Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia na lata

Kielce dnia 01.12.2017 r. DP.2302.154.2017 W związku z zamiarem udzielenia zamówienia na usługę społeczną, w oparciu o art.138o) ustawy z dnia a 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych zapraszamy do złożenia oferty na zakwaterowanie wraz z wyżywieniem oraz zapewnienie pomieszczenia na przechowywanie sprzętu narciarskiego uczestnikom studenckich obozów sportowych w latach 2018-2020 ( 3 lata) z podziałem na 2 turnusy w każdym roku. KOD CPV : 55270000-3 Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe 92000000-1-Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia na lata 2018-2020 Planowane terminy obozów w poszczególnych latach ROK 2018 1 turnus: 08-01.2018-14.01.2018 r. ( 6 osobodób) 2 turnus: 25.02.2018 04.03.2018 r. ( 7 osobodób) ROK 2019 1 turnus: 07.01.2019-13.01.2019 r. ( 6 osobodób) 2 turnus : 24.02.2019 03.03.2019 r. ( 7 osobodób) ROK 2020 1 turnus: 12.01.2020 19.01.2020 r. ( 7 osobodób) 2 turnus: 01.03.2020 08.03.2020 r. (7 osobodób) Wymagania dla każdego z turnusów, w kolejnych latach, na przykładzie turnusów odbywających się w roku 2018 r. TURNUS I 1.Miejscowość organizacji obozu Bukowina Tatrzańska 2. Termin organizacji obozu: 08.01.2018-14.01.2018 ( 6 osobodób) 3. Ilość miejsc noclegowych w obiekcie: nie mniej niż 130 4. Planowana ilość uczestników: około 130. 5. W ramach niniejszego zamówienia Wykonawca zobowiązany jest zapewnić: - zakwaterowanie wszystkich uczestników obozu w jednym budynku. W tym samym budynku musi znajdować się stołówka/restauracja w której będą podawane posiłki dla uczestników obozu oraz pomieszczenie do przechowywania sprzętu narciarskiego - Oddalenie budynku w którym będą zakwaterowani uczestnicy obozu maksymalnie 2 km od wyciągów narciarskich i 1 km od basenu krytego wraz z zabiegami odnowy biologicznej. - Obiekt musi posiadać salę konferencyjną, salę rekreacyjną oraz parking. - Warunki zakwaterowania: pokoje 2-3-4-5-6 osobowe każdy pokój z łazienką i TV, ogólnodostępny internet- Wi-fi. Pomieszczenia przeznaczone do zakwaterowania muszą spełniać wymagania sanitarne, przeciwpożarowe oraz inne określone odrębnymi przepisami; 1

- ogrzewanie w pokojach z możliwością regulacji. Wykonawca musi zapewnić wszystkim uczestnikom obozu wyżywienie w miejscu zakwaterowania. Herbata i kawa dostępna bez ograniczeń w godzinach pracy stołówki. Śniadania w formie szwedzkiego stołu: (kawa, herbata, pieczywo, danie ciepłe minimum 1 np. jajecznica, wędliny, ser, dżem, masło, zupa mleczna). Obiad serwowany do stołów składający się z dwóch dań, kompotu oraz deseru. Kolacja w formie szwedzkiego stołu: (kawa, herbata, pieczywo, dżem, świeże warzywa - ogórki zielone, pomidory, wędliny, ser, masło). Wykonawca dostosuje godziny wydawania posiłków do ram czasowych, uzgodnionych z zamawiającym po podpisaniu umowy W dniu przyjazdu Wykonawca zapewni obiad i kolację. W dniu wyjazdu Wykonawca zapewni śniadanie. W pozostałych dniach Wykonawca zapewni 3 posiłki dziennie (śniadanie, obiad, kolację). Świadczenie usług żywienia odbywać powinno się wg ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2006r. Nr 171 poz. 1225 z późn. zm.). Zamawiający nie dopuszcza możliwości wydawania posiłków z półproduktów. Posiłki powinny być przygotowywane z surowców świeżych i wysokiej jakości z zachowaniem reżimów dietetycznych i sanitarnych. Uwaga: 1. Termin organizacji obozu jest terminem planowanym i może ulec zmianie. O ewentualnej zmianie terminu zamawiający poinformuje wykonawcę niezwłocznie po powzięciu informacji o tym fakcie, nie później jednak niż na 1 miesiąc przed planowanym terminem rozpoczęcia obozu. 