Załącznik nr 1 do zarządzenia rektora PG nr 34/2009 z 9 listopada 2009 r. Instrukcja archiwalna Politechniki Gdańskiej Spis treści: Wykaz obowiązujących aktów prawnych Rozdział I - Postanowienia ogólne Rozdział II - Podział dokumentacji na kategorie archiwalne Rozdział III - Tryb przyjmowania dokumentacji z jednostek organizacyjnych do archiwum uczelnianego Rozdział IV -Przechowywanie, przekazywanie, porządkowanie i archiwizacja dokumentów związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Rozdział V. -Przechowywanie i ewidencja akt osobowych pracowników i studentów w archiwum uczelni Rozdział VI - Udostępnianie dokumentacji Rozdział VII - wydzielanie i przekazywanie dokumentacji nie archiwalnej do zniszczenia Rozdział VIII - Przeprowadzanie ekspertyzy archiwalnej dokumentacji Rozdział IX - Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego Rozdział X - Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej Politechniki Gdańskiej 1
Wykaz obowiązujących aktów prawnych z zakresu postępowania z dokumentacją spraw załatwionych i funkcjonowania Działu Zasobów Archiwalnych 1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. Nr 97 z 2006 roku poz. 673 z późniejszymi zmianami) 2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167 poz. 1375) 3. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. nr 152 z 2009 r. poz. 1223) 4. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 kwietnia 2006 roku w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz. U. Nr 80 z 2006 roku poz. 563) 5. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. Nr 101 z 2002 roku poz. 926 z późniejszymi zmianami) 6. Ustawa z dnia 22 stycznia o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity Dz. U. Nr 196 z 2005 roku poz. 1631 z późniejszymi zmianami) 7. Ustawa z dnia 12 września 2002 roku o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 169 poz. 1387 z późniejszymi zmianami) 8. Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. Nr 224, poz. 1634 z późniejszymi zmianami) 9. Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity: Dz. U. Nr 90 z 2006 roku poz. 631 z późniejszymi zmianami) 10. Ustawa z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164 poz. 1365 z późniejszymi zmianami) 11. Rozporządzenie z dnia 25 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracowników dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz. U. nr 62 poz. 286 wraz ze zmianami) Rozdział I: Postanowienia ogólne 1. 1. Instrukcja określa zasady i tryb postępowania z dokumentacją spraw załatwionych, powstających w związku z działalnością Politechniki Gdańskiej. 2. Przedmiotem regulacji zawartych w instrukcji jest: a) tryb postępowania z dokumentacją spraw zakończonych, przekazywanych z jednostek organizacyjnych do Działu Zasobów Archiwalnych, b) zasady przechowywania, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji w Dziale Zasobów Archiwalnych, c) zasady przekazywania materiałów do archiwum państwowego, 2
d) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej (tj. przygotowania do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji której okres przechowywania, zgodnie z obowiązującym w Politechnice Gdańskiej Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, minął). 3. Instrukcja ustala zasady i sposób postępowania z dokumentacją spraw jawnych. 4. Tryb postępowania z dokumentacja niejawną regulują odrębne przepisy. 