Studium wykonalności europejskiego projektu IT. dr inż. Dariusz Bogucki

Transkrypt

1 Studium wykonalności europejskiego projektu IT dr inż. Dariusz Bogucki

2 Jak to jest z tą wykonalnością Każdy problem jest rozwiązywalny, jeśli jest dostatecznie dużo pieniędzy i czasu Technologiczne Prawo Lermana Zawsze brakuje czasu i pieniędzy Uzupełnienie Technologicznego Prawa Lermana) Autentyczne wypowiedzi na temat studium wykonalności: Technologia jest sprawdzona, więc jakim sposobem wyszła wam niewykonalność Jak tylko podpiszemy umowę pomyślimy nad planem utrzymania Ten projekt jest BARDZO potrzebny naszemu województwu Jak nie dostaniemy środków UE to nie rozwiążemy tak ważnego problemu Stosujemy metodyki zwinne, więc nie ma u nas mowy o studium wykonalności Najlepszy eurokwit nie odda specyfiki naszego projektu Planuję metodą łańcucha krytycznego, więc jaki harmonogram rzeczowo-finansowy Jak to, nie zrobicie mi państwo studyjka w tydzień?

3 Przedsięwzięcie możliwe a wykonalne Bardzo często możliwość realizacji przedsięwzięcia jest błędnie utożsamiana z jego wykonalnością. Same możliwości technologiczne, prawne, organizacyjne zrealizowania danego przedsięwzięcia nie są warunkiem dostatecznym do podjęcia decyzji o jego realizacji: Tunel pod kanałem La Manche był możliwy do realizacji od przełomu XIX / XX w. Prace nad Eurotunnelem rozpoczęto po politycznej decyzji z 1987 r określającej podział kosztów budowy i późniejszego utrzymania Przedsięwzięcie jest wykonalne, jeśli Istnieje konkretna potrzeba jego realizacji opisana przez cele, jakie ma osiągnąć; Istnieją możliwości (techniczne, prawne, ekonomiczne, organizacyjne i inne) jego realizacji; Ograniczenia (technologiczne, prawne, organizacyjne, ekonomiczne i inne) na obszarze możliwości realizacyjnych, dają niezerowy obszar Realizacja przedsięwzięcia w zakładanym kształcie skutecznie zaspokaja potrzebę, jaka była pierwotną przyczyną jego realizacji.

4 Przedsięwzięcie możliwe a rozwiązanie wykonalne Potrzeba Możliwości Rozwiązanie możliwe Rozwiązanie możliwe Możliwości Rozwiązanie możliwe Ograniczenia Ograniczenia Rozwiązanie wykonalne Wykonalność przedsięwzięcia to możliwość skutecznej jego realizacji w określonych uwarunkowaniach i ograniczeniach

5 Metoda TELOS (1) I krok to ocena wykonalności w 5 głównych obszarach, Są to: Wykonalność techniczna (T Technical) Czy przedsięwzięcie jest wykonalne przy użyciu dostępnej technologii? Wykonalność ekonomiczna (E Economic) Czy przedsięwzięcie jest finansowo i ekonomicznie opłacalne? Wykonalność prawna (L Legal) - Czy przedsięwzięcie jest wykonalne w określonych ramach instytucjonalnych i prawnych? Wykonalność operacyjna (O- Operational) Czy organizacja jest w stanie zrealizować przedsięwzięcie w fazie inwestycyjnej i utrzymywać produkty w fazie eksploatacyjnej? Wykonalność planowa (S Scheduling) Czy przedsięwzięcie da się zrealizować w zakładanym czasie i dostępnych zasobach? Powyższy zestaw kryteriów należy traktować jako minimalny. II krok to podsumowanie wyników analiz. Najczęściej spotykaną formą jest analiza SWOT; III krok to rekomendacja końcowa, która może być pozytywna lub negatywna

