Warszawa, 07 sierpnia 2012 r. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia Dotyczy: postępowania przetargowego w trybie przetargu nieograniczonego na: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla przesyłek pocztowych o wadze powyŝej 50 gram, sprawa nr 13/IAM/2012/7. W związku z prośbą o wyjaśnienie treści SIWZ obowiązującego w przedmiotowym postępowaniu, działając w trybie art. 38 ust. 1 pkt. 2 i ust 2 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 i nr 161 poz. 1078 z późn. zm.), Zamawiający wyjaśnia, co następuje: Pytania zadane w dniu 06.08.2012r. 1. Czy moŝna będzie renegocjować umowę po 1 stycznia 2013 roku, z uwagi na wejście w Ŝycie nowych przepisów prawnych regulujących funkcjonowanie rynku usług pocztowych, w tym regulujących zasady wykonywania działalności gospodarczej polegającej na świadczeniu usług pocztowych (nowe Prawo pocztowe i rozporządzenia wykonawcze wydane na jego podstawie.)? Kwestia ta ma zasadnicze znaczenie, poniewaŝ po 1 stycznia 2013 roku nie będą obowiązywały regulacje określone przez zamawiającego w SIWZ, a operatorzy pocztowi, w tym operator publiczny, będą obowiązani do prowadzenia działalności pocztowej zgodnie z przepisami obowiązującymi po 1 stycznia 2013 roku. Odpowiedź: Zamawiający nie wyraŝa zgody na renegocjacje umowy. 2. Ogłoszony przetarg jest na: świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla przesyłek pocztowych o wadze powyŝej 50 gram) natomiast w załączniku nr 1 do SIWZ jest równieŝ zapis dotyczący codziennego odbioru przesyłek. Zgodnie z zapisami ustawy Prawo pocztowe art. 2 ust. 1 pkt 1) usługa pocztowa polega na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek. Nie jest usługą pocztową odbiór przesyłek z siedziby klienta - odbiór przesyłek jest usługą transportową. Czy Zamawiający przewiduje doprecyzowanie zapisów SIWZ w tym zakresie? Czy Zamawiający dopuszcza zmianę formularza w zał. Nr 2 do SIWZ poprzez wyodrębnienie w formularzu ofertowym pozycji dot. odbioru korespondencji celem ustalenia ceny jednostkowej za odbiór? Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza zmiany formularza ofertowego. Koszt odbioru przesyłek jak i ich doręczenia powinien być zawarty w cenach jednostkowych. 3. Załącznik nr 2 do SIWZ (formularz oferty) w odniesieniu do listów zagranicznych ekonomicznych uwzględnia pozycje do doręczenia w strefach A, B, C, D. Wykonawca posiada zapisy w podziale tylko na 2 strefy : kraje europejskie (łącznie z Cyprem, całą Rosją i Izraelem) i pozaeuropejskie. 1
Natomiast w odniesieniu do paczek zagranicznych Wykonawca posiada podział na strefy: - A1 (Austria, Boliwia, Bułgaria, Chorwacja, Dania z Grenlandią i Wyspami Owczymi, Estonia,, Holandia, Litwa, Luxemburg, Łotwa, Słowenia, Szwajcaria, Ukraina, Watykan, Węgry, - A2 (Albania, Belgia, Cypr, Czarnogóra, Finlandia, Francja z Korsyką oraz Andorą i Monako, Gibraltar, Grecja, Hiszpania z Majorką i Wyspami Kanaryjskimi, Irlandia, Islandia, Izrael, Kosowo, Macedonia, Malta, Mołdawia, Niemcy, Norwegia, Rumunia, Serbia, Szwecja, Turcja, Włochy z San Marino) - A3 (Portugalia z Azorami i Maderą, Rosja, Wielka Brytania oraz Irlandia Płn bez terytoriów zamorskich) - A4 (Czechy, Słowacja) - A5 (Białoruś) - B, C, D. Przedziały wagowe paczek zarówno krajowych jak i zagranicznych mieszczą się w następujących kryteriach: do 1 kg, ponad 1 kg do 2 kg, ponad 2 kg do 5 kg, ponad 5 kg do 10 kg, ponad 10kg do 15 kg, ponad 15 kg do 20kg, ponad 20kg do 30 kg. Czy Zamawiający przewiduje zmianę formularzy dostosowaną do Cenników Wykonawcy aby Wykonawca mógł dokładnie przedstawić kalkulację cenową? Odpowiedź: Zamawiający wyraŝa zgody na zmianę formularza zał nr 2 do SIWZ i dodaje zapis Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi odbioru przesyłek do wysyłki od Zamawiającego w dni robocze poniedziałek, środa i piątek w godzinach 13:00 15:00 W kwocie...zł brutto miesięcznie. Formularz ofertowy po zmianach w załączeniu do niniejszego pisma. 