5. Użyte w instrukcji określenia oznaczają: a) akta sprawy całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, b) archiwum państwowe Archiwum Państwowe w Gdańsku, c) Dział Zasobów Archiwalnych powołany do gromadzenia, przechowywania, zabezpieczenia, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji spraw zakończonych, a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii B) i przekazywania materiałów archiwalnych (akt kategorii A) do archiwum państwowego, d) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej typowanie do zniszczenia dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, e) dokument akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych, f) dokumentacja niearchiwalna wszelka dokumentacja o czasowym okresie przechowywania, nie stanowiąca materiałów archiwalnych, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, g) jednolity rzeczowy wykaz akt tematyczny podział akt powstających w toku działalności Politechniki Gdańskiej, określający w poszczególnych pozycjach symbol klasyfikacyjny i hasło rzeczowe oraz kategorię archiwalną, h) jednostka aktowa tekturowa teczka wiązana lub segregator służący do przechowywania akt spraw jednorodnych lub pokrewnych tematycznie (obejmujących tą samą grupę spraw ustalonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt), i) jednostka organizacyjna Politechnika Gdańska, j) kategoria archiwalna oznaczenie wartości archiwalnej dokumentacji historycznej lub czasowej przy pomocy symboli A, B, BE, Bc, k) komórka organizacyjna wydział, dział, sekcja, samodzielne stanowisko pracy wyodrębnione w strukturze Politechniki Gdańskiej, l) kwalifikacja archiwalna zaliczenie dokumentacji do odpowiedniej kategorii archiwalnej, m) materiały archiwalne wszelkiego rodzaju dokumentacja będąca źródłem informacji o wartości historycznej, n) nośnik informatyczny dyskietka, płytka CD, taśma magnetyczna lub inny nośnik na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp., o) nośnik papierowy arkusz papieru zgodny z polskimi normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp., p) spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w jednostce organizacyjnej, prowadzony w formie papierowej lub elektronicznej, r) teczka aktowa (spraw) teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp. służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw załatwionych, 3
objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą odrębną jednostkę archiwalną, s) znak akt zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, t) znak sprawy zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw, uzupełniony o liczbę porządkową ze spisu spraw i dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawa została wszczęta. 6. Użyte w instrukcji skróty oznaczają: a) NDAP Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych b) AP Archiwum Państwowe Rozdział II: Podział dokumentacji na kategorie archiwalne 2. Dokumentacja powstała w toku działalności jednostki organizacyjnej dzieli się na dwie kategorie archiwalne: a) materiały archiwalne (kategoria A), b) dokumentację niearchiwalną (kategoria B). 3. 1. Materiały archiwalne to wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, w tym elektroniczna, bez względu na jej sposób wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło o wartości historycznej, przechowywana wieczyście. 2. Do oznaczenia materiałów archiwalnych używa się symbolu A. 3. Materiały archiwalne napływające i wytwarzane w jednostce organizacyjnej są przechowywane w jej archiwum przez okres nie dłuższy niż 25 lat licząc od daty ich wytworzenia, a po tym okresie winny być przekazane do Archiwum Państwowego Gdańsku (zgodnie z ustaleniami z NDAP w W-wie archiwa uczelniane mają zasób powierzony i nie mają obowiązku przekazywania po upływie 25 lat materiałów archiwalnych do AP). 4. 1. Dokumentacja niearchiwalna to dokumentacja inna niż określona w 3 ust. 1, nie stanowiąca materiałów archiwalnych, posiadająca jedynie czasowe znaczenie praktyczne. 2. Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu B. 3. W dokumentacji niearchiwalnej: a) symbolem B z dodaniem cyfr (liczb) arabskich (określających okres przechowywania w jednostce organizacyjnej) oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu za zgodą właściwego terytorialnie archiwum państwowego. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia roku następnego po dacie wytworzenia dokumentacji i zamknięciu teczek aktowych. b) symbolem Bc oznacza się kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę 4
