ZARZĄD INFRASTRUKTURY KOMUNALNEJ I TRANSPORTU W KRAKOWIE ul. Centralna 53, 31-586 Kraków, centrala tel. +48 12 61 67 000, fax: +48 12 61 67 417,email: sekretariat@zikit.krakow.pl NZ.271.9.2015 Kraków, dnia 12.02.2015 Wg rozdzielnika Dotyczy przetargu nieograniczonego p.n.: Świadczenie usługi kontrolowania dokumentów przewozu osób korzystających z przewozów organizowanych w ramach systemu KMK, prowadzenie windykacji i egzekucji należności powstałych z tytułu wystawienia wezwań do zapłaty opłat dodatkowych i należności przewozowych. Znak sprawy 15/XII/2014. 1. W nawiązaniu do zapisów III.1.b siwz: posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie tj. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenie działalności jest krótszy w tym okresie wykonali co najmniej jedną usługę o podobnej do przedmiotu zamówienia skali przedsięwzięcia, wartości, charakterze i stopniu złożoności, tj. Wykonawca ma wykazać, że wykonał lub wykonuje należycie kontrole biletowe w przewozach osób i windykację należności o wartości umownej co najmniej 3 500 000,00 zł w skali jednego roku Pytanie 1: Czy Zamawiający wymaga doświadczenia w kontroli i windykacji o wartości 3500000 zł z jednej umowy, czy dopuszcza możliwość łączenia kilku umów o mniejszej wartości, których suma wyniesie 3500000 zł Odpowiedź 1: Zamawiający dopuszcza możliwość łączenia kilku umów, w ramach których Wykonawca świadczył usługi kontroli biletowych w przewozach osób i windykacji należności z tytułu wystawionych opłat dodatkowych, o mniejszej wartości, których suma wyniesie co najmniej 3 500 000 zł w skali jednego roku. Odnośnie: SIWZ, Część III, punkt 1 b) w tym okresie wykonali co najmniej jedną usługę o podobnej do przedmiotu zamówienia skali przedsięwzięcia, wartości, charakterze i stopniu złożoności, tj. Wykonawca ma wykazać, że wykonał lub wykonuje należycie kontrole biletowe w przewozach osób i windykację należności o wartości umownej co najmniej 3 500 000,00 zł w skali jednego roku Pytanie 2: Czy kwota 3 500 000,00 zł to kwota brutto? Odpowiedź 2: Tak.
Pytanie 3: Czy na kwotę 3 500 000,00 zł może się składać parę usług kontroli biletowych w przewozach osób i windykację należności? Odpowiedź 3: Zgodnie z odpowiedzią nr 1 niniejszego pisma. Pytanie 4: Czy zwrot wykonał lub należycie wykonuje określa, że oczekiwana kwoty 3 500 000,00 zł w skali roku została już zrealizowana czy wynika z podpisanego kontraktu i dopiero będzie (lub jest w trakcie) realizowania? Odpowiedź 4: Wymaganie Zamawiającego w zakresie posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia, określone w części III pkt 1 lit. b SIWZ nie będzie uznane za spełnione, w przypadku, gdy Wykonawca posiada podpisany kontrakt lecz nie rozpoczął jeszcze wykonywania usługi lub wykonywał ją przez okres krótszy niż 1 rok. Pytanie 6: Czy w przypadku przystąpienia do przetargu podmiotów wspólnie ubiegających się o zamówienie jeden z nich może wykazać że wykonał lub wykonuje należycie kontrole biletowe w przewozach osób o wartości co najmniej 3 500 000,00 zł a drugi, że wykonał lub wykonuje należycie windykację należności o wartości umownej co najmniej 3 500 000,00 zł? Odpowiedź 6: Zamawiający uzna warunek dot. doświadczenia zawodowego za spełniony. Pytanie 7: Proszę wytłumaczyć pojęcie wartość umowna? Odpowiedź 7: Chodzi o wartość umowną usługi wykonanej w okresie jednego roku tj. kwotę rocznego wynagrodzenia brutto uzyskiwanego w związku z realizacją umowy. Odnośnie: SIWZ, Część V, punkt 2. Pytanie 8: W jakim terminie należy wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy? Odpowiedź 8: Przed podpisaniem umowy. Pytanie 9: Czy wszystkie pytania i odpowiedzi będą zamieszczone na stronie internetowej? Odpowiedź 9: Tak. Odnośnie: Wzoru Umowy 6 punkt 1 Pytanie 10: Proszę o sprecyzowanie tego punktu. W 6 punkt 1 Umowy Zamawiający nie pozostawia wyboru następnie kierowanie wniosków egzekucyjnych do komornika a w Etapie 5 Opisu Przedmiotu Zamówienia (punkt 4.1.5) mowa jest o wyborze wszczęcie egzekucji lub powierzenie dalszego windykowania należności firmom windykacyjnej. Pytanie dotyczy ponoszenia sporych kosztów zaliczek egzekucji komorniczej.
