PYTANIA ODPOWIEDZI NR 1

Transkrypt

1 Kraków, dnia r. PYTANIA ODPOWIEDZI NR 1 Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nr ZP-13/2012 na DOSTAWĘ TONERÓW, BĘBNÓW, FUSERÓW I INNYCH MATERIAŁÓW EKSPLOATACYJNYCH DO DRUKAREK I URZĄDZEŃ KOPIUJĄCYCH. Na podstawie art. 38 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) Sąd Apelacyjny w Krakowie reprezentowany przez Centrum Zakupów dla Sądownictwa Instytucja Gospodarki Budżetowej w Krakowie udziela wyjaśnień do złożonych w niniejszym postępowaniu pytań. Pytanie 1: 3 pkt 2. Czy Zamawiający dopuszcza w celu przyspieszenia automatyzacji realizacji dostaw towarów do jednostek Zamawiającego zastosowanie potwierdzenia realizacji dostawy w postaci automatycznie generowanego dokumentu WZ - protokołu odbiorczego z Systemu Logistycznego Wykonawcy, który będzie podpisany przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, załączany do każdej realizowanej dostawy przez Wykonawcę i w pełni zgodny z danymi, zawartymi na fakturach VAT wystawianych przez Wykonawcę? Odpowiedź 1: Zamawiający dopuszcza w celu przyspieszenia automatyzacji realizacji dostaw towarów do jednostek Zamawiającego zastosowanie potwierdzenia realizacji dostawy w postaci automatycznie generowanego dokumentu WZ - protokołu odbiorczego z Systemu Logistycznego Wykonawcy, który będzie podpisany przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy i upoważnionego przedstawiciela Jednostki Sądownictwa oraz załączany do każdej realizowanej dostawy przez Wykonawcę (w wersji papierowej) i w pełni zgodny z danymi, zawartymi na fakturach VAT wystawianych przez Wykonawcę. Pytanie 2: 6 pkt. 10 W paragrafie 6 pkt. 10 Zamawiający wymaga usunięcia awarii lub uszkodzenia sprzętu w terminie 3 dni roboczych lub udostępnienia nieodpłatnie na czas usuwania awarii sprzętu o parametrach nie gorszych niż podlegający naprawie." - Czy Zamawiający posiada wszystkie drukarki i kserokopiarki do których zamawia materiały eksploatacyjne zgodnie z zapytaniem na gwarancji producentów? - Czy urządzenia te są na bieżąco serwisowane zgodnie z producencką dokumentacją techniczną urządzenia? - W jaki sposób Zamawiający stwierdzi, że uszkodzenie urządzenia nastąpiło na skutek zastosowania materiału eksploatacyjnego równoważnego a nie z powodu ogólnego zużycia sprzętu, lub niewłaściwego postępowania przez użytkownika? - Czy w przypadku uszkodzenia urządzenia drukującego po zastosowania oryginalnego materiału eksploatacyjnego Wykonawca również ponosi odpowiedzialność? Proponowany termin usunięcia awarii urządzenia 3 dni jest terminem praktycznie nie możliwym do realizacji przy uwzględnieniu rozlokowania urządzeń różnych typów i marek w kilkuset lokalizacjach na terenie Polski. Terminy napraw gwarancyjnych producentów urządzeń drukujących i kopiarek zapisane w kartach technicznych 1

2 i gwarancjach zakładają termin do 14 dni (tak więc nawet producent urządzenia drukującego nie gwarantuje tak krótkiego terminu naprawy). Proponujemy zatem modyfikację zapisu umowy 6 pkt.10 na: Wykonawca jest zobowiązany usunąć awarię lub uszkodzenie sprzętu na swój koszt, jeśli bezpośrednia przyczyną awarii było zastosowanie materiału eksploatacyjnego dostarczonego przez Wykonawcę w terminie 7 dni roboczych...". Dalsza część zapisu pozostaje bez zmian. Odpowiedź 2: - Zgodnie z wiedzą jaką posiada Zamawiający, Jednostki Sądownictwa nie posiadają wszystkich drukarek i kserokopiarek na gwarancji producentów (za gwarancje producentów zamawiający rozumie gwarancje przewidziane przez producenta urządzenia z rozszerzeniem gwarancji do 36 miesięcy na urządzenia fabrycznie nowe.) W wypadku nieposiadania przez Jednostki zamawiające w/w gwarancji,(sprzęt pogwarancyjny) dochodzenie