2. Ilość uczestników (130)) jest ilością planowaną i również może ulec zmianie. O zmianie ilości osób wykonawca zostanie poinformowany nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia turnusu. TURNUS II 1.Miejscowosc organizacji obozu Bukowina Tatrzańska 2. Termin - 25.02.2018 04.03.2018 (7 osobodób) 3. Ilość miejsc noclegowych w obiekcie: nie mniej niż 130 4. Ilość uczestników: około 100 5.W ramach niniejszego zamówienia Wykonawca zobowiązany jest zapewnić: - zakwaterowanie wszystkich uczestników obozu w jednym budynku. W tym samym budynku musi znajdować się stołówka/restauracja w której będą podawane posiłki dla uczestników obozu oraz pomieszczenie do przechowywania sprzętu narciarskiego - oddalenie budynku w którym będą zakwaterowani uczestnicy obozu maksymalnie 2 km od wyciągów narciarskich i 1 km od basenu krytego wraz z zabiegami odnowy biologicznej. - Obiekt musi posiadać salę konferencyjną, salę rekreacyjną oraz parking. - warunki zakwaterowania: pokoje 2-3-4-5-6 osobowe każdy pokój z łazienką i TV, ogólnodostępny internet- Wi-fi. Pomieszczenia przeznaczone do zakwaterowania muszą spełniać wymagania sanitarne, przeciwpożarowe oraz inne określone odrębnymi przepisami; - ogrzewanie w pokojach z możliwością regulacji. Wykonawca musi zapewnić wszystkim uczestnikom obozu wyżywienie w miejscu zakwaterowania. Herbata i kawa dostępna bez ograniczeń w godzinach pracy stołówki. Śniadania w formie szwedzkiego stołu: (kawa, herbata, pieczywo, danie ciepłe minimum 1 np. jajecznica, wędliny, ser, dżem, masło, zupa mleczna). Obiad serwowany do stołów składający się z dwóch dań, kompotu oraz deseru. Kolacja w formie szwedzkiego stołu: (kawa, herbata, pieczywo, dżem, świeże warzywa - ogórki zielone, pomidory, wędliny, ser, masło). 2

Wykonawca dostosuje godziny wydawania posiłków do ram czasowych uzgodnionych z zamawiającym po podpisaniu umowy. W dniu przyjazdu Wykonawca zapewni obiad i kolację. W dniu wyjazdu Wykonawca zapewni śniadanie. W pozostałych dniach Wykonawca zapewni 3 posiłki dziennie (śniadanie, obiad, kolację). Świadczenie usług żywienia odbywać powinno się wg ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2006r. Nr 171 poz. 1225 z późn. zm.). Zamawiający nie dopuszcza możliwości wydawania posiłków z półproduktów. Posiłki powinny być przygotowywane z surowców świeżych i wysokiej jakości z zachowaniem reżimów dietetycznych i sanitarnych. Uwaga: 3. Termin organizacji obozu jest terminem planowanym i może ulec zmianie. O ewentualnej zmianie terminu zamawiający poinformuje wykonawcę niezwłocznie po powzięciu informacji o tym fakcie, nie później jednak niż na 1 miesiąc przed planowanym terminem rozpoczęcia obozu. 4. Ilość uczestników (100)) jest ilością planowaną i również może ulec zmianie. O zmianie ilości osób wykonawca zostanie poinformowany nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia turnusu.. UWAGA Zamawiający nie wskazuje wytycznych dla kolejnych lat i kolejnych turnusów. Planuje się, że organizacja ogólna w kolejnych latach tj. zakwaterowanie, wyżywienie oraz miejsce do przechowywania sprzętu narciarskiego, nie ulegnie zmianie. O ewentualnych zmianach terminu wykonawca zostanie poinformowany niezwłocznie po powzięciu takiej informacji przez zamawiającego lecz nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym terminem rozpoczęcia turnusu.o ewentualnej zmianie planowanej ilości osób Wykonawca zostanie poinformowany nie później niż 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia każdego turnusu. ( dotyczy kolejnych lat tj. 2019 i 2020 ) * * * 1.Zamawiający wymaga aby wykonawca złożył ofertę na całość zamówienia ( 3 lata po 2 turnusy w każdym roku) 2. Zamówienie należy wykonać w terminach określonych w opisie przedmiotu zamówienia. 3. O zamówienie mogą ubiegać wykonawcy którzy: -dysponują ośrodkiem w którym jednocześnie może być zakwaterowanych min. 130 osób, wyposażonym w stołówkę/restaurację, pokoje 2-3-4-5-6 osobowe każdy pokój z łazienką i TV, ogólnodostępny internet- Wi-fi, salę konferencyjną, salę rekreacyjną, parkingiem, oddalonym maksymalnie 2 km od wyciągów narciarskich i nie więcej niż 1 km od basenu krytego wraz z zabiegami odnowy biologicznej. 