(niszczona) przez komórki organizacyjne (bez potrzeby przekazywania do Działu Zasobów Archiwalnych) za zgodą i wiedzą Kierownika Działu Zasobów Archiwalnych oraz za zgodą Archiwum Państwowego w Gdańsku. c) symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania (wskazanego cyfrą) podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. 5. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne, o których mowa w 2 instrukcji, ustala Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Politechniki Gdańskiej. Rozdział III: Tryb przyjmowania dokumentacji z jednostek organizacyjnych do Działu Zasobów Archiwalnych. 6. 1. Archiwum uczelniane przyjmuje dokumentację spraw zakończonych, powstałą w poszczególnych komórkach organizacyjnych Politechniki Gdańskiej, po okresie nie dłuższym niż 2 lata, licząc od 1 stycznia następnego roku od zamknięcia teczek spraw, w terminie uzgodnionym z pracownikami Działu Zasobów Archiwalnych. 2. Dokumentację przekazuje i przyjmuje się do archiwum kompletnymi rocznikami. 3. Dokumentację przekazuje i przejmuje się do archiwum w stanie uporządkowanym. Przez uporządkowanie dokumentacji należy rozumieć: a) w odniesieniu do akt kategorii A: - w teczce powinny znajdować się sprawy jednorodne lub ewentualnie pokrewne treściowo (zgodnie z hasłami klasyfikacyjnymi z jednolitego rzeczowego wykazu akt), - sprawom w teczce i pismom w obrębie spraw należy nadać układ chronologiczny (od najstarszej sprawy na wierzchu do najnowszej na spodzie), - należy usunąć wszystkie części metalowe (spinacze, zszywki, itp.), - strony zapisane należy ponumerować, w prawym górnym rogu, miękkim ołówkiem, - jednostka aktowa powinna być zszyta i opisana. b) w odniesieniu do akt kategorii B: - jednostki aktowe powinny być zszyte i opisane. 4. Do zamkniętych teczek akt przekazywanych do archiwum należy dołączyć (jako pierwszą stronę) odpowiednie spisy spraw. 5. Właściwe opisanie jednostki aktowej (zał. nr 10) polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie okładki następujących danych: a) na środku u góry pełna nazwa jednostki organizacyjnej, b) poniżej nazwy jednostki organizacyjnej pełna nazwa jednostki, która dokumentację wytworzyła, c) w prawym górnym rogu kategoria archiwalna z podaniem okresu przechowywania w przypadku akt kategorii B, d) w lewym górnym rogu znak akt, tj. symbol jednostki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt, 5
e) na środku okładki tytuł, tj. hasło klasyfikacyjne z wykazu akt, ewentualnie z dodatkowymi informacjami dotyczącymi dokumentacji zgromadzonej w teczce, f) poniżej tytułu roczna data (daty skrajne) wytworzenia dokumentacji, g) w przypadku akt kategorii A poniżej daty ilość stron zapisanych znajdujących się w teczce, h) prawy lub lewy dolny róg pozostawia się wolny z przeznaczeniem na wpisanie sygnatury archiwalnej, 7. 1. Dokumentacja jest przekazywana przez komórki organizacyjne do Działu Zasobów Archiwalnych, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (zał. nr 2), sporządzanych osobno dla materiałów archiwalnych (kategoria A) w 4 egzemplarzach, dla dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B) w 3 egzemplarzach. 2. Pracownicy jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację do archiwum, wypełniają rubryki 1 6 spisu zdawczo-odbiorczego. Jednocześnie liczby ze spisu zdawczo-odbiorczego umieszcza się w opisie jednostki archiwalnej, na wierzchniej stronie okładki w lewym dolnym rogu. Rubryki 7 8 spisu zdawczo-odbiorczego wypełnia pracownik archiwum po przejęciu dokumentacji. 3. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje kierownik jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację oraz kierownik Działu Zasobów Archiwalnych. 4. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego akt pozostaje, po potwierdzeniu przejęcia dokumentacji przez archiwum, w jednostce organizacyjnej. Pozostałe egzemplarze otrzymuje archiwum. 8. Przejęcie dokumentacji należy poprzedzić jej przeglądem w komórce organizacyjnej, dokonanym przez pracownika archiwum, w celu stwierdzenia, czy dokumentacja została prawidłowo skompletowana, uporządkowana i zaewidencjonowana. 9. 1. Kierownik Działu Zasobów Archiwalnych ma prawo odmówić przyjęcia dokumentacji do archiwum, gdy: a) dokumentacja nie została uporządkowana zgodnie z obowiązującymi przepisami, b) w spisie zdawczo-odbiorczym są błędy i niedokładności, c) elementy opisu przekazywanej dokumentacji nie odpowiadają treści spisów zdawczoodbiorczych. 2. O powodach nie przyjęcia dokumentacji, kierownik Działu Zasobów Archiwalnych zawiadamia swego bezpośredniego przełożonego i kierownika jednostki organizacyjnej, która przygotowała dokumentację do przekazania oraz ustala termin przyjęcia prawidłowo przygotowanej dokumentacji. Rozdział IV. Przechowywanie, przekazywanie, porządkowanie i archiwizacja dokumentów związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. 10. 1. Przechowywanie dokumentacji projektowej musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi w dokumentach danego programu zgodnie z zasadami 6
przygotowania i realizacji projektów współfinansowanych z funduszy europejskich i zasadami określonymi w niniejszej instrukcji. 2. Dokumentacja związana z realizacją w/w projektów w czasie ich trwania projektu przechowywana jest u/w: a) kierownika projektu, b) jednostkach merytorycznych PG, oraz archiwizowana na nośnikach elektronicznych w elektronicznej bazie danych PROJEKTY EUROPEJSKIE. 3. Po upływie 2 lat od ostatecznego rozliczenia projektu, skompletowaniu całości dokumentacji i skoordynowaniu przekazania oryginałów akt z innych jednostek organizacyjnych PG biorących udział w projekcie przez kierownika projektu przekazywana jest na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych do Działu Zasobów Archiwalnych. 11. 1. Wszystkie dokumenty dotyczące dotowanego projektu umieszcza się w oddzielnym segregatorze/teczce, którego grzbiet/zewnętrzna strona opatrzony/a jest logiem Unii Europejskiej oraz takimi danymi jak: a) symbol/numer projektu, b) nazwa programu operacyjnego, jego priorytetu, c) nazwa funduszu, w ramach którego projekt został dofinansowany, d) nazwa dokumentów znajdujących się w segregatorze, e) numery, daty skrajne dokumentów i inne oznaczenia. 2. Segregatory/teczki z w/w dokumentami przechowywane są w jednym miejscu - szafie/ach, regale/łach czy innych wydzielonych pomieszczeniach w zależności od ilości dokumentacji tego samego projektu. 3. Do Działu Zasobów Archiwalnych przekazuje się akta spraw (kompletnymi rocznikami) ostatecznie załatwionych, po upływie 2 lat od zakończenia i rozliczenia projektu, licząc od 1 stycznia następnego roku. Przekazywanie dokumentacji odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez kierownika projektu lub pracowników upoważnionych, a za przekazywanie dokumentów: a) dotyczących Działu Spraw Pracowniczych odpowiada kierownik Działu Spraw Pracowniczych lub osoba upoważniona, b) księgowych i płacowych odpowiada kwestor lub osoba upoważniona, c) za inne jednostki organizacyjne biorące udział projektów realizacji programu odpowiadają kierownicy działów biorących udział w projekcie lub osoby upoważnione, a za całość i kompletność przekazywanej do archiwum dokumentacji projektu odpowiada kierownik projektu. 12. 1. Przez uporządkowanie akt należy rozumieć: a) ułożenie akt wewnątrz teczki, tak by sprawy następowały kolejno, poczynając od najwcześniejszej sprawy z dołączonym na wierzchu SPISEM SPRAW (zał. nr 3), b) w obrębie sprawy dokumenty układa się w porządku chronologicznym, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę, c) z akt kategorii B należy wyłączyć zbędne kopie i egzemplarze pism, d) teczki, księgi, rejestry powinny być ułożone wg haseł klasyfikacji Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego w Politechnice Gdańskiej, e) każda teczka powinna zawierać spis spraw znajdujących się w teczce, 7