przyczyn ewentualnej awarii urządzenia jak i koszt z tym związany oraz ocena stopnia zużycia wszystkich elementów urządzenia drukującego spoczywa na Jednostce Sądownictwa na rzecz której wykonywane jest dostawa, a po stwierdzeniu że przyczyną awarii był dostarczony artykuł, ma zastosowania zapis 6 pkt. 8,10 i 11 oraz wszystkie pozostałe zapisy w umowie. - Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za powstałe uszkodzenia urządzeń drukujących, których przyczyną było zastosowanie oryginalnych materiałów producenta Przedmiotu dostawy dostarczonego przez Wykonawcę, co stwierdzono na podstawie ekspertyzy autoryzowanego serwisu producenta urządzenia drukującego a ewentualne reklamacje gwarancyjne jak i dodatkowe roszczenia z tego tytułu spoczywają na Wykonawcy. Zamawiający przychyla się do propozycji Zamawiającego i modyfikuje zapis w 6 pkt.10 w załączniku nr 6 do SIWZ i nadaje mu treść: 10. Wykonawca jest zobowiązany usunąć awarię lub uszkodzenie sprzętu na swój koszt w terminie 14 dni roboczych. W przypadku niemożności dokonania naprawy w tym terminie Wykonawca, na żądanie jednostki sądownictwa, udostępni nieodpłatnie, na czas usuwania awarii, sprzęt o nie gorszych parametrach niż podlegający naprawie. Pytanie 3: 7 pkt 1 / 3) W powyższym paragrafie Zamawiający zapisał kary, jakie Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego w przypadku nie usunięcia awarii 6 pkt.10 umowy, w wysokości 0,5% całkowitego umownego wynagrodzenia brutto. Zapis ten jednostronnie dyskryminuje Wykonawcę i jest niewspółmierny do wartości użytkowanych przez Zamawiającego, gdyż wartość całkowitego umownego wynagrodzenia brutto może wynosić np zł zatem kara 0,5% wnosiłaby zł. Proponujemy zatem modyfikację zapisu w 7 pkt.1 / 3) np., " Wykonawca zobowiązuje się zapłacić na rzecz jednostki sądownictwa kary umowne liczone od wynagrodzenia brutto za daną partię towaru o której mowa w 2 pkt.2 i wynoszące: zapis bez zmian zapis bez zmian 0,5% wynagrodzenia brutto za daną partię towaru dostarczonego do jednostki, którego eksploatacja była bezpośrednią przyczyną usterki urządzenia, w przypadku nie usunięcia awarii lub uszkodzeń sprzętu w obowiązującym terminie lub nie udostępnienia urządzenia zastępczego zgodnie z zapisami 6 pkt.10 umowy. 2

3 Odpowiedź 3: Zamawiający przychyla się do propozycji Wykonawcy i precyzując zapis w 7 pkt1.3) w załączniku nr 6 do SIWZ i nadaje mu treść: 3) 5% wynagrodzenia za daną partię towaru dostarczonego do jednostki, którego eksploatacja była bezpośrednią przyczyną usterki urządzenia, w przypadku nie usunięcia awarii lub uszkodzeń sprzętu w obowiązującym terminie lub nie udostępnienia urządzenia zastępczego zgodnie z zapisami 6 pkt.10 umowy. Pytanie 4: Zwracamy się z pytaniem do SIWZ Rozdział III - Wadium Zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie , zł - Czy wymagane w kwocie , zł wadium może być wniesione przez Wykonawcę w postaci gwarancji poręczeniowych przedsiębiorcy (gwaranta): - gwarancji przetargowej/wadialnej określającej termin ważności (obejmujący okres związania z ofertą), wymaganej gwarantowanej kwoty wadium, wskazanie Zamawiającego jako beneficjenta, zobowiązanie zapłaty Zamawiającemu na pierwsze żądanie bezwarunkowo i nieodwołalnie gwarantowanej kwoty określonej w gwarancji? - Czy taka Gwarancja przetargowa złożona jako wadium przez przystępującego do przetargu, w formie poręczenia weksla in blanco zabezpieczającego gwarancję wadialną jest dopuszczalna przez Zamawiającego? - Oczywiście oba dokumenty będą potwierdzone notarialnie i zdeponowane w kasie Zamawiającego przed terminem składania ofert. Odpowiedź 4: Zamawiający zgodnie z art..45 ust.6 ustawy PZP określił wymagania dotyczące wniesienia