4. Czy Zamawiający dopuszcza dopisanie w Istotnych Postanowieniach Umowy zapisów dotyczących świadczenia usługi odbioru korespondencji? Wykonawca proponuje następujące zapisy: W 1 : Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi Poczta Firmowa w zakresie odbioru z miejsca wskazanego przez Nadawcę. Zasady korzystania z usługi Poczta Firmowa określone są w załączniku nr i nr do Umowy Odpowiedź: Zamawiający, zgodnie z art. 36 ust.1 pkt 16 ustawy Pzp dołączył do siwz Istotne Postanowienia Umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego natomiast wszelkie kwestie nieuregulowane w IPU zostaną doprecyzowane po wyborze najkorzystniejszej oferty. Zamawiający zaznacza równieŝ, Ŝe koszt odbioru przesyłek jak i ich doręczenia powinien być zawarty w cenach jednostkowych. 5. Czy Zamawiający dopuszcza dopisanie zapisu dotyczącego warunków zastosowania opłat z dołu. Proponujemy zapisy: Warunkiem zastosowania formy opłaty z dołu jest nadanie przesyłek, o których mowa w.. ust zgodnie z przepisami określonymi w a w szczególności wykonanie przez Nadawcę czynności polegających na: 1) Nadawaniu przesyłek w placówce pocztowej wskazanej w załączniku nr.. do Umowy, w godzinach otwarcia, przy czym graniczna godzina nadawania przesyłek priorytetowych określona jest w Regulaminie świadczenia powszechnych usług pocztowych, o którym mowa w.. niniejszej Umowy, 2
2) umieszczaniu na przesyłkach adresu nadawcy i adresata według wzoru stanowiącego załącznik nr.. do Umowy 3) umieszczaniu oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu/nadruku/odcisku pieczęci : OPŁATA POBRANA TAXE PERÇUE - POLOGNE umowa Nr z Pocztą Polską S.A. z dnia. r. Nadano w.. /zgodnie z załącznikiem nr 1 do Umowy/ a) w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej na stronie adresowej przesyłek listowych (z wyłączeniem przesyłek listowych z zadeklarowaną wartością w obrocie krajowym) b) w górnym prawym rogu na stronie adresowej paczek pocztowych, paczek pocztowych PLUS, i przesyłek pobraniowych w przypadku korzystania przez Nadawcę z nalepek adresowych nakładu Poczty Polskiej. Dodatkowo na nalepce adresowej w polu Opłata, Nadawca umieszcza napis Opłata pobrana Umowa. c) we wskazanym przez Pocztę miejscu na nalepce adresowej dla paczek pocztowych, paczek pocztowych plus, przesyłek pobraniowych jeŝeli Nadawca uzyska zgodę na stosowanie nalepek adresowych własnego nakładu. 4) Umieszczeniu na nalepce adresowej do przesyłek listowych z zadeklarowaną wartością w obrocie krajowym informacji o wniesieniu opłaty za przesyłkę w polu Opłata napisu UMOWA Nr z dnia.r... 5) umieszczaniu na kaŝdej przesyłce priorytetowej nalepki nakładu Poczty Polskiej lub napisu PRIORYTET/PRIORITAIRE, 6) sporządzaniu w dwóch egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla pocztowej placówki nadawczej: a) pocztowej ksiąŝki nadawczej - dla przesyłek rejestrowanych, b) zestawienia zgodnego ze wzorem stanowiącym załącznik nr do Umowy - dla przesyłek nierejestrowanych 7) nadawaniu przesyłek w stanie uporządkowanym tj. przekazaniu przesyłek ułoŝonych stroną adresową w tym samym kierunku: a) rejestrowanych według kolejności wpisów w pocztowej ksiąŝce nadawczej, dokonywanych z uwzględnieniem podziału na: poszczególne rodzaje usług, przesyłki krajowe i zagraniczne, ekonomiczne i priorytetowe oraz gabaryt A i B, b) nierejestrowanych w podziale wynikającym z zestawienia stanowiącego załącznik nr 3 i 3a do Umowy. 