Nazwa Cel narzędzia Poziom L.23: Materiały szkoleniowe dla uczestników szkolenia Profesjonalna Prezentacja Przeprowadzenie przez trenerów wewnętrznych lub członków Związków Zawodowych czy Organizacji Pracodawców szkolenia dla uczestników dialogu Lokalny /Regionalny Strona 1 Etapy, w których narzędzie jest stosowane Zastosowanie Etap 5 wdrażanie zmian Doskonalenie umiejętności uczestników dialogu Przygotowanie ich do samodzielnych wystąpień publicznych i prezentacji Narzędzia wspierające Odpowiedź na problem Program szkolenia Prezentacja w Power Point Podręcznik dla trenera Deficyt wiedzy Luki kompetencyjne
Strona 2 Profesjonalna prezentacja Materiały szkoleniowe Autor Małgorzata Kośmicka Data szkolenia
Strona 3 Spis treści Wystąpienia publiczne... 4 Przygotowanie do prezentacji - pytania, które należy sobie zadać... 5 Przygotowanie techniczne prezentacji... 6 Pierwsze 30 sekund i cała reszta... 6 Struktura prezentacji... 7 Komunikacja niewerbalna... 7 Prezentacja... 9 Trudne sytuacje... 10 Kardynalne błędy w trakcie prezentacji... 11 Prezentacja - styl porozumiewania się z odbiorcami... 11 Podsumowanie... 12 Wpływ kolorów na psychikę... 12 Wizerunek mężczyzna... 14
Wystąpienia publiczne Od czego zacząć? To pytanie, które pojawia się często, gdy mamy przygotować prezentację. Pytanie jednak powinno brzmieć inaczej. Co chcę osiągnąć? Kto będzie obecny na tej prezentacji, co o nich wiem, jak mogę to wykorzystać? Strona 4 Pierwsza, więc sprawa, dla kogo przygotowujesz swoje wystąpienie? I jest to niezmiernie ważne, aby wiedzieć, kim te osoby są. 1. Dla kogo? 2. Jakie mają potrzeby? 3. Czy podejmują decyzje? 4. Jakie mogą mieć nastawienie? 5. Czego oni mogą oczekiwać? 6. Czy znają firmę i produkty? 7. Czy znasz ich? Aby dobrze przygotować każdą prezentację, musisz odpowiedzieć sobie na następujące pytania: 1. Jaki jest cel prezentacji? 2. Kto będzie na spotkaniu? 3. Jakie są lub mogą być potrzeby? 4. Jakich pomocy użyjesz? 5. Jak poruszysz widownię? Przygotowanie jest kluczem do wszystkiego, oczywiście to nie wystarczy do odniesienia sukcesu. Dlaczego? Otóż ciężko jest przewidzieć wszystko, co może się wydarzyć, dlatego potrzebna jest elastyczność i szybkość reagowania na zmieniające się okoliczności.