1. Czy Wykonawca jest zobowiązany skierować do egzekucji komorniczej wszystkie nie zwindykowane opłaty dodatkowe czy może ich windykację zlecić firmie windykacyjnej? 2. Czy Wykonawca jest zobowiązany uzyskać nakazy zapłaty dla wszystkich nie zwindykowanych opłat dodatkowych czy może ich windykację zlecić firmie windykacyjnej? 3. Proszę o odpowiedź kto ponosi koszty uzyskania nakazów zapłaty i koszty zaliczek w egzekucji komorniczej? Odpowiedź 10: Ad.1 Zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia punkt 4.1. ppkt. 5) Wykonawca na ostatnim etapie procedury windykacyjnej (Etap 5.) może skierować do komornika sądowego wniosek o wszczęcie egzekucji lub powierzyć dalsze windykowanie należności firmie windykacyjnej. W związku z powyższym Zamawiający zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy pzp dokonuje modyfikacji 6 Umowy będącej załącznikiem nr 2 do SIWZ w następujący sposób: 6 ust.1. otrzymuje brzmienie: 1. Do obowiązków Wykonawcy należy prowadzenie windykacji należności powstałych z tyt. wystawienia wezwań do zapłaty opłat dodatkowych i należności przewozowych, w tym: windykacji przedsądowej polegającej na dokonywaniu czynności przewidzianych przepisami prawa, zmierzających do odzyskania od dłużników należności wraz z ustawowymi odsetkami, jak również windykacji prowadzonej poprzez wnoszenie w imieniu Gminy Miejskiej Kraków pozwów do sądu oraz występowanie przed sądem w imieniu Gminy Miejskiej Kraków osób do tego uprawnionych, a następnie kierowanie wniosków egzekucyjnych do komornika, zgodnie z przepisami kodeksu postępowania cywilnego lub powierzenie dalszego windykowania należności firmom windykacyjnym na warunkach określonych w ust. 4 poniżej. 6 ust.4. otrzymuje brzmienie: 4. Windykację należności przez podmioty trzecie, jakimi są firmy świadczące usługi windykacyjne Wykonawca może prowadzić na ostatnim etapie procedury windykacyjnej (Etap 5.), po wcześniejszym uzyskaniu zgody Zarządu. Wydana zgoda obejmować będzie zakres, czas oraz warunki na jakich usługi będą mogły być wykonywane przez określone osoby trzecie. Wykonawca przekaże Zarządowi kopie umów z nimi zawartych (w pełnym zakresie, za wyjątkiem danych finansowych) oraz na bieżąco będzie informować Zarząd o dokonanych w tych umowach zmianach i uzupełnieniach. Koszty wynagrodzenia za usługi wykonane przez osoby trzecie obciążają koszty Wykonawcy. Za działania osób trzecich realizujących na rzecz Wykonawcy usługi w zakresie określonym w umowach, Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak za działania własne. Ad.2 Tak, zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia punkt 4.1. Wykonawca jest zobowiązany uzyskać nakazy zapłaty dotyczące wszystkich opłat dodatkowych nie zwindykowanych w wyniku czynności podjętych w Etapie 1. Na ostatnim etapie procedury windykacyjnej (Etap 5.) może powierzyć windykowanie należności firmie windykacyjnej, na warunkach określonych w 6 ust.4. umowy (w brzmieniu po dokonanej zmianie zapisów). Ad. 3 Zgodnie z 8 ust. 3 umowy poniesione przez Wykonawcę wszelkie koszty bezpośrednie i pośrednie, niezbędne dla terminowego i prawidłowego wykonania przedmiotu umowy, w tym koszty windykacji nałożonych opłat dodatkowych i przewozowych oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty w całości pokrywa wynagrodzenie Wykonawcy wyliczone w sposób określony w 8 ust. 1 umowy.