8) Poczta ma obowiązek przyjmowania od Nadawcy przesyłek, które spełniają warunki określone w.. ust. niniejszej umowy. Odpowiedź: Zamawiający, zgodnie z art. 36 ust.1 pkt 16 ustawy Pzp dołączył do Siwz Istotne Postanowienia Umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego natomiast wszelkie kwestie nieuregulowane w IPU zostaną doprecyzowane po wyborze najkorzystniejszej oferty 6. Czy Zamawiający dopuszcza moŝliwość dodania następujących zapisów w 5 załącznika nr 6 do SIWZ dotyczących aktów prawnych: i Regulamin świadczenia powszechnych usług pocztowych wprowadzony Uchwałą nr 171/2011 Zarządu Poczty Polskiej S.A. z dnia 19 lipca 2011 roku z późniejszymi zmianami, 3
i.regulamin świadczenia usługi Paczka Pocztowa PLUS w obrocie krajowym, wprowadzony Uchwałą Nr 393/2010 Zarządu Poczty Polskiej S.A. z dnia 14 grudnia 2010 roku z późniejszymi zmianami, ii.w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym - międzynarodowe przepisy pocztowe tj.: Światowa Konwencja Pocztowa, Regulamin Poczty Listowej i Regulamin dotyczący paczek pocztowych. g) Regulamin świadczenia usługi Poczta Firmowa (Załącznik nr do Uchwały nr 140/2011 Zarządu Poczty Polskiej S.A. z dnia 21 czerwca 2011 roku, z późniejszymi zmianami, stanowiący załącznik nr. do niniejszej Umowy. Odpowiedź: Zamawiający, zgodnie z art. 36 ust.1 pkt 16 ustawy Pzp dołączył do Siwz Istotne Postanowienia Umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego natomiast wszelkie kwestie nieuregulowane w IPU zostaną doprecyzowane po wyborze najkorzystniejszej oferty 7. Czy Zamawiający dopuszcza moŝliwość dopisania w 6 załącznika nr 6 do SIWZ zapisów dotyczących zasad rozliczania się i regulowania naleŝności? 1) Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Poczty. 2) Za nieterminowe regulowanie naleŝności Poczta naliczać będzie odsetki ustawowe oraz zastrzega sobie prawo wstrzymania świadczenia usług do czasu uregulowania naleŝności. Odsetki ustawowe za nie zapłacone w terminach faktury VAT płacone będą przez Nadawcę na podstawie noty odsetkowej. 3) W przypadku zalegania Nadawcy z płatnościami przez okres dłuŝszy niŝ 21 dni od wskazanego w pkt.4 terminu zapłaty, usługa począwszy od następnego okresu rozliczeniowego będzie realizowana z zastosowaniem formy płatności z góry. W przypadku zastosowania formy płatności z góry, Poczta wystawi fakturę VAT, nie później niŝ w terminie 7 dni od dnia dokonania wpłaty przez Nadawcę. Ponowne zastosowanie formy opłaty z dołu nastąpić moŝe począwszy od następnego okresu rozliczeniowego, po uregulowaniu zaległych naleŝności wraz z odsetkami. 4) Opłata naleŝna Poczcie za świadczenie usługi Poczta Firmowa będzie obliczana kaŝdorazowo na podstawie aktualnie obowiązującego Cennika na świadczenie usługi Poczta Firmowa. Obowiązujący w chwili zawarcia umowy cennik stanowi załącznik do Umowy i jest jej integralną częścią. Zmiana cennika nie wymaga zmiany umowy. Poczta zawiadomi na piśmie, priorytetową przesyłką listową rejestrowaną za potwierdzeniem odbioru, o zmianie cennika. Nowy cennik obowiązywać będzie począwszy od następnego miesiąca po miesiącu, w którym nastąpiło zawiadomienie. Odpowiedź: Zamawiający, zgodnie z art. 36 ust.1 pkt 16 ustawy Pzp dołączył do Siwz Istotne Postanowienia Umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego natomiast wszelkie kwestie nieuregulowane w IPU zostaną doprecyzowane po wyborze najkorzystniejszej oferty 8. Czy Zamawiający dopuszcza następujące zapisy w umowie: 1) Świadczenie przez Wykonawcę Usług objętych Umową, zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 17) ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. z 2011r. nr 177 poz. 1054) na dzień zawarcia Umowy zwolnione jest z podatku od towarów i usług. 4