wadium. Zamawiający nie przychyla się do prośby Wykonawcy i pozostawia zapis SIWZ Rozdział III Wadium w niezmienionej postaci. Pytanie 5: Rozdział II Opis przedmiotu zamówienia, pkt 1 określa parametry dopuszczające materiały równoważne. Nasza prośba o zmianę treści SIWZ dotyczy cyt. Za materiały nowe uznaje się materiały, do których zostały wykorzystane produkty w 100% nowe, w szczególności bęben światłoczuły, listwa podająca, listwa zbierająca, wałek magnetyczny, nie prefabrykowane, kasety bez śladów poprzedniego używania i uszkodzeń, nie regenerowane, opakowane hermetycznie w szczelnej folii i nowym opakowaniu kartonowym, nie noszące śladów otwierania, wolne od wad technicznych zaopatrzone w etykiety identyfikujące dany produkt. Oraz Zamawiający nie dopuszcza do zaoferowania materiałów eksploatacyjnych regenerowanych, refabrykowanych oraz uzupełnianych (tzw.reffil).. Zwracamy uwagę Zamawiającego, że powyższy opis przedmiotu zamówienia jest niezgodny z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych i jest sprzeczny z zaleceniami Zielonych Zamówień Publicznych oraz z Kryteriami Środowiskowymi do stosowania przy zamówieniach publicznych. Ponadto, nie dopuszczając produktów refabrykowanych Zamawiający działa niezgodnie z interesem narodowym. Produkty 100% nowe to materiały importowane, wytworzone nie tylko poza Polską ale i poza granicami Unii Europejskiej. Materiały refebrykowane w 90% są to produkty wytworzone przez firmy Polskie. 3

4 Zakładamy, że główną ideą którą kierowali się Państwo opisując przedmiot zamówienia w powyższy sposób, była chęć zapobieżenia kupna materiałów niskiej jakości. Na rynku materiałów alternatywnych do urządzeń drukujących, rzeczywiście są dostępne złej jakości zamienniki, które nie spełniają podstawowych parametrów jakościowych określonych przez producentów urządzeń. Materiały refabrykowane, regenerowane, tzw. refile (dotyczy tuszy) mogą charakteryzować się złą jakością. Regenerowane tonery w sposób nie mający nic wspólnego z refabrykacją (np. regeneracja polegająca na wywierceniu dziury w kasecie i dosypanie proszku) rzeczywiście stanowią zagrożenie dla urządzeń i tym samym są przyczyną złego wydania środków publicznych. W tym miejscu chcielibyśmy wyjaśnić, że refebrykacja (odtworzenie tonera na nowo, gdzie z elementów uprzednio używanych zostaje jedynie kaseta, a wszystkie elementy odpowiadające za jakość wydruku i trwałość są wymienione na nowe, sama kaseta jest poddawana testom na szczelność) ma niewiele wspólnego z typową regeneracją. W procesie refebrykacji toner charakteryzuje się nie gorszą jakością niż materiały oryginalne producentów urządzeń. Obudowa materiału eksploatacyjnego jest często powtórnie wykorzystywana przez producentów takich jak HP, Lexmark. Dzięki takiej polityce producentów materiałów oryginalnych, Zamawiający może nie przyczyniać się do powstawania odpadów mających bezpośredni wpływ na środowisko naturalne. Ponadto zabezpieczone są własności patentowe oraz intelektualne produktów oryginalnych. Uszczuplenie SIWZ do wymogu oferowania wyłącznie produktów 100% nowych w żadnym wypadku nie gwarantuje lepszego wydawania środków publicznych. Produkty 100% nowe są w większości wykonane w Chińskiej Republice Ludowej. Ich jakość często pozostawia wiele do życzenia. Ponadto proces reklamacyjny przy takim gabarycie oferty jak u Państwa, może być nie do spełniania. Jeżeli dana partia towaru, ściągnięta przez dystrybutora danej marki będzie miała wadę, nie sposób będzie wykonawcy wywiązać się z umowy. Tym samym, firma która wygra to postępowanie, mimo dołożenia wszelkich starań będzie zmuszona do wypłacenia odszkodowania w postaci kar lub nieodebrania wadium. Również, mimo dołożenia