6 Pomysł Metoda TELOS (2) Możliwości T wykonalność techniczna CZY przedsięwzięcie MOŻE zostać zrealizowane z sukcesem w istniejących uwarunkowaniach? S wykonalność E wykonalność planowa ekonomiczna Krok 2: Krok 1: Podsumowanie Badanie Analiz wykonalności SWOT Krok 3: Rekomendacja O wykonalność operacyjna L wykonalność prawna Ograniczenia

7 Algorytm badania wykonalności (1) 1. Analiza stanu obecnego specyfikująca problemy, które powinny zostać rozwiązane. 2. Określenie stanu docelowego i celów, jakie muszą być osiągnięte w wyniku realizacji przedsięwzięcia po to, aby usunąć / zniwelować istniejące problemy. 3. Analiza otoczenia przedsięwzięcia określająca: Wpływ czynników otoczenia społeczno-gospodarczego (strategicznego); Związki interesariuszy na przedsięwzięciem. 4. Wyniki powyższych analiz są podstawą do zdefiniowania możliwych wariantów realizacji przedsięwzięcia. 5. Ocena wykonalności (TELOS) pozwala nam odrzucić te warianty, które są niewykonalne w istniejących uwarunkowaniach otoczenia i wybrać wariant optymalny. 6. Wariant optymalny jest podstawą do zaplanowania przedsięwzięcia i oceny jego ryzyka.

8 Algorytm badania wykonalności (2) Otoczenie Stan obecny (as is) Stan docelowy (to be) Możliwe warianty Zidentyfikowane problemy Cele do osiągnięcia Ocena wykonalności (TELOS) Plan Przedsięwzięcia Analiza ryzyka

9 Przedsięwzięcie niewykonalne Jeśli ocena wykonalności nie potwierdza wykonalności żadnego z wariantów, definiujemy nowe zmieniając zakres: celów przedsięwzięcia problemów wymagających rozwiązania (redefinicja przedsięwzięcia). Jeśli taki krok nie jest możliwy przedsięwzięcie należy uznać za niewykonalne. Niewykonalność wadliwości studium bo, może oznaczać że: Przedsięwzięcie w żadnym wariancie nie przechodzi testu TELOS: jest ekonomicznie nieuzasadnione, nie jest dostępna niezbędna technologia, plan projektu jest związany z nieakceptowalnym ryzykiem itd. Badanie wykonalności trzeba odroczyć: do czasu zmiany pewnych uwarunkowań, albo zakończenia niezbędnych badań (np. proof-of-concept); Rozwiązanie wymaga głębszej redefinicji niż dopuszcza zlecenie przygotowania projektu.

10 Czym jest zatem studium wykonalności? Studium Wykonalności wg Inwestopedii ( ) Studium Wykonalności to analiza możliwości zrealizowania projektu z sukcesem, biorąc pod uwagę czynniki prawne, ekonomiczne, technologiczne, planowe i inne. Studium Wykonalności wg US DA: Studium wykonalności jest narzędziem analitycznym stosowanym w trakcie procesu rozwoju biznesu, pokazujące czy przedsięwzięcie może być zrealizowane w określonych uwarunkowaniach i ograniczeniach obejmujących aspekty technologiczne, ekonomiczne, rynkowe, prawne i inne Studium Wykonalności wg Komisji Europejskiej [Rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014]: Ocena i analiza potencjału projektu, która ma wesprzeć proces decyzyjny poprzez obiektywne i racjonalne określenie jego mocnych i słabych stron oraz możliwości i zagrożeń z nim związanych, zasobów, jakie będą niezbędne do realizacji projektu, oraz ocenę szans jego powodzenia Studium wykonalności jest to opracowanie dostarczające informacji niezbędnych do podjęcia świadomej decyzji o rozpoczęciu / zaniechaniu inwestycji, na bazie oceny jej wykonalności

