje muszą być wystawione na Zamawiającego, a Wykonawca dopełni wszystkich formalności wymaganych prawem, licencją i innymi wymogami producenta zapewniających, że Zamawiający będzie pełnoprawnym użytkownikiem dostarczonego ERP,
6. Dostarczone licencje nie mogą nakładać ograniczeń czasowych na prawo do użytkowania oprogramowania, 7. Licencją/licencjami objęte zostaną również wszelkie poprawki i aktualizacje systemu pojawiające się w trakcie obowiązywania umowy. Obszar funkcjonalny 1. Finanse-Księgowość, 2. Majątek Trwały, 3. Zakupy i Sprzedaż, Magazyn, 4. Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa, 5. Płace-Kadry (cześć płacowa, kadrowa i socjalna), 6. Budżetowanie. Liczba jednoczesnych sesji klienckich 30 Wdrożenie ERP ERP musi usprawnić proces zarządzania firmą Zamawiającego; w tym celu musi zapewniać obsługę co najmniej wszystkich funkcjonalności obligatoryjnych oraz zaoferowanych funkcjonalności dodatkowych ERP wymienionych w Załączniku nr 3 do SIWZ (dopuszcza się większą liczbę funkcjonalności), z czasem dostępu pozwalającym na wygodną, pozbawioną przestojów pracę użytkowników. Zmawiający nie jest w stanie określić konkretnych czasów dostępu do konkretnych danych i funkcji ERP przed wyborem oraz wdrożeniem oprogramowania. W trakcie wdrożenia, we współpracy z Zamawiającym Wykonawca zoptymalizuje czasy dostępu do danych i funkcji ERP. Usługi związane z wdrożeniem ERP będą obejmowały w szczególności: 1. instalację i konfigurację całości ERP w siedzibie Zamawiającego, 2. wykonanie analizy przedwdrożeniowej i dostarczenie Dokumentu Analizy Przedwdrożeniowej wraz z harmonogramem wdrożenia, 3. dostosowanie ERP do potrzeb Zamawiającego łącznie z przeprowadzeniem niezbędnych modyfikacji w celu spełnienia wymagań określonych w SIWZ, 4. prowadzenie testów poprawności działania ERP w rzeczywistych warunkach Zamawiającego aż do osiągnięcia zamierzonych rezultatów, 5. przeprowadzenie szkolenia dla użytkowników końcowych, administratorów ERP, administratorów bazy danych, 6. zapewnienie obecności w siedzibie Zamawiającego osób oddelegowanych przez Zamawiającego do realizacji wdrożenia ERP, 7. dostarczenie kompletnej, wyżej opisanej dokumentacji ERP, 8. migrację danych z systemów Zamawiającego do ERP; w toku realizacji umowy Wykonawca nie może żądać jakichkolwiek dodatkowych opłat za ponowne weryfikowanie zawartości plików przy migracji danych do nowego ERP z przyczyn nie leżących po stronie Zamawiającego, 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wglądu w dowolnym momencie do prac projektowych, wykonawczych i wdrożeniowych wykonywanych w związku z dostawą i wdrożeniem ERP. Szkolenia użytkowników 1. Podczas szkolenia użytkowników musi zostać przekazana niezbędna wiedza w zakresie poprawnego użytkowania ERP w obrębie poszczególnych modułów w zakresie funkcjonowania, obsługi, administrowania i utrzymania (w szczególności dotyczy szkoleń administratora systemu bazodanowego oraz oprogramowania narzędziowego) ERP, 2. Zakres szkoleń musi obejmować praktyczną obsługę wszystkich funkcjonalności ERP, 3. Szkolenia muszą być prowadzone przez wykwalifikowanych specjalistów Wykonawcy, posiadających niezbędną wiedzę fachową w zakresie tematyki szkoleń (w tym informatycznych i merytorycznych funkcjonalności ERP), 4. Szkolenia będą prowadzone w siedzibie Zamawiającego, chyba że Zamawiający wyrazi pisemną zgodę na szkolenie poza jego siedzibą. 5. Wykonawca musi zapewnić szkolenia użytkowników oraz instruktaż i asystę przy pracy dla min. 30 osób.