Przygotowanie do prezentacji - pytania, które należy sobie zadać Po fazie przygotowań wstępnych, kiedy zgromadzone są już informacje i zredagowany jest tekst wystąpienia, następuje kolejna faza. Teraz bowiem warto przeanalizować szczegółowo sytuację. Pomocne będą w tym odpowiedzi na kilka pytań, które można a nawet należy sobie zadać: Strona 5 1. O czym mam mówić na ile orientuję się w temacie? 2. Jak chcę zaprezentować siebie czy będę występować jako ekspert, czy może raczej jako ktoś, kto chce się czegoś dowiedzieć dzięki kontaktowi z odbiorcami? 3. Kim są odbiorcy w jaki sposób mogę uwzględnić ich profil i charakterystykę w swojej prezentacji? 4. Czy mówię sam, czy razem z kimś czy przewiduję lub czy chcę, aby pojawił się element sporu albo polemiki? 5. Jaką konwencję wystąpienia powinienem przyjąć czy moja wypowiedź powinna być swobodna, czy będę stosować specjalistyczne słownictwo? 6. Jakich argumentów będę używać? 7. W jakich warunkach będę występować czy mogą one mieć wpływ na charakter, styl i długość wypowiedzi? 8. Co chcę osiągnąć moim wystąpieniem czy chcę przekonać kogoś do swojej tezy, czy np. przekazać jakieś informacje? 9. Czy istnieją dodatkowe okoliczności, o których powinienem wiedzieć? Grupy mogą reagować w sposób zupełnie wydawałoby się nieprzewidywalny. Ale tak naprawdę to ich zachowanie można przewidzieć nawet trzeba. Lepiej przygotować się na scenariusz jak najgorszy i potem sympatycznie się rozczarować niż liczyć na pomoc i wsparcie grupy, która akurat go nie udzieli. Grupa podlega pewnym procesom, ich poznanie pozwala na zmniejszenie ryzyka. Ale nie wyeliminuje go zupełnie. Dlatego ważne jest to, czy grupa tworzy się ad hoc, czy są to ludzie znani już sobie, jakie pomiędzy nimi
funkcjonują zależności. Istnieje taka możliwość, że osoby, które, na co dzień są przyjemne i konkretne w grupie będą funkcjonowały zupełnie inaczej. Przygotowanie techniczne prezentacji Jeśli prezentacja ma się odbyć z udziałem jakichkolwiek środków technicznych, należy je sprawdzić. Sprawdzić i jeszcze raz sprawdzić, jeden laptop nie będzie współpracował z danym rzutnikiem, a kamera ma inne wejście. Strona 6 Lepiej polegać na swoim własnym, sprawdzonym sprzęcie, nawet, jeśli nie jest szczytem technicznej mody. Najważniejsze jednak, że działa. Ustawienie sali, czy są słupy, czy wszyscy widzą Ciebie, czy Ty widzisz wszystkich? Czy krzesła są wygodne, jak są ustawione? Jaka jest temperatura, a światło? A prąd? Jeśli coś ma być dostarczone spedycją, to lepiej mieć silne nerwy, albo zamówić dostawę na dwa dni wcześniej. To może też być kłopotliwe, ale zdarzyć się może, że sprzęt po drodze ulegnie uszkodzeniu, coś zginie, wydarzy się cokolwiek. Jeśli jest czas, jest zawsze możliwość reakcji, jeśli tego czasu nie ma zostaje improwizacja. Pierwsze 30 sekund i cała reszta Jeśli robisz to po raz pierwszy, lepiej abyś poćwiczył w pustej sali, albo przed kolegami, albo wyobraził sobie jak to robisz. Pierwsze wyjście i wystąpienie, tam ludzi tłum, czeka, aby pożreć. Nic podobnego, oni są po to, aby Cię wysłuchać, przyszli, są więc zainteresowani, tak musisz o tym myśleć. Pierwsze 30 sekund, dla niektórych trochę dłużej lub trochę krócej buduje atmosferę na resztę prezentacji. Wyprostowana postawa, głos pewny siebie, nie za szybko, bo będziesz piszczał, lepiej zacząć neutralnie, swobodnie, gdy chcesz się wysilić na super rozpoczęcie, dać show, możesz nie wytrzymać napięcia i tremy. Ludzie z reguły nie oczekują od Ciebie widowiska w stylu wręczenia Oscarów Merytoryka, spokój, opanowanie, przeświadczenie, że jesteś w swojej branży specjalistą i wiesz dużo na temat tego, o czym będziesz mówił. Tak właśnie - mówił, nie czytał! Inaczej brzmi głos, gdy coś czytamy, a inaczej, gdy mówimy. Tremy nie widać. To trudne do uwierzenia, ale tak jest. Dopóki głos nie jest łamiący się, bardzo szybki, oddech płytki, ton piskliwy. Dlatego nie zaczynaj z wysokiego C, jeśli nie masz dużej praktyki. Trema mobilizuje i dodaje energii. Gdy boisz się, że nie będziesz wiedział, co powiedzieć, popatrz na swoje notatki, weź głęboki wdech i zacznij mówić. Jesteś ekspertem, będą Cię słuchać. Notatki powinny zawierać konspekt, w żadnym wypadku nie może to być wypracowanie. Znasz
temat, jeśli jest złożony i boisz się, że zabrniesz w ślepy zaułek, pomyśl o przewodnim temacie prezentacji. Do niego zawsze możesz wrócić i kontynuować. Możesz też posłużyć się notatkami, za to nikt nie rozstrzeliwuje. Struktura prezentacji Strona 7 Wstęp Rozwiniecie Koniec Tak to powinno wyglądać, także w kwestii zużycia czasu. Krótki wstęp. Dłuższe rozwinięcie i krótkie zakończenie. Na początek powiedz, o czym chcesz mówić, potem to powiedz, a na koniec przypomnij, o czym mówiłeś. Pamiętaj o czasie i zakończ punktualnie. Komunikacja niewerbalna Liczy się nie tylko to, co mówisz, ale również sposób, w jaki to mówisz.