11 4 części studium wykonalności Część diagnostyczna: Opis powodów realizacji przedsięwzięcia i problemów (zagadnień) związanych z bieżącą sytuacją, wymagających rozwiązania. Analiza uwarunkowań otoczenia społeczno-gospodarczego i analiza interesariuszy przedsięwzięcia; Cześć koncepcyjna: Definicja przedsięwzięcia, jego celi, rezultatów i produktów oraz korzyści (oddziaływania) Wykazanie zgodności przedsięwzięcia z rozważanym mechanizmem finansowania; Część analityczna: Analiza wykonalności przedsięwzięcia (TELOS) na bazie możliwych wariantów rozwiązania zagadnień opisanych w części diagnostycznej studium w kontekście uwarunkowań, trendów i najlepszych praktyk; Część planistyczna: Plan realizacji przedsięwzięcia projektu (w tym harmonogram) opracowany dla wariantu optymalnego wybranego w poprzednim punkcie Analiza ryzyka dla wariantu optymalnego Podział ma charakter logiczny: Wynika z różnego charakteru prac przy realizacji danej części studium; Realizacja poszczególnych części nie jest sekwencyjna! Prace redakcyjne biegną równolegle

12 Studium Wykonalności a projekt Studium wykonalności projektu zawiera jego inicjalne Uzasadnienie Biznesowe (Business Case) w rozumieniu metodyki PRINCE2 Lp. Zagadnienie algorytmu badania wykonalności Element uzasadnienia biznesowego projektu wg PRINCE2 1 Analiza stanu obecnego. Specyfikacja problemów wymagających rozwiązania. 2 Analiza otoczenia strategicznego (społeczno-gospodarczego) i analiza interesariuszy. Powody podjęcia projektu Oczekiwane korzyści Możliwe niepożądane skutki 3 Określenie stanu docelowego, jaki ma zostać osiągnięty w wyniku realizacji przedsięwzięcia i jego celów 4 Zdefiniowanie możliwych wariantów realizacji przedsięwzięcia Możliwe rozwiązania biznesowe 5 Ocena wykonalności wariantów (TELOS). 6 Wybór wariantu optymalnego Ocena inwestycji 7 Sporządzenie planu realizacji przedsięwzięcia opisującego niezbędne zasoby czasowe, osobowe, finansowe i rzeczowe Terminy Koszty 8 Sporządzenie analizy ryzyka Główne ryzyka

13 Studium wykonalności projektu UE (1) SW jest podstawowym dokumentem decyzyjnym w procedurze wnioskowania o dofinansowanie projektu ze środków UE, który udziela odpowiedzi na pytania: Czy nie istnieją jakiekolwiek ograniczenia uniemożliwiające realizację projektu? Czy są przesłanki do uznania, że projekt będzie miał charakter trwały? Czy projekt jest racjonalny finansowo i użyteczny społecznie? Czy wnioskodawca potrafi zarządzać ryzykiem, tak aby umożliwić sprawną i skuteczną realizację projektu? SW jest dokumentem referencyjnym pozwalającym ocenić postęp prac projekcie i odchylenie od pierwotnych założeń (produkty) SW jest dokumentem odniesienia umożliwiającym ocenę długofalowych efektów projektu już po jego zakończeniu (rezultaty, korzyści) UWAGA: Inwestorem w projektach UE jest strona wspólnotowa reprezentowana przez Komisje Europejska a nie instytucje krajowe (IZ, IP)!

14 Studium wykonalności projektu UE (2) Komisja Europejska formalnie nie narzuca wzorcowego kształtu ani szczegółowego zakresu każdego studium wykonalności ALE jest, bezpośrednio włączona w procedurę oceny tzw. dużych projektów, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. Procedurę oceny dużych projektów opisują Rozporządzenia Delegowane Komisji 2015/207, 1011/2014 i 480/2014, Przewodnik do analizy kosztów i korzyści projektów inwestycyjnych (KE XII 2014) zawiera TAKŻE kierunkowe wskazania dla dokumentów krajowych jak Wytyczne w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód MIR III 2015