Migracja danych Zamawiający oświadcza, że dane do przeniesienia są obecnie przetwarzane przez Zamawiającego za pomocą następującego oprogramowania: 1. ERP Kom-Pro produkcji firmy Kom-Pakt (RDBMS Progress w wersjach 8 i 9 działający w środowisku Tru64 UNIX 4.0G; cp Mazovia), 2. Program Płatnika, 3. pliki dyskowe MS Office (Word, Excel). Zamawiający nie dysponuje opisem struktur danych systemu Kom-Pro. Istnieje możliwość eksportu definicji pól tabel baz danych i eksportu danych z tego systemu za pomocą wbudowanego narzędzia. Zamawiający, w porozumieniu z Wykonawcą (w sprawie formatów danych itd.) osiągniętym w fazie analizy przedwdrożeniowej, dostarczy pliki tekstowe z danymi tabel oraz z właściwymi danymi. Zakres migracji danych: z systemu finansowo-księgowego baza kontrahentów, baza pracowników, bilans otwarcia, zapisy nierozliczone z kontrahentami na dzień bilansowy, z systemu magazynowego indeksy towarowe, stany magazynowe, bilans otwarcia ilości i wartości na dzień bilansowy, z systemu ewidencji majątku katalog środków trwałych, środków trwałych niskocennych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz bilans otwarcia środków trwałych, środków trwałych niskocennych oraz wartości niematerialnych i prawnych, z systemu kadrowo-płacowego kartoteka pracowników, współpracowników, emerytów i osób uprawnionych, RCP, świadectwa pracy, angaże, absencje, umowy cywilnoprawne, dane kadrowe i płacowe: osobowe oraz listy płac z wyszczególnieniem wszystkich składników występujących na danej liście (w szczególności: składek ZUS, podatków potrąceń), składników niezbędnych do prawidłowego naliczenia zwolnień lekarskich, PIT-11, PIT-40, RP-7 oraz składników niezbędnych do wyliczenia staży pracy, zasiłków, urlopów, i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Gwarancja (usługi gwarancyjne) Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług gwarancyjnych przez okres 24 miesięcy liczonych od daty odbioru pierwszej części przedmiotu zamówienia. 1. Gwarancja uprawnia Zamawiającego do bezpłatnego usuwania wad ERP przez Wykonawcę. Za wadę uważa się również wykrycie niezgodności z przepisami prawa obowiązującymi w dniu końcowego odbioru ERP. Wykonawca odpowiada za całość ERP, wliczając oprogramowanie, które składa się na ERP, z zastrzeżeniem ust. 2 poniżej. Wykonawca odpowiada za konfigurację oprogramowania wchodzącego w skład ERP. W szczególności gwarancja uprawnia do: a) otrzymywania aktualizacji naprawiających konstrukcyjne i funkcjonalne wady oprogramowania wykryte przez Zamawiającego, Wykonawcę, producentów oprogramowania wchodzącego w skład ERP, podmioty trzecie (w tym inne podmioty będące użytkownikami ERP), b) prac usuwających wady konstrukcyjne i funkcjonalne poziomu wdrożeniowego (w tym m.in. konfiguracji ERP nie odpowiadającej ustaleniom wynikającym z Dokumentu Analizy Przedwdrożeniowej oraz nieoptymalnego dostrojenia RDBMS), c) otrzymywania dokumentacji uwzględniającej zmiany spowodowane naprawami gwarancyjnymi. 2. Gwarancje na oprogramowanie podmiotów trzecich (oprogramowanie zewnętrzne) dostarczone przez Wykonawcę w ramach ERP będą świadczone zgodnie z warunkami zapewnianymi przez producentów tego oprogramowania i przepisami obowiązującego prawa, przy czym na Wykonawcy ciąży obowiązek zapewnienia obowiązywania gwarancji na oprogramowanie podmiotów trzecich w okresie nie krótszym niż okres 24 miesięcy liczonych od daty odbioru pierwszej części przedmiotu zamówienia. 3. Klasyfikacja wad: a) wada krytyczna (awaria) oznacza zaprzestanie działania ERP wynikające z przyczyn, za które odpowiada Wykonawca,