Nie komunikujesz się ze swoimi słuchaczami za pomocą wyłącznie słowa mówionego, ale również poprzez postawę, gesty, wyrazy twarzy, ubrania, akcent, pozycję w przedsiębiorstwie, reputację itd. Wszystkie te czynniki powinny działać na korzyść Twojej prezentacji, a nie osłabiać ją. Strona 8 Są pewne zasady, których musisz przestrzegać: Postawa wyprostowana Dłonie powyżej łokci Dynamika ruchów Kontrola, co 30 sekund, jak wyglądam, co robię? Uważaj na: Mimowolne ruchy Zabawę przedmiotami Dreptanie Ręce w kieszeni Kiwanie się w którąkolwiek stronę Ręce splecione przed sobą Eee..
Stosuj: Ograniczoną gestykulację Uśmiech Pauzy Strona 9 Poruszaj się Prezentacja Bądź prowokacyjny Pokaż swoje zalety na tle innych propozycji Zastosuj mocny akcent niech zapamiętają Pokaż, co proponujesz daj do ręki zwarty obraz propozycji, streszczenie, zdjęcie Rozpoznawaj sygnały niewerbalne Wciągnij do rozmowy grupę Utrzymuj dynamikę Nie czytaj! Zwróć uwagę na formę, niech tekst na slajdach będzie ułożony równomiernie, lub w przemyślany sposób. W trójkąt, chorągiewkę etc. unikaj nieładu i dowolności. Jeśli masz firmowy layout, to dobrze, jeśli nie, ogranicz liczbę kolorów, wzorów, czcionek
Trudne sytuacje Strona 10 Są jak w życiu, będą, albo nie. Co może pomóc? Wiedza i doświadczenie Zimna krew Pewność siebie Jak zareagować? Powtórz pytanie, lub problem, tak aby wszyscy usłyszeli, zostaw 2 sekundy, może ktoś odpowie za Ciebie, może Tobie się przypomni coś więcej. Pozwól dokończyć pytanie, nie rozpoczynaj odpowiedzi, zanim nie wiesz, o co chodzi, możesz omówić pytanie, użyć parafrazy i zapytać, czy o to chodziło. Zyskujesz cenny czas. Nie zakładaj złośliwości pytającego, nie wdawaj się w słowne potyczki, nie kontratakuj, odpowiedz taktownie i merytorycznie, gdy nie znasz odpowiedzi przyznaj się otwarcie, gdy masz możliwość sprawdzenia powiedz o tym. Gdy wyczuwasz, że to pułapka, gdyż pytanie zaczyna się od uogólnienia, zaprzeczenia, nie poddawaj się łatwo, pytaj w spokojny sposób, żądaj przykładów, na pewno odpowiesz czymś ze swojej praktyki, co przekona, jeśli nie pytającego, to na pewno resztę osób. Gdy dynamika prezentacji nie jest wielka i widzisz znużenie na twarzach zrób przerwę, zadaj prowokacyjne pytanie, zapowiedz coś, zaproponuj grę, ćwiczenia, wciągnij w dyskusję.