15 Studium: diagram struktury produktów Studium Wykonalności A. Część diagnostyczna B. Część koncepcyjna C. Część analityczna D. Część planistyczna A1. Potrzeba realizacji przedsięwzięcia B1. Istota projektu ( pomysł ) C1. Możliwe warianty D1. Wariant optymalny A2. Opis stanu aktualnego B2. Identyfikacja projektu C2. Analiza techniczna D2. Plan realizacji przedsięwzięcia A3. Zidentyfikowane problemy B3. Opis stanu docelowego C3. Analiza instytucjonalno - prawna D3. Harmonogram rzeczowo-finansowy A4. Analiza otoczenia strategicznego B4. Cele przedsięwzięcia C4. Analiza finansowa i ekonomiczna D4. Analiza ryzyka A5. Analiza interesariuszy B5. Rezultaty, produkty, korzyści C5. Analiza środowiskowa D5. Inne wymagane elementy (np. plan promocji) A6. Macierz SWOT B6. Logika interwencji, Komplementarność C6. Inne analizy (np. analiza popytu / rynku) D6. Streszczenie

16 Studium: diagram następstwa produktów SW Streszczenie HRF Plan promocji Analiza ryzyka Plan przedsięwzięcia Wariant optymalny Stan aktualny Otoczenie / interesariusze SWOT Analiza finansowa / ekonomiczna Potrzeba Zident. problemy Ident. projektu Rezultaty, produkty, korzyści Analiza instytucjonalnoprawna Analiza techniczna Stan docelowy Cele Nasze pomysły Logika interwencji Możliwe warianty Analiza środowiskowa / popytu

17 Przepływ pracy przy studium wykonalności Etap Pracy nad Studium Badania, analizy Koncepcje, projekty TELOS Planowanie Redagowanie Rozpoczęcie pracy Cześć diagnostyczna Część koncepcyjna Część analityczna Część planistyczna Zakończenie prac Prace główne Prace pomocnicze Sprawdzenie / weryfikacja

18 Model organizacji pracy nad studium (1) Kierownik projektu Redaktor Zespół Redaktora Specjalista ds. analizy finansowej Specjalista ds. analizy technicznej... Inni specjaliści

19 Model organizacji pracy nad studium (3) Model wewnętrzny: Beneficjent opracowuje studium całkowicie swoimi siłami, przez co należy rozumieć pracowników i stałych (nie doraźnych) współpracowników; Model wymaga dysponowania przez organizacją wiedzą niezbędną do sporządzenia wszystkich elementów studium; Cały proces redakcji odbywa się u beneficjenta. Model zewnętrzny: Beneficjent zleca opracowanie studium całkowicie na zewnątrz wyspecjalizowanemu podmiotowi (tam jest redaktor); Beneficjent musi mieć wiedzę konieczną do sformułowania wymagań a potem do odebrania produktów cząstkowych i całości studium. Model asysty: Beneficjent realizuje studium ze wsparciem ekspertów w określonych obszarach; Następuje zlecenie określonych produktów asyście, a potem współpraca z nią i stała współpraca z nią nad redakcją całości studium.

20 Refleksje redaktora Nie ma jedynego, uniwersalnego modelu opracowywania studium: W danych uwarunkowaniach może się okazać, że optymalnie jest zrealizować studium samemu a w innych zlecić pracę na zewnątrz. Trzeba pamiętać, że wytyczne konkursowe mogą się zmieniać w trakcie pracy. Zdecydowanie odradzam model tworzenia studium, w którym nie wiadomo kto odpowiada za redakcję i weryfikacji dokumentu. Krytyczną rolę w procesie tworzenia studium ogrywa czas. Ilość pracy do wykonania narasta! Praca nad studium to praca zespołowa: trudno znaleźć osobę, która posiada wszelkie niezbędne kwalifikacje i zdoła sporządzić studium w ograniczonym czasie. praca nad studium wiąże się ze stałą weryfikacją jakości już sporządzonej pracy