2) Usługa Poczta Firmowa podlega opodatkowaniu VAT stawką 23%. Odpowiedź: Zamawiający, zgodnie z art. 36 ust.1 pkt 16 ustawy Pzp dołączył do Siwz Istotne Postanowienia Umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego natomiast wszelkie kwestie nieuregulowane w IPU zostaną doprecyzowane po wyborze najkorzystniejszej oferty 9. Zgodnie z ustawą Prawo pocztowe, Poczta Polska S.A. jako operator publiczny zobowiązany jest do stosowania wobec nadawców jednolitych i równych kryteriów zarówno co do opłat jak i warunków związanych z umową. Czy w przypadku wybrania oferty Poczty Polskiej S.A. Zamawiający dopuszcza moŝliwość wprowadzenia do treści umowy zapisu: JeŜeli w okresie trwania umowy nastąpi zmiana cenników Wykonawcy lub ustawowej stawki podatku VAT kaŝda ze Stron ma prawo do wypowiedzenia zawartej umowy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia bez zastosowania kar umownych lub odszkodowania. Odpowiedź: Zamawiający, dopuszcza tylko i wyłącznie zmianę stawki podatku VAT natomiast w przypadku wygaśnięcia w trakcie trwania umowy zwolnienia podmiotowego naleŝy przyjąć iŝ cena brutto podana przez wykonawcę ze stawką zw pozostaje bez zmian. 10. Czy Zamawiający dopuszcza moŝliwość zastosowania wzoru umowy Wykonawcy zgodnej z jego regulaminami świadczenia usług pocztowych oraz poczty firmowej (odbiór przesyłek)? Odpowiedź: W umowie muszą zostać zawarte Istotne postanowienia umowy, które zostały dołączone do siwz, natomiast załącznikiem do niej mogą być regulaminu i inne dokumenty wewnętrzne wykonawcy w zakresie nieuregulowanym w umowie. Na podstawie art. 38 ust 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2010r nr 113, poz. 759 z późn. zm.) Zamawiający zmienia termin składania i otwarcia ofert: 1) Termin składania ofert do 10 sierpnia 2012 r. do godz. 11:00 2) Termin otwarcia ofert 10 sierpnia 2012 r., o godz. 11:30 Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 170311-2012 dnia 06.08.2012 r. Z powaŝaniem Kierownik Zamówień Publicznych Dariusz Sobkowicz 5
Pieczątka firmowa Wykonawcy Załącznik nr 2 do SIWZ Instytut Adama Mickiewicza Ul. Mokotowska 25 00-560 Warszawa WZÓR FORMULARZ OFERTY na wykonanie usługi: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla przesyłek pocztowych o wadze powyŝej 50 gram postępowanie nr 13/IAM/2012/7 1. Nazwa i siedziba Wykonawcy. Nazwa Wykonawcy...... Siedziba Wykonawcy...... Osoba do kontaktu... Telefon... Fax... 2. Oferujemy realizację zamówienia, w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla przesyłek pocztowych o wadze powyŝej 50 gram, na warunkach określonych w SIWZ i zgodnie z jej treścią. 3. Oferujemy realizację zamówienia za cenę brutto. zł (słownie zł:...), według poniŝszego zestawienia: Podane przez Zamawiającego ilości przesyłek są ilościami szacunkowymi i słuŝą jedynie porównaniu ofert i wybraniu oferty najkorzystniejszej. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi odbioru przesyłek do wysyłki od Zamawiającego w dni robocze poniedziałek, środa i piątek w godzinach 13:00 15:00 W kwocie...zł brutto miesięcznie. 6
1 2 3 4 5 l/p Waga i rodzaj przesyłki Przewidywan a ilość szt. w ciągu12 m-cy GABARYT A 1 Listy ekonomiczne polecone z ZPO Listy ekonomiczne polecone bez 2 ZPO 50 powyżej 100 g do 350 g 70 0 0 3 Listy priorytetowe polecone z ZPO powyżej 50 g do 100 g 40 0 Listy priorytetowe polecone bez 4 ZPO powyżej 50 g do 100 g 320 powyżej 100 g do 350 g 430 powyżej 350 g do 500 g 60 0 powyżej 1000 g do 2000 g 10 5 Listy ekonomiczne powyżej 50 g do 100 g 300 powyżej 100 g do 350 g 80 powyżej 350 g do 500 g 110 powyżej 500 do 1000 g 110 powyżej 1000 g do 2000 g 1400 6 Listy priorytetowe powyżej 50 g do 100 g 500 powyżej 100 g do 350 g 300 powyżej 350 g do 500 g 40 powyżej 500 do 1000 g 100 00 7 Paczki ekonomiczne do 1 kg 20 Cena jednostkowa brutto Wartość brutto (kolumna 3x4) 7