Kardynalne błędy w trakcie prezentacji Mówienie do tablicy, laptopa, ekranu Brak naturalności, no chyba, że ktoś jest wyjątkowym flegmatykiem Umieszczanie na slajdach zbyt dużej ilości tekstu Strona 11 Niezwracanie uwagi na mowę ciała innych Opowiadanie niezwiązanych dowcipów Brak kontroli własnej mowy ciała Bawienie się pisakami Czytanie slajdów lub Czytanie z kartki Prezentacja - styl porozumiewania się z odbiorcami Wybór odpowiedniego stylu porozumiewania się z odbiorcami wpływa na przebieg i końcowy wynik wystąpienia. Zawsze pamiętaj o swoich celach. Mów precyzyjnie, unikając wieloznaczności. Utrzymuj kontakt wzrokowy ze słuchaczami. Bądź nastawiony pozytywnie do słuchaczy, sytuacji oraz prezentowanego tematu. Mów wyraźnie i niezbyt szybko. Kontroluj swoją gestykulację. Bądź ostrożny w używaniu dowcipów, kolokwializmów i metafor. Formułuj możliwie krótkie wypowiedzi. Obserwuj reakcje swoich odbiorców.
Wpływ na odbiorców wystąpienia i akceptację prelegenta będzie jeszcze większy, jeżeli do cech dobrego stylu prezentacji dołączone będą takie wyznaczniki, jak: szczerość chodzi tu przede wszystkim o spójność postępowania (to, o czym mówi, znajduje swoje potwierdzenie w tym, co robi, na co dzień) Strona 12 podobieństwo mówca akcentuje to, co go łączy z uczestnikami spotkania podobne doświadczenie, wykształcenie, sytuacje itp. unikanie podwójnych komunikatów utrzymywanie spójnego kontaktu z publicznością nie tylko za pomocą wypowiadanej treści, ale również dzięki niewerbalnemu kontaktowi wzajemna sympatia postawa nacechowana otwartością, uwagą, szacunkiem i uśmiechem wobec innych Podsumowanie Przygotowanie dla kogo? Jaki ma cel? Komunikacja naturalna, krótko i na temat Pilnuj czasu
Wpływ kolorów na psychikę Czerwony, żółty, pomarańczowy Strona 13 Kolory ciepłe, stymulują, pobudzają i powodują aktywną reakcję, działają bardziej na osoby pochodzące z krajów o ciepłym klimacie Fiolet, zieleń Kolory pomiędzy ciepłymi i zimnymi, ich oddziaływanie zależy od wybranego odcienia Kolory zimne, uspakajają, wyciszają Granatowy, niebieski, szary Czerwony Symbol krwi i ognia, drugi po niebieskim ulubiony kolor większości osób, ale bardziej wszechstronny, najbardziej oddziaływujący na psychikę. Zawiera silny męski pierwiastek. Brązowy Inny męski kolor związany z ziemią, drewnem, dojrzałością, wiekiem, ciepłem, wygodą, bardzo męski. Żółty Przyciąga wzrok klientów, szczególnie w zestawieniu z czernią, odpowiedni do reklamy kremów opalających. Zieleń Symbol zdrowia i świeżości, popularny dla drinków odświeżających i produktów miętowych Niebieski Najzimniejszy kolor o najsilniejszym oddziaływaniu, efektywny w reklamie mrożonek, przy użyciu jaśniejszych odcieni staje się symbolem słodyczy Czarny Symbolizuje wyrafinowanie, towar najwyższej jakości, jest używany do pobudzania sprzedaży drogich towarów, odpowiedni jako tło dla innych kolorów Pomarańczowy Najbardziej jadalny kolor, szczególnie z brązowym odcieniem, przywołuje wspomnienie jesieni i smakołyków
Wizerunek mężczyzna Twój wizerunek dopasuj do sytuacji Strona 14 Zapięcie marynarki 1 i 2 rzędowej Długość mankietu koszuli 1 cm poza marynarkę Krawat nie może być dłuższy niż poziom paska, ani dużo krótszy 3 częściowy garnitur tylko na wieczór i wyjątkowe okazje Im później i wyższy szczebel, tym większy kontrast Im później, tym ciemniejszy garnitur Im wyższy szczebel rozmów też Długość spodni krawędź obcasów Kolory zimą ciemniej, latem jaśniej Spodnie i koszula wyprasowane Buty - czarne i czyste