f) każda teczka powinna być opisana na zewnętrznej stronie, g) akta kat. A muszą być w całości przesznurowane, strony zapisane ponumerowane ołówkiem w prawym górnym rogu i na zewnętrznej okładce oznaczona ilość zapisanych stron w teczce. Dokumentację projektu należy przełożyć z segregatorów do pudeł archiwalnych po uprzednim ich spięciu klipsami archiwalnymi. Opis pudła archiwalnego ma zawierać te same elementy opisu co segregator/teczka (zał. nr 10). 2. Spisy zdawczo odbiorcze (zał. nr 2) sporządzają kierownik projektu/pracownicy upoważnieni przekazujący akta w 3 egzemplarzach jako dowód ich przekazania. Spisy zdawczo odbiorcze podpisują kierownik projektu/pracownik upoważniony do przekazania akt oraz kierownik Działu Zasobów Archiwalnych. 13 1. Klasyfikowanie, kwalifikowanie oraz udostępnianie dokumentacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. 1) Dokumenty związane z projektem, które podlegają archiwizacji, to: a) oryginalny formularz zgłoszonego wniosku, b) pismo informujące o akceptacji wniosku i przyznaniu dofinansowania, c) umowa o dofinansowaniu projektu, d) faktury i inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, e) wyciągi z konta bankowego (konto projektu), f) sprawozdania i dokumenty potwierdzające zawarte w nich informacje, g) wnioski płatnicze, h) wszystkie istotne pisma wysłane i otrzymane, w tym przede wszystkim korespondencję dotyczącą zmian w projekcie, i) umowy z wykonawcami wraz z dokumentacją dotyczącą sposobu wyłaniania wykonawcy, j) wykaz beneficjentów ostatecznych projektu (osób, instytucji) oraz zestawienia ich danych, k) listy obecności uczestników spotkań, konferencji, szkoleń itp., l) programy zajęć, m) dokumenty poświadczające osiągnięcia uczestników projektu określonych rezultatów np. świadectwa, formularze oceny projektu przez uczestników (ankiety), n) inne. 2) Okres przechowywania dokumentacji projektów dofinansowywanych ze środków unijnych reguluje obowiązujący w Politechnice Gdańskiej Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt oraz zawarte w umowie okresy przechowywania akt, w tym: a) dokumenty związane z realizacją projektów współfinansowanych z dotacji unijnych przez okres wymagany w umowie o dofinansowanie. b) umowy, wnioski o płatność i sprawozdania finansowe w stanie uporządkowanym podlegają trwałemu przechowywaniu (kat. A) zgodnie z obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt. c) księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe i dokumenty przez 5 lat (B-5). d) pozostałe dowody księgowe i dokumenty 5 lat (B-5). e) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres jej ważności i dodatkowo przez 5 lat po tym okresie. 8
f) dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji, pożyczek, kredytów oraz pomocy publicznej - 10 lat. g) karty wynagrodzeń i listy płac pracowników lub ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikający z przepisów emerytalno rentowych, nie krócej jednak niż 50 lat. 3) Udostępnienie osobom trzecim zbioru dokumentów projektu lub jego części: a) do wglądu na terenie Politechniki Gdańskiej wymaga zgody rektora i kierownika projektu lub osoby przez niego upoważnionej, b) poza siedzibą Politechniki Gdańskiej wymaga pisemnej zgody rektora i kierownika projektu oraz pozostawienia w PG potwierdzonego przez pobierającego i wydającego dokumenty, spisu wydanych dokumentów wraz z oznaczonym terminem zwrotu, c) wszystkie udostępnione osobom trzecim dokumenty archiwalne muszą mieć wypisany rewers udostępnienia/wypożyczenia akt (zał. nr 3). 