powyżej 1 kg do 2 kg 10 powyżej 2 kg do 5 kg 70 powyżej 5 kg do 10 kg 20 powyżej 10 kg do 15 kg 10 powyżej 15 kg do 20 kg 2 8 Paczki priorytetowe powyżej 1 kg do 2 kg 120 powyżej 2 kg do 5 kg 60 powyżej 5 kg do 10 kg 30 powyżej 10 kg do 15 kg 10 powyżej 15 kg do 20 kg 2 Listy zagraniczne polecone 9 priorytety strefa A powyżej 50 g do 100 g 100 powyżej 100 g do 350 g 100 0 0 strefa B powyżej 100 g do 350 g 10 powyżej 1000 g do 2000 g 10 Strefa C powyżej 50 g do 100 g powyżej 100 g do 350 g 10 powyżej 500 do 1000 g 10 powyżej 1000 g do 2000 g 10 Strefa D 10 Listy zagraniczne priorytety strefa A 0 powyżej 100 g do 350 g 50 powyżej 500 do 1000 g 40 0 strefa B 8
powyżej 50 g do 100 g powyżej 100 g do 350 g 10 powyżej 1000 g do 2000 g 10 Strefa C powyżej 50 g do 100 g 10 Strefa D 11 Listy zagraniczne ekonomiczne strefa Europa, Izrael, Rosja, Cypr powyżej 50 g do 100 g 50 powyżej 100 g do 350 g 30 powyżej 500 do 1000 g 10 powyżej 1000 g do 2000 g 50 strefa kraje pozaeuropejskie powyżej 50 g do 100 g 14 2 powyżej 350 g do 500 g 6 powyżej 500 do 1000 g 6 4 12 Paczki zagraniczne do 1 kg strefa A- Europa, Rosja, Izrael 20 strefa B Ameryka PN i Afryka 10 strefa C Ameryka Środkowa, Południowa i Azja 20 strefa D Australia i Oceania 2 GABARYT B 1 Listy polecone z ZPO powyżej 50 g do 100 g 10 powyżej 100 g do 350 g 30 9
2 Listy polecone bez ZPO powyżej 50 g do 100 g 70 powyżej 100 g do 350 g 30 powyżej 500 do 1000 g 10 Listy priorytetowe polecone z 3 ZPO powyżej 50 g do 100 g 10 powyżej 1000 g do 2000 g 10 Listy priorytetowe polecone 4 bez ZPO 0 0 powyżej 500 do 1000 g 150 powyżej 1000 g do 2000 g 60 5 Listy ekonomiczne powyżej 50 g do 100 g 10 powyżej 100 g do 350 g 30 powyżej 500 do 1000 g 600 powyżej 1000 g do 2000 g 100 6 Paczki ekonomiczne do 1 kg 10 powyżej 1 kg do 2 kg 10 powyżej 2 kg do 5 kg 10 powyżej 5 kg do 10 kg 10 powyżej 10 kg do 15 kg 2 powyżej 15 kg do 20 kg 10 7 Paczki priorytetowe powyżej 1 kg do 2 kg 2 powyżej 2 kg do 5 kg 2 powyżej 5 kg do 10 kg 10 powyżej 10 kg do 15 kg 10 powyżej 15 kg do 20 kg 2 Listy zagraniczne polecone 8 priorytety strefa A 10
strefa B Strefa C Strefa D 9. Listy zagraniczne priorytety strefa A strefa B Strefa C Strefa D 11
10 Listy zagraniczne zwykłe. strefa Europa, Izrael, Rosja, Cypr powyżej 50 g do 100 g 10 strefa kraje pozaeuropejskie powyżej 50 g do 100 g 6 powyżej 100 g do 350 g 6 powyżej 350 g do 500 g 6 2 powyżej 1000 g do 2000 g 12 RAZEM WARTOŚĆ BRUTTO 4. Oświadczamy, Ŝe: a) zapoznaliśmy się z warunkami podanymi przez Zamawiającego w SIWZ i nie wnosimy do nich Ŝadnych zastrzeŝeń; b) uzyskaliśmy wszelkie niezbędne informacje do przygotowania oferty i wykonania zamówienia; c) akceptujemy istotne postanowienia umowy oraz ostateczny termin realizacji przedmiotu zamówienia podany przez Zamawiającego; d) uwaŝamy się za związanych niniejszą ofertą przez 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. 5. W przypadku udzielenia nam zamówienia zobowiązujemy się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 6. Oferta została złoŝona na.. stronach. 7. Podwykonawcom powierzymy następujące części zamówienia (jeŝeli dotyczy):. Ponadto składając ofertę: 4. Do oferty dołączono stanowiące jej integralną część: 1)., 2)., 3)., 4).,..., dnia....2012 r.... podpis(y) osoby(osób) uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy 12