4. Podstawą wyboru oferty będzie: Cena 100 %. Oferta z najniższą ceną otrzyma 100 pkt. Pozostałe oferty otrzymają punkty liczone według wzoru: cena najniższa: cena oferty badanej x 100 %,gdzie 100%=100 pkt Wykonawca zobowiązany jest podać w swojej ofercie : - cenę za 1 osobodobę, - koszt pobytu 1 uczestnika za cały turnus, przy założeniu, że będzie on trwał 7 osobodób. Cena podana w ofercie powinna zawierać wszystkie opłaty i koszty związane z realizacją przedmiotu umowy w przeliczeniu na jednego uczestnika obozu w ciągu doby (osobodoba). 3

Wykonawca wyceniając ofertę musi wziąć pod uwagę wszystkie czynniki mające wpływ na należyte, zgodna z opisem zamówienia wykonanie zadania biorąc pod uwagę wszystkie aspekty niniejszego zamówienia OFERTA MUSI ZAWIERAĆ: 1. Wypełniony formularz ofertowy- wzór stanowi załącznik nr 1. 2. Oświadczenie wykonawcy, że dysponuje obiektem w którym jednocześnie może być zakwaterowanych min. 130 osób, wyposażonym w stołówkę/restaurację, pokoje 2-3-4-5-6 osobowe każdy pokój z łazienką i TV, ogólnodostępny internet- Wi-fi, salę konferencyjną, salę rekreacyjną, parking, oddalonym maksymalnie 2 km od wyciągów narciarskich i nie więcej niż 1 km od basenu krytego wraz z zabiegami odnowy biologicznej. 3. dokumentację potwierdzającą oferowane warunki zakwaterowania i wyżywienia w tym: adres oferowanego obiektu, dokumentację fotograficzną pokoi i stołówki ( jeśli obiekt jest dostępny na stronie internetowej wystarczy podać adres strony www o ile strona internetowa zawiera informacje z których wynika spełnienie ww. warunków), 4. Oferty należy złożyć w siedzibie zamawiającego : Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach: Dział Zamówień Publicznych pok. nr 3 ul. Żeromskiego 5, 25 369 Kielce; do dnia 07.12.2017 r. do godziny 11.00 5. Osoba do kontaktów w sprawie niniejszego zamówienia: Wioletta Baran tel. (41) 349 73 32; e- mail: w.baran@ujk.edu.pl DO OFERTY, OPRÓCZ DOKUMENTÓW WYMIENIONYCH WYŻEJ, NALEŻY DOŁĄCZYĆ : 1. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej 2. Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile nie wynika z dokumentu opisanego wyżej. Pełnomocnictwo należy przedłożyć wyłącznie w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez umocowaną osobę. Z wybranym wykonawcą zostanie podpisana umowa której projekt stanowi załącznik nr 2 do niniejszego ogłoszenia... KANCLERZ 4

(nazwa firmy) (dokładny adres) NIP. REGON.. (NIP/REGON) Tel:... fax:. (telefon/fax) (adres poczty elektronicznej) OFERTA ZAŁĄCZNIK NR 1 (WZÓR) Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach ul. Żeromskiego 5 25 369 Kielce Nawiązując do zapytania ofertowego nr DP.2302.154.2017 oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie objętym niniejszym ogłoszeniem: 1) za cenę brutto /osobodoba (słownie złotych:...), w tym obowiązujący podatek VAT w kwocie..zł (Cena brutto obejmuje pobyt 1 uczestnika turnusu w ciągu 1 doby (osobodoba) 2) Koszt całego pobytu jednego uczestnika turnusu wynosi brutto.zł ( słownie zł...) w tym obowiązujący podatek VAT w kwocie zł * *przy założeniu, ze turnus trwał będzie 7 dni/osobodób UWAGA: Cenę należy podać z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku z zachowaniem zasady zaokrągleń matematycznych. 1. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z Opisem przedmiotu zamówienia i nie wnosimy do niego żadnych zastrzeżeń. Zdobyliśmy również konieczne informacje potrzebne do właściwej wyceny oraz właściwego wykonania przedmiotu zamówienia. 2. Oświadczamy, że zawarty w ogłoszeniu projekt umowy został przez nas zaakceptowany i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy na wymienionych w nim warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 3. Usługę wykonamy w terminach określonych w opisie przedmiotu zamówienia na lata 2018-2020. 4. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 5. Jesteśmy świadomi odpowiedzialności karnej związanej ze składaniem fałszywych oświadczeń..dnia 5.. Podpis osób uprawnionych do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy

Załącznik nr 2 (Projekt ) UMOWA Nr DP.2302..2017 zawarta w dniu... r. w Kielcach pomiędzy: UNIWERSYTETEM Jana Kochanowskiego w Kielcach przy ul. Żeromskiego 5, zwanym w treści umowy Zamawiającym, reprezentowanym przez:.. Kanclerz a - w rezultacie dokonania wyboru oferty Wykonawców w drodze zapytania ofertowego, została zawarta umowa o następującej treści 1 PRZEDMIOT UMOWY 1. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia pobytu tj. zakwaterowania, wyżywienia i pomieszczenia do przechowywania sprzętu narciarskiego, uczestnikom obozów zimowych w latach 2018-2020 organizowanych przez UJK. 2. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz złożoną ofertą, które stanowią integralną część niniejszej umowy. 2 WARUNKI REALIZACJI 1.Przedmiot umowy będzie realizowany w latach 2018-2020. W każdym roku będą zorganizowane dwa turnusy. 2. Planowane terminy obozów i turnusów w kolejnych latach : 1) ROK 2018-1 turnus: 08-01.2018-14.01.2018 r ; 2 turnus: 25.02.2018 04.03.2018 r. 2) ROK 2019-1 turnus: 07.01.2019-13.01.2019 r.; 2 turnus : 24.02.2019 03.03.2019 r. 3) ROK 2020-1 turnus: 12.01.2020 19.01.2020 r.; 2 turnus: 01.03.2020 08.03.2020 r. 3. Terminy o których mowa w ust.2 są terminami planowanymi i Zamawiający zastrzega sobie możliwość ich ewentualnej zmiany. O zmianach, o których mowa w zdaniu poprzednim Wykonawca zostanie poinformowany niezwłocznie po powzięciu takiej decyzji przez Zamawiającego, nie później jednak niż na 1 miesiąc przed planowanym terminem rozpoczęcia obozu. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość ewentualnej zmiany ilości osób w poszczególnych turnusach przez cały okres trwania umowy, o zmianie takiej Wykonawca zostanie poinformowany nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia obozu. 5. W ramach niniejszej umowy Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom obozu: a) zakwaterowanie w pokojach: 2-3-4-5-6 osobowych; z pełnym węzłem sanitarnym (WC, umywalka, prysznic); b) wyżywienie; c) pomieszczenie na przechowywanie sprzętu narciarskiego. 6. Osoby upoważnione do kontaktu w sprawie realizacji umowy: a) od strony Zamawiającego tel....fax.... b) od strony Wykonawcy: tel.... fax.... 7. Zmiana osób o których mowa w ust.6 lit. a) i b), upoważnionych do kontaktu w sprawie realizacji niniejszej umowy wymaga pisemnej informacji ze strony Wykonawcy lub Zamawiającego. 3 6

CENA PRZEDMIOTU UMOWY 1. Zamawiający zapłaci Wykonawcy kwotę wynikającą z faktycznej ilości uczestników obozu i faktycznej ilości dni pobytu (osobodób) 2. Cena za pobyt jednej osoby w ciągu 1 doby (osobodoba) wynosi brutto: zł, ( słownie zł. ) w tym obowiązujący podatek VAT w kwocie..zł. 3. W cenie określonej w 2 zawarte są wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy w odniesieniu do jednego uczestnika obozu. 4.Wartość niniejszej umowy będzie stanowić iloczyn faktycznej liczby uczestników obozu i ceny na jednego uczestnika określonej w ofercie Wykonawcy. 5. Zamawiający zastrzega sobie stałość cen jednostkowych w ciągu całego okresu trwania umowy za wyjątkiem sytuacji określonych w ust. 6 niniejszego paragrafu. 6. Zamawiający dopuszcza zmiany wynagrodzenia wykonawcy w przypadku: a) ustawowej zmiany stawki podatku VAT od towarów i usług w okresie obowiązywania umowy. b) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r- o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, c) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym, ubezpieczeniu zdrowotnemu, lub zmiany w wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne pod warunkiem, że zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia. 7. Zmiany o których mowa w ustępie poprzednim wymagają formy aneksu do umowy. 