2. W przypadku realizacji projektu w partnerstwie z innymi podmiotami niezbędne jest uzgodnienie z partnerami projektu zasad przechowywania dokumentów. Wobec instytucji wdrażającej i każdej innej uprawnionej do kontroli, wyłącznie podmiot podpisujący umowę o dofinansowanie odpowiada za posiadanie niezbędnych dowodów, niezależnie od tego, czy realizuje projekt sam czy też w konsorcjum z innymi jednostkami. Rozdział V: Przechowywanie i ewidencja akt osobowych pracowników i studentów 14. 1. Akta osobowe pracowników, z którymi umowa o prace została rozwiązana lub wygasła powinny być przekazywane do archiwum, na zasadach ogólnych określonych w 6 ust. 1-3 i 7 ust. 1. 2. W teczkach akt osobowych pracowników, o których mowa w ust. 1 powinny znajdować się: a) dokumenty zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracowników dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych, b) dokumenty dotyczące wyjazdów służbowych za granicę, które odbyły się w ramach udzielonych urlopów bezpłatnych wraz z zaświadczeniem potwierdzającym wyjazd i zawierającym podstawę prawna jego przyznania wystawionym przez Dział Spraw Międzynarodowych, 3. Akta osobowe studentów (dyplomantów i skreślonych) powinny być przekazywane do archiwum, na zasadach ogólnych określonych w 6 ust. 1-3 i 7 ust. 1. 4. W teczkach akt osobowych studentów, o których mowa w ust. 3, powinny znajdować się dokumenty zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z 2 listopada 2006 roku w sprawie dokumentacji przebiegu studiów, 2 ust. 1 i 2, tj.: a) dokumenty wymagane od kandydata na studia, b) dokumenty postępowania kwalifikacyjnego przy przyjęciu na 1 rok studiów, stanowiące podstawę do podjęcia decyzji o przyjęciu na studia, c) kopie decyzji o przyjęciu na studia oraz oryginał potwierdzenia jej doręczenia d) podpisany przez studenta akt ślubowania, 9
e) karty okresowych osiągnięć studenta, f) decyzje władz uczelni dotyczące przebiegu studiów, w szczególności: udzielonych urlopów, zgody na powtarzanie roku, skreślenie z listy studentów a także nagród, wyróżnień i kar dyscyplinarnych, g) dokumenty dotyczące przyznanej studentowi pomocy materialnej, h) jeden egzemplarz pracy dyplomowej w formie papierowej, dwustronnie drukowanej wraz z jej wersją elektroniczną, i) recenzje pracy dyplomowej, j) protokół egzaminu dyplomowego, k) dyplom ukończenia studiów - egzemplarz do akt, l) suplement do dyplomu-egzemplarz do akt m) potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, a także ich duplikatów n) potwierdzenie odbioru dyplomu i jego odpisów, suplementu do dyplomu a także duplikatu dyplomu lub suplementu, przez osoby odbierające dyplom, o) wniosek studenta o odbyciu przysposobienia obronnego.* 5. Osoby broniące prace dyplomowe składają pisemne oświadczenie, w którym wyrażają/nie wyrażają zgody na udostępnianie pracy innym osobom dla celów naukowych lub dydaktycznych (zał. nr 8). Rozdział VI: Udostępnianie dokumentacji 15. 1. Dokumentacja przechowywana w archiwum udostępniana jest do celów służbowych. 2. Udostępnianie dokumentacji w innych celach niż służbowych wymaga zgody kierownika jednostki organizacyjnej (rektora) lub osoby przez niego upoważnionej. 16. 1. Udostępnia się wyłącznie całe teczki aktowe. 2. Dokumentację udostępnia się na miejscu w pomieszczeniach archiwum. 3. Udostępnienie dokumentacji dla celów służbowych poza pomieszczeniami archiwum, może nastąpić tylko na terenie jednostki organizacyjnej na wiosek kierownika jednostki organizacyjnej, z której akta pochodzą i odbywa się za pośrednictwem poczty wewnętrznej. 4. Czasowe wypożyczenie dokumentacji poza siedzibę jednostki organizacyjnej, może nastąpić tylko na pisemną prośbę organów uprawnionych do wglądu w określonego rodzaju dokumentację, za zgodą rektora Politechniki Gdańskiej. 5. Nie wypożycza się poza pomieszczenia archiwum: a) dokumentacji zastrzeżonej b) dokumentacji uszkodzonej c) ewidencji archiwum. 6. Dokumentację udostępnia pracownik archiwum na podstawie karty udostępniania (zał. nr 3). 7. Pracownik w obecności zwracającego sprawdza dokumentację i odnotowuje zwrot na karcie udostępnienia. 10