wszelkich starań, firmy dystrybuujące te materiały, nie są w stanie kontrolować czy oferowane produkty nie naruszają praw patentowych producentów tzw. materiałów oryginalnych. Wszystkie bowiem polegają jedynie na oświadczeniach wydawanych przez fabryki które dla nich produkują te materiały. Z naszej wiedzy wynika, że czołowe firmy produkujące sprzęt (HP, Lexmark, Samsung) prowadzą intensywne działania w kierunku zapobieżenia wprowadzania na rynek tzw. podróbek czyli produktów 100% nowych. Z naszego doświadczenia wynika jednoznacznie, że produkty fabrycznie nowe, w których ponownie wykorzystano obudowę wykazują niższą awaryjność niż równoważne produkty 100% nowe. Także Ministerstwo Finansów w Kryteriach Środowiskowych do stosowania przy przetargach publicznych rekomenduje następujące cechy materiałów eksploatacyjnych: Tonery i tusze powinny być zaprojektowane w sposób umożliwiający ich ponowne napełnienie lub recykling materiału. Producent zobowiązuje się do ich bezpłatnego odbioru w celu recyklingu. Części, których nie można poddać recyklingowi będą odpowiednio składowane (EMAS). Bardziej szczegółowe wymagania w zakresie opisu przedmiotu zamówienia na używane tusze i tonery zostały określone w pierwszym numerze biuletynu Zielone Zamówienia Publiczne (1/2008) wydanym przez Fundację Promocji Gmin Polskich. W zakresie używanych tuszy i tonerów wskazano jednoznacznie, iż: Tonery i tusze powinny być zaprojektowane w sposób umożliwiający ich ponowne napełnienie lub recykling materiału. Ponadto, na uwagę zasługuje również fakt, iż Urząd Zamówień Publicznych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia z dnia r., którego przedmiotem była właśnie dostawa fabrycznie nowych materiałów eksploatacyjnych do drukarek komputerowych, faksów i urządzeń wielofunkcyjnych sformułował definicję pojęcia fabrycznie nowe w taki sposób, o jakiego wykładnię wnosimy niniejszym, tj.: pod pojęciem fabrycznie nowe zamawiający rozumie produkty wykonane z nowych elementów lub pełnowartościowych komponentów z odzysku, bez śladów uszkodzenia, w oryginalnych opakowaniach producenta, z widocznym logo, symbolem produktu i terminem przydatności do użytku, posiadające wszelkie zabezpieczenia szczelności zbiorników z tonerem. Przez produkt równoważny zamawiający rozumie produkt kompatybilny ze sprzętem, do którego jest zamówiony, o parametrach takich samych bądź lepszych (pojemność tuszu/tonera, wydajność i jakość wydruku) w stosunku do oryginału produkowanego przez producenta urządzenia. Powyższa definicja dopuszczająca pochodzenie komponentów 4

5 produktów z recyklingu została wynegocjowana dzięki staraniom Stowarzyszenia Producentów Alternatywnych Materiałów Eksploatacyjnych (SPAME) i ma przełomowe znaczenie, ponieważ po raz pierwszy Zamawiający na wniosek wykonawcy dopuścił do udziału w postępowaniu materiały równoważne wytworzone z pełnowartościowych elementów pochodzących z odzysku. Taka definicja produktów fabrycznie nowych odpowiada zasadom niedyskryminacji Wykonawców i równego ich traktowania, a także umożliwia Zamawiającym wybór najkorzystniejszej oferty przy uwzględnieniu kryteriów jakościowych, cenowych oraz środowiskowych, co jest szczególnie ważne i zasługuje na aprobatę biorąc pod uwagę przesłanki przyświecające wdrażanemu projektowi Zielone zamówienia publiczne. Na skutek wniosku o wyjaśnienie i zmianę treści SIWZ w innej podobnej sprawie, firma Black Point S.A. złożyła wniosek o zmianę treści SIWZ, Zamawiający Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa Zachodniopomorski Oddział Regionalny w Szczecinie, w sprawie o sygnaturze: OR / MZP / 11, w całości uznała wniosek. Pozytywne rozstrzygnięcie zostało również wydane w drugiej sprawie, w