b) wada niekrytyczna (usterka) oznacza ograniczenie działania ERP wynikające z przyczyn, za które odpowiada Wykonawca. 4. Wykonawca w ramach trwania gwarancji zobowiązany jest do utrzymywania gotowości do czynności gwarancyjnych, przyjmowania zgłoszeń i podejmowania czynności gwarancyjnych głównie poprzez łącza zdalne oraz w wymagających tego okolicznościach, w siedzibie Zamawiającego. 5. Wady będą zgłaszane przez Zamawiającego drogą elektroniczną lub telefonicznie, z zastrzeżeniem, że Zamawiający i Wykonawca mogą uzgodnić dopuszczenie innych form łączności ze sobą. 6. Wykonawca będzie zobowiązany do niezwłocznego potwierdzania otrzymanego zgłoszenia (w tym telefonicznego) drogą elektroniczną. 7. Stwierdzone wady zgłaszane będą całodobowo drogą elektroniczną lub telefonicznie w dni robocze w godzinach od 7.00 17.00. Przyjmuje się, że w przypadku zgłoszenia w dniu roboczym po godzinie 17.00 lub w dniu ustawowo wolnym od pracy, będzie ono traktowane jako zgłoszenie dokonane w najbliższym dniu roboczym po dniu zgłoszenia. 8. Czas reakcji na zgłoszone wady oraz czas usunięcia wad: a) czas reakcji na zgłoszenie wady krytycznej to maksymalnie 4 godziny robocze od momentu zgłoszenia; czas usunięcia wady to maksymalnie 24 godziny zegarowe (w dni robocze) od momentu przyjęcia zgłoszenia, b) czas reakcji na zgłoszenie wady niekrytycznej to maksymalnie 4 godziny robocze od momentu zgłoszenia; czas usunięcia wady to maksymalnie 72 godziny zegarowe (w dni robocze) od momentu przyjęcia zgłoszenia. 9. Wykonawca niezwłocznie zgłasza Zamawiającemu w formie pisemnej lub za pomocą poczty elektronicznej usunięcie wady. Po dokonaniu zgłoszenia Zamawiający testuje funkcjonalności ERP uprzednio objęte wadą oraz informuje Wykonawcę o rezultacie próby. W przypadku stwierdzenia skutecznego usunięcia wady następuje odbiór prac gwarancyjnych w sposób wskazany przez Zamawiającego, w szczególności w formie pisemnego protokołu lub za pomocą poczty elektronicznej. W przypadku nieskutecznego usunięcia wady Wykonawca kontynuuje prace aż do skutecznego usunięcia wady. Serwis (usługi serwisu powdrożeniowego) Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług serwisu powdrożeniowego przez okres 36 miesięcy od daty odbioru pierwszej części przedmiotu zamówienia w ramach miesięcznego abonamentu usług serwisowych. W zakres serwisu powdrożeniowego wchodzą w szczególności: 1. gwarantowane przez Wykonawcę godziny serwisowe przeznaczone na bieżące wsparcie Zamawiającego, w tym pomoc w zakresie użytkowania ERP, administrowania nim, konfigurowania go i dostosowywania do bieżących potrzeb Zamawiającego (Wykonawca będzie każdorazowo wykazywał liczbę godzin przeznaczonych przez Wykonawcę na realizację usług serwisowych). 2. pomoc w ramach godzin serwisowych będzie dostępna odpowiednio na zasadach określonych dla usług gwarancyjnych wskazanych w niniejszym Załączniku, przy czym obejmuje ona również wady, za które Wykonawca nie ponosi winy, 3. Zamawiający będzie otrzymywał nieodpłatne aktualizacje oprogramowania oraz nieodpłatne usługi wdrożeniowe lub programistyczne związane z: a) udoskonaleniami producenta/-ów ERP mającymi na celu wyeliminowanie jego wad, poprawienie funkcjonalności, stabilności lub bezpieczeństwa użytkowania, b) zmianami przepisów prawa powszechnie obowiązującego w Polsce po zakończeniu wdrożenia ERP (po dacie odbioru pierwszej części przedmiotu zamówienia) nie później niż na 1 dzień przed wejściem w życie odpowiednich przepisów, c) zmianą zakładowego układu zbiorowego pracy dla pracowników Zamawiającego, nie częściej jednak niż raz w roku kalendarzowym okresu świadczenia usług serwisu powdrożeniowego. 4. aktualizacje nie mogą pogorszyć funkcjonalności ERP objętych ofertą Wykonawcy ani dodatkowych funkcjonalności wykonanych po wdrożeniu ERP. 5. wraz z udostępnianiem wyżej określonych aktualizacji Zamawiający będzie otrzymywał wykazy zmian objętych aktualizacjami, 6. Zamawiający będzie otrzymywał nieodpłatne aktualizacje dokumentacji ERP związane z ewentualnymi zmianami jego funkcjonalności w okresie objętym usługami serwisowymi,
7. Wykonawca zachowa potencjał techniczny, osobowy, prawny (licencje) oraz analityczny, programistyczny wdrożeniowy etc., umożliwiający wykonywanie po okresie wdrożenia modyfikacji ERP na życzenie Zamawiającego. 8. w przypadku stwierdzenia, że zgłoszona wada powstała z winy Wykonawcy stosuje się postanowienia dotyczące usług gwarancyjnych, a czasu potrzebnego na jej naprawę nie wlicza się do godzin serwisowych w ramach miesięcznego abonamentu usług serwisowych. 9. w przypadku uzasadnionych wątpliwości co do strony odpowiedzialnej za stwierdzoną wadę, Strony przyjmują, że powstała ona z winy Wykonawcy.