8. Korzystający z dokumentacji ponosi odpowiedzialność za stan udostępnionych akt oraz za ich terminowy zwrot. 17. 1. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń udostępnionej dokumentacji pracownik archiwum sporządza protokół (zał. nr 7), który podpisuje korzystający z akt, jego bezpośredni przełożony i kierownik archiwum. 2. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden umieszcza się w miejscu brakującej dokumentacji, drugi przechowuje się w przeznaczonej do tego celu teczce archiwum, a trzeci przekazuje się rektorowi PG w celu wszczęcia postępowania wyjaśniającego. 18 1. Z dokumentacji przechowywanej w archiwum do celów innych, niż służbowe, osoby upoważnione mogą korzystać - każdorazowo za zgodą rektora Politechniki Gdańskiej na zasadach określonych przepisami: a) ustawy z dnia 8 lutego 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 196 z 2005 roku poz.1631 z późniejszymi zmianami) i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, b) ustawy z dnia 12 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z późniejszymi zmianami), c) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 z 2002 roku poz. 926 z późniejszymi zmianami), d) ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późniejszymi zmianami), e) art. 16 i 17 ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. Nr 97 z 2006 roku poz. 673 z późniejszymi zmianami) Rozdział VII: Wydzielanie akt i przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia 19. 1. Okresowo w zależności od potrzeb dokonuje się przeglądu spisów zdawczo-odbiorczych akt celem wydzielenia: a) dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął i którą można przekazać do zniszczenia, b) dokumentacji oznaczonej symbolem BE podlegającej ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez Archiwum Państwowe w Gdańsku, 20. 1. Wydzielania dokumentacji dokonuje komisja powoływana przez kanclerza na wniosek kierownika Działu Zasobów Archiwalnych. W skład komisji wchodzą: a) kanclerz, któremu podlega Dział Zasobów Archiwalnych, b) kierownik Działu Zasobów Archiwalnych c) kierownicy/przedstawiciele jednostek organizacyjnych, których akta podlegają brakowaniu. 11
2. Do zakresu działań komisji należy: a) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub ustalenia dłuższego okresu jej przechowywania, b) sporządzenie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął oraz jej spisu w dwóch egzemplarzach. 3. Zmiana kwalifikacji dokumentacji niearchiwalnej na materiały archiwalne (kategoria A) może być dokonana wyłącznie przez Archiwum Państwowe w Gdańsku. 21. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez jednostkę organizacyjną odbywa się wyłącznie na podstawie zgody na brakowanie. 2. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jest jednorazowa dla całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej części. 3. Zgodę, o której mowa w ust. 2 wydaje Dyrektor Archiwum Państwowego w Gdańsku. 22. 1. Wnioski o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, kanclerz składa dyrektorowi Archiwum Państwowego w Gdańsku. 2. Do wniosku o zgodę dołącza się: a) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (zał. nr 4 do instrukcji), b) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenia (zał. nr 5 do instrukcji) 3. Protokół i spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 2 sporządza komisja powołana w trybie określonym w 20 ust. 1. 4. Jeden egzemplarz dokumentów brakowania, o których mowa w ust. 3, przesyła się do Archiwum Państwowego w Gdańsku. 23. 1. Do czasu otrzymania zgody na zniszczenie, o której mowa w 21 ust. 2, dokumentację przeznaczoną do brakowania należy wydzieloną przechowywać w kolejności zewidencjonowania jej w spisie. 