której został złożony wniosek o wyjaśnienie i modyfikację treści SIWZ w postępowaniu przed Komendą Wojewódzką Policji w Gdańsku Sekcja Zamówień Publicznych, nr postępowania Cp /2011, UID: Warto podkreślić, że przepis art. 93 ust. 1 pkt. 7 Prawa zamówień publicznych nakłada na Zamawiającego obowiązek unieważnienia postępowania w sytuacji, gdy postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego. Z treścią tego przepisu koresponduje wyliczenie naruszeń postępowania skutkujące nieważnością umowy, dokonane art. 146 ust. 1 prawa zamówień publicznych, co pozwala na wskazanie m.in. przypadków, w których zachodzi bezwzględna konieczność unieważnienia postępowania Odpowiedź 5: Zamawiający po wnikliwej analizie prośby o zmianę zapisu w Rozdział II Opis przedmiotu zamówienia, pkt 1 nie przychyla się do wniosku Zamawiającego i pozostawia zapis w niezmienionej treści. Pytanie 6: Drugą kwestią jaką chcielibyśmy poruszyć we wniosku, jest sposób załatwienia reklamacji. Prosimy o rozważenie, czy w przypadku reklamacji, które w przypadku materiałów oryginalnych oraz równoważnych są na podobnym poziomie (1-3%) nie wygodniej będzie zastosować inne rozwiązanie. Termin załatwienia reklamacji określa USTAWA z dnia 27 lipca 2002 r. o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej oraz o zmianie Kodeksu cywilnego. W przypadku wadliwego towaru wnosimy o stosowanie się do tej ustawy. Z naszego doświadczenia wynika, że termin załatwienia reklamacji w rzeczywistości wynosi 14 dni. Ok 30% reklamacji jest niezasadnych, a wina nie działającego towaru leży po stronie użytkownika (np.: częste przypadki nie wyciągnięcia zabezpieczeń z tonera, nieserwisowana lub zużyta drukarka, która jest przyczyną występowania błędów przy wydruku). W przypadku wystąpienia reklamacji wygodniej będzie dla Zamawiającego i oferenta wymienić towar sztuka do sztuki a towar reklamowany przekazać do sprzedawcy, który rozpatruje reklamację w ustawowym terminie. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia, Zamawiający ma od ręki towar który jest reklamowany, a w przypadku niezasadnej reklamacji towar dostarczony przy wymianie jest fakturowany, a niezasadnie reklamowany zwracany do użytkownika wraz z podaniem przyczyny odmowy. Takie rozwiązanie jest bezpieczne i wygodne zarówno dla Zamawiającego jak i dla Oferenta. Niezasadne reklamacje powodują powstawanie dużych kosztów, które niesprawiedliwie ponoszą oferenci, bez konsekwencji dla Zamawiającego. Ponadto, uwzględniając ew. zmianę dotyczącą produktów 100% nowych (chińskich) proszę wziąć pod rozwagę, że możliwość załatwienia reklamacji w przypadku produktów wytworzonych w Polsce jest zdecydowanie bezpieczniejsza. Polscy producenci działający w systemach ISO 9001 oraz Polskich Norm mają 5

6 możliwość poprawy procesu produkcyjnego. W przypadku produkcji chińskich nie mamy żadnej pewności, ze wymieniana partia, nie będzie miała ten samej wady produkcyjnej. Odpowiedź 6: Zamawiający udzielił odpowiedzi w odpowiedzi do Pytania 2 i odpowiedzi do Pytania 4 Jednocześnie Zamawiający informuje, iż powyższe zmiany nie stanowią istotnej zmiany treści SIWZ, a przy tym z uwagi na ich zakres i charakter oraz termin wprowadzenia nie wpływają na konieczność przedłużenia terminu składania ofert. Nie są tym samym spełnione przesłanki wynikające z art. 38 ust. 6 ustawy PZP. Dlatego też Zamawiający zawiadamia iż, terminy składania i otwarcia ofert nie ulegają zmianie, podobnie jak i godziny składania i otwarcia ofert oraz miejsce pozostają bez zmian, tzn.: termin składania ofert r. godz. 10:00 oraz termin otwarcia ofert r. godz. 10:15. Dyrektor Centrum Zakupów dla Sądownictwa Instytucja Gospodarki Budżetowej w Krakowie Marian Kowalski 6