8. Zmiana wynagrodzenia o której mowa w ust. 6)lit. b) i c) nastąpi wyłącznie po przedłożeniu przez Wykonawcę dowodów potwierdzających wpływ zmian o których mowa w pkt.6) lit. b) i c) na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę. 9. Zmiany o których mowa w pkt. 6) obowiązywać będą: 1) W przypadku lit. a) od daty wejścia w życie zmienionych przepisów o podatku od towarów i usług, dotyczyć będą niezrealizowanej części zamówienia, przy czym kwota wynagrodzenia netto Wykonawcy nie ulegnie zmianie. 2) W przypadku lit. b) i c) od pierwszego dnia miesiąca następującego po przedłożeniu dowodów potwierdzających wpływ zmian o jakich mowa w pkt. 6)lit. b) i c) na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę, nie wcześniej jednak niż od wprowadzenia w życie przepisów dotyczących zmiany minimalnego wynagrodzenia za pracę lub zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniom zdrowotnym lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. 10. W przypadku zmian o których mowa w pkt. 6) lit. b) i c) wynagrodzenie wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wykazanych całkowitych kosztów ponoszonych przez Wykonawcę z tego tytułu. 4 WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Należność za wykonanie przedmiotu umowy uregulowana będzie przez Zamawiającego, po zakończeniu każdego turnusu, w terminie 30 dni licząc od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT wraz z rozliczeniem podpisanym przez opiekuna obozu. 2.Płatność uważana będzie za zrealizowaną w dniu obciążenia rachunku Zamawiającego. 3.Wykonawca nie może dokonać cesji wierzytelności wynikającej z niniejszej umowy bez pisemnej zgody Zamawiającego pod rygorem nieważności. 4. Koszty bankowe powstałe w Banku Wykonawcy pokrywa Wykonawca, natomiast powstałe w Banku Zamawiającego pokrywa Zamawiający. 5 KARY UMOWNE 1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Zamawiający ma prawo odstąpienia od umowy lub jej części w trybie natychmiastowym. Prawo odstąpienia może być realizowane w terminie 30 dni od powzięcia informacji o przyczynie uzasadniającej odstąpienie. 7

2. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy, w zakresie danego turnusu, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% kwoty obliczonej jako iloczyn ilości uczestników danego turnusu oraz cen jednostkowych określonych w ofercie Wykonawcy. 3. Za odstąpienie od umowy z winy wykonawcy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto wyliczonego w oparciu o planowaną liczbę uczestników wszystkich turnusów ( 6) i kosztu za jednego uczestnika określonego w ofercie Wykonawcy. 4. Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia niezależnie od kar umownych odszkodowania na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu Cywilnego. 5. Zamawiający jest uprawniony do potracenia kar umownych z należnego wykonawcy wynagrodzenia. 6 ROZSTRZYGANIE SPORÓW 1. Jeżeli strony nie osiągną kompromisu, wówczas sprawy sporne kierowane będą do sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego. 2. Wszelkie reklamacje i zastrzeżenia dotyczące wykonania przedmiotu umowy dla każdego turnusu, mogą być składane w terminie 30 dni od dnia jego zakończenia. Brak rozpoznania reklamacji w terminie 30 dni uważa się za jej uznanie. 7 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od umowy w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 3. W sprawach nie uregulowanych w niniejszej umowie zastosowanie mają przepisy ustawy Kodeks Cywilny. 4.Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Wykonawcy, dwa egzemplarze dla Zamawiającego. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY: 8