2. W przypadku trudności w ocenie wartości dokumentacji niearchiwalnej, kierownik Działu Zasobów Archiwalnych może zwrócić się do Archiwum Państwowego w Gdańsku o przeprowadzenie ekspertyzy. 24. 1. Po uzyskaniu zgody, o której mowa w 21 ust. 2, pracownik archiwum nadzoruje przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia i na podstawie spisu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej umieszcza adnotacje o jej zniszczeniu w rubryce nr 8 spisu zdawczo-odbiorczego (zał. nr 2 do instrukcji). 2. Dokumenty brakowania, o których mowa w 22 ust. 2, wraz ze stosownymi zgodami Archiwum Państwowego w Gdańsku oraz dowodami przekazania dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę lub zniszczenie przechowuje się w archiwum (kategoria A). 12
Rozdział VIII: Przeprowadzanie ekspertyzy archiwalnej dokumentacji 25. 1. Dokumentacja kategorii BE, po upływie określonego czasu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej, mającej na celu ocenę wartości archiwalnej dokumentacji i ewentualną zmianę jej kategorii archiwalnej. 2. Ekspertyzę, o której mowa w ust. 1, przeprowadza Archiwum Państwowe w Gdańsku. 26. 1. Pracownicy Działu Zasobów Archiwalnych są zobowiązani do przygotowania dokumentacji do ekspertyzy archiwalnej. W tym celu należy: a) wytypować dokumentacje do ekspertyzy archiwalnej, b) wyłączyć z zasobu i zewidencjonować ją, c) w formie pisemnej zwrócić się do Archiwum Państwowego w Gdańsku z prośbą o przeprowadzenie ekspertyzy, d) zmienić kwalifikację archiwalną dokumentacji, stosownie do ustaleń ekspertyzy, e) dokumentację przekwalifikowaną, zgodnie z wynikami ekspertyzy, z kategorii B na A, wyłączyć z dokumentacji kat. B, uporządkować i zewidencjonować oraz dołączyć do akt kat. A. 2. Pozostała dokumentacja kategorii BE, co do której ekspertyza archiwalna nie wykazała potrzeby zmiany jej kwalifikacji, może być przekazana na makulaturę lub zniszczenie w trybie określonym w rozdz. VII instrukcji. Rozdział IX: Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Gdańsku Nie dotyczy to zasobów archiwów uczelnianych, które mają zasób powierzony przez Archiwa Państwowe. Rozdział X: Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub ustania działalności komórki lub jednostki organizacyjnej 27. 1. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej lub przejęcia jej działalności przez inną jednostkę, archiwum przejmuje akta spraw zakończonych likwidowanej jednostki, w stanie uporządkowanym na podstawie ewidencji w postaci spisów zdawczoodbiorczych (zał. nr 2 do instrukcji). 2. Dokumentację spraw nie zakończonych przekazuje się na podstawie spisów zdawczoodbiorczych jednostki organizacyjnej, która przejęła zadania jednostki zreorganizowanej. Kopię spisu przekazuje się do archiwum uczelnianego. 28. W przypadku ustania działalności jednostki organizacyjnej materiały archiwalne przekazuje się do Archiwum Państwowego w Gdańsku zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania, kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167 poz. 1375). 13
Spis załączników do Instrukcji archiwalnej Politechniki Gdańskiej - Załącznik nr 1 - Wykaz spisów zdawczo odbiorczych - Załącznik nr 2 - Spis zdawczo odbiorczy akt - Załącznik nr 3 - Karta wypożyczenia/udostępniania akt - Załącznik nr 4 - Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej - Załącznik nr 5 - Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie - Załącznik nr 6 - Spis zdawczo odbiorczy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego - Załącznik nr 7 Protokół o braku/ uszkodzeniu wypożyczonych/udostępnionych akt - Załącznik nr 8 - Oświadczenie dyplomanta o wyrażeniu/nie wyrażeniu zgody na korzystanie z jego pracy dyplomowej dla celów naukowych lub dydaktycznych - Załącznik nr 9 - Protokół brakowania akt - Załącznik nr 10 Opis teczki - Załącznik nr 11 Spis spraw 14