Odnośnie: Wzoru Umowy 6 punkt 4: Pytanie 11: Czy Zarząd może odmówić zgody na Windykację należności przez podmioty trzecie, jakimi są firmy świadczące usługi windykacyjne i od czego to jest uzależnione? Odpowiedź 11: Zamawiający dopuścił możliwość prowadzenia w ostatnim etapie procedury windykacyjnej (Etap 5.) usług windykacyjnych przez firmy świadczące tego rodzaju usługi. Wymagane uzgodnienie określać będzie zakres, czas oraz warunki na jakich usługi będą mogły być wykonywane przez określone osoby trzecie. Wykonawca we wniosku o zgodę podaje nazwę, formę prawną oraz regon podmiotu, któremu zamierza powierzyć prowadzenie usług windykacyjnych. Odmowa wydania zgody może dotyczyć określonego podmiotu i może mieć miejsce jedynie w uzasadnionym przypadku, np. gdy Zamawiający będzie posiadał wiarygodne informacje o nierzetelnym wykonywaniu usług przez wskazaną firmę. Odnośnie: Opis Przedmiotu Zamówienia, punkt 1.1.1) Pytanie 12: Proszę sprecyzować: 1. ilości procentowe wymaganych kontroli z podziałem na linie miejskie i pozamiejskie. 2. ilości procentowe wymaganych kontroli z podziałem na pory dnia: np.: od 6:00 do 14:00 X%, od 14:00 do 22:00 Y%, od 22:00 do 6:00 Z%. Odpowiedź 12: Ad. 1. Wymagany udział procentowy wykonywanych kontroli: 80% kontroli na liniach miejskich (tramwajowych, autobusowych miejskich i autobusowych aglomeracyjnych na odcinkach wewnątrzmiejskich oraz 20 % kontroli na odcinkach pozamiejskich linii aglomeracyjnych. Ad.2. Zamawiający nie określa sztywnych ram dotyczących wykonywania kontroli w określonych porach dnia, wymaga natomiast, zgodnie z Zał. Nr 1 do umowy ppkt. 1.2, aby kontrole były prowadzane w sposób ciągły i systematyczny, we wszystkie dni robocze, soboty, niedziele i święta, na trzy zmiany, w godzinach funkcjonowania komunikacji miejskiej, tj. we wszystkich porach dnia, również w nocy, ze szczególnym uwzględnieniem szczytu przewozowego. Odnośnie: Opis Przedmiotu Zamówienia, punkt 4.1. Pytanie 13: Proszę sprecyzować terminy uruchamiania poszczególnych etapów. Odpowiedź 13: Wykonawca zobowiązany jest prowadzić działania na wszystkich etapach procedury windykacyjnej bez zbędnej zwłoki dbając o to aby nie doszło do przedawnienia należności Gminy Miejskiej Kraków. Pytanie 14: Jaki będzie zakres oraz szacunkowa ilość danych, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy po upływie 12 miesięcy od rozpoczęcia świadczenia usług w celu zaimportowania do systemu windykacyjnego? Odpowiedź 14: Szacuje się, że Zamawiający może przekazać Wykonawcy ok. 150 tys. 200 tys. spraw w celu zaimportowania do systemu windykacyjnego.
Pytanie 15: Czy Zamawiający przekaże Wykonawcy terminale mobilne wraz z oprogramowaniem do kontroli dokumentów przewozu i do Wykonawcy będzie należało wykonanie części integracyjnej z systemem do windykacji należności, czy też oprogramowanie na terminale mobilne ma dostarczyć Wykonawca? Odpowiedź 15: Zgodnie z pkt. 3.8. w Zał. Nr 3 do umowy Zamawiający planuje przekazać Wykonawcy terminale przenośne przeznaczone dla pracujących w terenie kontrolerów KMK z zainstalowanym oprogramowaniem wspomagającym prowadzenie kontroli różnego rodzaju biletów, natomiast do Wykonawcy należeć będzie wykonanie oprogramowania integrującego urządzenia z systemem do windykacji należności, zapewniającego automatyzację przekazywania danych źródłowych w postaci elektronicznej z urządzeń kontrolerskich do systemu (w tym umożliwiającego nadzór nad kontrolerami wykonującymi pracę w terenie) oraz dostęp tych urządzeń do informacji przetwarzanych w systemie windykacyjnym. Pytanie 16: Czy system windykacyjny oraz baza danych mają być zainstalowane na infrastrukturze sprzętowej Zamawiającego, czy to Wykonawca ma zapewnić niezbędną do funkcjonowania systemu infrastrukturę techniczną? Odpowiedź 16: Zgodnie z 2 ust 3 umowy, pkt 4.4. w Załączniku nr 1 oraz pkt. 2.1 w Załączniku Nr 3 do umowy Wykonawca dokona instalacji, wdrożenia i uruchomienia w pełni funkcjonalnego oprogramowania do obsługi procesu windykacji należności, zintegrowanego z oprogramowaniem terminali mobilnych. Oprogramowanie ma być zainstalowane na serwerze Zamawiającego oraz na 12 stanowiskach komputerowych - 10 stanowiskach u Wykonawcy (na czas trwania umowy) oraz 2 stanowiskach w siedzibie Zamawiającego. Do zorganizowania i wyposażenia w niezbędną infrastrukturę techniczną odpowiedniej liczby stanowisk pracy przeznaczonych do realizacji zadań objętych zakresem umowy zobowiązany jest Wykonawca, na własny koszt. Pytanie 17: Jaki będzie zakres eksportu danych księgowych z systemu windykacyjnego oraz w jakiej formie eksport ma być realizowany (do pliku/bezpośrednio do systemu finansowoksięgowego (jakiego))? Odpowiedź 17: Zamawiający przewidując możliwość prowadzenia w przyszłości windykacji we własnym zakresie co wymaga zapewnienia możliwości eksportu danych księgowych z systemu windykacyjnego bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego WF-Fakir Budżet. Odnośnie: SIWZ, Część III, punkt 1 b) w tym okresie wykonali co najmniej jedną usługę o podobnej do przedmiotu zamówienia skali przedsięwzięcia, wartości, charakterze i stopniu złożoności, tj. Wykonawca ma wykazać, że wykonał lub wykonuje należycie kontrole biletowe w przewozach osób i windykację należności o wartości umownej co najmniej 3 500 000,00 zł w skali jednego roku Pytanie 18: Czy w przypadku przystąpienia do przetargu podmiotów wspólnie ubiegających się o zamówienie, jeden z nich może wykazać, że wykonał lub wykonuje należycie kontrole
biletowe w przewozach osób o wartości umownej np.: 500 000,00 zł a drugi, że wykonał lub wykonuje należycie windykację należności o wartości umownej co najmniej 3 500 000,00 zł? Odpowiedź 18: Zamawiający uzna warunek dot. doświadczenia zawodowego za spełniony. Odnośnie: Załącznika nr 2 do umowy Szczegółowe warunki prowadzenia kontroli dokumentów, 4, punkt 2 że prawdziwość podanych przez niego danych zostanie sprawdzona poprzez przekazanie ich Policji lub Straży Miejskiej celem potwierdzenia lub w inny sposób. Pytanie 19: Odnośnie w/w sprawdzenia, jaką procedurę prawną dostępną Wykonawcy Zamawiający miał na myśli. Kto ma uprawnienia aby ją zlecić i kto ponosi jej koszty? Odpowiedź 19: Zamawiający dokona zmiany zacytowanego powyżej zapisu punktu 2 w 4 Załącznika nr 2 do umowy. Szczegółową procedurę wykonywania przedmiotowego sprawdzenia strony umowy ustalą po podpisaniu umowy. W związku z powyższym Zamawiający zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy pzp dokonuje modyfikacji punktu 2 w 4 Załącznika nr 2 do umowy w następujący sposób: punkt 2 w 4 Załącznika nr 2 otrzymuje brzmienie: W przypadku, gdy pasażer podróżuje bez dokumentu tożsamości a wykazuje wolę podania danych osobowych w formie ustnego oświadczenia kontroler może przyjąć takie oświadczenie, pod warunkiem poinformowania pasażera, że prawdziwość podanych przez niego danych zostanie sprawdzona. Rozdzielnik: - Wykonawcy, którzy pobrali SIWZ, - strona internetowa Zamawiającego, - NZ a/a